promouvoir un événement helmo avec laide du service communication
TRANSCRIPT
Promouvoir un événement HELMo
avec l’aide du
service communication
Qu’est-ce qu’un événement ?
Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans le temps, planifié intentionnellement par un initiateur et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé sous une forme délibérément choisie
D’après Verhaar, J. Projectmanagement 1 – Een professionele aanpak van evenementen, Boom, 2004 , cité dans « Pourquoi et comment organiser un événement », COMM collection n°16, 2007
Evénements
Qu’est-ce qu’un événement ?
Les organisations particulières qui rythment la vie de nos sections, nos instituts, notre Haute Ecole : Conférences Cocktails Expositions Retrouvailles Concours Lancement de projets Spectacles, défilé Rencontres sportives, balades à vélo, … Garden Party, Bal, soirées, concerts…
Chaque année, une trentaine d’événements sont soutenus pas le service communication
Pourquoi organiser un événement ?Établir / entretenir des contactsDiffuser des informationsAméliorer, renforcer une imageRemercier, motiver le personnelFavoriser l’esprit d’équipeDévelopper l’esprit d’entreprendrePratiquer la pédagogie du projetFaire parler de la section / l’institut / la Haute
Ecole…
Que peut faire le service communication ?
Que peut faire le service communication ?
Conseils Organisation : participation à des
réunions de conception, plan de communication
Partage de contacts (internes et externes)
Que peut faire le service communication ?
Annonce de l’événement : Site web, Affiche, Invitation, Facebook, Communiqué de presse, E-mails, Pégase,…
Affiches
Invitations
E-mails
+ 7000 adresses
Agenda du site web
4ème rubrique
la plus visitée
+ de 2500 fans
Que peut faire le service communication ?
Couverture de l’événement : NewsNuances PhotosWeb TV
Site internet
+/- 25 000 visiteurs
chaque mois
Nuances
+/- 1000 lecteurs
par édition
News
Photos
8ème rubrique
la plus visitée
WebTV
27 reportages
en moins d’un an
Que peut faire le service communication ?
Matériel promotionnel Objets et textile Matériel de visibilité Tables, tabourets, pupitres, …
Objets et textile
Matériel de visibilité
Qui fait quoi ?
Qui fait quoi ?
Nicolas Nouveaux projets Réunions préalables (conseils) Productions « sur mesure » (ex:
rollups, t-shirts, …)
Qui fait quoi ?
Stéphanie ou NicolasGraphisme
• Par vos soins (voir modèles d’affiches et dépliants sur www.helmo.be/logo )• Par le service communication (prévoir délai 1 semaine)• Par un graphiste extérieur (prévoir budget)
Impressions• En interne (prévoir délai 1 semaine)• En externe (prévoir un budget)
Mise en ligne de l’événement et des préinscriptions (site et FB)
Qui fait quoi ?
Patrick ou Stéphanie E-mails collectifs News et Nuances (site et FB) Photos WebTV
• Nécessite du temps (préparation, prise de vue, montage)
• Réservation 3 semaines à l’avance• Privilégier les sujets « télégéniques »• Maximum 3 sujets par mois > choix• Peut générer un coût de 150 euros/ reportage.
+/- 200 articles par an
65 albums en 2010
Qui fait quoi ?
Pierre-Paul Préparation des commandes de
merchandising• Au moins une semaine à l’avance• En fonction de l’état des stocks• Facturé à prix coûtant• A retirer au siège social
Préparation et prêt du matériel • Au moins une semaine à l’avance• Sous réserve de disponibilité• A retirer au siège social / à Gramme
156 demandesen 2010
Des questions ?
Documents disponibles : - Promotion d’un événement HELMo - Moyens promotionnels HELMo- Organisation d’un événement- Check-listhttp://www.helmo.be/sg/communication
Merci de votre attention !