Presentacin de PowerPoint

Abril del 2014

Caso de xito:

Micrograbacin de Documentos con Valor Legal

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Quienes somosLA ENTIDADLa Oficina de Normalizacin Previsional (ONP) es un organismo pblico Tcnico Especializado, adscrito al sector Economa y Finanzas (MEF); con personera jurdica de Derecho Pblico Interno con recursos y patrimonio propio, con autonoma funcional administrativa, tcnica econmica y financiera, constituyendo un pliego presupuestal.

FUNCIONES PRINCIPALESAdministrar el sistema Nacional de Pensiones (DL19990).Clculo, emisin, verificacin y entrega de Bonos de reconocimiento (DL 25897).Pago de pensiones de otros regmenes (por encargo legal expreso).Otros encargos:Ley 30003 Rgimen Especial de Seguridad Social Trabajadores y Pensionistas Pesqueros.Ley 29741 Ley que crea el Fondo Complementario de Jubilacin Minera, Metalrgica y Siderrgica.Ley N 29903 - Ley de Reforma del Sistema Privado de PensionesLey N 28991 - Ley de libre desafiliacin informada

Quienes somos

VISINLderes del servicio pblico en materia previsional

MISINBrindar seguridad previsional otorgando pensiones mediante un servicio pblico eficiente, predecible y transparente

OBJETIVOSOfrecer seguridadBrindar respuesta oportunaAsegurar institucionalidad

AntecedentesPROBLEMATiempo de respuesta excesivo en el otorgamiento de pensiones.Alta dependencia de los procesos en el uso de documentos fsicos.Acreditacin de los aportes a travs de la verificacin en documentos fsicos (archivo de Planillas y ORCINEA).Alto nivel de fotocopiado de expedientes para atender los requerimientos del Poder Judicial.Contratacin de Fedatarios para sustentar la veracidad de los expedientes fotocopiados.Alta exposicin a Deterioro y/o prdida del acervo documental disponible (archivo de Planillas, ORCINEA y Expedientes).

SOLUCION PLANTEADAProceso a travs de una empresa especializada y experimentada (Outsourcer) que brinde servicios de:Digitalizacin de los documentos con valor legal (Microformas) con miras a implantar un ARCHIVO DIGITAL

Objetivo y Alcance de la SolucinObjetivoGenerar una base de datos de Imgenes indizadas con valor legal de los documentos ms importantes del Archivo de ORCINEA y del Archivo de Planillas; lo que le permitir a la ONP determinar en menor tiempo el vnculo laboral de los futuros pensionistas y contar con un respaldo ante posibles contingencias de deterioro y/o destruccin de los documentos indicados, los que estn sometidos a permanente consulta.

Etapa Pre Operativa3 mesesEtapa Operativa21 mesesEtapa de Transferencia1 mes Paralelo a la Operativa

24 meses

3. EQUIPO DE INSPECCINDOCUMENTAL2. MICROGRABACIN ARCHIVO AP(9,325,268 folios)1. MICROGRABACIN ARCHIVO ORCINEA(31,942,233 de folios)

Alcance

Ambientes iniciales

5to PISO

STANO

Ambientes Habilitados por Outsourcer

5to PISOSTANO

Equipos de Alta Tecnologa

Velocidad: 200 ppmFormato: B/N, Color, Escala de GrisesTamaos: A3, A4, A5,Velocidad: 2.5 ppmFormato: B/N, Color, Escala de GrisesTamaos: A1, A2,A3Velocidad: 1.5 ppmFormato: B/N, Color, Escala de GrisesTamaos: A0,A1, A2, A3DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOSEquipos de alta produccin:PlanetariosRotativosEquipos de reproceso:

RotativosFlatbedINSPECCIN DOCUMENTALEquipo especializado de tecnologa Inglesa, para el Peritaje de documentos cuestionables

FOSTER & FREEMAN VSC 6000

Imgenes de Alta Calidad

Logramos mas de lo esperadoQUE CONSEGUIMOS.

Imgenes de alta calidad firmadas digitalmente a colores.Produccin final de 60 MM de imgenesImgenes cargadas en nuestro Gestor de Contenidos (Filenet P8)Acreditacin (Verificacin) de informacin de libros de planillas en tiempo realDisminucin de transacciones en el Archivo CentralMayor seguridad en la documentacin (eliminacin de las adulteraciones o eliminaciones de documentos)Inicio de implementacin del ARCHIVO DIGITAL

PERO LO MEJOR ES QUE

Nos concentramos en el core de nuestro negocio: Proceso de Pensiones

NUESTRO PRXIMO PASO

Implementar el EXPEDIENTE DIGITAL

Archivo Digital (Filenet P8)

Archivo Digital (Filenet)

Efecto ColateralEXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS SOLICITADOS POR EL PODER JUDICIALImposibilidad de cumplir con los plazos del PJ para entregar copia fedateada de los expedientes administrativos. Se tena un alto costo en el fotocopiado y fedatacin de cada uno de los folios de un expediente, aproximadamente 500 hojasAdicionalmente se tena que entregar copia del expediente al Estudio de Abogado que lleva el casoManipulacin de papeles genera muchas inseguridadesPJ coloca multas y sanciones por incumplimiento de plazos

MICROFORMAS: UNA ALTERNATIVA?

Aceptar el Poder Judicial los expedientes administrativos en digital?

Proceso anterior - ManualPJ: Envo de Notificacin demanda Judicial

Recibe expediente

Proveedor de FotocopiadoFotocopiado y Sellado de Documentos (Fedatacin)

Fedatacin de Expedientes

Unidad de Asuntos Procesales

Adjuntar carta al expediente y enviar

Bsqueda y Requerimiento de Expediente AdministrativoEnvo de ExpedientesDireccin de Produccin / Precalificacin

ALEPlazos superiores a 15 das

Proceso Actual - DigitalPJ: Envo de Notificacin Demanda Judicial

Recibe expediente

Servicio MicrograbacinUnidad de Asuntos ProcesalesConsigue Expediente desde el Gestor de ContenidosBsqueda y Requerimiento de Expediente AdministrativoEnvo del expediente Direccin de Produccin / PrecalificacinNoGeneracin de Medio Magntico

Micrograbacin

Gestor de contenidos

Digitalizado?S

ALEPlazos Inferiores a 5 das

Logramos mas de lo esperado otra vezCONSEGUIMOS.

Eliminacin de fotocopias y defatacin de cada folioEliminacin de la manipulacin de documentos en papel (Eliminacin de la INSEGURIDAD)Microformas mas Expedientes Digitales firmados digitalmente por el Fedatario Informtico cargados en nuestro Gestor de ContenidosExpedientes Digitales pueden ser consultados por funcionarios de la ONP y Estudios de Abogados con mucha seguridad.Liberamos espacios fsicos destinados al fotocopiado y papeles.Nos estamos acercando al EXPEDIENTE DIGITAL

PERO LO MEJOR ES QUE

El Poder Judicial SI ACEPTA EXPEDIENTES DIGITALES!!Siempre y cuando sean microformas firmadas digitalmente.

NUESTRO PRXIMO PASO

Que el Poder Judicial acceda directamente a nuestro Gestor de Contenidos

ConclusionesLas microformas digitales pueden ser utilizadas como informacin dinmica, no solo se quedan en medios magnticos.Si las microformas estn firmadas digitalmente puede utilizarse en los procesos de la Institucin.La manipulacin de documentos digitales es mucho mas segura que la manipulacin de documentos fsicos.Se genera ahorro en costos y se potencia la eficiencia

LECCIN APRENDIDA

Nuestra mayor preocupacin es el core de negocio, temas especializados deben ser realizadas por empresas experimentadas

GRA

GRACIAS!!