Projektová dokumentácia

Kód ITMS projektu: 26110130519Gymnázium Pavla Jozefa Šafárika – moderná škola tretieho tisícročia

Vzdelávacia oblasť: Voliteľný predmet

Predmet Základy podnikateľského myslenia – tvorba projektov

Ročník, triedy: III. A, III.D

Tematický celok: Cyklus projektového riadenia

Vypracoval: Ing. Ivana Fafráková

Dátum: apríl 2013

Obsah1. Projektová dokumentácia2. Dokumentácia podľa etáp3. Koncepčná fáza4. Schvaľovacia fáza5. Realizačná fáza6. Scenár – typy scenárov7. Kapitoly scenára8. Typy dokumentov9. Zdroje

2

Projektová dokumentácia

• V každej etape projektu vzniká dokumentácia.• Ide o písomné, obrazové, tabuľkové alebo

filmové, fotografické, zvukové a vecné podklady, pomocou ktorých sa potom projekt realizuje alebo vedie sa o jeho priebehu záznam.

• Osobitným dokumentom môže byť napr. patent, autorské dielo (ako výstup z projektu)

3

Dokumentácia podľa etáp

• Analytická etapa – dokumentácia sa zbiera – údaje o potenciáli, východiskách, rôzne ekonomické, fyzikálne, chemické, matematické, štatistické rozbory, znalecké posudky, odborné štúdie, fotografie, filmové záznamy

• Dokumentácia by sa mala triediť a vyhodnocovať.

4

Koncepčná fáza - dokumenty• Koncepčná fáza – spracúva sa návrh o

priebehu realizačnej etapy = pracovný postup projektu

• Tu sa musia vyriešiť všetky časti projektu a písomne zaznamenať tak, aby sa podľa nich projekt zrealizovať.

• Napríklad: architektonické štúdie, stavebné dokumentácie, technologické postupy, harmonogram, rozpočet....

5

Schvaľovacia etapa - dokumenty

• Schvaľovacia etapa – vyhodnocuje sa neverejná dokumentácia o hodnotení projektu.

• Schvaľovacie orgány si vytvoria vlastnú dokumentáciu.

6

Realizačná etapa - dokumenty

• Realizačná etapa – najviac dokumentácie sa popisuje v tejto etape.

• Žiadosť o poskytnutie dotácie, príspevku, technická dokumentácia, scenár filmu.

• Zaznamenáva sa priebeh projektu a porovnáva sa s pracovným postupom.

7

Scenár projektu• Písomný záznam o priebehu realizačnej etapy

projektu.• Odvíja sa od tzv. logického rámca (schéma,

matica)• Logický rámec – v ňom sú definované ciele,

aktivity, výstupy, dopady, náklady, indikátory ..

• Podľa logického rámca sa potom navrhne postup pre realizačnú fázu.

8

Typy scenárov• Stavebný (investičný) scenár

ide o súbor stavebných výkresov pre stavbu (pohľady, priečne rezy, pôdorysy, konštrukčné detaily...)Stavebná dokumentácia je doplnená o tzv. technickú správu (napojenie na inžinierske siete, dopravné komunikácie...)

9

Scenár projektu• Technologický scenár - ide o súbor technologických

výkresov pre inštaláciu technológie, ktorej súčasťou je aj manuál resp. zaškolenie obsluhy na jej použitie (plán vybudovania IT siete...)

• Produkčný scenár – je zameraný na taký typ projektu, ktorého cieľom je zabezpečiť hotový produkt (film, recept, patent...)

• Organizačný scenár – popis priebehu neinvestičných aktivít, postup pri organizovaní podujatia, program konferencie, smernice.....

10

Kapitoly scenára1. Údaje o realizátorovi projektu• základná identifikácia• adresa• kontakt• história2. Okruh problémov• Krátke zhrnutie hlavných výsledkov a

vysvetlenie oblasti, ktorej sa projekt bude venovať

11

Kapitoly scenára3. Ciele projektu – konkrétna formulácia cieľov projektu (hmotný, nehmotný)4. Cieľové skupiny – hlavné a vedľajšie skupiny, ich kvantifikácia a zdroj informácií o ich zistení5. Odôvodnenie – prečo sa má projekt realizovať – argumenty (vecné, slovné a odpoveď na otázku PREČO?)6. Aktivity – činnosti, ktoré sa budú realizovať – presný chronologický popis činností, ktoré sa musia vykonať, aby sa dosiahli ciele projektu

12

Kapitoly scenára7. Harmonogram realizácie – časový plán jednotlivých aktivít projektu8. Rozpočet projektu – podrobný rozpis nákladových položiek podľa jednotlivých aktivít projektu9. Hlavný realizačný tím projektu – menovitý zoznam ľudí, ktorí sa budú podieľať na projekte a prikladá sa ich životopis.

13

Kapitoly scenára

10. Hmotné, finančné a know-how zdroje realizátora projektu – všetko, čo má realizátor k dispozícii pred začatím projektu, vrátane financií.

11. Technické údaje o projekte – miesto realizácie projektu, dátum (predpokladaný) začatia a ukončenia projektu.

14

Kapitoly scenára

12. Partneri v projekte – uvádzajú sa tu údaje všetkých organizácii, ktoré budú spolupracovať na realizácii projektu

13. Formulár žiadosti o nenávratný príspevok (grant) – predpísané tlačivo vyhlasovateľa a vypĺňa sa podľa presne stanoveného postupu a podľa údajov scenára

15

Kapitoly scenára

14. Prílohy – každá grantová výzva vyžaduje predloženie iných príloh, ktoré sa musia priložiť k formuláru žiadosti o grant – životopisy, stanovy, čestné vyhlásenia, doklady o pridelení IČO, účtovná závierka, potvrdenie o tom, že organizácia nie je dlžníkom.....

15. Obrazové prílohy – najčastejšie sú to fotografie, obrázky, skice, ktoré podporujú dosiahnutie stanovených cieľov projektu

16

Implementačná dokumentácia

• Dôležitá je dokumentácia, ktorá potvrdzuje priebeh projektu (z realizačnej etapy).

• Je to dokumentácia, ktorá poukazuje na opodstatnené využitie finančných prostriedkov (náklady projektu) .

17

Typy dokumentov

• Dokumenty z verejného obstarávania - výzvy na VO, inzeráty, súťažné podmienky, ponuky dodávateľov, vyhodnotenie komisie, výsledky, zverejnenie výsledkov VO.

• Zmluvy – zo všetkými stranami, ktoré sa podieľali na realizácii projektu – dodávatelia, pracovníci, služby, prenájom .....

18

Typy dokumentov

• Pracovné výkazy – prehľad o vykonanej práci na projekte, hlásenia, dodacie listy, kumulatívne výkazy o vykonávanej práci

• Cestovné dokumenty – cestovné príkazy na pracovné cesty tuzemské, zahraničné, cestovné lístky, doklady o ubytovaní, kópie technických preukazov služobného a súkromného vozidla, správy z pracovných ciest

19

Typy dokumentov

• Dokumenty z akcií – prezenčné listiny, preberacie protokoly o prevzatí materiálu účastníkom akcie (napr. školenia), fotografie, osvedčenia o absolvovaní akcie....

• Účtovné a finančné doklady – pokladničné bločky, dodacie listy, faktúry, výpisy z bankových účtov, výdavkové a príjmové doklady....

20

Typy dokumentov• Evidencia majetku – evidenčné listy o majetku,

ktorý bol nadobudnutý z projektu, záručné listy, návody na použitie, servisné karty...

• Prezentácie projektu – fotografie, videozáznamy, inzeráty, public relation články, prospekty..

• Zmeny v projekte – záznamy o akýchkoľvek zmenách a odchýlkach v projekte

• Výstupy z projektu – publikácie, prezentácie...

21

Archivácia dokumentov

• Dokumentácia z projektu podlieha pravidlám archivácie.

• Norma o archivácii - slovenská norma ??????• Zistiť koľko rokov je potrebné uchovávať

dokumentáciu z projektu

22

Použité zdroje

• Filo, P. a kol. : Projekty pre regionálny rozvoj, vydavateľstvo ERA OZ, Bratislava 2005, ISBN: 80–969367–0–0.

23