projektmanagement christa schwarzenpoller richard raab
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Projektmanagement
Christa Schwarzenpoller
Richard Raab
„Sage mir wie du ein Projekt beginnst
und ich sage dir wie es endet!“
(zit. aus dem Ausbildungsprogrammvon Mercedes Benz)
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist …
…eine Aufgabe mit besonderen Merkmalen:neuartigkomplex (schwierig) fachübergreifendaufwändigzeitlich begrenztzielorientiert
Ein Projekt erfordert …
eine projektspezifische Organisation (Projektteam, Projektregeln)
präzise Zielvorgaben Teamarbeit laufende Kontrolle und Steuerung
Arten von Projekten
gewinnorientierte Projekte
Non-Profit-Projekte
externe Projekte Projektauftraggeber und Projektauftragnehmer sind aus verschiedenen Unternehmen (Schulen).
interne ProjekteProjektauftraggeber ist aus dem selben Unter-nehmen (bzw. aus der selben Schule) wie die Projektauftragnehmer.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist …
… die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten
mit Hilfe spezieller Instrumente.
Projektmanagement ist …
… nicht nur ergebnisorientiert
Welche Ergebnisse gibt es?
Leistungen Termine Kosten
… sondern auch prozessorientiert
Wie sind die Ergebnisse zustande gekommen?
Beziehungen Projektorganisation Projektkultur
Wozu Projektmanagement?
Durch gutes PM …
kann man Projekte effizient gestalten (planen und steuern),
werden Projekte für Dritte nachvollziehbar,
können Lerneffekte für andere Projekte nutzbar gemacht werden.
Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Aufgabenanalyse
ev. Ist-Situation analysieren ev. Probleme beschreiben ev. Ursachen für Probleme analysieren Ideen sammeln Grobkonzept erstellen
Projektwürdigkeitsanalyse
Ist die Aufgabe wirklich so umfangreich, neuartig, schwierig, …?
Ist das Projekt tatsächlich realisierbar? Steht der Erfolg in einem angemessenen
Verhältnis zum Aufwand?
Gefahr der Projektitis!
Klärung der Projektziele
KostenzielWas kostet es?
TerminzielBis wann?
SachzielWas?
Projekt-ziele
Abgrenzung der Projektziele
Hauptziele Zusatzziele Nicht-Ziele
Formulierung der Projektziele
klar und präzise möglichst messbar
Projektname:
PROJEKTZIELEPLAN
Hauptziele Adaptiert per...
Zusatzziele Adaptiert per...
Nicht-Ziele Adaptiert per...
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
Projektorganisation
Wer soll im Projektteam mitarbeiten? Wer soll das Projekt leiten? Wie soll das Projekt in das Unternehmen
(in den Schulbetrieb) integriert werden?
Subteam 1
Projektorganisation
Projekt-auftraggeberteam
Projekt-auftraggeberteam
Projekt-mitarbeiter/in
Projekt-mitarbeiter/in
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitglied
Projekt-mitarbeiter/in
Projekt-mitarbeiter/in
Projekt-manager/in
Projekt-manager/in
Projektteam
Projekt-mitarbeiter/in
Projekt-mitarbeiter/in
Projekt-mitarbeiter/in
Projekt-mitarbeiter/in
Sub-team 2
Projekt-mitarbeiter/in
Projekt-mitarbeiter/in
Projektrolle Name Telefon e-mail
Projektauftraggeberteam
Projektmanager/ in
Projektteammitglied 1
Projektteammitglied 2
Projektteammitglied 3
Projektteammitglied 4
Projektmitarbeiter/ in 1
Projektmitarbeiter/ in 2
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
Projektname:
PROJEKTORGANIGRAMM
Projektauftrag
Abschluss der Vorbereitungsphase Zusammenfassung der wichtigsten
Eckdaten des Projekts formelle Beauftragung mit klarer
Zielvereinbarung offizieller Start des Projekts
Projektname:
PROJEKTAUFTRAG
Startereignis Endereignis
Starttermin Endtermin
Ziele Nicht-Ziele
Kosten
zu bezahlende Kosten:
nicht zu bezahlende Kosten:
Projektauftraggeber/ in Projektmanager/ in
Teammitglieder
Relevante Projektumwelten
Projektmanager/in Projektauftraggeber/in
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
BeispielProjektauftrag
STOP
Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Kick-Off-Meeting
erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams
Zweck: gleicher Informationsstand der Teammitglieder
(Kennen lernen)Rolle und Erwartungen der
einzelnen MitgliederVereinbaren von SpielregelnGrobverteilung der Aufgaben
Projektstrukturplan (PSP)PROJEKT
Logische Gliederung
Arbeitspakete
Projektstrukturplan (PSP)
Vorgangsweise:1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen
Arbeitspakete (AP)
überschaubare Teilaufgaben für jedes Paket einen eindeutigen
Verantwortungsträger(Dieser muss das AP nicht alleine be-arbeiten, ist aber für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich.)
Formulierungstipp: Zeitwort nicht vergessen! (z.B. Plakat entwerfen)
Projektstrukturplan (PSP)
Vorgangsweise:1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen
3. Gliederung erstellen
Gliederung des PSPPROJEKT
Gliederung nach Objekten: Homepage Folder Visitenkarten …
Gliederung nach Funktionen: Ideensammlung Grobplanung Detailplanung Umsetzung …
oder
Projektstrukturplan (PSP)
Vorgangsweise:1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen
3. Gliederung erstellen
4. Arbeitspakete codieren
5. grafisch darstellen
Projektstrukturplan (PSP)
1.3
P laka te u .E in la du ng en
d ru cken
A n ge bo tee in ho len
W e rb e d es igne n tw icke ln
M o ttofe stleg en
M arketing
G e sta ltu n g d e rS a a ld eko ra tion
D e ko ra tio n sm a te ria lsa m m e ln
Id e en sa m m e lnu . a usw äh len
D ekoration
M itte rna ch ts-e in la ge
o rg a n is ie ren
D a m e n sp e nd envo rbe re iten
E rö ffnu ngp lan en
Id e en sa m m e lnu . a usw äh len
Ein lagen
O rg an isa tio n &D o ku m e n ta tion
K o m m u n ika tion
P lan u ng &K o ord ina tion
PM
Matura-Ball
1 2
1.1
1.2
Plakate u. Einladungen
drucken1.4
Angeboteeinholen1.3
2.1
Projektstrukturplan (PSP)
systematische und überschaubare Gliederung des gesamten Projekts
plan- und kontrollierbare Teilaufgaben dient der Vereinbarung der Aufgaben für
die Projektteammitglieder Basis für weitere Planung (Ablauf,
Termine, Kosten, Ressourcen, …)
STOP
Arbeitspaket-Beschreibung
detailiertere Beschreibung eines Arbeitspakets
nicht für alle Arbeitspakete notwendig sinnvoll,
wenn das Arbeitspaket umfangreich ist,wenn das Arbeitspaket schwierig ist oderwenn die Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen
unklar ist
Arbeitspaket-Beschreibung
Bestandteile:PSP-CodeArbeitspaket-Bezeichnung InhaltNicht-Inhaltangezielte ErgebnisseLeistungsfortschrittsmessung
Projektname:
ARBEITSPAKET-BESCHREIBUNG
PSP-Code: AP-Bez.:
Starttermin: Endtermin:
Verantwortliche/ r:
AP-Ziel Adaptiert per...
AP-Nicht-Ziel Adaptiert per...
Voraussetzungen Adaptiert per...
Benötigte Ressourcen Adaptiert per...
Mögliche Probleme Adaptiert per...
Kosten Adaptiert per...
Ergebnisse Adaptiert per...
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
Beispiel AP-Beschreibung
PSP-Code: 3.1 AP „Ideen sammeln u. auswählen“
Inhalt:
Ideen finden Ideen auf Umsetzbarkeit prüfenRessourcenprüfung u. -vergleich durchführenKostenprüfung u. -vergleich durchführenEntscheidung für bestimmte Balleinlagen fällen
Beispiel AP-Beschreibung
Nicht-Inhalt:Ausarbeitung der BalleinlagenOrganisationDurchführungKontrolle des Erfolges dieser Balleinlagen
Beispiel AP-Beschreibung
angezielte Ergebnisse:Brainstormingprotokollemind. 5 verwirklichbare Ideenkonkrete UmsetzungsstrategienRessourcenlistenKostenaufstellungEntscheidung für BalleinlagenBesprechungsprotokolle
Beispiel AP-Beschreibung
Leistungsfortschrittsmessung:50 % bei Vorliegen der 5 Ideen und deren
Umsetzungsstrategien70 % bei Vorliegen der Ressourcenlisten90 % bei Vorliegen der Kostenaufstellung100 % bei Vorliegen der Entscheidung über
die konkreten Balleinlagen
Terminplanung
Terminliste Balkenplan Meilensteinplan ev. Netzplan (für sehr komplexe Projekte)
Terminliste
Auflistung der Arbeitspakete mit Anfangs- und Endtermin
Projektname: PROJEKT-TERMINLISTE
Arbeitspaket
PSP-Code Bezeichnung Anfangstermin Endtermin
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
Balkenplan
grafische Darstellung der Anfangs- und Endtermine der einzelnen Arbeitspakete
bei großer Anzahl an Arbeitspaketen ev. nur die Anfangs- und Endtermine der Arbeitspaket-Gruppen darstellen
Beispiel Balkenplan
Beispiel Balkenplan
Meilensteinplan
listet die bedeutsamsten Termine auf, z.B.:Abschluss einer AP-GruppePräsentationstermin…
Meilensteine sollten auch am Balkenplan ersichtlich sein.
Projektname:
PROJEKT-MEILENSTEINPLAN
PSP-Code
Meilenstein-Bezeichnung Plan-Termin Ist-Termin
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
STOP
Ressourcenplan
gibt einen Überblick über benötigte und vorhandene Ressourcen an Personal und Sachmittel
Ziel: Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen in der richtigen Art
in der richtigen Mengezum richtigen Zeitpunktam richtigen Ort
Ressourcenplan
Vorgangsweise:1. Bedarfsermittlung (Wann wird was gebraucht?)
2. Ermittlung verfügbarer Ressourcen (Wann ist was verfügbar?)
3. Soll-Ist-Vergleich (Wann fehlt was?)
4. Ausgleichsmaßnahmen (Was tun?): zeitliche Verlagerung Suche nach Alternativen Verzicht
Kostenplan
gibt einen Überblick über:geplante Kosten tatsächliche Kosten
Aufspaltung sinnvoll in:Personalkosten
(im Schulbereich: Arbeitszeit schätzen und mit fiktivem Stundenlohn multiplizieren)
Sachkosten
Projektname:
PROJEKT-KOSTENPLAN
Arbeitspaket
PSP-Code Bezeichnung
Kostenart Kosten- beschreibung
Plankosten Istkosten
Personal Material Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt Personal Material Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt Personal Material Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
Umweltanalyse
stellt alle für das Projekt relevanten Umwelten dar
ev. mit + und – die geschätzte Einstellung dem Projekt gegenüber darstellen
Zweck:Auffinden möglicher Probleme (Konflikte)Planung von Vorbeugemaßnahmen
Schulball
Medien
Lehrer
GästeStadtgemeinde
Matura & AP
„Lieferanten“Projekt-
team
Auftrag-geber
DirektorSekretariatProjektleiter
Beispiel zur Umweltanalyse
Beispiel Umweltanalyse
Risikoanalyse
listet mögliche Risiken für das Projekt auf Zweck:
rechtzeitiges Auffinden möglicher RisikenPlanung von Gegenmaßnahmen
Projektname:
PROJEKT-
RISIKOANALYSE
PSP-
Code
AP/Phase Risiko Vorbeuge- Maßnahmen
Notfalls- Maßnahme
Adaptier per ...
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
Projektkultur
Es sollten klare Spielregeln für das Projektteam schriftlich fixiert werden, z.B. Verhalten im KrankheitsfallSanktionen, wenn ein Teammitglied eine
Termin nicht einhält…
Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Projektteambesprechungen
sollten regelmäßig erfolgen Zweck:
gegenseitige Information über den Projektstand
Besprechung aktueller Probleme und Entwicklung von Lösungen
Änderung bestehender oder Erstellung neuer Arbeitsaufträge
Projektteambesprechungen
Ablauf:1. Ernennen des Protokollführers
2. gegenseitige Information über den Projektstand und aufgetretene Probleme
3. Entscheidung über die weitere Vorgehensweise
4. schriftliche Vereinbarung konkreter Maßnahmen, die im Anschluss an die Sitzung zu erledigen sind (To Do-Liste)
5. Festlegen des nächsten Sitzungstermins
Statusberichte
Information an den Auftraggeber über den aktuellen Stand des Projekts
Projektname:
PROJEKTSTATUSBERICHT per .....
o sehr gut o gut o okay o schlecht o sehr schlecht
Gesamtstatus des Projekts
Status: Projektziele
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektleistungsfortschritt
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projekttermine
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektkosten, Projektressourcen
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektumwelten, Beziehungen zu anderen Projekten
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektorganisation/ Projektkultur
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Version: Datum: Ersteller: Seite 1 von 1
Besprechungsprotokolle
zum Festhalten der wichtigsten Fakten der Besprechung
Zweck:damit weniger leicht etwas vergessen wirddamit man bei unterschiedlicher Erinnerung
nachschlagen kann
To Do-Liste
listet die Maßnahmen auf, die sich aus der Besprechung ergeben
kann in das Besprechungsprotokoll integriert sein
Projektname:
TO DO-LISTE
per ..
PSP-Code
Vorgang Zuständigkeit Fertigstellungs-termin
Status Notizen
Version: Datum: Ersteller: Seite 1 von 1
Controlling
bedeutet nicht nur Kontrolle, sondern auch Steuerung Hauptaufgabe ist der Soll-Ist-Vergleich
bezüglich:TermineKostenQualität der Ergebnisse
um rechtzeitig gegensteuern zu können
Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Abschluss
Abschlusspräsentation Projektabnahme ev. Einschulung des Auftraggebers Abschlussbesprechung ev. Abschlussfeier Abschlussbericht
Abschlusspräsentation
dem Auftraggeber und ev. anderen wird das Projekt präsentiert
Projektabnahme
1. Das Projektteam stellt dem Auftraggeber das Projektergebnis vor.
2. Etwaige Mängel werden schriftlich dokumentiert.
3. Nachbesserungsmaßnahmen werden vereinbart.
Abnahmeprotokoll
schriftliche Zusammenfassung der Projektabnahme
wird von Auftragnehmer und Auftraggeber unterschrieben
Abschlussbesprechung
Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit Reflexion und Feedback:
Wurden die Ziele erreicht?Warum wurden ev. Ziele nicht voll erreicht?Welche Probleme gab es?Was könnte im nächsten Projekt besser gemacht
werden?Welche positiven Erfahrungen können für das nächste
Projekt mitgenommen werden?
Abschlussbericht
schriftliche Zusammenfassung der Abschlussbesprechung
kann zusätzlich enthalten:Planungsunterlagendetailierte Abrechnung
wird meist vom Projektmanager verfasst
Projektname:
PROJEKT-ABSCHLUSSBERICHT
Gesamteindruck
Reflexion: Projektziele, Leistungen, Projekttermine
Reflexion: Projektressourcen- und Projektkosten
Reflexion: Projektumweltbeziehungen, Beziehungen zu anderen Projekten
Reflexion: Teamarbeit, Einsatz von Projektmanagement
Zusammenfassende Erfahrungen für andere Projekte
Version: Datum: Ersteller/in: Seite 1 von 1
Projektdokumentation
Projektdokumentation
alle schriftlichen Unterlagen kommen in einen Projektordner (Verantwortlichen bestimmen!)
alle elektronischen Unterlagen werden in einem Projektordner gespeichert:muss für alle Teammitglieder zugänglich seinev. Unterordner anlegenSicherungskopien anlegen!Verantwortlichen bestimmen!
Projektdokumentation
Projektdokumentation für Schule ev. abweichendes Projekthandbuch für
externen Auftraggeber
ProjekthandbuchInhalt: Deckblatt (P:\0Lehrer-public\Freitag\Deckblatt
Matura) eidesstattliche Erklärung Inhaltsverzeichnis Lebenslauf (europäisch – max. 2 Seiten) Projektmanagement-Instrumente
ev. Projektzieleplan
Projekthandbuch
ProjektorganigrammProjektauftragProjektstrukturplan (PSP)Arbeitspaketbeschreibung(en)ev. TerminlisteBalkenplanMeilensteinplan
Projekthandbuch
ev. UmweltanalyseRisikoanalyseev. Statusberichteev. Besprechungsprotokolleev. ProjektabnahmeprotokollProjekttagebuchAbschlussbericht
Projekthandbuch
Beschreibung der Projektergebnisse je nach Projektthema kürzere oder längere
Darstellung (8-10 Seiten)zB Screenshots, Designüberlegungen, …
ev. Quellenverzeichnis
Projekthandbuch
Form: gebunden (1 Exemplar) + 1 CD
Umfang: 20 – 40 Seiten pro Gruppe
(2 - 4 Personen)
Projekt-CD
Projekthandbuch Folder, Visitenkarten Website PowerPoint-Präsentation (falls vorhanden) Originalfotos
Leistungsbeurteilung
Leistungen Termine Ressourcen Kosten
Beziehungen Projektorganisation Projektkultur
ergebnisorientiert = „hard facts“
prozessorientiert = „soft facts“
PM und Leistungsbeurteilung
Danke für die Aufmerksamkeit
… und viel Spaß beim Projekt!
Reserve
Projekt
Vorprojektphase
Was ist vor dem Projektstart passiert?
Welche Entscheidungen wurden bereits getroffen?
Wie ist es zu diesem Projekt gekommen?
Wer hat die Projektentstehung gefördert bzw. gehemmt?
Welche Unterlagen wurden erstellt?
.......
Nachprojektphase (Konsequenzen)Welche Handlungen und Entscheidungen sind nach Projektende zu setzen?
Welche Folgeprojekte kann/soll/muss es geben?
Welche Folgenutzen, -kosten gibt es?
.........
Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich
SYSTEMATIK des PM
Projektidee: Abgrenzung u. Projektkontext
Projektentscheidung u. Projektauftrag
Erstplanung - Projektstruktur
Projektorganisation u. Projektkultur
Kosten u. Ressourcen
Projektdokumentation
PROJEKTSTART -PHASE
P R O JE K T -D U R C H F Ü H R U N G S -
P H A S E
P R O JE K T -A B S C H L U S S -
P H A S E
P R O JE K T M A N A G E M E N Tim Ze ita b la u f
SYSTEMATIK des PM
P R O JE K T S T A R T -P H A S E
PRO JEKT-DURCHFÜ HRUNG S -
PHASE
P R O JE K T -A B S C H L U S S -
P H A S E
P R O JE K T M A N A G E M E N Tim Ze ita b la u f
ProjektfortschrittskontrolleProjektneuplanungNeugestaltung von OrganisationWeiterentwicklung der Projektkultur
SYSTEMATIK des PM
ProjektreflexionPlanung der NachprojektphaseTransferplanung (= organisatorisches Lernen)Auflösung der ProjektkulturAbgabe ca. WeihnachtenBeurteilungev. KorrekturEndtermin: Anfang - Ende Februar
P R O JE K T S T A R T -P H A S E
P R O JE K T -D U R C H F Ü H R U N G S -
P H A S E
PROJEKT-ABSCHLUSS -
PHASE
P R O JE K T M A N A G E M E N Tim Ze ita b la u f
MEILENSTEINLISTE
P R O JE K T -S T A R T P H A S E
P R O JE K T -D U R C H F Ü H R U N G S -
P H A S E
P R O JE K T -A B S C H L U S S -
P H A S E
P R O JE K T M A N A G E M E N Tim Ze ita b la u f
Antrag
AuftragKick-off
AbnahmeBesprechungstermine
PROJEKTABGRENZUNG
WAS? - konkrete Definition d. Projektes (außen - innen) - 3 Dimensionen: zeitlich / sachlich / sozial WOZU? - Klarheit über Projektziel - Klarheit zw. P-Team und Auftraggeber WIE? - intuitiv / systematisch (Visualisierung!) -3 Schritte: zeitlich / sachlich / sozial - im Team! Als Projekt-Startworkshop
Projektstrukturplan (PSP)
P laka te u .E in la du ng en
d ru cken
A n ge bo tee in ho len
W e rb e d es igne n tw icke ln
M o ttofe stleg en
M arketing
G e sta ltu n g d e rS a a ld eko ra tion
D e ko ra tio n sm a te ria lsa m m e ln
Id e en sa m m e lnu . a usw äh len
D ekoration
M itte rna ch ts-e in la ge
o rg a n is ie ren
D a m e n sp e nd envo rbe re iten
E rö ffnu ngp lan en
Id e en sa m m e lnu . a usw äh len
Ein lagen
O rg an isa tio n &D o ku m e n ta tion
K o m m u n ika tion
P lan u ng &K o ord ina tion
PM
Matura-Ball