propriedade intelectual da gráfica jacuí slide 1 treinamento formação de auditores do programa...

Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 1Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S

Formação de Auditores doFormação de Auditores do


Hoje vamos falar sobre ...Hoje vamos falar sobre ...

Como avaliar as áreas físicas Como avaliar as áreas físicas utilizando os critérios do ...utilizando os critérios do ...


Tornarem-se auditores do Programa 5S e multiplicadores do SIGJA.Tornarem-se auditores do Programa 5S e multiplicadores do SIGJA.

Resultados esperados ...Resultados esperados ...

Identificar os pontos-chaves para a melhoria do SIGJA.Identificar os pontos-chaves para a melhoria do SIGJA.

Usar de técnicas de auditoria para obter evidência objetiva.Usar de técnicas de auditoria para obter evidência objetiva.

Registrar os dados obtidos na auditoria.Registrar os dados obtidos na auditoria.

Comunicar os resultados da auditoria ao auditado.Comunicar os resultados da auditoria ao auditado.

Fazer follow-up das ações para assegurar-se da constante melhoria da Fazer follow-up das ações para assegurar-se da constante melhoria da qualidade.qualidade.


A origem da A origem da “auditoria”“auditoria”

Durante o Império Romano, “Auditores” testemunhavam a comunicação de “avisos oficiais” levados por mensageiros.

Mais tarde, os “Auditores” passaram a avaliar a confiabilidade dos dados e informações financeiras.


Aplicação em todas as áreas da empresa – Produção e Administrativo;

Terá a coordenação do Representante da Direção;

Com a participação ... interesse e colaboração dos participantes do Grupo Gestor;

Metodologia ...Metodologia ...


Registrar a situação atual em todas as áreas de empresa, através de registros fotográficos;

Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)


Número e Nome da Área Responsável Área 1 – Vendas Sérgio

Área 2 – Orçamento Gisele

Área 3 – Diretor Comercial Ricardo

Área 4 – Recepção Giane

Área 5 – Arte-Final Tatiane

Área 6 – Faturamento Jussara

Área 7 – Administrativo / Financeiro Lúcia

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2

3

4

Número e Nome da Área Responsável Área 8 – Diretor Admin. / Financ. Paulo

Área 9 – Recursos Humanos Paula

Área 10 – Sala de Reuniões Magda

Área 11 – Diretor Industrial Rafael

Área 12 – Compras / PCP Adriano

Área 13 – Depósito Superior Rodrigo

Área 14 – Arquivo de OS Adriana

6

5

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11

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Número e Nome da Área Responsável Área 15 – CTP JoãoÁrea 16 – Depósito Inferior RodrigoÁrea 17 – Expedição Leandro (D)

Vagner (N)Herbert (M)

Área 18 – Impressão Antônio (D)Rogério (N)Gabriel (M)

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Número e Nome da Área Responsável Área 19 – Acabamento Vanessa (D)

Gislaine (N)Gustavo (M)

Área 20 – Corte de Papel Airton (D)Jesun (N)Aquiles (M)



Número e Nome da Área Responsável

Área 21 – Reciclagem de Papel Airton (D)

Jesun (N)

Área 22 – Banheiro Magda

Área 23 – Cozinha Magda

Área 24 – Depósito de Químico João

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Número e Nome da Área Responsável

Área 25 – Depósito de Facas Adilson (N)

Área 26 – Depósito de Caixas Vagner

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Realizar os Dias do Descarte conforme o planejado, utilizando-se dos Cartões de Descartes:



Estabelecer e aplicar regras iniciais de Utilização, Organização, Limpeza , Saúde / Segurança e Disciplina.. em cada área da empresa;


Iniciar o processo de Autodisciplina através das auditorias / avaliações internas;

A freqüência inicial das avaliações em cada área será mensal; As avaliações serão realizadas em dias e horários

aleatórios determinados sem prévio aviso pelos Auditores.


As avaliações serão avaliados através de Listas de Verificações;



As Listas de Verificações deverão ser revisadas no que tange os itens a serem verificados em cada “senso”. Sendo que esta revisão será realizada pelo Responsável da Área, com a anuência do Representante da Direção.


Avaliação: nas Listas de Verificações estão os itens mínimos para obtermos um excelente ambiente de trabalho. Cada senso / requisito avaliado é atribuído conceito:

SATISFATÓRIO Significa atender plenamente ao requisito/critério

INSATISFATÓRIO Significa não atender ao requisito/critério

Para cada item considerado insatisfatório, o Auditor deverá descrever no campo “Comentário do Auditor”, a evidência que justifique esta “insatisfação”.



Cada “senso” a ser verificado possuíra um peso total de 10, sendo que cada item a ser verificado possuíra um peso proporcional a este peso total, por exemplo:

Peso = 10

Peso = 5

Peso = 5

Fazendo com que um item na avaliação considerado “insatisfatório”, faça com que diminua o resultado do peso total.

O Auditor deverá citar em cada item verificado, o nome do Auditado, ou seja, a pessoa que foi “entrevistada” descrevendo no campo “Auditado”.


Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação) As áreas serão avaliadas inicialmente por cada “senso” e

na média dos somatórios de cada “senso”, por exemplo:

= 2+2+0+0+0=4

= 5+0=5

= 2,5+0+0+0=2,5


Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação) Continuando o slide anterior ... As áreas serão avaliadas

inicialmente por cada “senso” e na média dos somatórios de cada “senso”, por exemplo:

= 2,5+2,5+2,5+2,5=10

= 0+0+0=0

Avaliação Geral = (4 + 5 + 2,5 + 10 + 0) / 5 = 4,3


Cada área terá,após a avaliação mensal, sua classificação em forma de cor . Ex.

Cartão Verde : Ótimo - Pontuação = ou > 8 Cartão Amarelo : Precisa melhorar -

Pontuação <7 ou = 6 Cartão Vermelho : Péssimo (bagunceiro e

desorganizado) - Pontuação < 6


A pontuação mínima a ser atingida em cada senso é 6 . A equipe que obtiver pontuação menor que 6 em 3 avaliações terá uma reunião fechada com o Representante da Direção e a Gerência da área .


Quando algum item for avaliado como péssimo, é emitido o Cartão de Melhoria, onde se relacionam quais os sensos/critérios não foram atendidos;



Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação) O Cartão de Melhoria deve ser afixado no Quadro de

Informações; O Responsável pela Área deverá preencher o campo

“Sugestão para a Melhoria” para cada Cartão de Melhoria;

As propostas de sugestões devem ser analisadas / validadas pelo Gerente da Área, sendo definida de comum acordo um prazo para a execução.

O Auditor, na próxima avaliação, irá confirmar se a melhoria foi implementada, caso contrário, manterá resultado, no item avaliado, da auditoria anterior.


Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação) A todos os integrantes da equipe, que obtiverem a maior

pontuação, ganharão um “prêmio” mensal. No final do ano a equipe, que obtiver a maior pontuação,

ganhará um “prêmio” surpresa.


Características do Auditor doCaracterísticas do Auditor do


HabilidadesHabilidades dos dos auditoresauditores

Entrevistas / Questionamentos:• Deixar o auditado tranquilo;• Usar liguagem simples com sentenças curtas, e;• Usar questões abertas.

Escutar:• Parar de falar, concentrar, interessar pelo assunto;• Evitar distrações, e;• Ser paciênte e manter o controle.


• O auditor deve julgar, porém não deve julgar sem fatos.

• Buscar evidências.• Comparar:

– Fatos com os critérios estabelecidos.• Trocar informações com os demais auditores.

Performance do auditorPerformance do auditor


Auditor necessita:Auditor necessita:

• Estar familiarizado com as áreas que serão auditadas.

• Manter independência.• Ter total habilidade para se comunicar, buscar

evidências.


Virtudes do AuditorVirtudes do Auditor

Um auditor deve sempre:• Preparar - Conhecer os critérios a serem

auditados, conforme Listas de Verificações• Aprender - Sobre os auditados• Controlar - Tempo e Equipe• Assistir - Atenção aos detalhes• Ouvir - Tudo que for dito pelos auditados• Registrar - Evidências


Defeitos do AuditorDefeitos do Auditor

Um auditor não deve:• Comparar áreas ou auditados;• Ser sarcástico / irônico;• Criticar situações;• Discutir personalidades, e;• Chegar ou sair atrasado.


Características do AuditorCaracterísticas do Auditor

Positivas• Diplomático• Profissional• Articulado• Objetivo• Honesto• Tático• Modesto

• Observador• Construtivo• Imparcial• Controlado• Sensato• Maduro• Flexível


Características do AuditorCaracterísticas do Auditor

Negativas• Crítico• Inflexível• Preguiçoso• “Sabe tudo”• Indeciso• Susceptível

• Não prático• Descontrolado• Apressado• Desatencioso• Controverso


Avaliação do AuditorAvaliação do Auditor


Você conhece o São Murphy?Você conhece o São Murphy?

Origem ...“Lei de Murphy”:

Todos conhecem a “Lei de Murphy”, pelo menos por experiência própria.

Afinal, a probabilidade de um pão cair com a manteiga para baixo é diretamente proporcional ao preço do tapete.

Assim como sempre chove quando você esquece o guarda-chuva.


Você conhece o São Murphy? (cont.)Você conhece o São Murphy? (cont.)

“São Murphy” é o Padroeiro dos Auditores.

É o santo que protege e conduz todos os auditores em suas incansáveis auditorias em busca de evidências, mas principalmente, contribuindo com suas atitudes e conclusões para a melhoria do sistema de gestão auditado.

O “São Murphy” não tem uma data especial, qualquer dia de auditoria é dia dele.


Você conhece o São Murphy? (cont.)Você conhece o São Murphy? (cont.)


Obrigado pela presença e Obrigado pela presença e participação!participação!

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