Projectplanning- Valorisatie -

26 maart 2013

Inhoud– Communicatie– Disseminatie– Exploitatie

Valorisatie

“Valorisatie is het verspreiden van informatie over je projectresultaten naar de doelgroepen (disseminatie) en het effectieve gebruik ervan door hen (exploitatie).”

Doel: lange-termijn duurzaamheid:Impact en integratie in de praktijk.

Hoe valoriseren?

• Gaat niet vanzelf• Draagvlak bij alle partners, medewerkers• Continu proces

Maak een valorisatieplan!

Inhoud valorisatieplan

1. Algemene communicatie“bewustmaking: we bestaan”

2. Disseminatie“promotie naar de doelgroepen: overtuigen van de voordelen”

3. Exploitatie“zorgen dat de doelgroepen het ook effectief gebruiken”

1. CommunicatiePromotie en sensibilisering vanaf projectbegin

– Bekendmaken van het bestaan van het project voor en tijdens de uitvoering: “We zijn er mee bezig”

– Netwerk sensibiliseren, nieuwsgierig maken– Intern: collega’s worden “ambassadeur”– Extern: “marketingdoelgroep”– Partners betrekken

Er hoeft nog geen concreet resultaat te zijn.“Buzz”

Middelen

• Elevator talk• Zichtbaarheid van basisinformatie

(meestal via website): doelstellingen, activiteiten, resultaten, partners, contactgegevens projectleider

• Huisstijl• Slogan

Noot: Elke projectmedewerker is op de hoogte en draagt dezelfde boodschap uit

Zorg voor een “elevator talk”, “pitch”

Benoem hierin 3 zaken die je absoluut moet vermelden over je project als je maar 2

minuten tijd hebt?

Kan je ze in een zin gieten? Hallo ik ben Jan van organisatie X en ik …

Voorbeeld“Goeiedag, mijn naam is Elke Gubbelmans en ik behoor tot de onderzoeksgroep Lab4U van de Khlim. Momenteel werk ik aan het project “Ultrasoon geassisteerd uitlogen van (an)organische polluenten uit bodemfracties”. Wat we willen bereiken met ons onderzoek is een betere zuivering van verontreinigde grond door het toepassen van de ultrasoontechniek in combinatie met het toevoegen van additieven. De grondreinigingscentra zijn vragende partij om hun installaties te upgraden met innoverende technieken om tegemoet te komen aan hun beperkingen. De combinatie van ultrasone golven en additieven biedt hiervoor een oplossing.”

Uitdaging bij geven van basisinformatie

bv op website, persbericht, mailing, presentatie, elevator talk

Zender die zelf veel kennis van zaken heeft moet een complexe boodschap overbrengen

aan een kritische niet-specialist (via een medium dat beperkend is en

dat geen feedback toelaat.)

10

Basisprincipes

• Schrijf duidelijk< ontvanger = niet-specialist< geen mogelijkheid tot vragen stellen

• Schrijf bondig < meer woorden over om te verduidelijken< wollig = meer kans op ruis

• Schrijf correct < incorrect => onduidelijk < incorrect => attitude

11

Alineastructuur

• 1 “kernzin” – essentie van alinea– voorkeurspositie: begin alinea

• een aantal uitwerkzinnen – uitleg, argumentatie, voorbeelden,…

• herformulering van kernzin (optioneel)

12

Kernzin• drukt precies één idee uit = kernidee,

hoofdgedachte• functies:

– alinea omsluiten (afbakenen)– alinea ontsluiten (vraag oproepen)

• vorm:– “onderwerp” + “uitspraak”– “uitspraak” = oordeel/bewering over

onderwerp• kernzin kan daarna uitgewerkt worden in

de alinea 13

Voorbeeld inleidende tekst project website

De geestelijke gezondheidszorg in Vlaanderen behoort tot de beste ter wereld. Althans wanneer het om genezing gaat. De overheid levert al flink wat inspanningen op het vlak van wonen en werken maar naar vrijetijdsbesteding niet. Voor wat het sociale herstelproces van (chronisch) psychiatrische patiënten betreft; is er nog veel werk aan de winkel. Zeker voor wat betreft geïnterneerden, deze personen hebben vaak jaren in de gevangenis gezeten en werden met leegtes geconfronteerd. Nu ze met mondjesmaat terug richting maatschappij gaan, blijven deze leegtes vaak bestaan. Ze hebben inderdaad wel een woning en een dag invulling maar hoe kunnen zij hun vrije tijd doorbrengen?

In het kader van dienstverlening willen wij een vorming ontwikkelen die wij aan het ziekenhuis aanbieden. We willen deze vorming doorlopen, evalueren en vervolgens de verpleegkundigen opleiden om deze op zich te nemen.

??? 14

+ Geïnterneerden die terugkeren naar de maatschappij weten vaak niet hoe om te gaan met hun vrije tijd. De overheid zorgt wel voor een woning en voor werk, maar zij levert verder geen inspanningen om het sociale herstelproces van (chronisch) psychiatrische patiënten te bevorderen. Nochtans kan een geslaagde vrijetijdsbesteding één van de sleutels zijn tot een succesvolle maatschappelijke reïntegratie.

+ Dit project beoogt dan ook een vormingspakket te ontwikkelen dat geïnterneerden aanleert hoe om te gaan met hun vrije tijd. Wij willen het vormingspakket proefdraaien, evalueren en vervolgens verpleegkundigen opleiden die de vorming zullen toepassen in ziekenhuizen.

Meer geschikt als ELEVATOR TALK of als inleidende tekst op een website of interne briefing

15

Inhoud– Communicatie– Disseminatie– Exploitatie

2. DisseminatieDoelgerichte publiciteit van concrete resultaten

– Informatie over de projectresultaten aan de doelgroepen geven overtuigen van de voordelen

Voorzie tijd in het begin van je project om dit te plannen: afbakenen doel, informatie, doelgroepen, kanalen

“Een communicatieplan is een plan waarin een organisatie vastlegt hoe zij

boodschappen uitdraagt naar de doelgroepen. In een communicatieplan wordt beschreven op welke wijze deze boodschap uitgedragen wordt en welke

middelen de organisatie daartoe ter beschikking stelt.”

Bron: http://www.voorbeeldvinden.nl/communicatieplan/

Disseminatieplan

Wat wil je promoten, aan wie, via welke methode en kanaal, wanneer en wie zal dit uitvoeren?

19

Wat? doelgroep methode kanaal wanneer Door wie

Boek over Limburgs design

Volwassenen geïnteresseerd in kunst en design

-Schriftelijke persberichten-netwerking

-Nieuwsbrief Design Vlaanderen-Cumulus conferentie

jan2012 MAD, Z33, DPL

XXXX YYY ZZZ

Welke resultaten?

• Wat is het belangrijkste projectresultaat dat je wil promoten en waarom? Mogelijke redenen:– Opbouwen van een imago– Nieuwe technologie introduceren– Nieuw product introduceren– Verkoop opdrijven van een bestaand product– Verbeteren van relatie met klanten– Weerstand wegnemen t.o.v. iets nieuw

Naar wie?Ken uw doelgroep! Wie wil je bereiken?Soort ontvanger => aard en communicatiemiddel/kanaal.

Welke kanalen heb jij?

• Project specifieke kanalen:– Eigen nieuwsbrief, mailinglist, blog, wedstrijd, uniek

partnerschap, iets heel nieuw…• Bestaande aanwezige kanalen (vb FB, linkedin)

• Intern versus extern

Welke zijn de “typische” kanalen voor jouw doelgroep? Congressen, social media, kranten …?

Opgepast: Zelfs een nieuw social mediaplatform moet nog bekend gemaakt worden via bepaalde kanalen

Interne communicatie“Veel bedrijven vergeten te zorgen voor intern draagvlak. Zorg ervoor dat uw ideeën intern gedragen en opgevolgd worden. Zeker bij grotere organisaties is het lastig om het personeel op de hoogte te houden van het beleid. Door het personeel te betrekken zullen zij zich veel beter inzetten. Wat weer positieve effecten heeft op de resultaten. Intern draagvlak is essentieel voor een succesvolle uitvoering. Hoe bereikt u dat? Met interne communicatie. Interne communicatie is geen tijdelijk iets, maar is voortdurend van belang. Informeren, enthousiasmeren en aansturen. En niet alleen als eenrichtingsverkeer, maar ook als wisselwerking.”

Bron: http://www.managementsite.nl/6912/organisatiecultuur/interne-communicatie-bepaalt-succes.html

Uitbreiding?

• Zijn er nog andere mogelijke projectresultaten of uitkomsten die je kan promoten en zo ja naar wie?

Bv. De samenwerking op zich, de gebruikte methodes …

• Hoe?

Voorbeeld

Projecttitel: Optimalisatie van de beeldvorming en beeldverwerking voor een 3D-ROBOTBINPICKING systeem

WatDoelgroep Methode/materiaal Kanaal Wanneer Door Wie

Vooruitgang Kenniskring Mondelinge presentatie Vergadering Halfjaarlijks Presentatie van de stand van zaken door KHLimKenniskring geeft feedback

Overzicht van bestaande technieken met voor- en nadelen en toepassingsgebieden

Kenniskring, externe bedrijven collega’s, studenten die hun stage doen op ACRO

Schriftelijk Rapport -Ondersteuning van de bedrijven in de zoektocht naar een geschikt 3D Robot Binpicking systeem- Email, server Acro, visiecursussen 

Na WP2.1 Roel Van EvenBart Jacobs

Publicatie van de onderzoeks-resultaten: bevindingen van het rapport over de bestaande technieken en hun voor- en nadelen alsook toepassings-gebied, onderzoeksmethodiek en resultaten, voorstelling expertise ACRO

Onderzoekers binnen het domein Robotica&Visie

Publicatie Technologisch wetenschappelijk magazine – nog te bepalen

Voor symposium Field & Robotics 2013

Roel Van EvenBart Jacobs

Voorstelling van de onderzoeks-resultaten: bevindingen van het rapport over de bestaande technieken en hun voor- en nadelen alsook toepassings-gebied, onderzoeksmethodiek en resultaten, voorstelling expertise ACRO

Onderzoekers binnen het domein Robotica&Visie

Deelname en lezing aan wetenschappelijk symposium “Field&service robotics 2013”

Mondeling – Conferentie 

To be announced

Roel Van EvenBart Jacobs

Demodag in de deelnemende bedrijven: gedurende de eerste twee jaar twee bedrijven (Phaer en Pullmaflex), bij een eventuele verlenging van het project in het derde jaar nog twee: Hupico en XRE

Bedrijven, kenniskring, collega onderzoekers en docenten binnen het domein Robotica &Visie

1 testopstelling per bedrijfscase 

MondelingVisueel

Einde Project Roel Van EvenBart Jacobs

Demo-opstelling Bezoekers beurzen, bezoekers ACRO

Demo-opstelling = test opstelling

-Visueel-Beurzen met als onderwerp Robotica en Visie: o.a.Vision 2014, …, zowel nationaal als internationaal

Demo opstelling beschikbaar na afloop project

ACRO

Lessenpakket Studenten Theoretisch cursusmateriaal en labo opdrachten

HoorcollegesPractica

Na het einde van het project

Docenten KHLim

-Algemene Informatie over het project-Beschrijving van de projectresultaten

Bezoekers website (bedrijven die actief zijn binnen robotica en visie, andere kennisinstellingen)

Website (Zie Bijlage 1) Internet Vanaf de start van het project, projectresultaten kunnen gaandeweg toegevoegd worden

Webbeheerder ACRO

Demo/promo filmpje Bezoekers website, bezoekers beurzen, bezoekers ACRO 

promofilmpje 

- Op beursen laten zien op grote tv- link naar youtube op website- link doormailen naar geinteresseerden

Einde project Roel Van Even

Oefening

Maak nu een actieplan voor jullie project, dit is het startpunt van je disseminatieactiviteiten.

Mogelijk sjabloon:Wat? doelgroep Methode/

materiaalkanaal wanneer Door wie

X

Y

Origineel zijn mag!

Project “Fabricare”

Het maken van een E-shop maken Limburgse ambachten hun unieke producten kunnen verkopen en promoten.

“ De print-promotie wordt op een originele manier gedaan. We willen het papier vervangen door hout. Hierop willen we ons logo/ website branden. Dit zal de kosten beperken: Geen drukkosten, werken met afvalhout. Dit is ook zeer milieuvriendelijk. Dit wekt interesse op.”

Project WWF-DelhaizeProjectdoel: sensibiliseren van de consument over de impact van wat ze verbruiken.Door een partnerschap met Delhaize bereikt WWF een enorme groep consumenten.Win-win: hype, verzamelwoede, meer klanten

Budget• Bij verzending van een mailing

per post:– Ontwerp– Drukkosten– Papier– Verzendingskosten– Omslagen

• Bij affichage:– Hoeveel posters of borden,

formaat, kleur?• Bij advertenties:

– Welke tijdschriften/kranten?– Formaat?– Hoe vaak verschijnen?

• Bij inzetten van internet:– Banners, advertenties of fan

page op social media?– Webhosting

• Bij het organiseren van een congres:– Zaalhuur– Uitrusting: audio, video, ICT,

stoelen, tafels– Catering – Mapjes of tassen, badges, print

materiaal– sprekersvergoedingen

• na afloop: web hosting en onderhoud, bijkomend drukwerk.

Je hebt nu een draagvlak gecreëerd en interesse opgewekt bij je doelgroepen voor je project

(d.m.v. communicatie en disseminatie) maar hoe ga je er voor zorgen dat je projectresultaten

blijven voortbestaan?

Inhoud– Communicatie– Disseminatie– Exploitatie

3. ExploitatieDuurzaam en veerkrachtig op lange termijn?

– Economisch (vermarkten)– Financieel (betaalmodellen)– Juridisch– Maatschappelijk– Ecologisch

• Wat zorgt voor een feitelijke “ingebruikname”?• Toegang vinden tot beleidsmakers / directie• Voorzie tijd in laatste fase van je project om

exploitatieplan te maken over deze aspecten

Exploitatieplan - inhoud• Wat zijn de exploiteerbare resultaten?• Zijn er op basis van deze resultaten nieuwe initiatieven mogelijk?• In hoeverre zijn je resultaten bruikbaar voor andere doelgroepen

(personen, interne diensten, instellingen, landen, talen)?• Commerciële aspecten:

– Heb je een marktstudie gedaan? Wie wil jouw product?– Hoeveel gaat je basisproduct kosten? Hoeveel moet je verkopen

voor je uit de kosten bent?– Welke verkoopkanalen ga je gebruiken?

• Hoe verloopt de toegang tot de resultaten? Gratis, betalend, op aanvraag? Anoniem? Op naam? Ingebouwde reclame?

• Zijn er juridische zaken die in de toekomst belangrijk kunnen worden?

Best-PracticesGPS

uitbreiding doelgroep: leger burger

Software SurveyMonkey: Verschillende betaalmodellen voor diverse soorten klantengroepen: light versie : gratis, full version: betalend

Streaming video technologie: Nieuwe sector: oorspronkelijk porno-industrie nu ook voor entertainment, onderwijs, informatief

Benidorm BastardsNieuw land: België VS (mits aangepaste grapjes, respecteren andere opnameregels)

KHLim voorbeelden

• IWT• Edict

Niet alle exploitatie moet financieel economisch zijn maatschappelijk!

Vakdidactiek: handboek voor nieuwe didactische modellen: herdruk wegens succes in onderwijs

KMO-Innovatie project met Gielen Recycling

Hout sorteren uit MDF met een camera hergebruik minder afval- Commercialisering door Finse firma- Transfer naar ander domein: Zelfde

toepassing werd ontwikkeld voor Ford Genk (camera die op basis van beeldanalyse ziet waar nagels zitten)

- Nieuw projectidee: hoe beton en steen scheiden (KMO-Innovatie)

De nieuwe intelligente voorleesloep

Toepassing voor slechtziendenCamera op post/krant/boek projectie naar TV- Commercialisering door firma i.s.m.

ziekenfonds

www.kobavision.be

Mobile Solar Power Trailer

Elektriciteit opwekking op festivals door middel van mobiele zonne-energieResultaat van TETRA

Good-practice?CEF project: Geweldig projectresultaat!• Interesse:

– Commerciële uitgever– Diverse Europese

onderwijsinstellingen• Reactie projectteam:

“OEI! WAT DOEN WE MET DIE INTERESSE???”

Er was geen exploitatieplan gemaakt dat kon helpen een beslissing te nemen hierover…

OefeningDenk eens na over de lange termijn duurzaamheid van je project?

– Zie je bijvoorbeeld mogelijkheden voor transfer naar andere domeinen, talen, landen, interne diensten of doelgroepen?

– Zie je mogelijkheden voor een vervolgproject of een netwerk?

– Is commercialisering mogelijk? Hoe?– Heb je genoeg mensen/middelen voor

onderhoud van de resultaten– Wie heb je daarvoor nodig?

Exploitatie:ook plichten en rechten …– Intellectuele Eigendomsrechten

• Auteursrecht: let op: enkel voor tastbare en originele zaken. Niet voor ideeën!

– Morele rechten: niet overdraagbaar– Vermogensrechten: overdraagbaar

• Patenten en octrooien– Geheimhoudingsplicht? (Non-disclosure agreement)– Voorwaarden rond voorkennis– Alternatieve modellen: MOOC, Creative Commons– Betaalmodellen

• Royalties: pay-per-use• Shared revenue• Op basis van offerte• Op basis van werkelijke prestatie

– Verduidelijk deze aspecten steeds in een overeenkomst!

Voorbeeld: opdracht voor automerk

Een KMO deed een project in opdracht van een zeer bekend automerk.De KMO was hier zeer trots over en zette een nieuwtje hierover op zijn website onder “lopende projecten”.Er kwam een fikse klacht van het automerk. De opdracht moest GEHEIM blijven !!!

IPR

• Complex• Verandert voortdurend• Professioneel advies inschakelen• Vooral in geval van

– commercialisering of – aanlevering van materiaal door derden

Zijn er vanuit juridische standpunt zaken waar je mee rekening zal moeten houden?

Risico managementbij valorisatie

“In a perfect world, projects would be delivered on time, under budget and with no

major obstacles. But we dont live in a perfect world – projects have problems. Consider it interesting, and remember …

never let them see you sweat”

(Quote van een projectleider)

48

Risicomanagement• Onzekerheid is eigen aan een project

• Risicomanagement is het identificeren en beoordelen van de onzekerheden of risico's en het vaststellen van beheersmaatregelen. Met beheersmaatregelen worden activiteiten bedoeld waarmee de kans van optreden of de gevolgen van risico's worden beïnvloed.

• Risico wordt vaak als volgt "gedefinieerd":

Risico = kans x gevolg

Maak een analyse van de…

• Nadelen, valkuilen, belemmeringen Welke mogelijke problemen, risico’s, weerstanden zien we (technologisch, organisatorisch, markt…)?

• Schat voor elk probleem de grootte van het risico in

• Oplossingen of beheersmaatregelenWelke oplossingen zien we daarvoor of hoe anticiperen?

• Infokit risk management: http://www.jiscinfonet.ac.uk/InfoKits/system-implementation/managing/managing-risk

• http://www.projectmanagementguru.com/risk.html

Oefening per twee

• Oplijsting risico’s, grootte, mogelijke oplossingen

• Bespreking in groep

Veel voorkomende risico’s• geen duidelijke opdrachtgever• een onduidelijk doel• geen goed projectplan• veroudering technologie• te optimistische tijdsinschatting• wegvallen van een partner• bankroet software supplier• vernieling hardware dor brand• teveel partners en afhankelijkheden• frequente personeelswissels• stedenbouwkundige voorschriften• juridische en ethische aspecten

(bv. Bij projecten met kinderen, personen met een handicap, bejaarden …)

Bedankt!

helena.bijnens@khlim.be