Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem

3.5.1.2.1. aktivitātē „Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Iepriekšējo aktivitāšu projektu iesniegumu vērtēšanas pieredze,

biežākās kļūdas pieteikumu aizpildīšanā

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Projekta etapi

• Projekta iesnieguma sagatavošana un iesniegšana • Projekta izvērtēšana un apstiprināšana• Līguma slēgšana ar VIDM par projekta ieviešanu• Iepirkuma process – projektētājs, autoruzraugs• Tehniskās projekta izstrāde• Finansējuma piesaiste• Iepirkuma process – būvnieks, būvuzraugs• Būvniecības process• Projekta ieviešanas uzraudzība un atskaites

Ar katru nākamo posmu ir arvien grūtāk labot iepriekšējos posmos pieļautās kļūdas!

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Esošā pieredze

Projektu iesniedzējiem, kuri gatavo projektu iesniegumus ir pieejama pieredze no:

– Kohēzijas fonda līdzfinansētās ierobežotās atlases "Ūdenssaimniecības infrastruktūras attīstība aglomerācijās ar cilvēku ekvivalentu lielāku par 2000" (2007. – 2013. gada plānošanas periods) – ar projektu iesniegumu sagatavošanu saistītās kļūdas

– ERAF līdzfinansētās nacionālās programmas "Likumdošanas prasībām neatbilstošu atkritumu izgāztuvju rekultivācija" (2004. – 2006. plānošanas periods) – ar projektu ieviešanu saistītās kļūdas

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Biežākās kļūdas – projektu iesniegumu sagatavošanā

• Projektu iesniedzēji uzmanīgi neizlasa vadlīnijas pieteicējiem

• Projektu iesniedzēji nepārbauda iesniegumu pirms iesniegšanas – vai visi lauki ir aizpildīti un parakstīti utt.

• Informācija pieteikumā vairākās vietās dublējas – tai jābūt vienādai visās vietās

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Biežākās kļūdas – projektu ieviešanā

• Būtiskās atšķirības apjomos – nepieciešami grozījumi līgumā par projekta ieviešanu – auditējamās vērtības un rezultatīvie rādītāji

• Būtiskas atšķirības izmaksās – nepieciešami grozījumi līgumā par projekta ieviešanu – budžets

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Ieteikumi projektu ieviešanas risku mazināšanai

Galvenās risku grupas:

• Neatbilstības iepirkuma procesā

• Neatbilstības būvniecības procesā

• Kohēzijas fonda finansējuma neatgūšana

• Neatbilstības projekta ieviešanā atbilstoši līguma par projekta ieviešanu nosacījumiem

• Neatbilstības projekta dokumentācijā

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Iepirkuma process

• Jāveic saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu

• VIDM mājas lapā būs pieejamas veidnes iepirkuma procesa nodrošināšanai

• Iepirkuma rezultātu salīdzinājums ar projektā plānotajām izmaksām:– ekonomija – proporcionāli samazināsies visu finansētāju sākotnēji

plānotais finansējums– sadārdzinājums – projekta iesniedzējam būs jāsedz no saviem

līdzekļiem

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Biežāk pieļautās kļūdas iepirkumu organizēšanā

• Iepirkumi nepamatoti sadalīti daļās

• Nekvalitatīvi iepirkuma procedūras dokumenti:– nav skaidri formulētas prasības pretendentiem, diskriminējošas

pretendentu atlases prasības– tehniskās specifikācijas/darba uzdevums ir neprecīzs vai izstrādāts

konkrētam ražotājam/izpildītājam– nepilnīgi aprakstīti saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma vērtēšanas

kritēriji

• Iepirkuma komisijas kļūdas piedāvājumu vērtēšanas gaitā:– piedāvājumi netiek vērtēti atbilstoši iepirkuma procedūras dokumentos

noteiktajām prasībām – netiek ievērots vienlīdzīgas attieksmes princips informācijas sniegšanā

un piedāvājumu vērtēšanā

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Pievērst uzmanību

• Piedāvājumu iesniegšanas un konkursa izvērtēšanas laikā informācijas apmaiņa ar Pretendentiem tikai rakstveidā

• Pēc piedāvājuma iesniegšanas termiņa beigām nedrīkst pieļaut piedāvājumu labošanu vai papildināšanu

• No piedāvājuma iesniegšanas līdz to atvēršanai Pasūtītājam aizliegts sniegt informāciju par cita piedāvājuma esamību

• Piedāvājumu vērtēšanas laikā aizliegts sniegt informāciju par vērtēšanas procesu

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Ieteikumi

• Neuztvert iepirkuma procesu kā apgrūtinošu un formālu procedūru - tās mērķis ir palīdzēt atrast saimnieciski visizdevīgāko piedāvājumu

• Pašiem izprast prasības, kuras izvirza pretendentiem – un pārlasīt konkursa nolikumu, atbildot uz jautājumu – Ja man būtu jāiesniedz piedāvājumu, vai es saprastu kas un kā ir jāsagatavo, kad un kur jāiesniedz

• Būt pašiem aktīviem un izplatīt informāciju par izsludināto iepirkumu

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Ieteikumi

• Runāt un konsultēties ar kaimiņiem gan par dokumentācijas sagatavošanu, gan par reālas projektu ieviešanas problēmām - nav labāka veida kā iegūt patiesas atsauksmes par izpildītāju kā tieši kontaktējoties ar tiem pasūtītājiem, kur ir jau veikti darbi (piedāvājumam būs pievienotas tikai labās atsauksmes)

• Atrast atbildes uz neskaidrajiem jautājumiem un risināt ar projekta ieviešanu saistītās specifiskās problēmas, cik vien ātri iespējams pēc tam, kad tās ir parādījušās

• Ievērot procedūras prasības, bet neizvirzīt formālus un nepamatotus iemeslus piedāvājumu noraidīšanai

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Neatbilstības būvniecības procesā

Riski:• Būvdarbu izmaksu atbilstība būvdarbu līgumā noteiktajam • Plānotā būvdarbu termiņa ievērošana• Būvdarbu kvalitāte• Auditējamo vērtību atbilstība sākotnēji plānotajam

Ieteikumi• Regulāras būvdarbu sanāksmes, kurās piedalās pasūtītājs, būvuzņēmējs

būvuzraugs un nepieciešamības gadījumā autoruzraugs – vēlams 1 reizi nedēļā, bet ne retāk kā 1 reizi 2 nedēļās

• Ļoti rūpīgi jāizvērtē neparedzētie/papildus izdevumi – nav pieļaujama situācija, kad būvuzņēmējs veic papildus darbus un tikai pēc tam informē par to pasūtītāju

• Būvuzraugam ir ļoti rūpīgi jāseko līdzi būvniecības procesā izmantojamajiem materiāliem un tehniskajiem risinājumiem

• Jebkādas problēmas ir jārisina savlaicīgi – kad tās ir identificētas, bet, ja nekas netiks darīts, tad pašas no sevis tās neatrisināsies, bet gan pārvērtīsies papildus izdevumos un laikā

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Projekta realizācijas uzraudzība

• Projekta realizācijas vadība – projekta saņēmēja darbinieks vai pieaicināts speciālists, kura galvenie uzdevumi:

– sekot līdz projekta realizācijai saskaņā ar noslēgto līgumu par projekta ieviešanu– atskaišu sagatavošana saskaņā ar noslēgto līgumu par projekta ieviešanu

• Būvdarbu uzraudzība – būvuzraugs un autoruzraugs

• Projekta realizācija atbilstoši līgumam ar VIDM par projekta ieviešanu un noslēgtajiem līgumiem ar izpildītājiem:

– projektā plānoto komponenšu realizācija plānotajā apjomā– laika grafika ievērošananobīžu gadījumā nekavējoša VIDM informēšana par to

• Nolikumā un būvdarbu līgumā prasīto garantiju iesniegšana no izpildītāja (avansa, līguma izpildes nodrošinājuma u.c.)

• Likumdošanas prasību ievērošana

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Kohēzijas fonda finansējuma neatgūšana

Riski • Kohēzijas fonda finansējuma neatgūšana nepilnā apjomā

Ieteikumi• Savlaicīgi jāiesniedz:

– progresa pārskatus– struktūrfondu pieprasījumus – prognozes

• Jāpievieno visi attaisnojošie dokumenti

• Nepieciešamības gadījumā jākonsultējas ar VIDM pārstāvjiem

• Rūpīgi jāseko līdzi līgumā par projekta ieviešanu noteikto prasību ievērošanai – termiņi, auditējamās vērtības, budžets u.c.

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Neatbilstības projekta ieviešanā atbilstoši līguma par projekta ieviešanu nosacījumiem

Riski • Projekta realizācija sākotnēji plānotajos termiņos• Auditējamo vērtību atbilstība līgumā noteiktajām

Ieteikumi• Par izmaiņām projektā nekavējoši jāinformē VIDM• Nepieciešamie grozījumi līgumā par projekta ieviešanu VIDM ir jāierosina

savlaicīgi • Īpaša uzmanība projektā noteiktajām auditējamām vērtībām projektu

saņēmējiem jāpievērš:– gadījumos, kad līguma 1. pielikums – projekta apraksts tika balstīts uz

projektu iesniegšanas stadijā pieejamo informāciju– projekta ieviešanas gala stadijā – sakarā ar iespējamām izmaiņām

apjomos, kas radušies būvniecības gaitā – ha utt.

Reģionālo semināru cikls par projektu iesniegumu iesniegšanas nosacījumiem 3.5.1.2.1. aktivitātē„Normatīvo aktu prasībām neatbilstošu izgāztuvju rekultivācija”

Neatbilstības projekta dokumentācijā

Novērojumi• Dažiem projektu saņēmējiem ir vērojams liels haoss projekta dokumentācijā

un ar projekta ieviešanu saistītajos dokumentos

Ieteikumi• Dokumentu oriģināliem ir jābūt apkopotiem speciālās projekta dokumentu

mapēs, atdalītiem pēc to veida un jāatrodas vienā vietā• Ar projekta ieviešanu saistītie dokumenti ir jāapkopo un jāsistematizē

regulāri• Dokumentu darba varianti un melnraksti nav jāglabā pie dokumentu gala

versijām – oriģināliem• Darba materiāli ir jāglabā atsevišķās darba mapēs • Elektroniskie faili ir jāsistematizē folderos, atdalot dokumentu gala versijas

no darba versijām – īpaši tas attiecas uz progresa pārskatiem, kad jaunā progresa pārskata sagatavošanai kā pamats tiek izmantots iepriekšējā ceturkšņa progresa pārskats