projektportal og esdh - rigsarkivet€¦ · >iso27k >record management >processer til...
TRANSCRIPT
Projektportal og ESDH
Thomas Palsbjørn-Pedersen, Principal Business Consultant, 8/11-2017
2© PROACTIVE A/S NOVEMBER 6, 2017
Thomas Palsbjørn-PedersenPrincipal Business Consultant• Fagligt ansvarlig for søgning,
dokumenthåndtering og taksonomi
• Certificeret Enterprise Arkitekt
• Arbejdet med SharePoint i 12 år
UddannelseCand.merc.IVØ (Aalborg
2000)
KontaktoplysningerTlf: +45 4172 3354
Email: [email protected]
Teknologier• SharePoint
• Yammer
• Nintex
• WorkPoint
• FAST
• Div. ESDH systemer
Primære kompetenceområder• Enterprise Knowledge Management
• Change Management
• Enterprise Search
• Dokumenthåndtering
• Sagshåndtering
• Taksonomiudvikling
• IT Governance
Projekter• Kromann Reumert ECM
• AP Pension
dokumenthåndtering
• BaneDanmark Search
og enterprise taksonomi
• Københavns
Kommune
• M.fl.
Certificeringer• AIIM ECM Specialist
• AIIM Taxonomy
Practitioner
• TOGAF
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 3
ProActive er din strategiske partner
> Grundlagt i 1997
> Kontorer i København, Odense, Aarhus, Aalborg
og Auckland
> 200 erfarne og engagerede konsulenter
> Professionel rådgivning inden for ledelse, strategi
og teknologianvendelse
> Innovative løsninger der optimerer jeres forretning
> Dedikeret service team til at supportere jeres
medarbejdere og applikationer
> Produktsuite med standardiserede køreklare
forretningsløsninger
Kvalitet
Innovation
Engagement
Troværdighed
2017+500.000
Office 365
brugere
Problemformuleringen hos BDK
> Banedanmark
> I årevis haft projektportaler med meget store projekter som ikke kan
styres som ”en sag” i ESDH. BDK er ekstrem, men alle har det!
> Har haft journaliseret ”det vigtigste” til ESDH efterfølgende => kæmpe
mængde dobbeltarbejde
> BDKs ønske:
> Journalisering direkte i projektportal og aflevering direkte derfra
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 5
Yderligere brænde på bålet…
> GDPR
> ISO27K
> Record Management
> Processer til data-subjekters rettigheder
> O365 giver optimale muligheder:
> ISO27K, alle infrastrukturdele er bare i orden ud af boksen
> Record Mgmt værktøjerne understøtter optimal opsætning (change
management er den store del)
> Data-subjekt rettigheder via DLP og eDiscovery mm.
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 6
Cloud som værdi i sig selv
> Data tilgængelige over alt
> Sikkerhed optimal (Bank vs. Madras)
> 2-faktor sikkerhed
> Kryptering ned på filniveau
> Osv.
> Samling i én løsning
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 7
Teknikken
> O365 SharePoint
> Standard! (med understøttende tilpasninger holdt til minimum)
> Teknologien bevæger sig så hurtigt at man ikke kan lave for mange
tilpasninger
> Projekter er meget store og med meget forskellige behov, så den lokale
struktur i de enkelte projekter skal kunne tilpasses (men i konfiguration)
> O365 giver værktøjer til sikring af journalinstruks-overholdelsen (Data Loss
Prevention, eDiscovery osv.)
> Fx forhindring af upload af filer med CPR numre
> Understøttelse af processerne omkring eksterne medarbejdere
> Samtykke mm.
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 8
Løsningen
> Fælles taksonomi
> Overordnet fælles-struktur på tværs af store og små projekter,
men med mulighed for skalering
> Klar journalinstruks
> Så tæt på standard som muligt, men med understøttende
værktøjer
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 9
SharePoint Onlines struktur/brugeroplevelse
> Eet fælles repository for projektet
> Emails
> Leverandør-dokumentation
> Standard/disciplin dokumentation
> Fx arkitektur, brobygning, vej-infrastruktur mm.
> ”Ikke-arkivpligtigt materiale” (fx exe-filer)
> Kun ved email og leverandør-docs angives metadata, resten
automatiseret
> Integration i Outlook til let journalisering (drag-and-drop)
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 10
Samarbejdet med Rigsarkivet
> Primære issue var mange systemer
> I første omgang nogen diskussion om nødvendigheden af mere end et
arkivsystem
> Rigsarkivet hjalp til at få en klar adskillelse af hvilke systemer der var til
hvad
> Projektverdenen er meget forskellig fra sagsverdenen, så
adskillelsen/klassifikationen af dokumenter er vigtig
> Begreberne sager og undersager giver ikke nødvendigvis mening
> Vi indførte ”under-sags-typer” i form af disciplin-områder
> Fx hvis man arbejder med arkitekturen på en bygning har man en
”Arkitektur”-disciplin ”kasse” at komme indholdet i
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 11
Deludsnit af BDKs vigtigste systemer
SAP
> Økonomistyring
> Indkøb
> Produkter/elementer
cBrain F2
> Personrelaterede sager
> Klassisk sagsbehandling
ProArc
> Slutdokumentation
> Tegninger (endelig version)
SharePoint Online
> Projekter
> Samarbejde
> Leverandørsamarbejde
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 12
Journalinstruksen
> Klar adskillelse af F2, ProArc og O365
> F2: Personrettede sager
> ProArc: Slutdokumentation af selve installationerne, overført fra O365
> O365: Alt om projekterne minus personsagerne (klagesager osv.)
> Hovedregel: Ingen persondata i O365
> Klare regler for slet og overførsel af data
6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 13
Få mere videnHold dig opdateret med nyheder og arrangementer, tilmeld dig
ProActive nyhedsbrevwww.proactive.dk
Få gode råd og viden, og del erfaringer i vores interaktive Yammer netværk
ProActive Productivity Labwww.yammer.com/proactiveproductivitylab
Hold dig orienteret om vores aktiviteter på
LinkedInwww.linkedin.com/company/proactive-as
Hold dig orienteret om vores aktiviteter på
Twitterhttps://twitter.com/ProActiveIT
T: +45 82 32 32 32
W: www.proactive.dk
København
Rosenørns Allé 1
DK-1970 Frederiksberg C
Aarhus
Åbogade 15
DK-8200 Aarhus N
Odense
Egelundsvej 18
DK-5260 Odense
Aalborg
Stigsborgvej 60
9400 Nørresundby