Projectrapportering: mogelijke struikelblokken onder de loep

Inhoud

• Algemene opmerkingen• Kosten → subsidiebedrag• Overhead• Personeel• Afschrijvingen• Inkomsten• De minimis• Overheidsopdrachten• Inhoudelijke rapportering• Opvolging rapportering

Algemene opmerkingen

• Controlestructuur:

– Beheersautoriteit (Agentschap Ondernemen)• Controle op stukken (afd. Europa Economie)• Controle ter plaatse (afd. Inspectie Economie)

– Certificeringsautoriteit (Agentschap Ondernemen)

– Extern• Auditautoriteit (Inspectie van Financiën)• Europese Commissie, Rekenhof, …

Algemene opmerkingen

• Alle gidsen, templates, … op www.efro.be • Indienen rapport via applicatie en toesturen

papieren bewijsstukken & aanvraagformulier betalingen op hetzelfde moment

• Investeringsprojecten: alle kosten indienen, ook als goedgekeurd bedrag bereikt werd

• Aangeven wie de uitgave gemaakt heeft (promotor of copromotor)

• Duidelijke projectboekhouding, bewaartermijn bewijsstukken tot eind 2022

Algemene opmerkingen

• 10%-regel: – 10% flexibiliteit op goedgekeurde rubriektotalen– niet op rubrieken personeel en overhead &

subrubriek grond– door dossierbehandelaar

• 25%-regel:– aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen tot

25% van totale projectkost– alle rubrieken– door Begeleidingscomité– 10%-regel blijft mogelijk

Kosten → subsidiebedrag

Mogelijke subsidie =

ingediend bedrag ter subsidiëring * EFRO %

! Niet meer dan toegekend totaalbedrag subsidie

“Praktische gids subsidiabiliteit” op www.efro.be

Kosten → subsidiebedrag

Ingediend bedrag ter subsidiëring = basis

∑ Personeelskosten: ∑ personeelskostenposten * bijdrage tot project %

∑ Inkomsten: negatief bedrag

∑ Factuur: ∑ facturen MINIMUM((kost exclusief BTW + niet terugvorderbare BTW), betaald bedrag) * bijdrage tot project %

=> Enkel betaalde uitgaven zijn subsidiabel!

Kosten → subsidiebedrag

Kosten → subsidiebedrag

Overhead

• Goedgekeurd overhead % op personeel & werking (absoluut maximum van 15%)

• Forfaitaire overhead => geen bewijsstukken

• Per rapport, ev. regularisatie bij eindrapport

Overhead: invoer applicatie

– Factuurdatum: laatste dag waarover gerapporteerd wordt (binnen projectperiode)

– Factuurnummer: ‘nvt’

– Leverancier: ‘nvt’

– Voorwerp van de uitgaven: ‘forfaitaire overhead’ + periode

– Factuurbedrag excl. btw: overheadbedrag in €

Overhead: invoer applicatie

– Niet-terugvorderbare btw: altijd 0 €

– Bijdrage tot project: 100%

– Subsidiabel bedrag: wordt berekend

– Betalingsdatum: laatste dag waarover gerapporteerd wordt (binnen projectperiode)

– Betaald bedrag: overheadbedrag in €

Personeel

• Loonfiches of gelijkaardige bewijskracht (geen excel) ter vaststelling van brutoloon

• Andere looncomponenten: bewijsstukken of berekeningswijze

• Ondertekende tijdsregistratie: model met instructie op www.efro.be => reëel affectatie% maandloon in te brengen in applicatie

Personeel

• Overzicht inzet zelfde personeelsleden op verschillende projecten

• Vakantiegeld en eindejaarspremie: – Eenmalig: aparte kostenlijnen / theoretisch

affectatie%– Maandelijks: aparte kostenlijnen / reëel

affectatie% (indien veel personeel in- en uitdienst)

Personeel

• Indien geen maandelijkse afrekening loonkost (meerdere maanden per kostenlijn): toelichting/berekening bezorgen

• Alle eigen berekeningen: als rapportbijlage

• Wijziging personeelskosten in model kostendetaillering: historiek van affectatie per persoon ipv gemiddelde affectatie

Afschrijvingen: algemeen

• Afschrijvingen vanaf 1.000 € excl. btw = standaard

• Aankoopfactuur, betalingsbewijs, afschrijvingstabel

• In één keer in te dienen vanaf aankoopdatum• Investeringsproject: voor volledige projectperiode• Werkingsproject: voor resterende projectperiode

• Niet btw-plichtig => btw afschrijfbaar i.k.v. EFRO, maar niet via veld niet-terugvorderbare btw (dit veld altijd = 0)

Afschrijvingen: invoer applicatie

–Factuurdatum / Factuurnummer / Leverancier

–Voorwerp van de uitgaven: ‘afschrijving’ voorwerp + afschrijvingsperiode waarover gerapporteerd wordt (maximaal = projectperiode)

–Factuurbedrag excl. btw: afschrijvingsbedrag incl./excl. btw

–Niet-terugvorderbare btw: altijd 0 €

Afschrijvingen: invoer applicatie

– Bijdrage tot project: affectatie%

– Subsidiabel bedrag: wordt berekend

– Betalingsdatum: datum betaling aankoopfactuur

– Betaald bedrag: bedrag aankoopfactuur incl./excl. btw

Afschrijvingen: voorbeeld

Aankoop machine, aanschafwaarde 50.000 incl. btw, restwaarde 0, jaarlijkse afschrijving 10.000 incl. btw, projectduur 2 jaar, affectatie 50%, niet btw-plichtig

– Voorwerp van de uitgaven: afschrijving machine 01/10/2010 – 30/09/2012

– Factuurbedrag excl. btw: 20.000 € incl. btw (2 x jaarlijkse afschrijving incl. btw)

– Niet-terugvorderbare btw: 0 €– Bijdrage tot project: 50%– Subsidiabel bedrag: 10.000 €– Betalingsdatum: 10/03/2011– Betaald bedrag: 50.000 €

Inkomsten

• Volgens Europese regels:

Enkel subsidie op restkosten, na aftrek van de inkomsten. De inkomsten betalen een deel van het project en op dat deel worden er geen subsidies betaald.

• Eenvoudig voorbeeld:

Project kost 100.000 euro en heeft 10.000 euro netto-inkomsten. Hieruit volgt dat 10% van het project betaald wordt door inkomsten en er dus subsidie wordt toegekend op 90.000 euro.

Inkomsten

• Project met inkomsten - inkomstenlijn aanmaken in elk rapport- zelf in te vullen of door dossierbehandelaar

• Werkingsproject: effectieve inkomsten → aftrekken

– Meerdere inkomsten samenvoegen in één lijn (+toelichting/berekening)

– Bewijsstukken inkomsten bijvoegen

Inkomsten

• Investeringsproject: geschatte netto-inkomsten (TK ≤ 1mio €) of funding gap (TK > 1mio €) → pro rata per rapport

– Inkomsten per rapport = inkomsten % * ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport

– Inkomsten per rapport = (geschatte netto-inkomsten / totale kost) * ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport

Inkomsten

• Voorbeeld: investeringsproject met kostprijs < 1.000.000 € met geschatte netto-inkomsten:

Goedkeuring:– Totale projectkost 900.000 €– Geschatte netto-inkomsten na investering: 100.000 €– Voorziene subsidie = (900.000-100.000)*40%=320.000 €

Rapportering:– Kosten gerapporteerd in rapport 1: 80.000 €– Berekening inkomsten voor rapport 1=

(100.000/900.000)*80.000 = 8.888,88 €– Subsidie voor rapport 1 =

(80.000-8.888,88)*40%= 28.444,44 €

De minimis

• Toelichting staatssteun & template ‘de minimis verklaring’ op www.efro.be

• Promotor verzamelt ‘de minimis verklaringen’ en bezorgt deze aan beheersautoriteit (i.k.v. rapporteringen)

Overheidsopdrachten

Grondige controle op:

•Toepassingsgebied => speel op zeker

•Gevolgde procedure => grondige schriftelijke documentatie/motivatie (in het bijzonder bij uitzonderingsgevallen)

•Realisatie => bewaak overeenstemming gunning-realisatie

Inhoudelijke rapportering

• Indicatorenfiches per prioriteit op www.efro.be

• Inhoudelijke rapportering steeds cumulatief in te vullen (bedragen, indicatoren)

• Opvolging indicatoren via Begeleidingscomité

Opvolging rapporten

1. Dossierbehandelaar in projectorganisatie2. Statussen3. Herwerken4. Correctie van vergissingen: u bent iets

vergeten en ontdekt dit zelf5. Kostenlijnenoverzicht (project en per rapport)6. Ontbrekende bewijsstukken, kosten niet

aanvaard7. Opvolgen betaling

Opvolging rapporten

1. Dossierbehandelaar in Project – tabblad Projectorganisatie in project

02/553.37.30

Opvolging rapporten

2. Opvolgen behandeling - statussen– Rapport ingediend– Rapport in beslissing (= in behandeling)– Rapport te herwerken– Rapportbeoordeling beoordeeld (= niet definitief)– Rapportbeoordeling getekend (= definitief)

Opvolging rapporten2. Opvolgen behandeling - statussen

– Rapport ingediend– Rapport in beslissing (= in behandeling)– Rapport te herwerken– Rapportbeoordeling beoordeeld (= niet definitief)– Rapportbeoordeling getekend (= definitief)

Opvolging rapporten

3. Herwerken = dossierbehandelaar stuurt rapport terug voor verbetering of aanvulling

• Redenen: inkomsten ontbreken, vakantiegeld/eindejaarspremie niet op een aparte lijn, fouten met BTW, …

• In uw projectscherm:

Opvolging rapporten

• Open het rapport en klik op ‘herwerken’

Opvolging rapporten

• Open het rapport en klik op ‘herwerken’

Opvolging rapporten

• Nieuwe rapportversie die u aanpast en indient

Opvolging rapporten

4. Correctie van vergissingen die u zelf ontdekt na indiening.

– Neem contact op met actieve dossierbehandelaar: • Hij/zij houdt er rekening mee• Hij/zij laat u rapport herwerken

Opvolging rapporten

5. ‘Kostenlijnenoverzicht’ en ‘Kostenoverzicht per rapportbeoordeling’

• Op tabblad ‘Project’, aan de rechterkant in groene vak

• Ook al voor u een rapport indient

Opvolging rapporten

Kostenlijnenoverzicht

Ingediend bedragter subsidiëring

Aanvaardekost Opmerking = uitleg

Steun voor kostenlijn entotale steun over alle rapporten

Statusvan de kostenlijn

Kostenoverzicht per rapportbeoordeling

Ingediende en aanvaardekost

Opmerking = uitleg

Steun per kostenlijn entotale steun voor dit rapport

Rapportnummer

Promotor of copromotor

Opvolging rapporten

6. Ontbrekende bewijsstukken, kosten niet aanvaard

• Reden terug te vinden in kostenlijnenoverzicht of bij iedere kostenlijn afzonderlijk

• Oplossing = bewijsstukken toevoegen bij volgend rapport. Dossierbehandelaar kan oude lijn opnieuw behandelen op basis van de nieuwe informatie. Duidelijk vermelden.

Opvolging rapporten

7. Opvolgen betaling

• Tabblad financieel overzicht / Tabblad betaalopdrachten

Opvolging rapporten

Opvolging rapporten

Hulp nodig?

• In uw project op het tabblad projectorganisatie

– Projectbegeleider– Dossierbehandelaar

• Contactinformatie:

– Inhoudelijke projectbegeleider: meestal contactpunt– Technische vragen: efrosupport@vlaanderen.be of

02 553 37 30