projektledelse - event management · projektledelse event management 8 målsætning målsætning...

METTE FISKER

PROJEKTLEDELSE ‐ EVENT MANAGEMENT

GRATIS BUSINESSBØGER

BOOKBOON.COM INGEN REGISTRERING VED DOWNLOAD

Download gratis bøger på ventus.dk / BookBooN.com

Mette Fisker Projektledelse – Event Management


Projektledelse – Event Management

© 2010 Mette Fisker og Ventus Publishing ApS

ISBN 978-87-7681-445-8



4

Indholdsfortegnelse

9 10 11

14 14 14 14 15

17 18 19 20 20 20 21 22 22 23 23

Indholdsfortegnelse

1. Hvorfor eller hvorfor ikke projektledelse? Ni spørgsmål Hvad er et projekt

2. Hvordan kommer du i gang med projektledelse? Rutineret i Event Management - ingen erfaring i projektledelse Ingen rutine i Event Management - ingen erfaring i projektledelse Rutineret i event Management - masser af erfaring i projektledelse Ni svar

3. Projektplan og værktøjer Projektværdi - Cost/benefit - analyse Tidsplan og milepæle Organisation/medarbejdere Proces, model og metode Krav og mål Leverandør Kvalitetssikringsplan Risikoanalyse Interessentanalyse Opfølning og projektets fokusområder

Du kan også blivegodt kørende i en af Danmarks

topbilligste fagforeninger.Tjek prisen og spar kassen på

www.businessdanmark.dk

Kun 569 kr. pr. månedFagforening oga-kasse

Business Danmark er blandt deabsolut billigste, og vi har 100%fokus på salgs-, marketing- ogrådgivningsfolks konkurrenceevne,selvudvikling og netværk.

Du får juridisk rådgivning, uddan-nelse med rabat, karrierecoaching,kontante fordele og a-kasse. Så dukan udnytte dit potentiale fuldt ud.

Tjek det ud påwww.businessdanmark.dk

BD

260

Klik

på

rekl

amen

http://bookboon.com/count/pdf/660187/4



5

Indholdsfortegnelse

4. Hvad kræver det af dig at være projektleder Dine stærke og svage sider Stress

5. Samspil med andre Møder

6. Bilag: Tjeklister

7. Øvelsesopgaver

8. Løsninger

9. Litteraturfortegnelse

26 28 29

32 34

37

44

45

47

Karriere i telekommunikation Hos TDC tror vi på, at kommunika-tion, uanset hvilken form, er nøglen til enhver form for samvær, samarbej de og samfund. Den kan fjerne afstande mellem mennesker og gøre ”en af dem” til ”en af os”. TDC er en karriere i telekommunikation, som spænder over så mange forskellige fagområder, forret ningsmodeller, arbejdsfunktion-�� set ingen grænser er for, hvordan din fremtid kan udvikle sig. Vi har dog satudviklingen af ledere og specialister i system. For vi vil nemlig gerne sikre, at du når langt, hvis du har talent for kommunikation og udviser selvstæn-digt initiativ.

TDC er en del af hverdagen for 2,5 mio. danskere. For tusinder af os er det vores job. Det er os, der binder samfundet sammen. Fordi Politi, brandvæsen og syge huse - alle dem, du regner med - regner med os. Vi arbejder med kom-munikation i alle former. Og vi er landets førende inden for vores felt. Men selvom vi er foran, er vi aldrig langt fra vores kunder. For vi gør fremtidens teknologi let tilgængelig for alle.

�� med TDC?”

Nina, TDC

11

06

4

Læs mere om dine muligheder på tdc.dk/job

Klik

på

rekl

amen




6

Forfatteren

Forfatteren

Mette Fisker er kontaktdirektør i Pfizer Danmark og har de sidste 12 år arbejdet med møder, kongresser og teamevents. Hun er i dag leder for bl.a. otte medarbejdere, der ikke beskæftiger sig med andet. Målgrupperne er indenfor sundhedssektoren og internt personale.

Baggrunden for hendes interesse i events ligger i lysten til at bringe mennesker sammen. ”Events er sparring mellem mennesker”, udtaler hun.

At arbejde med events indenfor sundhedssektoren kræver at man kan holde tungen lige i munden, da der findes mange nedskrevne regler for samspillet mellem medicinalindustrien og sundhedssektoren. Det holder ikke Mette Fisker tilbage, det kræver blot at man forstår firmaets rolle, kan afdække kundens behov og kombinere disse to ting, samtidig med et ønske om at gøre en forskel. Den opskrift gælder i stort set alt, hvad man laver, mener hun. Mellem 5.000 og 8.000 deltagere benytter sig årligt af Pfizers kursustilbud.

Mette Fisker holder adskillige foredrag om det hun brænder for: Events, personlig kundeservice, kvindelig ledelse, kompetenceudvikling, om at tage muligheder og gøre en forskel.

I 2005 tog hun med fire læger med pakistanske rødder til jordskælvsområdet i Pakistan med 28 kg medicin under armen. En oplevelse hun betegner som ”var for livet”.



7

Forfatteren

En kursuskoordinator blev syg tre uger før et stort arrangement med 450 deltagere, og der var ingen nedskrevne planer, det var en af årsagerne til at Mette Fisker indførte projektledelse i afdelingen. Der skulle gå 12 år før hun kom til den erkendelse. Nu deler hun den viden hun har fået ved indførelsen af projektledelse og de benefits, som firmaet, kunder, leverandører og hun selv har fået.

Det har ikke været en let proces for en kreativ sjæl!



8

Målsætning

MålsætningPlanlægning har altid været et nøgleord, når der bliver talt events, vel vidende at det bestemt ikke er alt man kan planlægge sig ud af. Projektledelse er et middel til at opnå bedre planlægning og ikke et mål i sig selv.

Når du har læst dette kompendium vil du kunne vurdere, om du og din organisation vil kunne opnå bedre resultater ved implementering af projektledelse ved events.

Events kan være mange ting lige fra et lille møde, en konference for 1000, et festarrangement, et lanceringssymposium og en udstilling i udlandet m.m. Jeg vil lade det være op til dig, at forholde dig til de værktøjer og eksempler, som jeg giver. Du skal naturligvis kun bruge den viden, der er relevante for dine events og giver dig mening.

Projektledelse er ikke kun det at kunne benytte nogle værktøjer, det kræver også noget af dig, men hvad? Hvilke kompetencer har du og hvilke vil du med fordel kunne styrke. Du vil få nogle spørgsmål som måske kan give dig et svar.

Du er som regel ikke alene i udførelsen af en event, du indgår som oftest i et fællesskab enten med kolleger eller leverandører i en projektgruppe. Hvad kan du forvente af dem og hvad kan de forvente af dig? Det vil du ligeledes kunne læse mere om.

Jeg vil videregive min viden og erfaring fra området til dig, og jeg vil forsøge at gøre det så simpelt som muligt ud fra devisen om, at vi alle har travlt i hverdagen. Skal nye arbejdsmetoder/værktøjer tages i brug, så skal det være let og hurtigt at gå til.

Har du eller din organisation taget beslutningen om implementering af projektledelse, så husk at fejre selv de små fremskridt. Det er ikke helt let, og det kræver meget af dig, men også meget af andre. Når processen ikke forløber som du forventer, så husk at fortælle dig selv og andre, hvorfor du mener projektledelse er vigtig, og hvilke fordele du ser i forhold til projektet. Gør det på en engagerende måde, og tag de første skridt, så skal det nok gå!

Måske er du allerede en rigtig god projektleder – så vil du blot blive bekræftet i at du er god ved at læse dette kompendium. Vi kan vel ikke blive bekræftet for mange gange i, at vi gør det rigtige ting. En dag får jeg måske mulighed at høre om din viden og erfaring indenfor projektledelse, og det vil jeg se frem til. Har du lyst til at give mig feed-back eller gode råd, så er du altid velkommen til at skrive en e-mail: [email protected].

Min holdning er, at vi kun kan blive endnu bedre, hvis vi deler vores erfaring.

Rigtig god fornøjelse!



9

1. Hvorfor eller hvorfor ikke projektledelse?

1. Hvorfor eller hvorfor ikke projektledelse? En kursuskoordinator blev syg tre uger før et stort arrangement med 450 deltagere, og der var ingen projektplan. Som leder og hovedansvarlig for arrangementet havde jeg en udfordring, og desværre skulle jeg på den måde indse, at det var vigtigt for firmaet, kolleger, kunder, leverandører, samarbejdspartnere og mig selv, at der i det mindste havde været noget på skrift, andet end kontrakterne.

Jeg sendte alle mine medarbejdere på projektlederkursus, deltog selv i et kursus for ledere af projektledere, indkøbte it-værktøjer (projektstyringssystemer) og sendte medarbejderne på kursus for at kunne håndtere disse. Det der reelt er kommet ud af denne investering, som bestemt ikke var billig, er en forbedring på flg. områder:

• Overblik: Økonomi, ressourcer og tid.

• Klar ansvars- og rollefordeling.

• Flere involveret i processen - forskellige kompetencer inddraget.

• Minimeret risiko for noget, der ikke er blevet taget højde for.

SÆT LYD PÅ FREMTIDENWidex udvikler højteknologiske høreapparater til gavn for de 500 millioner mennesker verden over, der har nedsat hørelse.

Mere end fem årtiers intensiv forskning og udvikling har gjort os til en af verdens førende høreapparatproducenter, og vi udvikler digital teknologi af en kvalitet, kun få kan måle sig med.

Som videnbaseret virksomhed betragter vi medarbejderne som vores vigtigste kapital. Vi kan godt lide at gøre tingene selv og sætter en ære i at være selvforsynende inden for de fl este om-råder. Det skaber et spændende, tværfagligt arbejdsmiljø med plads til initiativ og rig mulighed for personlig og faglig udvikling.

Vil du være med til at sætte lyd på fremtiden? Følg med i vores jobopslag på www.widex.dk/job eller skriv til [email protected]

www.widex.com

Klik

på

rekl

amen




10


Personligt så jeg også hurtigt den største gevinst: de personer, der var ansvarlige for events, bevarede det kølige overblik i hele processen. For der er ingen tvivl om, at større events kan ”trække tænder” ud på selv den mest rutinerede eventansvarlige. Ikke mindst lige op til afviklingen.

Gevinsten for dig ved at implementere projektledelse kan være at: Du får et bedre overblik. Du får nogle redskaber, der sikrer et bedre resultat. Du får input fra andre med andre kompetencer. Du får mulighed for at uddelegere. Du får mulighed for at dele succes med andre. Du får muligheden for at minimere risikoen for fejl. Du får sikkerhed for at eventen kan gennemføres, selvom du ikke er til stede.

Jeg kan tænke tilbage på de mange arrangementer jeg selv har afholdt, hvor der ikke har været noget på skrift, ud over de små gule post-it lapper overalt på kontoret, og hvor alt alligevel klappede til mindste detalje. Hvorfor er jeg så fortaler for projektledelse, når det gælder events?

Ni spørgsmål Det er jo de samme spørgsmål, som altid er blevet stillet ved projektstart, hvad enten vi arbejder efter projekt-metodik eller ej:

1. Hvad koster det og hvad får vi ud af det? 2. Hvornår er det færdigt og kan vi kontrollere det undervejs? 3. Hvem skal udføre det i organisationen? 4. Hvordan gør vi? 5. Hvordan bliver resultat/produktet? 6. Har vi en kontrakt med leverandørerne? 7. Hvordan er kvaliteten? 8. Hvad kan gå galt? 9. Hvem er ellers involveret og skal informeres?

Jeg oplevede at svar på disse spørgsmål sjældent var nedskrevet, og jeg oplevede ikke altid en systematisk tilgang til projektet, og det er det, som jeg er blevet varm fortaler for i dag. Samtidig med er jeg helt klar over, at resultatet skal blive bedre og at de ressourcer, der bruges ekstra i planlægningsfasen ved en event, skal indhentes på anden vis, da vi som regel ikke har uanede ressourcer, hverken tid, personale- eller budgetmæssigt.

Jeg mener også at jeg har kunnet forsvare indførelsen af projektledelse, men jeg må også indrømme, at jeg har en meget pragmatisk tilgang til projektledelse. Jeg ved at mange firmaer/organisationer ikke bruger projektledelse og alligevel afvikler meget store events med stor succes. Hvad der er godt for vores organisationer, er nødvendigvis ikke godt for andre. Hvad der er godt for mig, er nødvendigvis ikke godt for dig.

Jeg er blevet klar over, at vi ved større events skulle bruge mere tid på planlægning og dermed også projektledelse, for at få et endnu bedre resultat og ikke mindst en endnu bedre proces. Det krævede dog af mig som leder, at præcisere hvilke events jeg definerede som projekter, og til hvilke events jeg forventede at se en projektplan. Således at det ikke blev projektplan for projektplanernes skyld! Definitionen skulle også give en afklaring på hvilke events, der krævede et grundigt forarbejde og hvilke events, det ikke ville give mening at bruge så meget tid på.



11


Der er events i min verden, hvor de gule post-it lapper stadigvæk er godt redskab! I de situationer er mål, budget, rolle og ansvar meget klart defineret og tidshorisonten er meget kort. For de events vil det ikke give mening at indføre projektledelse efter min mening. Det kunne f.eks. være et aftenmøde med 20 deltagere, som vi i øvrigt har rigtig mange af. I de situationer vil de gule post-it lapper fungere som huskesedler. Jeg vil dog råde til at de gule post-it lapper ligger på skrivebordet, så hvis den ansvarlige projektleder skulle blive syg, så er der en anden, der kan overtage opgaven.

Projektledelse er meget aktuelt i vores organisationer i dag, fordi opgaverne bliver mere og mere komplekse, og vi har brug for forskellige kompetencer til at løse dem. Der stilles hele tiden krav til at sikre resultaterne og kvaliteten, samt at der bruges de ressourcer, der lige netop skal bruges til at løse opgaven.

Det er vigtigt at have sig et mål for øje. Så inden du går i gang med implementering af projektledelse, så tænk på, hvad du gerne vil opnå.

1.1 Hvad er et projekt? Et projekt er en engangsopgave, der er afgrænset i tid, indhold (leverancer) og ressourcer og som har sin egen projektorganisation. Den slags opgaver bliver der flere og flere af.

Projektarbejde repræsenterer en bestemt organisations- og arbejdsform for løsning af komplekse og vanskelige opgaver.

Hvis du arbejder i en projektkultur, har du formentlig en klar beskrivelse af, hvad et projekt er for jer. Af gode grunde kan det være svært at adoptere definitionen af et projekt til din virksomhed, eller til dit ansvarsområde, men jeg vil beskrive nogle af de spørgsmål, som vi stillede os selv i udarbejdelsen af definitionen ved events, med det formål at skelne mellem en opgave og et projekt.

Hvad kendetegner et projekt?: Tværgående opgave i organisationer (flere interessenter). Fastlagt budget. En klart defineret opgave. Fast start- og slutdato. Høj risikoprofil. Behov for styring/projektledelse. Det kan siges kort: Tid, ressourcer og kvalitet



12


Der findes mange udlægninger af projektdefinitionen, men de fleste accepterer ovenstående model, der udstikker tre hjørnesten i arbejdsformen.

Klik

på

rekl

amen




13


1.1.1 Tid: Alle projekter har eller bør have en tidsramme. Her adskiller projektarbejdsformen sig fra traditionel drift. Ved drift tænkes på gentagne handlinger og rutiner, hvor projektarbejdsformen ofte arbejder med ukendt land.

1.1.2 Ressourcer: Alle projektopgaver/ideer kræver energitilførsel, i form af ressourcer: Personer og penge eller udstyr til gennemførelse.

1.1.3 Kvalitet: Kvalitet er et svært ord. Ofte kan ordet ”forventninger” bedre sikre en konsensus om målet for det færdige produkt af projektarbejde. Heri ligger en afklaring af ambitionsniveau. De tre hjørnesten er afhængige af hinanden. Sættes forventninger/ambitionerne højt vil det koste mere tid og ressourcer. Er projektet under hårdt tidspres, vil det koste mere for at holde kvaliteten.

Jeg har valgt følgende definition på projekt-events:

Arrangementer over 100 deltagere. For arrangementer over 100 deltagere skal der være: En projektleder. En projektgruppe (tværfaglige arrangementer). En projektplan. Det betyder ikke, at ikke-tværfaglige arrangementer under 100 deltagere ikke har: En projektleder. En projektplan. Det betyder blot en graduering af udførelsen af projektledelse og planer.

Definitionen for projekt-events kan tages ud fra: Budget.Tid.Antal interessenter. Timeforbrug. Antal deltagere. Sammenfatning

Hvis du ikke allerede arbejder i en projektkultur og overvejer at implementere projektledelse ved events skal du have dig et mål for øje, hvad vil du gerne opnå. Projektledelse er ikke et mål men et middel.

Dernæst skal du overveje en definition på, hvad et projekt er og hvad en opgave er. Enhver opgave kan naturligvis gøres til et projekt, f.eks. det at hente kaffe! Men forberedelsen i form af projektplan vil være så omfattende, at det ikke står mål med det at få slukket kaffetørsten.

Der er som sagt tre hjørnesten i arbejdsformen vedrørende projekt: Tid, kvalitet og ressourcer. De tre hjørnesten er afhængige af hinanden.



14

2. Hvordan kommer du i gang med projektledelse?

2. Hvordan kommer du i gang med projektledelse? Projektledelse er en arbejdsform, som vinder mere og mere frem i organisationer, dels pga. arbejdsformens evne til at løse ikke rutineopgaver rimeligt effektivt, og dels pga. det pres, der kommer fra de nye generationer, som gennem skole og højere uddannelser er skolet til at arbejde med projekter.

Måske har du afholdt mange events og har aldrig brugt projektledelse som værktøj. Måske skal du i gang med at afvikle din første event. Der kan være stor forskel i tilgangen til implementering af projektledelse, om du er rutineret i afvikling af events eller ingen rutine har.

2.1 Rutineret i event management – ingen erfaring i projektledelse Det vil naturligvis være muligt at indføre projektledelse uden at nedsætte en projektgruppe, men i mange tilfælde vil det være en konsekvens af implementering af projektledelse, at nedsætte en gruppe.

Du har måske tidligere planlagt og afholdt events alene, og fået alle roserne, men naturligvis også tornene! Nu skal du arbejde i en gruppe og du skal forberede dig på, at dine ideer til eventen kan blive skudt ned, og at der kan komme mange nye ideer frem du skal forholde dig til, fordi der sidder personer, der ser andre muligheder. Gruppen vil have nogle forventninger om, at beslutninger du hidtil har taget alene nu skal diskuteres i gruppen. Det forpligter at arbejde i en gruppe med hensyn til overholdelse af deadlines, opfølgning og kommunikation, og du er ikke længere kun ansvarlig for dig selv og evt. din leder. Du er også ansvarlig for gruppen, også motivationsmæssigt på en dårlig dag. I skal sammen opnå nogle mål.

Det kan være en forandringsproces, rutiner og vaner, der skal ændres. Det er en proces både du og evt. din leder skal være opmærksom på. Fortæl dig selv og andre, at vi alle har brug for tilvænning, når det drejer sig om ny arbejdsform, men at du som projektleder ser nogle klare gevinster. Og bliv ved med at gentage disse. Lyt, støt og giv de andre mulighed for at komme med input. I skal sammen opnå et godt resultat.

2.2 Ingen rutine i event management – ingen erfaring i projektledelse Der er det bare at hoppe ud i det og følge de gode råd. Du er overbevist om, at projektledelse er vejen frem for dig og dit projekt for at opnå et endnu bedre resultat: Du vil arbejde med projektledelse for du har ikke prøvet andet!

2.3 Rutineret i event management – masser af erfaring i projektledelse Så er der slet ingen grund til at du læser dette afsnit!



15

Ni svar

Ni svar I afsnit 1.1 nævnte jeg ni vigtige spørgsmål i forhold til et projekt.

Vi skal nu kigge nærmere på de værktøjer, der kan hjælpe os med at besvare de ni spørgsmål, og som kan være med til at beskrive et projekt og give input til en projektplan. De ni spørgsmål, som sædvanligvis er stillet i forhold til et projekt:

1. Hvad koster det og hvad får vi ud af det?Et budget og en analyse af, hvilken værdi det giver projektet - en cost/benefit-analyse vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål.

2. Hvornår er det færdigt og kan vi kontrollere det undervejs?En tidsplan med angivelse af milepæle, vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål

3. Hvem skal udføre det i organisationen?En oversigt over mulige projektgruppe-medlemmer med angivelse af kompetencer, vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål.

4. Hvordan gør vi?En procesbeskrivelse med angivelse af model og metode, vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål.

”

IBC SALESUPGRADE –Tør du kontakte nye kunder og sælge mere til de eksisterende?IBC Kurser er Region Syddanmarks største udbyder af kurser og efter-uddannelser – vi har blandt andet stor erfaring inden for salgstræning og træning af kundeservicemedarbejdere. Vi er kendte for vores praktiske tilgang til salget. Vores undervisere tager afsæt i jeres kultur, forandringsproces og kompetencer - og sikrer sig at I når jeres mål. I samarbejde med os sørger vi for en grundig afklaring forud for ud-dannelsesforløbet. Vi sikrer også, at der sker en forankring i organisa-tionen så viden bliver til varig adfærdsændring - vi følger jer hele vejen igennem processen. Hos IBC Kurser kan du få kompetencegivende uddannelser med ECTS point. Vidste ud, at skræddersyede forløb kan tilrettelægges med uddan-nelsesstøtte, statsanerkendt eksamen og ECTS point? Kontakt chefkonsulent Søren Lei på tel. 7224 1748,hvis du vil vide mere.

www.salesupgrade.dkFor information og tilmelding:

Vi havde brug for at få genfundet fokus 100% på vores basisforretning. Det hjalp IBC os med. Instruktøren ar-bejdede sammen med sælgerne i deres dagligdag. Vi fik genskabt fokus på det basale og skåret det overflødige væk fra dagligdagen - resultaterne var synlige allerede under træningen.

Henrik Zederkopf, Managing Director A/S Dan-Bunkering Ltd.

Klik

på

rekl

amen




16

Ni svar

5. Hvordan bliver resultat/produktet?En oversigt over mål/delmål vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål.

6. Har vi en kontrakt med leverandørerne?En oversigt over kontraktbindinger og hvilke forudsætninger de er valgt efter, vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål.

7. Hvordan er kvaliteten?En plan for kvalitetssikring også på processen og klimaet i projektgruppen, vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål

8. Hvad kan gå galt?En risikoanalyse vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål.

9. Hvem er ellers involveret og skal informeres?En interessentanalyse vil være en hjælp til at besvare dette spørgsmål.

Illustrationen viser de ni projektområder, som vi gerne vil have belyst i en projektbeskrivelse.

Sammenfatning Hvis du er i en projektkultur er det forholdvis let at forholde sig til de værktøjer, der sikkert allerede findes i din organisation. Er du nybegynder og ønsker at introducere det på din arbejdsplads, er det et arbejde der skal gøres. Alt efter hvor du er placeret i organisationen, skal ledelsen være komittet til projekledelse og det er naturligvis vigtigt at synliggøre, hvad du mener de vil få ud af det.

Desuden er det vigtigt at få afklaret ansvaret fra starten. Nogle projektgrupper har en sponsor, andre en styregruppe, som de refererer til. Det er altid godt at stille sig spørgsmålet, hvem kan træffe beslutningerne og hvilke beslutninger kan ikke tages i projektgruppen?

Hvis din organisation ikke allerede arbejder projektorienteret og du skal starte, skal du være opmærksom på, at der hos dig kan være nogle udfordringer – modstand mod forandringer, selvom du godt kan lide udvikling. De udfordringer du kan have, kan andre i evt. projektgruppe også have.



17

3. Projektplan og værktøjer

3. Projektplan og værktøjer Det kan være en smule uoverskueligt at gå i gang med et projekt, men det projektledelse lægger op til, er en systematisk gennemgang, hvor der også findes en række værktøjer, der hjælper dig til at bevare overblikket.

Vigtigt er det, at du ser kritisk på værktøjerne og finder dem, du og din organisation kan bruge i forhold til events. Måske skal nogle af dem blot tilpasses de udfordringer du har.

Når du har defineret et projekt, er det en god ide at udarbejde en projektplan. Til udarbejdelse af en projektplan er det vigtigt at kende processen og delelementerne.

Processen vedrørende et projekt kan deles op i fem faser

1. Projektopstart2. Planlægning3. Udførelse4. Styring 5. Afslutning.

Følgende tabel er en oversigt med de fem faser, der er i en projektproces. De fem faser kan du bruge som udgangspunkt i din projektplan. Det er dog vigtigt at du forholder dig til hvert punkt af de fem faser og finder ud af hvilke punkter, der er relevant for dig at beskrive i forhold til din event.

Du kan finde tjeklister i kapitel 7, hvor du kan få hjælp til at finde svar (værktøj). En projektplan vil bestå af mange dokumenter, og det vil derfor være en god ide at udarbejde en projektmappe både fysisk og elektronisk, som andre end projektlederen har adgang til.

Få professionel rådgivning om din løn, dit job og din karriere - eller juridisk hjælp, hvis det brænder på. Og lær af andre medlemmers erfaringer med en personlig mentor eller et netværk om alt fra ledelse til dét atvære ny på arbejdsmarkedet. DJØF kommer hele vejen rundt om dit arbejdsliv.

MELD DIG IND OG LÆS MERE PÅ DJOEF.DK

Danmarks måske stærkeste netværk

DJØF er med hele vejen

Klik

på

rekl

amen




18


Vi har plasticlamineret nogle af værktøjerne til medarbejderen, således at de altid har processen og værktøjerne ved hånden. Det er en stor hjælp når medarbejderne sidder i projektgruppemøde, hvor der f.eks. ikke er en pc’er ved hånden.

3.1 Projektværdi - Cost/benefit-analyse Formålet med at belyse projektets værdi, er at finde ud af om projektet skal gennemføres. Udgangspunktet for et projekt er et behov, en nødvendighed eller et potentiale med en aktualitet og attraktivitet. Hvordan er projektet placeret i en samlet strategi? Hvilken nyttevirkning skal projektet føre til hos interesenterne,



19


forretningsmæssigt, driftsmæssigt, økonomisk, servicemæssigt etc.? Hvad er succeskriterierne? Vurdering af omkostninger og udbytte (cost/benefit-analyse).

3.2 Tidsplan og milepæle Formålet med at have tidsplan og milepæle i et projekt er, at et projekt skal styres. Tidsplan og milepæle er gode styringsredskaber.

En milepæl er: Et planlagt, kvalitetssikret arbejdsresultat. En synlig tidsfastsat begivenhed. Milepæle er til for at kunne styre – herunder at: Beslutte.Kvalitetssikre.Godkende.Afslutte et vigtigt forløb. Overdrage et ansvar. En milepælsplan kan se således ud:

Tidsplan kan illustreres ved hjælp af Gantt-skema. Gantt-skemaet er en visuel oversigt, hvor du kan kombinere milepæle og deadlines. Opgaverne opføres til venstre, og ud for disse anføres deadline. At ”nedbryde” en stor opgave i mange små delopgaver er altid en god ide.

Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

Opgave 1 Uge 7

Opgave 2 Uge32

Opgave Uge52

Da tidsplanlægning ofte er en vigtig faktor er det godt med et visuelt billede af aktiviteterne og tidshorisonten.

Forslag: Med Gannt-skemaet, har du lettere ved at vurdere særligt kritiske tids-deadlines – som kan være afgørende for, at du kan starte næste element i projektet, som kan være afhængig af et tidligere).



20


Der findes it-værktøjer (projektstyringsværktøjer), der kan undstøtte denne form for styring i projektledelse.

3.3 Organisation/medarbejdere Formålet med at se på organisationen og medarbejdernes kompetencer ved projektledelse er, at det kræver de rette kompetencer til at løfte en given opgave.

Du vil kunne læse mere om kompetencer i dette kompendiums kapitel 3 og 4.

3.4 Proces, model og metode Formålet med at have en beskrivelse af proces, model og metode er, at der ikke hersker nogen tvivl om, efter hvilken model projekledelse er sket. Hvis der er nedsat en projektgruppe, skal alle kende proces, model og metodevalg.

Du kan tilrette procesoversigten med de punkter, du mener er relevante for dit projekt.

Du vil kunne læse mere om proces i dette kompendiums kapitel 2.

Vi har udarbejdet en generel procesbeskrivelse for alle events. Mange punkter går igen selvom tid, ressourcer og indhold varierer fra event til event. På den måde sikrer vi os, at fremgangsmåden bliver den samme for alle events og at personalet er fortrolig med modellen.

3.5 Krav og målDet er vigtigt at kunne følge op på de mål, der er fastsat. Dette sætter nogle særlige krav til udarbejdelse af formuleringen.

Mål skal være: Specifikke.Målbare.Acceptable.Realistiske.Tidsfastsatte. Ved arbejde i en projektgruppe er det vigtigt, at alle er enige om målene.



21


3.6 Leverandør Formålet med at sætte rammer og lave behovsspecifikation i forbindelse med leverandører er at sikre sig, at samarbejdet og leverancen er tilfredstillende.

Det er en god ide at arbejde systematisk med tilgangen til valg af leverandører:

Udvælgelseskriterier. Markedsscanning og leverandørudvælgelse. Udbudsforretning.Tilbudsvurdering. Kontrakt.Leverandør- og leverancestyring.

Gennem min tid har jeg oplevet, at leverandører i forhold til events i høj grad handler om tillid og tryghed. Det er der sådan set ikke noget forkert i, men nogle gange er det godt at udfordre sig selv på, hvorfor den leverandør er valgt. Måske kunne en anden leverandør komme i betragtning og gøre det lige så godt, og måske endnu bedre.

Vi har et stærkt fagligt miljø. Vi opererer med teknologier som Microsoft, Oracle, IBM, JBoss og SAP. Vi inspirerer hinanden og vores kunder. Tænk ud over rammerne og bland en passende mængde faglighed og realitetssans i. Der er sådan, vi arbejder.

“

“

Mere information er tilgængelig på www.logica.dk

There are three ingredients for success: people, people and people

Vil du være med? Så læg dit CV hos os.

www.logica.dk/karriere

Klik

på

rekl

amen




22


Jeg har også været opmæksom på at det er vigtigt at sætte nogle kriterier, følge op og evaluere i forhold til leverandører. Kriterier kan være, at leverandøren skal overholde de deadlines vi har aftalt, og hvis nogle af de ting vi har aftalt af en eller anden grund ændres, vil jeg orienteres. Nogle gange kan det mest elementere for mig, være knap så elementært for andre, og derfor er det min erfaring at det er vigtigt at give klart udtryk for sine forventninger/kriterie for et godt samarbejde. At give sig selv den tid, det tager at sætte leverandører ind i firmaets og mine mål og visioner for en event. Jeg har haft gode erfaringer med at mødes i stedet for at afklare alt pr. telefon og e-mail. Det forpligter på en anden måde at mødes. Feed-back efter en event er også altid en god ide, og ligeledes her er et møde at foretrække.

3.7 Kvalitetssikringsplan Formålet med at kvalitetssikre, er at vurdere om projektkvaliteten er i overensstemmelse med det forventede.

Projektkvalitet er en samlet vurdering af: Produktkvalitet. Proceskvalitet.Graden af behovsopfyldelse for deltagerne i projektgruppe. Værdibaseret kvalitet – deltagerne i projektgruppen.

Simple spørgsmål som: Hvad blev gjort godt, hvorfor? – hvordan gentager vi det? Samt hvad burde være bedre, hvordan? – hvordan gør vi det næste gang?

Vurderingen af projektkvaliteten indgår også i læringen i det at arbejde i en projektgruppe.

Du kan læse mere i dette kompendiums kapitel 4 vedrørende grad af behovsopfyldelse og værdibaseret kvalitet.3.8 Risikoanalyse Formålet med en risikoanalyse er at identificere, analysere og håndtere risici, før de bliver en trussel mod projektet eller årsag til spildt arbejde.

Den metodiske usikkerhedsanalyse er en spørgeteknik, hvor man prøver at forestille sig alle de ting, som kan gå galt. Metoden kræver ikke blot erfaring men også en forestillingsevne til at forudse situationer, som man ikke tidligere har oplevet.



23


En SWOT-analyse kan indgå i en risikoanalyse.

Styrker (Strenghs) Svagheder (Weaknesses)

Muligheder (Opportunities) Trusler (Threaths)

3.9 Interessentanalyse Formålet med interessentanalysen er at identificere de målgrupper, som har en interesse i projektet samt at fastlægge, hvordan de vigtigste interesser håndteres.

Du kan udarbejde en interessentanalyse ved at:

Finde projektets interessenter. Udvælge de væsentligste interessenter. Identificere interesseområde, udbytte og bidrag. Tydeliggøre væsentlige konflikter. Fastlægge betydning for projektets fremgangsmåde.

Du kan herefter tage stilling til, hvilke interessenter der skal informeres, skal inddrages, skal aktiveres eller involveres/isoleres.

Vigtigt er det også at vurdere evt. interne interessenter i organisationen.

3.10 Opfølgning på projektets fokusområder Det er vigtigt hele tiden at følge op, og en god metode er at holde fokus på de områder, der er valgt til at indgå i projektet.

Her er en nem model med farvekode, hvilket gør det let for alle at se, om planen følges. Det er naturligvis ikke alle fokusområder, der er lige aktuelt for et projekt, og det vil også være forskelligt fra event til event.



24


atp.dk/job

Medarbejdere med hang til frisk luftIkke nok med at du kan nyde solen i vores grønne gårdhaver - også

dine ambitioner kan luftes i ATP. Vi har konstant fokus på den enkel-

tes potentiale og kompetenceudvikling. Det gør ATP til en udfordrende

arbejdsplads og et rart sted at være.

Læs mere på atp.dk/job

ATP koncernen er Danmarks største pensions- og sikringsselskab, og vi løser

opgaver for godt 4 millioner danskere og samtlige danske virksomheder. Sidste

år vandt vi prisen ”Best Pension Fund in Denmark 2007” og blev også kåret

som den mest familievenlige virksomhed. Vores mål er at være i verdensklasse

inden for pension og sikring.

Klik

på

rekl

amen




25


Projektplan:Din projektplan kan f.eks. se således ud:

Projektopstart

Ideoplæg(Beskrivelse af ide)

Foranalyse(Er der lavet en så vedlæg den i det format den forefindes)

Projektopstart (Hvornår)

Etablering af gruppe (Hvem skal deltage og hvorfor)

Kick-off seminar (ja/nej – hvorfor, hvad vil du opnå, budget)

Teambuilding(ja/nej – hvorfor, hvad vil du opnå, budget og tidslinie)

PlanlægningMålformulering

Overskrifterne er taget fra projektfaserne. Beskriv naturligvis kun, dem der giver mening for din event. Det er altid en god ide at udarbejde en projektmappe (fysisk og elektronisk), som projekgruppen har adgang til.

SammenfatningDet er vigtigt at forstå processen og den systematiske tilgang til projektledelse, det er den der gerne skulle give dig og dit team de ønskede resultater. Det kan tage tid, men det er arbejdet værd. Nogle af redskaberne er uaktuelle i forhold til dine events og andre vil være meget relevante. Det er meget vigtigt i en projektgruppe at være enige om mål og metode, hvorpå projektet gennemføres. Der findes mange modeller, men mit råd er at finde de mest simple modeller, for der er ikke uanede ressourcer, ej heller til planlægningsfasen.



26

4. Hvad kræver det af dig at være projektleder?

4. Hvad kræver det af dig at være projektleder? Det kræver først og fremmest at du synes dit arbejde er interessant, og det at lede et projekt er sjovt. Du er engageret og tager ejerskab.

Som projektleder har du det daglige ansvar for:

Ledelse af projektet/evt. projektgruppen. Planlægning og styring. Indgåelse af aftaler. Projektets gennemførelse. Formidling af projektstatus. At nå de opstillede mål. At evaluere. Evt. at referere til din leder.

Når du er projektleder:

Der er ingen facitliste – men modeller, metoder og værktøjer. Ny situation hver gang et projekt starter – tænk kreativt. Motivation – undervurder ikke denne rolle. Inddragelse af alle parter i processen – så deres mening ikke kommer senere. Synligørelse af processen/produktet. Forberedelse, forberedelse, forberedelse. Projektledelse er hårdt – men spændende og øger kompetencen. Har du et ønske om en dag at blive personaleansvarlig, så er projektledelses erfaring én væsentlig kompetence mod et sådan mål.

Når du starter et projekt er det en god ide at:

Skabe fælles opfattelse af projektet, dets mål og planer hos projektdeltagerne. Skabe helhedsforståelse hos projektdeltagerne og derved lette delegering af opgaver. Skabe ”vi”-følelse og engangement. Give projektet en ”flyvende” start. Skabe opmærksomhed omkring projektet. Befæste ledelsens engagement i projektet og dens forpligtelser overfor det.

Kompetencer hos en god projektleder:

Fokus på mål, delmål og milepæle. God til at organisere og motivere. God til at forhandle og sælge projektet.



27


Kunne uddelegere opgaver og ansvar. Kunne prioritere og bevare helikopter-overblik. Overholde deadlines. Kunne afgrænse og definere opgaven. Kunne følge op og styre. Kunne skære igennem og sige fra. Være synlig i processen og støtte teamet. Kende teamets kompetencer. Være ærlig og erkende fejl. Have gode kommunikationsevner. Være fleksibel. Få commitment til ressourcerne. Lede, coache og navigere. Se muligheder (også i begrænsningerne).

”At være leder er et personligt valg – ikke en stillingsbetegelse.”

Stephen R. Covey. Du vil opdage at det at være projektleder har mange ting tilfælles med det at være personaleleder.

Vigtigt er det, at du får afklaret, hvilke beføjelser du har,og hvilke beføjelser du har overfor de andre i en evt. projektgruppe.

Klik

på

rekl

amen




28


Jeg har oplevet mange, der har villet tage ansvar og have så meget kontrol over deres events, at det har været svært for andre at bidrage med gode ideer eller feed-back. Det at tage ansvar er positivt, men det er ikke positivt at tage feed-back personligt, hvis det er feed-back i forhold til opgaven. Dine kollegers målsætning skulle gerne være som dine, og er du i tvivl så spørg om deres hensigt i stedet for at virke afvisende.

Jeg kunne nævne mange udfordringer du måske vil få som projektleder, men hvorfor nævne nogle, som du muligvis aldrig oplever? Derfor har jeg valgt blot at ønske dig held og lykke og råde dig til at bruge dit netværk til at tale om dine udfordringer. Der vil sikkert være mange personaleledere i din virksomhed, som kan støtte dig og der findes også meget litteratur, dels om projekledelse men også om det at være leder.

I nogle virksomheder findes der netværksgrupper for projektledere. Der findes også eksterne netværksgrupper for projektledere, som kan være en god støtte.

4.1 Dine stærke og svage sider Som projektleder er det vigtigt at du kender din forretning godt. Dine events, hvad enten det er for kunder eller for medarbejdere, er vigtige for forretningen og derfor er det også vigtigt at sætte mål og nå dem.

At tage ansvar for projektets gennemførelse er også vigtig. At lede betyder at tage ansvar. For at kunne tage ansvar for andre, er det vigtigt at du tager ansvar for dig selv.

De fleste ledere afholder i dag udviklingssamtaler med deres medarbejdere, men mange har ingen jobprofil, hvor det er tilkendegivet hvilke kompetencer det kræver at udføre jobbet. Det er altid et godt fundament at starte ud fra, når man skal tale med sin leder om svage og stærke sider, for der er ingen, der er gode til alt, og heldigvis for det. En jobprofil kan indeholde:

En beskrivelse af opgaven. En beskrivelse af nøgleansvarsområde. Hvilke færdigheder og viden det kræver. Hvilke faglige kompetencer det kræver. Hvilke erfaringer det kræver. Hvilke beføjelser det medfører.

Vær ærlig overfor dig selv vedrørende dine stærke og svage sider:

Kender du formål og mål med opgaven/opgaverne?

Ved du hvad der forventes af dig? Hvad er du god til i dit job? Hvad siger din leder og dine kolleger du er god til? Hvad motiverer dig i jobbet? Hvad demotiverer dig i jobbet? Hvad er du mindre god til i jobbet? Hvad siger din leder og dine kolleger du er mindre god til i jobbet? Hvad vil du gerne være bedre til? I hvilke situationer mener du at den kompetence vil komme dig til gode?



29


Hvornår vil du blive bedre? Har du en rollemodel? Har du brug for en mentor? Har du brug for efteruddannelse?

Aftal en handlingsplan med din leder eller kollega. Det er meget godt at blive holdt fast af andre end sig selv!

At være bevidst om sine egne stærke og svage sider kan også være en god hjælp til nedsættelse af projektgruppe. Det kan du læse mere om i dette kompendiums kapitel 3. Det er muligt at tage en test på flere hjemmesider.

Der findes mange kursustilbud om projektledelse og netværksgrupper. Desuden har nogle kursusudbydere også klippekortsordningen, hvor underviseren kan hjælpe dig specifikt til udarbejdelse af din projektplan og implementering af projektet.

Jeg har mødt mange, der har været ansvarlige for både store og små events. Når jeg har holdt foredrag, har mange nævnt for mig at det de ”tænder” på, er den kreative proces og tilkendegiver at planlægningsfasen er det kedelige. Det var også det jeg selv ”tændte” på da jeg afholdte events. Men jeg har også oplevet, hvor rart det er at stå på sejrsskamlen sammen med nogle, der har været lige så dedikeret til opgaven som mig selv.

Mit overskud på selve dagen blev først større da jeg lærte at uddelegere. Jeg havde naturligvis hovedansvaret, men mange af mine kolleger har haft ansvar for mange aktiviteter i eventen. Der er ingen tvivl om, at det at afholde events er et større koordineringsarbejde, og lige op til afviklingen kan overskuddet godt være mindre, men under selve afviklingen kræver det overskud at imødegå det uforudsete. Det kendetegner den professionelle eventansvarlige. Det er også vigtigt at kende (erkende) sine begrænsninger i forhold til en given opgave. I mange år mente jeg bestemt ikke, at jeg havde brug for et eventbureau. Baggrunden for at sige det var, at jeg var bange for at miste kontrollen både i forhold til kunderne og budgettet.

På et tidspunkt fik jeg en opgave, som jeg længe gik og tænkte over. Jeg måtte indse at jeg ikke kunne ”knække” nødden og måtte tage kontakt til et eventbureau. Eventen blev en stor succes, for jeg kunne sagtens uddelegere noget af opgaven, samtidig med at jeg havde kontrollen/ledelsen af projektet.

4.2 Stress Flere og flere bliver syge af stress. Det at arbejde med events er et job med mange bolde i luften og mange aktiviteter, der skal koordineres til en bestemt tid. Det er dog forskel på at have travlt og have stress. Stress kan påvirke vores humør, selværd og livsglæde og vi skal prøve at undgå det, fordi det går ud over en selv, men også ens nærmeste omgivelser. Stress kan påvirke dit helbred og du bliver dårligere til at udføre dit arbejde.

Derfor er det vigtig for os alle at være opmærksom på de psykiske og fysiske symptomer vores krop kan give:

Psykiske symptomer på stress: Irritabilitet/vrede.Manglende koncentrationsevne. Dårligt humør. Nervøsitet.



30


Utålmodighed/rastløshed. Evindelige bekymringer. Manglende lyst til samvær med andre. Tab af appetit/øget appetit. Følelse af arbejdspres.

Fysiske symptomer på stress:

Ømme muskler i nakken og kroppen. Hovedpine.Træthed.Søvnløshed. Hjertebanken.Tørhed i hals og mund. Rysten og nervøse tics. Besvimelse. Svedture.Kvalme.

Klik

på

rekl

amen




31


Adfærd der kan minimere riskoen for stress:

Vær glad.

Lær dine stresssymptomer at kende.

Find ud af, hvad der stresser dig i din hverdag, hjemme, på arbejde, venner, økonomi og krav m.m.

Planlægning er med til at gøre din hverdag mindre stresset og mere overskuelig.

Start dagen med at få et overblik – gør dig klart, hvad du skal nå og i hvilken rækkefølge du vil nå det! Husk at være realistisk så du ikke altid føler du er bagud!

Projektledelse kan være et godt værktøj til at få overblikket. Om det minimerer risikoen for stress vil være svært at dokumentere.

Skema kan være en hjælp til prioritering af opgaver.

Den bedste forebyggelse mod stress er at holde pauser i løbet af dagen, og det er da en god grund til også at tale med dine kolleger.

SammenfatningDu har sikkert været leder af et projekt tidligere, men skal du være leder af en projektgruppe kan det kræve kompetencer, som du enten har eller skal udvikle. Du kan bruge gruppens medlemmer og evt. din leder til at belyse disse kompetencer. Det er ikke den tekniske viden, der er vigtigst som projektleder, men i høj grad det at forstå forretningen, produktet, lede og dine personlige egenskaber.

Der kan være mange bolde i luften ved events og derfor er det også en god ide at være bevidst om egne begrænsninger i forhold til opgaven. Stress bliver mere og mere udbredt på arbejdspladserne, og derfor er det en god ide at være opmærksom på de symptomer kroppen sender til bevidstheden om, at det kan være nok nu!

En udbrændt projektleder giver ikke meget værdi til projektet eller kolleger. Det at kunne prioritere og administrere sin tid er et must i en travl hverdag.

Brug dit netværk til sparring, tag en pause hver time og drik en kop kaffe med dine kolleger. Det er det bedste forebyggelsesråd mod stress.



32

5. Samspil med andre

5. Samspil med andre Du kan naturligvis godt være projektleder på et projekt, hvor det ikke er nødvendigt at inddrage andre i organisationen.

I dette kapitel går jeg ud fra, at du skal arbejde i en tværfaglig gruppe. Er du ansat i et firma med en projektkultur, så er det langt lettere for dig, men skal du tage det første skridt til denne tankegang om systematisk tilgang til opgaven sammen med andre, ja så venter der dig en større opgave.

Når en projektgruppe nedsættes, er det vigtigt at se på sammensætningen af viden, erfaringer og holdninger. Det er jo netop det, der skal gøre projektet endnu bedre, men de mange forskelligheder er også det, der i dagligdagen kan føles som besværligt.

Det er ikke altid muligt ved nedsættelse af en projektgruppe, at tage højde for personernes forskellighed, men en god øvelse i projektgruppen er at tænke på de Belbins ni leder/teamroller.

Belbins ni leder/teamroller:

Opstarter.Organisator.Afslutter.Koordinator. Formidler. Kontaktskaber.Idemand. Analysator og. Specialist.

Belbin kan du læse mere om på www.belbin.com eller www.potential.dk, under fanen Belbin.

Dels kan opgaverne fordeles i forhold til rollerne, og dels kan synliggørelsen af vores forskellige roller også sikre en bedre forståelse for os selv og andre i et gruppearbejde. Er der roller som ikke findes i projektgruppen, skal I være opmærksomme på det.

Af andre modeller om adfærdsledelse kan nævnes: Ichak Adizes, Myers-Briggs og Enneagram.

Læs mere om Adizes på internettet, f.eks. http://www.mag-net.dk/a_type.htm

Af udgivelser kan nævnes: Ichak Adizes, Lederens Faldgruber. København 1979, Børsen og .Ichak Adizes, Virksomhedens kredsløb: Diagnose og terapi. København 1989, Børsen.

Du kan læse om Myers-Briggs på http://www.teamtechnology.co.uk/tt/t-articl/mb-simpl.htm

Du kan også læse Erik Meldgaards bog Brug din type når du udvikler din karriere : om anvendelse af Jungs og Myers-Briggs typologi i karriere og arbejdsliv, 1. udgave. 2003, Forlag: Center for Ledelse.

Mere information om Enneagrammet finder du bl.a. på sitet www.thinkaboutit.dk eller i bogen Enneagrammets visdom af Don Richard Riso og Russ Hudson, 2005, Indsigt Forlag.



33


Der findes mange bøger om forskellige modeller og roller og på nogle hjemmesider kan du teste dig selv. For at projektgruppen skal fungere optimalt er det ikke nok kun at finde ud af hvilken type man selv er. Men ved opstartsmøde kan det være en god ide at kortlægge hvilken type projektgruppen består af.

De medarbejdere der deltager i dit projekt, refererer til deres daglige leder, og derfor er det vigtigt at få accept på projektet hos deltagernes ledere. Du kan forvente af din leder, at vedkommende følger op på processen evt. ved gennemgang af projektplaner, lytter til dine udfordringer, støtter dig og uddanner dig til at løfte opgaven.

Forventningerne til dine kolleger i projektgruppen er, at de også tager ansvar for de resultater I skal opnå sammen.

Kultur der ikke fremmer god projektledelse:

Ingen fri meningsudveksling. ”Vi kan ikke gøre det bedre”-holdning. Ikke at udvise usikkerhed . Tidspres og budgetter bruges som undskyldning. En dominerende leder. Ikke at tale om processen. Fejl diskuteres ikke.

Mangler du indsigt i uddannelsesområdet?

Vores analyser og prognoser inden for uddannelsesområdet danner ofte grundlag forbeslutninger på det kommunale, regionale ogstatslige niveau.

Kontakt UNI•C Statistik & Analyse og få et budpå, hvordan du får et solidt beslutningsgrundlag.

Ring til chefkonsulent Lars Huge på 35 87 88 71eller send en e-mail til [email protected].

www.statistik.uni-c.dk

Så kan vi hjælpe dig med et godt beslutningsgrundlag.

Klik

på

rekl

amen




34


Der er flere elementer der er vigtig for gruppens samarbejde:

Samvirke

Arbejdsbidrag med værdi: Engagement, initiativ og fokus på muligheder.

Hjælpe andre med at bidrage med deres bedste: Åbenhed og dialog.

Samordning

Fælles mål, fælles forståelse for målet (det kan være svært at opnå et fælles mål, da projektledergruppen er en sammensat tværfaglig gruppe).

Skabe helhed.

Samtale

Information, informere aktivt og være i dialog.

Søge oplysninger, stille spørgsmål og søge sparring.

Samhørighed

Synlighed som gruppe indadtil og udadtil. Fællesskab om opgaven.

Fælles værdier og fælles spilleregler for samarbejdet.

Styring

Professionelt virke. Anvendelse af metoder.

Ledelse. Tydelig placering af ledelsesrollen. Disse punkter kan også bruges til at evaluere på kvaliteten af projektgruppens arbejde.

5.1 Møder Møder betragtes traditionelt som et af de vigtigste kommunikationsmidler i projektarbejdet, men de er ressourcekrævende.

Projektstyring: Formål med et møde kan være at informere om udført arbejde og resultater og at træffe fælles beslutninger. Der kan informeres om ressource- og økonomisituationen og om planen for den kommende periode. Endvidere træffes beslutning om planer, opgavefordeling, behandling og projektøkonomi.

Det er altid en god idé at udarbejde et mødereferat. Det er ligeledes en god idé at lave en agenda inkl. formål med mødet, som alle kender før mødet – og som den enkelte kan forberede sig på. Samtidig kan den hjælpe projektgruppen med, at komme igennem de punkter, som man havde planlagt.



35


Punkter der bør indgå i et mødereferat: Mødets betegnelse. Mødedato, tidsrum og sted. Referatets dato. Deltagere og fraværende faste deltagere. Mødeleder og mødereferent. Mødes formål, emne og dagsorden Mødets indhold – opfølgning på tidligere referat. Ansvarlige for aktionspunkter og deadlines. Tidspunkt og sted for næste møde.

Det tilrådes at mødereferatet udsendes hurtigt, af hensyn til deltagernes kontrol og anvendelse af referatet.

SammenfatningSamspil med andre kan være en gave, men det er også det, der kan give frustrationer. Vigtigt er det at få afklaret forventningerne hele vejen rundt, dels med sin leder og dels med din projektgruppe. Kommunikation er vigtigt i samarbejde med andre, men det er også en kunst. Når en projektgruppe er sammensat på den rigtige måde med forskellige kompetencer og de er kendt for gruppen, samtidig med at der er et fælles mål og en fælles forståelse, kan en projektgruppe blive et high performance team, og det synes jeg er værd at arbejde for.

SammenfatningDer kan være mange fordele ved at indføre projektledelse på events. Da events består af mange forskellige arrangementer, vil det være op til hver enkelt at afgøre, på hvilke events det giver mening at benytte sig af projektledelse.

Projektledelse skulle gerne sikre et endnu bedre resultat for virksomheden og for dig. At benytte sig af en ny arbejdsmetode kan kræve overvindelse i en travl hverdag. Men investeringen i planlægningen vil sikre den ansvarlige et bedre overblik og mere ro i processen Det vil være svar på ”What’s in it for me”. At benytte sig af en ny arbejdsmetode og redskaber kræver fokus på kompetencer og forandringsledelse.

Dels skal medarbejderen selv tage ansvar for den proces, men ledere skal naturligvis følge op, lytte og støtte i processen. Det gøres bedst ved at vise og tilkendegive, at man gerne deltager i f.eks. projektgruppens arbejde som observatør, og på den måde kan give projektlederen feed-back. At lytte og støtte projektgruppens deltagere og følge op på projektplanerne, er naturligvis også nogle af succeskriterierne for implementering af projektledelse. Hvis din leder ikke tænker på at følge op, så vær proaktiv i formidlingen af resultater og status i projektet.

De nye værktøjer kræver at de er lette at tage i brug, at de bruges og at hver enkelt føler succes med anvendelsen. Værktøjerne skal bruges flere gange, før der kommer fortrolighed.

At være projektleder kræver særlige kompetencer, men for at udvikle disse er det vigtigt, at din leder har tilkendegivet, hvilke kompetencer han/hun mener er vigtige for at løse et projekt.

De årlige udviklingssamler handler i dag ikke kun om forholdet mellem medarbejder/leder men nu også om samarbejdet med andre og om at opnå de bedste resultater.



36


Kommunikation er vigtig i hverdagen. Lyt, stil spørgsmål og tal åbent om dine forventninger.

En sag har altid to sider, og da der kan være mange forskellige kompetencer, holdninger og værdier, kan der opstå interessekonflikter. Dette gør at det er meget vigtigt at have sig et mål for øje og hele tiden holde hinanden op på, om projektgruppen går i den rigtige retning i forhold til målet. Det kræver dels nogle planer, der er lette at følge op på, men også at evaluere på gruppens sammensætning og klima. En gruppe fungerer bedst, hvis der også er tillid til hinanden.

Som projektleder er du ansvarlig dels for resultatet men i høj grad også af om projektgruppen fungerer. Dertil er der nogle spilleregler, som ikke adskiller sig fra andet gruppearbejde.

Lysten til at lede, motivere og samarbejde skal være til stede hos projektlederen. Kun sammen med andre skabes de bedste resultater.

“Vidste du, at vi er et af verdens største biotekselskaber?”

Med et omfattende og innovativt udbud af produkter er Danisco en af verdens førende inden for fødevareingredienser, enzymer og biobaserede løsninger. Vi bruger naturens egne materialer, videnskaben og vores 9.500 medarbejderes viden til at udvikle og levere biobaserede ingredienser, der imødekommer markedets efterspørg-sel efter sundere og sikrere produkter. Med udgangspunkt i vores hovedkontor i Danmark og aktiviteter på mere end 120 lokationer er Daniscos hovedfokus at blive vores kunders ‘First choice’ og en helt igennem markedsdrevet, global forretning. Yderligere oplysninger fås på www.danisco.com/jobs.

Klik

på

rekl

amen




37


6. Bilag: Tjeklister Her følger de tjeklister, som kan være en hjælp til projektstyring af din event.

Tjekliste 1 - Opstartsseminar



38


Tjekliste 2 - Cost/Benefit



39


Tjekliste 3 - Interessentanalyse



40


Tjekliste 4 - Projektplanlægning



41


Tjekliste 5 - Projektafgrænsning



42


Tjekliste 6 - Styring af projekter



43


Tjekliste 7 - Styregruppemøde



44


7. Øvelsesopgaver Opgave 1 Hvilke tre elementer er centrale for et projekt?

Opgave 2 Tænk på tre af dine events (bred definition) og tænk på, om det vil være hensigtsmæssigt at have defineret dem som et projekt.

Hvorfor og hvorfor ikke?

Opgave 3 Tag udgangspunkt i en event du har afholdt. Kig på procesbeskrivelsen i kapitel 3 og udpeg tre punkter du ikke fik belyst, inden du afviklede din event.

Vil du mene, at det kunne have givet dig et bedre resultat?

Opgave 4 Hvorfor er tidsplan og milepæle vigtige for et projekt?

Opgave 5 Se på afsnittet om kompetencer hos en god projektleder og giv dig selv karakter

Minimal kunnen

Nogen kunnen

God kunnen

Helt tilfredsstillende kunnen

Vis evt. listen til din leder og din projektgruppe.

Opgave 6 Hvem kan du bedst lide at arbejde sammen med? Nævn de fire vigtigste egenskaber hos vedkommende.

Opgave 7 Hvilke udfordringer vil du mene der vil være, hvis en projektgruppe også bestod af kolleger fra udlandet?

Opgave 8 Hvor hurtigt skal et referat helst udsendes efter et projektmøde?



45

7. Øvelsesopgaver

8. Løsninger LøsningRessourcer, indhold og tid.

Løsning 2 Ingen facit.


VI KUNNE IKKE DRØMME OM AT SINKE DIG OG DIN KARRIERE...

Få din personlige Coach:Din coacher respekterer altid dine grænser, og jeres samarbejde vil foregå i en stemning af fortrolighed.

Sæt fart på din karriere her - www.mh.dk

Klik

på

rekl

amen




46

8. Løsninger

Løsning 4 Det er vigtigt for at styre et projekt.

Løsning 5 Ingen facit


Løsning 7 Der vil være de samme udfordringer, som gør sig gældende ved en projektgruppe bestående af danske kolleger, alle skal være enige om målsætningerne. Der kan være nogle kulturelle og sprogmæssige udfordringer, men ikke noget til hindring for at opnå et godt resultat.

Løsning 8 Et referat fra et projektledermøde skal sendes ud hurtigst muligt efter mødets afholdelse. Nogle i projektgruppen går først i gang med deres opgave, når de ser den på skrift.



47

8. Løsninger

Litteraturfortegnelse

Adizes, Ichak, Lederens Faldgruber. København, 1979, Børsen.

Adizes, Ichak, Virksomhedens kredsløb: Diagnose og terapi, København, 1989, Børsen.

Covey, Stephen R, 7 gode vaner, Forlaget Schultz, 2. udgave, 2003. Bogen giver gode råd om det personlige lederskab og livskraft.

Meldgaard, Erik, Brug din type når du udvikler din karriere : om anvendelse af Jungs og Myers-Briggs typologi i karriere og arbejdsliv, 1. udgave, 2003, Forlag: Center for Ledelse.

Mikkelsen, Hans og Riis, O Jens, Grundbog i projektledelse, Prodevo, 7. udgave, 2003 Bogen giver grundregler i projektledelse. Bogen henvender sig til nybegyndere med meget komplekse projekter.

Richard Riso, Don og Hudson, Russ, Enneagrammets visdom, 2005, Indsigt Forlag.

projektledelse - event management · projektledelse event management 8 målsætning målsætning...

Documents