Projekti planeerimine

Raamatupidamise ja

dokumendihalduse korraldamine

September 2010

Projekti planeerimine

�Vajadused vs võimalused

�Tegevused vs ressursid

�Ajaraamistik

�Eeldused

�Koguda tuleb ka seireandmeid

http://str.archimedes.ee/et/struktuurifondid/T

oetuse-saajale

Hästi planeeritud tegevuskava

�Peamised küsimused:

- Mida ja millal?

- Kes vastutab?- Kes vastutab?

- Kui palju?

- Millised sisendid, tegevused, tulemused?

- Millise eesmärgi saavutamiseks?

- Kuidas kontrollida?

Seire

�Seire käigus jälgitakse:

- Eesmärkide saavutamist

- Indikaatorite saavutamise taset- Indikaatorite saavutamise taset

- Eelarve täitmist

Kas on järgitud planeeritut?

Hindamine

�Sõltumatu tagasiside rakendamise tõhustamiseks

�Kriteeriumid:

- Asjakohasus- Asjakohasus

- Tõhusus

- Tulemuslikkus

- Mõju

- Jätkusuutlikkus

Indikaatorid

Kujuteldav indikaator:

01.jaanuariks 2011 on 5-10 aastaste Tallinnalaste jalgrattakiivri kasutamine 90% (baastase 2008 a. 50%)

• Hulk (Quantity) - saavutamise arv, protsent

• Kvaliteet (Quality) - saavutuse sisu, nt millisel teemal koolitus

• Aeg (Time) -mis ajaks saavutatud

• Sihtrühm (Target group) - kelle jaoks saavutatud

• Koht (Place) - kuskohas saavutatud (kui asjakohane)

Indikaatorid

Hea indikaator on SMART

S-spetsiifiline (specific)

M-mõõdetav (measurable)

A-kättesaadav (achievable)

R-asjakohane (relevant)

T-õigeaegne (timely)

IndikaatoridEesmärk – Atraktiivsem täiendharidus

Tegevus – Täiendõppekavade väljatöötamine ja testimine

Väljund – Uuenduslike täiendõppekavade arv 2010.a on 1 (2008 baastase on 0)2010.a on 1 (2008 baastase on 0)

Tulemus – Uuenduslike täiendõppekavade lõpetanute arv projekti lõpuks (2013) on 100 ja rahulolu vähemalt 75% (2008 baastase on 0)

Mõju – 2015.a 50% rohkem täiendhariduse omandajaid (võrreldes baastasemega 2008.a)

Abivahend GANTT skeemNädalad

Tegevused

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.1 Avakoosolek

1.2 ............

1.3 .............1.3 .............

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

3.3

Eelarvestamise põhimõtted

�Omafinantseering

�Väljamaksed proportsionaalselt

�Enne kulutus, siis hüvitis

Väljamaksed periooditi, prognoos�Väljamaksed periooditi, prognoos

�Eelarve muutumisel teavita koordinaatorit

�Vaja muuta otsust?

Koostöö partneritega

�Planeerige koos!

�Partnerluslepingud

�Vastutusvaldkonnad�Vastutusvaldkonnad

�Kontroll kulude üle

�Aruandlus

Raamatupidamine ja dokumendihaldus

�Täiendused sise-eeskirjadesse

�Eristada projekti kõik kulud-tulud, sh:

- abikõlblikud ja mitteabikõlblikud kulud

- toetus ja omafinantseering- toetus ja omafinantseering

�Projekti dokumentatsioon hoida eraldi,

projekti märgistusega tähistada nii rmp-

süsteemis kui paberkaustas

Dokumentide säilitamine ja arhiveerimine

�31.12.2025

�Säilitada ka need dokumendid, mida ei küsita

�Originaalid vs koopiad

Hoida eraldi kaustades� Hoida eraldi kaustades

�Läbipaistvus, terviklikkus, kasutatavus

�Arhiveerida kronoloogilises järjestuses

Kaustade süsteem

Projekti dokumentatsioon Protokollid, kirjavahetusAruandlus,

väljamaksetaotlused

Raamatupidamise algdokumendid

Hankedokumentatsioon

Piisava kontrolljälje tagamine

� Dokumendid, mida säilitada:

- projekti dokumentatsioon (taotlus, otsus, muudatused jne)

- protokollid, memod, kirjavahetus

- aruandlus, väljamaksetaotlused, sh kuludokumendid, maksekorraldused, panga väljavõttedmaksekorraldused, panga väljavõtted

- töölepingud, käskkirjad, ametijuhendid, tööajatabelid, palgalehed, lepingud, sh üleandmise-vastuvõtmise aktid

- koolitustega seonduv (päevakava, osalejate nimekiri, arve jne)

- hangetega seonduv ( RH dokumentatsioon, pakkumised)

- tõendid avalikustamise kohta (fotod, infolehed, brošüürid jne)

Sisseostetud teenused ja hanked

� Riigihange:

- asjade ja teenuste korral 40 000 EUR (~625 000 EEK)

- ehitustööde korral 250 000 EUR (~3 900 000 EEK)

�Hinnavõrdlus alati, vähemalt 2 pakkumist�Hinnavõrdlus alati, vähemalt 2 pakkumist

� Alates 30 000 EEK 3 pakkumist, v.a. erisused programmides

� Partnerilt teenuse ost projektis keelatud, v.a. sellised tegevused, mille osas partneril kulusid ette ei ole nähtud

� Konsulteeri RÜ-ga

Sisekäibearved

�Sisekäibearve ≠ kuludokument, sest:

- ei toimu majandustehingut!

�Sisekäibearve ainult juhul kui:

- lisaks kuludokumendid ja tasumist - lisaks kuludokumendid ja tasumist tõendavad dokumendid

JA

- kuludokumentide nimekiri tabeli kujul, allkirjastatud