projektikirjutamine ja juhendamine. ( teooria ja praktika )
DESCRIPTION
Projektikirjutamine ja juhendamine. ( Teooria ja praktika ). II Koolitus / Sillam äe Vabatahtlike klubi 09.02.2013. SEMINARI KAVA. 1. Projektid, programmid ja projektitaotlused (mõiste) 2. Millest saab alguse hea projektitaotlus 3. Probleemi kirjeldamine - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
II Koolitus / Sillamäe Vabatahtlike klubi09.02.2013
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projektikirjutamine ja juhendamine.
(Teooria ja praktika)
SEMINARI KAVA1. Projektid, programmid ja projektitaotlused (mõiste)2. Millest saab alguse hea projektitaotlus3. Probleemi kirjeldamine4. Sihtgruppide ja kasusaajate määratlemine5. Tegevuskava koostamine6. Projekti juhtimisstruktuuri kavandamine7. Projekti eelarve koostamine8. Projekti eeldatavate tulemuste kirjeldamine9.Projekti tulemuste hindamist võimaldavate
indikaatorite määratlemin10. Ohtlikud vead projektitaotluste koostamisel ja
milliseid projekte ei rahastata
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekt – Mis see on?
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti mõiste • Uudne • Ühekordne • Ajaline piiritletus • erakorraliste ressursside vajadus • Interdistsiplinaarne • Keeruline plaanida • Keeruline juhtida • Riskiohud • Konfliktsus • Tähendus Ajutine ühekordne ülesanne, millel on selgelt määratletud
tulemuslikud, kulutuslikud ja kestuseesmärgid.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekt - mõisteProjekt - (mittetulundusliku/avaliku sektori
projekti puhul) on dokument, mis käsitleb järgmisi teemasid: taotleja, eesmärk, sihtrühm, põhjendus, seos arengukavadega, tegevuste kirjeldus, meetod, jätkusuutlikkus, eelarve, seletuskiri, partnerlus, piiriülene koostöö, juhtimisstruktuur, tehnilised/tehnoloogilised aspektid, juriidiline alus, avalikustamine, riskid (SWOT), hindamine jne. Mahult on projekt tavaliselt paarkümmend lehekülge.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Programmi mõisteProgramm on
– kogum projekte, mis on omavahel seotud läbi ühise strateegilise eesmärgi.
Või– ühte või mitut tugevat, selgelt eristuvat teemat (n. ühine tehnoloogia, ressursibaas või kliendibaas) omavate projektide kogum, mis eeldab ühendatud juhtimisstruktuuri.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Programmi mõiste
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projektitaotlus mõiste
Sõltumata rahastavast institutsioonist sisaldab projektitaotlus alati järgmist:Probleemi või hetkesituatsiooni kirjeldustEesmärkiTegevuskavaEelarvetProjekti meeskonna ja juhtimissüsteemi
kirjeldustEeldatavate tulemuste kirjeldust
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Miks, Kuidas ja Millal on vaja kirjutada projekte?
Miks? – Projekt see on reaalne tegevus mille eesmärgiks on lahendada/muuta olukorda.
Kuidas? – Projekti kirjutamine sõltub tingimustest mis on ettenähtud konkursil/programmis
Millal? – Soovitav projekti kirjutada 1 kuu jooksul enne tähtaega lõppes. Suure projektiga on soovitav alustada 6/12 kuud enne tähtaja lõppu.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti planeerimise täiustamiseksP.A.R.C (P+3T)Planning – PlaneeringAction – TegevusReflection – Tagasivaatev hinnangCelebration – Tähistamine
S.M.A.R.T. eesmärgid (S.M.S.R.T.)Specific – SpetsiigilisedMeasurable – MäädetavadAchievable – SaavutatavadRealistic – RealistlikudTime – bound – Tähtaegadest kinnipidamine
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti juhtimine
Projektijuhtimine on teadmiste, oskuste, vahendite ja tehnika rakendamine nii, et oleks võimalik teostada projekti eesmärgi saavutamiseks vajalikud tegevused.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
PROJEKTI JUHTIMISE 10 PÕHIPRINTSIIPI
Vajaduste hindamineVajaduste prioritiseerimineMeeskonna kokkupanek ja meeskonnaliikmete
oskuste ülevaadeAjurünnak ja projekti valikEelarve ja ajakava koostamine ja rahaallikate
ülevaataminePartnerlussuhete ehitamine – juhendaja valikRahaliste vahendite ja ressursside kogumineProjekti elluviimine – projekti juhtimine =
personali, aja, raha, ja efektiivsuse juhtimineVäline projektimonitooring ja hindamine Aruande koostamine –läbimõtlemine ja ülevaade
nin tähistamine
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
S.M.E.A.C. (S.M.E.A.K)Situation – situatsioon kirjelda oma
kogukonna spetiifilisi vajadusiMission – mida me peaks tegema, et
vajadusi täitaExecution – kuidas te projekti ellu viite
(Millal? Kus? Kuidas? Mis materjalid? jne?)Administratsion – kes teeb mida? Iga
meeskonnaliikme roll?Communication – kuidas edastada infot
projekti kohta kogukonnas.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
HEA PROJEKTI STRUKTIUUR
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Probleemi kirjelduse koostamine
Ükskõik, millise nurga alt me seda teeme, igal juhul peab siit selguma see, miks see projekt käivitatakse.
Mida rohkem on võimalik projekti vajaduse põhjenduses välja tuua numbrilisi näitajaid, seda parem.
Kui vajadust põhjendab mingi uuring on see väga tugev argument ja projekti seda alalõiku hinnatakse kindlasti kõrge hindega.
NB! Kõik väited peavad olema tõesed ja tõestatavad.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Sihtgruppi ja kasusaajate määramine
KasusaajadAsutus, organisatsioon või inimrühm, kelle huvides projekti teostatakse või kes saab projekti tulemusest mingit kasu.
SihtrühmSihtrühmaks on need asutused, organisatsioonid või INIMESED, kes hakkavad projekti väljundeid kasutama
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Tellija
Teostaja
Kasusaja
Põhilised osapoled projektides
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
INFO
Probkeemi omanik Raha Omanik
Lahenduste pakkuja
Tellija Teostaja
•Tulemus•Aeg•Hind
Kasusaajad ja sihtrühmadKes on projekti algatanud?Kellele on projekt suunatud?Kas projekti sihtrühm on projektist huvitatud?Kes on kasusaaja?Kas kasu jõuab ka sihtrühmani?Kas partner on kasusaaja? JNE.Üks olulisemaid punkte hindamiselNB! Kes teeb projekti ja kelleleKes saab kasu-projekti taotleja, partnerid,
sihtrühm või ühiskondSidusrühmad
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Tegevuskava koostamineTegevuskava on projekti A ja OTegevuskava peab olema selgem,
konkreetne ja ühilduv kõigi teiste projekti osadega kaasa arvatud eelarvega!
Tegevuskava võiks välja tuua tegevuste pakkettidena tabelite kujul
Tegevuskava näita ära tegevuste läbiviimise aeg, tegevuse läbivija/vastutaja.
Tegevused viivad eesmärgini.Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti juhtimissstukruur
Projektgrupi liige Isik, kes on valitud projekti messkondi tema
erialaste oskuste pärast ning kellel ülesandeks on konkreetsete tööde teostamine projekti käigus.
Projekti juhtimisstuktuur Näitab seda, kuidas on projektgrupi liikmed
grupeerunud, millised on vastutusvaldkonnad ja alluvussuhted
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti juhtimissstukruurProjektijuhist sõltub projekti
edukus otsi kogemustega inimest!Projektijuht peab olema kaasatud
projekti ja eelarve väljatöötamisseÄra tee projekti juhtimist
keeruliseks ja kohmakaks, ekspert peaks ka asjast aru saama!
Ära administreeri üle!
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti eelarve koostamineKulude plaani olemasolu on oluline eelkõige:
projekti rahastajale organisatsiooni juhtkonnale projekti juhile
Kulude plaanimine annab projekti rahastajale võimaluse tagada õigeaegne rahaliste vahendite olemasolu.
Organisatsiooni juhtkonnale või rahastajale on kulude plaan üheks vastuvõetavate otsuste aluseks.
Projekti juhile on kulueelarve projekti järelvalve ja kontrolli instrumendiks
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti eelarve koostamineIga tegevus projektis võib olla seotud:
Töö teostajate palgakulugaTöö teostamiseks vajalike materjalide kuluga
Tegevuse läbiviimiseks kasutatavate vahendite kuluga
Sisseostetavate teenuste kuluga (allhangete kulu)
Kapitalikuluga jt.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti eelarve koostamise kululiiged
TööjõukuluTellitud tööd ja teenusedKontorikulud Üritused LähetusedTeavitamineInvesteeringudMuud otsesed kuludOrganisatsiooni tegevus-ja/või arenduskulud
(KÜSKi eelarve vorm)
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
EELARVE: Otse- ja kaudsed kulud
OTSEKULUD on need kulutused, mida saab dokumnetaalselt tõestada ja mis on projekti teostamiseks otseselt vajalikud.
KAUDSED KULUD on need, mida ei ole võimalik täpselt fikseerida, tihti neid nimetakse üldkuludeks.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Eelarve koostamineTegevused peavad olema seotud eelarvegaEelarve peab olema sellise detailsusega, et
sellest saab aru ka tavaline inimene.Eelarve peab vastama nõutele:
Projekti juhtimisega seotud kulutusedLubatud ja MITTELUBATUD kuludOma ja kaasfinantseerimise osakaalRahalise ja mitterahalise finantsererimise
osakaal Ja muud tingimused, kirjutatud projektijuhendis.Maksmus peab olema põhjendatud/realistlik Hinnapakkumised peavad olema kooskõlas
eelarvega.Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Põhilised vead eelarve koostamiselTöötasus unustatakse ära maksudMitterahaline ja rahaline osa näidatakse
eelarves valestiEelarvesse pumbatakse nn “õhku” ja
mittevajalikud kuludNäidatakse kulutusi, mis on tehtud enne
õiget aegaEelarvesse kirjutatakse projektiga mitte
seotud kulutusiKoonerdatakse
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Projekti eelarve koostamiseneNB! Projekti eelarve koostamisel:Alusta eelarve tegemist varakult, ole põhjalikVõta pakkumisi, arvesta nendega!Tee reaalne eelarve! Ära pane õhku sisse
ega koonerda!Pikaajalise projekti korral arvesta
inflatsiooniga!Jälgi mitteabikõlblike kulutuste loetelu!Planeeri omafinansereinmist täpselt,
vastavalt projektijuhise infole!
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Eeldatavate tulemuste kirjeldamine
Kvantitativsed ja
(kirjeldav mõõdetavates suurusted)
Osalejate arvTrükkiste tiraažLehekülgede arvKilogrammid, meetrid
jne
Kvalitatiivsed tulemused
(võimalik ainnult teostades uuringuid)
Turvatunde kasvRahuolu suurenemineTeadlikkuse tõus Jms.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Eeldatavate tulemuste kirjeldamine
Igal projektil on olemas kvantitatiivsed tulemused, ja neid tuleb välja tuua konkreetsete numbritena.
(Osales 400 in, prinditud 500 käsiraamatuid, jne)
Mida rohkem võimalik neid väljatuua, seda parem.
Kvalitatiivsete tulemuste korral, peab ette näha nii projekti tegevuskavas kui eelarves eel-ja järeluuringut.
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Eeldatavate tulemuste kirjeldamine
Hindamis komisjoon või ekspert võrdleb saavutatud ja lubatud tulemused projekti taotlusvormiga.
Oodatavat tulemust tuleb kirjeldada. Komisjon ega ekspert ei tee ise järeldusi.
Tulemus ei ole tegevus!
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
Tulemuste levitamineProjekti tulemuste levitamise eesmärk
on: et tulemusi kasutaksid võimalikult paljud
huvigrupid, kes projektiga seotud informatsioonist kasu saavad;
kellele võiks tuua mingit kasu projektiga seotud informatsioon;
kuidas see info võiks nendeni jõuda (poster,uudiskiri, brožüür, veebileht, infoseminar jms);
milline peaks olema huvilistele edastatav põhisõnum;
millal oleks parim aeg sõnumi edastamiseks.Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
JätkusuutlikkusProjekti otsene jätkusuutlikkus
elluviimisele järgnevate taotleja ja partnerite poolt läbiviidavate/organiseeritavate tegevuste kirjeldus, planeeritav maksumus, finantseerimise allikad, rahaline kaetus (nt. jooksvate kulude katmine pärast projekti lõppemist), otsese jätkusuutlikkuse tõestatus.
Projekti kaudne jätkusuutlikkusprojekti elluviimisega loodud eeldused edasiseks
arenguks, prognoosid (nt. projekt loob teatud eeldused erainvestoritele, prognoositakse töökoha loomist teatava perioodi jooksul).
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!
KONTROLLKÜSIMUSEDMiks kirjutada projekte?Mis on S.M.A.R.T eesmärgid?Kes on kasusaaja ja kes on
sihtrühm?Mis vahe on otsestel kuludel ja
kaudsetel kuludel?Mis on kvantitatiivsed ja
kvalitatiivsed tulemused?
Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!