projecte evalisa salut · 1. introducció 2. objectiu del projecte 3. metodologia de treball 4....

Projecte eValisa Salut

Sessió de presentació del projecte i equip de treball

Barcelona, 8 de març de 2014

2

Sumari

1. Introducció

2. Objectiu del projecte

3. Metodologia de treball

4. Desplegament del projecte

5. Segona prova pilot: Trameses en el procés

d’autorització de compatibilitats entre el

Departament i l’ICS

5.1 Àmbit d’actuació

5.2 Pla de treball

5.3 Documents a lliurar

5.4 Equip de treball

1. Introducció

4

1. Introducció

L’Acord de Govern de l’11 de febrer de 2014 estableix com a una de les línies

d’impuls de l’administració electrònica a l’Administració de la Generalitat la

implantació de la valisa electrònica i designa l’Oficina de Processos i

Administració Electrònica (Departament de Governació i Relacions Institucionals)

com a òrgan promotor.

La valisa electrònica és un servei que permet enviar i registrar documents en

format electrònic, telemàticament i a l’instant. El seu objectiu és reemplaçar la

valisa convencional en paper, on els documents que s’han d’enviar i registrar són

traslladats d’una unitat origen a un altra unitat destí manualment per diferents

persones.

L’àmbit d’aplicació s’estén a s’estén a tots els departaments de l’Administració de

la Generalitat, als seus organismes autònoms i a les entitats de dret públic

vinculades o dependents.

En el mes de novembre de 2013, els responsables d’aquest projecte ens van

presentar el projecte i l’eina i ens van oferir la possibilitat de participar en la fase de

desplegament portant a terme un pla pilot que servís d’experiència per a la resta

de departaments.

5

1. Introducció

El Departament de Salut, a través de la Subdirecció General de Recursos Humans

i Organització (SRHiO), en coordinació amb diferents entitats i unitats del

departament, vol participar en el desplegament d’aquesta eina corporativa

mitjançant les proves pilot següents:

• Durant el mes de desembre de 2013 i gener de 2014 s’ha posat en marxa la

primera prova pilot: Trameses en el procés de comunicacions en matèria de

riscos laborals entre el Departament i les unitats ubicades a l’Edifici Salvany.

• Durant el primer trimestre de 2014 es vol posar en marxa la segona prova

pilot: Trameses en el procés d’autorització de compatibilitats entre el

Departament i l’Institut Català de la Salut.

• També està previst que s’implementi successivament per a les trameses en el

procés de contractació i en els processos en matèria econòmica entre

serveis centrals i serveis regionals entre unitats.

L’objectiu del projecte és anar ampliant l’àmbit d’actuació a les diferents entitats i

unitats orgàniques del Departament de Salut i les entitats que en depenen.

2. Objectius

7

2. Objectius

Portar a terme un projecte pilot per a la implementació de la valisa

electrònica entre determinades unitats del Departament de Salut i les

seves entitats.

Avaluar els resultats i formular propostes de millora en relació a l’eina i els

condicionants tecnològics per col·laborar a la millora a nivell corporatiu.

Assolir el grau d’experiència suficient per a la successiva implementació a

les diferents unitats del departament i entre aquestes i les unitats d’entitats

que en depenguin.

Agilitar les trameses d’informació i de comunicacions entre unitats del

Departament que estan ubicades en diferents edificis amb la plenes

garanties jurídiques.

9


Com a pas previ a la implementació de l’eina cal:

Determinar el procediment així com els documents que, en concret, es

trametran mitjançant la valisa electrònica segons els criteris:

Trameses entre unitats del departament o bé entre aquestes i unitats

d’entitats que en depenguin (ICS, Agència...)

Trameses entre diferents edificis, que es faci amb valisa i amb registre

d’entrada i de sortida.

Oficis + còpies de documents que s’han de registrar

Originals que no hagin de sortir fora de l’àmbit del Departament de Salut i les

seves entitats

Volum de documents

Predisposició de les unitats per a la participació en la prova pilot

Que representi una millora substancial en termes de recursos i temps

10


Presentació del projecte i la proposta de la prova pilot.

Definició els usuaris i rols de l’eina.

Establiment de criteris de funcionament com:

Arxiu de la documentació

Gestió de l’expedient híbrid (conveniència o no de fer còpies en format

paper, arxiu dels documents electrònics a un repositori segur, entre

d’altres)

Explicació del funcionament de l’eina als usuaris/a les usuàries

Un cop implementada l’eina:

Establiment d’un canal de comunicació per a la recollida de dubtes, comentaris

o propostes, incidències generades a través de la unitat d’organització del

Departament (Elena Benito [email protected] i Joan Solé

[email protected]) .

mailto:[email protected]












12


Post-projecteProjecte

Implementació

successiva

Pre-projecte

Seguiment i

ControlPreparació Proves pilot

Anàlisi de

l’experiència

• Consensuar els

objectius i àmbits

d’actuació

• Identificar els

interlocutors i

participants en les

proves pilot

• Constituir els

comitès de direcció

i seguiment del

projecte

• Posada en marxa de

les proves pilot

• Comunicacions en

matèria de

prevenció de riscos

laborals entre les

unitats de l’Edifici

Salvany i l’edifici

Ave Maria

• Trameses entre la

Unitat de Règim

Jurídic de Personal

del Departament i la

Unitat de Gestió de

Personal de l’ICS

• Recollida d’incidències i

elaboració de propostes

de millora de l’eina

• Redefinició d’aspectes

funcionals i de gestió, si

és el cas

• Documentar una guia de

gestió i recomanacions

• Identificació

d’altres processos

als quals

implementar la

valisa electrònica

• Planificar les

accions per dur a

terme el canvi

• Definir els

mecanismes per

assegurar

l’estabilitat del

procés:

INDICADORS

• Tancar el projecte

i pas a la

MILLORA

CONTÍNUA

Les fases del projecte són les que es presenten en el següent diagrama:

13


Catàleg de proves pilot:

1. Comunicacions en matèria de riscos laborals: Prevenció de Riscos

Laborals – Unitats Departament, Agència, Serveis Regionals.

2. Procés d’autorització de compatibilitats: Unitat de Règim Jurídic de

Personal DS (edifici Ave Maria) - Recursos Humans ICS (edifici Gran via)

3. Procés de contractació: Àmbit de Gestió Econòmica (edifici Roc

Boronat) – Serveis Regionals de l’Agència de Salut Pública Catalunya

(diferents edificis)

4. Processos en matèria econòmica entre els serveis centrals i els serveis

regionals: Àmbit de Gestió Econòmica (edifici Roc Boronat ) – Assessoria

Jurídica i àmbit de Gestió Econòmica (edifici Ave Maria)

14


Calendari de desplegament (esborrany)

11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Fase I: Proves pilot

01/01/2014

10/03/2014

01/04/2014

Procés d'autorització de compatibilitats

Anàlisi i definició del projecte

Posada en marxa

2014

Planificació de la implementació

Fase III: Implementació progressiva a la

resta de processos


Posada en marxa

Procés de contractació pública

Fase II: Anàlisi i propostes de millora

Recollida de propostes de millora


Posada en marxa

2013

Procés de comunicacions en matèria de

riscos laborals

Fitxa de projecte

Títol del projecte:

Objectius del projecte:

1.Portar a terme projectes pilot per a la implementació de la valisa

electrònica entre determinades unitats del Departament de Salut

i les seves entitats.

2.Avaluar els resultats i formular propostes de millora en relació a

l’eina i els condicionants tecnològics per col·laborar a la millora

a nivell corporatiu.

3.Assolir el grau d’experiència suficient per a la successiva

implementació a les diferents unitats del departament i entre

aquestes i les unitats d’entitats que en depenguin.

Projecte d’implementació de la valisa electrònica al

departament de Salut i entitats adscrites

Tasques principals:

Responsable:

Subdirecció de Recursos Humans i

Organització

Estimació €:

Recursos propis

Organització projecte:

1. Comitè de direcció: Xavier Rodríguez

1. Comitè Executiu: Rosa Maria Pujante Mitjavila, Ramona

Maite Alvarez Lopez, Juan Ramón Pastor A determinar en

funció de l’àmbit d’aplicació

2. Equip de projecte:

Unitat d’Organització: Joan A. Sole Villanueva, Elena

Benito García

Oficina de Processos i Administració Electrònica: Joan

Gual, Sara Vilaseca, Rosa Maria Gallego

Referents de les unitats: A determinar en funció de l’àmbit

d’aplicació

Pla de projecte:

Fase I: Proves pilot

1. Nov 2013 Presentació del projecte

2. Gener 2014 Posada en marxa de les proves pilot (Prevenció

de Riscos )

3. 10/03/2014 Implementació a procés de compatibilitats

Fase II: Processos entre altres unitats

Calendari: març –abril 2014

Condicionants:

1. Disponibilitat de dedicació de l’equip

5. Prova pilot 2:

Trameses en el procés

d’autorització de

compatibilitats entre el

Departament i l’ICS

(en endavant, procés de compatibilitats)

17

5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats

5.1. Àmbit d’actuació

5.2. Pla de treball

5.3. Documents a lliurar

5.4. Equip de Treball

18


Procés: Autorització de compatibilitats

Personal sanitari i no sanitari de l’ICS

Unitats participants:

Departament de Salut

• Edifici Ave MariaDirecció de Serveis

SubdireccióGeneral de

Recursos Humans i Organització

Unitat de RègimJurídic de

Personal (RJP)

Institut Català de la Salut

•Edifici Gran Via

Direcció de Recursos Humans

Àrea de Gestióde Personal

Unitat de Gestió i

Administració de Personal

5.1. Àmbit d’actuació

19


Constitució del grup de treball

Formació sobre l’eina eValisa

Consens en la definició de l’àmbit d’aplicació de la prova pilot

Definició de rols i usuaris

Criteris de gestió documental i arxiu dels documents electrònics i dels

expedients híbrids.

Consens del pla de treball:

Data d’inici pilot: (pendent data d’incorporació nou cap de Recursos

Humans ICS) 23/03/2014

5.2. Pla de treball

20


Proposta de documents:

De l’ICS al Departament

Personal sanitari:Proposta d’autorització de compatibilitat (ICS):

-Ofici

-Proposta (signada pel/per la director/a de

Recursos Humans de l’ICS amb signatura

electrònica)

-Resta de documentació (escanejat)

Personal no sanitari:Informe d’autorització de compatibilitat (ICS):

-Ofici

-Informe (signat per/per la director/a de Recursos

Humans de l’ICS amb signatura electrònica)

-Resta de documentació (escanejat)

Del Departament a l’ICS

Personal sanitari:Còpia de la resolució d’autorització de

compatibilitat:

-Ofici

-Còpia de la resolució (signada pel/per la

secretari/ària general) (escanejada)

5.2. Pla de treball

21


Proposta d’usuaris i rols:

5.2. Pla de treball

Projecte d'implementació de la valisa electrònica al Departament de Salut

Nom Rol Observacions

- - Rosa Maria Pujante

- - Teresa Vidal

Cap de la Unitat Maite Álvarez López

- Anna Molina Cerrato

- Victor Panicello Monterde

- Lidia Armengou Casanovas

Cap de la Unitat Joan solé i Villanueva

Elena Benito García


- - Paqui García García

- -

Cap de la Unitat Anna Aragó Strasser

-

-

Àrea de Gestió de

Personal Unitat d'Administració i

Gestió de Personal


Òrgan / Unitat

Institut català de la salut

Òrgan / Unitat

Unitat d'Organització

Unitat de Règim jurídic de

PersonalSub. Gral RHiO

22



5.2. Pla de treball

Nom Rol principal Observacions

Quan envia una valisa:Rosa Maria

PujanteTeresa Vidal

Maite Álvarez

López

Anna Molina

Cerrato

Moisès Ruiz

Domínguez

Victor

Panicello

Monterde

Sònia Lidia Armengou

Casanovas

- - Rosa Maria Pujante Visualitzador/a

Visualitzador de

tota la resta

d'emissors /

receptors

Col·laborador/a Visualitzador/a

Col·laborador/a

amb vist-i-plau de

l'emissor i

Visualitzador/a

- - Teresa Vidal Col·laborador/a Col·laborador de

Rosa Mª PujanteVisualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a

Cap de la Unitat Maite Álvarez López Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador Visualitzador Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

Anna Molina Cerrato Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

Moisès Ruiz Domínguez Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

Victor Panicello Monterde Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

Sònia Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

Lidia Armengou Casanovas Col·laborador/a

Col·laborador/a de

tota la resta

d'emissors /

receptors

Rols definits pels usuaris emissors / receptors


Òrgan / Unitat

Unitat de Règim

jurídic de Personal

Sub. Gral

RHiO

-

23



5.2. Pla de treball


Quan envia una valisa:Paqui García

García

Anna Aragó

Strasser

- - Paqui García García Visualitzador/a Col·laborador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

- - Col·laborador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a

Cap de la Unitat Anna Aragó Strasser Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador Visualitzador Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a


Visualitzador/a


Visualitzador/a

- Col·laborador/a

Col·laborador/a de

tota la resta

d'emissors /

receptors

Rols definits pels usuaris emissors / receptors

Àrea de

Gestió de

Personal Unitat

d'Administració i

Gestió de

Personal

Institut Català de la salut

Òrgan / Unitat

24


Criteris de gestió documental i arxiu dels documents electrònics i dels

expedients híbrids

5.2. Pla de treball

25


Calendari de la prova pilot (previsió inicial)

1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T

Fase I: Processos entre RJP i ICS

Procés d'autorització de compatibilitats

Formació a totes les persones usuàries

Tramesa de prova

Altres processos

juliol agost setembre

2014


Anàlisi i definició de la prova pilot

Posada en marxa

Anàlisi dels resultats i propostes de millora

Calendari del Projecte eValisa Salut

març abril maig juny

5.2. Pla de treball

26


Guia de tramitació mitjançant valisa electrònica

Catàleg de documents i processos a on s’implementa la valisa electrònica

També podeu trobar tota la informació i documentació del projecte a la intranet:

Inici > Unitats>La Unitat d'Organització> Eines i solucions corporatives

http://intranet.salut/pub/Du9/html/ca/dir1456/doc10400.asp

5.3. Documents a lliurar

http://intranet.salut/pub/Du9/html/ca/dir1456/doc10400.asp


Composen l’equip de treball:

Oficina de Processos i Administració Electrònica (Dept. Governació)

Joan Gual Vila


Joan A. Sole Villanueva, Unitat d’OrganitzacióElena Benito García, Unitat d’Organització

Maite Álvarez López, Unitat de Règim Jurídic de PersonalVictor Panicello Monterde, Unitat de Règim Jurídic de PersonalAnna Molina Cerrato, Unitat de Règim Jurídic de Personal

Patricia Lloveras Pujol, Arxiu Central

Institut Català de la Salut (ICS)

Paqui García García, Unitat de Gestió i Administració de Personal. Àrea de Gestió de Personal Anna Aragó Strasser, Unitat de Gestió i Administració de Personal. Àrea de Gestió de Personal

Jordi Seuba Díaz, Secretaria Tècnica

5.4. Equip de treball (proposta)

Dades de contacte :

Joan Solé: [email protected] - Tel. 93 556 61 43

Elena Benito: [email protected] Tel 93 556 64 46

MOLTES GRÀCIES!

