projektovanje organizacije - struktura

Projektovanje organizacije - strukturaOrganizacioni dizajn – Diplomske master studije, akademska 2015/2016

Projektovanje organizacije

Projektovanje organizacije je proces oblikovanja organizacijesposobne za realizaciju definisane poslovne strategije i ostvarivanjedrugih individualnih i organizacionih ishoda

Pod oblikovanjem organizacije podrazumeva se definisanje ilipreoblikovanje elemenata organizacije koji čine organizacionisistem.

Organizacija i organizaciona struktura?

Projektovanje organizacije

Pojam projektovanja organizacije se često pogrešno izjednačava sa pojmom projektovanja organizacione strukture.

Elementi organizacije ili elementi organizacionog dizajnapredstavljaju osnovne delove ili „gradivne blokove“

organizacije koji se koriste prilikom projektovanja organizacija.

Elementi organizacije ili elementi organizacionog dizajnapredstavljaju osnovne delove ili „gradivne blokove“

organizacije koji se koriste prilikom projektovanja organizacija.

Principi projektovanja organizacija predstavljaju pravila ilikoncepte koji se koriste u definisanju i uređivanju elemenata

organizacije.

Modeli organizacije

Ciljeviistrategija VeličinaOkruženje

Kultura Tehnologija

Struktura

1. Formalizacija2. Specijalizacija3. Hijerarhijaautoriteta4. Centralizacija5. Stručnost6. Raciozaposlenih

Organizacija

Henry Mintzberg – 1979.

Robert H. Waterman i Tom Peters – 1980. Richard Daft– 1983.

Robert Simons– 1995.

Jay Galbraith – 2002.

Star Model - Jay Galbraith 2002.

Element organizacije – Organizaciona strukturaTri komponente organizacione strukture (Daft):

Organizaciona struktura predstavlja formalne odnose izveštavanja, uključujući broj hijerarhijskih nivoa i raspon kontrole menadžera.

Organizaciona struktura određuje grupisanje pojedinaca u odeljenja i odeljenja u organizacione jedinice višeg hijerarhijskog nivoa.

Organizaciona struktura uključuje kreiranje sistema koji će osigurati efektivnu komunikaciju, koordinaciju i integraciju svih aktivnosti širom organizacije.

Organizaciona struktura je suma načina na koje organizacija deli posao i zadatke i postiže koordinaciju njihovog realizovanja. (Mintzberg)

Organizaciona šema

Na organizacionoj šemi se prikazuju:1. strukturni elementi organizacije ili blokovi,

2. odnosi između strukturnih elemenata organizacije.

Organizaciona šema je dijagram koji prikazuje strukturu organizacije, odnose i rang njenih delova i pozicija/radnih mesta.

Projektovanje organizacione strukture

Definisnjezadataka

Podela zadataka Integracija

Funkcije organizacione strukture

Povezuje zadatke i izvršioce.

Povezuje okruženje i organizaciju.

Stvara osnovu za komunikaciju, kontrolu i koordinaciju.

Daje mogućnost strategiji da se promeni.

Dimenzije organizacione strukture

Organizaciona struktura

Organizaciona struktura

SpecijalizacijaSpecijalizacija

DecentralizacijaDecentralizacija

DepartmenalizacijaDepartmenalizacijaKoordinacija i kontrola

Koordinacija i kontrola

FormalizacijaFormalizacija

Projektovanje organizacione strukture I dimenzija – Podela rada (specijalizacija)

Definisnjezadataka


Specijalizacija – Utvrđivanje zadataka

Kako utvrditi zadatke koje bi trebalo obavljati?

Ciljevi

Povećati tržišni udeo za 20%

Podciljevi

Kreirati novi proizvod za mlađe od 30

godina

Promeniti pakete za velike sisteme

Zadaci

Analiza tržištaAnaliza konkurencije

Projektovanje proizvoda…..…..………..

Definisnjezadataka


Projektovanje organizacione strukture I dimenzija – Podela rada (specijalizacija)

Specijalizacija – Postupak

Aktivnosti

Raščlanjavanje ukupnog zadatka

Radna mesta

Dodeljivanje zadataka

izvršiocima

Specijalizacija – Raščlanjivanje ukupnog zadataka – Kriterijumi analize

Izvršenje • Sama priroda zadatka, procesa – više nivoa

• Sama priroda zadatka, procesa – više nivoa

Objekat • Proizvod, usluga, kupac…• Proizvod, usluga, kupac…

Rang • Odlučivanje• Odlučivanje

Faza • Planiranje, izvršenje, kontrola• Planiranje, izvršenje, kontrola

Svrha • Core, Non Core - primer• Core, Non Core - primer

Specijalizacija – Dodeljivanje zadataka izvršiocima – Katalog poslova

Proces Podproces Aktivnost

Realizacija usluga MDT 01 Prijem upita klijenta 01.01 Zahtev za slanje upita pisanim putem

Realizacija usluga MDT 01 Prijem upita klijenta 01.02 Zahtev za slanje skice nestandardnog pakovanja

Realizacija usluga MDT 02 Provera boniteta i kreditnog limita klijenta

Realizacija usluga MDT 03 Davanje ponude klijentu 03.01 Izrada ponude u MIS-u

Realizacija usluga MDT 03 Davanje ponude klijentu 03.02 Slanje ponude klijentu na overu

Realizacija usluga MDT 03 Davanje ponude klijentu 03.03 Kreiranje pošiljke

Realizacija usluga MDT 04 Donošenje odluke o načinu transporta pošiljke

Realizacija usluga MDT 05 Prosleđivanje naloga u slučaju potrebe za daljim transportom u zemlji ili inostranstvu 05.01 Prosleđivanje naloga sektoru domaćeg transporta

Realizacija usluga MDT 05 Prosleđivanje naloga u slučaju potrebe za daljim transportom u zemlji ili inostranstvu 05.02 Prosleđivanje naloga sektoru zbirnog transporta

Realizacija usluga MDT 06 Unos statusa pošiljke

Realizacija usluga MDT 07 Priprema predmeta za fakturisanje, slanje dokumentacije i arhiviranje 07.01 Fakturisanje obavljene usluge

Realizacija usluga MDT 07 Priprema predmeta za fakturisanje, slanje dokumentacije i arhiviranje 07.01.01 Pribavljanje prateće dokumentacije

Realizacija usluga MDT 07 Priprema predmeta za fakturisanje, slanje dokumentacije i arhiviranje 07.01.02 Prosleđivanje dokumentacije sektoru finansija

Realizacija usluga MDT 07 Priprema predmeta za fakturisanje, slanje dokumentacije i arhiviranje 07.02 Slanje dokumentacije klijentu

Realizacija usluga MDT 07 Priprema predmeta za fakturisanje, slanje dokumentacije i arhiviranje 07.03 Arhiviranje dokumentacije

RM

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Rukovodilac službe

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Referent MDT

Broj različitih aktivnosti Stepen samostalnosti u odlučivanju

Specijalizacija - Prednosti

Što je neki posao u većoj meri ograničen na mali broj manuelnih imentalnih operacija, veća je sposobnost da se ona izvrši.

Koristi od specijalizacije:

1. veća efikasnost radnika,2. brža obuka radnika,

3. jeftinija radna snaga.

Koristi od specijalizacije posla su ograničene psihološkim i sociološkim potrebama ljudi na poslu.

SpecijalizacijaTr

oško

vi k

oord

inac

ije i

kont

role

Stepen specijalizacijeEf

ikas

nost

Stepen specijalizacije

Vežba

Podela rada i departmenalizacija- restoran

VežbaNajčešće greške

Definisanje radnih mesta za svaku vrstu zadatka (npr. Magacioner, Radnik na istovaru robe, Referent nabavke i sl.),

Definisanje organizacionih celina za svaku vrstu posla (npr. Sektor za marketing, Sektor za finansije, Sektor za nabavku...),

Mali broj aktivnosti dodeljenih jednom RM (npr. Referentu za nabavku dodeljivanje samo jednog zadatka – kontaktiranje i naručivanje od dobavljača),

Definisanje rukovodeće pozicije sa samo jednom podređenom pozicijom (npr. Šef nabavke i Referent za nabavku),

Pozicije bez podređenih ne bi trebalo nazivati šefovim (npr. Šef za marketing; Marketing menadžer, već može…).

Vežba – Organizaciona struktura

Sistematizacija

1. Osnovni pojmovi2. Struktura opisa poslova (radnih mesta)3. Opšti podaci o poslu (radnom mestu)4. Svrha posla5. Opis zadataka 6. Potrebna znanja, veštine i sposobnosti

Sistematizacija – Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova (?)Član 24. Zakona o radu Republike Srbije

Pravilnikom se utvrđuju organizacioni delovi kod poslodavca, naziv iopis poslova, vrsta i stepen zahtevane stručne spreme, odnosnoobrazovanja i drugi posebni uslovi za rad na tim poslovima, a možeda se utvrdi i broj izvršilaca.

Za rad na određenim poslovima, izuzetno, mogu da se utvrde najvišedva uzastopna stepena stručne spreme, odnosno obrazovanja u skladu sa zakonom.

Pravilnik donosi nadležni organ kod poslodavca, odnosno lice utvrđeno zakonom ili opštim aktom poslodavca.

Obaveza donošenja pravilnika ne odnosi se na poslodavca koji ima10 i manje zaposlenih

Sistematizacija – Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji radnih mesta

Član 24. Zakona o radu Republike Srbije

Organizacione jedinice

Nazivi radnih mesta

Opis poslova Uslovi rada

Broj izvršilaca

Kompetencije

Sistematizacija – Osnovni pojmovi

Radno mesto je najmanja tehnološki i organizaciono zaokruženacelina u okviru koje se odvija jedan tačno određeni deo procesarada.

Ono mora da ima ulaze, zadatke koji se na njemu obavljaju i izlaze,odnosno rezultate.

Radno mesto je potpuno nezavisno od zaposlenih koji se na njemunalaze i tako ga treba dizajnirati i analizirati.

Sistematizacija – Osnovni pojmovi

Zadatak je struktuiran i merljiv skup aktivnosti koje se obavljaju naradnom mestu sa ciljem da se ostvari određeni rezultat.

Definisanjem zadataka definišu se zaduženja, ovlašćenja iodgovornosti zaposlenih na radnom mestu.

Rezultat je proizvod, informacija ili usluga koja nastaje kao posledicauspešnog obavljanja zadataka na radnom mestu.

Zadatak se razlikuje od rezultata u tome što predstavlja skupoperacija, a time i određenu radnju koju treba obaviti.

Rezultat je po pravilu neko stanje koje se postiže obavljanjemodređenog zadatka

Sistematizacija – Struktura opisa radnog mestaO

pis

rad

nog

mes

taO

pis

rad

nog

mes

ta opšte podatke za identifikaciju radnog mesta i njegovog položaja u organizacionoj strukturi preduzeća,

opšte podatke za identifikaciju radnog mesta i njegovog položaja u organizacionoj strukturi preduzeća,

sažet opis svrhe postojanja radnog mesta (svrha radnog mesta),sažet opis svrhe postojanja radnog mesta (svrha radnog mesta),

opis zadataka koji se obavljaju na radnom mestu i njihovo učešće (opis zadataka),

opis zadataka koji se obavljaju na radnom mestu i njihovo učešće (opis zadataka),

opis minimalnih zahteva - potrebnih znanja, veština i sposobnosti potrebnih za rad na radnom mestu.

opis minimalnih zahteva - potrebnih znanja, veština i sposobnosti potrebnih za rad na radnom mestu.

Sistematizacija – Opšti podaci

Opšti podaci o radnom mestu su osnovni podaci pomoću kojihutvrđujemo identitet i položaj radnog mesta u organizaciji

Napomene

Naziv radnog mesta

Naziv radnog mesta treba da bude sažet ali i konkretan tako da opisuje suštinu radnog mesta. Opšte nazive radnih mesta, kao što je na primer "Referent računovodstva", treba izbegavati kad god je to moguće.

Naziv radnog mesta treba da bude izabran tako da odražava suštinu zadataka koji se na njemu obavljaju. Na primer: "arhivar", "blagajnik", ili "dispečer". Naravno, naziv radnog mesta može da sadrži više od jedne reči.

Sistematizacija – Svrha radnog mestaSvrha radnog mesta sadrži kratak popis glavnih zadataka koji se naradnom mestu obavljaju, kao i rezultata koji se postižu i dajeodgovor na pitanje: "Zašto radno mesto postoji?" Pisanje ovog delaopisa se može formalizovati primenom sledećih pitanja i odgovora:

Šta se radi?Na radnom mestu se izvršavaju zadaci i odgovor na ovo pitanje se dobija objedinjavanjem i sažimanjem zadataka radnog mesta.

Zašto se radi?Razlog za izvršavanje zadataka je postizanje rezultata, pa se odgovor dobija na osnovu rezultata koje treba postići.

Kako se radi?Radi se tako što radnik koristi svoja znanja, veštine, sposobnosti i ulaže napor dabi izvršio zadatke. Odgovor na ovo pitanje se dobija na osnovu opisa potrebnihznanja, veština i sposobnosti i specifikacije zahteva rada.

Sistematizacija – Svrha radnog mesta

Napomene

Svrha radnog mesta

Trebalo bi da obim ovog dela opisa bude trideset do pedeset reči i zbog toga je veoma važno da se identifikuje i opiše ono što je najbitnije za to radno mesto.

Ovaj deo opisa bi trebalo pisati u bezličnom obliku, u sadašnjem vremenu.


Primer – Svrha radnog mesta “Materijalni knjigovođa”Knjiženje dokumenata iz magacina materijala,kancelarijskog materijala, sitnog inventara itrgovinske robe, izračunavanje ulaznih cenafaktura dobavljača i kontrola popisnih lista radiobezbeđivanja ažurnosti knjigovodstvenih ispravamaterijalnog knjigovodstva, korišćenjem užegskupa računovodstvenih znanja - dvojnogknjigovodstva, za koja je potrebna srednja stručnasprema i poznavanje rada na računaru.


Pitanje Odgovor

Šta se radi?Knjiženje dokumenata iz magacina materijala, kancelarijskog materijala, sitnog inventara i trgovinske robe, izračunavanje ulaznih cena faktura dobavljača i kontrola popisnih lista‚

Zašto se radi? radi obezbeđivanja ažurnosti knjigovodstvenih isprava materijalnog knjigovodstva,

Kako se radi? korišćenjem užeg skupa računovodstvenih znanja - dvojnog knjigovodstva, za koja je potrebna srednja stručna sprema, na računaru.


Primer – Svrha radnog mesta “Transportni radnik”

Manipulacija i transport svih vrsta materijala iobavljanje fizičkih poslova za potrebe proizvodnjeradi snabdevanja radnih mesta potrebnimmaterijalom i uklanjanja materijala sa radnihmesta, korišćenjem fizičke snage i užeg skupaznanja za koja je potreban prvi stepen stručnespreme, ručno, kolicima ili ručnim viljuškarom.


Pitanje Odgovor

Šta se radi? Manipulacija i transport svih vrsta materijala i obavljanje fizičkih poslova za potrebe proizvodnje,

Zašto se radi? radi snabdevanja radnih mesta potrebnim materijalom i uklanjanja materijala sa radnih mesta,

Kako se radi? korišćenjem fizičke snage i užeg skupa znanja za koja je potreban prvi stepen stručne spreme, ručno, kolicima ili ručnim viljuškarom.

Sistematizacija – Opis zadataka (posla)

Opis zadataka sadrži zadatke koji se obavljaju na radnom mestu.Zaposleni je dužan da zadatke obavlja savesno i odgovorno, a dabi to mogao uraditi potrebno je da oni budu definisani.

Na radnom mestu se često obavlja više od jednog zadatka.

Podaci iz prakse ukazuju da se broj različitih zadataka koje zaposleniobavlja na radnom mestu kreće u rasponu od 5 do 9

Sistematizacija – Opis posla

Prilikom opisivanja zadataka treba se pridržavati sledećih pravila:

Opis svakog zadatka treba da odgovori na pitanja šta treba da se uradi i zbog toga opis zadatka počinje glagolom koji govori šta treba uraditi.

Opis treba da bude napisan u sadašnjem vremenu, kao da zaposleni ovog trenutka obavlja zadatak.

Opis zadatka treba da bude takav da se vidi rezultat njegovog obavljanja (šta zaposleni radi, a šta je uradio).



Zadatke treba navesti po logičnom redosledu (najčešće se koristi nabrajanje po značajnosti zadataka ili nabrajanje po redosledu izvršavanja zadataka).

Opis zadataka ne predstavlja uputstvo po kome se zadatak izvršava. Zbog toga u opisu radnog mesta ne treba opisivati metod rada po kome se realizuje zadatak



Stil treba da bude jezgrovit, jasan, jednostavan, bez nepotrebnih reči. Potrebno je koristiti što manje reči i opisivati zadatke što jednostavnije. Na primer: umesto "vrši pregled... ", može da se napiše "pregleda...", ili umesto "vrši unos podataka...", može da stoji "unosi podatke...“,

Prilikom opisivanja zadataka može se koristiti reč "pomaže" u obavljanju zadatka da bi se istaklo da zaposleni ne radi samostalno već pruža podršku i radi pod nadzorom drugog radnog mesta.



Prilikom opisivanja zadataka ne treba koristiti reč "učestvuje". Upotreba nepreciznih formulacija, kao što je, na primer, upotreba reči "učestvuje" otežava definisanje odgovornosti za uspešnu realizaciju zadatka.

U opisu zadataka ne treba koristiti prideve kao što su: uredno, tačno, stručno, pravovremeno, itd, jer se to podrazumeva.

Za svaki zadatak na radnom mestu treba upisati procenat ukupnog radnog vremena zaposlenog koji on regularno troši na njegovo ostvarivanje u toku jedne godine


Primer – Opis zadataka radnog mesta “Materijalni knjigovođa”

Opis zadatka Učešće- prikuplja i kontroliše dokumenta: naloge za prijem materijala, prijemnice, potrošnice, povratnice, otpremnice; 35%

- knjiži dokumenta iz magacina materijala, kancelarijskog materijala, sitnog inventara i trgovinske robe; 35%

- izračunava izlazne cena faktura dobavljača; 10%- kontroliše popis materijala i dostavlja podatke za izradu završnog računa; 5%

- razvrstava, slaže i čuva dokumentaciju; 5%

- obavlja druge zadatke po nalogu Šefa računovodstva. 5%

Sistematizacija – Potrebna znanja, veštine i sposobnosti

Znanje, veštine i sposobnosti trebada objasne šta se od zaposlenog

očekuje da zna, ume i može da bi uspešno obavljao zadatke na

radnom mestu.

Znanje, veštine i sposobnosti trebada objasne šta se od zaposlenog

očekuje da zna, ume i može da bi uspešno obavljao zadatke na

radnom mestu.

redovno obrazovanje,redovno obrazovanje,

dopunsko obrazovanje dopunsko obrazovanje

praktičan radpraktičan rad

Sistematizacija – Potrebna znanja, veštine i sposobnosti

Redovno obrazovanje podrazumeva završetak školeodgovarajuće struke i stepena stručne spreme o čemu postojiformalni dokument - diploma. Dopunsko obrazovanje podrazumeva završetak raznih kurseva, seminara ili obuka koje zahtevaju određeno vreme i o kojimapostoji zvanični dokument (npr. vozačka dozvola, sertifikat, uverenje, licenca, ...). Treću grupu znanja predstavljaju znanja koja je zaposleni stekaokroz praktični rad, i mogu se iskazati godinama radnog stažapotrebnim da se ta znanja steknu.

Sistematizacija – Potrebna znanja, veštine i sposobnostiPrilikom identifikacije znanja, savet je da se postavi pitanje:

"Šta je to osnovno što zaposleni na ovom radnom mestu morada zna da bi uspešno obavljao poslove na njemu"?

Školska sprema je nešto što se podrazumeva (to je neophodan, ali ne i dovoljan uslov za rad).

Dovoljan uslov za rad predstavljaju konkretna znanja koja suprimerena za odgovarajuće radno mesto.

Vežba

Opisi radnih mesta u restoranu

Hvala na pažnji!

Primer – Neadekvatno povezivanje zadataka i izvršilaca

SLUŽBA ZA PRAVNE POSLOVE

Objedinjavanje svih pravnih procesa u preduzeću.

SLUŽBA ZA NABAVKU I SKLADIŠTENJE

Organizaciono objedinjavanje povezanih procesa Nabavke i Skladištenja.

SLUŽBA ZA KADROVSKE POSLOVE

Eliminisanje procesa koji se ne odnose na poslove iz oblasti radnog prava i razvijanje procesa Obuke i razvoja kadrova.

Sektor za pravne, kadrovske i komercijalne poslove

Služba za imovinsko - pravn e pos lo ve, zastupanje i

ugovaranje

Služba za normativu i kadrovske poslove

Služba za javne nabavke

Primer – Uređenje odnosa sa okruženjem

Glavne promene u Korisničkom servisu:• Organizaciono premeštanje Korisničkog servisa pod

nadležnost Tehničkog direktora.• Standardizacija svih šaltera Parking servisa i

organizaciono objedinjavanje rada sa strankama.• Jasno razdvajanje nadležnosti (Korisnički servis – prijem

i obrada svih zahteva, Tehnički sektori – rešavanje).• Smanjenje broja lokacija – ukidanje šaltera u Starine

Novaka i povećanje kapaciteta u Kraljice Marije.• Uvođenje radnog mesta Poslovođa Korisničkog

servisa, jedan izvršilac u smeni, u Kraljice Marije.• Ukidanje smenskog rada za radno mesto Samostalnog

referenta za informisanje i administrativne poslove.

Primer – Kriterijum izvršenja

LIKVIDATURAFAKTURISANJE

NABAVKA

TEKUĆE ODRŽAVANJE INFRASTRUKTUR E

Upravljanje ljudskim resursimaFinansijski poslovi

PRO

CES

I PO

DR

ŠKE

Upravljanje infrastrukturom

Tehnički preg led vozila

Održavan je vozila

Upravljanje voznim parkom

Formiranjeplana nabavke

Upravljanje izvršenjem ugovora

Nabavka i skladištenje Pravni poslovi

Tekuće o državanje poslovnih objekata i parkirališta

Održ avanje sistema autom atike

Plan iranje održavan ja vozila

Pranje vozilaInformatička podrška

ADMI NISTRATIVNI POSLOVI U VEZI SA INFR ASTRUKTUROM

Adminis trac ija poslovnih objekata

Organizacija fizičko-tehnič kog obezbeđenja

Organizacija poslova č išćenja i higijene

SUDSKI I D RU GI POSTUPCIAngažovanje izvršitelja

Zastupanje

Pokretanje sudskih i drugih postupaka

Imovinsko -pravni poslovi

Privredno-pravni poslovi

Upravljanje dokumentima

ZAPO ŠLJAVANJE

Regrutacija i selekcija za prijem u radni odnos

Angaž ovanje zaposlenih van radnog odnosa

Obuka i raz voj zaposlenih

Radno-pravni poslovi

Sprovođenje postupaka nabavke

Magacinsko poslovanje

Administracija osnovnih sredstava

Eksploatacija parkirališta

Eksploatacija međunarodnog terminala

Admin istracija vozila

Blagajničko poslovanje Likvidiranje i knjiženje blagajničke dokumentacije

Fakturisanje fizičkim licima

Fakturisanje pravnim licima

Likvidiranje ulaznih računa

Knjiženje poslovnih promena

Obračun zarada i naknada zaposlenih

Likvidiranje izvoda

Plaćanje potraživanja

Izdavanje pretplatnih karata za parkirališta Praćenje naplate pretplatnih karata i iskorišćenja kapaciteta u parkiralištima

Izdavanje poslovnog prostora Robno-distributivni poslovi

Kontrola stanja parkirališta

Kontrola i naplata parkiranja u parkiralištima

projektovanje organizacije - struktura

Documents