projektmodell - projektil · kommunikationsplan syfte syftet med kommunikationsplanen är att rätt...
TRANSCRIPT
Styrande rutindokument | Rutin Sida 1 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Projektmodell -
PROJEKTiL
Bygger på version 1.0 av PROJEKTiL.
Uppdateringar sedan senaste versionen i VIS:
Uppdaterat enligt synergiärende 69555
Sida 2 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Innehållsförteckning
Inledning ........................................................................................................ 3
Vad är projekt? ........................................................................................... 3
Syfte med projektmodellen ......................................................................... 3
Målgrupp för Region Norrbottens projektmodell ....................................... 4
Ansvarig för Region Norrbottens projektmodell ........................................ 4
Region Norrbottens projektriktlinjer ......................................................... 4
Projektets livslängd .................................................................................... 4
Kvalitetssäkring: Projektrevisioner och granskning ................................... 4
Riskanalys ................................................................................................... 5
Projektdokumentation ................................................................................. 6
Kommunikationsplan ................................................................................. 6
Rapportering och uppföljning ..................................................................... 6
Region Norrbottens projektmodell ............................................................. 7
Beslut .......................................................................................................... 7
Faser ........................................................................................................... 9
Roller i projektorganisation ...................................................................... 10
Dokumentmallar ....................................................................................... 14
Termer ...................................................................................................... 16
Sida 3 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Inledning Syftet med projektmodellen PROJEKTiL är att ge riktlinjer och anvisningar
för hur projekt ska bedrivas och styras inom Region Norrbotten.
Projektmodellen består av följande delar:
Beskrivning av projektmodellen (projektets flöde med faser, beslut, rol-
ler, mallar och termer). Beskrivningen är detta dokument.
Mallar för beslutsdokument. Mallarna finns i VIS mallcenter vilket gör
att de finns tillgängliga när nya dokument skapas i VIS.
Frågor och kommentarer på Region Norrbottens projektmodell PROJEKTiL
hänvisas till funktionsbrevlådan [email protected]
Vad är projekt? Projekt är ett sätt att bedriva ett målinriktat arbete i en temporär organisation
– en engångsorganisation och ett arbetssätt som utmärker sig av, bland annat,
följande egenskaper:
Projekt leder fram till ett bestämt mål, resultat och leverans.
Projekt kräver olika resurstyper och kompetenser.
Projekt är tidsbegränsat.
Projektarbete är av engångskaraktär.
Inom Region Norrbotten ska det alltid övervägas att använda projektformen
som arbetssätt när ovanstående kriterier är uppfyllda för ett uppdrag eller
arbetsuppgift.
Det ska också övervägas att använda delar av de metoder och arbetssätt, som
projektformen innehåller, när det gäller andra uppdrag och arbetsuppgifter,
även om inte samtliga projektkriterier uppfylls. Projektarbetsformen kan ge
en bättre möjlighet till styrning och uppföljning och därigenom genomföra
arbetet på ett effektivare och mera målinriktat sätt.
Syfte med projektmodellen Inom Region Norrbotten finns en mängd samtidigt pågående projekt. I dessa
projekt ingår en mängd olika resurser med olika kompetenser från olika delar
av organisationen. Detta medför att det är svårt för ledning och beslutsfattare
att få en översikt över de pågående projekten och resurserna.
För att kunna prioritera rätt projekt måste bra beslutsunderlag finnas som
grundar sig på projektens status, effektmål samt tids- och kostnadsramar.
Projekten är jämförbara endast om alla arbetar med samma projektmodell.
En projektmodell ger riktlinjer och anvisningar för hur projektarbete ska
styras inom Region Norrbotten genom att beskriva relationen mellan projekt-
ledare och styrgrupp/projektägare. Den beskriver även projektets beslut,
faser, roller, dokument samt termer som hör till organisationens projektverk-
samhet.
Sida 4 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
En projektmodell ger gemensamma spelregler som medför att vi arbetar på
ett enhetligt sätt samt pratar samma språk.
Projektmodellen ska även:
säkerställa att ett långsiktigt, strategiskt affärs- och nyttoperspektiv alltid
finns med under projektets gång samt att projektets resultat är kopplat
till organisationens strategiska inriktning
projektmedlemmarna lättare ska komma in i projektet
enklare att kunna ta del av erfarenheter från tidigare projekt
underlätta kommunikationen mellan alla som jobbar med projekt
tydliggöra ansvar och befogenheter för de olika projektrollerna
beskriva projektflöde på ett enkelt överskådligt sätt
Målgrupp för Region Norrbottens projektmodell Projektmodellen (PROJEKTiL) ska nyttjas i samtliga projekt som bedrivs
inom Region Norrbotten. Eventuella avsteg kan göras då projekt bedrivs i
samverkan med externa aktörer.
Ansvarig för Region Norrbottens projektmodell Projektmodellen kommer att utvecklas och ändras löpande och distribueras
via Region Norrbottens intranät Insidan.
Kommentarer och frågor gällande projektmodellen skickas till funktions-
brevlådan [email protected]
Förbättringsförslag skrivs i Synergi och skickas till 01 Region Norrbotten –
Service - Projektkontoret
Region Norrbottens projektriktlinjer
Projektets livslängd Ett projekt inom Region Norrbotten bör inte överstiga ett år. En lång kalen-
darisk genomförandetid för ett projekt medför en projektrisk, eftersom om-
världsförändringar under tiden kan förändra projektets förutsättningar. En
lång genomförandetid innebär också att projektets nyttoeffekter kommer sent
och att projektet är svårt att styra och följa upp.
Om ändå tiden för projektet beräknas bli längre än ett år, på grund av änd-
rade förutsättningar och krav på projektets resultat, ska projektet delas in i
tydliga faser. Varje fas ska vara kortare än ett år och leverera ett tydligt och
användbart resultat. Om projektet försenas och därigenom blir längre än ett
år ska en grundlig avrapportering göras till projektägaren, som då får ett bra
underlag för att besluta om projektets fortsättning.
Kvalitetssäkring: Projektrevisioner och granskning Kvalitetssäkring för projektet kan ske genom:
Sida 5 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
löpande åtgärder som uppföljningsrapporter, checklistor och tester
intern projektgranskning (Regionalt projektkontor är ett stöd i detta)
extern projektrevision (vid mer omfattande projekt)
Styrgruppen beslutar inför BP2 (projektets start) med hänsyn till projektets
art och omfattning vilken grad av kvalitetssäkring som varje projekt ska
omfattas av.
Syfte
Regelbundna projektgranskningar bör genomföras under projektets livstid,
för att på ett så tidigt stadium som möjligt undvika risker och hot mot pro-
jektet och säkerställa projektets arbetsprocess och resultat. Om kvalitetssäk-
rande åtgärder förbises ökar risken för att projektet misslyckas. Detta gäller
särskilt projekt med stor andel av IT-utveckling.
Resultatet av en projektgranskning/revision ger underlag för beslut om åt-
gärder för att säkerställa det fortsatta projektets genomförande mot fast-
ställda mål.
Vem och vilka
Initiativtagare till projektrevision kan vara:
Extern intressent/myndighet, till exempel Landstingsrevisorerna
Initiativtagare till projektgranskning kan vara:
Projektägare i avsikt att stärka kontrollen över strategiskt viktiga projekt
Projektägare eller projektledare som tar över ansvaret för ett pågående
projekt och önskar verifiera projektets status
Projektledare som vill ha sitt projekt genomlyst för bedömning av möj-
ligheterna att lyckas
Medarbetare som ser behov
Beslut om att genomföra intern projektgranskning av projekt tas av projektä-
gare eller styrgrupp och genomförs av oberoende person. Beslut om extern
revision tas av Landstingsrevisorerna eller den politiska organisationen. Pro-
jektledare ansvarar för att beslutad projektrevision eller granskning genom-
förs enligt beslut.
När
Projektrevision och granskning kan göras både under projektets gång eller i
efterhand.
Riskanalys
Syfte
Syfte med en riskanalys är att identifiera: hot mot projektet, kritiska aktivite-
ter samt händelser som försvårar genomförandet av projektet.
Den ska även användas för att föreslå och planera in handlingsalternativ som
eliminerar riskerna och hoten.
Sida 6 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Vem och vilka
En riskanalys ska göras för samtliga nya projekt och genomförs av projekt-
ledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren.
När
Riskanalysen bör genomföras innan projektet startar, så att resultatet från
riskanalysen kan vara en del av startbeslutsunderlaget. Den kan även göras
för pågående projekt när det bedöms nödvändigt. Analysen ska sedan lö-
pande revideras och presenteras på styrgruppsmöten.
Referensdokument
I VIS mallcenter finns en mall för redovisning av Riskanalys.
Projektdokumentation
Syfte
Alla projekt bör dokumenteras noggrant, både för att underlätta kommuni-
kationen inom och utom projektet samt för att verka för erfarenhetsöverfö-
ringar till senare projekt.
Riktlinjer för dokumentation
Varje projekt bör som minimum skriva de dokument som efterfrågas i Reg-
ion Norrbottens projektmodell och som har tydliga mallar. Det är inte nöd-
vändigt att skriva under varje rubrik i mallarna, men om viss rubrik inte är
aktuell för projektet ska inte rubriken tas bort utan bara noteras som ”Inte
aktuellt”.
Kommunikationsplan
Syfte
Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid
rätt tillfälle, via lämplig informationskanal med önskad informationsmängd
för att få bästa möjliga engagemang för projektet.
Vem och vilka
En kommunikationsplan bör göras för samtliga nya projekt och genomförs
av projektledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren.
När
Kommunikationsplanen grundar sig på att man har analyserat vilka som är i
särskilt intresserade av projektets progress och resultat. Därmed bör kom-
munikationsplanen göras i samband med BP2.
Rapportering och uppföljning
Vem och vilka
Samtliga övergripande projekt inom Region Norrbotten bör löpande rappor-
tera om projektets progress enligt nedan.
Sida 7 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Syfte
För att få en överblick av Region Norrbottens projekt, så är det önskvärt att
de rapporterar till Regionalt Projektkontor alt Utvecklingsforum eller Digita-
liseringsavdelningen. Det kommer att medföra att det finns information om
pågående projekt samt deras status i rapporteringen till Utvecklingsrådet.
Detta fungerar som stöd för Region Norrbottens ledning vid beslut och koor-
dinering av pågående projekt.
När och vad
Alla projekt inom Region Norrbotten ges möjlighet att använda dokument-
mallar och stöd som tillhandahålls av Regionalt projektkontor via VIS.
Projektkontorets hemsida innehåller, bland annat, dessa stöd för projektad-
ministration:
Projektmodell med beslutsmallar
Hjälpmallar till projektmodellen
Exempel på hur mallarna ser ut när de har skapats i VIS
Region Norrbottens projektmodell
Beslut Beslutspunkt (BP) är ett bestämt och i projektplanen inplanerat tillfälle, när
man fattar beslut om projektets fortsatta verksamhet. Vid varje beslutspunkt
bör en omvärldsanalys genomföras.
Har det hänt någonting som kan påverka projektet sedan starten? Ska pro-
jektet fortsätta enligt plan? Är det en fortsatt bra investering? Ett beslut kan
innebära ett av tre alternativ:
1. Fortsättning av projektet
2. Avveckling av projektet
Sida 8 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
3. Bordläggning; att beslut inte tas förrän ytterligare information har pre-
senterats.
Innan ett BP-beslut tas, ska projektet utvärderas avseende projektets möjlig-
heter att nå sina mål samt utsikterna för projektets leverans. Projektet ska
utvärderas med avseende på följande aspekter:
Leverans och progress Har projektet uppnått och levererat vad som planerats? Finns förutsätt-
ningar för att projektet även i fortsättningen ska kunna leverera enligt
plan?
Förbrukning av resurser Har projektet hållit sig inom tilldelade resurser enligt plan? Finns förut-
sättningar för att projektet även i fortsättningen ska kunna hålla sig inom
uppsatta resursramar?
Omvärldssituation Har det hänt något i projektets omgivning som förändrat förutsättningar-
na för projektet eller dess leverans? Motiveras projektets kostnader fort-
farande av den förväntade nyttan? Har detta projekts prioritet jämför
med andra projekt förändrats?
Beslutspunkt Beskrivning Beslutsfattare Roller som ska vara
utsedda vid beslut
Beslutsdokument
BP0 Innebär att påbörja initie-
ringsfasen, d v s undersöka
förutsättningarna för ett
projekt.
BP0 ligger utanför pro-
jektet
För regionövergri-
pande projekt ska detta
beslut fattas i Utveckl-
ingsrådet.
I verksamhetsinterna
projekt Linjechef.
Ansvarig för initie-
ring
Behovsbeskrivning,
annat beslutsun-
derlag från verksam-
heten eller politiskt
beslut
BP1 Beslut om projektets eta-
bleringsfas genom specifi-
cering och planering av
genomförandet ska startas
eller ej.
Projektet startar/startar
ej
För regionövergri-
pande projekt ska detta
beslut fattas i Utveckl-
ingsrådet
Projektägare/BIT
/LG gällande övriga
projekt.
Projektledare
Styrgrupp
Mottagare och/eller
förvaltningsorgani-
sation
Projektdirektiv
BP2 Beslut att starta/ej starta
genomförandet av pro-
jektet.
Genomförandefasen star-
tar/startar ej
Projektägare i samråd
med styrgrupp.
BIT/LG om så krävs.
Projektmedlemmar
Referensgrupp
Projektplan med
nyttokalkyl och
överenskommelse för
realisering av nytta
Sida 9 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Beslutspunkt Beskrivning Beslutsfattare Roller som ska vara
utsedda vid beslut
Beslutsdokument
BP3:or BP3-beslut kan fattas vid
ett flertal förutbestämda
tillfällen under projektets
gång. Varje BP3 kan även
vara beslut om en delleve-
rans av projektets slutre-
sultat.
Beslut om fortsatt ge-
nomförande enligt plan,
beslut om ändring av
plan eller beslut att av-
sluta projektet.
Projektägare beslutar
ensam om projektets
fortsättning.
Styrgruppen tar ge-
mensamt övriga beslut.
Uppföljnings-
rapporter
BP4 Beslut att godkänna pro-
jektets resultat för leverans
till mottagaren.
Beslut att starta avveckl-
ingsfasen, stoppa projektet
eller komplettera genomfö-
randefasen.
Styrgrupp beslutar om
godkännande av pro-
jektets resultat.
Projektägare beslutar
om att starta avveckl-
ingsfasen.
Uppföljningsrapport
BP5 Beslut att godkänna pro-
jektets slutrapport.
Beslut att godkänna pro-
jektet och dess resultat
eller ej, samt att arkivera
dokument om resultatet
godkänts.
Projektägare Slutrapport
Faser Fas Beskrivning av fas
Initieringsfas Under fasen undersöker man möjligheterna att genomföra en idé, ur såväl tekniskt, som resurs-
mässigt perspektiv. Man ska även kontrollera att idén passar in verksamhetens planer.
Man ska under fasen även definiera uppdragets mål, göra grov tidplan, ge förslag på organisation
samt föreslå kostnadsramar. Ett förslag till projektdirektiv tas fram.
Etableringsfas Under fasen specificerar man målet i detalj, tar fram en kalkyl över projektet, tar fram en riskana-
lys, bestämmer sig för organisation samt planerar för hur arbetet att nå målet ska genomföras
inom ramen för projektet. Man bör även samråda med önskade resurser och preliminärboka dessa.
En nyttokalkyl och en överenskommelse för realisering av nyttan tas fram och förankras hos
mottagaren. Det ska här tydligt framgå vem som är ansvarig för realisering av nyttan samt hur
denna ska realiseras och följas upp.
Mottagaren av projektets resultat ska kontaktas för att bestämma hur överlämnandet ska genom-
föras samt hur mottagaren ska delta i projektets genomförande.
Ett förslag till projektplan tas fram.
Sida 10 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Fas Beskrivning av fas
Genomförandefas
Projektet tar fram detaljplaner och genomför fortsatta riskanalyser med alla projektets deltagare.
Projektet genomförs enligt projektplanen och genomförandet rapporteras regelbundet till alla
projektets intressenter. Uppföljningsrapporter tas fram.
Möten ska hållas regelbundet. Rapportering i Projektplatsen för styrning och uppföljning av pro-
jektet ska göras kontinuerligt.
Under genomförandefasen kan projektet leverera delleveranser av slutprodukten. Slutleverans
sker vid slutet av fasen.
Avvecklingsfas Projektets intressenter utvärderar projektet och dokumenterar erfarenheter och observationer.
Alla eventuella förslag till förbättringar av både projektarbetet samt övriga organisationen doku-
menteras och delges alla intressenter.
Projektet avvecklas och arkivering av dokument görs.
Slutrapport tas fram.
Roller i projektorganisation En projektorganisation är temporär och bara etablerad under projektets
livscykel.
Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av
Projektägare
Projektägare är den som
ansvarar för projektets
finansiering. Oftast den chef
som ansvarar för projektets
genomförande och för att
nyttorealisering görs.
Ansvar för projektets budget
och finansiering.
Upprätta projektdirektiv.
Godkänna slutrapport.
Ansvara för att effektmålen
både mäts och nås eller att
någon annan ansvarig utses
för detta.
Är ordförande i styrgruppen
Initierar granskningar och revision-
er av projektet.
Utser styrgruppen
Efter beslut om BP0 i utvecklings-
rådet för dialog med projektkon-
toret om tillsättning av projektle-
dare.
Utser projektledare vid verksam-
hetsinterna projekt.
Stödjer projektledaren.
Fattar vid verksamhetsinterna pro-
jekt BP1 (annars tas dessa i utveckl-
ingsrådet) och BP5-beslut samt
BP2, BP3, BP4-beslut avseende
projektets fortsättning.
-
Sida 11 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av
Styrgrupp
Bör helst bestå av högst fem
personer, med befogenheter
och kunskap för de för pro-
jekten nödvändiga besluten.
Projektets resultat ska vara i
linje med projektdirektiven.
Säkerställa att projektet
följer projektplanen och
aktivt stödja projektledaren
Hålla sig informerade om
projektet och omvärlden för
att få ett bra beslutsfattande.
Tillföra projektet de resurser som
behövs.
Säkerställa att projektledningen har
kontroll och att projektet kommer
att nå mål.
Fattar beslut inom projektets ramar
(BP2, BP3, BP4) tillsammans med
projektägaren.
Stödjer aktivt projektledaren.
Projektägare
Sida 12 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av
Projektledare Projektets genomförande i
enlighet med projektplanen.
Att projektet når sina mål.
Tillgodose mottagarens krav
inom projektets ramar.
Ansvara för projektets resul-
tat till och med BP 5.
Rapporterar genomförandet
och förändringar gentemot
plan i projektet.
Projektdokumentationen.
Knyta rätt kompetenser till
projektet med stöd av pro-
jektägare och styrgrupp.
Kontrollera, kontera och
godkänna projektets fakturor
innan attestansvarig atteste-
rar.
Följa upp och ansvara för
projektets budget och rap-
portera till projektets styr-
grupp.
Ta del av och förstå un-
derlagen från ekonomisy-
stemet.
Rapportera i Projektplatsen
För sitt projekt ta fram en
budget över förväntat utfall
fördelat över tiden för att
kunna följa upp hur arbetet
fortskrider i ekonomisk
mening.
Förankra projektbudget och
ekonomirutiner för projektet
i projektgruppen.
Genomföra och löpande
revidera riskanalys.
Se till att beslutad revision
och granskning genomförs.
Informera alla projektets
intressenter.
Planerar, leder, fördelar samt följer
upp arbetet inom projektet
Leder de personer som arbetar i
projektet.
Förfogar över de medel som tillde-
lats projektet.
Beslutar om omfördelning av kost-
nader inom projektets budgetram
Styrgrupp i sam-
råd med berörd
linjechef och
projektägare.
Sida 13 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av
Projektmedlem Har personligt ansvar att
genomföra överenskomna
åtaganden i projektet
Rapportera resultat och
avvikelser i projektet.
Rapportera arbetad tid i
projektet när så efterfrågas.
Förankra projekt i hemma-
organisationen och fungera
som förenande länk.
Ta del av projektinformat-
ion.
Arbeta i projektet enligt överens-
kommelse.
Delta i projektmöten.
Styrgrupp i sam-
råd med projekt-
ledare enligt
överenskommelse
med berörda lin-
jechefer (resursä-
gare)
Resursägare Resurser utlånade till pro-
jektet. Är oftast den som
tillsätter resurs efter förfrå-
gan från styrgruppsmedlem
eller projektledare.
Ansvarar för att tilldelad
personal har rätt kompetens.
Se till att resurser finns tillgängliga
enligt de beslut som finns tagna för
projektet.
Kan ingå i styrgrupp.
Ansvarig för att resursöverens-
kommelser med projektet hålls.
Mottagare Ansvara för projektresultatet
efter överlämnandet vid BP4
och att nyttorealisering görs
och mäts.
Ska ingå i styrgrupp eller referens-
grupp.
Projektägare
Projektadministratör (ej
obligatorisk roll)
Varierar från projekt till
projekt.
Avlasta projektledaren vad gäller
administrativa arbetsuppgifter i
projektet som t.ex. arbetsledning,
mötesplanering, uppföljning,
dokumentation, information och
kommunikation till olika intressen-
ter.
Projektledaren i
samråd med styr-
gruppen.
Referensgrupp
Representanter för enheter
som berörs eller innehar
viktiga kunskaper om pro-
jektet.
Kan också kompletteras med
representanter för fack och
patientföreningar.
Finnas tillgänglig enligt
fördefinierade kriterier.
Fungera som bollplank och eventu-
ell testgrupp för projektgruppen.
Projektledare
Expert
Kompetenstillskott för att
lösa enskilda problem
Varierar från projekt till
projekt.
Varierar från projekt till projekt,
men ska vara väl definierat till tid
och arbetsinsats.
Projektledare
Sida 14 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Dokumentmallar Dokumentmallarna är stöd i styrning av projekt. Korrekt ifyllda fungerar de
som beslutsunderlag vid varje BP.
Dokumentmallarna är också ett stöd för projektarbetet. Rubrikerna är på-
minnelser om arbetsuppgifter som behöver beaktas i projektet. Det är inte
meningen att man ska skriva text under varje rubrik, utan bara där det tillför
något till projektet. Vi rekommenderar att alla rubriker från mallarna bibe-
hålls, men utan text under (eller med kommentar att rubriken inte behövs i
det aktuella projektet). Då har man beaktat frågan och tagit ett medvetet
beslut.
Mall Beskriver Syfte Besluts-
underlag
för
Skriven av Skriven för
Behovs-
beskrivning
Behovet som uppfylls av
projektet:
Syfte
Bakgrund
Projektägare
Finansiering
Förväntat resultat
Önskade resurser
Grov tidplan för pro-
jektet.
Plan för Initieringsfas.
Att beskriva bakgrund,
syfte och nytta med
behov/ projektidé och
hur den kan vara möj-
lig att genomföra.
Att vara underlag för
att starta initieringen av
projektets genomfö-
rande.
BP0 Idégivare Projektägare
samt Pro-
jektberedande
gruppen
Projektdirektiv
Förväntat resultat för
fas och projekt.
Projektets mål.
Ramar – tid och kost-
nad för fas och projekt
Effektmål
Finansiering
Förutsättningar
Avgränsningar
Projektägare och styr-
grupp.
Länkar till andra pro-
jekt och uppdrag.
Plan för Etablerings-
fas.
Att från projektägarens
sida beskriva och av-
gränsa uppdraget med
avseende på
projektets förvän-
tade resultat
tids- och kostnads-
ramar
övriga restriktioner
och handlingsra-
mar.
Att informera om pro-
jektets bakgrund och
förväntade nytta.
Att vara underlag för
att starta etableringen
av projektet.
BP1 Projektägare Styrgrupp
Projektledare
Mottagare
Ev. andra
intressenter
För regionalö-
vergripande
projekt: Ut-
vecklingsrådet
Sida 15 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Mall Beskriver Syfte Besluts-
underlag
för
Skriven av Skriven för
Projektplan Mål och delmål
Förväntat resultat
Ramar i detalj (Tid-
plan, Budget, Resurs-
behov)
Avgränsningar
Förutsättningar
Beslutspunkter
Genomförandeplan
Projektorganisation
Riskanalys
Länkar till andra akti-
viteter, projekt och
uppdrag.
Kommunikationsplan
Kvalitetsplan
Att ge en beskrivning
på hur projektet ska
genomföras inom dess
ramar och förutsätt-
ningar som beskrivs i
projektdirektivet upp-
fylla projektets mål.
Att för projektägaren
beskriva konsekven-
serna av lämnat direk-
tiv.
Att definiera och av-
gränsa åtagandet i
projektet.
Att påvisa projektets
risker.
Att vara en överens-
kommelse mellan pro-
jektledaren och pro-
jektägaren.
BP2 Projektledare i
samråd med
projektägare,
eventuell
styrgrupp och
eventuell
projektgrupp.
Projektägare
Styrgrupp
Projektgrupp
Resursägare
Mottagare
Ev. andra
intressenter
Nyttokalkyl Anger projektets kostnader
och nytta i relation till
verksamhetens mål och
anger när i tiden kostnader
och nytta uppstår.
Visa att de nyttoeffek-
ter som projektet ger
upphov till ligger i linje
med verksamhetens
mål och motiverar
projektets kostnader.
BP2 Projektledare Projektägare
Styrgrupp
Mottagare
Överens-
kommelse för
realisering av
nytta
Hur, var och när projektets
resultat ska tas tillvara för
att den kalkylerade nyttan
ska realiseras
Säkerställa att det finns
en överenskommelse
mellan projektägare
och mottagare om hur
och när projektets leve-
rans ska tas omhand.
BP2 Mottagare Projektägare
Styrgrupp
Mottagare
Resurs-
kontrakt Allmän projektinfo
Beskrivning av upp-
draget.
Tidsramar
Kostnad
Rapportering
Att projektledaren kan
säkerställa att lånad
resurs finns tillgänglig
under projektets gång
inom avtalad tidsram
och kostnad samt att
informera resurs och
resursägare om upp-
dragets utformning.
BP2 Projektledare Resursägare
Resurs
Sida 16 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Mall Beskriver Syfte Besluts-
underlag
för
Skriven av Skriven för
Uppföljnings-
rapport Statusen på projekt,
vilket innebär både
progress och avvikel-
ser gentemot plan
Uppföljning av planer
Listar problem och
möjligheter
Orsak till beslut
Att ge löpande läges-
rapportering till styr-
grupp och på samman-
fattande nivå till pro-
jektägaren.
Att vara ett beslutsun-
derlag för styrgruppen
inför planlagda be-
slutspunkter.
BP3 och
BP4
Projektledare Styrgrupp
Projektägare
Projektgrupp
Resursägare
Ev. andra
intressenter
Slutrapport Utfall gentemot plan
för mål och ramar
Vad Region Norrbot-
ten har tjänat på pro-
jektet
Erfarenheter och ob-
servationer
Förslag på förbättring-
ar i processer och
framtida projekt
Att ge slutlig avrappor-
tering av projektet.
Att vara underlag för
godkännande och av-
slut av projektarbetet.
Att beskriva nyttiga
erfarenheter till kom-
mande projekt.
Att föreslå fortsatt
arbete, som ska säker-
ställa att projektets
resultat tas om hand.
BP5 Projektledare Styrgrupp
Projektägare
Projektgrupp
Resursägare
Ev. andra
intressenter
Beslut
(Är en mall
under fliken
Systemförvalt-
ning i ”Nytt
dokument från
Regionmall”)
Förslag till beslut.
Avstämning mot verk-
samheten.
Konsekvenser
Att förtydliga innehåll i
en beslutspunkt.
Att beskriva konse-
kvenserna av ett icke-
beslut eller ett avveckl-
ingsbeslut.
Att dokumentera be-
slut.
Alla BP Projektledare Styrgrupp
Projektägare
Termer Term Beskrivning
Avvecklingsfas En fas i projektet där man mäter det uppnådda projektresultatet. Alla lösa trådar i projektet ska
också tas om hand samt att alla erfarenheter ska dokumenteras.
Etableringsfas Fas i projektet där man specificerar projektets mål och planerar för hur man ska nå det, både gäl-
lande tid, budget, aktiviteter, resurser och så vidare.
Initieringsfas Fas i projektet där möjligheterna för en idé eller behov undersöks, både avseende teknik, marknad
och resurser.
Mottagare Den roll som tar ansvaret för projektets slutprodukt vid beslutspunkt 4 (BP4) och sedan bibehåller
ansvaret efter att projektet är avslutat. Kan vara en kund eller chef i linje- eller förvaltningsorga-
nisationen. Bör ingå i projektet på något vis, förslagsvis styrgrupp eller referensgrupp.
Sida 17 (17)
GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION
Region Norrbotten divse-4-8144 2.0
GODKÄNT DATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV
2018-04-10 Marcus Claesson Nina Myrestam
Term Beskrivning
Projektdokument Dokument som beskriver styrningen av ett projekt, alltså beskriver beslut, planer och aktiviteter.
Projektkatalog En förteckning över en verksamhets eller delar av en verksamhets projekt, pågående, avslutade
och ännu ej initierade (På idéstadiet).
Projektmedlem Roll som ingår som resurs till ett projekt.
Projektportfölj En förteckning över en verksamhets eller delar av en verksamhets pågående aktiva projekt.
Projektägare Roll som finansierar projektet och som ansvarar för att projektet passar in i verksamhetens planer.
Uppstartsmöte Ett möte som ska hållas strax efter det att beslutspunkt 2 (BP2) är taget. På mötet görs detaljpla-
nerna för projektet och ansvar fördelas på de olika projektmedlemmarna. Det ska verka till att alla
har en gemensam syn på projektets mål och därigenom skapa motivation och sammanhållning i
projektet.