projektmanagement mit microsoft project vorgestellt von: ulrike eising

Projektmanagement mit Microsoft Project

vorgestellt von:

Ulrike Eising

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung und Überblick

1.1 Was ist Projektmanagement?

1.2 Konflikte beim Projektmanagement

1.3 Phasen im Projektmanagement

1.4 Allgemeines zu MS Project

1.5 Konkurrenzprodukte

2. Einführung in MS Project

3. Projektübungsbeispiel (Hauskauf)

4. Übung 1, 2, 3 selbstständig

5. Klausuraufgabe


1.1 Was ist Projektmanagement ?

• Projektmanagement ist das Planen, Organisieren und Verwalten von Vorgängen und Ressourcen, um ein definiertes Ziel unter Beachtung von Zeit und Kosten zu erreichen.

• Es lassen sich folgende Zielarten unterscheiden:

1. Sachziele

2. Terminziele

3. Kostenziele

4. Sonderziele


1.2 Konflikte beim Projektmanagement

• Da das Projektmanagement die Erfüllung der gesetzten Ziele bewirken soll, besteht ein großer Teil der Arbeit darin Konflikte zu lösen.

• Deshalb ist es wichtig alle Projektziele exakt zu definieren, um die Erfüllung während der Projektausführung überwachen zu können.

Beispiele für Konflikte:

• Ressourcenengpässe (z.B. Material,Arbeiter)

• Veränderung des Ziels (z.B. auch zusätzliche Wünsche)

• Konfliktlösungen:

Es muss entschieden werden, bei welchen Zielen Veränderungen, Kürzungen bzw. Erweiterungen möglich sind.


1.3 Phasen des Projektmanagements

• Projektidee

• Projektdefinition

• Durchführbarkeitsanalyse

• Projektauftrag

• Grobe Gliederung

• Feinstrukturierung

• Projektplanung

• Projektüberwachung

• Projektauswertung


1.4 Allgemeines zu Microsoft Project

• Einführung der Version 1.0 von Microsoft Project für das Betriebssystem Windows im Jahre 1990.

• Es folgten weitere Versionen in den Jahren1995,1998, 2000, 2002. Im Herbst 2003 brachte Microsoft die neue Version Server PM-Software Microsoft Office Project 2003 auf den Markt.

• Der Marktpreis für eine Standard-Version MS-Project 2003 liegt bei ca. 695,- € ; Prof. bei 1.165,- € und Server bei 1.745,- €

• Die Software MS-Project wird von in der Betriebsplanung tätigen Personen primär als „Standalone“- Lösung eingesetzt.


1.5 Konkurrenzprodukte

Das Sortiment der Software für Projektmanagement ist enorm gestiegen:

• Projektchart interaktiv Preis: 199 €

• ProjektManagerPreis: 1150 €

• PQMPreis: 3020 €

• GENIUS Enterprise Project

Preis: 8932 €


Einführung in Microsoft Project


Gliederung

Übersicht der Arbeitsoberfläche

Vorgänge des Projektes festlegen und planen

Erklärung zu einigen Symbolen

Verschiedene Ansichten des Projektplans

Einfaches bearbeiten eines Vorgangs


Übersicht der Arbeitsoberfläche

Statusleiste

MS Project Assistent

Indikatorenspalte

Bearbeitungszeile

Menüleiste


Balkendiagramm (Gantt)

Projectplanungs- Fenster

Mit Hilfe dieser Menüleiste kann man Vorgänge des Projektes festlegen und planen,Ressourcen zusammenstellen und Projektvorgängen zuordnen, den Projektfortschritt überwachen und mit dem Menüpunkt „Berichten“ den Projektstatus anzeigen und über diesen berichten lassen.

Vorgänge festlegen und planen


Mit einem klick auf den Menüpunkt „Vorgänge“ öffnet sich ein neues Hilfemenü.Dieses Hilfemenü kann jederzeit weggeklickt und bei Bedarf wieder auf den Bildschirm geklickt werden.


In dem Hilfemenü „Vorgänge“ gibt es verschiedene Unterpunkte, welche beim anklicken den Benutzer durch die einzelnen Arbeitsschritte führt, welche alle mit verschiedenen Vorgängen des Projektes zu tun haben.Beim Klick auf „Definieren des Projektes“ öffnet sich dieses Fenster.Hier kann man nun das Anfangsdatum des Projektes angeben.

Um zum nächsten Schritt der Definition eines Projektes zu kommen klickt man aufdiesen Pfeil.


Erklärung zu einigen Symbolen

Mit diesem Symbol werden Vorgänge die aufeinander folgen oder die zeitlich voneinander abhängig sind miteinander verknüpft.

Um Vorgangsverknüpfungen wieder aufzuheben wird dieses Symbol geklickt.

Dieses Symbol zeigt Informationen zum ausgewählten Vorgang an.(Name des Vorgangs, Anfang und Ende des Vorgangs,welche Ressourcen dafür benötigt werden, usw....)

Um Ressourcen einem Vorgang hinzuzufügen, klickt man dieses Symbol.Ressourcen sind alle für die Ausführung von Vorgängen benötigten Personen und Sachmittel.


Um einen Vorgang tiefer zu stufen (auf eine niedrigere Ebene in der Hierarchie zu verschieben) klickt man auf diesen Button.

Um einen Vorgang höher zu stufen (auf eine höhere Ebene in der Hierarchie zu verschieben) klickt man auf diesen Button.

können die dazugehörigen Teilvorgänge eingeblendet werden. Dazu klickt man diesen Button. Bei Sammelvorgängen

Diese Teilvorgänge können auch wieder ausgeblendet werden, damit man nur die Sammelvorgänge auf dem Bildschirm angezeigt bekommt. Hierfür wird dieser Button geklickt.

Mit diesem Button kann man alle Teilvorgänge und einzelnen Gliederungsebenen einblenden lassen.


Verschiedene Ansichten des Projektplans

Über diese Buttons (auf der linken Seite der Arbeitsoberfläche)bekommt man verschiedene Ansichten des Projektplans.


Mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang erscheint ein neues Menü.In diesem Menü findet man einige Symbole wieder, welche sich in der Menü- und Symbolleiste befinden.Hierüber ist es einfacher den ausgewählten Vorgang zu bearbeiten.

Einfaches Bearbeiten eines Vorgangs


Periodische Vorgänge

Periodisch Vorgänge sind immer wiederkehrende Ereignisse wie z.B. Besprechungen


Meilensteine setzen

Rechter Mausklick auf den Vorgang –„Informationen zum Vorgang“ –Registerkarte „Spezial“


Der Netzplan• Die Netzplantechnik hat das Ziel, Projektplanungsverfahren zu

verbessern.

• In MS Project gibt es zwei Methoden,

• Critical Path Method (CPM)

• Program Evaluation Review Technique (PERT)

die miteinander kombiniert sind.

In dem CPM Modell werden die Vorgänge als Pfeile dargestellt.


Aufruf

Kritischer Pfad


Projektübungsbeispiel

(Hauskauf)


Ansicht wechseln

Hier kann zwischen den verschiedenen Ansichtsarten gewechselt werden. In diesem Fall wechseln wir zur Ressourcentabelle.

Hat man die Ansichtsleiste aktiviert sind die verschiedenen Ansichten auch über diese Leiste auswählbar.

(Diese Leiste zu aktivieren macht Sinn, da man in MS Projekt sehr häufig zwischen verschiedenen Ansichten wechseln muss)


Neues Projekt öffnen

auf „Neu“ klicken


Projekt definieren


Eintragen der Vorgänge

Vorgänge der Reihe nach eintragen


Vorgänge gruppieren

Die einzelnen Vorgänge können noch in Untergruppen eingeteilt werden.

Höher stufen

Tiefer stufen

Teilvorgänge einblenden

Teilvorgänge ausblenden


Dauer der Vorgänge

Vorgänge der Reihe nach eintragen Dauer festlegen


Vorgangsverknüpfungen

1.Markieren

2.Verknüpfen

Um eine Verknüpfung zu erstellen, müssen zwei Vorgänge markiert werden und anschließend auf das Verknüpfungssymbol geklickt werden.


Vorgangsbeziehungen ändern

durch „Doppelclick“ auf den Pfeilein Menü aufrufen


Vorgangsbeziehungen

Vorgangsbeziehungen sind logische Beziehungen zwischen zwei Vorgängen, die definieren, wie ein Vorgang von dem Anfang oder dem Ende des anderen abhängt.

Es existieren die folgenden möglichen Vorgangsbeziehungen zwischen zwei Vorgängen:

Bezeichnung Kürzel Beschreibung

Ende-Anfang EA Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann (Normalfolge).

Anfang-Anfang AA Erst wenn der Vorgänger beginnt, kann der aktuelle Vorgang auch beginnen (Anfangsfolge)

Ende-Ende EE Der aktuelle Vorgang kann erst enden, wenn der Vorgänger beendet ist (Endfolge).

Anfang-Ende AE Der Vorgang endet erst dann, wenn der Vorgänger beginnt (Sprungfolge)


3. Balkendiagramm (Gantt)

Das Gantt-Diagramm stellt den Termin – und Ablaufplan eines Projekts als Balkendiagramm dar. Es bildet die Dauer jeder Tätigkeit in Form eines Balkens.


Aufruf mit :

Balken formatieren

Mit dem Balkenassistent kann die Ansicht der Balken formatiert werden- z.B. Datum einblenden, kritischen Weg anzeigen (rote Balken) ...


Zeitpuffer setzen


Vorgänge unterbrechen


Fortschrittsstatus


Ressourcen benennen

Es wird zwischen zwei Arten von Ressourcen unterschieden:1. Arbeit (Personen, Maschinen)

- Merke: 100 % sind eine Einheit. Bsp: 400 % bedeutet, es gibt vier Arbeiter2. Material (Arbeitsmaterialien, Hilfsstoffe usw.)


Kosten definieren


Ressourcenkalender


• MS Projekt bietet die Möglichkeit für jede Ressource einen eigenen Kalender zu erstellen.

• Hier sollten Abweichungen vom Projektkalender definiert werden (z.B. andere Arbeitszeiten, etc.)

Ressourcen zuteilen


Resultat der Ressourcenzuteilung

Über die Ansicht “Ressource: Einsatz“ bekommt man nun Info über benötigten Ressourcen


Resultat der KostendefinitionDie Tabellenansicht kann hier noch zusätzlich verändert werden

Hier wechseln wir auf die Kosten, um unsere Gesamtkosten zu erfahren.


Grafische Darstellung der Ressourcen


Nachdem man die Ressourcen zugeteilt hat, kann man sich auch die Kosten jeder einzelnen Ressource grafisch anschauen. Hierzu wählt man in der Ansichtsleiste:

Ressource: Grafik

Auswahl der verfügbaren Ressourcen

Projektstatistik


Projekt – Projekt-Info... – Statistik...

Die Gesamtkosten des Projekts werden angezeigt über:

Übungsaufgabe 1


START – PROGRAMME –MICROSOFT PROJECT 2003- MICROSOFT PROJECT

MS Project wird gestartet über:

Selbstgewähltes Beispielprojekt erstellen, indem folgende Kriterien erfüllt sein müssen:

• mind. 5 Sammelvorgänge

• Zu jedem Sammelvorgang mind. 2 Teilvorgänge

Übungsaufgabe 2


• Beispielprojekt um Vorgangsbeziehungen erweitern

• Kritischen Pfad und mögliche Puffer von Tätigkeiten suchen

• Überprüfen Sie die Tabelle der frühestmöglichen Ereigniszeitpunkte

Übungsaufgabe 3


• Ressourcenplan erstellen

• Ressourcen sinnvoll den Vorgängen zuordnen

• Aufruf der verschiedenen Auswertungstabellen

Bearbeitungszeit ca. 15 min.

FAQ - DefinitionenVorgangArbeitspaketVorgangsbeziehungenRessourceKritischer PfadGantt-DiagrammNetzplanKonflikte

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