Proje Risk Yönetiminde 10 Altın Kural

Projenizde risk yönetimi süreçlerini uygulama…...2 Projenize başlamadan risklerinizi tanımlama…..…4 Risklerle ilgili olarak birbirinizle sürekli olarak iletişimde kalma…………………..….…………..…..….……5 Fırsatları ve tehditlerin değerlendirmesini yapma……………………………………………………….……...6 Devir konularını netleştirme……………………..….…...8 Riskleri önem sıralarına göre dizme………….…..…..9 Riskleri analiz etme………………………………………....10 Risk tepkilerinizi planlama ve uygulama………..… 13 Proje risklerinizi kayıt altına alma………….……….…15 Riskler ve ilgili görevleri takip etme……………..…..16

İÇİNDEKİLER

Risk yönetiminin projelere faydası çok büyüktür. Eğer belirsiz proje neticelerinde ve olgularında proaktif bir yol izlerseniz çok kazanç elde edebilirsiniz. Böylelikle çıktılarda, proje tehditlerinin etkileri minimize edilmiş olur ve oluşan fırsatları yakalamış, elden kaçırmamış olursunuz. Bu size projenizi zamanında, planlanan bütçede ve sponsorunuzun istediği kalitede sonuçlandırılmasına ve teslim etmenize imkân tanır. Bu makale size risk yönetimini projelerinize başarıyla uygulamanız için 10 altın kuralı vermektedir.

1

Organizasyonlarda kusurlu ve eksik risk yönetimi yaklaşımları ile karşılaşabilirsiniz. Bu tip organizasyonlar işleyişte olan projelerinin bu konusuyla alakalı olarak ya bilgisizler ya da projelerinde risk oluşmaz diye gayet rahat davranıyorlardır. Bazı insanlar proje yöneticilerine gözü kapalı bir şekilde inanırlar. Özellikle proje yöneticileri yıpranmış bir “ordu emeklisiyse”. Profesyonel şirketler gündelik operasyonlarına bile risk yönetimi kısmı oluşturmaktadır. Ve bu kısım, bu konuyla ilgili proje toplantılarını ve çalışanların eğitimlerini de kapsar.

Projenizde risk yönetimi süreçlerini uygulayın

2

Birinci kural proje risk yönetiminde başlıca kurallardan biridir. Eğer risk yönetimini projelerinizin içine tam olarak katmasanız, bu yaklaşımdan tam olarak fayda sağlayamazsınız.

Proje risk yönetimindeki ilk kural projenizde oluşabilecek riskleri tanımlamaktır. Bu işlem projenizde gelecekte oluşabilecek senaryolara odaklanabilmek için ufku geniş olmayı gerektirir.

Projenize başlamadan risklerinizi tanımlayın

4

İnsanlar ve raporlar. Takım üyelerinizdeki insanların her biri size kişisel tecrübelerini ve hünerlerini beraberinde getirir. Onlar karşılaştığınız bazı gizlenmiş bubi tuzaklarını ya da aklınızdan geçmeyen bazı altın değerinde önemli fırsatları ortaya çıkarırlar. Karşılıklı görüşmeler ve risk hakkında beyin fırtınası toplantıları risklerinizi keşfetmekteki en yaygın yöntemlerdendir.

Raporlar ise başka bir hikâyedir. Proje risklerini içeren elektronik dokümanların meydana getirdiği, projeyle alakalı dokümanlardır. Proje planları, iş durumları ve kaynak planlama bunlar için iyi bir başlangıçtır. Diğer bir kategoride eski proje planları, şirketinizin kurum içi ağları ve özel web siteleridir

3

Başarılı olmayan projeler şunu çok iyi gösterir ki, proje yöneticileri bu projelerde kendilerine doğru yaklaşan büyük darbeden habersiz olurlar. Korkutucu bir bulguda, proje organizasyonundan biri bu darbeyi görür fakat bu darbe gerçekleşmeden proje yöneticini bu konuyla ilgili olarak haberdar etmez. Eğer projelerinizde böyle şeylerin olmasını istemiyorsanız, risk iletişimine çok önem ve dikkat göstermelisiniz.

Risklerle ilgili olarak birbirinizle sürekli olarak iletişimde kalın

5

Kalıcı ve sürekli bir risk iletişimi için doğru bir yaklaşım, yürütülen her görevde bu iletişimin sürekliliğinin sağlanmasıyla olur. Eğer bir proje takımı toplantısı yapıyorsanız, proje risklerinizi burada gündeme getirin. Bu durum, risklerin proje yöneticiler için çok önemli olduğunu gösterir. Ve proje takımınıza bu riskleri tartışmaları için ortam sağlayın.

Risk iletişimiyle ilgili olan diğer önemli bir konu ise proje yöneticisi ve proje sponsoru arasındadır. Sponsorunuz bazı yüksek risklerle ilgili kararlar alabilir. Bunlardan haberdar olup sponsor ve müşterinizle de iletişim içerisinde olun.

Fırsatları ve tehditlerin değerlendirmesini yapın

6

Proje riskleri sizin üzerinizde bazı olumsuz etkiler yaratabilir. Bunlar projenize zarar veren kötü çocuklardır. Fakat modern risk yaklaşımı, olumlu risklerin üzerinde de yoğunlaşır. Bunlar proje fırsatlarıdır. Bunlar önceden belirlemeden gerçekleşen ve projenize fayda sağlayan iyi çocuklardır. Projenizi daha hızlı, daha iyi ve daha kazançlı yapmanızı sağlar.

7

Maalesef ki birçok proje takımı bitiş çizgisini geçmek için çabalar ve hızlı bitirmek için kendilerine fazla iş yüklerler. Bu projenizdeki bazı riskleri gün yüzüne çıkarmaya sebep olabilir. Projenizdeki fırsatlar ile ilgilenmek için kendinize zaman yarattığınızdan emin olun. Hatta bu zaman yarım saat bile olabilir.

Risk sahibi kişi, projedeki riskleri optimize etmeye çalışan proje takımından birileridir. Bunun etkisi gerçekten çok olumludur. Başlangıçta, önceden belirli olan bir riskten sorumlu olmak onları gergin yapabilir. Fakat zaman geçtikçe, kişiler görevlerini yaparlar ve riskleri düşürüp fırsatları geliştirip proje görevlerini gerçekleştirirler.

Devir konularını netleştirin

8

Bazı proje yöneticileri bir defalık risk listesi oluşturduğunuzu düşünebilir. Fakat bu bir başlama noktasıdır. Öbür aşama, hangi risklerden kimlerin sorumlu olacağının listesini oluşturmaktır. Oyun basittir: her bulduğunuz riski ondan sorumlu olacak birilerine atayın.

Bir proje yöneticisine göre bütün riskler eşittir. Böyle düşünmek proje yaşam döngünüzü çok basitleştirir. Fakat bu düşünceyle projenizle ilgili olası iyi sonuçları teslim edemezsiniz. Bazı riskler diğerlerinden daha fazla etkiye sahiptir. Bu yüzden büyük kazanç kayıplarına sebep olabilecek riskler üzerinde daha çok zaman harcarsınız. Öncelikle projenizi rayından çıkaracak bir şeyin olup olmadığını kontrol etmelisiniz. Eğer var ise, bu sizin için 1 numaralı önceliğinizdir. Diğer risklerinize içgüdüsel duygularınıza güvenerek öncelik verebilirsiniz.

Riskleri önem sıralarına göre dizin

9

Risklerinizle iyi mücadele etmek için onların koşullarını iyi anlamanız gerekmektedir. Bu yüzden bireysel risklerinize yakından bakmak için biraz zaman harcayın ve risklerinizi anlamadan yargıda bulunmayın.

Riskleri analiz edin

10

Risk analizi değişik aşamalarda gerçekleşir. Eğer risklerinizi şahsi seviyede anlamak istiyorsanız, bu risklerin etkilerini ve bu etkilerin sebep verdiği konuları anlamanız çok verimli ve kazançlı olur. Etkilere bakarak, risk oluştuktan sonra bunun hangi etkiden kaynaklandığını tarif edebilirsiniz.

Fazla detaylı analizler sizlere maliyet, gecikme ya da ürün kalitesi gibi projeniz üzerinde olumsuz etkilere yol açabilir. Risklere bakmanın diğer bir yolu ise, risk oluşmasının ve risk sebeplerinin önüne geçmek için olayın köküne odaklanmaktır.

11

Risk analizindeki diğer bir seviye ise bütün projeyi inceleyerek hakkında detaylı araştırmalar yapmaktır. Her proje yöneticisi toplam bütçe ihtiyacı ya da projenin bitme tarihiyle ilgili genel soruların cevaplarına ihtiyaç duyarlar. Eğer riskleri dikkate alırsak, proje sponsorunuza verilen tarihte ve belirlenen zaman çerçevesi içerisinde projenizi teslim edeceğinize dâir bir benzetim(simülasyon) sunabilirsiniz.

Bir proje yöneticisine göre bütün riskler eşittir. Böyle düşünmek proje yaşam döngünüzü çok basitleştirir. Fakat bu düşünceyle projenizle ilgili olası iyi sonuçları teslim edemezsiniz. Bazı riskler diğerlerinden daha fazla etkiye sahiptir. Bu yüzden büyük kazanç kayıplarına sebep olabilecek riskler üzerinde daha çok zaman harcarsınız. Öncelikle projenizi rayından çıkaracak bir şeyin olup olmadığını kontrol etmelisiniz. Eğer var ise, bu sizin için 1 numaralı önceliğinizdir. Diğer risklerinize içgüdüsel duygularınıza güvenerek öncelik verebilirsiniz.

12

Risklere cevap ve tepki sistemini uygulamak projenize değer katan bir faaliyettir. Bunun sayesinde ortaya çıkan tehditleri engellersiniz ve olumsuz etkilerini minimize edersiniz. Diğer kurallar risklerinize bir harita çizmenize, önem sırası tanımanıza ve riskleri anlamanıza yardımcı olur. Bu kural ise risk tepki planı oluşturarak büyük kazanımlara odaklanmanızı sağlar.

Risk tepkilerinizi planlayın ve uygulayın

13

Tehditlerin üstesinden geldiyseniz, temel olarak riskten kaçınma, risk küçültme ve risk kabulü gibi 3 seçeneğiniz vardır. Riskten kaçınma, projenizi herhangi bir riskle karşılaşmayacak şekilde organize etmeniz anlamına gelmektedir.

14

Tepkilerin en kapsamlı kategorisi riskleri en aza indirmek için oluşturulanlardır. Oluşan risklerin sebeplerini ortadan kaldırarak ya da sonuçların olumsuz etkilerini azaltarak engelleyebilirsiniz. Eğer 7. kuralı gerçekleştirmeye çalışıyorsanız, süreçlerinizi olumlu etkilemek için fırsatların bolluğu içinde olacaksınız. Son tepki ise riski kabul etmektir. Eğer riskin projeye etkileri minimum ise bu yolu izlemek mantıklı olabilir.

Risk günlüklerini muhafaza tutmanız süreci daha iyi gözlemlemenize ve bir ve ya iki riski unutmadığınızdan emin olmanızı sağlar. Projenizde neler olup bittiğiyle ilgili proje ekibinize ve paydaşlarınıza bilgi vermek için kullanabileceğiniz iyi bir iletişim aracıdır.

Proje risklerinizi kayıt altına alın

15

9. kuralın bir sonucu olarak meydana getirdiğiniz risk kayıtları, size riskleri ve risklerin etki ettiği görevleri izlemenize ve gözlemlemenize yardımcı olur. Her proje yöneticisi için görevleri izleme günlük bir operasyondur..

Riskler ve ilgili görevleri takip edin

16

Risklerle alakalı günlük rutinlerinizin içine ilgili görevleri entegre etmek en basit çözümdür. Risk izleme görevleri, bildiğimiz kontrol ve izleme eyleminden farklı bir şekilde olur. Risk izlemek için risklerin şuan ki durumlarına odaklanmak gerekir. Aynı zamanda hangi riskin oluşması daha mümkün? Bu soruya cevap vermek, size en gerçekleşmesi muhtemel riske dikkat etmenize yardımcı olur. Böylelikle proje değeriniz ve başarı ihtimaliniz yükselmiş olur.