propiedad de la espol. uso exclusivo del cec. 1 l. programa: “ informÁtica aplicada

Propiedad de la ESPOL. Uso exclusivo del CEC. 1

l.

Programa: “INFORMÁTICA APLICADA


Módulo I

MANEJO DE BASES DE DATOS

Instructor:

Msc. Giselle L. Núñez


Objetivo General

• Conocer y aplicar la gestión básica de bases de datos empleando Access, como crear una tabla; ingresar, actualizar y eliminar los datos de la misma; realizar consultas sencillas sobre los datos ingresados; y crear formularios e informes sencillos empleando el asistente.


Objetivos Específicos

• Conocer el concepto de base de datos y su gestión a través de Microsoft Access: cómo entrar y salir del programa, el entorno de trabajo y las secciones de la ventana.

• Conocer los distintos tipos de datos que pueden ser ingresados en una tabla así como las propiedades de los campos. Diseñar y modificar tablas.



• Crear, visualizar y ejecutar consultas de selección, aprender a manejar los elementos que intervienen en las mismas.

• Conocer, diseñar y ejecutar consultas con las cuales realizar acciones: actualizar datos de las tablas de forma automática (actualizar datos, eliminar datos, etc.) y crear tablas nuevas a partir de otras ya existentes.



• Diseñar y visualizar formularios. Crear, guardar y usar los mismos para visualizar los datos de las tablas o consultas y realizar todas las operaciones de mantenimiento de los mismos (añadir y eliminar registros, modificar datos, ordenar registros, etc.).

• Conocer, diseñar y visualizar los informes. Con ellos se pueden imprimir los datos de tablas y consultas en un documento diseñado personalmente.


Metodología

Realizar sesiones interactivas fundamentadas en bases teóricas y ejercicios propuestos.


Bibliografía

• Delgado, J.M.(2001), “Paso a Paso Office XP”, Ediciones ANAYA Multimedia, Madrid-España.

• Tiznado, M. (2002),Enter Plus, “El camino fácil a ACCESS XP”, Mc Graw Hill, Bogotá Colombia.


Relación Uno a Varios (1:N)

• Es la relación en la que a cada elemento(registro) de la Primera Entidad(Tabla Principal) le corresponden uno o mas elementos(registros) de la Segunda Entidad(Tabla Secundaria) y, a cada elemento (registro) de la Segunda Entidad le corresponde uno y solo un elemento de la primera entidad.

Guayaquil, octubre de 2011 9

Microsoft Access 2007


Relación Uno a Varios (1:N)

Entidad 1: Figuras Geométricas

Entidad 2: Tipos de Figuras Geométricas

1.

2.

3.

4.

1.C12.C23.R14.R25.R36.T17.T2

8.CI1

10

Propiedad de la ESPOL. Uso exclusivo del CEC. 11 11

Preguntas para identificar un Tipo de Relación

• ¿A un Equipo le pertenecen uno o más jugadores en una Temporada de Juego?• SÍ• Un Jugador en una Temporada de Juego pertenece a uno o más Equipos• NO, un jugador en una Temporada de Juego pertenece a un solo Equipo

1.BARCELONA2. EMELEC

3.LDU4.NACIONAL

1.Iván Hurtado2. Máximo Banguera

3.David Quiroz4. Neicer Reascos5.Gabriel Achilier6. Renato Ibarra

Entidad 1: Entidad 2:


…viene Preguntas para identificar un Tipo de Relación

• A cada elemento(registros: Barcelona, Emelec, LDU, Nacional) de la Primera Entidad(Tabla Equipos) le corresponden:

• Uno o mas elementos(registros: Iván Hurtado, Máximo Banguera, David Quiroz, Neicer Reascos, Gabriel Achilier, Renato Ibarra) de la Segunda Entidad(Tabla Jugadores); y,

• A cada elemento (registro) de la Segunda Entidad (Tabla Jugadores) le corresponde uno y solo un elemento de la primera entidad.

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...Viene Relación uno a Varios• Un Equipo de Fútbol tiene varios(uno o mas) Jugadores, luego

los Jugadores pertenecen a uno y solo un Equipo de fútbol; Restricción: Una Temporada de Juego

Entidad SecundariaJUGADORES

Entidad PrincipalEQUIPOS

1.BARCELONA2. EMELEC

3.LDU4.NACIONAL

1.Iván Hurtado2. Máximo Banguera

3.David Quiroz4. Neicer Reascos5.Gabriel Achilier6. Renato Ibarra

1:N



Estableciendo Relaciones en un Diseño Relacional

• Las relaciones se establecen uniendo un campo único (denominado campo clave principal) de una primera Tabla con un campo correspondiente (denominado campo clave foránea) de una segunda Tabla.

• Entonces ya tenemos el campo clave principal y necesitamos crear el Campo Clave Foránea

14


Establecer Relación de Uno a Varios entre las dos Entidades

• Crear las Entidades Equipos y Jugadores

15

TBL_EQUIPOS

Id_Equipo(Clave ) Autonumérico

Nombre Texto

Direccion_Oficina Memo

Fecha_Fundacion Fecha-Hora

Lugar_Residencia Texto

URL Hipervínculo

TBL_JUGADORES

Id_Jugador(Clave) Autonumérico

Id_Equipo Número

Nombre Texto

Apellido Texto

Dirección Memo

Fecha_Nacimiento Fecha-Hora

Lugar_Nacimiento Texto

URL Hipervínculo


Clave Foránea ó Ajena

• Se denomina Clave Foránea al almacenamiento de una Clave Principal de una Entidad(Tabla) en Otra Entidad (Tabla) .

• Las Claves Foráneas se utilizan para definir relaciones entre Entidades (Tablas)

• El campo clave foránea toma valores que pueden repetirse para cada registro o fila, es decir, que no identifica de manera única a cada registro.

• Es recomendable que el campo clave foránea tenga el mismo nombre que el campo clave principal con el que se relaciona (no olvidar que deben tener el mismo tipo de datos)

Guayaquil, octubre de 2011Microsoft Access 2007 16


Representación en Tabla de Datos del Campo Clave Principal relacionado con el Campo Clave Foránea

Guayaquil, octubre de 2011


TBL_EQUIPOS

Id_Equipo

Nombre Direccion_Oficina Fecha_Fundacion Lugar_Residencia URL

1 Barcelona Av. Barcelona 01/05/1925 Guayaquil www.barcelonasportingclub.ec

2 Emelec Av. Quito y General Gómez 28/04/1929 Guayaquil www.emelec.com.ec

3 LDU Barrio Ponciano bajo (norte de Quito) 11/01/1930 Quito www.clubldu.com

4 El Nacional Sector El Batán (norte de Quito) 01/06/1964 Quito www.elnacional.ec

TBL_JUGADORES

Id_JugadorId_Equipo

Nombre Apellido Dirección Fecha_Nacimiento Lugar_Nacimiento URL

1 1 Iván Hurtado Camilo Destruje y Los Ríos 04/03/1978 Guayaquil www.ihurtado.com

2 1 Máximo Banguera Circunvalación Sur y Todos Los Santos 16/09/1974 Guayaquil www.mbanguera.co

m

3 2 David Quiroz Cdla. Samanes IV 19/04/1972 Guayaquil www.dquiroz.com

4 3 Neicer Reascos Amazonas y Naciones Unidas 03/01/1984 Quito www.nreascos.com

5 2 Gabriel Achilier Cdla. Bellavista 06/09/1978 Guayaquil www.gachilier.com

6 4 Renato Ibarra Tomás de Berlanga y 6 de Diciembre 09/07/1979 Quito www.ribarra.com


Vista de Diseño para un Diseño RelacionalMás Campos


Extensión de una Base de Datos en ACCESS

• La extensión de una base de datos en ACCESS 2007 es *.accdb

• La extensión de una base de Datos en ACCESS 2003 e *.mdb


Relación Uno a Uno(1:1)

• Es la relación en la que cada elemento (registro) de la Primera Entidad (Tabla Principal) le corresponde uno y solo un elemento (registro) de la Segunda Entidad (Tabla Secundaria), y viceversa.

Entidad Principal Entidad Secundaria

1.Letra12. Letra 23. Letra 34. Letra 4

1. A2. B3. C4. D

1:1


...Viene Relación Uno a Uno(1:1)

• Ejemplo: Cada Ciudad tiene uno y solo un alcalde

• Cada registro en la Primera Entidad tiene un Registro Coincidente en la Segunda Entidad

Entidad Principal CIUDADES

Entidad Secundaria ALCALDES

1. Guayaquil2. Durán

3.Machala4.Cuenca

5.Babahoyo

1. Jaime Nebot2. Dalton Narváez3.Giselle Núñez4.Paúl Granda

5. Kharla Chávez

1:1


Viene Relación Uno a Uno(1:1)

• Un uso para las relaciones de Uno a Uno es cuando se quiere almacenar información adicional.

• En la Base de Datos de Equipos y Jugadores información Adicional puede ser las Características Antropométricas de los Jugadores.

Guayaquil, octubre de 2011



Relación Varios a Varios

Es una relación en la que a cada elemento de la Primera Entidad le corresponden uno o mas elementos de la Segunda Entidad, y a cada elemento de la segunda Entidad le corresponden uno o más.

1.A2.B3.C4.D5.E

1.k2.z3.w4.m5.l

Entidad Principal

Entidad Secundaria


Problema 2

• Suponga que tiene que diseñar una Base de Datos en la que se deben ingresar a las personas según el deporte que estas personas practican.

• Establecer Restricciones:• 1. Practicar un solo deporte o• 2. Practicar Mas de un Deporte


Usando la PRIMERA Restricción Practicar un SOLO deporte

• Preguntas:• ¿Cada persona practica uno o mas deportes?

• Solo uno• ¿Cada Deporte lo practica más de una persona?• Sí• ¿Qué tipo de relación existe entre las dos entidades?• UNO a Varios

1.D12.D23.D3

1.P12.P23.P3


Usando la SEGUNDA Restricción Practicar MAS de UN deporte

• Preguntas:• ¿Cada persona practica uno o mas deportes?

• Sí• ¿Cada Deporte lo práctica más de una persona?• Sí• ¿Qué tipo de relación existe entre las dos entidades?• Varios a Varios

1.D12.D23.D3

1.P12.P23.P3


Conclusión:

• Cada persona puede practicar más de un deporte y cada deporte lo pueden practicar varias personas

Propiedad de la ESPOL. Uso exclusivo del CEC. 28Diseño Relacional en una Base de Datos 28

Relación Varios a Varios

• En este tipo de relaciones se crean Tablas intermedias (denominadas Tablas de Unión) en la que sí puede existir el modelo de Uno a Varios. Las Tablas de Unión contienen los campos claves de las dos tablas que serán vinculadas.


Diseño Relacional en ACCESS


Ejercicio 2

• Realizar el Diseño Relacional para la Base de Datos Personas y sus Deportes.

• Crear Entidades• Personas, Deportes y la Tabla de Unión entre

Personas y Deportes

Propiedad de la ESPOL. Uso exclusivo del CEC. 31Guayaquil, octubre de 2008

Programas Utilitarios II: Microsoft Access 2003 31

TBL_PERSONASId_Personas (Clave ) Autonumérico Nombre_Persona Texto

TBL_DEPORTESId_Deporte (Clave ) Autonumérico Nombre_Deporte Texto

TBL_UNION_PERSONAS_DEPORTESId_Union_Personas_Deportes (Clave ) Autonumérico Id_Personas NúmeroId_Deporte Número

…viene Ejercicio 2



…viene Ejercicio 2

TABLA DE DATOSNombre de la Persona Deporte que PracticaSilvana Batallas TenisMayra Merino TenisGina Ochoa NataciónCelia De La Cruz Gimnasia OlímpicaMarianita Granda NataciónMayra Merino Natación

Propiedad de la ESPOL. Uso exclusivo del CEC. 33Guayaquil, octubre de 2008Programas Utilitarios II: Microsoft Access 200333

…viene Ejercicio 2TABLA DE DATOS

Id_Persona

Nombre de la Persona

Id_Deporte

Deporte que Practica

1 Silvana Batallas 1 Tenis2 Mayra Merino 1 Tenis3 Gina Ochoa 2 Natación4 Celia De La Cruz 3 Gimnasia Olímpica

5 Marianita Granda 2 Natación

6 Mayra Merino 2 Natación



TABLA DE DATOS

Id_Persona

Nombre de la Persona

Id_Deporte

Deporte que Practica

1 Silvana Batallas 1 Tenis2 Mayra Merino 1 Tenis3 Gina Ochoa 2 Natación4 Celia De La Cruz 3 Gimnasia Olímpica

5 Marianita Granda 2 Natación

6 Mayra Merino 2 Natación


Tipos de Clave Principal en ACCESS

• De Campo Simple• De Campos Múltiples


Clave Principal de Campo Simple

• El valor de cada registro debe ser único• No pueden contener valores nulos• El campo de Tipo Autonumérico es

apropiados para ser campo clave


Clave Principal de Campos Múltiples

• Es aquella en la que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo y se establece dos o más campos como Clave Principal


Establecer Clave Principal (Campo Simple)

• Tabla en Vista de Diseño• Seleccione el campo a establecer como clave• Clic derecho• Clave Principal


Establecer Clave Principal (Campos Múltiples)

• Tabla en Vista de Diseño• Seleccione con el Mouse y la tecla CTRL los campos a

establecer como clave• Click derecho• Clave Principal


Propiedades de Campos de una Tabla

• Controla el formato e ingreso de datos en los campos.


Definición de algunas Propiedades de los Campos

• Tamaño del Campo.- define el número total o máximo de caracteres o números, dependiendo si el campo es Texto, Número o Autonumérico.– Byte: almacena números comprendidos entre 0 y 255(sin

decimales)

– Entero: almacena números comprendidos entre -32768 y 32767(sin decimales)



• …viene Tamaño del Campo– Entero Largo: es el valor predeterminado y

permite almacenar números, comprende -2147483648 y 2147483647(sin decimales)

– Simple: almacena números comprendidos entre -3.402823E38 y -1.401298E-45 para valores negativos y entre 1.401298E-45 y 3.402823E38 para valores positivos.



• Formato.- esta propiedad se la utiliza para dar formato visual a los datos de un campo (presentación e impresión de los datos), más no cambia la forma en que han sido ingresados. Se puede elegir entre varios formatos de representación dependiendo del tipo de dato.

• Esta propiedad es para todos los tipos de campos menos Objeto OLE.


Propiedad de Campo Formato para el contenido de los Campos

• ACCESS permite elegir el modo en que será visualizado el contenido de los datos en la Tabla por medio de la propiedad Formato.

TABLAS


Cambiando el Formato de Campos

• Abrir una Tabla en Vista de Diseño• Hacer clic en el nombre del campo al que

desea aplicar formato.

Continúa....


....Viene Cambiando el Formato de Campos

• En la Tabla Propiedades de Campo, escribir la instrucciones de formato en la propiedad Formato

TABLAS



• < Convertir en minúscula(Para Campo Tipo Texto)

• > Convertir en mayúscula(Para Campo Tipo Texto)

• ! Alineación a la Izquierda

TABLAS



• Ejemplos• Cambiar de minúsculas a mayúsculas• Campo Formato escribir tantos ceros como

tamaño del campo se quieran agregar.



• Lugares Decimales.-esta propiedad solo está disponible para los campos de tipo número y moneda, determina el número de posiciones decimales que se utilizarán para almacenar y representar un valor.

TABLAS



• Máscara de Entrada.- especifica un modelo, es decir, permite introducir ciertas reglas para que el campo se ajuste a un formato determinado, de esta manera exige u obliga la entrada de datos con ese formato y no acepta datos que no se ajusten a la plantilla predeterminada.

• Está propiedad la tienen los campos Texto, Número, Fecha-Hora y Moneda.


Máscaras de Entradas

• ACCES tiene un asistente para la selección de Máscara de Entrada.

• Además de poder crear propias Máscaras de Entrada.


Creación de Máscara de Entrada

• Abra una Tabla en la Vista de Diseño• Seleccione un Campo• Clic en la Propiedad Máscara de Entrada en la

Ventana de Propiedades del Campo

Continúa


Asistente para Máscara de Entrada• Presione el Botón Generar• Seleccionar la máscara de Entrada y aparece

un mensaje de grabar Tabla

Elija Sí


Asistente para Máscara de Entrada

• Presione Siguiente


Asistente para Máscara de Entrada


Creando Máscaras de Entrada propias con Caracteres Válidos

• 0 dígito requerido del cero al nueve(entrada obligatoria; signos más [+] y menos[-] no permitidos).

• 9 (dígito del 0 al 9 o espacio(entrada no obligatoria; signos más [+] y menos[-] no permitidos ).

TABLAS


Más de Máscaras de Entrada propias Caracteres Válidos

• # dígito o espacio(entrada opcional, las posiciones en blanco se convierten en espacios; se permite los signos más y menos)

TABLAS


...Viene Caracteres Válidos

• L Letra (A-Z, entrada obligatoria)

• ? Letra(A-Z, entrada opcional)

• A Caracter alfanumérico requerido( letra o dígito)

TABLAS



• a Caracter alfanumérico opcional

• & Cualquier caracter o espacio (entrada obligatoria)

• C Cualquier caracter o espacio (entrada opcional)

TABLAS


...Viene Caracteres Válidos• > Convierte los siguientes caracteres en

mayúsculas.

• < Convierte los siguientes caracteres en minúsculas.

• ! La máscara de entrada se rellena de izquierda a derecha.



• Ejemplos• >L???????? : LEONELLA• >L : O• >L<????????????????????: Mariuxi• >L<????????????????????: Alington


Otros Ejemplos

Máscara de Entrada

Ejemplo de Datos

(000) 000-0000 (206) 555-0248

(999) 999-9999 () 555-0248

(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE

L????L?000L0 GREENGR339M3

L0L 0L0 T2F 8M4

00000-9999 98115-3007

ISBN 0-&&&&&&&&&-0

ISBN 1-55615-507-7



• Título.- permite establecer a un campo un nombre alternativo que es utilizado por los formularios e informes.

• Esta propiedad la tienen todos los tipos campos.• Ejemplo:

– Tabla EQUIPO: Nombre_Equipo– Valor en Título: Nombre del Equipo.

TABLAS



• Valor Predeterminado.- permite introducir un valor por omisión para un campo, es decir para cada registro nuevo el valor del campo estará ingresado.

• Esta propiedad la tienen todos los campos menos el de tipo OLE.

TABLAS


Ejemplos de Valor Predeterminado

• En un campo Numérico colocar: 0• En un campo Fecha/Hora : Ahora()



• Regla de Validación.- determina las condiciones que debe cumplir el dato para que sea admitido en un campo.

• Texto de Validación.- muestra un mensaje que se escribe en esta propiedad si el campo no cumple con las condiciones de la regla de validación.

TABLAS


Regla de Validación

• Una regla de validación es una expresión, que define con exactitud las condiciones que debe cumplir el dato que será ingresado en uno o varios campos de un registro.


Configuración de Reglas de Validación en ACCESS

• Las Reglas de Validación pueden establecerse en:

• Tablas y Formularios• Es mejor establecerlas en las Tablas, ya que

las reglas de validación serán heredadas por los campos cuando sean colocados en los formularios.

Continúa


...Viene Configuración de Reglas de Validación en ACCESS

• Regla de Validación de Campo.- es aquella que se aplica sobre un único campo.

• Regla de Validación de Registro.- incluye condiciones basadas en dos o más campos de una misma tabla.

Continúa


...Viene Configuración de Reglas de Validación en ACCESS

• Las Reglas de Validación comprueban los datos una vez introducidos, y si los datos no superan la validación, aparece un mensaje indicando que los datos no son válidos.

Continúa


Ejercicios de Reglas de Validación


Ejemplos de Reglas de Validación para Campos

Regla de Validación Texto de Validación<>0 Introduzca un valor distinto de cero

0 or >100 El valor debe ser 0 o mayor a cien>=#1/1/2006# y<#1/1/2007# La fecha debe pertenecer al año 2006

<=#1/1/2000# La fecha debe ser anterior al año 2000

“????” El valor debe contar con cuatro caracteres

<Fecha()La fecha de nacimiento no puede ser posterior a la fecha actual

Negado Nulo Debe escribir un nombre en el campo>=0 Y <=100 o >=0 and <=100 Valores entre 0 y 100 <= 9999 Valores menores a diez mil



• Requerido.- hace obligatoria o no la introducción de un valor en el campo.

• Valores Nulos.- indica datos desconocidos o ausentes, “campos con valores en blanco”.

TABLAS


– Requerido Sí (el campo deberá poseer una entrada obligatoria)

– Requerido No (el campo puede contener valores nulos, el registro con valor nulo no muestra

valor alguno.)

Hoja de Propiedades de Campos (Requerido)


Hoja de Propiedades de Campos(Permitir longitud cero)

• Cadena de Longitud Cero– Permitir Longitud Cero NO (Evita que sea

almacenada una cadena de longitud Cero en un campo Texto)

• Una Cadena de Longitud Cero es una cadena que no contiene caracteres(“”).

Continúa…



• Permitir longitud cero.-con esta propiedad activa es posible introducir cadenas de longitud cero(“”) en los campos de tipo texto o memo.

TABLAS


Hoja de Propiedades de Campos (Permitir longitud Cero)

• Sí (Permite que sea almacenada una cadena de longitud Cero en un campo Texto)

• NO(Evita que sea almacenada una cadena de longitud Cero en un campo Texto)

• Cadena de longitud cero.-es aquella que posee cero caracteres y se la representa por: “”


Ejercicio



• Indexado.- podemos definir si el campo será de tipo índice, esto facilita procesos de búsqueda. No se aplica en campos de Tipo Memo, Sí/No y Objeto OLE.

TABLAS


ÍNDICES

• Es posible establecer índices basados en campos de una Tabla, con la finalidad de que ACCESS ordene los registros de forma más rápida.


Viene de Índices

• Puede establecerse un índice basándose en un único campo o en varios campos(es posible incluir hasta 10 campos).

TABLAS


Sugerencia de Índices

• “Los índices tienen un mejor funcionamiento en aquellos campos que poseen un gran número de valores diferentes en Tablas de gran tamaño”.

• Usarlos con precaución solo cuando sea necesario

TABLAS


Crear un Índice de campo único

• Ejercicio para crear un Índice• Abra una Tabla en la vista de diseño• Hacer Clic en la Columna Tipo de Datos del

campo que quiere crear un índice

Continúa....

TABLAS


....viene Crear un Índice de campo único• En la Tabla Propiedades de Campo hacer clic en Indexado (Indexed)

No.- ningún índice se crea (opción predeterminada)

Sí (con duplicados).- permite la duplicación de valores en los campos

Sí (sin duplicados).- Prohíbe la duplicación de valores en los

campos

TABLAS


Ejercicio 3

• Realizar el Diseño Relacional para la Base de Facturas.

• Crear Entidades y las propiedades de campo descritas en la hoja adjunta.

propiedad de la espol. uso exclusivo del cec. 1 l. programa: “ informÁtica aplicada

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