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Projet de renforcement des capacités institutionnelles par l’octroi de bourses de

formation

Restitution mission de cadrageCotonou, 29 mai 2013

BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013

Agenda

• Mapping des acteurs au Bénin• Les bourses aujourd’hui + constats• Constats généraux• Constats spécifiques• Orientations stratégiques existantes• Propositions d’axes d’intervention• Contributions attendues

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BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 3

Mission de cadrage

Objectifs et attentes de la mission (pour mémoire)

1. Lancer le processus de co-formulation2. Identifier les parties prenantes 3. Rencontrer et impliquer les stakeholders4. Faciliter une compréhension commune des orientations

stratégiques générales5. Collecter les infos sur IB, IF existantes et potentielles6. Proposer la validation ou des changements au contenu de la FI7. Clarifier les contributions attendues durant l’été

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Mapping des acteurs

Schéma


Rencontres

Mai 2013: Focus sur les IBPartenairesCentral: MAEP, AIMAEP, MS, AIMS, MDAEP, PASCiB, MFASSNHPTA, MTFP et PTFsDéconcentré (M/C): CARDER et DDSPTFs actifs dans les bourses rencontrés:APEFE, Fédération Wallonie Bruxelles, CUD, Ambassade d’Allemagne, Coopération Canadienne, Campus France, Ambassade des Pays- Bas

Eté 2013Autres PTFs actifs dans les bourses à rencontrer :VLIR, Coopération chinoise, Coopération japonaise, Ambassade des Etats-Unis, Banque islamique de développement, Ambassade du Brésil, GIZ, Agence Française de Développement

Septembre 2013: Focus sur les IFPartenairesCentral: idem + MDGLAAT, MAEIAFBE, MESRS, MEHU et partenaires sociaux Déconcentré (A/D): CARDER et DDS, OP, société civile, TT, ONGs, …

Le programme bourses aujourd’hui

Convention annuelle du programme bourse hors-projet• Budget prévu pour les continuations en 2013: 878.000 €

• Budget pour les nouvelles sélections 2013: 400.000 €

Sur réserve du PIC précédent = 1,2 M € / an

• Nombre de bourses par an: Total des bourses en activité : Moyenne: +/- 180

Nouvelles bourses sélectionnées: Moyenne: +/- 15 en Belgique, +/- 60 bourses locales

• Type de bourses : Bourses d’études : de un an à 4 ans

Peu de demandes pour des bourses de stages (courtes durées) > 6 mois

• Budget nouvelles Bourses > 6M € sur 5 ans

BEN Bourses Kick Off meeting 6

Processus de sélection actuel


MS

MAEP

MDAEP

Candidatures individuelles BCD

CTB

Attribution des bourses

CNABS

Autres

diplo

Check Plan de FOR


Comité de sélection

Présélection

MDAEP

BCD

CTB


83%

17%

Répartition des bourses locales/régionales et bourses Belgique - 2008 à 2012

Bourses locales et régionales

Bourses en Belgique

Bourses régionales: 83 %Burkina FasoSénégalTogoNigerMarocMali

65%7%

28%

Répartition sectorielle des bourses de 2008 à 2012

secteur Santé

secteur Agriculture

autres

• répartition sectorielle en fonction des domaines de formations, pas des IB d’origine

• 28 % Autres inclut les TT


Constats

• Sélection des candidats Santé et Agriculture déjà effective• Déséquilibre entre les bourses Santé: 65% et Agriculture: 7%• Bourses largement attribuées pour des formations locales • Formations liées aux thèmes transversaux déjà présentes dans le

programme actuel• Formations diplômantes > formations qualifiantes• Manque de suivi post-formation • Faible valorisation des compétences acquises • Manque de sytématisation du processus de réinsertion de la personne dans

sa structure.

Points d’amélioration possibles


V

V

V


• Un programme qui fonctionne bien V

10BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 10

Nouvelle approche

Besoins organisationnels

Compétences individuelles existantes

Compétences individuelles nécessaires

Besoins en formation prioritaires


Constats généraux

Constatations générales (contexte)

1. Fragmentation des responsabilités GRH entre différents ministères

2. Multitude d’initiatives Bourses, peu consolidées

3. Cadre législatif multi-acteurs contraignant

4. Pressions politiques sur les processus (risque élevé de clientélisme et de réseaux d’influence)

5. Une politique de Renforcement des Capacités nationale en cours de validation

6. Départs massifs à la retraite annoncés dans les 5 ans, dont 51% de cadres supérieurs (5100 en 2013)

7. Restrictions budgétaires auprès de certains PTFs ( # )


Constatations générales (en amont)

8. Information centralisée et absence de plateforme d’échange entre PTFs

9. Communication sur la variété et l’accessibilité de l’offre à renforcer

10. Sensibilisation des publics cibles à améliorer (incl société civile)

11. Confusion relative aux termes employés

12. Prise de conscience progressive des besoins déconcentrés

13. Inquiétudes face au changement d’approche

14. Ressenti: bourses réservées à une certaine catégorie

Constats généraux


Constatations générales (en cours d’exécution)

15. Existence de Plans de formation sectoriels, nominatifs

16. Difficultés d’élaboration et de mise à jour des plans

17. Ressources techniques et budgétaires limitées + procédures longues pour l’élaboration des plans de formation

18. Le système d’attribution de bourses existe, mais dysfonctionne > By-pass de certains PTFs

19. Amélioration de la transparence des processus d’attributions souhaitée

Constats généraux


Constatations générales (en aval)

20. Réintégration parfois difficile des boursier(e)s dans leur environnement d’origine (revalorisation salariale, fonctions disponibles)

21. Les PTFs ne font pas de suivi de leurs boursier(e)s après la formation

22. Difficultés rencontrées par les Ministères pour effectuer le suivi (statistiques, planification, etc)

23. Besoin de stabilisation des RH formées (mutations, réaffectations, exode rural, fuite des cerveaux

24. Débauchage des ressources qualifiées entre ministères

Constats généraux


Contexte national

Secteur Agriculture

• Faible consommateur des bourses BE

• Existence de plans: Cadre organique, Plan Triennal de Formation 2011 du Personnel du MAEP (2011-2013)

• GRH est-elle un enjeu stratégique reconnu ? (PSRSA) (*)

• Sous-information au niveau déconcentré

• Communication défaillante: ex: pas de retour sur le contenu du Plan de Formation validé au niveau central

• Besoins exprimés de renforcer les IF

Constats spécifiques


Secteur Santé• Secteur consommateur de bourses BE• Existence de plans: Cadre organique, Valorisation des RH= axe du PNDS

2008-2017, PSDRHSS 2009-2018, Plan de For MS 2012-2014• GRH est un enjeu stratégique reconnu, vu la pénurie actuelle et annoncée de

personnel médical et para-médical • Vacances de poste particulièrement pénalisantes pour l’offre de soins• Revalorisation salariale défaillante suite à formation • « résistance des syndicats et des RHS aux processus de contractualisation,

d’affectation et de redéploiement, d’évaluation des performances « • « Qualité des RH livrées par les écoles de formation »• Gestion des Ressources Humaines reste fort centralisée

Constats spécifiques


Contexte national

Constatations spécifiques autres thématiques

en cours de FOR au mois de septembre

Résumé

1. Défis au niveau du cadre institutionnel

2. Défis en amont du processus de sélection

3. Défis en termes d’exécution des bourses et stages

4. Défis en termes de réintégration, de suivi et transfert de compétences


Orientations stratégiques

Stratégies Existantes- Nationale: Politique nationale RC du MTFP 2013 (?)

Stratégies des programmes sectoriels- Belge: Nouvelle stratégie Programmes Bourses 2012

Autres documents clés• PIC 2013-2017• Rapport d’évaluation du programme annuel des Bourses Hors Projets

2007• Normes financières et de gestion des bourses de la coopération belge

2011


Constats

1. Défis au niveau du cadre institutionnel

2. Défis en amont du processus de sélection

3. Défis en termes d’exécution des bourses et stages

4. Défis en termes de réintégration, de suivi et transfert de compétences

Propositions d’axes stratégiques

Complémentarité !


Propositions (1/4)

Constats

1. au niveau du cadre institutionnel

• Eléments (législatifs, politiques, etc) hors de portée directe d’un projet Bourses

• Gestion des RH sera un axe stratégique (probable) des volets d’Appui Institutionnels Agri et Santé

Projet Bourses n’intervient pas directement mais fournit des données, analyses et partages d’expérience en termes de formation pour alimenter la réflexion et l’action de ces volets


Sur base des Constats et orientations stratégiques existantes

2. Définir Résultat(s) en amont du processus de sélection

Appuyer la diffusion verticale et horizontale de l’information

Appuyer l’échange d’information entre PTFs et autres acteurs (plateforme, guichet unique ?)

Promouvoir l’offre élargie / identification et sensibilisation des publics cibles (IB et IF)

Promouvoir la transparence des processus

Appuyer les IB et IF potentielles à être éligibles

Capitaliser et diffuser les bonnes pratiques

Animer des réseaux alumni, journées boursiers, etc

Veiller aux synergies et aux équilibres stratégiques

Double ancrage (central et déconcentré)

Cohabitation et/ou partage des ressources avec les programmes sectoriels

Propositions (2/4)



3. Définir Résultat(s) en termes d’exécution des bourses et stages

• Renforcer les capacités des IB et IF dans les secteurs par l’octroi de nouvelles bourses de formation (diplomantes et qualifiantes) et de stages

• Appuyer la collecte / formulation des besoins des nouveaux acteurs (niveau déconcentré, société civile, OP, associations de femmes, ONGs, etc) NB: Pas l’élaboration des plans sectoriels de formation (resp des programmes sectoriels)

• Explorer et sélectionner les IB (avec prog sect) et IF (qualité) sur base de critères

• Assurer le suivi des bourses existantes

• Veiller aux synergies, aux équilibres stratégiques et aux priorités (en collaboration / complémentarité avec prog sectoriels)

• Participer au Comité de (pré)sélection

Equipe multidisciplinaire (gestion et appui)

Propositions (3/4)



4. Définir Résultat(s) en termes de réintégration, de suivi et transfert de compétences

• Définir le programme avec des objectifs et des résultats mesurables à atteindre

• Intégrer une phase de préparation au départ, au retour et de suivi post formation

• Appuyer le processus de planification des RH en collaboration avec les AI sectoriels

• Améliorer le suivi et la traçabilité des RH formées

• Appuyer le transfert de compétences (accompagnement / train the trainer)

• Développer le Monitoring et Evaluation des bourses BE

Equipe multidisciplinaire (gestion et appui) Ressources et outils spécifiques

Propositions (4/4)

BEN Bourses Kick Off meeting

Dossier Technique et Financier

• CH 1: Contexte• CH 2: Orientations stratégiques• CH 3: Planification Opérationnelle: OG, OS, R, Activités,

indicateurs, risques +• CH 4: Ressources / budget• CH 5: Modalités d’exécution (régie, co-gestion)

• ancrage institutionnel • Durée intervention / CS / CMO• Structures de supervision et de suivi• Admin, Fin, RH, Procurement, etc• M&E, audits, etc

• CH 6: Intégration des TT • CH 7: Cadre logique et autres annexes

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Processus de formulation

FORSept2013


Contributions attendues

Statistiques MTFPRéférentiel / Guide d’élaboration des plans de formation MTFPPolitique nationale de Renforcement des Capacités MTFPDécret de création du MFTPContours de la nouvelle intervention d’AI SantéContours de la nouvelle intervention d’AI AgriDécret Commission de certification des plans de formationLoi de Finances 1987Loi changement de poste tous les 3 ansLoi 2010 interdisant financement de formations > 9 moisExemple d’acte notariéCritères de sélection de la partie BéninoiseCirculaire CNABS / MDAEP pour janvier 2014 + domaines de prioritéDécret de création du MDAEPEtude sur développement d’un Plan Stratégique de Dev. des RH MAEPEtc…

BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013

Formulation Teams

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Coordonnées de l’équipe de formulation

Clément Fabian expert en formulation CTB : [email protected]

Hakpondé Y. Eustache Chef du service des bourses et stages de formation MDAEP [email protected]

Vandecruys Aurélie, collaboratrice chargée de bourses CTB Siè[email protected]

Point focal Bourses CTB Cotonou

Dangbo Edwige, collaboratrice chargée de bourses CTB Bé[email protected]

mailto:[email protected]






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