Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009

FM, lehtoriIina-Maria PiilinenHumanistinen ammattikorkeakoulu

22.10. Projektinhallinnan perusteet

Mikä on projekti? – projektin määritelmiä ja erilaisia projekteja

Projektin elinkaari Hyvän projektin kriteerit Projektisuunnitelma – projektin tärkein

työkalu Ideoiden hallinnointi projektin

suunnitteluprosessissa Tehtävä: olemassa olevan tapahtuma-

aihion kehittämistä projektinäkökulmasta

29.10.2009 Projektityö on ryhmätyötä!

Ryhmädynamiikka projektityössä Toimiminen ryhmässä; roolit ja tekniikat Vuorovaikutus ja sosiaaliset taidot osana

projektinhallintaa Viestintä projektinhallinnassa

Tehtävä:Projektien verkostoitumiskartta – ketkä kaikki vaikuttavat projektissasi?

12.11. Johtaminen osana projektinhallintaa

Strateginen johtaminen Osaamisen johtaminen Henkilöstövoimavarojen johtaminen Muutoksen johtaminen Projektijohtajan paradoksit

Tehtävä: Minä projektijohtajana

Projekti on…

Kestoltaan rajallinen, ainutkertainen ja muusta toiminnasta erillään oleva toiminto, jonka tarkoituksena on resursseja ohjailemalla saavuttaa tietty päämäärä.

( Karlsson & Marttala)

Projektin kriteerit

Ainutkertaisuus Tavoitteellisuus Suunnitelmallisuus Ongelmakeskeisyys Yhteistoiminnallisuus Tehokkuus Jäsentyneisyys Yhteinen arvoperusta

Erilaisia projekteja

Koulutus- ja kehitysprojektit Kehittämisprojektit Tutkimusprojektit Tuotantoprojektit Tutkimus- ja kehittämisprojektit ( t&k) Tuotekehitysprojektit Toiminnan ja hallinnon kehittämistehtävät Pilottiprojektit Projektioppiminen Tiimityö Talkoot ja urakat

Projektinhallinta on…

Tiedettä, jolla määritellään tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat toimenpiteet ja tavoitteet sekä

Organisoidaan joukko henkilöitä toimimaan siten, että projektille asetetut tavoitteet saavutetaan ja työ saadaan päätökseen

( Barnes 1990)

Projektinhallinnassa tarvitaan…

Suunnittelua Päätöksentekoa Toimeenpanoa Ohjausta Tehtävien koordinointia Valvontaa Suunnan näyttämistä Ihmisten johtamista

Kun aloitat projektin kysy…

MITÄ? MIKSI? MISSÄ? MILLOIN? KUKA / KETKÄ? MITEN? KENEN KANSSA? KENELLE?

Projektin vaiheet

Idea Esitutkimus Sidosryhmien sitouttaminen Päätös käynnistämisestä Tiedottaminen ( tehdään koko ajan, sekä sisäistä että ulkoista) Tavoitteiden määrittäminen Projektiorganisaation luominen Resurssisuunnittelu Toteutussuunnitelman laatiminen Projektin toteuttaminen Seuranta ja arviointi Korjaavat ja kehittävät toimenpiteet ( tehdään koko ajan) Tulokset Raportin laatiminen Projektin päättäminen Projektin jatkoprojekti

Projektin vaiheet

Projektin aloittaminen Villi innostus Illuusioiden romahtaminen Kaaos Syyllisten etsiminen Viattomien rankaiseminen Osallistumattomien palkitseminen Rajojen määrittely

Projektin elinkaari…

Idea, visio, muutoksen tarve Käynnistysvaihe

(esiselvitys, projektiorganisaation kokoaminen, projektin suunnittelu)

Rakentamisvaihe(määrittely, suunnittelu, toteutus, seuranta, korjaavat toimet, arviointi)

Päättämisvaihe(jatkosta ja toiminnan ylläpidosta sopiminen, projektiorganisaation purkaminen, projektin päättäminen, arviointi)

Hyvässä projektissa on…

Rajattu aikataulu ja tehtävä Määritelty resurssit ( rajat, henkilöt,

aika, ohjaus, hallinto) Selkeät tulostavoitteet toiminnalle Selkeä taloudellinen tulostavoite Toteutus, seuranta, arviointi ja

tiedotus on kuvattu tarkasti

Hyvä projekti…

Pohjautuu todelliseen tarpeeseen Antaa mahdollisuuden poiketa rutiineista Omaa selkeät tavoitteet Ratkaisee ongelmia Ajallisesti selkeä kokonaisuus Yhteistoiminnallinen Johdettu hyvin Resurssoitu oikein

Hyvä projekti…

Luo uutta ja jatkuvuutta Antaa mahdollisuuden kehittyä Huolehditaan ilmapiiristä ja

tunteista Antaa vapauden luoda ja ideoida Sitä arvioidaan ja siitä saada

palautetta On tulevaisuuden tapa tehdä töitä

Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelma on projektin tärkein dokumentti – kartta, joka auttaa projektikoordinaattoria pitämään oikean suunnan ja hätätilassa suunnistamaan takaisin oikealle tielle eksyttäessä…

Laadi se siis huolella….

Projektisuunnitelmaan…

Tausta, miksi projekti aloitetaan? Ongelma, johon halutaan ratkaisu Visio, millaista tulevaisuutta halutaan? Rajaus, mitä jätetään pois? Aikataulu, milloin valmista? Voimavarat, mitä on käytettävissä? Kriteerit, mistä sovitaan? Yhteistyökumppanit ja niiden rooli Toimeksiantaja, kuka se on?

Huolellinen suunnittelu

On ideoiden hallinnan avain! Ennustettavuus Muutokset aiheuttavat

ketjureaktioita Luovan työn liikevoima on suuri Uusia kysymyksiä ja ideoita tulee

koko ajan

Projektiorganisaatio

Tilaaja Projektin omistaja Ohjausryhmä Työryhmä Projektinvetäjä Projektiryhmä Seurantaryhmä Yhteistyökumppanit

Ohjausryhmä

” Projektin hallitus” Takuu, että projekti sujuu

suunnitelmien mukaan Oikeat henkilöt organisaatiossaan Ko. aihealueen asiantuntijoita Henkilökohtaisesti vastuussa Annettava tukea ja apua

projektipäällikölle

Muut ryhmät

Seurantaryhmää tai projektiryhmää ei erikseen pienissä kulttuurialan projekteissa

Työryhmät hyvinkin tyypillisiä Työryhmissä kokeilu ja ehdotuksien

työstäminen Kehittämishankkeessa yleisiä

Kokoukset

Tiheys riippuu projektista ja siinä mukana olevista tahoista

Ohjausryhmän ihannekokous ajankohta noin kerran kuussa tai 2-3 kk välein

Tätä harvemmin kokoontuva ohjausryhmä ei yleensä tiedä mitä projektissa tehdään!

Pienemmät työryhmät useammin

Kokouksen asiat

Mitä on tehty? Jos on poikkeamia – miksi? Työlistat - mitä pitää tehdä seuraavaan

kokoukseen mennessä? Onko ongelmia tai hyviä uutisia? Uusia ideoita, jotka pitää ottaa huomioon? Muista - PIDÄ PÖYTÄKIRJAA! TEE PÄÄTÖKSIÄ!

Omistaja ja tilaaja

Tilaaja on myös omistaja Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana ja koolle

kutsujana Suurimman vastuun kantavan tahon edustaja Vastaa projektisuunnitelmasta Sanelee aikarajat ja voimavarat Päättää päämäärän ja suunnan Valitsee projektin johtajan sekä ohjausryhmän

jäsenet Määrittelee valtuudet Pitää henkilöidä organisaatiossa, ei voi olla

kasvoton

Omistajan rooli…

Luoda toteuttamiseen vaadittavat voimavarat

Markkinoida ja puolustaa projektia Valita sopivat henkilöt yhdessä

ohjausryhmän ja projektipäällikön kanssa Kuunnella asiakkaiden toiveita,

vaatimuksia ja tarpeita Seurata tilannetta ja antaa tukea ja

neuvoja

Ideoista...

Aina lähtöisin ihmisistä Toiset kekseliäämpiä kuin toiset Projekteissa tärkeitä koko prosessin

ajan Kyky soveltaa ja työstää ideoita

myös tärkeä Miten uudet ideat mahtuvat

projektiin?

Ideoita tarvitaan

Varhaisissa suunnittelupäätöksissä Suunnitelmien kehittämisessä Laadukkaan suunnitelman

kirjoittamisessa Asiakkaan tarpeiden täyttävän työn

tekemisessä Koko ajan projektin kuluessa

Suunnitteluprosessista

Älä hyppää suunnitteluprosessin yli Miten suunnittelussa voi mitata

edistymistä? Miten tasapainoilla liiallisen

luovuutta rajoittavan jäykkyyden ja liiallisen väljyyden välillä?

Hyviä vai huonoja ideoita?

Ongelman ratkaisemiseksi Myös huonoja ideoita on olemassa Alussa on vaikea tietää mitkä ideat

johtavat todellisiin ratkaisuihin Onko idea hyvä vai huono? Mahdoton arvioida teoriassa Ratkaisevat ongelman ja saavat

aikaan toivotun vaikutuksen

Huonot ideat johtavat hyviin

Hyvät ideat edellyttävät huonoja Yritys ja erehdys Idea ei toimi ja epäonnistuu Pakko katsoa ideaa uudesta

näkökulmasta Aluksi kannattaa tehdä paljon

virheitä, koska silloin niitä ei tee lopussa!

Monimutkainen ongelma…

Hyvä ratkaisu vain suhteessa vaihtoehtoihin

Jos vain yksi idea sen vertaileminen on mahdotonta

Teoria vs. käytäntö Miksi joku puolustaa ideaansa?

Hyvät kysymykset vetävät puoleensa hyviä ideoita

Huolellisesti esitetyt kysymyksillä voit ohjata keskustelua haluamaasi suuntaan

Kohdistavat kysymykset Luovat kysymykset Retoriset kysymykset ( älä käytä)

Kohdistavat kysymykset

Suuntaa huomion tärkeän asian puuttumiseen

Kaventaa keskustelun aluetta Muutamalla sanalla ongelman

ytimeen Yhdistävät keskustelun sisältämän

tietämyksen Suuntaavat energian uudelleen

Luovat kysymykset

Osoittavat eri suuntiin Näyttävät jotain sellaista mitä ei ole

vielä ajateltu mutta pitäisi ajatella Suunnittelukeskustelut Ohjaa oikeaan suuntaan tai ensin

väärään mutta lopulta oikeaan

Retoriset kysymykset

Mitä oikein kuvittelit? Onko tämä parasta mihin pystyt? Vihjaavat syyllisyyteen ja huonoon

arvostelukykyyn Asettavat kohteen altavastaajan

asemaan

Ideoiden hallinta

Ryhmittely Ideat, tarralappuja, seinä, tiimi Nähdä kaikki ideat laajemmasta

näkökulmasta Muokata idealistaa pienemmäksi Kannattaa käyttää!

Aivoriihi improvisaatio-leikki

2-8 hlö, joista yksi toimii kirjurina Aikaa, huone, fläppitaulu Ongelmanmäärittely projektissa Säännöt: vastaa kyllä ja jatka toisen

ideaa Älä vesitä omaasi Ei torjuvia kysymyksiä Saa kaverisi näyttämään hyvältä

Tarkistuspisteet kulttuurialalla

Määrittele tarkistuspisteet projektin alussa

Valvotaan prosessia Opastavat tiimiä Jakavat työn hallittaviin palasiin Auttavat projektipäällikköä

seuraamaan projektin tilaa

Tarkistuspisteet

Muutoksen tapahtuessa tarkistuspisteet toimivat viitekehyksenä

Niiden puitteissa voidaan keskustella mitä on tapahtumassa ja miksi

Onko projektiin tulossa liikaa rönsyjä?

Avointen kohteiden luettelo

Kysymysluettelo avoinna olevista kohteista

Alkaa yleisestä mutta kohdentuu yksityiskohtiin deadlineen mennessä

Nimeä henkilö, joka vastaa selvittämisestä

Kaikki epäselvyydet

Ongelma-alue

Määräytyy vaatimusten perusteella Aluksi voi olla varsin laaja Jokainen varhaisvaiheen kysymys

kasvattaa tätä Pienenee kuitenkin lopuksi Rajattu erilaisista syistä ( aika, raha,

muut resurssit)

Työnositusjärjestelmä (The Work Breakdown Structure)

Jaa isompi tehtävä pienemmäksi, kunnes saavutat tason, jota pienemmäksi et enää voi tehtävää jakaa

Helpottaa arviointia kuinka kauan pieniin tehtäviin menee aikaa

Kuinka paljon maksaa Kaikki asiat mitä täytyy tehdä Yleensä on 3-6 tasoa

Lähteet:

Berkun Scott, Projektihallinnan taito, suunnittele, hallitse ja johda projekteja Hki, Readme.fi, 2006

Ruuska Kai, Pidä projekti hallinnassa: suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. HKI,Talentum, 2005

Pelin Risto, Projektihallinnan käsikirja, HKI, Gummerus, 2004

Litke Hans-Dieter, Projektinhallinta, Hki, Rastos, 2004

Kettunen Sami, Onnistu projektissa, HKI, WSOY 2003

Koskinen Kari K, Projektien ohjaus, Aseman lapset ry, Forssa, 2002

Anttila Pirkko, Se on projekti - vai onko? kulttuurialan tuontanto ja palveluprojektien hallinta, Akatiimi, Hamina, 2001

Marttala Anders & Karlsson Åke, Projektikirja, onnistuneen projektin toteuttaminen, Kauppakaari, HKi, 2001

Ruuska Kai, Projekti hallintaan, Suomen Atk-kustannus oy, HKI, 1999