Projekts “Profesionālās kultūrizglītības pedagogu tālākizglītība”Projekta Nr. 2009/0208/1DP/1.2.1.1.2/09/IPIA/VIAA/005

Projektu līdzfinansē Eiropas Savienība

Tālākizglītības kurss

Projektu metode un vadība kultūrizglītībā

Lektores: Guna Kalnača

Ieva Zemīte

Projekta plānošana

Ieva Zemīte

zemite.ieva@gmail.com

Projekta plānošana un sagatavošana

Projekta plāns (laiks, uzdevumi, atbildība un resursi)

Tehniskā nodrošinājuma plānsMārketinga plānsKontroles plāns un novērtēšanas kritērijiRakstisks finansējuma pieprasījums

Projekta iniciēšanas fāze

•Projekta nepieciešamības apzināšanās•Idejas radīšana•Projekta koncepcijas izstrāde•Projekta iespējamības izpēte•Ieinteresēto pušu novērtējums un ietekmes analīze•Potenciālo ieguvumu kritisks novērtējums

Projekta koncepcijas izstrāde

Idejas, norises apraksts, laiks, plānotie dalībnieki

Projekta mērķisUzdevumi un gala rezultātiProjekta kopējais termiņšNepieciešamie dalībniekiNepieciešamie resursi

Projekta iespējamības izpēte

Politiskā un ekonomiskā situācija Informācijas pieejamība Kultūras un tradīciju specifika Valodas barjera (mākslas darbu interpretācija) Likumdošanas prasības Pieejamā infrastruktūra Tehnisko prasību nodrošināšana un tehnisko standartu

savienojamība Projekta ģeogrāfiskā pieejamība Izmaksu apjoms Klimatiskie apstākļi Personālresursu profesionalitāte

Papildus, ja starptautisks

Pasu derīguma termiņš Ceļojuma organizēšana Dzīvošanas nodrošinājums Vīzas Dienas nauda Instrumentu, tērpu transformēšana Apdrošināšana Muitas formalitātes

Ieinteresētās puses

Stakeholders – indivīdi un organizācijas, kuri dažādā apmērā ir saistīti ar projektu, kurus projekts var ietekmēt, vai kuriem ir interese par projektu

3 galvenie soļi

Ieinteresēto pušu identificēšanaKatra ieinteresētā svarīguma un

ietekmes spēka izvērtējumsKomandas vēlamās rīcības noteikšana

Vēlamā rīcība darbā ar ieinteresētajām pusēm

Respektēt viņu viedokli pieņemot lēmumus Uzturēt kontaktus Vajadzības gadījumā pārliecināt Censties radīt viņos interesi par projekta veiksmīgu

norisi Paturēt uzmanības lokā Neizpaust informāciju, kuru var izmantot pret projektu

Projekta laika plānošanas metodes

Termiņu saraksts Kalendārais plāns Kontrolpunktu plāns Ganta diagramma ar kontrolpunktiem Kritiskās trajektorijas metode

Projekta materiālo resursu plānošana

1. Projekta komandai – resursu plāns

2. Projekta norisei – Izsūtīt informāciju par norises vietu dalībniekiem Pieprasīt informāciju no dalībniekiem, uzaicinātajām

kompānijām (tehniskais raideris) Izveidot nepieciešamā tehniskā aprīkojuma plānu

Projekta atbildību plānošana

Projekta organizācijas aprakts Projekta atbildību matricas veidi

Projekta finanšu plāns/budžets

Tiešās izmaksasNetiešās izmaksasAr laiku saistītās izmaksasPersonāla izmaksas

Finanšu plāna veidošanas pakāpes

1. Izmaksu pozīciju identificēšana

2. Iespējamo ieņēmumu aprēķināšana

3. Finanšu plāna regulēšana

4. Finanšu plāna apstiprināšana

5. Budžeta kontrole

Izmaksas

Atalgojums māksliniekiem (iespējamie veidi) Materiāli Tehniskais aprīkojums Transporta izdevumi Telpu īre Apdrošināšana Uzturēšanas izdevumi Mārketinga (publicitātes) izmaksas Serviss Administratīvie izdevumi Neparedzētie izdevumi ( 3 – 10%)

Ieņēmumi

Fondu piešķīrumiValsts, pašvaldību atbalstsStarptautisko organizāciju atbalstsSponsoriZiedotājiIenākumi no projektaPašu ieguldījums

Projekta budžets

Projekta izmaksu plāna sastādīšanaNaudas plūsmas plānošanaPlāna regulēšana un kontrole

Iekšējās komunikācijas plānošana

Komunikācijas noteikumiKomunikācijas līdzekļiInformācijas un zināšanu izplatīšanas

veidi

Komunikācijas līdzekļi

Veids Efektivitāte

Sanāksmes, personīgās tikšanās

Divvirzienu, ātra, tūlītēja komunikācija

E-pasts Vienvirziena, ātra

Pasts Vienvirziena, lēna

Ziņojuma dēļi, plakāti Vienvirziena, nekonkrēta

Informācijas avīzes (newsletters)

Vienvirziena, ātra

Informācijas un zināšanu izplatīšanas veidi

Personīgās klātienes sarunasSapulces Dokumentācija

Projekta dokumentācija

Kontaktinformācijas sarakts Sapulču protokoli Citu tikšanos piezīmes, protokoli Budžets, naudas plūsma Plāns un tā ievērošana Ienākošā, izejošā sarakste Personāla, dalībnieku anketas Darba pārskati Instrukcijas, atskaites Projekta dienasgrāmata

Biežākie komunikācijas problēmu cēloņi

Trūkst vienotas procedūras un komunikācijas noteikumu

Disciplīnas trūkums šo noteikumu ievērošanā Neadekvāts dokumentu menedžments Pārrāvums informācija plūsmā Vāja projektu vadība, vadītāja harizmas

trūkums Darba telpu neveiksmīgs iekārtojums, izvēle

Projekta mārketinga plānošana

Vietas un laika faktoriBiļešu pieejamībaPareiza kanālu izvēle atbilstošas

auditorijas izvēlei

Mārketinga mērķi un instrumenti

Informācijas izplatīšana par projektu

Mājas lapa, plakāti, katalogs, flyeri, utt.

Dalībnieku piesaiste Mājas lapa

Apmeklētāju piesaiste Mājas lapa, ielūgumi, plakāti, flyeri, utt.

Komunikācijas veicināšana

Mājas lapa, preses konference

Aktuālās informācijas izplatīšana

Mājas lapa, flyeri, paziņojums presei

Riska plānošana

Iespējamo risku identificēšanaAnalīze un iespējamo seku noteikšanaRīcības variantu apzināšanaLabāko variantu izvēleRīcības plāna izstrāde katram riska

gadījumamDokumentēšana

Riska plānošana

Festivāla piemērs