Projektmanagement

Materialien für IT-Klassen zum Thema Projektmanagement im Lernfeld ‘Anwendungsentwicklung‘

Erstellt von Jochen Pellatz 2002-05 Version 2.2

V. 2.2 2J.P. 02-05

Gliederung

Diese Präsentation gliedert das Thema Projektmanagement in folgende Punkte:

Grundlagen (Grundbegriffe)ProjektdefinitionProjektplanungProjektdurchführungProjektabschluss

Hier verwendetes Projektphasenschema

Präsentation beenden

J.P. 02-05 3V. 2.2

Grundlagen

Definition ‚Projekt‘

Beispiele für Projekte

Ursachen für Projekte

Definition‚Projektmanagement

Projektphasen

Aufgaben des Projektmanagements

J.P. 02-05 4V. 2.2

Merkmale eines Projekts

Ein Projekt ist ein Vorhaben zur Lösung einer Aufgabe und ist im Einzelnen durch folgende Merkmale gekennzeichnet :

•Das Projektziel ist eindeutig definiert.•Das Projektziel und das Projektergebnis sind messbar beschrieben.•Das Projekt wird innerhalb eines Zeitrahmens mit vorgegebenen Terminen durchgeführt.•An einem Projekt arbeiten notwendigerweise mehrere Beteiligte zusammen.•Voneinander abhängige Termin-, Ressourcen- und Kostenvorgaben wirken begrenzend.•Ein Projekt ist einmalig (wird nicht alle Tage durchgeführt).•Aus der Vielzahl der Teilaufgaben kann sich eine hohe Komplexität ergeben.•Ein Projekt muss genau geplant werden.•Ein Projekt benötigt eine Projektorganisation

Definition „Projekt“ nach DIN 69901, Zitat: „ Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgaben, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation."

J.P. 02-05 5V. 2.2

Ursachen für Projekte

Organisatorische Probleme (schlechter Informationsfluss)

Technische Probleme (hoher Wartungsaufwand)

Wirtschaftliche Probleme (sinkende Umsätze)

Marktbezogene Entwicklungen (Wettbewerbsdruck)

Innovationen, Ideen (neue Produktideen)

Controlling-Ergebnisse(ineffiziente Systeme)

J.P. 02-05 6V. 2.2

Beispiele für IT-Projekte

IT-Projekte

Entwicklung von Anwendungssystemen

Einführung neuerInformationssysteme

Ablösung von Eigenent-Wicklung durch

Standardsoftware

Vernetzung von IT-Systemen

Aufbau überbetrieblicherNetzwerke

Entwicklung neuer Hardwareprodukte

Umsetzung der Prozessorientierung von

Arbeitsabläufen

Umsetzung von Rightsizing oder

Outsourcing

J.P. 02-05 7V. 2.2

Was heißt Projektmanagement

DIN 69901:Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben für die Abwicklung eines Projekts.

oder

Projektmanagement ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezieller Instrumente.

J.P. 02-05 8V. 2.2

7.1.5.2. Aufgaben des Projektmanagements:

Aufgaben des Projekt-

managements

Ergebnisplanung, Kapazitätsplanung,Personalplanung

Auswahl und Bereit-stellung von Metho-den und Techniken

Personalführungund

Konfliktmanagement

Ablaufplanung, Kostenplanung, Dokumentation

Risikoanalyse, Steuerung

und Kontrolle

Organisationund

Leitung

Bereitstellung und Nutzung von

Softwarepaketen

Wirtschaftlichkeits-, Zeit - und

Qualitätskontrolle

J.P. 02-05 9V. 2.2

Projektphasen

Die Projektphasen bezeichnen die zeitliche Gliederung des Projektverlaufes in bestimmte Teilabschnitte.

In dieser Präsentation werden folgende Projektphasen unterschieden:

ProjektdefinitionProjektdefinitionProjektplanungProjektplanungProjektdurchführungProjektdurchführungProjektabschlussProjektabschluss

In der Systementwicklung werden verschiedene Vorgehensmodelle für die Analyse und Lösung komplexer Aufgabenstellungen unterschieden.

J.P. 02-05 10V. 2.2

Wasserfall-Modell

Das Wasserfall-Modell unterscheidet fünf strikt zu trennende PhasenPlanung

Analyse

Entwurf

Implementierung

Abschluss-Einsatz-Wartung

Das Ergebnis einer Phase fließt als Input in die nächste Phase ein, so dass sich ein treppenartiger Verlauf ergibt.Kritik am Wasserfallmodell:Starrheit der Phasenfolge, Korrekturen sind in späteren Phasen kaum mehr möglich. Fehlschläge oder nicht erreichbare Ziele werden zu spät erkannt.

Abhilfe kann hier etwa die Einführung eines Prototypes schaffen, bzw. die Verwendung des Spiralmodells.

Projektauftrag

Fachkonzept

DV-Konzept

System

J.P. 02-05 11V. 2.2

Prototyping

Ein wesentlicher Kritikpunkt an den reinen Phasenmodellen besteht darin, dass dem Anwender erst relativ spät prüffähige Versionen des Anwendungssystems zur Verfügung gestellt werden. Zu diesem Zeitpunkt wurde schon eine Menge Zeit und Geld in die Entwicklung investiert, ohne dass der Anwender den Nutzen der Entwicklung testen konnte. Deshalb gibt es die Vorgehensweise des Prototyping, bei der dem Anwender zunächst ein vorläufiges Anwendungssystem zur Verfügung gestellt wird, um Rückmeldungen und Wünsche der Anwender in die weitere Planung einzubeziehen. Prototypen können sich lediglich auf einzelne Teilfunktionen beschränken, sie können aber auch ein unvollständige Modell des Gesamtsystems zeigen.

J.P. 02-05 12V. 2.2

Spiralmodell

Segment 1Festlegung der Ziele und Aufgaben (Soll)

Segment 2Bewertung von

Alternativen Risikoanalyse

Segment 4Soll- Ist- Vergleich

und Aufgaben (Soll)

Segment 3Entwicklung eines

Zwischenproduktes und Testläufe

Die vier Segmente des Spiralmodells werden mehrfach von innen nach außen durchlaufen. In jeder Phase des Projekts werden alle vier Segmente wiederholt. Dabei können Ziele und Realisierungsschritte immer wieder neu formuliert, verbessert und korrigiert werden. Durch den Einsatz des Spiralmodells wird versucht, das Risiko so gering wie möglich zu halten.

J.P. 02-05 13V. 2.2

Projektdefinition

Problembeschreibung

Ursachen-analyse

Projektziele

Projektauftrag

Projektorganisation

Lastenheft /Pfichtenheft

J.P. 02-05 14V. 2.2

Ursachenanalyse

Bei der Ursachenanaylse geht es um die Erfassung des IST-Zustandes des Systems. Dabei kann man folgende Phasen unterscheiden:

Erhebung Beschreibung Analyse

Ist-AnalyseIst-Aufnahme und Ist-Analyse

J.P. 02-05 15V. 2.2

Erhebung (Analyse 1)

Bei der Erhebung des Ist-Zustandes geht es um die Darstellung der Arbeitsabläufe (Geschäftsprozesse) in Verbindung mit den beteiligten organisatorischen Einheiten. Im Zusammenhang damit steht auch die Datenanalyse, die Aufschluss über die Entstehung und Verwendung von Daten geben soll.

Hilfreich bei der Beschreibung der Arbeitsabläufe ist die Beantwortung der W-Fragen.(Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Wozu?)

Einzubeziehen ist die Beschreibung bestehender Programme und Daten, manueller Berichte und Formulare, bestehende Karteien, verwendeter Nummernsysteme, sonstiger technischer Einrichtungen.

Techniken zur Erhebung des Istzustandes:• Studium von Unterlagen (Geschäftsberichte, Bilanzen, Stellenbesetzungspläne, Organisationspläne, Produktbeschreibungen, Verfahrensbeschreibungen, Stücklisten, Arbeitszettel, Kunden- Lieferantenverzeichnisse, Betriebsvereinbarungen usw.)• Fragebogen• Interview• Konferenz• Beobachtung

J.P. 02-05 16V. 2.2

Beschreibung (Analyse 2)

Techniken zur Darstellung von ArbeitsabläufenBeispiele:

Hierarchiediagramme(Organigramme, Baumdiagramme)

Balkendiagramme (Gantt-Diagramme) Datenflußpläne (DIN 66001) Rasterdiagramme Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)

J.P. 02-05 17V. 2.2

Hierarchiesicht

O rg an ig ram m

E in kau f L ag erh a ltu n g V ertrieb

G esc h ä fts le itu n g

J.P. 02-05 18V. 2.2

Schwachstellenanalyse (Ursachen)

Die Schwachstellenanalyse ist eine Methode zur Analyse von Prozessen.Schwachstellen können aus unterschiedlicher Sichtweise betrachtet werden:

Beispiele für typische Schwachstellen: zu späte Rechnungsschreibung, zu lange Durchlaufzeiten, ungenaue Mengenerfassung, mangelnde Informationen usw.Beispiele für Folgen: zu hohe Kapitalbindung im Lager, mangelnde Liquidität, Verärgerte Kundschaft

Die Schwachstellenanalyse erfolgt in drei Phasen:

1.Feststellung der Mängel (z.B. zu viele Durchlaufstationen bei der Bearbeitung eines Auftrages)2.Quantifizierung der Mängel (Wie oft kommen die Mängel vor)3.Ermittlung der Mängelursachen

SchwachstelleManagementsicht Anwendersicht

IT-SichtOrganisationssicht

J.P. 02-05 19V. 2.2

Analyse von Prozessen

Methoden der Analyse von Prozessen sind:

Benchmarking

Workflow-analyse

Referenz-analyse

Schwachstellen-analyse

Checklisten-technik

Vorgansgketten-analyse

J.P. 02-05 20V. 2.2

Projektziele

Projektziele werden schriftlich fixiert. Damit soll sichergestellt werden, dass Auftraggeber und Auftragnehmer gleiche Vorstellungen verfolgen, dass es keine Missverständnisse gibt und dass die Projektfortschritte jederzeit an den Zielen gemessen werden kann. Dazu ist es wichtig, dass die Ziele objektiv messbar und klar formuliert werden. Im einzelnen hat die Formulierung von Projektzielen folgende Funktionen:

•Präzisierung Sachziel•Orientierung•Motivation•Kontrolle

Kostenziel TerminzielZiel-

komponenten

J.P. 02-05 21V. 2.2

Projektauftrag

Ein Projektauftrag sollte folgende Informationen beinhalten:

Projektbezeichnung Projektbeschreibung/Aufgaben Projektziele Aufbauorganisation, Projektleiter und Projektteam Randbedingungen Projektressourcen (Zeit, Geld, Personal, Sachmittel) Termine und Meilensteine Auftraggeber

J.P. 02-05 22V. 2.2

Pflichtenheft/Lastenheft

Das Lastenheft beinhaltet alle Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich Lieferungs- und Leistungsumfang. Es definiert das WAS und das WOFÜR.(Eine detaillierte Darstellung der Inhalte findet sich im IT-Handbuch S. 205 ff.)Inhalte in Stichworten: Projekteinführung(Veranlassung, Zielsetzungen, Projektumfeld, Eckdaten), Ausgangssituation(Organisation, Abläufe, Datendarstellung...), Sollzustand(Ablaufdarstellung, Datendarstellung, Aufgabengliederung), Schnittstellen, Anforderungen(an Systemtechnik, an Inbetriebnahme und Einsatz, an Qualität, an Projektabwiclung)

Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierung der Anforderungen des Lastenheftes und wird vom Auftragnehmer erstellt. Es definiert das WIE und das WOMIT.

J.P. 02-05 23V. 2.2

Projektplanung

• Ermitteln aller erforderlichen Aktivitäten des Projekts und Zusammenfassung zu Arbeitspaketen (Mindmapping, Kartenabfrage)

• Gliederung der Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan• Ermitteln von logischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen

• Festlegung von Terminen

• personeller und sachlicher Ressourcen

• Ermittlung der Projektkosten

Erstellen von Maßstäben zur Qualitätssicherung

Projektstrukturplan

Projektablaufplan

Vorgangsliste

Terminplan

Netzplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätssicherung

J.P. 02-05 24V. 2.2

Projektstrukturplan 1Was ist ein Projektstrukturplan? Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen

hierarchisch darstellt. Er ist ein formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird: Er bildet die Grundlage für Organisation und Koordination im Projekt Er zeigt den Arbeitsaufwand, Zeitaufwand und Kostenumfang auf, den ein Projekt beinhaltetDer Projektstrukturplan ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt, z.B. für die Ablauf-, Kosten-, Termin- und Kapazitätsplanung oder die Kalkulation sowie das Projekt-Controlling.Die Darstellung der Projektstruktur kann nach verschiedenen Gesichtspunkten erfolgen nach Phasen (logikorientiert) nach Funktionen (funktionsorientiert) nach Objekten (objektorientiert)

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut?Im Projektstrukturplan werden die einzelnen Vorhaben und Maßnahmen, die für die Erfüllung des Projekts notwendig sind, in einzelnen Strukturelementen beschrieben und in eine hierarchische Beziehung zueinandergesetzt. Die einzelnen Strukturelemente können, abhängig von der jeweiligen Realisierungsphase des Projekts,schrittweise über einzelne Ebenen immer weiter gegliedert werden, bis der gewünschte Detaillierungsgraderreicht ist

J.P. 02-05 25V. 2.2

Projektstrukturplan 2

Ein Beispiel:

J.P. 02-05 26V. 2.2

Terminplanung

Bei der Terminplanung geht es darum, die Anfangszeiten und die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte festzulegen und die Termine für die Meilensteine zu bestimmen. Wichtig dabei ist es, die Gesamtdauer des Projektes anhand des kritischen Weges zu ermitteln.Wichtige Hilfsmittel dafür sind Balkendiagramme (Gantt) und die Netzplantechnik.Die Terminplanung wird häufig durch eine Projektmanagementsoftware (z.B. MS Projekt unterstützt.

J.P. 02-05 27V. 2.2

Netzplan

umfassendes Planungsinstrument für komplexe Projekte bietet übersichtlichen Überblick über den Projektablauf,

inklusive der eindeutigen Darstellung der Abhängigkeiten einzelner Vorgänge im Ablauf

ermöglicht genaue Zeitschätzung bzw. Terminfestlegung für den Gesamtablauf sowie für einzelne Vorgänge

Erkennen der zeitintensivsten Ablauffolge: “kritischer Weg” ermöglicht relativen Vergleich der Konsequenzen von

Terminen, Kosten und Einsatzmitteln verschiedener Planungsvarianten

fördert rechtzeitige Entscheidungen, da mögliche Konsequenzen im Netzplan ersichtlich sind

J.P. 02-05 28V. 2.2

Netzplantechnik

Netzplantechnik ist geeignet für: - Strukturplan - Zeitplan - Einsatzmittelplan - Kostenplan

bewährte Arten von Netzplänen: - CPM: Critical Path Method - PERT: Program Evaluation and Review Technic - MPM: Metra-Potential-Method

umfaßt folgende Schritte

J.P. 02-05 29V. 2.2

Die Netzplantechnik umfaßt folgende Schritte:

Erstellen der Tätigkeitsliste aufgrund des Projektstrukturplans

Erstellen des Netzplans Errechnen des kritischen Weges Berechnen der Vorgangszeitpunkte Ermitteln der Pufferzeiten Verwendung des Netzplans als Basis von

- Balkendiagrammen, z.B. Belegungsplan, Einsatzplan - Einsatzmittel-Auslastungsdiagrammen, z.B. zwecks Bedarfsglättung

J.P. 02-05 30V. 2.2

Berechnungen im Netzplan

Aufgrund der Vorwärts- und Rückwärtsrechnung sind bekannt:FA (FZ) und SE (SZ) FE(V1) = FA(V1) + D(V1) SA(V1) = SE(V1) - D(V1)

Pufferzeiten:Gesamte Pufferzeit (GP): GP = SE(j) - FA(i) - D oder GP = SZ(j) - FZ(i) - D Bedeutung: GP gibt an, wie lange ein Vorgang höchstens verlängert/verzögert werden kann, ohne daß der Endtermin beeinträchtigt wird.

J.P. 02-05 31V. 2.2

Vorgangsknotentechnik

J.P. 02-05 32V. 2.2

PERT Netzplandarstellung

J.P. 02-05 33V. 2.2

Projektabablaufplan

Die Arbeitsaufgaben und Teilprojekte werden zeitlich und logisch geordnet. Vorgänge werden mit Anfangs- und Endpunkten grafisch dargestellt. Die frühesten und spätesten Anfangs- und Endpunkte werden dargestellt. Das Projektteam nimmt eine Voruntersuchung hinsichtlich der Ausgangssituation (Ist-Zustand) und nimmt eine Kalkulation der Faktoren Zeit, Kosten, Qualität vor. Jedem Projektmitglied bzw. jeder Projektgruppe werden ein oder mehrere Arbeitspakete zugeteilt und die Schnittstellen zwischen ihnen definiert.

J.P. 02-05 34V. 2.2

Vorgangsliste

J.P. 02-05 35V. 2.2

7.1.5.5. Projektplanung 2

wer erledigt welche Aufgaben in welchem Zeitraum mit welchen Methoden

und Techniken mit welchen Ressourcen

(z.B. Kapital, Sachmittel, etc)?

Qualität

KostenTermin

Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn die festgelegten Ziele in geforderter Qualität termingerecht und innerhalb des Kostenrahmen realisiert wird!

J.P. 02-05 36V. 2.2

Kapazitätsplanung (Ressourcenplanung)

Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Planung von Personen und Sachmitteln. Diese müssen• in der richtigen Art und Qualität• in der richtigen Menge• zur richtigen Zeit• am richtigen Ort bereitstehenUm dies zu erreichen, geht man wie folgt vor:

• Ermittlung des Ressourcenbedarfs (Art, Menge, Ort, Zeit)• Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten• Soll-Ist-Vergleich• Ausgleich von Kapazitätslücken

J.P. 02-05 37V. 2.2

Kostenplanung

Aufgabe der Kostenplanung ist die Planung der Projektkosten. Dabei werden die Kosten je Arbeitspaket für jede Ressource ermittelt.

Es müssen alle anfallenden Kosten festgestellt werden und auf eine Ressourceneinheit (z.B. Arbeitsstunde) umgerechnet werden.Problem ist die vollständige Erfassung aller Kosten sowie die möglichst genaue Kostenschätzung. Dazu gibt es verschiedene Methoden.Berücksichtigt man außerdem die Ertragsseite des Projekts so kommt man zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines Projekts. Dabei geht es darum, die Kosten und den Nutzen eines Projektes bzw. mehrerer Projektalternativen zu ermitteln und zu vergleichen.

J.P. 02-05 38V. 2.2

Qualitätsplanung

Aufgabe der Qualitätsplanung ist

• die Festlegung geeigneter Qualitätssicherungsmaßnahmen• die Entwicklung von Qualitätskriterien

J.P. 02-05 39V. 2.2

Methode: GANTT-Diagramm Aufgabe und Umsetzung

Vorgänge

A

B

C

E

t

D

F

Visualisierung der Projektterminezeitliche Vorgangsabfolge

Abhängigkeiten (gem. der Struktur- und Ablaufplanung) werden berücksichtigt, aber nicht dargestellt

Umsetzung projekt- oder ressourcenorientiertrelevant für die Kapazitätsplanung

Darstellung eines Vorgangs als Balken (Balkendiagramm)

mit zeitbezogener Längeüber der Zeitachse

zeitlicher Projektfortschritt

J.P. 02-05 40V. 2.2

GANTT-Diagramm

J.P. 02-05 41V. 2.2

Methode: Meilensteine

Nutzung für das Projektmanagement zur graphischen Visualisierung besonderer Projektereignisse und -termine

(Deadlines etc.) in GANTT-Diagrammen (und Netzplänen) Möglichkeit zur Grobplanung (Meilensteinnetzpläne) Möglichkeit zur Projektkontrolle (Meilensteintrendanalyse)

Meilensteine sind Ereignisse besonderer Bedeutung

i.d.R. mit der Dauer Null

Vorgänge

A

B

C

E

t

D

F

Projektstart

Fertigstellung Prototyp

Projektende

J.P. 02-05 42V. 2.2

Darstellungsformen von Netzplänen

i.d.R. verwendete MethodeDarstellungsform

VKNVorgangsknotennetzplan

Bezeichnung

VPNVorgangspfeilnetzplan

EKNEreignisknotennetzplan

MPMMetra-Potential-Methode

CPMCritical Path Method

PERTProgram Evaluation and Review Technique

Vorgang j

FAj Dj SAj

Ej

SZjFZj

Ek

SZkFZk

Vn

Dn

Darstellung analog

64 bmatn

J.P. 02-05 43V. 2.2

J.P. 02-05 44V. 2.2

Symbole für ereignisgesteuerte Prozessketten - EPK

Ereignis(Sechseck)

was ereignet sich

Aufgabe/Tätigkeit(abgerundetes Rechteck)

was wird gemacht

Organisatorische Einheit (Ellipse)

wer macht etwas

Daten (Rechteck) welche Informationensind erforderlich

1. Elemente

2. Beziehungen

Kontrollfluß

Informationsfluß

Organisations-zuordnung

verbindet Ereignisseund Aufgaben

immer links von einerAufgabe

welche org. Einheit istfür eine Aufgabe zuständig

Verknüpfungenxor

und oder exclusiv oder

Stichwort-Verzeichnis

Beispiel

J.P. 02-05 45V. 2.2

EPK - Beispiel

Bsp.: Angebotserstellung (Kurzdarstellung)

Kundenanfrage

Kundendatenprüfen

Angebot erstellen

Angebotverschicken

Verkauf

Kundendatei

Artikeldatei

Kundenangebotist fertigAngebotsdatei

Ereignisgesteuerte Prozessketten (nach Scheer)

Kunde ok

Stichwort-Verzeichnis

J.P. 02-05 46V. 2.2

Darstellungstechniken Datenflußpläne nach DIN 66001

Prozess, Verarbeitung

Verzweigung

Daten, allgemein

Schriftstück

Datei

Verbindung (Konnektor)

GrenzstelleBeginn und Ende

Verbindungsliniezwischen Symbolen

Stichwort-Verzeichnis

weiter

J.P. 02-05 47V. 2.2

Datenflussplan (Beispiel)

Kundenanfrage

Kundenprüfen

ok

Kundendatei

Artikeldatei

Machbar-keit prüfen

1

1

Angeboterstellen

Angebot

Ende

Stichwort-Verzeichnis

J.P. 02-05 48V. 2.2

Balkendiagramm (Gannt)

Dauer ------------------

Vorgang 1 2 3 4 5 6

Anfrage erfassen Kunden prüfen Machbar-keit prüfen

Angebot erstellen

Stichwort-Verzeichnis

J.P. 02-05 49V. 2.2

Rasterdiagramm

Poststelle Sachbearbeiter 1 Lager

Anfrageweiterleiten XAnfrage erfassen

XKunden prüfen

XMachbarkeitprüfen XAngebot erstellen

X

Stichwort-Verzeichnis

J.P. 02-05 50V. 2.2

Wirtschaftlichkeitsanalyse

Nächste Folie

J.P. 02-05 51V. 2.2

Wirtschaftlichkeitsanalyse 2

Beim Vergleich zwischen dem alten und dem neuen System unterscheidet man:a) reine Kostenvergleiche b) Kosten/Nutzenvergleichea) Beim reinen Kostenvergleich werden lediglich die einmaligen und laufenden Kosten verglichen: Beispiel:

Altes System Neues SystemLaufende Kosten pro Jahr- Abschreibungen 220000 110000- Systemnutzung 60000 70000- Systemwartung 40000 60000Summe 320000 240000Einmalige Kosten- Entwicklungskosten 150000- Umstellungskosten 30000Summe 180000

D.h. Die einmaligen Kosten amortisieren sich durch die geringeren laufenden Kosten nach ca. 2.25 Jahren.

b) Bei Kosten/Nutzenvergleichen besteht die Hauptschwierigkeit darin, den nicht quantifizierbaren (in Geld bewertbaren) Nutzen in die Bewertung einzubeziehen. Dieses wird meist durch unterschiedliche Gewichtung und Bewertungsmethoden erreicht.

(Multifaktorenmethode, Portfolio-Analysen)

Stichwort-Verzeichnis

Nächste Folie

J.P. 02-05 52V. 2.2

Wirtschaftlichkeitsanalyse 3

RentabilitätRentabilität = Gewinn * 100 Kapital

AmortisationAmortisationsdauer = Kapitaleinsatz Einzahlungsüberschüsse /Jahr

Nächste Folie

J.P. 02-05 53V. 2.2

Wirtschaftlichkeitsanalyse 4

J.P. 02-05 54V. 2.2

Projektorganisation1

Nächste Folie

J.P. 02-05 55V. 2.2

Projektorganisation2

Nächste Folie

J.P. 02-05 56V. 2.2

Projektorganisation3

J.P. 02-05 57V. 2.2

Projektdurchführung

Soll-Ist-Vergleich

Projektdokumentation

Termin-Trend-Analyse

In der Phase der Projektdurchführung hat das Projektmanagement die Aufgabe, den Fortlauf des Projektes zu steuern (Projektsteuerung) und Abweichungen von der Projektplanung zu erkennen und zu korrigieren (Projektcontrolling).Der Projektverlauf und die Ergebnisse des Projekts werden in verschiedenen Projektdokumentationen erfasst.In dieser Phase bedient sich das PM verschiedener Instrumente:

Für die Aktivitäten bei der Systementwicklung werdenunterschiedliche Vorgehensmodelle unterschieden.

Vorgehensmodelle

J.P. 02-05 58V. 2.2

Projektdokumentation

Ziel der Projektdokumentation ist es, den Projektverlauf für jedermann nachvoll-ziehbar zu machen. Alle wichtigen Dokumente werden in einer Projektakte gesammelt. In die Projektakte gehören z.B. folgende Dokumente:

Projektauftrag, Projektdefinition, Projektorganisation, Projektstrukturplan, Terminpläne, Ressourcenplan, Kostenplan, Protokolle der Projektteamsitzungen, Telefonliste, Präsentationsunterlagen usw.

J.P. 02-05 59V. 2.2

Soll-Ist Vergleich

• Anhand des Netzplanes werden die Soll-Werte für die Termine und die Kosten je Arbeitspaket ermittelt.• Diesen werden die Ist-Werte gegenübergestellt und die Abweichungen ermittelt.• Es werden die Ursachen für die Abweichungen festgestellt und• Korrekturmaßnahmen ergriffen. Diese können in der Korrektur der Projektziele oder in Korrekturmaßnahmen beim Projektverlauf bestehen.

J.P. 02-05 60V. 2.2

Termin-Trend-Analyse

Das Termincontrolling überprüft projektbegleitend, ob der Projektablaufplan eingehalten wird. Dabei werden Terminüber- oder unterschreitungen graphisch dargestellt

J.P. 02-05 61V. 2.2

Projektabschluss

Abschlusspräsentation Abschlussbesprechung

Abnahme

Einweisung

Abschlussbericht

Auflösung desProjektteams

J.P. 02-05 62V. 2.2

Abschlusspräsentation

Die Abschlusspräsentation dient dem Zweck, alle Interessentengruppen über das Projektergebnis und den Projektverlauf zu informieren. Eine gelungene Abschlusspräsentation ist Teil des Projektmarketings. Bei der Vorbereitung sollten folgende Fragen beantwortet werden:•Was ist das Ziel der Präsentation•Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden•Welche Hilfsmittel werden verwendet (Uhr, Karteikarten, Medien)•Wie sieht die Zeitplanung aus.

Bei der Gliederung der Abschlusspräsentation kommt es auf die Gestaltung der drei Bereiche•Einleitung (Begrüßung, Themavorstellung, Gliederung, Einstimmung)•Hauptteil (Ziel, Umfang, Inhalt)•Schluss (Zusammenfassung, Schlussfolgerungen, Fragenteil)an

J.P. 02-05 63V. 2.2

Abnahme

Das fertige Projektergebnis wird zum vereinbarten Endtermin durch den Auftraggeber abgenommen. Der Ablauf einer Abnahme ist abhängig von der Art des Projekts.Bei Abnahme eins Neubaus findet eine Begehung statt,Die Abnahme einer Software findet in Form eines Testlaufes statt,Marketingprojekte werden i.d.R. in Form einer beamergestützten Präsentation erfolgen.

Auftauchende Mängel werden schriftlich dokumentiert und es wird ein Abnahmeprotokoll erstellt.

J.P. 02-05 64V. 2.2

Einweisung

Die Auftraggeber bzw. die späteren Nutzer werden von den Projektmitarbeitern eingewiesen. Evtl. müssen dazu Schulungsunterlagen erstellt werden.

Wichtig für die Einweisung ist ein verständliches, auf die Zielgruppe abgestimmtes Vorgehen.

J.P. 02-05 65V. 2.2

Abschlussbesprechung

Die Abschlussbesprechung ist die letzte offizielle Projektverantstaltung. Folgende Tagesordnungspunkte sollten Gegenstand der Sitzung sein:•Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit•Reflexion und Feedback des Projektteams (was war gut, welche Probleme gab es, welche Veränderung würde man für Folgeprojekte vornehmen)•Weiteres Vorgehen - Ausstehende Arbeiten - Neue Aufgabengebiete - Abschlussfeier - Abschlussbericht

J.P. 02-05 66V. 2.2

Abschlussbericht

Der Abschlussbericht gehört zur Projektakte und enthält folgende Aspekte:

•Projektauftrag (Lastenheft)•Planungsunterlagen (Strukturplan, Vorgangsliste, Kostenplan usw.)•Bestandsaufnahme Zielerreichung (Soll-Ist-Vergleich)•Ursachenanalyse (Gründe für Soll-Ist-Abweichungen)•Abgeleitete Empfehlungen •Weitere Empfehlungen für zukünftige Projekte•Detaillierte Abrechnung (für jedes Arbeitspaket)•Ansprechpartner (für Rückfragen)

J.P. 02-05 67V. 2.2

Auflösung des Projektteams

Mit der Abgabe des Abschlussberichtet wird das Projektteam aufgelöst und in neue Aufgabengebiete überführt.

J.P. 02-05 68V. 2.2

Vorgehensmodelle

Die Systementwicklung (Entwicklung und Bereitstellung komplexer Anwendungssoftware) kann nach verschiedenen Vorgehensmodellen erfolgen. Ein Vorgehensmodell legt fest, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge erfolgen sollen. Der Gesamtprozess der Entwicklung vollzieht sich in verschiedenen Entwicklungsstufen, die als Phasen bezeichnet werden.

Die wichtigsten Vorgehensmodelle sind:

Das Phasenmodell Wasserfall-Modell Spiralmodell Das V-Modell Prototyping

J.P. 02-05 69V. 2.2

PhasenmodelleIn der Literatur werden verschiedene Phasenmodelle unterschieden. Welches Modell angewendet wird, richtet sich auch oft nach der Art der Aufgabenstellung. Für manche Bereiche ist die Einhaltung eines bestimmten Phasenmodells zwingend vorgeschrieben.Es werden einige Modelle gegenübergestellt:

Autoren Nach Stahlknecht u.a.

Nach Balzert Nach Kühlewein u.a.

Phasen

Vorphase

Analyse

Planung Planung

Definition Analyse

Entwurf Entwurf Entwurf

ImplementierungImplementierungRealisierung und

TestAbnahme und Einführung

Einführung Pflege und Wartung

Abnahme und Einführung

J.P. 02-05 70V. 2.2

V-Modell

Das V-Modell ist eine Weiterentwicklung des Wasserfallmodells. Es wird überwiegend bei Projekten eingesetzt, die einen hohen Anspruch an die Qualitätssicherung haben. Die Phasen, die Aktivitäten und die Aufgaben des Projektmanagements werden genau beschrieben.

Konzept für die Durchführbarkeit Echteinsatz

Anforderungsdefinition

Grobentwurf

Feinentwurf

Modell+Implementation

Abnahmetest + Probebetrieb

Akzeptanztest+Systemtest

Integrationstest

Test einzelner Module

Das V-Modell gilt für alle Bundes-verwaltungen seit 1991 verbindlich.