projektový management a strukturální fondy eu
DESCRIPTION
Projektový management a strukturální fondy EU. Inovace bakalářského studijního programu v kontextu Boloňského procesu s důrazem na výsledky učení CZ.2.17/3.1.00/32599 Vysoká škola regionálního rozvoje Praha. ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU. Přednášky 1 - 2. Doc. Ing. Hana Bartošová, CSc. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Projektový management a strukturální fondy EU
Inovace bakalářského studijního programu v kontextu Boloňského procesu s důrazem na výsledky učení
CZ.2.17/3.1.00/32599 Vysoká škola regionálního rozvoje Praha
ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU
Doc. Ing. Hana Bartošová, CSc.Ing. Mgr. Jan Bartoš
Přednášky 1 - 2
Co je Projektový management
• Proces plánování, organizování, monitorování, řízení a reportování všech částí projektu a motivování všech účastněných za účelem dosažení cílů projektu.
• Použití znalostí, dovedností, nástrojů a technik vhodných pro splnění požadavků projektu.
Co je projektový management?
• Aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik v projektových činnostech tak, aby byly naplněny či překročeny očekávání a potřeby zainteresovaných stran projektu
• Organizační přístup k řízení provozních událostí (= „řízení pomocí projektů“).
(Project Management Institute)
Proč řídit projektově?
PŘI NUTNOSTI ZAVÉST ZMĚNU, PŘESAHUJÍCÍ
RÁMEC JEDNOHO ÚTVARU
Střet kompetencí jednotlivých
vedoucích
Užívané postupy a stereotypy
Přirozený odpor lidí ke změně
Obava riskovat
Více je oceňována „poslušnost“ než
kreativita
Čím se liší PM od operativního řízení?
• Dočasnost PM• Přidělení zdrojů pro jeho realizaci podle
potřeb projektu
Dosažení cílů projektu - projekt končí.Dosažení cílů v operativním řízení - nastaveny nové cíle a práce jednotky pokračuje.
Co musíme zvládnout při Managementu
projektu1. Personál2. Odhadování3. Rozpočtování4. Pravomoc5. Kontrolu6. Komunikaci
Mělo by být jasné, že řídit projekty není totéž,jako řídit běžný provoz!
Hranice PM
• Předmět projektu• Čas• Náklady• Míra neurčitosti a rizika• Kvalita realizovaných výstupů
Management projektu• Zahrnuje plánování, organizování,
sledování a řízení všech hledisek projektu v nepřetržitém procesu, aby
se dosáhly cíle projektu. (ISO 10006)• Provádí se prostřednictvím procesů
jako zahájení, plánování, provádění,
kontrola a ukončení. (PMBOK – Project Management Body of Knowledge)
10
Principy projektového managementu
Chápání projektu jako černé skřínky na složité problémy:
Hmotná část:
a) Zdroje - materiálové, lidské,
finanční
b) Výstupy – hmotné, nehmotné
Logická část:
c) cíl – strategický, nestrategický
b) Přínos – finanční, nefinanční
1.1 Tvorba plánu projektu1.2 Provedení plánu projektu1.3 Celkové řízení změny
1. Řízení integraceprojektu
ŘÍZENÍPROJEKTŮ
2. Řízení rozsahuprojektu
3. Řízení projektu v čase
4.1 Plánování zdrojů4.2 Odhadování nákladů4.3 Rozpočtování nákladů4.4 Kontrola nákladů
4. Řízení nákladův projektu
2.1 Iniciace2.2 Plánování rozsahu2.3 Definování rozsahu2.4 Ověření rozsahu2.5 Řízení změny rozsahu
3.1 Definování činností3.2 Seřazování činností3.3 Odhad doby trvání činností3.4 Tvorba rozsahu3.5 Kontrola rozsahu
5. Řízení kvalityv projektu
6. Řízení lidských zdrojův projektu
5.1 Plánování kvality5.2 Zajištění kvality5.3 Kontrola kvality
6.1 Organizační plánování6.2 Nábor personálu6.3 Rozvoj týmu
7.1 Plánování komunikace7.2 Distribuce informací7.3 Hlášení o výkonnosti7.4 Administrativní uzavření
7. Řízení komunikacev projektu
8. Řízení rizikv projektu
9. Řízení obstaravatelskéčinnosti v projektu
8.1 Plánování řízení rizik8.2 Identifikace rizik8.3 Kvalitativní analýza8.4 Kvantitativní analýza8.5 Plánování odezvy8.6 Monitorování a kontrola
9.1 Plánování obst. činnosti9.2 Plánování náboru9.3 Nábor (získávání)9.4 Výběr zdrojů9.5 Správa kontraktů9.6 Uzavření kontraktu
PMBOK Příloha 1
Úspěšný projektový management
• Dosažení plánovaného cíle projektu (akceptace zákazníka projektu)
• Dodržení časového limitu• Dodržení předpokládaných nákladů (jiných
zdrojů, např. limit přidělených pracovníků)
Co je to projekt?
PROJEKT JE POSLOUPNOST JEDINEČNÝCH, KOMPLEXNÍCH A SOUVISEJÍCÍCH ČINNOSTÍ, KTERÉ MAJÍ JEDEN CÍL NEBO ÚČEL A KTERÉ MUSÍ BÝT DOKONČENY VE STANOVENÉM ČASE, V RÁMCI ROZPOČTU A PODLE ZADÁNÍ.
JAK JE PROJEKT DEFINOVÁN?
• Všechny projekty mají dvě podstatné charakteristiky:
1. Každý projekt má začátek a konec2. Každý projekt vytváří unikátní produkt
• Projekty jsou jedinečné a dočasné• Výsledky projektu mohou být hmotné i nehmotné
Charakteristiky projektu
1. Co se má dosáhnout?2. Jak je projekt omezen? Časové Obsahové Nákladové3.Je projekt opakovatelný?4. Jak se provádí?
CílOmezení- Začátek a konec- Požadavky- RozpočetUnikátní průběhKoordinované a řízené
činnosti
Charakteristiky projektu
5. Je zaručen úspěch?6. Forma spolupráce7. Organizace týmu8. Jak vzniká produkt?9. Mohou vznikat
nepředvídané situace?10. Obsahuje projekt rizika
a nejistotu?
Ne, předem neníTýmTým je dočasnýPostupný vývojAno
Ano, vždy
Základní znaky projektu
• Jedinečnost, neopakovatelnost aktivit• Určitý stupeň rizika a nejistoty• Definované kvantifikované výsledky s předem určenou
kvalitou• Plánovaný začátek a konec s jasně specifikovanými
náklady a omezenými zdroji• Dočasně uvolnění lidé pro realizaci projektu• V případě dlouhodobého trvání projektu přezkoumání z
hlediska vnějších a vnitřních vlivů
Paradoxy
1. Projekt existuje krátkodobě,
aby dosáhl dlouhodobých cílů
– úředníci existují dlouhodobě
pro krátkodobé cíle a na ně
jsou zaměřeni
2. Projekt ruší status quo,
úředníci status quo udržují
Změna a projekty
• Projekt je definován jako práce, která se vykonává jen jedenkrát (je jedinečná) a má jasně definovaný začátek i konec. Tento způsob práce je v kontrastu s nepřetržitým provozem organizace, zahrnující opakovanou práci bez jasného definování konce.
• Svět se mění a vzrůstá rychlost změn. To vede ke zvýšené poptávce po projektech, protože projekty jsou cesta, jak se efektivně přizpůsobit měnícím se podmínkám.
Na co projekty použít
1. Realizace zásadní změny v organizaci (struktura, vnitřní
kultura, obměna personálu)
2. Vývoj nového produktu (např. služby)
3. Pro řízení významné investice (informační systém,
zařízení)
4. Rozsáhlá oprava nebo modernizace zařízení
5. Řešení mezi - útvarového problému
6. Řešení opakujících se stížností – prevence
7. Zavedení nové procedury, postupu nebo procesu v
organizaci
Co rozhoduje o úspěchu projektu1.Shoda o cílech projektu mezi projektovým
týmem, zadavatelem a managementem
2.Plán, který ukazuje celkovou cestu a zodpovědnosti a bude využit k měření pokroku během projektu
3.Stálá, efektivní komunikace mezi každým, kdo je do projektu zapojen
4.Řízený průběh
Každý přesně chápe, čeho může být dosaženo v rámci daného časového rámce a rozpočtu
5.Manažerská podpora
Co rozhoduje o úspěchu projektu
ŘÍZENÉ OČEKÁVÁNÍ
1.Stanovte realistická očekávání ohledně
rovnováhy nákladů, času a kvality, a to se
všemi zainteresovanými stranami projektu.
2.Řiďte očekávání po celou dobu projektu.
Změní-li se rovnováha, zajistěte, aby každý
o nové rovnováze věděl a akceptoval ji.
3.Dodávejte slíbený produkt včas, v rámci
rozpočtu.
Jak poznáme úspěch
1.Projekt je dokončen VČAS, výsledek projektu je dodán podle časového harmonogramu
2.Projekt je v RÁMCI rozpočtu. Projekt dodržel předvídané odhady nákladů
3.Výsledek projektu je KVALITNÍ tzn. splnil napoprvé odsouhlasené požadavky zadavatele.
Trojimperativ (Barnesův trojůhelník)
Čas Náklady
Kvalita, užitná hodnota, specifikace
Integrované řízení- optimální
Neoptimální řízení- soustředění na jeden z faktorů
Definice „Kvality“
• Kvalita je schopnost základních znaků produktu,
systému nebo procesu plnit požadavky
zadavatelů a jiných zainteresovaných stran
• Kvalita dle filosofie Totální Kvality Řízení (TQM)
je splnění odsouhlasených požadavků
zadavatelů vždy, napoprvé a s nejnižšími
náklady.
ODLIŠNOST PROJEKTŮ OD RUTINNÍCH PROCESŮ
PROJEKT
• DOČASNÝ• UNIKÁTNÍ, JEDINEČNÝ• TÝMOVÁ PRÁCE (ZPRAVIDLA
INTERDISCIPLINÁRNI)
RUTINNÍ PROCES
• TRVALÝ• OPAKOVANÝ• PRÁCE V PEVNÉ
ORGANIZAČNÍ STRUKTUŘE
Projekt????Proces Ano Ne
Zavedení nového produktu na trh
Zavedení systému kvality
Instalace nové telefonní linky
Stěhování organizace do nové budovy
Vzdělávání manažerů
Zavedení E-governmentu
Výběr dodavatele IT
Typy projektů
• Investiční (tvrdé) projekty
• Př. Výstavba (rekonstrukce) nemovitostí, nákup technologií aj.
• Neinvestiční (měkké) projekty
• Př. Investice do lidských zdrojů (vzdělávání, rekvalifikace, zaměstnanost aj.
Rozlišení podle typu výdajů, zaměření projektu, cílová skupina, výstupy projektu
Procesní přístup
• Identifikace vhodných procesů pro projekt• Identifikace vstupů a cílů procesů projektu• Identifikace vlastníků procesů a stanovení jejich
odpovědností a pravomocí• Definování vztahů mezi procesy
Požadovaných výsledů je dosaženo efektivněji pokud se realizuje procesní přístup
Řízení procesu – zpětná vazba
PROCESvVSTUPV VSTUPV ZákazníkVSTUP VÝSTUP
Zpětná vazba
Zpětná vazba
Řízení projektového týmu
• Jasně definovat a vzájemně sladit odpovědnosti a pravomoci lidí zapojených do projektu
• Lidé zapojení do projektu by měli zunát zásady PM v organizaci, vhodné techniky, nástroje a metody
Angažovanost projektového týmu na všech úrovních a jejich plné zapojení do projektu je nezbytnou podmínkou úspěšnosti
12 zlatých pravidel PM1. Získej konsensus na
výstupy projektu2. Zvol nejlepší tým, který jsi
schopen3. Udělej stručný a názorný
plán a dodržuj ho4. Urči kolik lidí budeš
skutečně k realizaci potřebovat
5. Udělej reálný plán6. Nezkoušej udělat více než
co má být uděláno
7. Uvědom si, že pracuješ s lidmi8. Získej formální i skutečnou podporu managementu a vlastníků9. Buď ochotný udělat změny10. Buď připraven informovat v jaké fázi se projekt nachází11. Buď ochoten zkoušet nové věci12. Musíš se stát vůdcem
SOUHRN• PROJEKT JE NÁSTROJEM PROVEDENÍ ZMĚNY• Projekt je jedinečný proces, skládá se z koordinovaných a řízených
činností zaměřených na dosažení cíle. Projekt má datum zahájení a ukončení, týmová organizace je dočasná.
• ROVNOVÁHA ČASU, NÁKLADŮ A KVALITY VÝSTUPU JE ZOBRAZENA „MAGICKÝM TROJÚHELNÍKEM“. V PRŮBĚHU PROJEKTU DOCHÁZÍ KE ZMĚNÁM JEDNOTLIVÝCH PARAMETRŮ (STRAN TROJÚHELNÍKU) A JE TŘEBA NAJÍT ROVNOVÁHU PŘIZPŮSOBENÍM ZBÝVAJÍCÍCH STRAN.
• Řízení projektu zahrnuje plánování, organizování, sledování, řízení a předkládání zpráv o všech aspektech projektu.
• ÚSPĚCH PROJEKTU JE VÝSLEDKEM MOTIVACE TÝMU NA DOSŽENÍ CÍLŮ PROJEKTU
PROČ SE NAUČIT ZÁKLADŮM PŘ?
• ČASTO UŽÍVANÁ METODA ŘÍZENÍ V ORGANIZACI• EFEKTIVNĚJŠÍ PRO PROVÁDĚNÍ ZMĚN NEŽ LINIOVÉ ŘÍZENÍ• PATŘÍ K ZÁKLADNÍM KOMPETENCÍM MANAŽERA• DOVEDNOST, KTERÁ ZAZÁŘÍ V CV• UŠETŘÍM 20 000 KČ – CENA KOMPATIBILNÍCH KURZŮ PŘ
Literatura:• SVOZILOVÁ, A. Projektový management.
Praha: Grada Publishing, 2011. 380 s. ISBN 978-80-247-3611-2.
• DOLEŽAL A KOL. Projektový management podle IPMA. Grada Publishing, 2009. 509 s. ISBN 978-80-247-2848-3.
• BARTOŠOVÁ A KOL. Projektový management. Praha: VŠRR, 2012. 151 s. ISBN 978-80-87174-13-5.