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PROJECTO FAS3 | FORMAÇÃO ACÇÃO SOLIDÁRIAmelhorar a qualidade da gestão, garantir a sustentabilidade

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O QUE É O PROJECTO FAS?a quem se destina?É UM PROJECTO DE FORMAÇÃO ACÇÃO SOLIDÁRIA – FINANCIADO PELO POPH, MEDIDA 3.1.2.

•Tem a duração de dezoito meses, iniciando-se hoje [dia 25 de Fevereiro]

•Destina-se a 81 IPSS [38 no Norte, 27 no Centro, 14 no Alentejo e 2 no Algarve]

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O QUE JÁ FOI FEITO? QUAIS OS RESULTADOS?FAS1 [2008/2010] . FAS2 [2010/2012]

FORAM ABRANGIDAS 138 IPSS [62+76]

•Aumento da qualificação de trabalhadores e Dirigentes•Introdução de mudanças organizacionais•Melhoria da qualidade dos serviços prestados

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PROJECTO FAS1RETROSPECTIVA

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FAS 1 [62 IPSS]100 horas de formação + 50 horas de consultoria

• Horas de formação 6 416 (mais 216 do que as aprovadas)• Horas de consultoria 3 345 (mais 245 do que as aprovadas)• Formandos abrangidos 5 567 (duplicou em relação ao aprovado)• Pessoas consultoria 6 915

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FAS 1 | AVALIAÇÃO QUALITATIVAconclusões1. Melhoria do processo de gestão

– 91% dos colaboradores afirmou que “O Projecto provocou melhorias na organização e gestão global da IPSS(controlo de gestão, relação com utentes, relação com colaboradores…)”;

– 85% dos dirigentes considerou que “O projecto teve um impacto importante/muito importante na melhoria das práticas de organização/gestão global da IPSS”;

2. Melhoria do clima de trabalho e gestão dos recursos humanos– 75% dos colaboradores considerou que o “Projecto teve um impacto “importante/muito importante” na melhoria do “clima de trabalho” da

IPSS”;– 73% dos dirigentes considerou que o “Projecto teve um impacto “importante/muito importante” na melhoria da gestão dos recursos

humanos na IPSS”;

3. Melhoria das competências dos trabalhadores– 92% dos colaboradores afirmou que “O Projecto provocou melhorias na qualificação dos colaboradores da IPSS”;– 85% dos dirigentes referiu que o “Projecto teve um impacto “importante/muito importante” na preparação dos colaboradores”;– 72% dos dirigentes considerou que o “Projecto teve um impacto “importante/muito importante” na melhoria do desempenho dos

colaboradores”.

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PROJECTO FAS2RETROSPECTIVA

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FAS 2cerca de 200 horas de formação e 20/25 horas de consultoriaO projecto FAS2 propôs-se responder a uma necessidade sentida pelas IPSS evidenciada durante o FAS1, que era a de implementar um “Sistema de Gestão da Qualidade” e aplicar os “Manuais de Avaliação da Qualidade das Respostas Sociais” do ISS.

Aprovado Executado Taxa de Execução

Nº de horas de formação 14 301 15 519 109%

Volume de formação 135 512 155 791 115%

Nº de formandos previsto 1 072 12 041 1123%

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FAS 2os resultados da avaliação de impacto são os seguintes:

• 67% dos dirigentes e 60% da equipa da qualidade considerou que o SGQ está totalmente ou na sua maior parte implementado, apenas 12% dos dirigentes e 14% da equipa da qualidade consideram que só está uma pequena parte do sistema implementado;

• 95% dos dirigentes e 86% da equipa da qualidade assegurou que será dada continuidade ao trabalho realizado pelo Projecto FAS2;

• Mais de 80% dos dirigentes e da equipa da qualidade afirmou que o Projecto contribuiu para a melhoria da organização do trabalho e para a melhoria da comunicação e informação interna;

• 71% dos dirigentes e 56% da equipa da qualidade considera que o FAS2 contribuiu para a melhoria da definição da estratégia e planeamento global da IPSS;

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FAS 2Quanto à gestão de recursos humanos e à motivação e satisfação dos colaboradores, mais de 50% dos dirigentes e da equipa da qualidade consideram que o Projecto contribuiu para a sua melhoria;

Os itens avaliados negativamente pelos inquiridos foram:

•a duração total do projecto,

•a duração da consultoria

•a duração da formação/Sistema de Gestão da Qualidade,

onde, quer os dirigentes, quer a equipa da qualidade, consideraram que a duração foi insuficiente.

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FAS 2

Quanto ao impacto ao nível dos serviços prestados e da melhoria da satisfação dos utentes, as respostas foram as seguintes:

•71% dos dirigentes e 60% da equipa da qualidade consideram que houve melhoria na qualidade dos serviços prestados;

•61% dos dirigentes e 58% equipa da qualidade consideram que contribui para um aumento da satisfação dos utentes;

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FAS 2Como grau de satisfação global do projecto, 74% dos dirigentes e 62% da equipa da qualidade consideram estar totalmente satisfeitos ou muito satisfeitos com o Projecto FAS2.

71% dos dirigentes estão receptivos a frequentar um projecto de formação para dirigentes, referindo as seguintes áreas de formação como prioritárias:

•gestão de recursos humanos,

•gestão estratégica e financeira,

contributos para uma desejada auto-sustentabilidade, estratégia de desenvolvimento das IPSS´s, empreendedorismo social, inovação

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PROJECTO FAS3

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FAS3 | O QUE NOS PROPOMOS FAZER?As ações de disseminação dos projetos FAS ao conjunto das IPSS associadas da CNIS tornaram mais evidente a necessidade de uma formação que responda às necessidades específicas de cada uma das destinatárias, que melhore o desempenho das pessoas que nelas trabalham, que melhore a qualidade dos serviços prestados e que assegure a sustentabilidade das IPSS, objetivo primeiro deste projeto.

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FAS3NECESSIDADE DE:•Uma gestão organizacional com sentido social;•Elementos dos órgãos sociais mais qualificados e mais informados (sempre que possível, apoiados por quadros com experiência de gestão);•Colaboradores qualificados, empenhados e participativos.

É TAMBÉM NECESSÁRIO ENCONTRAR ESTRATÉGIAS DE:•Redução de custos e aumento da eficiência dos recursos disponíveis;•Diversificação das fontes de receita; •Práticas de complementaridade entre as IPSS.

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FAS3É fundamental dedicar uma atenção especial às qualidades humanas e profissionais dos colaboradores e dos dirigentes.

O FAS3 tem como enfoque fundamental o reforço de competências e capacidades dos dirigentes das instituições como gestores de facto das instituições e, simultaneamente, responsáveis pelas estratégias de sustentabilidade e viabilidade por elas implementadas.

Assim, propomos que o novo projecto, FAS3 – Formação Acção Solidária, centre a sua intervenção na Sustentabilidade, nas suas várias vertentes e implicações, criando condições técnicas e organizacionais para o desenvolvimento de uma intervenção mais qualificada e adequada, em resposta aos desafios actuais com que as instituições têm de lidar.

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PROJECTO FAS3acções a desenvolver

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FAS3ENUNCIADO DAS ACÇÕES

Este projecto surge, pois, para colocar ao serviço das IPSS destinatárias um conjunto de “facilitadores”, formadores especializados e de “espaços” de trabalho em comum que possam ajudar os seus dirigentes e colaboradores a dar os passos necessários no sentido de instituírem, de uma forma organizada e sustentável, que perdure para além do projecto, procedimentos internos de garantia de sustentabilidade, da auto-avaliação participada, de atenção às necessidades das populações servidas e de prestação de contas à sociedade.

Considerando que a instituição sustentável e que este tipo de procedimentos depende muito da qualificação dos dirigentes e do pessoal ao serviço destas entidades, o núcleo duro do projecto consistirá em tarefas de formação - acção a realizar nas entidades destinatárias do projecto com a ajuda desses “facilitadores” e formadores.

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1 | NO INÍCIO DA INTERVENÇÃO, EM CADA IPSS, SERÁ REALIZADO:

• Um diagnóstico participado, com vista à caracterização da instituição, ao envolvimento de todos, dirigentes e colaboradores;

• Um Plano de Formação;

• Um Plano de Melhoria para a Sustentabilidade;

• Um Diagnóstico Económico-Financeiro que será fundamental e orientador de toda a intervenção formativa do projecto.

Este Diagnóstico Económico-Financeiro será a ferramenta chave para identificar fragilidades e oportunidades de intervenção através da formação-acção orientadas para a capacitação interna na resposta às questões identificadas.

O trabalho de consultoria em cada uma das 81 IPSS destinatárias, será realizado por consultores devidamente habilitados para o efeito e enquadrados por um consultor coordenador e pela equipa técnica do projecto.

Os consultores deverão identificar, de uma forma participada pelos dirigentes e colaboradores, as necessidades e possibilidades de melhoria nos processos de gestão, o plano de formação e elaborar um diagnóstico económico financeiro. Como atrás foi referido O Plano de Intervenção, em cada IPSS, resultará da informação e propostas sugeridas pelos três instrumentos trabalho atrás descritos.

A formação - acção em cada uma das 81 IPSS, será assegurada por entidades formadoras devidamente habilitadas para o efeito e enquadradas pela equipa técnico do projecto e pelos consultores.

Realização em cada uma das 81 IPSS (38 Norte, 27 Centro, 14 Alentejo e 2 Algarve) de cerca de 200 horas de Formação – Acção Individualizada e de 80 horas de Consultoria.

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FAS 3metodologia da formação-acçãoA formação - acção centra a sua intervenção formativa no formando considerado individualmente (técnicos, colaboradores e dirigentes) e no colectivo (equipas e organização) integrado no seu contexto real de trabalho, diagnosticando os projectos e problemas associados ao desenvolvimento da organização, adaptando o conteúdo formativo às necessidades do seu desempenho técnico e institucional.

A mais valia gerada pela formação - acção é internalizada na organização respondendo directamente às suas necessidades de desenvolvimento e competitividade e estabelecendo uma relação de causa efeito entre as competências individuais dos recursos humanos e o nível de desempenho da organização.

O conceito da formação - acção inclui a mobilização para um diagnóstico participado na organização e a reflexão estruturada que possibilita a construção de um plano de formação como suporte de um plano de acção, e coloca as competências técnicas e profissionais com a correspondente qualificação dos recursos humanos como o alvo estratégico desta metodologia.

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FAS 3participação•Este conceito implica o envolvimento de todos os níveis funcionais da organização, funcionários, técnicos, dirigentes, mobilizando-os para um processo organizado e sequencial de análise da organização, suas características e identidade, potencialidades e recursos.•A participação activa de toda a organização é considerada fundamental na implementação de estratégias de sustentabilidade quer na fase de diagnóstico e auto-avaliação interna, quer no envolvimento nas estratégias de mudança.•Os processos participativos devem também ser geridos de maneira a que não se diluam as responsabilidades próprias de cada um dos colaboradores da organização, sejam eles dirigentes, ou não, ou seja, é preciso que cada um seja valorizado nas funções que lhe cabem, mas também

responsabilizado pelo que está sob a sua alçada.

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FAS 3flexibilidade e adequação

As medidas a propor e a adoptar deverão resultar essencialmente dos processos participativos atrás descritos e não de soluções padronizadas, importadas de fora da organização de um modo que não atenda às suas características próprias.

simplicidadeMuitas vezes os problemas, as necessidades e as oportunidades a atender na melhoria da gestão destas organizações passa por coisas que são, ou devem ser relativamente simples.

atenção às populações servidasAs melhorias na gestão destas organizações devem sempre ser entendidas como instrumentais relativamente a um fim último que é a melhoria da qualidade dos serviços que prestam às populações com quem trabalham.

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2 |

ESTES CURSOS TERÃO A DURAÇÃO DE 60 HORAS, EM HORÁRIO PÓS LABORAL, REALIZANDO–SE 6 HORAS POR SEMANA DURANTE 10 SEMANAS.

Tem como objectivo capacitar os dirigentes nas áreas:

•Planeamento Estratégico para a Sustentabilidade;

•Gestão de Pessoas;

•Liderança e Negociação;

•Informação Contabilística de Apoio à Gestão;

•Gestão Financeira;

•Problemas e Politicas Sociais;

•Direito do Trabalho.

Curso de Gestão para Dirigentes cada entidade destinatária poderá indicar entre 3 e 5 dirigentes para participarem nestes cursos de formação padronizada.

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3| Instituição de formas organizadas de acompanhamento do projecto e de disseminação dos seus resultados, a nível nacional e distrital, dotadas de apoio técnico e científico, que permitam não só o controlo da execução do projecto, mas que sejam também espaços de reflexão e de trabalho em comum, envolvendo todas as entidades participantes no projecto e outras que se lhe queiram juntar, com vista à troca de experiências e à identificação de necessidades e de possibilidades de parcerias frutíferas que possam perdurar para além do termo do projecto.

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ENQUADRAMENTO

O projecto FAS III tem a ambição de proporcionar às IPSS suas destinatárias a oportunidade de acesso a apoio técnico qualificado no apoio à sustentabilidade.

A participação de cada IPSS destinatária do Projecto FAS III é o resultado de um processo de selecção que traduz a confiança nestas instituições e a certeza do seu empenhamento no desafio que lhes é lançado.

Este é, de facto, um desafio exigente que implica que as direcções tenham uma atitude de grande abertura e colaboração em todas as etapas do projecto, nomeadamente nas iniciais, em que a partilha de informação, veracidade do diagnóstico e proximidade com a equipa técnica são factores determinantes do êxito de todo o processo.

Acreditamos no empenhamento sem reservas das direcções das instituições, já que sem a sua colaboração o projecto não terá viabilidade. Este destina-se a ser útil e prático na resolução dos problemas das instituições, não é, pela sua natureza, apenas um projecto formativo mas sim uma ferramenta para a gestão das instituições. Para o arranque do projecto será necessário formalizar um compromisso através da celebração de um Protocolo de Parceria a estabelecer entre a CNIS e cada uma das IPSS.

FAS 3proposta de Protocolo de Cooperação (1)

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Considerando:

1. Que a CNIS está empenhada no apoio às IPSS na superação dos constrangimentos à sua sustentabilidade económica e financeira;

2. Que para muitas das IPSS é urgente o acesso a instrumentos de gestão e organização interna que lhes permitam o reforço da sua sustentabilidade, através de ganhos de eficiência;

3. Que a manutenção actual e sustentabilidade futura estão fortemente condicionadas pela adopção de instrumentos, competências formativas e modelos de gestão e de qualidade que adoptarem;

4. Que o Projecto FAS3 pretende incentivar e capacitar as instituições destinatárias para o desenvolvimento e a implementação de um Sistema de Gestão orientado para a Sustentabilidade e o reforço das competências dos seus colaboradores e dirigentes;

5. Que a experiência da CNIS com os projectos FAS 1 e 2, foi avaliada muito positivamente e constituiu uma boa prática, testemunhada nas suas avaliações;

FAS 3proposta de Protocolo de Cooperação (2)

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A CNIS apresentou uma nova candidatura ao POPH, medida 3.1.2, do Projecto de Formação Acção Solidária – FAS3, com a qual se propõe colocar ao serviço das IPSS destinatárias, um conjunto de formadores/consultores especializados e de espaços de trabalho em comum que possam ajudar os seus dirigentes e colaboradores a dar os passos necessários no sentido de criarem, de forma organizada e que perdure para além do projecto, procedimentos internos de garantia de sustentabilidade.

Para a concretização dos objectivos atrás expostos, celebra-se o presente protocolo entre a CNIS e cada uma das 81 IPSS destinatária do projecto FAS 3 – Formação Acção Solidária.

Entre:

A Confederação Nacional das Instituições de Solidariedade, adiante designada por CNIS, com sede na Rua Júlio Dinis, 931, 3º esq. Na cidade do Porto, NIPC 501 146 253, representada por Lino da Silva Maia, presidente da Direcção,

E

A (Nome IPSS)..... , com sede .... concelho de ...., NIF nº ...., representado por ...., presidente da Direcção.

FAS 3proposta de Protocolo de Cooperação (3)

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OBRIGAÇÕES DA CNIS (I)

• Compete à CNIS, garantir a realização, em cada uma das IPSS, das seguintes acções:

i. Elaboração de um plano de intervenção, baseado no levantamento participado das necessidades formativas, do plano de melhorias e do diagnóstico económico-financeiro, com vista a implementação de um Programa de Gestão para a Sustentabilidade;

ii. Realização dos módulos da formação acção, cuja duração é variável, cerca de 200 horas, por IPSS;

iii. Realização de 80 horas de consultoria em cada IPSS, sendo 10 horas da responsabilidade da Universidade Católica, consultor coordenador, 45 horas da responsabilidade das entidades formadoras e 25 horas executadas por consultoras contratadas directamente pela CNIS;

FAS 3proposta de Protocolo de Cooperação (4)

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OBRIGAÇÕES DA CNIS (II)

2. Compete ainda à CNIS:

i. Promover a realização de acções de formação padronizada, Cursos de Gestão para Dirigentes, com a duração de 60 horas em horário pós laboral, com a duração de 10 semanas, 6 horas por semana e onde cada IPSS poderá indicar entre 3 e 5 dirigentes;

ii. Elaborar os diagnósticos de viabilidade económica financeira de acordo com os dados fornecidos pelas direcções das instituições que permitam definir a estratégia formativa e de intervenção do projecto;

iii. Promover a realização das Comissões de Acompanhamento Nacionais e Distritais;

iv. Garantir e acompanhar a avaliação interna e externa do projecto.

FAS 3proposta de Protocolo de Cooperação (5)

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OBRIGAÇÕES DAS IPSS (I)

A direcção da IPSS compromete-se a:

1. Implementar activamente o projecto de formação acção FAS3, aceitando a sua metodologia;2. Apreciar em sede de direcção, como objectivo da sua gestão, a implementação, das recomendações

técnicas dos estudos e relatórios produzidos no âmbito do projecto;3. A instituição compromete-se a nomear e legitimar internamente os interlocutores - director e director

técnico e outros participantes, (a designar como Equipa FAS3) para apoiar e acompanhar a implementação do projecto na instituição, assumindo esta a responsabilidade de fazer a ligação com os consultores, com as entidades formadoras e a direcção da instituição

4. A direcção da instituição compromete-se a nomear os seus representantes para a participação nas acções de formação específicas para dirigentes.

5. Aprovar em reunião da direcção o plano de intervenção proposto pelos consultores e pela entidade formadora;

FAS 3proposta de Protocolo de Cooperação (6)

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OBRIGAÇÕES DAS IPSS (II)

A direcção da IPSS compromete-se a:6. Garantir as condições técnicas e logísticas adequadas para a realização das sessões de formação e

consultoria (de acordo com o cronograma a estabelecer com a entidade formadora no arranque do projecto);

7. Disponibilizar toda a informação económica-financeira, designadamente relatórios e contas, solicitados pela entidade formadora para a elaboração do diagnóstico economico-financeiro;

8. Garantir a assiduidade e as condições mínimas de participação na formação dos seus colaboradores;9. Aplicar os instrumentos propostos na formação e consultoria (plano de melhoria do diagnóstico, plano

de formação e outros) que possam ser sugeridos;10. Participar no modelo de acompanhamento e disseminação do projecto a nível distrital e nacional;11. Colaborar nas acções de avaliação interna e externa do projecto.

FAS 3proposta de Protocolo de Cooperação (7)

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VIGÊNCIA DO PROTOCOLO

FAS 3proposta de Protocolo de Cooperação (8)

O presente protocolo produz efeitos após a sua assinatura e vigora enquanto durar o projecto.

CADUCIDADE

O não cumprimento das obrigações atrás expressas, constituirão razão para fazer cessar o projecto na IPSS que não reúna as condições mínimas para a concretização do mesmo.

Date Local:

CNIS

IPSS

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FAS 3cronograma