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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE PLANEACIÓN DEL
ABASTECIMIENTO, GESTIÓN CON PROVEEDORES Y GESTIÓN CON CLIENTES EN
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
RODIAN DAVID ROJAS TAPIAS
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOTA D.C.
2014
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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE PLANEACIÓN DEL
ABASTECIMIENTO, GESTIÓN CON PROVEEDORES Y GESTIÓN CON CLIENTES EN
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
RODIAN DAVID ROJAS TAPIAS
TRABAJO DE GRADO
DIRECTOR:
ING. RAFAEL SANDINO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOTA D.C. 2014
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CONTENIDO
1. ANTECEDENTES………………………………………………………………………..10 1.1.1. Historia……………………………………………………………………………10 1.1.2. Estructura Organizacional………………………………………………………10 1.1.3. Organigrama……………………………………………………………………..11
1.2. Sector Maderero en Colombia………………………………………………...…12 2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA…………………………………………………….15
2.1. Objetivo General………………………………………………………………...…16 2.2. Objetivos Específicos……………………………………………………………...16
3. DESCRIPCIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO…………………………..16 3.1. PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA………………………………………….....16 3.2. PROCESO DE ABASTECIMIENTO…………………………………………...…17
3.2.1. Compras…………………………………………………………………………..17 3.2.2. Proveedores………………………………………………………………………18 3.2.3. Proceso de Compra……………………………………………………………...19 3.2.4. Almacenamiento de Materia Prima…………………………………………….20
3.3. PROCESO OPERATIVO………………………………………………………….21 3.3.1. Almacenamiento de Producto Terminado…………………………………….22
3.4. DISTRIBUCIÓN……………………………………………………………………22 3.4.1. Trasporte………………………………………………………………………….23 3.4.2. Servicio al Cliente………………………………………………………………..23
3.5. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS…………………………………………….24 3.6. ANALISIS DE CAUSAS……………………………………………………………26
3.6.1. Bajo Nivel de Servicio……………………………………………………………26 3.6.2. Paras en Producción…………………………………………………………….27 3.6.3. Falta Material Disponible………………………………………………………..28 3.6.4. Sobre costos adquisición de materias primas………………………………..29
3.7. PROBLEMAS OBJETO DE ESTUDIO ………………………………………….31 4. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES…………………………………………………32
4.1. Planeación de abastecimiento…………………………………………………….32 4.1.1. Propuesta de Mejoramiento de la Planeación del Abastecimiento…………34
4.1.1.1. Identificación y definición de especificaciones…………………………34 4.1.1.2. Desarrollo de Gestión con Proveedores………………………………..38
4.1.1.2.1. Propuesta de Mejoramiento de Gestión con Proveedores…………39 4.1.1.3. Ejecución de Compras……………………………………………………48 4.1.1.4. Verificación de Materia prima……………………………………………58 4.1.1.5. Pago de Obligaciones…………………………………………………….60 4.1.1.6. Evaluación desempeño de proveedores………………………………..60
4.1.2. Descripción del proceso de Abastecimiento Propuesto……………………..62 4.2. Beneficio Cualitativo de la implementación de la propuesta de mejoramiento de la
planeación del abastecimiento y gestión con proveedores……………………62
4.3. Beneficio Cuantitativo de la implementación de la propuesta de mejoramiento de la
planeación del abastecimiento y gestión con proveedores……………………63
4.4. Costos y gastos de la implementación de la propuesta de mejoramiento de la
planeación del abastecimiento y gestión con proveedores……………………67
4.5. Indicadores de Gestión……………………………………………………………68
4.6. Gestión con clientes……………………………………………………………….70 4.6.1. Planeación Gestión con Clientes………………………………………………71 4.6.2. Sistema de Inventarios………………………………………………………….74
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4.7. Beneficio Cualitativo de la implementación de la propuesta de mejora de la gestión
con proveedores………………………………………………………………….76
4.8. Beneficio Cuantitativo de la implementación de la propuesta de mejora de la
gestión con proveedores………………………………………………………...77
4.9. Costos y Gatos de la implementación de la propuesta de mejora de la gestión con
clientes…………………………………………………………………………….78
4.10. Indicadores de gestión…………………………………………………………..79
5. EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA
PLANEACIÓN DEL ABASTECIMIENTO; GESTIÓN CON PROVEEDORES Y GESTIÓN
CON CLIENTES………………………………………………………………………...80
6. CONCLUSIONES…………………………………………………………………….…84 7. RECOMENDACIONES…………………………………………………………….…..85 8. BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………….86 9. ANEXOS………………………………………………………………………………....88
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1: Sector Manufacturero – Colombia, (Mitchell, 2011)
Tabla 2: Comportamiento del sector agropecuario, Marzo de 2014. Cuentas trimestrales –
Colombia (PIB) Cuarto trimestre de 2013.
Tabla 3: Variación anual de la Industria Manufacturera 2013/2012. Marzo de 2014. Cuentas
trimestrales – Colombia (PIB) Cuarto trimestre de 2013.
Tabla 4: Materias primas. Fuente: Autor
Tabla 5: Proveedores de materia prima. Fuente: Autor
Tabla 6: Matriz de priorización. Fuente: Autor
Tabla 7: Compras materia prima. Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA
(Colmenares 2014)
Tabla 8: Ficha técnica, Pino. Fuente: Autor
Tabla 9: Pareto estiba Americana. Fuente: Autor
Tabla 10: Plan de evaluación de proveedores. Fuente: Autor
Tabla 11: Evaluación criterios, Plan de evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
Tabla 12: Calificación proveedor Elber Bautista, Plan de evaluación de proveedores. Fuente:
Autor
Tabla 13: Pronostico Cristalería Peldar. Fuente, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Tabla 14: Requerimiento de materiales. Fuente: Autor
Tabla 15: Ejemplo Madera Pino. Control de inventarios materia prima. Fuente: Autor
Tabla 16: Verificación de producto terminado. Fuente: Autor
Tabla 17: Criterio de evaluación, Madera Pino, Verificación producto comprado. Fuente: Autor
Tabla 18: Categorización evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
Tabla 19: Situación actual, situación propuesta, Abastecimiento. Fuente: Autor.
Tabla 20: Producción embalajes pino. Fuente: Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA
Tabla 21: Porcentaje de reducción: Fuente: Autor
Tabla 22: Salario mensual por ordenar actual. Fuente: Autor
Tabla 23: Salario mensual por ordenar propuesto. Fuente: Autor.
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Tabla 24: Porcentaje de reducción. Fuente: Autor
Tabla 25: Horas producción y costo por unidad actual. Fuente: Autor.
Tabla 26: Horas producción y costo por unidad propuesto. Fuente: Autor.
Tabla 27: Porcentaje de reducción: Fuente: Autor.
Tabla 28: Inversión implementación propuesta. Fuente: Autor.
Tabla 29: Horas dedicadas al registro de formatos. Fuente: Autor.
Tabla 30: Horas dedicadas a la evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
Tabla 31 : Indicadores de Gestión, reducir costos de inventario. Fuente: Autor.
Tabla 32: Indicadores de gestión, disminuir tiempos de pedir. Fuente: Autor
Tabla 33: Indicadores de gestión, disminuir costos de pedir. Fuente: Autor
Tabla 34: Indicadores de gestión, disminuir paradas en el área de producción. Fuente: Autor
Tabla 35: Indicadores de gestión, disminuir faltantes de materias primas. Fuente: Autor.
Tabla 36: Indicadores de gestión: Disminuir sobre costos en la adquisición de materias primas.
Fuente: Autor.
Tabla 37: Descuentos pronto pago. Fuente: Autor
Tabla 38: Evaluación desempeño, gestión con clientes. Fuente: Autor.
Tabla 39: Situación actual, situación propuesta gestión con clientes. Fuente: Autor
Tabla 40: Pedido Vs entregas Cristalería Peldar (Americana y Bananera). Fuente Manufacturas
en Maderas Cimitarra (Colmenares, 2014)
Tabla 41: Faltantes. Fuente: Autor
Tabla 42: Porcentaje de incremento por reducción de descuento pronto pago. Fuente: Autor
Tabla 43: Porcentaje de incremento, nivel de servicio. Fuente: Autor.
Tabla 44: Horas dedicadas a la gestión con clientes. Fuente: Autor
Tabla 45: Indicadores de Gestión, Aumento del nivel de servicio. Fuente: Autor
Tabla 46: Indicadores de gestión, pedidos entregados a tiempo. Fuente: Autor
Tabla 47: Indicadores de Gestión, Faltante de materiales. Fuente: Autor
Tabla 48: Porcentaje de reducción, costo madera pino: Fuente: Autor
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Tabla 49: Porcentaje de reducción, por elaboración de pedido Fuente: Autor
Tabla 50: Porcentaje de reducción, mano de obra por unidad de producto: Fuente: Autor.
Tabla 51: Porcentaje de incremento, nivel de servicio. Fuente: Autor.
Tabla 52: Descripción licencia Microsoft Excel. Fuente: Autor.
Tabla 53: Descripción computador. Fuente: Autor.
Tabla 54: Inversión: Fuente: Autor
Tabla 55: Salario mensual ejecución propuesta. Fuente: Autor
Tabla 56: VPN. Fuente: Autor
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LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Organigrama. Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA (2011)
Ilustración 2: Cadena de abastecimiento actual.
Ilustración 3: Proceso de compra. Fuente: Autor
Ilustración 4: Diagrama de bloques, proceso de producción. Fuente: Autor
Ilustración 5: Bajo nivel de servicio. Fuente: Autor
Ilustración 6: Paras en producción. Fuente: Autor
Ilustración 7: Falta material disponible. Fuente: Autor
Ilustración 8: Sobre costos adquisición de materias primas. Fuente: Autor
Ilustración 9: Lista de materiales (BOM). Fuente: Autor
Ilustración 10: Proceso gestión con proveedores. Fuente: Autor
Ilustración 11: Matriz de Kraljic. Tomada de (Caniel, 2005) sin modificaciones
Ilustración 12: Sincronización cadena logística. Fuente: Autor.
Ilustración 13: Límite máximo y mínimo (Guerrero 2010).
Ilustración 14: Límite máximo, límite mínimo (Guerrero 2010), modificado.
Ilustración 15: Orden de compra, materias primas. Fuente: Autor
Ilustración 16: Proceso propuesto planeación del abastecimiento y compras. Fuente: Autor
Ilustración 17: Planeación gestión clientes. Fuente: Autor.
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Exportaciones Industriales. Informe de Industria, Ministerio de comercio, Industrial y Turismo (2013)
Figura 2: Indicadores económicos, Enero de 2013. Informe Técnico, Instituto nacional de estadística e informática (2013).
Figura 3: Almacenamiento de madera pino. Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Figura 4: Pareto compras materia prima. Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. Desarrolla autor.
Figura 5: Matriz de Kraljic para materias primas. Fuente: Autor
Figura 6: Pareto estiba Americana. Fuente: Autor
Figura 7: Control de inventarios de materia prima. Fuente: Autor
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1. ANTECEDENTES
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA es una empresa con trayectoria superior a los 20
años dedicada al proceso de manufactura en maderas cultivadas. La organización se ha
especializado en el procesamiento de madera tipo pino y eucalipto para la elaboración de
embalajes en madera para uso nacional y de exportación.
1.1.1. Historia
Los inicios de la compañía se remontan a los años 80, cuando en manos del Señor Adelio
Forero se elaboraban canastas en madera para almacenar verduras y frutas en el Municipio de
Tocancipá. En su momento el señor Forero logro consolidarse en el mercado con una
producción superior a las 10 mil unidades mensuales, llamando a su compañía Maderera
Cimitarra por el aprecio que le tenía a este pueblo en Santander.
Para los años 90, cuando sus hijos empezaron a crecer los involucros en el negocio familiar,
donde estos vieron una oportunidad realizando embalajes para las grandes compañías que
empezaban a desarrollarse en la zona y en la ciudad de Bogotá. De esta manera el negocio
empezó a tomar otro rumbo y las estibas se convertía en el core del negocio familiar. Entre sus
primeros clientes estaba Peldar, Corona, Crown Colombiana, Bavaria, Postobon, entre otros.
Cimitarra logra posicionarse en el mercado de los embalajes desarrollando alianzas con
importantes compañías madereras en Colombia como: Maderas Éxito, Analdes, Colestibas. La
producción mensual de estibas para uso nacional y de exportación crecía a las 30 mil unidades,
en el mejor momento de la compañía esta entra en un proceso de desintegración, la división de
los hermanos Forero da paso a cuatro nuevas compañías para el año 2000: Manufacturas en
Maderas Cimitarra LTDA, Forestal Cimitarra LTDA, Forestal de los Andes LTDA e IMANDINA
LTDA.
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA ubicada en el municipio de Tocancipá, fue
constituida con escritura pública No. 0000110 del 14 de mayo del 2004 en la notaria primera
de Tocancipá. Se cuenta con licencia de operación del Ministerio de Industria y Comercio. Esta
compañía siguió con el desarrollo de embalajes en madera especializándose en el tipo
exportación atendiendo importantes clientes como Peldar, Postobon y Ebel.
1.1.2. Estructura Organizacional
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA la integra un grupo de personas con experiencia y
capacitación en el desarrollo de tala, reforestación, transformación y comercialización de
maderas, conformado por personal profesional especializado en cada una de las competencias.
La organización cuenta con 28 colaboradores en la planta de producción, la cual se encuentra
dividida en dos unidades productivas para la elaboración de tipos de referencia de embalajes.
En el área administrativa la empresa cuenta con 8 trabajadores encabezada por Cristian Forero
gerente general y un grupo de colaboradores garantizando la gestión de ventas, producción y
contabilidad. La organización la precede la junta de socio encabezada por el Señor Walfrando
Forero Bejarano.
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1.1.3. Organigrama
Ilustración 1: Organigrama. Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA (2011)
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1.2. Sector Maderero en Colombia
El proceso de transformación de Maderas está regido por la situación forestal del país. En
la actualidad existe un aproximado de 17 millones de hectáreas aptas para reforestación
distribuidas en varios pisos de altitud. Se considera que en la actualidad se está haciendo
uso del 1.5% del potencial forestal con plantaciones forestales de 350.000 hectáreas
(Proexport, 2010).
En la última década, el sector manufacturero ha contribuido en promedio con el 14.5% del
PIB (Producto Interno Bruto) nacional. En el 2011 la industria maderera contribuyo con el
4% del PIB industrial en el sector manufacturero (Ver tabla 1). De esta manera
consolidándose el sector maderero como eje fundamental en la economía del país
(Rebolledo Noriega & López, 2013).
Tabla 1: Sector Manufacturero – Colombia, (Mitchell, 2011)
Según el informe industrial ejecutado por el ministerio de comercio, industria y turismo en
marzo de 2013. Se ha detectado incremento en las exportaciones industriales de la
madera y sus productos exceptuando los muebles. Se evidencia una variación positiva en
el primer trimestre del año, además hay variación positiva en los últimos 12 meses (Ver
figura 1) (Ministerio de comercio, 2013).
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Figura 1: Exportaciones Industriales. Informe de Industria, Ministerio de comercio, Industrial y Turismo (2013)
Sin embargo, a pesar del incremento de las exportaciones industriales de madera y sus
productos, la producción manufacturera en madera excepto muebles en el país presento
un declive aproximado del 49% en relación a enero de 2012 (Ver figura 2) (Proexport,
2010).
Figura 2: Indicadores económicos, Enero de 2013. Informe Técnico, Instituto nacional de estadística e informática (2013).
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A continuación se puede evidenciar el comportamiento de sector agropecuario (Ver figura
2). Se evidencia que la extracción de madera presenta una disminución significativa
respecto al 2012 en 6,4 puntos.
Tabla 2: Comportamiento del sector agropecuario, Marzo de 2014. Cuentas trimestrales – Colombia (PIB) Cuarto trimestre de 2013.
Además se puede observar en la siguiente tabla que la variación anual de la madera en la
industria manufacturera presento una disminución respecto al año inmediatamente
anterior. Fueron -5,8 puntos superando la disminución en manufactura respecto al -1,5
que se había presentado de 2011 a 2012.
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Tabla 3: Variación anual de la Industria Manufacturera 2013/2012. Marzo de 2014. Cuentas trimestrales – Colombia (PIB) Cuarto trimestre de 2013.
2. FORMULACION DEL PROBLEMA
¿De qué manera se puede desarrollar una propuesta de mejoramiento en Manufacturas
en Maderas Cimitarra LTDA, en base a la planeación del abastecimiento, gestión con
proveedores y gestión con clientes que permita eliminar los factores que afectan el nivel
de servicio, las paras en producción y los sobre costos en adquisición de materias
primas?
El alcance de este proyecto estaría sujeto desde las tareas y elementos en la planeación
del abastecimiento, hasta la oportuna medición del nivel de servicio.
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2.1. Objetivo General
Elaborar una propuesta que permita el mejoramiento de la planeación del abastecimiento,
gestión con proveedores y gestión con clientes en Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA con el fin eliminar los factores que afectan el nivel de servicio.
2.2. Objetivos específicos
1. Realizar el diagnostico de los procesos de planeación del abastecimiento, gestión
con proveedores y gestión con clientes, con el fin de identificar y analizar las
problemáticas, cuantificar el impacto y plantear soluciones
2. Desarrollar una propuesta de mejoramiento para el proceso de planeación del
abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes, con la finalidad de
disminuir las problemática presentadas.
3. Evaluar la propuesta de mejoramiento financieramente, determinar la viabilidad y
el beneficio de la inversión, para la posterior ejecución e implementación del
proyecto.
3. DESCRIPCION DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
En el siguiente diagrama se contextualiza la cadena de abastecimiento de la empresa y
los eslabones que intervienen en ella.
Ilustración 2: Cadena de abastecimiento actual.
Planificación de la demanda
Proceso de Abastecimiento
Compras Almacenamiento de Materia prima
Producción Almacenamiento
Producto Terminado
Transporte Servicio al Clientes C
lien
tes
Pro
veed
ore
s
ABASTECIMIENTO OPERACIONES DISTRIBUCION
Materia Prima Materia Prima para almacén y producción
Embalajes terminados
Despacho a clientes
Demanda de materia prima Requerimiento
s de materia prima
Requerimientos de productos
Demandas de productos
Infraestructura: Planta de producción
Gestión Financiera: Contabilidad, formatos, compras, ventas.
Gestión Humana: Personal Administrativo y operativo
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3.1. PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA
El proceso de planeación de la demanda por Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA
en la actualidad es desarrollada en base a los pronósticos de pedido enviados por sus
clientes, principalmente Cristalería Peldar. Por ejemplo Cristalería Peldar envía
pronósticos de pedido para el próximo trimestre. Entre 7 a 15 días antes que inicie el
próximo mes Peldar emite una orden de pedido a la empresa maderera especificando las
referencias y el volumen a despachar en determinado periodo, respondiendo al pronóstico
previamente enviado.
Esta información es recibida en medio magnético por el personal de ventas de
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
La empresa maderera en la actualidad se basa en la información suministrada por clientes
para desarrollar procesos de abastecimiento de materias primas, ya que de esta manera
ha obtenido información precisa del pedido. Sin embargo a pesar de contar con una
demanda determinística y conocida la empresa maderera a presentado ciertas dificultades
para atender las necesidades de los clientes y además no se le ha facilitado el
abastecimiento por problemas de planeación
3.2. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
El proceso de aprovisionamiento de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA inicia con
una orden de requerimiento de materiales la cual es efectuada por el jefe de planta. En su
momento, este se dirige a compras solicitando materiales para completar órdenes de
producción, o hace la respectiva solicitud por los bajos inventarios observados en planta
de un determinado material. La orden de requerimiento de materiales por parte del jefe de
planta no responde a un determinado formato, la solicitud es indicada en hojas
membretadas por la compañía.
Posterior a la recepción de la orden de requerimientos de materiales por compras, esta
área procede a contactar determinados proveedores y realizar pedidos.
3.2.1. Compras
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA para la ejecución de sus actividades
comerciales requiere de los siguientes materiales:
Tabla 4: Materias primas. Fuente: Autor
Materias Primas Manufacturas en Maderas Cimitarra
1 Maderas Aserradas
Pino
Eucalipto
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2 Maderas Toleta Pino
Eucalipto
3 Puntillas P. 2 1/4
P. 1 3/4
4 Grapas G. 2 1/4
5 Preventol
El material principal de la compañía es la madera, este recurso es comprado en dos
estados: Aserrada y toleta. La madera aserrada ya sea en pino o eucalipto es comprada
en piezas de referencia de 10*10*300 (cm), en su mayoría los cortes suministrados por
proveedores son dimensiones superiores, donde posteriormente es estandarizado bajo la
medida referencia. La madera en toleta hace referencia al corte cilíndrico del tronco, las
características de esta madera es que aún conserva la coraza y debe ser desorillada y
aserrada por Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, esta madera es adquirida por
metro cubico.
3.2.2. Proveedores
Los proveedores de materias primas de la empresa son aquellos que abastecen
materiales para la fabricación y manufacturación de embalajes en madera.
El proceso de selección de proveedores es realizado por gerencia. Los criterios que
mantiene gerencia para la aceptación de proveedores va desde el precio del producto,
calidad, disponibilidad, características, posibilidades de financiación y tiempos de entrega,
además, gerencia realiza un trabajo de observación en el caso de la madera y revisa
aspectos como, nudos, coraza, contextura, entre otros.
Los principales proveedores de materias primas son:
Tabla 5: Proveedores de materia prima. Fuente: Autor
PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA
MATERIA PRIMA PROVEEDORES
1 Maderas
Cedro Andino
Geoambiente
Maderas Éxito
Analdes
Nelson Ariza
Mauricio Sánchez
William Rodríguez
Orley Bernal
Pastor Espitia
Danilo Cañón
Helber Bautista
Alex Díaz
Luis Muñoz
Pedro Buitrago
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Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, ha enfocado esfuerzos con el fin de mantener
relaciones estables y duraderas con sus proveedores. Los términos de negociación para
la compañía presentan grandes falencias.
La negociación con proveedores es nula, no existen contratos, no hay condiciones de
entrega, términos de precios, créditos con madereros siendo este el material más
importante. En la actualidad la empresa maderera solicita materiales (madera) a un
proveedor, en ausencia de negociación el proveedor en la totalidad de los casos solicita
pago de contado, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA en revisión de sus
responsabilidades determina la viabilidad de esta actividad, en un 90% de los casos no es
una alternativa para considerar. Compras procede a negociar con el proveedor con el fin
que este otorgue la posibilidad de pago de la factura en 15 a 30 días, en ocasiones
acceden los proveedores, en otras otorgan 8 días, a la empresa maderera en la condición
que se encuentra de urgencia por materiales le toca someterse a la exigencias de
proveedores. El precio de la madera es volátil, según la disponibilidad del material por
parte de los proveedores se ajusta el precio, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA
previamente no ha negociado un precio el cual esperaría se mantuviera en el transcurso
del año, de igual manera no se han estipulado políticas de descuento por volumen.
En el caso de grapas y puntillas la empresa ha determinado ciertos parámetros de
negociación respecto a precio, volumen de pedido, descuentos por volumen y tiempos de
entrega, pero debido a incumplimientos por parte de la maderera no se han otorgado
pagos de facturas por periodos superiores a 30 días.
3.2.3. Proceso de Compra
En el siguiente diagrama se puede observar el proceso de compras por parte de
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Ilustración 3: Proceso de compra. Fuente: Autor
Inicialmente compras recibe una orden de requerimiento de materiales por parte del jefe
de planta, esta emisión de requerimientos por parte de producción tiene dos modalidades:
Pedro Pablo
2 Puntilla
Grapas y Putillas profesional
Senco Latinoamérica
Mundial Puntillas
3 Preventol Químicos Ltda.
Rozo y Rozo
Emisión de requerimient
os de materiales
Recepción de requerimient
o de materiales por ventas
Contacto proveedores
Solicitud de materiales y negociación
Acuerdo verbal
Manufacturas Cimitarra y Proveedores
Compra
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por un lado se hace de forma verbal y en otras ocasiones se realiza de manera escrita a
mano, en una hoja blanca membretada por Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA,
estas solicitudes son en base a una revisión previa de niveles de inventario y órdenes de
producción con el fin de determinar prioridades de materias primas y necesidades.
Posterior a la recepción de requerimientos de materiales compras localiza los
proveedores correspondientes a las necesidades, verifica disponibilidad de materiales por
parte de proveedores solicita negociación de créditos, tiempos de entrega y precio,
enseguida acordadas estas condiciones verbalmente el personal de Manufacturas en
Maderas Cimitarra LTDA, solicita los materiales. La solicitud de materiales por parte de la
empresa maderera a sus clientes se hace vía telefónica, en la actualidad no se emite
ninguna documentación o pedido formal.
3.2.4. Almacenamiento de Materia Prima
Las materias primas por excelencia de Manufacturas en Maderas Cimitarra son la madera
(pino y/o eucalipto), puntilla y preventol. La madera es almacenada junto a la primera
operación del proceso de corte, buscando optimizar los desplazamientos de la misma ya
que debe ser manipulada por monta carga, la técnica de almacenamiento de materias
primas es arrume negro (ver figura 3). El control de los inventarios de materia prima es
escaso, no hay registro de las unidades de pieza de maderas disponible ni tampoco de los
cm3 de madera en toleta almacenados. La puntilla y el preventol son almacenados en el
contenedor de la compañía y son puestos a disposición al iniciar la jornada de trabajo. El
almacén de la empresa maderera es un contenedor con capacidad de 40 Pies.
Figura 3: Almacenamiento de madera pino. Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
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El inventario de madera no es registrado y no se tiene con certeza la disponibilidad de
material, sin embargo la puntilla y el preventol si cuentan con control en el momento de
ingreso y salida del almacén.
3.3. PROCESO OPERATIVO
El proceso de producción de la empresa inicia desde el abastecimiento de materias
primas hasta la realización del producto final.
La planta cuenta con dos unidades de trabajo independientes. Una unidad llamada
internamente CIMITARRA, se ha especializado en realizar estibas para Cristalería Peldar
S.A. estibas tipo exportación (bananera, americana, Brazil). La unidad 2 como se conoce
internamente IMANDINA desarrolla estibas para satisfacer las necesidades de Postobon y
Ebel, sin embargo IMANDINA ha servido como apoyo a la unidad de producción
CIMITARRA, quien se ha visto en dificultades debido a los volúmenes de pedido de
Peldar.
La unidad CIMITARRA e IMANDINA cuentan con el mismo procedimiento. Las plantas de
producción están ubicadas en el mismo terreno y en paralelo. El programa de ejecución
de producción en la planta está establecido por la emisión de la orden de producción
partiendo de la necesidad de los clientes.
La ejecución de las operaciones son adelantadas llevando un registro de calidad en las
maquinas cortadoras. Se toman muestras aleatorias y se verifica que las medidas estén
acordes a la referencia solicitada, este formato llega hasta el producto final donde se
toman medidas de las diagonales del producto para determinar su rechazo o aprobación.
El proceso de producción de la unidad IMANDINA y CIMITARRA da respuesta al mismo
diagrama. Inicialmente se recibe las materias primas, la madera se recibe en toleta y
aserrada, se desorillan la toleta luego entra a medición y corte con la aserrada, se miden
las tablas y tacos. Se procede al primer ensamble de tacos y tablas, luego segundo
ensamble de estiba. Control de preventol por inmersión y por ultimo secado de estibas.
A continuación se evidencia el diagrama de bloques del proceso de producción:
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Ilustración 4: Diagrama de bloques, proceso de producción. Fuente: Autor
3.3.1. Almacenamiento de Producto Terminado
El almacenamiento de producto terminado debe cumplir con las exigencias de los
estándares de calidad determinados tanto para materias primas como producto
terminado.
Para materia prima la madera debe ser almacenada en un lugar cubierto y que permita el
flujo constante de aire (ver figura). La puntilla y el preventol son almacenados en bodega.
Las condiciones para el almacenamiento de producto terminado deben dar respuesta a
una bodega cubierta que permita el flujo constante de aire y además que no permita el
ingreso de líquidos. Esta actividad es desarrollada en piso y se apila en grupos de 44
unidades. El almacenamiento es realizado por el jefe de planta, encargado de transportar
el producto en monta cargas hasta el almacén, en la actualidad no hay responsable de las
bodegas y esta situación no permite contar con información oportuna de existencias.
La bodega de almacenamiento cuenta con capacidad de apilar 5000 estibas, en
ocasiones no es suficiente este espacio y es necesario destinar espacios no aptos para
almacenar.
3.4. DISTRIBUCIÓN
El proceso de distribución de la compañía tiene como primera etapa la recepción de la
orden de pedido, seguida por la generación de una orden interna y negociaciones con el
cliente, por último se realiza el cargue del producto.
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Los clientes de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA se caracterizan por emitir
órdenes de pedido en el transcurso de la última semana del mes anterior a las solicitudes.
La información suministrada por clientes comprende el tipo de referencia y el volumen a
ser despachado en el mes.
En segunda instancia ventas recibe esta información y genera una orden interna con el fin
de determinar la disponibilidad de producto en inventario y generar órdenes de producción
en caso de su necesidad. Posterior a esta actividad el personal de ventas mantiene una
negociación diaria con clientes con el fin de determinar que producto se debe ir
entregando.
Posterior a la negociación y teniendo información de que estiba necesita el cliente se
procede a alistar las unidades disponibles para despacho, con el fin de completar al
finalizar el mes la totalidad del pedido solicitado. Se completan lotes de 200 unidades de
referencia de estiba y son cargados y despachados al cliente identificado.
3.4.1. Transporte
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, hace uso de dos tipos de transporte para
productos.
La principal forma de distribución de embalajes en maderas es mediante 2 camiones. Uno
de estos un Dodge sencillo Modelo 96 y el otro es Ford doble troque modelo 87 de
propiedad de la compañía. El proceso de distribución mediante esta modalidad consiste
en el cargue en planta, donde se apila el número de estibas a despachar y se dirige a
plantas de los clientes.
La segunda modalidad la cual se presenta esporádicamente, se efectúa mediante
camiones del cliente, principalmente por Cristalería Peldar S.A. Se determina el nivel de
estiba a despachar y es cargada al transporte puesto a disposición por este cliente. El
producto bajo estas condiciones se dirige a Envigado Antioquia.
3.4.2. Servicio al Cliente
Como se ha mencionado anteriormente, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA ofrece
sus productos a tres grandes compañías Colombianas como lo son: Cristalería Peldar
S.A. Postobon S.A. y BELCORP. El interés de gerencia es ofrecer el mejor servicio y
trabajar en base los más altos estándares de calidad.
La empresa maderera posterior al despacho de pedidos no tiene un seguimiento sobre los
materiales entregados, además, gerencia no cuenta con indicadores que le permitan
evaluar el desempeño en el periodo.
Se han presentado devoluciones de embalajes en madera por parte de clientes, pero la
compañía no tiene registro escrito de estas actividades.
24
3.5. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
Con el objetivo de identificar las problemáticas en la empresa Manufacturas en Maderas
Cimitarra LTDA, se desarrolló un trabajo conjunto con el gerente y el jefe de planta de la
compañía. El trabajo conjunto desarrollado desde el segundo semestre de 2013, busca
identificar una serie de actividades y procesos críticos. Se adelantaron entrevistas y
reuniones, con el fin de dar evidencia de las situaciones que el personal considera
determinantes en el buen funcionamiento de la compañía, esta información debe servir de
apoyo para el trabajo realizado de diagnóstico, donde se permita dar claridad de las
causas y estar en capacidad de desarrollar una propuesta de mejora acorde a las
necesidades de la empresa maderera.
Inicialmente se desarrollan entrevistas con el gerente general Cristian Forero con el fin de
identificar los elementos que ha considerado de mayor cuidado para la empresa
maderera. En esta entrevista el gerente menciona dos grandes preocupaciones, las
cuales son: primero la baja percepción del servicio por parte de clientes (Cristalería
Peldar, Postobon y Ebel) ya que en repetidas ocasiones no se han entregado la totalidad
de los pedidos, esta información es acorde con el diagnóstico realizado en el presente
trabajo, donde se ha determinado en un periodo comprendido entre enero de 2013 hasta
diciembre de 2013 un nivel de incumplimiento de pedidos en 75% para Cristalería Peldar,
80% para Postobon y 75% para Ebel (Ver Anexo 4), además, agrega el señor Forero las
constantes paradas del área de producción, representadas en el diagnostico con un total
de 19 eventos, representando 59 horas para el primer semestre de 2013 con los registros
descritos por el jefe de planta el señora Luis Muñoz . El señor Cristian Forero considera
que determinar las causantes de estos problemas provocarían un alto impacto en las
ventas y en la utilidad de la empresa.
Por otro lado se desarrollaron entrevistas con el jefe de planta para determinar su visión
de las problemáticas de la empresa maderera. El Señor Luis Muñoz coincidió con el
gerente Cristian Forero en las paradas del área de producción, agregando que este
problema se ha venido presentando por la falta de materiales y la dificultad de comprar
materias primas, principalmente madera.
El jefe de planta en una reunión describe la siguiente situación en la empresa. Luis
Muñoz, “En la recepción de la orden de producción, ventas me informa que realice 3
referencias de estiba: 2 pino y 1 eucalipto. Aun había pino y se trabajó en americana
(pino). La dificultad fue de los proveedores del bosque de Gacheta y Cogua, tenían
problemas para sacar madera pino, así que estaban cargando eucalipto de Guasca. De
esta manera di inicio a producir Brazil (eucalipto)” Esta situación describe lo que sucede a
diario en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, las dificultades en el
aprovisionamiento, son determinantes en las actividades desarrolladas en producción.
Luego de desarrollado el diagnostico en la empresa maderera y de las reuniones con el
personal, se ha logrado identificar ocho problemáticas, las cuales están ocasionando
efectos negativos en el funcionamiento de la compañía. A continuación se describirán los
elementos hallados para posteriormente desarrollar una evaluación y determinar los
25
problemas objetos de estudio. Las características de los problemas objeto de estudio a
seleccionar, es que deben ser las principales causantes de los efectos negativos en la
empresa, estas situaciones halladas deben ser comunes en cada una de las
problemáticas identificadas, con el fin de garantizar una solución conjunta y desarrollar
una propuesta de mejora la cual afecte positivamente los procesos críticos.
A continuación se da evidencia de los problemas identificados, con base al diagnóstico
realizado en la compañía y al desarrollo de las entrevistar con el personal de la misma.
1. Bajo Nivel de servicio: La empresa en el periodo comprendido desde enero de
2013 hasta diciembre de 2013 ha incumplido con su principal cliente Cristalería
Peldar S.A. en un total de 9 eventos en los 12 de interés representado en el 75%,
por otro lado a Postobon le ha faltado con el 80% de los periodos, seguido de Ebel
con el 75%. Por otro lado la compañía ha dejado de entregar en este periodo 5606
unidades las cuales le representarían aproximadamente 220 millones de pesos en
facturación. El nivel de servicio promedio sería del 91%.
2. Gestión con clientes: No existe gestión de parte de Manufacturas en Maderas
Cimitarra LTDA con sus clientes. Esta situación se ha venido dando por falta de
comunicación entre productor y cliente, donde no hay claridad de cuál es la
referencia de mayor prioridad para despachos, además, no hay ningún tipo de
acuerdo para generar planes o procedimientos de entrega, con el fin de la
prestación de un excelente servicio. Además la compañía maderera no ha
adelantado gestiones de negociación respecto a pagos de facturas ni acuerdos
para entregar faltantes.
3. Almacenamiento: No se cuenta con información clara del almacenamiento de
producto terminado, no hay personal encargado el cual permita identificar
específicamente la ubicación de los productos. Además la ausencia de personal
encargado de las actividades de almacenamiento no permite conocer en tiempo
real las existencias tanto de materia prima como de producto terminado.
4. Paradas en producción: Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA ha presentado
problemas en el abastecimiento los cuales se han traducido en paras totales de la
unidades de producción. En los registro se encuentra un total de 19 eventos para
el primer semestre de 2013 ya que no se cuenta con información del segundo
periodo. La cifra más preocupante para gerencia es que se dejó de trabajar 59
horas aproximadamente. Se ha estimado que por las dos unidades de trabajo
paradas por 59 horas, la compañía tuvo que pagar costos fijos, en servicio y
operadores alrededor de 12 millones de pesos, además, la empresa dejo de
producir 2478 unidades, equivalente al producto que se dejó de entregar y 500
unidades adicionales. Estas unidades que se dejaron de producir tienen un valor
comercial aproximado de 126 millones de pesos.
5. No hay planeación del abastecimiento: El proceso de abastecimiento se realiza
mediante observación. No hay metodologías o procedimientos que permitan
determinar o planear la adquisición de materias primas, esta situación como
consecuencia genera paras en producción.
26
6. Sobre costos adquisición de Materias Primas: La falta de planeación para el
abastecimiento ha provocado sobre costos en la adquisición de materias primas ya
que se ha considerado más importante tener materiales para producir que la
planta detenida. Esta situación de sobrecostos es consecuencia en ocasiones por
problemas de liquidez. Hay registro de incrementos desde el 5 al 7% en la
adquisición de materiales, los cuales reducirían en un 1.5% aproximadamente la
utilidad del embalaje.
7. No hay gestión con proveedores: No hay parámetros establecidos ni negociación
con proveedores con el fin de determinar volúmenes de pedido, tiempo de entrega,
características de los productos, posibilidades de crédito, entre otros. En la
actualidad la negociación es nula, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA no
cuenta con contratos con clientes, ajustes de precio anuales, descuentos por
volumen.
8. No se cuenta con Indicadores de gestión: La empresa no ha establecido la
medición de su gestión en diferentes puntos organizacionales. Por lo tanto no hay
cuantificación ni disponibilidad clara y oportuna de la gestión de la compañía.
3.6. ANÁLISIS DE CAUSAS
Para la evaluación de las problemáticas encontradas en la empresa se determinarán las
principales causas y el mayor impacto en las falencias de la compañía. Partiendo de las
herramientas causa-efecto se espera dar evidencia de los elementos comunes en cada
una de las problemáticas, esto quiere decir, que las situaciones que afecten determinado
elemento y sean reincidentes serán los elementos de mayor atención.
3.6.1. Bajo Nivel de servicio
El bajo nivel de servicio se ha convertido en aspecto crítico para Manufacturas en
Maderas Cimitarra LTDA ya que la confianza con clientes y la relación se ha venido
deteriorando por los constantes incumplimientos en las responsabilidades de la compañía
productora. Esta situación se ha venido presentando por fallas específicas a lo largo de la
cadena de abastecimiento: como la planeación, producción, el flujo de información entre
los eslabones.
27
Ilustración 5: Bajo nivel de servicio. Fuente: Autor
Bajo esta metodología se deja evidencia de cuatro causas globales, las cuales afectan de
manera directa el nivel de servicio de la compañía, entre estos elementos se encuentra:
planeación del abastecimiento, relación con clientes, producción e Información interna.
Cada una de estas da relación a aspectos determinantes en la gestión de la empresa,
destacando la dificultad en el aprovisionamiento de materiales, ya sea madera, puntilla o
preventol. La relación con clientes afecta el nivel de servicio, esta falta de comunicación
está siendo percibida por el cliente como bajo nivel de servicio además la compañía no ha
contado con herramientas para medir oportunamente su gestión.
Es indispensable determinar las causas de las constantes para en el área de producción.
3.6.2. Paradas en Producción
Para la empresa maderera las paras de producción se han convertido en un problema
importante. Como se ha evidenciado en el diagnostico esta dificultad le ha
representado serias pérdidas económicas, las cuales no solo han afectado la parte
monetaria y la improductividad sino también el nivel de servicio, ya que estas unidades
de embalajes que se han dejado de producir en los diferentes periodos habrían
permitido entregar pedidos sin faltantes a clientes. Esta problemática hallada se ha
venido presentando por dificultades que se presentan en la cadena logística de la
compañía, entre sus principales causas la falta de planeación en la adquisición de
materias primas.
28
Ilustración 6: Paras en producción. Fuente: Autor
Las paras en las unidades de producción están siendo provocadas por la falta de
planeación en el abastecimiento y por la falta de recursos financieros en determinados
momentos de la adquisición de materiales. La primera situación, el abastecimiento es el
causante de la falta de materias primas en el área de producción, como se ha podido
observar genera inactividad hasta de un día completo en esta área. Por otro lado los
problemas de liquidez cuando se presentan y existe la necesidad de solicitar materias
primas no permite que se desarrolle el aprovisionamiento generando dificultades en el
área.
Posterior al análisis de las para de producción es indispensable determinar por qué se
están generando problemas en la planeación del abastecimiento y las razones por las
cuales no hay materias primas disponibles para desarrolla el proceso de producción. A
continuación se analizara la disponibilidad de materiales.
3.6.3. Falta Material Disponible
En la actualidad Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA presenta fallas en el área de
producción debido al desabastecimiento de materias primas. Esta situación ha venido
ocasionando los ya conocidos problemas de paras en el área de producción. Este efecto
en la compañía ha sido provocado por dificultades presentadas en la cadena logística,
desde la planeación del abastecimiento, gestión con proveedores, afectando
significativamente la relación con clientes.
29
Ilustración 7: Falta material disponible. Fuente: Autor
Entre las causas globales se tiene: Planeación del abastecimiento, gestión con
proveedores y relación con los clientes. La planeación en el abastecimiento se presenta
como la principal problemática en las situaciones estudiadas, en esta ocasión
involucrando aspectos como la liquidez de la empresa y la falta de gestión con los
inventarios de materias primas. Además la gestión con clientes y la falta de comunicación
no está permitiendo realizar procesos de abastecimiento correctamente, debido a la falta
de conocimiento de los productos y tipo de referencia con mayor prioridad. La gestión con
proveedores no está permitiendo desarrollar el aprovisionamiento de la manera correcta
produciendo ausencia de materias primas en la empresa. No hay parámetros ni
negociaciones para la ejecución de este proceso.
Hay un elemento clave y que le preocupa considerablemente a la alta gerencia de
Manufacturas en maderas Cimitarra LTDA, y son los sobrecostos en la adquisición de
materias primas. A continuación se analizara esta situación.
3.6.4. Sobre costos adquisición de materias primas
Los sobre costos en la adquisición de materias primas es una constante en la empresa
maderera. La compañía ha considerado que es mejor comprar materias primas a granel
con el precio inflado a permitir las paras en el área de producción, problemática la cual no
ha tenido solución. El sobre costo de los materiales se ha venido presentando por la falta
de planeación, básicamente en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA no se sabe ni
cuanto, ni cuando pedir. El personal descubre sobre el tiempo que los inventario han
disminuido significativamente y emiten la orden para adquirir materias primas para no
incurrir en una para de la producción. Dada la falta de negociación con proveedores, a la
empresa le toca comprarle al primero sea cual sea su termino de negociación.
30
Ilustración 8: Sobre costos adquisición de materias primas. Fuente: Autor
Los sobre costos son producidos por la falta de planeación del abastecimiento, además
por un tema de recursos financieros y falta de gestión con proveedores. Como se ha
podido mencionar, la problemática de aprovisionamiento expuesta en cada uno de los
diagramas afecta considerablemente las operaciones de la compañía, perjudicando
distintas áreas de la empresa. En esta ocasión el problema se ve traducido en
sobrecostos generados particularmente por la compra de materiales a granel o en base a
negociaciones de créditos, los cuales obligan a la compañía a comprar más costoso.
Además falta gestión con proveedores de establecer criterios de compra y negociación.
Realizado el análisis de las problemáticas y oportunidades de mejora encontradas en
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA con la herramienta causa-efecto, se procederá
a realizar una matriz de priorización la cual permitirá hacer la selección de las actividades
críticas de la compañía. La finalidad de realizar el diagnóstico es encontrar el eje de
solución, determinando claras oportunidades de mejora las cuales tengan una alta
repercusión en la cadena de abastecimiento de la empresa.
A continuación se evidencia la ponderación de cada uno de los elementos seleccionados
con el fin de determinar la priorización del ejercicio. El funcionamiento de la matriz es en
base a una escala de 1, 3, 5 donde uno 1 es la calificación más baja y 5 la más alta, el
objetivo es determinar los criterios con mayor calificación, con el fin de desarrollar una
propuesta de mejora de las situaciones halladas.
31
Tabla 6: Matriz de priorización. Fuente: Autor
MATRIZ DE PRIORIZACION
Planeación del abastecimiento
Bajo nivel
de servicio
Gestión con
clientes
Paras en producción
Información interna
Recursos financieros
Falta material
disponible
Sobre costos
Gestión con proveedores
Planeación del abastecimiento
1 5 5 1 3 3 5 3
Bajo nivel de servicio 5 5 3 3 1 3 1 5
Gestión con clientes 1 3 1 1 3 1 1 1
Paras en Producción 5 1 1 3 3 3 3 5
Información Interna 3 1 3 1 1 1 1 3
Recursos Financieros 1 1 5 1 1 3 3 3
Falta material disponible 5 1 1 1 1 3 3 5
Sobre costos 5 1 3 1 1 1 1 5
Gestión con proveedores 1 1 1 5 1 1 5 5
TOTAL 26 10 24 18 12 16 20 22 30
% 0,65 0,25 0,6 0,45 0,3 0,4 0,5 0,55 0,75
Posterior a la realización de la ponderación se evidencia que hay tres elementos claves
que están afectando una serie de actividades en la empresa maderera. La planeación del
abastecimiento con un 65%, gestión con clientes con el 60% y gestión con proveedores
con el 75%, son considerados por la puntuación los elementos críticos.
Luego de un análisis prospectivo de la situación y el diagnóstico realizado en la compañía
por medio de diagramas causa-efecto y matriz de priorización se ha determinado que la
planeación en el abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes, están
afectando significativamente una serie de elementos críticos para la compañía (Nivel de
servicio, requerimientos del cliente, sobre costos, paras en producción). Estos tres
elementos son los principales responsables de las fallas actuales de la empresa. En la
revisión minuciosa de causas raíz se deja en evidencia la relación de la problemática con
los factores administrativos y logísticos de la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA.
3.7. PROBLEMAS OBJETO DE ESTUDIO
Posterior al desarrollo del diagnóstico de la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA, se ha logrado determinar una serie de causas comunes, las cuales van a ser
atacadas con la propuesta de mejora. A continuación se da evidencia:
32
1. Paradas en Producción
2. Falta de materias primas
3. Sobre costos en la adquisición de materias primas
4. Bajo nivel de servicio
5. Problemáticas de liquidez
6. No hay indicadores de gestión
Con la identificación de las problemáticas y dar evidencia de los factores críticos que las
están provocando se presenta la siguiente propuesta de mejora dada la evaluación de los
criterios seleccionados con base a las herramientas causa-efecto y matriz de priorización.
Entre los factores críticos identificados se desarrollara una propuesta de mejora para la
planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes.
4. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES
4.1. Propuesta de Mejora para la Planeación del Abastecimiento
Bajo la intervención de la planeación del abastecimiento y la siguiente propuesta de
mejora se permitirá dar solución a las problemáticas identificadas en el diagnóstico. El
desarrollo de una serie de estrategias reducirán y eliminaran las principales falencias que
afectan el buen funcionamiento de la empresa.
Con el fin de dar solución a las problemáticas halladas en el diagnostico en Manufacturas
en Maderas Cimitarra LTDA se han definido los objetivos de cada una de las estrategias
que se plantearán para mitigar las falencias actuales de la compañía.
La importancia de definir la planeación del abastecimiento permitirá:
1. Determinar las cantidades necesarias de compra para producción en un periodo
de tiempo según los requerimientos de materias primas
2. Realizar ajustes de compras de materiales acordes al plan de producción según
los pedidos realizados por clientes.
3. Establecer estrategias de colaboración con los proveedores con el fin de asegurar
las cantidades y frecuencias de pedidos.
4. Alinear los tiempos de entrega de materias primas al área de producción
respondiendo a los pedidos de clientes.
5. Desarrollar estrategias que permitan conocer con exactitud las cantidades de
materia prima e insumos que se deben pedir.
En el cumplimiento de estos objetivos de las estrategias daría solución a una serie de
oportunidades de mejora:
1. En la actualidad no hay exactitud de las unidades de materia prima a pedir.
2. El abastecimiento de materiales en la planta de producción no es el adecuado.
3. No existe planeación en las compras ejecutadas por el personal de Manufacturas
en Maderas Cimitarra LTDA, para producción.
4. No hay definido modelos de inventarios.
33
Adelantar esfuerzos en la planeación del abastecimiento y más específicamente compras
permite conocer que materias primas se necesitan, además el costo en que se incurrirá,
las fechas de pedido y el periodo de entrega, el cual debe responder a una clara y
exhaustiva gestión con proveedores. Estas actividades bien desarrolladas permitirán la
gestión y control de inventarios de materiales, de esta manera se podrá conocer el
inventario disponible el cual debe responder a los requerimientos de producción
eliminando paras y respondiendo las exigencias de clientes, además, manteniendo un
nivel óptimo evitando incurrir en sobrecostos de almacenamiento y problemas de liquidez.
En la actualidad como se ha podido dar evidencia en el diagnóstico realizado en la
empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, no se han desarrollado estrategias
que respondan al abastecimiento de materias primas. Este abastecimiento como se
mencionó responde a un trabajo de observación por parte del jefe de planta, donde revisa
que los inventarios de materia prima están bajos y procede a comunicar a compras la
situación, en la actualidad no existe control de inventarios.
El proceso actual de planeación del abastecimiento de la empresa maderera ejecutado
desde la identificación y definición de las especificaciones hasta el pago y posterior
evaluación del desempeño de proveedores, no está dando respuesta a las necesidades
de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, respecto a Qué se compra, a Quien se
compra, cómo compra y qué se ha adquirido. El desarrollo del proceso de planeación del
abastecimiento se ha venido ejecutando de la misma manera durante años y no se han
desarrollado evaluaciones con el fin de mejorar las actividades.
Por otro lado, la compañía no cuenta con herramientas que le permitan trabajar en la
mejora del desempeño de planeación del abastecimiento. No hay fichas técnicas de las
materias primas, no hay gestión con proveedores, no hay modelos de inventarios, no hay
técnicas de identificación de necesidades, no existen en la compañía una actividad de
verificación de producto comprado y por ultimo no se realiza evaluación del desempeño
de proveedores.
De acuerdo a las falencias encontradas en la planeación del abastecimiento, se plantea
una propuesta de mejoramiento la cual permita desarrollar una planeación del
abastecimiento capaz de:
Identificar que se compra.
Determinar los proveedores que cumplen con las especificaciones de las materias
primas necesarias y presentan una adecuado desempeño.
Identificar cómo comprar con base a herramientas precisas.
Eliminar las paradas en el área de producción
Identificar el nivel de inventarios mínimo de materia prima, reducir los faltantes de
materiales.
Eliminar los sobre costos en la adquisición de materias primas
Reducir los costos de almacenamiento de materias primas.
Incrementar el nivel de servicio.
34
Disminuir los costos de realizar órdenes de compra
4.1.1. Propuesta de Mejoramiento de la Planeación del Abastecimiento
Según Ballou (2004) la planeación del abastecimiento debe dar respuesta al cómo mover
el producto de manera efectiva y eficiente a través del canal de logística estratégicamente
planeado. El fin es el desarrollo de la planeación estratégica dando diseño al sistema
logístico en general respondiendo al nivel de servicio, ubicación de instalaciones,
decisiones de inventario y decisiones de transporte. Estás áreas de relevancia se
interrelacionan y deben ser planeadas como una unidad ya que cada una de ellas ejerce
un impacto importante sobre el diseño del sistema.
La propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento implica el desarrollo
de una serie de estrategias en las actividades implícitas en un riguroso proceso de
planeación del abastecimiento, que inician desde la definición de las especificaciones de
las materias primas hasta el pago de obligaciones por adquisición de materiales y la
evaluación del desempeño de los proveedores.
La finalidad del desarrollo de estas estrategias es reducir y eliminar las principales
problemáticas que se han evidenciado a lo largo del diagnóstico de la compañía. Las
estrategias que se desarrollaran en esta propuesta de mejoramiento para la empresa
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA son:
1. Identificación y definición de especificaciones
2. Desarrollo de gestión con proveedores
3. Ejecución de compras
4. Verificación de materia prima adquirida
5. Pago de obligaciones
6. Evaluación desempeño de proveedores
4.1.1.1. Identificación y definición de especificaciones
La estrategia de identificación y definición de especificaciones hace referencia a la
pregunta de la cadena logística de ¿Qué se compra en la compañía? Partiendo de este
cuestionamiento es evidente que en la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA, no hay certeza de los materiales que se compran, no se conocen las
especificaciones ni tampoco técnicamente que materia prima debe ser solicitado a
proveedores.
Por esta razón se diseñó una estrategia de mejoramiento, la cual debe ser capaz de:
Determinar las lista de materiales de cada uno de los embalajes
Establecer la cantidad de materias primas necesarias para desarrollar una unidad
de determinada referencia de embalaje.
Determinar las especificaciones técnicas de cada una de las materias primas
involucradas en los procesos de fabricación de la compañía.
35
Identificar que se está comprando en la empresa Manufacturas en Maderas
Cimitarra LTDA.
Con el fin de desarrollar una adecuada planeación del abastecimiento es importante
identificar que materias primas compra Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA y
cuanto le ha costado la adquisición de estos materiales y quienes le están abasteciendo
listado el cual se desarrolló anteriormente en el diagnóstico. A continuación se da
evidencia de las materias primas compradas por la compañía en el año 2013 y el valor
total incurrido:
Tabla 7: Compras materia prima. Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA (Colmenares 2014)
Compras Materia Prima MMC 2013
Pino 4092,7479 m3 $409.274.790 73,4%
Puntilla 8408054,6 Unidades $77.852.357 14,0%
Eucalipto 601,47724 m3 $62.461.098 11,2%
Preventol 1064,8 litros $6.388.800 1,1%
Pintura 212,3 litros $1.698.400 0,3%
TOTAL $557.675.445 100,0% Figura 4: Pareto compras materia prima. Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. Desarrolla autor.
Con apoyo de la herramienta de Pareto se ha podido identificar las materias primas más
importantes para Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. En primer lugar con el 73,4%
es la madera pino, material para el desarrollo de embalajes para Cristalería Peldar,
Postobon y Ebel, seguido de puntillas de 2 ¼ herramienta actualmente usada en todos los
embalajes fabricados por la compañía. Posterior a la identificación de qué se compra y
cuanto le ha costado a la empresa cada una de las materias primas en el periodo de 2013
es importante identificar los requerimientos de materiales para cada una de las
referencias.
36
Con el fin de identificar qué se compra en la empresa maderera es indispensable como
primer paso realizar una explosión de materiales (BOM) para determinar las materias
primas necesarias y las cantidades que se requieren por unidad de referencia en base al
plan de producción. El segundo paso es definir las especificaciones de los materiales
previamente identificados, plasmarlos en fichas técnicas.
Lista de Materiales (BOM)
La lista de materiales (BOM) describe completamente los productos, detallando los
materiales, piezas y componentes, así como la secuencia en que se elaboran. En la
siguiente ilustración se presenta la estructura de los embalajes en madera.
Ilustración 9: Lista de materiales (BOM). Fuente: Autor
En la ilustración se especificó cada una de las materias primas necesarias, así como las
cantidades para la elaboración de un embalaje en madera. Las referencias de embalaje
desarrollados por Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA presentan el mismo árbol de
materiales, diferenciado en dos unidades, la primera los cm3 de madera ya que no todos
los embalajes presentan las misma cantidad y el mismo tipo por lo tanto su cantidad se
expresó como “r” más un desperdicio en madera por el tipo de embalaje denotado como
“r*d”. La cantidad de puntilla varía respecto a la referencia de embalaje por lo que se
expresó como “q”. En el Anexo 1 se puede evidenciar el desarrollo de la herramienta para
los más importantes embalajes de la compañía. La pintura logo representa la insignia de
la compañía la cual se fija en uno de los tacos del embalaje y el preventol representa una
inmersión del embalaje.
De esta manera ha sido posible identificar y describir los materiales, piezas y
componentes que componen un embalaje en madera, además, detallando la secuencia
de elaboración. Posterior a realizado este paso debe realizarse la definición y descripción
de cada una de las materias primas involucradas
Ficha Técnica
Madera (r + r*d) (cm3) Puntilla (q)
Embalaje en madera
Pintura logo (1)
Nivel 0
Nivel 1 Preventol (1)
37
La ficha técnica es un documento que contiene la descripción de un objeto, material o
proceso de forma detallada. El uso de esta herramienta permite conocer cada una de las
especificaciones de los materiales, en cuanto a composición, vida útil, indicaciones,
contraindicaciones, nombre, características fisicoquímicas, el modo de uso y
especificaciones técnicas.
De acuerdo a las necesidades de la compañía, con el fin de desarrollar una completa
propuesta de mejora de los procesos, es indispensable el uso de fichas técnicas para
identificar que materias primas se compran y posteriormente estar en capacidad de
identificar los proveedores de determinados artículos para la empresa maderera. A
continuación se evidencia un ejemplo de la ficha técnica del pino en el Anexo 2 se pueden
evidenciar las especificaciones de las otras materias primas.
Tabla 8: Ficha técnica, Pino. Fuente: Autor
FICHA TECNICA
Pinus Pátula SCHLECHT ET CHAM.
Nombre común Foto
Pino
Propiedades de la madera
Color: Albura es blanquecina a amarillenta claro
Veteado: Suave con líneas longitudinales oscuras
Textura: Ligeramente gruesa e irregular por la presencia de bandas de madera temprana amplias y blandas
Propiedades físicas y mecánicas
Anhidria Mediana
Básica
Densidad 0,48 (g/cm3) 0,43 (g/cm3)
Radial Tangencial
Contracción Normal
1,80% 3,74%
Especificaciones
Diámetro 40 - 60 (cm)
38
Piezas 10*10*300 (cm)
Con esta herramienta se identifican las especificaciones de las materias primas
involucradas en el desarrollo de los embalajes en madera. Posterior a este
reconocimiento, se debe identificar los proveedores capaces de cumplir con las
necesidades y los requerimientos de cada material. Esta situación da espacio a
desarrollar la estrategia de gestión con proveedores en la cual se debe identificar a quien
se compra.
4.1.1.2. Desarrollo de gestión con proveedores
Como se ha mencionado en el diagnostico la empresa Manufacturas en Maderas
Cimitarra LTDA presenta ciertas irregularidades en la gestión adelantada con
proveedores. En la actualidad no existe ningún tipo de parámetros establecidos en cuanto
a evaluación, registro, negociación con esta importante actividad de la cadena de
abastecimiento.
Con el desarrollo de la estrategia de identificación y definición de especificaciones se ha
logrado obtener información precisa de la lista de materiales por referencia de embalajes,
además, las especificaciones técnicas de cada una de las materias primas, con el fin de
identificar, categorizar y seleccionar a los proveedores.
El desarrollo de gestión con proveedores debe permitir a la empresa maderera responder
a la pregunta de la planeación del abastecimiento de ¿a quién le compro? Por esta razón
se ha diseñado una estrategia de mejoramiento para la gestión con proveedores que
buscará:
1. Identificar los proveedores de las materias primas.
2. Definir los proveedores que se ajustan a las necesidades de la compañía
3. Controlar y garantizar la calidad de materias primas e insumos suministrados por
proveedores
4. Establecer negociaciones económicas: en descuentos y pagos crediticios.
5. Determinar los tiempos de entrega de materias primas e insumos.
6. Mantener precio de materiales y aumentos controlados.
7. Garantizar a Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA la adquisición de materias
primas e insumos.
El cumplimiento de estos objetivos daría espacio a las siguientes oportunidades de
mejora:
1. Actualmente hay sobre costos en la adquisición de materias primas en insumos.
2. No existen contratos con proveedores
3. Se están presentando paras en producción por falta de materias primas e
insumos.
4. La calidad de las materias primas e insumos no es la adecuada
5. No hay negociación para pagos de facturas a crédito.
39
En manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA se desarrolla un trabajo empírico de
selección y evaluación de proveedores el cual no está de acuerdo a las exigencias del
mundo industrializado. El proceso actual de selección de proveedores está enfocado a la
identificación de proveedores que tengan el mejor precio y otorgue la mayor financiación,
este proceso en la actualidad es desarrollado por el gerente o el personal de compras.
Esta actividad desprecia elementos clave en la teoría de selección y evaluación de
proveedores donde se debe tener en cuenta aspectos como calidad, capacidad, el tiempo
de respuesta, entre otros.
Por otro lado, la compañía no tiene identificado a uno o un grupo de proveedores de
materias primas, no ha desarrollado acuerdos ni contratación. Lo cual ha llevado a las
dificultades en la adquisición de materiales, traducidas como se ha mencionado en el
diagnóstico, en faltantes de materiales, paras en producción, sobre costos en adquisición
y bajo nivel de servicio.
4.1.1.2.1. Propuesta de Mejoramiento de gestión con proveedores
Los proveedores son pieza fundamental de la cadena logística de la empresa, ya que son
los encargados de suministrar tanto materias primas como servicio y productos
terminados necesarios para el desarrollo de las actividades de una compañía.
Los proveedores prestan un trabajo integro a las empresas, estos ayudan en parte a
financiar los inventario, permiten presentar novedades a los clientes, asesoran en la
comercialización de productos. Por esta razón es de vital importancia para una compañía
realizar una correcta selección y evaluación de los proveedores (Chase, Jacobs, &
Aquilano, 2009).
Como primer paso es necesaria la modificación del proceso de gestión con proveedores,
por otro lado, se debe desarrollar una herramienta que permita determinar estrategias de
compra y aprovisionamiento, estas estrategias darán espacio a la clasificación de los
productos en base a dos dimensiones: impacto en la utilidad y riesgo de
aprovisionamiento. Con el fin de determinar los lineamientos para una gestión con
proveedores adecuada.
Posterior a la clasificación es importante que la compañía haga una seria selección y
evaluación de proveedores, posterior a esta actividad desarrollar una negociación
eficiente adelantando contratos de abastecimiento de materiales especificando términos
de entrega, precio, financiación y calidad de productos.
Debido a las dificultades del proceso actual de gestión con proveedores es necesaria la
modificación del proceso. A continuación se evidencia el desarrollo de una herramienta la
cual permitirá la mejora en las actividades de compra de la empresa maderera:
40
Ilustración 10: Proceso gestión con proveedores. Fuente: Autor
1. Clasificación de los productos: Inicialmente para Manufacturas en Maderas
Cimitarra LTDA es necesario desarrollar la clasificación de los productos en base
al modelo de la matriz de Kraljic la cual propone dividir los productos que se
adquieren en 4 categorías: Productos de Apalancamiento, productos estratégicos,
productos no críticos y cuellos de botella, la finalidad de esta estrategia es
determinar posteriormente la relación con proveedores y elegir estrategias
apropiadas para cada una de las categorías.
Ilustración 11: Matriz de Kraljic. Tomada de (Caniel, 2005) sin modificaciones
2. Definir relación con proveedores: En base a los lineamientos y clasificación de la
matriz de Kraljic se debe definir los materiales que Manufacturas en Maderas
Cimitarra LTDA usa para la producción de embalajes.
Se han definido los criterios con el fin de determinar la relación de la empresa
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA con cada uno de los proveedores según
las especificaciones, usos y características de las materias primas. En el análisis
de los materiales se ha desarrollada la siguiente categorización, con base a los
lineamientos teóricos de la Matriz de Kraljic.
Clasificación de los
productos
Definir relación con proveedores
Definir estrategias
Selección y evaluación
de proveedores
Desarrollo de negociación
y contratación
Evaluación Proveedores
41
Figura 5: Matriz de Kraljic para materias primas. Fuente: Autor
Se ha determinado que las materias primas de la empresa es posible
categorizarlas en 2 unidades de la Matriz: Productos estratégicos y No críticos.
Productos Estratégicos: Hacen referencia a los productos más importantes para la
compañía, siendo claves en el proceso de compra, complejos y de mayor riesgo
en el suministro. La característica de los ítems estratégicos es la falta de
proveedores por lo tanto la recomendación general para la gestión de proveedores
en este cuadrante es mantener una asociación estratégica de compra locked-in o
poner fin a una sociedad (Caniels & Gelderman, 2005). Se ha determinado la
madera (pino y eucalipto) en la clasificación de productos estratégicos ya que es la
materia prima fundamental para el desarrollo de embalajes en madera, el
abastecimiento de este recurso se ha caracterizado por el riesgo en el suministro
por situaciones climáticas como se ha dado evidencia en el diagnóstico, además
se presenta dificultad por los controles que adelanta la CAR. Este recurso se
caracteriza por la dificultad de obtener proveedores, además, la madera (pino)
representa el mayor costo por la elaboración de embalajes en madera, por citar un
ejemplo en el embalaje Americana de uso Cristalería Peldar este material
representa el 55,60% del costo total de la referencia como se puede evidenciar en
la siguiente tabla y en Bananera de uso Peldar el 50,53% (Ver anexo 3).
Tabla 9: Pareto estiba Americana. Fuente: Autor
# Clase Frecuencia
1 MADERA 55,60%
Apalancamiento Estratégicos
Madera (Pino y eucalipto )
No críticos Puntilla
Preventol Pintura
Cuello de Botella
42
2 COSTO SECADO 9,48%
3 MANO DE OBRA 7,90%
4 COSTO PREVENTOL 4,38%
5 CLAVO 4,23%
6 MAQUINARIA 3,56%
7 COSTO FINANCIERO 3,40%
8 TRANSPORTE 2,72%
9 PINTURA 1,98%
10 SEGURIDAD SOCIAL 1,42%
11 MONTACARGA 1,38%
12 ARRIENDO 1,19%
13 MANTENIMIENTO 0,92%
14 ADMINISTRACION 0,65%
15 CONTABILIDAD 0,46%
16 COSTO OFICINA 0,43%
17 AFILILADO 0,31%
y mayor... 0
Figura 6: Pareto estiba Americana. Fuente: Autor
No Críticos: Son productos que tienen un bajo costo y hay gran número de
proveedores. La estrategia consiste en la búsqueda de mercados fáciles, la
simplificación de los procesos administrativos, la estandarización y reducción de
referencias (Caniels et al., 2005). Luego de desarrollado el análisis para la
clasificación de las materias primas se ha identificado a la puntilla, preventol y
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
�M
AD
ERA
�C
OST
O S
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ILID
AD
A
FILI
LAD
O
Fre
cue
nci
a
Costo
ESTIBA AMERICANA
43
pintura como productos no críticos. Esto debido a que son materias primas que
representan un bajo costo en los embalajes en madera, para continuar con
ejemplo anteriormente planteado, la estiba Americana de uso Cristalería Peldar
presenta primero el preventol con un 4,38%, seguido por la puntilla con el 4,23% y
por último la pintura con el 1,68% del costo total de fabricación como se puede ver
en la tabla 9 o en Bananera clavo 4,98%, preventol 3,61% y pintura 1,50% (Ver
anexo 3) además, se ha determinado esta clasificación ya que cada una de estas
materias primas tiene un amplio mercado para la adquisición y la variabilidad del
suministro es baja.
Posterior a la clasificación de las materias primas de Manufacturas en Maderas
Cimitarra se deben definir las estrategias con el fin de determinar la relación con
proveedores.
3. Definir estrategias: Determinadas y clasificadas las materias primas, es posible
definir la relación de la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA con
cada uno de los proveedores según la categorización, el fin del desarrollo de esta
relación es determinar estrategias por tipo de materia prima.
Se ha identificado que las materias primas de la empresa maderera responden a 2
clasificaciones de la Matriz de Kraljic (Productos estratégicos y productos no
críticos), a continuación se desarrollan estrategias de la clasificación anteriormente
propuesta.
Productos Estratégicos: Con base a la teoría desarrollada por la Matriz de Kraljic,
la clasificación de productos estratégicos sugiere terminar la asociación con
proveedores, ir en búsqueda de nuevos o aceptar las condiciones en las que se
encuentra la compañía o mantener asociaciones estratégicas. Para el caso
específico de la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, identificadas
las materias primas clasificadas como productos estratégicos como el pino y el
eucalipto se propone desarrollar asociaciones estratégicas, esto consiste en
desarrollar un proceso de selección y evaluación de proveedores el cual contara
con una negociación y contratación con el fin de garantizar el reabastecimiento de
este material. Esta situación propone que si los proveedores evaluados y en
posterior negociación no están en condiciones de cumplir con los requerimiento de
la compañía debe adelantarse esfuerzos para buscar nuevos proveedores los
cuales estén en capacidad de responder las especificaciones de la empresa
maderera.
Productos no Críticos: Para las materias primas clasificadas dentro de la Matriz de
Kraljic como productos no críticos se propone mantener relación con proveedores
o adelantar negociaciones con nuevos proveedores en donde se espera definir un
grupo de proveedores de determinada materia prima. Esta clasificación sugiere
realizar un pedido individual, desarrollando un procesamiento eficiente, además se
propone hacer una puesta en común con proveedores de los requisitos de los
implicados.
La clasificación de las materias primas permite a la compañía definir la relación
con cada proveedor dependiendo la categorización. El propósito de adelantar esta
estrategia es desarrollar un plan de evaluación y selección de proveedores
44
adecuados. Además tener presente la condición de cada una de las materias
primas involucradas en los procesos de la empresa maderera para definir la
negociación y posterior contratación como se evidenciara más adelante.
4. Selección y evaluación de proveedores: Es importante enfocar esfuerzos en tomar
las políticas y actividades adecuadas para seleccionar y evaluar proveedores
como:
Tiempos de estrega
Condiciones de negociación
Calidad del producto
Capacidad de colaboración
Capacidad de producción
Flexibilidad de suministro
Precio
Trayectoria
Costos de transporte
Capacidad de retroalimentación
Tamaño mínimo de lote
Con base a estas políticas se realizó una herramienta que permitirá evaluar
cuantitativamente la capacidad de los proveedores de acuerdo a una serie de
parámetros establecidos en la selección y evaluación de proveedores.
Esta herramienta consiste en un formato de evaluación cuantitativa en una
escala de 0, 3 y 5, donde 0 es la calificación más baja y 5 la más alta. El uso
de la herramienta tiene como fin identificar y categorizar a los distintos
proveedores en una escala del 0 a 100%. Esta herramienta debe ser
ejecutada por el gerente de la compañía.
Tabla 10: Plan de evaluación de proveedores. Fuente: Autor
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
PLAN DE EVALUACION DE PROVEEDORES.
FECHA
ELABORADO POR
NUMERO DE REGISTRO
PROVEEDOR
NIT DIRECCION
Provee: Madera de pino y eucalipto
Criterio 0 3 5
Capacidad de entregas
Descuentos
Despacho
Financiación
45
Calidad
Flexibilidad del suministro
Precio
Trayectoria
Costos de Transporte
TOTAL
Adecuado Mayor 80%
Aceptable 60% a 80%
Inadecuado Menor 60%
Presentada la herramienta de plan de evaluación de proveedores (ver tabla
8), se especificara los elementos que se deben tener en cuenta para
desarrollar las evaluación de cada uno de los criterios en la siguiente tabla. El
objetivo es la cuantificación del plan de evaluación de proveedores, a
continuación se presenta la evaluación para los proveedores de la materia
prima: Madera (pino y eucalipto).
Tabla 11: Evaluación criterios, Plan de evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
PLAN DE EVALUACION DE PROVEEDORES
FECHA
ELABORADO POR
NUMERO DE REGISTRO
PROVEEDOR
NIT DIRECCION
Provee: Madera de pino y eucalipto
Criterio 0 3 5
Capacidad de entregas
SI el proveedor se encuentra por debajo de cumplir con el 50% de las necesidades de MMC
SI el proveedor está entre el 50% y el 90% de cumplir con las necesidades
Si el proveedor esta sobre el 90% de capacidad de cumplir con los requerimientos
Descuentos Por pago No hay descuentos 4% de descuento por pagos de contado
Más del 4% de descuento por pago de contado
Despacho Lead time superior a 15 días
Lead time entre 5 y 15 días
Lead time menor a 5 días
Financiación 0 días 30 días 60 días
46
Calidad Bosques cultivados 15 años
Bosques Cultivados 20 años
Bosques cultivados más de 20 años
Flexibilidad del suministro Respuesta 10 días a suministro
Respuesta entre 3 y 10 días suministro
Respuesta menor a 3 días suministro
Precio Mayor a $ 100.000 Entre $ 95.000 y $ 100.000 Menor a $95.000
Trayectoria
5 años en el aprovechamiento de maderas cultivadas
Entre 5 a 15 años en el aprovechamiento de maderas cultivadas
Más de 15 años en el aprovechamiento de maderas cultivadas
Costos de Transporte
Sobre costo del 5% pro dificultades en bosques
Sobre costo entre 1% al 5% por dificultades en bosques Sin sobre costos
TOTAL
A continuación se presentara el plan de evaluación a uno de los proveedores
citados en el diagnóstico. La finalidad de desarrollar este plan es dar
evidencia para la toma de decisiones de la conveniencia de trabajar o no
trabajar con determinado proveedor. Este trabajo fue realizado en Conjunto
con el Gerente Cristian Forero.
Tabla 12: Calificación proveedor Elber Bautista, Plan de evaluación de proveedores. Fuente: Autor
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
PLAN DE EVALUACION DE PROVEEDORES
FECHA: 1 Octubre
ELABORADO POR: Rodian Rojas y Cristian Forero
NUMERO DE REGISTRO: 1
PROVEEDOR: Elber Bautista
NIT DIRECCION
Provee: Madera de pino y eucalipto
Criterio 0 3 5
Capacidad de entregas x
Descuentos Por pago x
Despacho x
Financiación x
Calidad x
Flexibilidad del suministro x
Precio x
Trayectoria x
47
Costos de Transporte x
TOTAL 12 25
Se ha podido determinar la evaluación de un proveedor Elber Bautista, con
base a los criterios el proveedor ha obtenido una calificación del 82% como
proveedor de madera pino y eucalipto, como se ha dejado en evidencia en la
tabla anterior, esta calificación obtenida indica que es un proveedor adecuado
para proveer de material a la compañía y es conveniente trabajar con él. La
propuesta es desarrollar la evaluación a cada uno de los actuales
proveedores de todas las materias primas y además a los posibles nuevos
proveedores para definir si es pertinente trabajar con cada uno.
La categorización de los proveedores permitirá la selección de los mismo en
base a la herramienta cuantitativa previamente descrita, donde una
calificación superior al 80% significaría que es un proveedor adecuado en
base a las necesidades de la empresa maderera, por otro lado un proveedor
que se encuentre entre 60% al 80% es aceptable y por debajo de este es
inadecuado para la exigencias de la compañía. La identificación de estos
proveedores permitirá dar respuesta a quien comprar, posterior a esa
identificación se da paso a la actividad de negociación y contratación.
5. Desarrollo de negociación y contratación: Posterior a la evaluación de proveedores
y selección en base a la herramienta de categorización propuesta anteriormente
para entregar materias primas e insumo a Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA, se debe dar inicio a un proceso de negociación. Ajustar situaciones como
precio, financiación, tiempo de entrega, pólizas por incumplimientos,
penalizaciones, descuentos, entre otros, previamente descritos por proveedores.
La negociación se debe desarrollar en reuniones ejecutivas entre el personal de
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA y cada uno de los proveedores.
Posterior al desarrollo de la negociación y acordados los parámetros por las partes
se procede a la elaboración del contrato por el abogado de la empresa, este
contrato debe ser firmado por el proveedor quien oficializaría como la parte
contratada y la empresa maderera como el Contratante.
6. Evaluación proveedores: Con el fin de tener control estricto y oportuno de la
función de los proveedores se debe hacer uso de una herramienta de evaluación
de la gestión, en la cual se involucrarían aspectos como: Cumplimiento del
contrato, control de calidad de productos, atención a devoluciones,
estandarización de procesos, entre otros. Con esta calificación a proveedores es
posible determinar el estado y compromiso de los mismos, con el fin de exigir o
evaluar la continuidad como proveedores de Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA. Este numeral se desarrollara con mayor detalle más adelante.
48
4.1.1.3. Ejecución de compras
Como se ha plasmado en el diagnóstico realizado para la empresa Manufacturas en
Maderas Cimitarra LTDA, la compañía no cuenta con políticas de compras las cuales
determinarían las cantidades y frecuencias de pedidos, sino por lo contrario cada uno de
los insumos presenta alta volatilidad en el proceso de adquisición.
Actualmente el proceso es realizado en un trabajo conjunto entre el jefe de planta y el
personal de compras. El jefe de planta realiza un trabajo empírico de observación a los
niveles de inventarios, esta situación involucra una serie de dificultades, como no percibir
las cantidades exactas de inventario, tanto de madera como de otros insumos. Posterior a
la revisión el jefe de planta determina sin una justificación técnica que se debe o no
realizar un pedido de materias primas. Si el personal de planta ha considerado que los
niveles de inventarios son bajos o nulos, este procede a comunicarle a compras que
requiere un determinado volumen de materiales. El volumen de materiales no
corresponde a un dato acertado o previamente identificado, solo es estimado por la
experiencia que tiene el jefe de planta.
Por esta razón se ha diseñado una estrategia de mejoramiento del proceso de ejecución
de compras que permitirá:
Establecer estrategias colaborativas entre la empresa como productora y los
proveedores.
Identificar cómo comprar
Determinar los niveles de inventario y mantenerlos dentro de unos límites
estandarizados.
Identificar el momento adecuado para realizar pedidos de materias primas.
Establecer el volumen de pedido adecuado.
Estandarizar el proceso de compras de la empresa.
Posterior a las estrategias de identificación y definición de especificaciones, dónde se ha
logrado identificar qué se compra y a la estrategia de desarrollo de gestión con
proveedores la cual ha permitido identificar a quien comprar es necesario desarrollar la
estrategia de ejecución de compras, la cual dará claridad de cómo ejecuta el proceso de
compras.
La empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, en la actualidad cuenta con
información de sus clientes respecto al pronóstico de pedido, esto quiere decir que los
clientes están enviando trimestralmente el pronóstico de pedido el cual es confirmado
entre 10 a 15 días antes de iniciado determinado periodo. El pedido formal por parte de
los clientes en la mayoría de ocasiones responde exactamente al pronóstico enviado
previamente, si presenta variación es aproximadamente el 5%. Está información se ha
despreciado en el proceso de planeación del abastecimiento y más específicamente en
las actividades de identificación de necesidad en compras. Las sincronización de
proveedores, productor y clientes no se ha ejecutado, y realizar este ejercicio permitiría a
la compañía desarrollar planes de abastecimiento los cuales impactaría el nivel de
49
servicio, reduciría las paras en el área de producción, los faltantes de materiales, entre
otros.
Debido a estas problemáticas identificadas en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA
se ha desarrollado una estrategia que consiste en su primera etapa en la ejecución de
una planeación conjunta del abastecimiento, luego la identificación de necesidades en
base a un sistema de inventarios y herramientas de ingeniería y por último la descripción
de la ejecución del proceso de compras.
Etapa 1: Planeación conjunta del abastecimiento
Para la empresa maderera es importante integrar a todos los miembros que intervienen
en la cadena de suministro, la finalidad de esta actividad es intercambiar información que
ofrezca visibilidad a todos los miembros y mejore el flujo de producto a lo largo de esta.
En la ilustración se evidencia como cada uno de los implicados en la cadena logística
intervienen en el funcionamiento de los otros. Dada esta situación la compañía debe
diseñar estrategias de colaboración con proveedores que permitan mejorar el desempeño
en la planeación del abastecimiento y ejecución de compras.
Ilustración 12: Sincronización cadena logística. Fuente: (Cannella, Ciancimino, Framinan, & Disney, 2010)
Como se ha mencionado anteriormente se cuenta con información clara de parte de los
clientes, sobre el comportamiento de las solicitudes de embalajes en madera. La empresa
maderera al contar con el pronóstico de ventas cuenta con la información necesaria para
determinar los niveles de inventarios que se requerirán para responder a las necesidades
de los clientes. Con esta información la compañía debe determinar en colaboración con
proveedores las cantidades y frecuencias de pedidos, la finalidad es garantizar el
abastecimiento oportuno a la compañía. El suministro de esta información en el trabajo de
sincronización desde clientes a proveedores permitirá a proveedores diseñar su
planeación interna, para la programación de los requerimientos de materia prima que
tenga Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Estos acuerdos colaborativos deben ser desarrollados con todos los proveedores
previamente seleccionados para cada materia prima o insumo que conforman los
productos terminados de la compañía. El cálculo de las cantidades requeridas de cada
material debe realizarse según el pronóstico de ventas, información suministrada por
Proveedores Productor Cliente
50
clientes, para luego utilizar la herramienta previamente desarrollada de lista de materiales
(BOM) para determinar las cantidades que requerirán de cada materia prima.
A continuación se presenta un ejemplo sobre el pronóstico enviado por Cristalería Peldar
para el primer trimestre de 2014:
Tabla 13: Pronostico Cristalería Peldar. Fuente, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Pronóstico Cristalería Peldar.
MES Americana
(Pino) Bananera
(Pino). Brazil
(eucalipto)
ene-14 1200 500 1200
feb-14 2500 1000 800
mar-14 2600 1600 2000
A partir de esta información es posible determinar los requerimientos mensuales de
materia prima. A continuación se presenta un ejemplo de los requerimientos de materiales
(madera y puntilla) para la producción de las referencias (Americana, Bananera y Brazil)
de Cristalería Peldar.
Tabla 14: Requerimiento de materiales. Fuente: Autor
Requerimiento de Materiales.
MES Pino (m3). Eucalipto (m3) Puntilla 2 1/4 Pul (und)
ene-14 148,0 59,6 1.734.000
feb-14 252,6 39,7 2.193.000
mar-14 291,5 99,3 3.162.000
En esta etapa de la estrategia la compañía estará en capacidad de conocer los
requerimientos de cada materia prima e insumo, así de esta manera podrá desarrollar el
trabajo de sincronización con proveedores proporcionándoles esta información,
permitiéndoles desarrollar su planeación interna, asegurando existencias de materiales en
la planta de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. El flujo de esta información son
parámetros establecidos previamente en la estrategia de gestión con proveedores, en
dónde se especificara mediante la contratación estas actividades y se ajustará el medio
de comunicación entre las partes para hacer conocer y entender la informa suministrada
por la compañía. Posterior a la determinación de los requerimientos mensuales partiendo
de los pronósticos enviados por clientes, se debe ajustar el abastecimiento de materias
primas de la empresa maderera el cual se desarrollara en base al sistema de inventario
que más adelante se presentará.
Con miras de garantizar el proceso de reabastecimiento efectivo, es necesaria la
colaboración y comunicación permanente entre las partes, además es importante
desarrollar planes flexibles por si se presentan cambios imprevistos a los requerimientos
51
de materias primas e insumos, con el fin de no generar contratiempos y retrasos frente a
la capacidad de respuesta de los proveedores.
Con la articulación de clientes, productor y proveedores se obtiene visibilidad sobre los
requerimientos de materiales para determinado periodo en base a los pronósticos de
pedido enviados por clientes, pero no se tiene certeza del momento oportuno de pedir
partiendo de la capacidad de los proveedores y el lead time de los mismos. Identificando
esta situación es indispensable desarrollar un sistema de inventarios y herramientas que
permitan determinar los puntos de reabastecimiento de materias primas, garantizando las
existencias de materiales y eliminando paras en el área de producción.
Etapa 2: Sistema de inventarios
El nivel de inventarios hace representación entre la oferta y demanda. El modelo de
inventario, consiste en políticas, controles desarrollados con el fin de mantener el registro
de los niveles de material almacenados en determinado lugar.
Un sistema de inventarios debe estar en capacidad de ordenar y recibir los bienes,
además entre su funcionamiento debe coordinar y colaborar con las ordenes de pedido de
materiales y rastrear efectivamente lo que se ha ordenado, los volúmenes y el
responsable. El modelo de inventarios debe responder preguntas como: ¿Qué
disponibilidad de materiales posee la planta? ¿Qué volumen será el óptimo a pedir? ¿Los
proveedores reciben efectivamente las solicitudes de pedido? ¿Han sido despachados los
productos? ¿Existen procedimiento para determinar que se cumplan las especificaciones
del pedido o sea devuelto en caso de incumplimientos? (Guerrero Salas, 2010).
Un sistema de inventario le proporciona a la compañía una estructura organizacional y
políticas operativas para mantener y controlar las existencias de inventarios. En este se
busca mantener actualizado toda la información referente a órdenes de pedido y
recepción de insumos, establecer el momento para realizar los pedidos y llevar un registro
de lo que se pidió. El objetivo final de un sistema de inventarios es mantener el control
sobre cada pieza del inventario y garantizar los registros exactos de las existencias
disponibles (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2009).
Partiendo de las necesidades de la compañía es necesario mantener niveles de inventario
que mejoren el servicio al cliente y reduzca los costos en que se incurren. Para control de
esta situación se deben establecer los límites máximos y mínimos, el fin de determinar
estas limitaciones es controlar las cantidades que se encuentran en la bodega de la
empresa.
52
Ilustración 13: Limite máximo y mínimo (Guerrero 2010).
El objetivo de mantener un límite máximo es garantizar que el tiempo de vida del producto
no se vea amenazado por la acumulación de existencias en la planta de la empresa. La
política de la empresa es producción por lotes, las cantidades producidas en la actualidad
responde a los requerimientos de los clientes.
Inicialmente debe calcularse el límite máximo, definido por la siguiente ecuación:
Se tiene en cuenta el consumo de materias primas máximo en un determinado periodo,
esto quiere decir que se debe determinar cuál es el pedido demandado por los clientes de
mayor volumen de los periodos estudiados. El lead time hace referencia a la variabilidad
sobre las cantidades de pedido de determinado periodo, las cuales son acordadas con
proveedores. La idea es que la frecuencia de pedido a clientes sea la misma frecuencia
de pedido a proveedores.
Por otro lado para determinar el límite mínimo de inventario, se debe tomar cuenta la
capacidad del proveedor (lead time) de abastecimiento y el inventario estadístico de
seguridad como se evidencia en la siguiente ecuación:
El inventario de seguridad hace referencia a un nivel de protección de inventarios de
materias primas frente al comportamiento de la demanda. Está definido en base al nivel
de servicio, la variabilidad de la demanda y el lead time de proveedores.
√
Como se pudo dar evidencia en la ecuación y en base a la teoría de modelos de
inventarios el objetivo es no mantener un sesgo hacia uno de los límites (límite máximo,
53
límite mínimo), sino por lo contrario mantener los niveles de inventario promedio. La
metodología para calcular el inventario promedio se expresa en la siguiente formula:
Además es importante determinar el punto de pedido partiendo del lead time de
proveedores y el inventario de seguridad, a continuación se evidencia como calcularlo:
Con el desarrollo de esta metodología se le va a permitir a Manufacturas en Maderas
Cimitarra LTDA el control de las existencias de materias primas en bodega. La
importancia de ejecutar este plan es garantizar que no se presentaran agotamientos de
materias primas en inventario, como se ha venido presentando en la actualidad. Además,
se evitará el excesivo acumulamiento de materiales los cuales pueden repercutir en
problemáticas de liquidez.
Posterior a extender un trabajo colaborativo entre los miembros de la cadena, la cual
permitirá tener visibilidad de los requerimientos con el fin de desarrollar estrategias
internamente y de desarrollar un sistema de inventario el cual garantizara existencias de
materias primas para desarrollar los procesos productivos, se debe describir el proceso de
identificación de necesidad.
Identificación de Necesidades
Como se ha mencionado en el diagnostico el proceso de compra de materias primas e
insumos responde al trabajo empírico del jefe de planta. La propuesta de mejoramiento de
la planeación de abastecimiento pretende reducir y eliminar una serie de problemáticas
identificadas. Para responder el cómo se compra en la empresa maderera se ha
desarrollado un modelo el cual permite determinar los niveles máximos y mínimos de
materias primas, además, evidenciar el inventario promedio determinando este como el
ideal.
En la consecución de estas ideas, se propone que el jefe de planta siga encargado de la
identificación de los momentos de reabastecimiento de materias primas e insumos
apoyado en el sistema de inventarios propuesto y las herramientas que se presentaran a
continuación:
1. Control de inventarios de materia prima
2. Compras de materia prima
Control de inventarios de materia prima
Para el control de inventarios de materia prima se propone desarrollar una hoja de cálculo
en Excel la cual permitirá al jefe de planta actualizar la información de entrada de materias
primas y además entregar un número de unidades al área de producción para ejecutar el
54
proceso productivo diario. Esta herramienta informática le permitirá al jefe de planta
identificar los niveles de inventario exactos en bodega de cada una de las materias
primas. Partiendo de esta información clara y oportuna el jefe de planta estará en
condiciones de determinar en base al sistema de inventario y al registro del formato las
unidades y momentos reabastecerse.
Esta hoja de cálculo permite determinar el encargado de la actividad, además, desarrollar
un formato independiente por materias primas (madera, puntilla, pintura, preventol). La
hoja de cálculo consiste en lo siguiente: permite identificar el número de la transacción,
fecha en que se ejecuta el movimiento ya sea de entrada de materias primas o la salida
de las mismas, entregadas al área de producción para ejecutar procesos productivos y
por último se cuenta con una cacilla de las existencias de materiales en bodega. A
continuación se presenta el uso del formato desarrollado en Excel.
Figura 7: Control de inventarios de materia prima. Fuente: Autor
En esta estrategia se han determinado los niveles máximos y mínimos de inventario, por
esta razón con esta herramienta informática el jefe de planta podrá tener información
oportuna y confiable de las existencias y en base al sistema de inventario determinar el
momento de realizar el plan de compras de materia prima el cual involucra el momento
justo para realizar el pedido y el volumen de reabastecimiento.
A continuación se presentará un ejemplo para desarrollar la implementación del uso de
los sistemas de inventarios máximos y mínimos. Partiendo de los pronósticos
suministrados por Cristalería Peldar para el primer trimestre de 2014 como se evidencia
55
en la tabla 10 se va a desarrollar la herramienta de máximos y mínimos para la materia
prima madera pino, con el fin de demostrar la utilidad de la estrategia.
Se cuenta con la siguiente información con base al pronóstico suministrado, para el primer
trimestre de 2014:
Ilustración 14: Limite máximo, limite mínimo (Guerrero 2010), modificado.
Se ha logrado determinar para el pronóstico de Cristalería Peldar los limites máximos,
mínimos y el inventario promedio de la madera pino. El jefe de planta según el plan de
producción entrega materias primas al proceso productivo para cumplir con la meta diaria
de producción establecida en la compañía por el gerente.
Contando con esta información el jefe de planta está en capacidad de determinar el punto
de pedido y la cantidad a pedir. El fin de haber calculado estas limitaciones es no permitir
que los inventarios sobrepasen alguna de las barreras, a continuación se presenta como
el jefe de planta debe determinar el momento de pedir y las cantidades con apoyo a la
herramienta diseñada en Excel de control de inventarios para Manufacturas en Maderas
95 m3
30 m3
62,5 m3
56
Cimitarra LTDA. Con apoyo de las siguientes ecuaciones se puede calcular el punto de
pedido y la cantidad optando por el reabastecimiento hasta el límite máximo.
De esta manera el jefe de planta podrá determinar el punto de pedido y la cantidad a pedir
de las materias primas. El personal debe actualizar a diario el formato de control de
inventarios de Materia prima. A continuación se evidencia el apoyo de la herramienta de
control de inventarios de materia prima:
Tabla 15: Ejemplo Madera Pino. Control de inventarios materia prima. Fuente: Autor
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA
CONTROL DE INVENTARIOS - MATERIA PRIMA
ELABORADO POR:
TIPO DE MATERIAL: Madera PINO
UNIDAD DE MEDIDA: m3
No. Fecha Entrada Salidas Existencias
1 50
1 3 47
2 4 43
3 3 40
4 4 36
5 3 33
6
3 30
7 65 95
8 5 90
Teniendo en cuenta la información hallada anteriormente (limite máx. y min), el lead time
semanal del proveedor se puede observar que para la primera fecha las existencias
fueron de 50 m3, se decide reabastecimiento teniendo en cuenta que el punto de pedido
es 82 y en el momento se encuentra por debajo. El punto de pedido es en la fecha 1 y el
material está llegando a la semana dado el lead time del proveedor, en la fecha 7 llegan
65 unidades con la finalidad de mostrar como abastecerse al límite máximo de
inventarios.
Se ha desarrollado un ejemplo básico para identificar el manejo de la herramienta para
madera de pino. El jefe de planta debe siempre mantener los niveles de inventario de
materias primas entre los límites máximos y mínimos, lo ideal sería el inventario promedio.
Como se tiene información del lead time de proveedores el jefe de planta está en
condiciones de identificar el reabastecimiento de materias primas. Garantizando como se
ha mencionado anteriormente la existencia de materiales.
57
Compras de materia prima
Posterior al desarrollo del sistema de inventarios y el formato de control de inventario
donde el jefe de planta estará en capacidad de identificar oportunamente las existencias
de materias primas en bodega para realizar el reabastecimiento de las mismas. Se
propone un formato en una hoja de Excel el cual debe ser responsabilidad del jefe de
planta diligenciarlo. Este formato contiene información de la fecha en la cual se identificó
que debe realizarse el pedido, nombre del responsable, número de registro, las
especificaciones del material o los materiales en base a las fichas técnicas previamente
desarrolladas y la cantidad de pedido, además se deja opcional una cacilla en caso que
se desee hacer alguna observación.
A continuación se puede evidenciar la propuesta de formato Orden de compra de
materias primas:
Ilustración 15: Orden de compra, materias primas. Fuente: Autor
58
Posterior al desarrollo del formato por el jefe de planta este debe enviarlo al personal de
compras con el fin de realizar el pedido formal a proveedores.
Para el desarrollo de estas actividades por parte del jefe de planta se debe comprar un
computador, este ordenador debe tener acceso a internet, además, debe tener la licencia
para el uso de Excel. Por otro lado, se debe capacitar al jefe de planta respecto al
funcionamiento del sistema de inventarios y al uso correcto de estas herramientas.
Etapa 3: Ejecución de compras
El personal de compras debe encargarse de realizar el pedido a proveedores. La persona
encargada debe comunicarse vía telefónica con el proveedor e indicarle respecto a la
solicitud de materias primas, posterior a este ejercicio debe enviar vía correo electrónico
la orden de compra, el paso a seguir es obtener la confirmación por parte del proveedor
de la solicitud, confirmar precio, fecha, pago y hora de entrega.
4.1.1.4. Verificación de materia prima adquirida
Hasta este momento se ha logrado identificar Qué se está comprando, a quien se compra,
cómo se compra, pero es importante para el desarrollo de la propuesta de mejoramiento
de la planeación del abastecimiento identificar que se compra.
Posterior a la confirmación del pedido por las partes y de la fecha de entrega por parte del
proveedor, se debe desarrollar una verificación del producto comprado en el momento de
su entrega en las instalaciones de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, el fin de
ejecutar esta actividad es verificar los materiales comprados respecto a la promesa de
entrega en primera instancia y calidad posteriormente.
La verificación de los productos comprados respecto a la promesa de entrega es
determinar si el proveedor ha cumplido con los tiempos, fechas de entregas y unidades
solicitadas, ya que en numerales anteriores se ha desarrollado una previa selección y
evaluación de proveedores donde se estimaron unos parámetros en negociación respecto
a precio, capacidad, lead time, entre otros. El objetivo de realizar esta actividad es para
una posterior evaluación del desempeño de los proveedores, ya que el reiterado
incumplimiento de estos puede perjudicar el funcionamiento de la planeación del
abastecimiento propuesta y además esta información va ser de gran utilidad en el
posterior proceso de evaluación de proveedores.
Por otro lado debe desarrollarse una verificación del producto comprado ya sea madera
(pino o eucalipto), puntillas, preventol, pintura, respecto a su calidad. En la definición de
especificaciones en la propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento se
desarrollaron fichas técnicas, las cuales permiten identificar específicamente las materias
primas que requiere la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA para
desarrollar sus productos con los más altos estándares de calidad. La solicitud de
compras de materia prima enviada a proveedores contiene información clara de los
materiales necesarios para cumplir con las exigencias en calidad de los clientes. Esta
verificación de la calidad de los productos adquiridos permitirá determinar la recepción de
59
los mismos y además permitirá desarrollar la posterior evaluación del desempeño de
proveedores.
Esta estrategia de la propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento de
la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA busca responder a la pregunta de
qué se compró y es la recolección de la información necesaria para la posterior
evaluación de los proveedores seleccionados en la estrategia de gestión con
proveedores.
Para la verificación del producto comprado se ha desarrollado un formato el cual permitirá
evaluar cualitativa y cuantitativamente el desempeño de los proveedores. Este formato
debe ser diligenciado por el jefe de planta y entregado al gerente para su posterior
evaluación. A continuación se presenta la herramienta:
Tabla 16: Verificación de producto terminado. Fuente: Autor
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
VERIFICACION PRODUCTO COMPRADO
FECHA
ELABORADO POR
NUMERO DE REGISTRO
PROVEEDOR
MATERIAL
Criterio 0 3 5
Fecha de entrega
Hora
Cantidad de producto
Corte
Humedad
Textura y Calidad
Con esta herramienta se podrá verificar el desempeño de los proveedores, ejercicio que
debe ser ejecutado por gerencia. La herramienta presenta una sección de evaluación
cuantitativa en una escala de 0 a 5, donde 0 es la calificación más baja y 5 la más alta. A
continuación se evidencian los criterios para la evaluación de la herramienta de
verificación del producto comprado, donde se puede determinar qué valor debe usarse
por cada criterio según las características de la materia prima, en este ejemplo se
identificara la madera de Pino.
Tabla 17: Criterio de evaluación, Madera Pino, Verificación producto comprado. Fuente: Autor
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
VERIFICACION PRODUCTO COMPRADO
FECHA
ELABORADO POR
60
NUMERO DE REGISTRO
PROVEEDOR
MATERIAL: Madera Pino
Criterio 0 3 5
Fecha de entrega 2 días en adelante del acuerdo 1 días después del acuerdo Fecha acordad
Hora Entrega en horas de la noche Entrega en horas de la tarde
Hora estimada (horas de la mañana)
Cantidad de producto
Faltantes por más del 10% de las unidades
Faltantes entre el 1% y el 10% de las unidades Totalidad de unidades
Corte Moto serrado medidas distintas en las puntas
Motoserrado Medidas iguales puntas Maquina desorilladora
Humedad Madera cortada 7 días Madera cortada 15 días Madera Cortada más de 15 días
Textura y Calidad Con manchas y rugoso Con manchas o rugoso Sin manchas liso
4.1.1.5. Pago de Obligaciones
Esta estrategia consiste en ejecutar responsable y correctamente las negociaciones
desarrolladas con proveedores. En la estrategia de gestión con proveedores se desarrolló
una negociación luego de seleccionar un grupo de ellos que se ajustaban a las
necesidades de la empresa maderera en una serie de rubros (financiación, calidad,
capacidad) superando el porcentaje determinado como los adecuados. Esta negociación
se plasmó en una contratación luego de reuniones ejecutivas entre proveedor y la
empresa como productora, en esta contratación se plasmaron numerales donde las partes
coincidieron de acuerdo al pago y otros elementos. Por esta razón la empresa maderera
debe cumplir con las exigencias y repercusiones legales que lleva el no cumplir con sus
obligaciones con proveedores de materias primas.
Posterior a la realización del pago estipulado previamente en la estrategia de gestión con
proveedores se debe desarrollar la evaluación del desempeño de proveedores.
4.1.1.6. Evaluación desempeño de proveedores
En la estrategia de verificación del producto comprado se desarrolló una herramienta la
cual permite al jefe de planta plasmar en un formato una serie de elementos críticos del
desempeño de un proveedor. Entre estos elementos presentes en el formato se
encuentra: el cumplimiento con las fechas y horas estimadas de entrega, la entrega del
volumen solicitado por la compañía, la calidad de los productos, tomando como referencia
la madera principal materia prima de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, el corte,
las medidas y humedad. El jefe de planta debe desarrollar el diligenciamiento del formato
el cual posteriormente es entregado a gerencia.
61
Para evaluar el desempeño de proveedores como se mencionó anteriormente en la
estrategia de gestión con proveedores en el numeral 6 de evaluación proveedores, hace
referencia que se deben analizar un número de factores para determinar el cumplimiento.
Entre estos aspectos se debe determinar el nivel de cumplimiento del contrato, la atención
a devoluciones y el desempeño de la entrega y calidad de materiales.
La finalidad de esta estrategia es que gerencia en base a los criterios mencionados y a la
herramienta diligenciada por el jefe de planta evalué cuantitativamente a los proveedores
y estime su nivel de cumplimiento porcentualmente.
La propuesta de esta estrategia es que gerencia en base al formato desarrollado por el
jefe de planta denominado “verificación del producto comprado” (ver tabla 16) adelante la
evaluación cuantitativa del desempeño de cada uno de los proveedores, con la finalidad
de obtener el nivel de cumplimiento de los elementos adelantados en la negociación,
obteniendo un porcentaje de desempeño total para categorizar la evaluación como se
presenta a continuación:
Tabla 18: Categorización evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
Adecuado. Mayor 80%
Proveedor por mejorar 60% a 80%
Periodo de prueba 50% a 60%
No continuar con proveedor Menor 50%
La evaluación del desempeño de proveedores la debe realizar el gerente, se propone
realizar este ejercicio trimestralmente. El porcentaje obtenido por el proveedor va a ser
determinante para la toma de decisiones respecto a cada uno, ya sea de madera,
puntillas, preventol o pintura. De esta manera la empresa y gerencia estarán en capacidad
de evaluar cuantitativamente el desempeño de los proveedores y tener visibilidad, con
una herramienta sencilla de evaluación la cual en el momento de llegada de matrerías
primas debe ser ejecutada.
Luego de la categorización del desempeño de los proveedores se debe hacer una reunión
ejecutiva entre las partes donde se debe comunicar la calificación estimada por la
empresa al proveedor, esta actividad también debe desarrollarse trimestralmente en el
momento que se ejecuta la evaluación por gerencia. Los representantes de la empresa
maderera deben describirle al proveedor la situación en la que se encuentra para la
compañía de acuerdo a la tabla 18 donde se presenta que decisión se debe tomar en
referencia a la calificación obtenida. Por ejemplo un proveedor puede entrar en un periodo
de prueba luego de haber obtenido una calificación en el 50 y 60%, como puede estar
ejecutando muy bien sus responsabilidades como proveedor de la compañía y estar sobre
el 80% en la calificación del desempeño.+
62
4.1.2. Descripción del proceso de abastecimiento propuesto
El desarrollo de esta propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento y de
cada una de las estrategias implícitas sugiere la modificación del proceso actual de la
compañía ya que este se ha considerado ineficiente.
A continuación se describe la propuesta del proceso de compras para Manufacturas en
Maderas Cimitarra LTDA:
Ilustración 16: Proceso propuesto planeación del abastecimiento y compras. Fuente: Autor
Bajo estas herramientas la compañía estará en capacidad de ejecutar una eficiente
planeación del abastecimiento y ejecutar adecuadamente el proceso de compra. En la
siguiente tabla se describe la situación propuesta para la planeación del abastecimiento
comparada con la situación actual.
Tabla 19: Situación actual, situación propuesta, Abastecimiento. Fuente: Autor.
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN PROPUESTA
Abastecimiento.
No se ha determinado en que momento realizar el pedido de materiales
El jefe de planta estará en condiciones de determinar las unidades y el momento de realizar pedidos
Faltantes en materiales Paradas en producción
No habrán faltante de materiales Reducción de paras en producción
Agotamiento de inventarios No se ha evaluado a los proveedores
Niveles de inventarios adecuados en bodega Se contara con información confiable de proveedores para determinar su estado y continuidad
4.2. Beneficio Cualitativo de la implementación de la propuesta de mejoramiento de
la planeación del abastecimiento y gestión con proveedores
Con la implementación de la propuesta de mejoramiento anteriormente descrita se dará
espacio a una serie de mejoras las cuales se expresaran cualitativamente:
El jefe de planta de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA estará en
condiciones de determinar las unidades y el momento de realizar pedidos
Identificación de
necesidades de
aprovisionamiento (Jefe de planta)
Desarrollo de
formato de
compras de MP
(Jefe de Planta)
Establecer
comunicación con
proveedor
telefónicamente
(Compras
Envío de solicitud,
correo electrónic
o (Compras
)
Recibir confirmac
ión del proveedor (precio, fecha de entrega, cantidad)
Confirmación del pedido
(Compras)
Recepción de MP y verificació
n de producto comprado
(Jefe de Planta)
Pago de obligacion
es
Evaluación
desempeño del
proveedor
(Gerencia)
63
Se reducirán hasta el punto de eliminar los faltantes de materia prima en el área
de producción
Se reducirán las paradas en la planta de producción
Se evitara incurrir en sobre costos por la adquisición de materias primas
Se tendrá información confiable de cada proveedor (capacidad, leed time, entre
otros)
Niveles de inventario adecuados en bodega.
Se definen los proveedores que cumplen con las especificaciones de las materias
primas requeridas por la compañía.
La confianza del proveedor respecto a la empresa maderera será mayor.
Los procesos en planeación del abastecimiento y gestión con proveedores están
estandarizados.
Incrementará la percepción en calidad y responsabilidad de los clientes respecto a
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
4.3. Beneficio Cuantitativo de la implementación de la propuesta de mejoramiento
de la planeación del abastecimiento y gestión con proveedores
Incremento de Ingresos:
Con la propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento es posible el
incremento de los ingresos. Como se había mencionado en el diagnostico en un periodo
de 6 meses registrado por el jefe de planta se presentaron 19 eventos, un total de 59
horas, en los cuales el área de producción se quedó sin alguna materia prima para
continuar con sus actividades. Con la propuesta se eliminaría esta situación y se estaría
en capacidad de fabricar 2478 unidades, representando ingresos superiores a los 126
millones de pesos teniendo como ejemplo la situación mencionada, calculando utilidad de
65 millones de pesos. Vale la pena resaltar que este fue un registro de un semestre,
anualmente se podría considerar el doble de unidades no producidas y dejadas de
facturar por la empresa maderera.
Reducción de costos
Con la propuesta se alcanza la reducción sobre los costos de mano de obra, logísticos,
los cuales se detallaran a continuación.
La propuesta permite reducir hasta eliminar los sobre costos en la adquisición de materias
primas, evento que en la actualidad se presenta. Estos sobre costos se habían calculado
entre el 5 y el 7%, los cuales impactaban la utilidad del embalaje en un 1,5%
aproximadamente. La reducción de estos sobre costos le permitiría a la compañía adquirir
el m3 de madera por $5460 pesos menos. A continuación se evidencia la reducción en
costos en la cual incurriría la compañía en la ejecución de la propuesta de mejoramiento
para los volúmenes de compra de madera de pino del registro de ventas para Cristalería
Peldar del año 2013:
64
Tabla 20: Producción embalajes pino. Fuente: Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA
Producción de Embalajes en Pino
MES AMERICANA BANANERA
ene-13 1800 1900
feb-13 800 400
mar-13 2200 1500
abr-13 1200 1200
may-13 1500 1400
jun-13 1800 1700
jul-13 500 800
ago-13 1000 1000
sep-13 1500 1300
oct-13 600 600
nov-13 500 900
dic-13 900 800
14300 13500
cm3 embalaje 62500 47000
cm3 893750000 634500000
m3 893,75 634,5
Total 1.528
Sobre costo 7.488.425
La empresa maderera incurrió en sobre costos por la adquisición del metro cubico de pino
en aproximadamente $ 7.488.425 anual. Esta situación se eliminaría con la propuesta de
mejora de la planeación del abastecimiento.
Tabla 21: Porcentaje de reducción: Fuente: Autor
COSTO MADERA PINO.
Situación Actual Situación Propuesta
% de Reducción
$ 102900 $ 98000 -5%
Bajo la situación propuesta se reduciría el incremento detectado en el diagnóstico,
reducción del 5% respecto a la situación actual.
Por otro lado, con la propuesta de mejora, se presentaría una reducción en los costos
logísticos. En la actualidad la compañía no conoce el valor de su inventario y además no
existe un modelo de inventarios el cual permita conocer con exactitud este valor, que se
65
decidió calcular respecto al costo de aprovisionamiento. En la siguiente tabla se evidencia
el salario actual por ordenar, se incluye al jefe de planta y la persona encargada de
compras, se determinó el número de horas a la semana dedicadas a la elaboración de
pedidos, según lo manifestado por cada uno. El personal de compras manifiesta que parte
del tiempo lo gasta consiguiendo proveedores, los cuales suministren al mejor precio y los
más pronto posible las materias primas.
Tabla 22: Salario mensual por ordenar actual. Fuente: Autor
Cargo Salario Horas de
trabajo a la semana
Horas dedicadas a la elaboración de
pedidos
Salario por hora
Salario semanal por
ordenar
Jefe de Planta $1.800.000 40 12 $11.250 $135.000
Compras $1.200.000 40 20 $7.500 $150.000
Total Salario Hora / Semana $18.750 $285.000
SALARIO MENSUAL POR ORDENAR ACTUAL $1.140.000
En la siguiente tabla se detalla los cambios que se obtendrían con el desarrollo de la
propuesta de mejora en la cual se calcula se lograría una reducción de 7 horas para el
jefe de planta y 14 horas para el personal de compras. Esto es debido al uso de las
herramientas propuestas donde el jefe de planta no tendría que ir a revisar en repetidas
ocasiones los niveles de inventario en bodega de materia prima, sino tendría
conocimiento claro de las existencias en el computador que se propone comprar.
Además, la compañía habría adelantado negociaciones con un grupo de proveedores de
materias primas y se han determinado parámetros en el proceso de compra en previas
reuniones ejecutivas con proveedores, esto le representaría la reducción en el tiempo de
ejecución de las tareas al personal de compras.
Tabla 23: Salario mensual por ordenar propuesto. Fuente: Autor.
Cargo Salario Horas de
trabajo a la semana
Horas dedicadas a la elaboración de
pedidos
Salario por hora
Salario semanal por
ordenar
Jefe de Planta $1.800.000 40 5 $11.250 $56.250
Compras $1.200.000 40 6 $7.500 $45.000
Total Salario Hora / Semana $18.750 $101.250
SALARIO MENSUAL POR ORDENAR ACTUAL $405.000
Tabla 24: Porcentaje de reducción. Fuente: Autor
salario mensual por elaboración de
pedidos.
Situación Actual
Situación Propuesta
% de Reducción
$1.140.000 $405.000 -64,47%
66
Con la implementación de la propuesta de mejora, la reducción de horas significaría una
reducción en los costos de mano de obra del 64,47% respecto a la situación actual.
En la siguiente tabla se observa la cantidad de horas que se dedicaron a producción en el
primer semestre de 2013, teniendo en cuenta que la falta de materiales ha sido una
constante en la empresa maderera y fueron 59 horas que las líneas de producción
CIMITARRA e IMANDINA dejaron de producir.
Tabla 25: Horas producción y costo por unidad actual. Fuente: Autor.
Criterio. Valor
Total Horas Canceladas por operario. 1152
Total horas para en producción 59
Total horas Trabajadas 1093
Total operarios 18
Costo Mano de obra 1152 horas trabajador $66.528.000
Total unidades producidas enero - junio 2013 38064
Costo por Unidad $1.748
Para el primer semestre de 2013 se realizó la producción de 38064 unidades por un costo
de mano de obra de $ 66.528.000, estimando el costo de producir una unidad en $ 1.748.
La presentada anteriormente es la situación actual de la compañía, a continuación se
evidencia la situación propuesta, en la cual en el desarrollo de la propuesta de mejora de
la planeación del abastecimiento se eliminarían las paras de producción por el problema
de faltantes de materiales.
Tabla 26: Horas producción y costo por unidad propuesto. Fuente: Autor.
Criterio. Valor
Total Horas Canceladas por operario. 1152
Total horas para en producción 0
Total horas Trabajadas 1152
Total operarios 18
Costo Mano de obra 1152 horas trabajador $66.528.000
Total unidades producidas enero - junio 2013 40542
Costo por Unidad $1.641
Tabla 27: Porcentaje de reducción: Fuente: Autor.
Costo de mano de obra por unidad. Situación Actual
Situación Propuesta
% de Reducción
$1.748 $1.641 -6,12%
67
Se puede observar en la situación propuesta que el costo de mano de obra de producir
una unidad de embalaje de madera se reduciría a $1.641, representando una reducción
del 6,12%, eliminando las paradas en área de producción debido a los faltantes de
materia prima.
4.4. Costos y gastos de la implementación de la propuesta de mejoramiento de la
planeación del abastecimiento y gestión con proveedores
Para implementar la propuesta de mejora inicialmente se debe adquirir un computador el
cual estaría a cargo del jefe de planta, además en necesario realizar una capacitación en
herramientas informáticas referentes a aplicaciones en Microsoft Excel el cual permita la
ejecución de las herramientas descritas en la propuesta de mejora. Para esta actividad de
capacitación se propone a un Ingeniero Industrial, personal idónea en diseño de las
herramientas. Para el desarrollo de la capacitación se estima un total de 160 horas donde
el costo por hora es de $ 22.000.
Por otro lado, es necesario adquirir la licencia de Microsoft Excel por un costo de $
500.000 y el computador representa un costo de $ 969.000. El costo total de la inversión
se presenta en la siguiente tabla:
Tabla 28: Inversión implementación propuesta. Fuente: Autor.
INVERSION.
Capacitación $3.520.000
Computador $969.000
Software $500.000
TOTAL $4.989.000
Por otro lado, es indispensable para la propuesta de mejora de la planeación del
abastecimiento y gestión con proveedores involucrar los costos indirectos del personal
responsable de ejecutar las herramientas en la compañía. El personal que debe ejecutar
las herramientas descritas en el presente trabajo son: Jefe de planta, compras y Gerente
general.
Como se ha descrito en la propuesta de mejora de los procesos de planeación del
abastecimiento y gestión con proveedores el personal de compras y el jefe de planta
invertirán menos tiempo en la elaboración de pedidos con las herramientas descritas,
motivo por el cual no se involucrará en los costos y gastos de inversión de la propuesta ya
que el actual trabajo desarrollado en la compañía es el que continuarán ejecutando y no
habrá un trabajo adicional para este personal. Sin embargo el jefe de planta y el gerente
general deben ejecutar nuevas tareas descritas en el presente trabajo , dando uso a las
herramientas propuestas. A continuación se dará evidencia de los costos indirectos de
este personal para la ejecución de las actividades propuestas.
68
Tabla 29: Horas dedicas al registro de formatos. Fuente: Autor.
Cargo.. Salario Horas de
trabajo a la semana
Horas dedicadas al registro de
formatos
Salario por hora
Salario semanal por
registro
Jefe de Planta $1.800.000 40 8,5 $11.250 $95.625
Total Salario Hora / Semana $11.250 $95.625
SALARIO MENSUAL POR REGISTRO DE FORMATOS $382.500
Tabla 30: Horas dedicadas a la evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
Cargo.. Salario Horas de
trabajo a la semana
Horas dedicadas a la evaluación de proveedores
Salario por hora
Salario semanal por
evaluar
Gerente General
$5.800.000 40 3 $36.250 $108.750
Total Salario Hora / Semana $36.250 $108.750
SALARIO MENSUAL POR EVALUACION DE PROVEEDORES $435.000
Como se puede dar evidencia en la tabla 29 el jefe de planta debe invertir 8,5 horas
semanales en la ejecución de las herramientas planteadas en el presente trabajo. Se ha
estimado este tiempo teniendo en cuenta el registro del control de inventarios y la
verificación de producto comprado, estrategias planteadas en la propuesta de mejora de
la planeación del abastecimiento y gestión con proveedores. El registro de orden de
compra es un ejercicio que ya venia ejecutando el jefe de planta y con el presente trabajo
se ha logrado disminuir el tiempo dedicado a estas actividades.
Por otro lado, como se puede observar en la tabla 30 el gerente general debe dedicar 3
horas semanales para la ejecución de las herramientas de selección y evaluación de
proveedores y a la vez el trabajo trimestral de evaluación del desempeño de proveedores.
El tiempo estimado por semana contempla la ejecución de estas actividades.
4.5. Indicadores de Gestión
Las actividades pueden medirse con parámetros que al ser enfocados en la toma de
decisiones son señales para monitorear la gestión, de esta manera es posible evaluar los
resultados de una gestión frente a sus objetivos, metas y responsabilidades. Los
indicadores de gestión son la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de
un proceso, el cual permite ser comparado con un nivel de referencia para evidenciar la
desviación del mismo con el fin de tomar acciones correctivas o preventivas (Rincon
Bermudez, 1998).
Los indicadores de gestión deben ser claros, confiables y debe agregar valor al proceso
sobre el cual se está implementando. Estos indicadores se caracterizan por tener una
69
identificación, se desarrollan bajo fórmulas matemáticas con el fin de dar cálculo bajo una
cierta unidad de medida.
En el desarrollo de la propuesta de mejora de la planeación del abastecimiento y gestión
con proveedores desarrollada anteriormente se ha logrado reducir y eliminar una serie de
problemáticas hallas en la empresa Manufacturas en maderas Cimitarra LTDA. Dado que
en la empresa no hay una cultura de gestión y por ende no se optó por un BSC, se
presentará a continuación unos indicadores para el control de las propuestas planteadas.
El fin del desarrollo de los indicadores de gestión propuestos es establecer un parámetro
de control sobre cada una de las propuestas planteadas en el presente trabajo. Los
indicadores de gestión deben ser desarrollados trimestralmente por gerencia.
1. Reducción de costos de inventario
Tabla 31: Indicadores de Gestión, reducir costos de inventario. Fuente: Autor.
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
Reducir costos de inventario
Porcentaje de variación de los costos de inventarios: costo de inventario actual - costo de inventario anterior/ costos de
inventario periodo anterior No definido 5%
2. Disminuir tiempos de pedir:
Tabla 32: Indicadores de gestión, disminuir tiempos de pedir. Fuente: Autor
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
Disminuir tiempos de
pedir
Porcentaje de variación en el tiempo: Tiempo en hacer los pedidos implementando la propuesta de mejoramiento -
tiempo en hacer los pedidos antes de la implementación * 100/ Tiempo de hacer los pedidos con la propuesta de mejora
No definido 90%
3. Disminuir costos de pedir:
Tabla 33: Indicadores de gestión, disminuir costos de pedir. Fuente: Autor
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
Disminuir costos de
pedir
Porcentaje de variación de costos de pedir: Costo de pedir actual - costo de pedir sin la propuesta de mejora *100/ Costo
de pedir actual No definido 4%
4. Disminuir Paradas en el área de producción
Tabla 34: Indicadores de gestión, disminuir paradas en el área de producción. Fuente: Autor
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
70
Disminuir Paradas en el
área de producción
Porcentaje de variación: Número de paradas en el área de producción con la propuesta de mejora - Número de paradas
anterior *100/ Número de paradas de producción con la propuesta de mejora
No definido 90%
5. Disminuir faltantes de materias primas
Tabla 35: Indicadores de gestión, disminuir faltantes de materias primas. Fuente: Autor.
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
Disminuir faltante de materias primas
Porcentaje de variación: Numero de eventos de faltantes de "r" materia prima con la propuesta de mejora - Numero de
faltantes de "r" materia prima anterior *100/ Numero de faltantes de "r" materia prima con la propuesta de
implementación
No definido 90%
6. Disminuir sobre costos en la adquisición de materias primas:
Tabla 36: Indicadores de gestión: Disminuir sobre costos en la adquisición de materias primas. Fuente: Autor.
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
Disminuir sobre costos
en la adquisición de materia
prima
Porcentaje de variación: Costo de "r" materia prima con la implementación de la propuesta de mejora - costo de "r"
materia prima anterior * 100/ Costo de "r" materia prima con la implementación de la propuesta de mejora
No definido 90%
4.6. Gestión con Clientes
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA no ha trabajado en negociaciones con clientes,
no se han establecido parámetros ni acuerdos que permitan un flujo de información claro
entre las partes facilitando el trabajo de la empresa maderera prestando el mejor servicio
a clientes.
Por esta razón si diseño una estrategia de mejoramiento para la gestión con clientes que
buscará:
1. Determinar las referencias de entrega y las fechas.
2. Establecer los pagos de facturas.
3. Acordar los descuentos por pronto pago
4. Establecer condiciones de entregas de faltantes
El cumplimiento de estos objetivos le significaría a Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA, trabajar en una serie de oportunidades de mejora:
1. Incremento del servicio al cliente
2. En la actualidad la empresa maderera no conoce con certeza cuando debe
entregar determinada referencia de embalaje ni tampoco la unidad a despachar.
71
Por ejemplo: Cristalería Peldar envía el pronóstico o hace solicitud de pedido por
cada referencia pero en esta no específica que embalajes se deben entregar y en
qué momento.
3. La empresa maderera se ha visto perjudicada por el pago de facturas entre 45 a
90 días, generándole graves problemas de liquidez, los cuales han representado
dificultades en la adquisición de materiales.
4. Actualmente el descuento por pronto pago es del 0,98% por parte de Cristalería
Peldar, para Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA este descuento es muy
alto, en referencia a Forestal de los Andes LTDA empresa de un hermano del
dueño de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, significándole dificultades
económicas. Con Postobon Y Ebel no existe políticas de pronto pago.
Adelantar esfuerzos en la gestión con clientes es de vital importancia para la actualidad
de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. Como se ha mencionado en el diagnóstico
de la compañía, gerencia ha considerado que la percepción del servicio de los clientes ha
disminuido al igual que el servicio al cliente. Desarrollar esta estrategia le permitirá a la
empresa gestionar la entrega de materiales con el fin de disminuir faltantes, además
desarrollar una gestión la cual beneficiaria a la compañía para el pago de facturas de
parte de clientes y la determinación para entrega de faltantes.
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA no ha adelantado ningún tipo de negociación o
ha determinado parámetros en las actividades con cliente. Esta situación no le ha
permitido a la compañía maderera mantener un nivel de servicio óptimo, además, la
empresa no ha podido establecer los criterios de entrega de las diferentes referencias que
maneja, ni el modo de pago de facturas lo cual le ha significado problemas de liquidez.
Por las diferentes problemáticas hallas y las oportunidades de mejora es recomendable
desarrollar un sistema que permita establecer criterios con clientes para ofrecerles un
mejor servicio y facilitar las actividades actuales en la empresa.
4.6.1. Planeación Gestión con Clientes
Según Ballou (2004) la gestión con clientes reúne una serie de aspectos trascendentales
para las compañías. La gestión relaciona desde el servicio hasta la determinación de
acuerdos relacionados con tiempos de entrega, pagos y comunicación, estableciendo
claras políticas para la relación cliente-productor.
Realizar una gestión con clientes adecuada involucra la identificación de elementos clave
del servicio al cliente de acuerdo al momento donde ocurre la transacción. Estos
elementos se agrupan en las categorías de pre transacción, transacción y pos
transacción.
Para la implementación de una propuesta que permita negociación adecuada con clientes
se propone seguir las siguientes etapas de implementación de la propuesta las cuales
deben ser ejecutadas por la alta gerencia o el personal idóneo:
72
Ilustración 17: Planeación gestión clientes. Fuente: Autor.
Etapa 1: Pre transacción
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA debe establecer un ambiente adecuado para el
servicio al cliente, el proceso pre-transaccional es la actividad donde la compañía
maderera presenta las mayores dificultades en la actualidad.
Para el desarrollo de esta estrategia se propone adelantar los siguientes pasos:
1. Reuniones ejecutivas
2. Desarrollo de cronograma
3. Cierre de negociación
Reuniones Ejecutivas
Inicialmente se debe desarrollar una declaración escrita, la cual debe adelantarse en
reuniones ejecutivas entre productor y clientes, este documento debe desarrollar los
estándares de políticas de servicio al cliente. La declaración debe involucrar aspectos
como tiempos de entrega de los bienes una vez se levanta el pedido, el procedimiento
para manejar devoluciones y ordenes atrasadas y métodos de envío, además, políticas
para proteger a los clientes de productos defectuosos, el manejo de reclamos, quejas y
devoluciones. Por otro lado determinar planes de contingencia para entregas de producto,
principal falla de la empresa maderera, establecer un medio de comunicación adecuado
en el proceso transaccional.
Desarrollo de Cronograma
Para el desarrollo de esta actividad pre-transaccional se propone desarrollar un
cronograma de entrega de producto a clientes. El objetivo es sugerir a clientes el uso de
esta herramienta y acordar como manejarla con la posibilidad que tanto clientes como la
empresa maderera tengan conocimiento de las necesidades del otro. Además esta
información se extendería a los procesos de aprovisionamiento de la compañía, para
desarrollar el trabajo colaborativo con proveedores, productor y clientes, de esta manera
se puede desarrollar el plan de abastecimiento descrito anteriormente. El cronograma
sería entregado por clientes con la información del pedido, esto quiere decir que así como
10 a 15 días antes de iniciado el periodo envían la solicitud de productos, además envíen
un cronograma de entregas por referencia al cual Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA debe regirse.
Cierre de Negociación
Pre - transacción Transacción Post -
transacción
73
En la pre transacción la empresa maderera debe negociar y dejar claridad en una
declaración escrita de los términos de pago de facturas, oportunidades de pronto pago y
el porcentaje de descuento de estos.
Estas actividades deben desarrollarse con el personal competente tanto de la empresa
productora como del cliente. El documento escrito debe ser aprobado por las partes, se
estipula el panorama de tiempo, se adquiere el compromiso de las responsabilidades y se
firma por el área o personal a cargo.
Desarrollar esta estrategia de cierre de negociación le permitiría en la medida de las
posibilidades a la empresa maderera re ajustar la negociación de pago de factura a
periodos menores de los manejados actualmente, además en este proceso pre-
transaccional se presta la oportunidad de negociar con Cristalería Peldar el descuento por
pronto pago, actualmente es del 0,98% el objetivo sería negociarlo por la mitad del
porcentaje, por otro lado, la compañía en esta etapa de la estrategia tiene la posibilidad
de negociar con Postobon y Ebel para adelantar políticas de pronto pagos y ajustar un
porcentaje adecuado de descuento por esta actividad.
Por ejemplo, si la empresa maderera en la facturación de 2013 solicitó en el 50% de los
casos el pago de facturas con la modalidad de pronto pago esto le habría significado lo
mostrado en la siguiente tabla:
Tabla 37: Descuentos pronto pago. Fuente: Autor
Facturación 2013 - descuentos pronto pago.
Periodo PELDAR. Descuento Pronto pago 0.98% Pronto pago 0,49% ene-13 $162.599.854,00 $796.739,28 $398.370
feb-13 $83.032.665,00 $406.860,06 $203.430
mar-13 $241.678.557,00 $1.184.224,93 $592.112
abr-13 $193.524.614,00 $948.270,61 $474.135
may-13 $223.439.543,00 $1.094.853,76 $547.427
jun-13 $246.357.088,00 $1.207.149,73 $603.575
jul-13 $126.373.996,00 $619.232,58 $309.616
ago-13 $125.450.655,00 $614.708,21 $307.354
sep-13 $195.606.740,00 $958.473,03 $479.237
oct-13 $103.143.140,00 $505.401,39 $252.701
nov-13 $166.021.042,00 $813.503,11 $406.752
dic-13 $96.525.442,00 $472.974,67 $236.487
Tot. $1.963.753.336,00 $9.622.391,35 $4.811.195,67
Descuento por pronto pago con 0,98% $9.622.391,35 Descuento por pronto pago con 0,49% $4.811.195,67
Diferencia $4.811.195,67
74
Al realizar la negociación y llegar a un acuerdo del reajuste del descuento por pronto pago
en el caso hipotético mostrado anteriormente se habría logrado evitar el descuento de
$4.811.195.
4.6.2. Sistema de Inventarios
Se propone que la empresa maderera desarrolle una estrategia de inventario de producto
terminado, la finalidad de esta actividad es contar con un inventario de seguridad de cada
una de las referencias de embalaje para estar listo en caso que un proveedor solicite de
entrega inmediata una de las referencias iniciado el periodo. Esto quiere decir por ejemplo
que si Cristalería Peldar confirma pedido de 1000 Americanas, 500 Bananeras y 1200
Brazil, la compañía tenga un inventario de todas las referencias por si Peldar decide
solicitar la entrega de 280 unidades de Americana al inicio del periodo.
Debido a que la vida útil de los productos terminados desarrollados por Manufacturas en
Maderas Cimitarra LTDA la cual es prolongada se propone para la definición de la política
de inventarios un modelo de revisión continua donde siempre es posible conocer el
inventario disponible.
El objetivo de este sistema de inventarios de producto terminado es que se tenga
conocimiento de las unidades de existencias en bodega. Se deben determinar los límites
máximos y mínimos, así como el inventario promedio el cual se considera como nivel
adecuado para establecer los volúmenes de inventario de producto terminado para
responder a las necesidades de los clientes. Se propone usar este stock para cumplir con
la situación mencionada anteriormente.
Sin embargo, en el proceso pre-transaccional se desea desarrollar acuerdos con clientes
para que en el momento que se realiza la confirmación de pedido actividad desarrollada
10 a 15 días antes de iniciado determinado periodo, se especifique un cronograma de
entrega de los embalajes en madera, cronograma al cual se debe ajustar la empresa
maderera para satisfacer las necesidades de los clientes.
Etapa 2 Transacción
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, no ha presentado mayores problemas
transaccionales con clientes, sin embargo esta actividad es de vital importancia ya que
garantizara la confianza de clientes luego de estimadas las políticas pre-transaccionales.
La transacción es un proceso que da como resultado directo la entrega del producto al
cliente, estableciendo los niveles de inventario, las formas de transacción y la
implementación de procedimientos para el procesamiento de pedidos. El personal de la
empresa debe prestar alta atención a cada uno de los aspectos transaccionales ya que
estos elementos afectan los tiempos de entrega, la precisión del cumplimiento de pedido,
la condición de los bienes por recibir y la disponibilidad del inventario. El objetivo de la
empresa es cumplir satisfactoriamente los acuerdos planteados en la declaración escrita y
los términos transaccionales deben estar bien lineados para no incurrir en fallas.
75
Etapa 3 Post transacción
Para garantizar la gestión con clientes la empresa maderera debe estar a la altura de los
procesos transaccionales, los cuales involucran: Proteger a los clientes de productos
defectuosos, proporcionar la devolución de empaque, manejar las reclamaciones, quejas
y devoluciones. Cada uno de estos servicios se presenta posterior a la venta del producto,
pero son elementos que deben planearse y desarrollarse desde la pre-transacción.
En el proceso pos-transaccional a Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, se le
propone el uso de un formato para la evaluación de su desempeño, el cual permitirá
verificar en este punto transaccional el estado y el nivel de cumplimiento de la declaración
escrita, además, del cronograma desarrollado y de la negociación final, elementos
acordados en las políticas pre-transaccionales.
Este formato de evaluación debe ser desarrollado por el gerente y debe ejecutarse
trimestralmente, además, debe involucrar los siguientes aspectos estipulados en las
políticas, tanto para clientes como productor.
Tabla 38: Evaluación desempeño, gestión con clientes. Fuente: Autor.
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA
GESTION CON CLIENTES.
EVALUACION DESEMPEÑO
CLIENTES
Actividad Cumple No cumple Descripción
1 Especificación pedidos
2 Numero de referencias
3 Acuerdos financieros
4 Comunicación
PRODUCTOR
Actividad Cumple No cumple Descripción
1 Entregas
2 Productos defectuosos
3 Manejo reclamaciones
4 Devoluciones
Con el desarrollo de la propuesta de mejora en la gestión con clientes y la ejecución de
cada una de las herramientas descritas anteriormente se reduciría y eliminaría las
problemáticas diagnosticadas en la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. A
continuación se describe la situación actual de la compañía en la distribución de su
producto terminado a clientes y un paralelo con la situación propuesta.
Tabla 39: Situación actual, situación propuesta gestión con clientes. Fuente: Autor
SITUACIÓN ACTUAL. SITUACIÓN PROPUESTA
76
Distribución
Incumplimiento en los tiempos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega
Faltantes en las entregas de producto
Reducción y eliminación de faltantes por entrega a clientes
Nivel de servicio variable Incremento del nivel de servicio
4.7. Beneficio Cualitativo de la implementación de la propuesta de mejora de la
gestión con proveedores
Con la implementación de la propuesta de mejoramiento anteriormente descrita se dará
espacio a una serie de mejoras las cuales se expresaran cualitativamente:
Incremento de la percepción del servicio por parte de los clientes.
Aumento en la confianza de los clientes por los procesos internos de Manufacturas
en Maderas Cimitarra LTDA.
Se determina el momento de entrega de las referencias solicitadas por clientes
Incremento de ingresos.
Disminuir dificultades por liquidez
4.8. Beneficio Cuantitativo de la implementación de la propuesta de mejora de la
gestión con proveedores
Incremento de Ingresos
Se determinara con la propuesta de mejora de la gestión con clientes el manejo de los
faltantes. Esto quiere decir que en caso que no se entregue el total de unidades
solicitadas se acordara en la negociación un acuerdo del total o de un porcentaje de
faltantes. Esta situación le representaría a la empresa maderera un incremento en sus
ventas y por ende en los ingresos. A continuación se hace el cálculo teniendo como
referencia si se hubiese podido entregar los faltantes para el periodo comprendido entre
enero a diciembre de 2013 de las referencias Americana y Bananera de Cristalería
Peldar.
Tabla 40: Pedido Vs entregas Cristalería Peldar (Americana y Bananera). Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra (Colmenares, 2014)
PEDIDO Vs ENTREGAS CRISTALERIA PELDAR
MES AMERICANA BANANERA
PED 1 (und) Entregas (und)
PED 2 (und) Entregas (und)
ene-13 2000 1950 1900 1900
feb-13 1000 900 400 400
mar-13 2500 2200 1500 1300
abr-13 1200 1200 1200 1000
may-13 1500 1500 1600 1500
jun-13 2200 2000 2000 1920
77
jul-13 1000 1000 1000 1000
ago-13 1200 1200 1000 1000
sep-13 1500 1490 1500 1300
oct-13 600 600 600 600
nov-13 1000 900 900 900
dic-13 900 900 800 700
16600 15840 14400 13520
TOTAL 760 880
El valor unitario de la estiba Americana para uso de exportación de Cristalería Peldar es
de $ 59,740 y el valor unitario de la estiba Bananera para uso de exportación de
Cristalería Peldar es de $ 50,161. Se ha logrado determinar para el año 2013 las unidades
no entregadas por la compañía. A continuación se presentaran 2 escenarios: en el
primero se desarrollara el beneficio cuantitativo si la empresa Manufacturas en Maderas
Cimitarra LTDA lograra un acuerdo de la entrega de la totalidad de faltantes, y en el
segundo escenario la entrega del 50% de faltantes.
Tabla 41: Faltantes. Fuente: Autor
AMERICANA BANANERA
Faltantes Valor Unitario Valor total Faltantes Valor
Unitario Valor total
Escenario 1 760 $59.740 $45.402.400 880 $50.161
$44.141.680
Total Beneficio
$89.544.080
AMERICANA BANANERA
Faltantes 50% Valor Unitario Valor total Faltantes
50% Valor
Unitario Valor total
Escenario 2 380 $59.740 $22.701.200 440 $50.161
$22.070.840
Total Beneficio
$44.772.040
Se puede evidenciar que adelantando la gestión con clientes en ese rubro se llega a
obtener un alto beneficio en las ventas anuales. En la totalidad de entregas de faltantes
par las referencias Americana y Bananera en el año 2013 se lograría una venta de $ 89,
544,080 y en el 50% de acuerdo con Cristalería Peldar se obtendrían ventas por $ 44,
772,040. Hay que tener en cuenta que se ha desarrollado una estrategia para mantener
un inventario de producto terminado en base a limites máximos y mínimos con el fin de no
incurrir en faltantes, pero adelantar negociación con los clientes en este criterio le va
generar altos beneficios a la compañía como los presentados anteriormente.
Por otro lado, como se mencionó en el desarrollo de la propuesta de mejora para la
gestión con proveedores, adelantar negociaciones de pronto pago con clientes le permitirá
a la compañía maderera percibir un beneficio en sus ingresos. Como se mencionó
78
Forestal de los Andes LTDA empresa de un hermano del dueño tiene una negociación por
descuento de pronto pago menor a la vigente por Manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA. El desarrollo de esta actividad le representara el siguiente beneficio a la compañía:
Tabla 42: Porcentaje de incremento por reducción de descuento pronto pago. Fuente: Autor
Costo por pronto pago Situación Actual
Situación Propuesta
% de Incremento
$9.622.391 $4.811.195 50%
Beneficio el cual podría percibir anualmente.
Por último se ha considerado que el desarrollo de la propuesta de mejora de la gestión
con proveedores permitirá el incremento del nivel de servicio de la empresa maderera. El
desarrollo de la gestión, el cronograma, negociación y el sistema de inventario se estima
el aumento en la capacidad de respuesta a los clientes. A continuación se evidencia el
incremento con la propuesta:
Tabla 43: Porcentaje de incremento, nivel de servicio. Fuente: Autor.
Nivel de servicio Situación Actual
Situación Propuesta
% de Incremento
91% 98% 7%
Se presentaría un incremento de 7 puntos porcentuales con la implementación de la
propuesta de mejora.
4.9. Costos y Gatos de la implementación de la propuesta de mejora de la gestión
con clientes
Se ha considerado que los costos y gastos de implementación de esta propuesta
responden al trabajo que debe ejecutar el gerente general para el desarrollo de la gestión
con clientes, la cual abarca desde las reuniones ejecutivas y el desarrollo de las actas
escritas hasta la posterior evaluación en la pos-transacción de los parámetros
establecidos en la pre-transacción y la ejecución de las actividades en el proceso
transaccional. A continuación se evidencian los costos en los cuales incurriría la empresa
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA por el desarrollo de las herramientas descritas
en la propuesta de mejoramiento de la gestión con proveedores.
Tabla 44: Horas dedicadas a la gestión con clientes. Fuente: Autor.
Cargo Salario Horas de
trabajo a la semana
Horas dedicadas a la
gestión con clientes
Salario por hora
Salario semanal por
gestión
Gerente General
$5.800.000 40 4 $36.250 $145.000
79
Total Salario Hora / Semana $36.250 $145.000
SALARIO MENSUAL POR EVALUACION DE PROVEEDORES $580.000
Como se puede dar evidencia en la tabla 44 el gerente general de la compañía debe
invertir 4 horas semanales promedio para la ejecución de la propuesta de gestión con
clientes, las cuales contemplan el proceso pre-transaccional de negociación, desarrollo de
cronograma y cierre de negociación hasta la posterior evaluación trimestral del
desempeño de las actividades pre-transaccionales y transaccionales. El tiempo estimado
por semana contempla la ejecución de estas actividades.
4.10. Indicadores de gestión
Las actividades pueden medirse con parámetros que al ser enfocados en la toma de
decisiones son señales para monitorear la gestión, de esta manera es posible evaluar los
resultados de una gestión frente a sus objetivos, metas y responsabilidades. Los
indicadores de gestión son la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de
un proceso, el cual permite ser comparado con un nivel de referencia para evidenciar la
desviación del mismo con el fin de tomar acciones correctivas o preventivas (Rincon
Bermudez, 1998).
Se presentará a continuación unos indicadores para el control de las propuestas
planteadas. El fin del desarrollo de los indicadores de gestión propuestos es establecer un
parámetro de control sobre cada una de las propuestas planteadas en el presente trabajo.
Los indicadores de gestión deben ser desarrollados trimestralmente por gerencia.
1. Nivel de servicio
Tabla 45: Indicadores de Gestión, Aumento del nivel de servicio. Fuente: Autor
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
Aumentar del nivel de servicio
Porcentaje de variación: Total unidades entregadas con la propuesta de mejora - total de unidades entregadas anteriormente * 100 / total
de unidades entregadas con la propuesta de mejora
No definido 98%
2. Pedidos entregados a tiempo
Tabla 46: Indicadores de gestión, pedidos entregados a tiempo. Fuente: Autor
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
Pedidos entregados a tiempo
Porcentaje de variación: Numero de pedidos entregados a tiempo * 100/ total de pedidos
realizados No definido 95%
80
3. Faltantes de Materiales
Tabla 47: Indicadores de Gestión, Faltante de materiales. Fuente: Autor
OBJETIVO INDICADOR LINEA BASE META
Faltantes de materiales
Porcentaje de variación: Número de unidades de pedido * 100/ Unidades totales solicitadas
No definido 95%
5. EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA
PLANEACIÓN DEL ABASTECIMIENTO; GESTIÓN CON PROVEEDORES Y
GESTIÓN CON CLIENTES
Para el desarrollo del análisis económico se tuvo en cuenta el impacto generado por:
Incremento de ingresos:
Se obtendría una utilidad de 65 millones por la venta de embalajes en madera dejados de
producir en determinado periodo estudiado en el desarrollo de la propuesta de mejora de
la planeación del abastecimiento y gestión con proveedores, además se pudo identificar
en la propuesta de mejora de la gestión con clientes que los acuerdos en la negociación
en la entrega de faltante le pudieron significar hasta ventas aproximadas de 90 millones
de pesos para el año 2013, calculando una utilidad estimada de 45 millones de pesos en
confrontación con la información suministrada por gerencia.
Reducción de costos:
Con la propuesta se alcanza la reducción sobre los costos de mano de obra, logísticos,
los cuales se detallaran a continuación.
Se obtiene una reducción en los sobre costos generados por la adquisición de materias
primas a granel y proveedores los cuales no se han sometido a un proceso de selección y
evaluación de proveedores como se ha indicado en la propuesta de mejora de la
planeación del abastecimiento y gestión con proveedores en Manufacturas en maderas
Cimitarra LTDA. La implementación de la propuesta representaría una reducción
porcentual del 5%
Tabla 48: Porcentaje de reducción, costo madera pino: Fuente: Autor
COSTO MADERA PINO.
Situación Actual Situación Propuesta
% de Reducción
$ 102900 $ 98000 -5%
Bajo la situación propuesta se reduciría el incremento detectado en el diagnóstico,
reducción del 5% respecto a la situación actual.
81
Por otro lado, con la propuesta de mejora, se logra obtener una reducción en el costo de
elaboración de pedidos como se evidencia en la siguiente tabla
Tabla 49: Porcentaje de reducción, por elaboración de pedido Fuente: Autor
salario mensual por elaboración de
pedidos.
Situación Actual
Situación Propuesta
% de Reducción
$1.140.000 $405.000 -64,47%
Con la implementación de la propuesta de mejora, la reducción de horas significaría una
reducción en los costos de mano de obra del 64,47% respecto a la situación actual.
Además es posible reducir el costo de fabricación unitario de mano de obra con el
desarrollo de la propuesta de mejoramiento, ya que se reducirían las paradas en el área
de producción y se garantizarían existencias en inventarios e materia prima, a
continuación se da evidencia de la reducción porcentual.
Tabla 50: Porcentaje de reducción, mano de obra por unidad de producto: Fuente: Autor.
Costo de mano de obra por unidad. Situación Actual
Situación Propuesta
% de Reducción
$1.748 $1.641 -6,12%
Se puede observar en la situación propuesta que el costo de mano de obra de producir
una unidad de embalaje de madera se reduciría a $1.641, representando una reducción
del 6,12%, eliminando las paras del área de producción.
Por último es posible el incremento del nivel de servicio con la implementación de la
propuesta de gestión con clientes, a continuación se evidencia el incremento porcentual
de la implementación.
Tabla 51: Porcentaje de incremento, nivel de servicio. Fuente: Autor.
Nivel de servicio Situación Actual
Situación Propuesta
% de Incremento
91% 98% 7%
Se evidencia que en la actualidad es del 91% con la propuesta se presentaría aun
incremento de 7 puntos.
Inversión
Para implementar la propuesta de mejora inicialmente se debe adquirir un computador el
cual estaría a cargo del jefe de planta, además en necesario realizar una capacitación en
herramientas informáticas referentes a aplicaciones en Microsoft Excel el cual permita la
ejecución de las herramientas descritas en la propuesta de mejora. Para esta actividad de
capacitación se propone a un Ingeniero Industrial, personal idónea en diseño de las
82
herramientas. Para el desarrollo de la capacitación se estima un total de 160 horas donde
el costo por hora es de $ 22.000.
Por otro lado, es necesario adquirir la licencia de Microsoft Excel por un costo de $
500.000, a continuación se describe:
Tabla 52: Descripción licencia Microsoft Excel. Fuente: Autor.
Software. Descripción Precios
Microsoft Excel empresarial Proveedor Tiendas de tecnología. Colombia
Calcula o pronostica un valor futuro a través de los valores existentes. La predicción del valor es un valor y teniendo en cuenta un valor x. Los valores conocidos son valores x y valores y existentes, y el nuevo valor se pronostica utilizando regresión lineal. Esta función se puede utilizar para realizar previsiones de ventas, establecer requisitos de inventario o tendencias de los consumidores.
Paquete de Microsoft Office para 1 instalación
Desarrollo de macros
$500.000 Desarrollo de formatos básicos
Desarrollo de hojas de Calculo
Se propone la compra del siguiente computador para el desarrollo de las actividades del
jefe de planta:
Tabla 53: Descripción computador. Fuente: Autor.
Equipo Descripción Precio
Computador de escritorio COMPUMAX AMD A 3300 Ktronix Colombia
Windows 8
$ 969.000
Procesado: AMD APU A -3300
Sistema Operativo: Windows 8
Memoria: 4GB
Disco Duro: 500GB
Pantalla: LED 18,5 Pul
Garantía: 12 meses
El calculo de la inversión para la compra del computador, la adquisición del software y la
capacitación es el siguiente:
83
Tabla 54: Inversión: Fuente: Autor
INVERSION.
Capacitación $3.520.000
Computador $969.000
Software $500.000
TOTAL $4.989..000
Costos y Gastos
Los costos y gastos de la implementación de la propuesta de mejora de los procesos de
planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes en
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, están determinados por el tiempo invertido por
el personal involucrado en la ejecución de los procesos y herramientas descritas en el
desarrollo de las propuestas. A continuación se evidencian los costos mensuales en los
cuales incurriría la compañía maderera.
Tabla 55: Salario mensual ejecución propuesta. Fuente: Autor.
Actividad Responsable Salario Horas de
trabajo a la semana
Horas dedicadas
Salario por hora
Salario semanal
Registro de Formatos
Jefe de Planta
$1.800.000 40. 8,5 $11.250 $95.625
Evaluación de proveedores
Gerente General
$5.800.000
40 3 $36.250 $108.750
Gestión con clientes
Gerente General
$5.800.000
40 4 $36.250 $145.000
Total Salario Hora / Semana $83.750 $349.375
SALARIO MENSUAL EJECUCION PROPUESTA $1.397.500
Como se observa en la tabla 55 el costo mensual para la ejecución de las herramientas
propuestas es de $ 1.397.500, representados en el tiempo invertido por el personal para
el desarrollo completo de la propuesta.
A continuación se dará evidencia de la viabilidad de la implementación de la propuesta de
mejora de los procesos de planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y
gestión con clientes en la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Tasa Activa mínima: Para el cálculo del VPN, se tomó una tasa de oportunidad anual del
10%, tasa que fue recomendada por el dueño de la empresa el señor Walfrando Forero
Bejarano.
Tabla 56: VPN. Fuente: Autor
84
Mes 0 1 2 3 4 5 6
INGRESOS $85.000.000 $87.500.000 $90.000.000 $91.000.000 $93.000.000 $95.000.000
COSTO $1.397.500 $1.397.500 $1.397.500 $1.397.500 $1.397.500 $1.397.500
UTILIDAD ANT IMPU $83.602.500 $86.102.500 $88.602.500 $89.602.500 $91.602.500 $93.602.500
IMPUESTOS $27.588.825 $28.413.825 $29.238.825 $29.568.825 $30.228.825 $30.888.825
UTILIDAD DESP IMPU $56.013.675 $57.688.675 $59.363.675 $60.033.675 $61.373.675 $62.713.675
INVERSION $4.989.000
FLUJO DE CAJA $4.989.000 $56.013.675 $57.688.675 $59.363.675 $60.033.675 $61.373.675 $62.713.675
VPN $ 262.700.187,18
La implementación de la propuesta de mejora, le permite a la empresa incrementar sus
ingresos. La inversión que se realizaría se recupera en el primer mes, generando un VPN
para los primeros 6 meses de $ 262.700.187.
6. CONCLUSIONES
En el presente trabajo se ha logrado realizar una propuesta de mejora de los procesos de
planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes. Se han
desarrollado una serie de estrategias las cuales tienen como principal objetivo reducir y
eliminar los efectos negativos en el buen funcionamiento de las áreas involucradas en la
propuesta.
En la propuesta de mejora de la planeación del abastecimiento se han desarrollado
estrategias, la finalidad es que la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA con
la implementación de la misma tenga visibilidad e información confiable de lo que se
compra en la compañía, pasando por la determinación de las especificaciones técnicas de
las materias primas para determinar en una propuesta de mejora de los procesos de
gestión con proveedores la clasificación de los productos en base a la matriz de Kraljic y
la categorización de los proveedores según la naturaleza de las materias primas.
Posterior a la categorización desarrollar una exhaustiva selección y evaluación de
proveedores, en donde se dejan las herramientas necesarias para la implementación de
la propuesta en el presente trabajo. Por otro lado, en el desarrollo de la propuesta de
planeación del abastecimiento, se sugiere posterior a la determinación de ¿qué se
compra? Y ¿a quien se compra? En la empresa maderera, implementar las estrategias
desarrolladas de identificación de necesidades, la cual busca determinar ¿Cómo
comprar? En base a un sistemas de inventarios de máximos y mínimos, apoyado en una
herramienta desarrollada en Excel la cual debe estar a cargo del jefe de planta,
permitiéndole registrar y determinar las existencias exactas de las materias primas en la
compañía, identificando el momento oportuno y el volumen adecuado de abastecimiento
85
de materiales, además, el jefe de planta en la propuesta tendrá a disposición un formato
(Orden de compra) el cual debe ser implementado en la empresa para realizar los pedidos
en base a las necesidades técnicas de los materiales con capacidad de especificar
información relevante para la ejecución de la orden de compra. Posterior al pedido, se
propone un formato para verificar el producto comprado, esta herramienta busca calificar
cuantitativamente el desempeño de los proveedores y el nivel de cumplimiento de los
parámetros y negociación establecida en el proceso de gestión con proveedores, con el
fin de que gerencia trimestralmente en base a esta herramienta desarrolle la evaluación, y
este en capacidad para la toma de decisiones de continuar o no continuar trabajando con
determinado proveedor.
Por otro lado, se desarrolló una propuesta de mejora de la gestión con clientes la cual
abarca desde los procesos pre-transaccionales en la negociación hasta la pos-transacción
en el seguimiento y evaluación de los parámetros establecidos en la pre-negociación y en
la transacción con clientes. La propuesta busca desarrollar inicialmente una negociación
con los clientes para el uso de cronogramas, establecimiento de medios de comunicación,
determinación de acuerdos financieros, pronto pago, atención a ordenes atrasadas y
faltantes, en segundo lugar, ejecutar correctamente los principios establecidos en la pre-
transacción para desarrollar una posterior evaluación a cargo de gerencia, con una
herramienta presentada en la propuesta para evaluar el nivel de cumplimiento de los
procesos pre-transaccionales por parte de clientes y principalmente la empresa maderera.
Buscando incrementar el nivel de servicio.
En el cumplimiento de esta propuesta de mejora de la planeación del abastecimiento,
gestión con proveedores y gestión con clientes en manufacturas en Maderas Cimitarra
LTDA se aplicaron herramientas de Ingeniería industrial, en busca de presentar
propuestas para cada una de las problemáticas halladas, con planes que se ajusten a las
condiciones y necesidades de la compañía, y trabajar de forma íntegra con la finalidad de
lograr la efectividad de los procesos involucrados en el presente trabajo. Con la presente
propuesta es posible lograr la eliminación de los problemas identificados en el
diagnóstico, tales como las paradas en el área de producción, los faltantes de materias
primas, sobre costos en adquisición de materias primas, el agotamiento de inventarios, el
incumplimiento en la entrega de pedidos y el bajo nivel de servicio.
Por último, realizada la evaluación financiera del proyecto se deja evidencia de la
viabilidad de este, recuperando la inversión en el primer mes de trabajo, además
presentando un incremento en las utilidades de la compañía.
7. RECOMENDACIONES
Toda la estructura desarrollada en el planteamiento de una propuesta de mejora
para la planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con
clientes es un trabajo de implementación al corto plazo, el cual debe ser evaluado.
Se recomiendo el desarrollo de la evaluación periódicamente estipulada en
parámetros de tiempo identificados en el trabajo de grado. Posterior a la completa
86
implementación es recomendable desarrollas estrategias de gestión empresarial y
cultura organizacional.
Se recomienda a Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, desarrollar la
automatización de los formatos y herramientas presentadas en la propuesta de
mejora. Adelantar y desarrollar programación, por ejemplo, en Excel con macros
para el posterior uso de las herramientas bajo un sistema automático, de fácil
manejo e interpretación.
Debido a la amplitud del estudio, es recomendable profundizar en cada una de las
metodologías tratadas. Por otro lado es indispensable el compromiso de la
empresa para la ejecución de la propuesta de mejora.
Se recomienda desarrollar un trabajo de ingeniería de procesos en el área de
producción para estandarizar tiempos y movimientos.
Se recomienda a Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, desarrollar un trabajo
investigativo para la ejecución de embalajes en materiales distintos a la madera.
En la actualidad grandes empresas han dejado a un lado el uso de estibas en
madera para usar polímeros o embalajes desarrollados con desperdicios de llantas
de caucho. Por otro lado, la empresa maderera contando con los equipos se
recomienda desarrollar otros tipos de embalaje como guacales y carretes, lo cual
le permitiría aumentar su portafolio de productos y entrar a nuevos mercados.
8. BIBLIOGRAFÍA
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87
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Heizer, J., & Render, B. (2004). Principios de administración de operaciones. Mexico
PEARSON Educaction.
9. ANEXOS
Anexo 1: Lista de materiales BOM
Estiba Americana PINO
88
Estiba Bananera PINO
Estiba Brazil EUCALIPTO
Madera
(65932
+24000)
(cm3)
Puntilla (186)
ESTIBA
AMERICANA (Pino)
Pintura logo
(1)
Nivel 0
Nivel 1 Preventol (1)
Madera (42912 +
16250) (cm3) Puntilla (186)
ESTIBA BANANERA
(Pino)
Pintura logo (1)
Nivel 0
Nivel 1 Preventol (1)
Madera (47200 +
21300) (cm3) Puntilla (186)
ESTIBA BRAZIL
(Eucalipto)
Pintura logo (1)
Nivel 0
Nivel 1 Preventol (1)
89
ANEXO 2: Fichas Técnicas
Ficha Técnica Pino
FICHA TECNICA
Pinus Pátula SCHLECHT ET CHAM
Nombre común Foto
Pino
Propiedades de la madera
Color: Albura es blanquecina a amarillenta claro
Veteado: Suave con líneas longitudinales oscuras
Textura: Ligeramente gruesa e irregular por la presencia de bandas de madera temprana amplias y blandas
Propiedades físicas y mecánicas
Anhidria Mediana
Básica
Densidad 0,48 (g/cm3) 0,43 (g/cm3)
Radial Tangencial
Contracción Normal
1,80% 3,74%
Especificaciones
Diámetro 40 - 60 (cm)
Piezas 10*10*300 (cm)
Ficha Técnica Eucalipto
FICHA TECNICA
EUCALYPTUS
Nombre común Foto
90
Eucalipto
Propiedades de la madera
Color: Albura es blanquecina a amarillenta claro
Veteado: Rugoso de corteza dura
Textura: Gruesa e irregular
Propiedades físicas y mecánicas
Anhidria Mediana
Básica
Densidad 1100 (Kg/m3) 1100 (Kg/m3)
Radial Tangencial
Contracción Normal
2,20% 4,01%
Especificaciones
Diámetro 40 - 60 (cm)
Piezas 10*10*300 (cm)
Ficha Técnica Puntilla
FICHA TECNICA
Clavo Pata Atornillada HK
Nombre común
Foto
Clavo 2 1/4 Pul
91
Propiedades
Calibre: 12,5
Clavo: Pata atornillada
Longitud: Desde 75mm. A 100mm
Usos
Construcción y reparación de pallets de madera, ensamblaje de cajas de madera, armadura, forooexterior/ cubierta base del techo, subsuelos, terrazas exteriores de
madera
Especificaciones
Diametro 2 1/4 Pulg
Material Acero
Ficha Técnica Preventol
FICHA TECNICA
Preventol P 100
Nombre comun Foto
Preventol
Propiedades del Preventol
Ingrediente activo: Aproximadamente 99% de bromo, 2 nitrogeno, 1,3 diol (BNPD, INCI; bronopol)
Descripción del producto: Polvo
Valores Característicos
Punto de Fusión min 125C
92
Humedad Residual max 0,5%
Valor pH 4 - 7 (al 10% en agua)
Salubridad (Aprox 23C)
Agua: 28%
Metanol: 89%
Etanol 56%
Isopropanol 41%
Etilenglicol 61%
Propilengicol 52%
Dipropilenglicol 48%
Rango de Estabilidad
Preventol P 100 se utilizara preferentemente en medios ácidos a ligeramente alcalinos. Con alcalinidades altas (mayores 8,5 - 9), especialmente si los tiempos de almacenaje son largos hay que contar con pérdidas de ingrediente activo.
Recomendaciones
El principio activo Bronopol de Preventol P 100 puede utilizarse según las recomendaciones XIV y XXXVI de la Comisión de Plásticos del BgVV para proteger las dispersiones plásticas contra la putrefacción y como agente auxiliar en la fabricación de papeles y cartones para envases de alimentos.
Precaución
Adoptar las medidas de protección y seguridad recomendadas en general para el manejo de productos químicos. Uso de ropa protectora, gafas y guantes de protección
ANEXO 3: Pareto estiba Bananera
Clase Clase Frecuencia
1 MADERA 50,53%
2 COSTO SECADO 12,03%
3 MANO DE OBRA 8,36%
4 CLAVO 4,98%
5 MAQUINARIA 3,76%
6 COSTO FINANCIERO 3,62%
7 COSTO PREVENTOL 3,61%
8 TRANSPORTE 2,87%
9 ENERGIA 2,51%
10 PINTURA 1,50%
11 MONTACARGA 1,46%
12 ARRIENDO 1,25%
13 MANTENIMIENTO 1,17%
14 ADMINISTRACION 0,82%
15 CONTABILIDAD 0,58%
16 COSTO OFICINA 0,54%
17 AFILILADO 0,40%
y mayor... 12,03% 0
93
ANEXO 4: Periodo de pedidos no cumplidos
Periodo de pedidos no cumplidos
Periodo PELDAR POSTOBON EBEL
ene-13 No cumplió No cumplió
feb-13 Cumplió No cumplió Cumplió
mar-13 No cumplió No cumplió Cumplió
abr-13 No cumplió No cumplió No cumplió
may-13 No cumplió No cumplió No cumplió
jun-13 No cumplió No cumplió No cumplió
jul-13 No cumplió Cumplió No cumplió
ago-13 No cumplió Cumplió No cumplió
sep-13 No cumplió No cumplió No cumplió
oct-13 Cumplió No cumplió No cumplió
nov-13 No cumplió No cumplió No cumplió
dic-13 Cumplió Cumplió
Tot. No cumplió 9 8 9
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
120,0%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
MA
DER
A
CO
STO
SEC
AD
O
MA
NO
DE
OB
RA
CLA
VO
MA
QU
INA
RIA
CO
STO
FIN
AN
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ENER
GIA
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MO
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TO
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MIN
ISTR
AC
ION
CO
NTA
BIL
IDA
D
CO
STO
OFI
CIN
A
AFI
LILA
DO
Fre
cue
nci
a
Costo
ESTIBA BANANERA
94
% Part. 75% 80% 75%
PUJ– BG Normas para la entrega de Tesis y Trabajos de grado a la Biblioteca General – Junio de 2013
1
ANEXO 3 BIBLIOTECA ALFONSO BORRERO CABAL, S.J.
DESCRIPCIÓN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO FORMULARIO
TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO
Propuesta de mejoramiento de los procesos de planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA
SUBTÍTULO, SI LO TIENE
AUTOR O AUTORES
Apellidos Completos Nombres Completos
Rodian David Rojas Tapias
DIRECTOR (ES) TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO
Apellidos Completos Nombres Completos
Sandino Neira Rafael Eduardo
FACULTAD
Ingeniería
PROGRAMA ACADÉMICO
Tipo de programa ( seleccione con “x” )
Pregrado Especialización Maestría Doctorado
x
Nombre del programa académico
Ingeniería Industrial
Nombres y apellidos del director del programa académico
Olga Lucia Araoz Cajiao
TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE:
Ingeniero Industrial
PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial):
CIUDAD AÑO DE PRESENTACIÓN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO
NÚMERO DE PÁGINAS
Bogotá D.C. 2014 94
TIPO DE ILUSTRACIONES ( seleccione con “x” )
Dibujos Pinturas Tablas, gráficos y
diagramas Planos Mapas Fotografías Partituras
x
SOFTWARE REQUERIDO O ESPECIALIZADO PARA LA LECTURA DEL DOCUMENTO Nota: En caso de que el software (programa especializado requerido) no se encuentre licenciado por la Universidad a través de la Biblioteca (previa consulta al estudiante), el texto de la Tesis o Trabajo de Grado quedará solamente en formato PDF.
PUJ– BG Normas para la entrega de Tesis y Trabajos de grado a la Biblioteca General – Junio de 2013
2
MATERIAL ACOMPAÑANTE
TIPO DURACIÓN (minutos)
CANTIDAD FORMATO
CD DVD Otro ¿Cuál?
Vídeo
Audio
Multimedia
Producción electrónica
Otro Cuál?
DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVE EN ESPAÑOL E INGLÉS Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J en el correo [email protected], donde se les orientará).
ESPAÑOL INGLÉS
Planeación del abastecimiento Supply planning
Gestión con proveedores Suppliers’ management
Gestión con clientes Customer’s management
RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLÉS (Máximo 250 palabras - 1530 caracteres)
Se ha desarrollado una propuesta de mejora para los procesos de planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, en la cual se identifica el diagnóstico de la empresa y se desarrollan estrategias con el fin de disminuir los elementos críticos hallados para la posterior evaluación financiera. Con la implementación de las propuestas de planeación del abastecimiento y gestión con proveedores y clientes, se permitirá tener visibilidad de los procesos, identificando qué se compra en la empresa, a quien se compra, cómo se compra, con apoyo de herramientas informáticas en Microsoft Excel, las cuales deben ser ejecutadas por el jefe de planta. Por otro lado, se determinaron los elementos y herramientas claves para la ejecución de una correcta selección y evaluación de proveedores, en la cual se especifican los parámetros para la posterior evaluación del desempeño. Por último, en la propuesta de mejora de la gestión con clientes, se desarrollan estrategias desde los procesos pre-transaccionales hasta los pos-transaccionales, donde se permita la determinación de acuerdos financieros, condiciones de pronto pago, atención a órdenes atrasadas y la evaluación del desempeño de la compañía. Con la presente propuesta es posible lograr la eliminación de los problemas identificados en el diagnóstico, tales como las paradas en el área de producción, los faltantes de materias primas, el agotamiento de inventarios, el incumplimiento en la entrega de pedidos y el bajo nivel de servicio. Se ha determinado la viabilidad financiera. We developed a proposal for improvement of the processes related to supply planning, and suppliers’ and customer’s management at Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. We aimed at performing business assessments to develop strategies that allow diminishing the critical elements for a subsequent financial evaluation. Implementation of planning proposals related to supply and suppliers and customers management will allow improve process visibility. In addition, it will allow to identify what buy, whom is buying, how is bought, using software tools included in Microsoft Excel, which should be executed by the plant manager. On the other hand, we implemented key elements and tools for a good suppliers selection and evaluation, in which parameters for further
PUJ– BG Normas para la entrega de Tesis y Trabajos de grado a la Biblioteca General – Junio de 2013
3
evaluation of performance were specified. In our proposal for improvement of customer management, we developed strategies from pre- to post-transactional processes to determine financial agreements, prompt payment conditions, focus on backorder, and assessment of company performance. With this proposal, it is possible to eliminate some of the identified problems in diagnose such as stops along the production area, shortages of raw material, inventory depletion, non-delivery of orders, and poor-quality customer service. Finally, we assessed financial viability.