project time management.pdf

Buku Panduan Project Management Institute-USA

1

PROJECT TIME MANAGEMENT

2

Section 3:

Capter 6 : Project Time Management

PMBOK – PMI ed 2004

6.1 Activity Definition PMBOK p. 127 -130

3

6.2 Activity Sequencing

6.3 Activity Resource Estimating

6.4 Activity Duration Estimating

6.5 Schedule Development

6.6 Schedule Control

PMBOK p. 123

PMBOK p. 130 -135

PMBOK p. 135 -138

PMBOK p. 139 -143

PMBOK p. 143 -152

PMBOK p. 152 -156

PROJECT TIME MANAGEMENT Overview

6.1 Activity Definition1 Inputs

.1. Enterprise environmental factors

.2. Organizational process assets

3. Project scope statement

4. WBS

.5. WBS dictionary

.6. Project Management plan

2 Tools and Technniques

.1. Decomposition

.2. Templates

.3. Rolling wave planning

.4. Expert judgment

.5. Planning component

3 Outputs

.1. Activity list

.2. Activity atributes

.3. Milestone list

.4. Requested changes

6.2 Activity Sequencing1 Inputs

.1. Project scope statement

.2. Activity list


.4. Milestone list

.5. Approved change request


1. Precedence diagramming method (PDM)

2. Arrow diagramming method (ADM)

3. Schedule network tamplates

4. Dependaency determination

5. Applying leads and lags

3 Outputs

1. Project schedule network diagrams

2. Activity list (updates)

3. Activity atributes (updates)

4. Requested changes

6.3 Activity Resource

Estimating1 Inputs



.3. Activity list


.5. Resource availability

.6. Project management plan


.1. Expert judgment

.2. Alternative analysis

.3. Published estimating data

.4. Project management sofware

.5. Bottom-up estimating

3 Outputs

.1. Activity resource requirements

.2. Activity atributes (updates)

.3. Resource breakdown structure

.4. Resource calendars (updates)

4

.4. Requested changes .4. Resource calendars (updates)

.5. Requested changes6.5 Schedule Development1 Inputs


2. Project scope statement

.3. Activity list


.5. Project schedule network diagrams


7. Resource calendars

.8. Activity duration estimates


. Risk register


.1. Schedule network analysis

.2. Critical path methode

.3. Schedule compression

.4. What if-scenario analysis

.5. Resource leveling

.6. Critical chain method


.8. Applying calendars

.9. Adjusting leads and lags

10. Schedule model

6.6 Schedule Control1 Inputs

.1. Schedule management plan

.2. Schedule baseline

.3. Performance reports

.4. Approved changes request


.1. Progress reporting

.2. Schedule change control system

.3. Performance measurement

.4. Project management software

.5. Variance analysis

.6. Schedule comparison bar chart

3 Outputs

.1. Schedule model data (updates)

.2. Schedule baseline (updates)

.3. Performance measurements

.4. Request changes

.5. Recommended corrective actions

.6. Organizational process assets (updates)

.7. Activity list (updates)


.9. Project management plan (updates)

6.4 Activity Duration

Estimating1 Inputs




.4. Activity list



.7. Resource calendars


. Risk register

. Activity cost estimates


.1. Expert judgment

.2. Analogous estimating

.3. Parametric estimating

.4. Three-point estimates

.5. Reserve analysis

3 Outputs



3 Outputs

.1. Project schedule

.2. Schedule model data

.3. Schedule baseline

.4. Resource requirement (updates)


.6. Project calendars (updates)



. Schedule management plan (updates)

(PMBOK © Guide p. 125)

Organizational

Process Assets

Enterprise

Environmental

Factors

Resource Availability

Organizational Policies

Historical Information

Project Calendar

Activity

Sequencing

6.2 (3.2.2.6)

Approved Changes Requests

Approved Corrective Actions

Scope Definition 5.2 (3.2.2.3)

Scope Management Plan

Project Tim

e Management Process Flow Diagram

Activity

Definition

6.1 (3.2.2.5)

Activity

Resource

Estimating

6.3 (3.2.2.7)

Project Scope Statement

Activity List,Activity Atributs.

Milestone List

Develop Project

Management Plan

4.3 (3.2.2.1)

Activity Resource Requirements

RBS

Project Schedule Network Diagram

Requested Changes

Project Management Plan (updates)

Project Management Plan

Acquire Project

Team 9..2

(3.2.3.3)

Select Seller 5.2 (3.2.2.3)

Create WBS 5.3 (3.2.2.4)

WBS

WBS Dictionary



Requested Changes

Requested Changes

5

Direct & Manage

Project Execution

4.4 (3.2.3.1)


Risk Management

Planning 11.2-11.5

(3.2.2.15)

Activity Duration

Estimating

6.4 (3.2.2.8)

Performance

Reporting

10.3 (3.2.4.9)

Schedule

Development

6.5 (3.2.2.9)

Integrated Change

Control 4.6 (3.2.4.2)P

roject Tim

e Management Process Flow Diagram

Schedule

Control

6.6 (3.2.4.5)Close Project

4.7 (3.2.5.1)

Activity Duration Estimates

Activity Cost Estimates

Performance Measurements

Activity List (updates)

Activity Atributes (updates)


Schedule Baseline (updates)

Schedule Model data (updates)

Project Schedule

Risk Register

Requested Changes,

Recommended Corrective Actions

Project Schedule,

Sch.Model Data,

Sch.Baseline, Resource

Requirement (updates),

Project Calendar

(updates)

RBS

Resource Calendard (updates)

Work Performance Information

Cost Estimating

7.1 (3.2.2.10)

(3.2.3.3)

Performance Reports

Organizational Process Assets (updates)

Requested Changes

Requested Changes


6. 1. ACTIVITY DEFINITION INPUTS Inputs :


.2. Organizational process assets3. Project scope statement4. WBS.5. WBS dictionary.6. Project Management plan

Meliputi identifikasi dan dokumentasi pekerjaan yang telah direncanakan untuk dilaksanakan. Prosesnya meng identifikasi deliverables pada level paling bawah dalam WBS, juga disebut work package.

Work package direncanakan kedalam komponen yang lebih kecil yang disebut Jadwal kegiatan sebagai dasar estimating, scheduling, executing, monitoring & controlingpekerjaan proyek. Terkandung di dalam proses ini adalah pentingnya menggambarkan suatu kegiatan seperti yang dimaksud bahwa sasaran hasil proyek akan tercapai.

6

.1. Enterprise environmental factors (6.1.1.1)Pada (4.1.1.3) dapat disesuaikan termaksuk tersedianya project management system dan scheduling sofware tools

.2. Organizational process assets (6.1.1.2)(4.1.1.4) berisi kebijakan, baik formal maupun non formal, prosedur, panduan untuk mengembangkan Activity definitions.

Pembelajaran dari Historical information sehubungan dengan daftar kegiatan pada proyek serupa sebelumnya dapat disesuaikan ketika menggambarkan project schedule activities.


3. Project scope statement (6.1.1.3)Deliverable proyek, constraint dan assumsi yang ada pada project scope statement (5.2.3.1) dapat disesuaikan sepanjang activity definitions. Constraint adalah factor yang akan membatasi pilihan dari tim proyek. Seperti penyesuaian schedule milestone terhadap tanggal penyelesaian sangat diperlukan bagi manajemen maupun kontrak. Asumsi adalah faktor yang mendekatkan kesesuaian pada project schedule planning, seperti jam kerja per minggu atau waktu pada tahun pekerjaan konstruksi dilaksanakan.

Inputs : .1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets3. Project scope statement4. WBS.5. WBS dictionary.6. Project Management plan

6. 1. ACTIVITY DEFINITION INPUTS

7

waktu pada tahun pekerjaan konstruksi dilaksanakan.

4. WBS (6.1.1.4)WBS (5.3.3.2) sebagai masukan schedule activity definition.

.6. Project Management Plan (6.1.1.6)Berisi Schedule management plan (chapter 6) memandu mengembangkan dan merencanakan Schedule activities dan project scope management plan.

5. WBS Dictionary (6.1.1.5)WBS (5.3.3.3) sebagai masukan schedule activity definition.


.1. Decomposition (6.1.2.1)Cara Mengurai, seperti yang telah diaplikasikan pada activity definition, melibatkan pembagian paket pekerjaan menjadi lebih kecil, mudah dikelola juga disebut schedule activities.Daftar kegiatan, WBS, WBS dictionary bisa dikembangkan secara berurutan atau bersamaan, dengan WBS dan WBS dictionary yang dipakai sebagai dasar pengembangan akhir daftar kegiatan.Activity definition sering dilaksanakan oleh anggota

6. 1. ACTIVITY DEFINITION TOOLS & TECHNIQUESTools & Techniques

.1. Decomposition

.2. Templates


.4. Expert judgment


8

Activity definition sering dilaksanakan oleh anggota tim proyek yang bertanggung jawab terhadap paket pekerjaan.

.2. Templates (6.1.2.2)Standar daftar kegiatan atau porsi dari suatu daftar kegiatan proyek sebelumnya sering digunakan sebagai tamplate (4.1.1.4) untuk proyek baru. Terkait dengan informasi atribut kegiatan didalam tamplate bisa juga berisi daftar kemampuan sumberdaya dan jam yang dibutuhkannya, mengenali risiko, perkiraan deliverable, dan rincian informasi lain.Tamplate juga bisa digunakan untuk mengidentifikasi jenis schedule milestones.



.1. Decomposition

.2. Templates


.4. Expert judgment


.3. Rolling Wave Planning (6.1.2.3)WBS dan WBS dictionary mencerminkan evolusi project scope menjadi lebih detail hingga ketingkat pencapaian paket pekerjaan. Rolling wave planning adalah format dari rencana pengembangan yang progresif dimana pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu dekat direncanakan secara detail pada WBS tingkat bawah, sementara pekerjaan yang masih jauh/yang akan datang direncanakan pada WBS komponen tingkat diatas.

9

pada WBS komponen tingkat diatas.Pekerjaan dilaksanakan dengan satu atau dua periode laporan.


.4. Expert Judgment (6.1.2.4)Anggota tim proyek atau ahli lain yang berpengalaman dan memiliki kemampuan didalam pengembangan project scope statement secara rinci, mengerti WBS, schedule proyek dapat menyediakan keahliannya dalam menggambarkan kegiatan.


.1. Decomposition

.2. Templates


.4. Expert judgment


.5. Planning Component (6.1.2.5)Tersedia pembagian suatu pencabangan WBS kebawah hingga ketingkat paket pekerjaan ketika adanya ketidak cukupan definisi project scope.

Ada dua komponen perencanaan :

10


Ada dua komponen perencanaan :

Control account : Komponen khusus pada tingkatan tertentu.Pengendalianya digunakan sebagai dasar perencanaan ketika yang terkait dengan paket pekerjaan belum direncanakan.Semua pekerjaan yang dilaksanakan pada control accountdidokumentasikan dalam control account plan

Planning Package: Adalah komponen WBS dibawah control account, tetapi diatas paket pekerjaan. Koponen ini digunakan untuk perencanaan pekerjaan yang dikenal schedule kegiatan yang belum rinci....

WORK PACKAGEWORK PACKAGE

Menggambarkan unit pekerjaan pada tingkat dimana pekerjaan dilaksanakan.

Memberi tanda dengan jelas satu paket pekerjaan dari semua yang telah

ditempatkan menjadi kelompok yang berfungsi tunggal.

Digambarkan dengan jelas tanggal mulai dan selesainya yang mewakili

penyelesaian secara fisik.

Menetapkan suatu anggaran dalam bentuk dolar/rupiah , jam kerja atau lain

11

Menetapkan suatu anggaran dalam bentuk dolar/rupiah , jam kerja atau lain

unit yang yang terukur.

Pemberian batas pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan waktu yang

relatif pendek untuk mempersingkat proses pekerjaan.

Contoh : WBS Contoh : WBS

12

WBS WBS -- LEVELLEVEL

Dipengaruhi oleh :

Tingkat rincian

Tingkat Risiko

13

Tingkat Risiko

Tingkat Kendali

Ketepatan meng estimate

Nilai paket pekerjaan

Paket pekerjaan dengan man hour

WBS WBS ––Numbering System Numbering System

Dihubungkan dengan account proyek, account perusahan, account

pelanggan.

Dihubungkan dengan penanggung jawab yang menyelesaikan

pekerjaan.

14

pekerjaan.

Penggunaan dalam mengurutkan susunan proyek secara hirarki untuk

kepentingan pelaporan, tujuan perencanaan dan

Dapat disusun menurut abjad, dengan huruf atau angka atau gabungan

hurup dan angka.

Calendars Calendars

� Menguraikan kapan ketersediaan waktu untuk pekerjaan yang harus

dilaksanakan

� Menggambarkan satuan waktu, lamanya pekerjaan dalam mingguan, dan periode tidak bekerja :

�Day(S) dalam seminggu�Hours dalam sehari

15

�Hours dalam sehari�Holidays atau periode tidak bekerja

� Semua aktivitas harus ditetapkan dengan kalender

� dari jenis proyek memerlukan beberapa kalendar untuk menunjukkan perbedaan

pola pekerjaan ( unit waktu harus sama)

6. 1. ACTIVITY DEFINITION OUTPUTSOutputs

.1. Activity list


.3. Milestone list


.1. Activity List Adalah daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua schedule aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan pada proyek.

Daftar aktivitas tidak termasuk schedule aktivitas yang tidak diperlukan pada bagian dari scope proyek.

Daftar aktivitas meliputi kegiatan dari hasil identifikasi dan scope yang diuraikan pada setiap schedule aktivitas yang kurang detail untuk memastikan bahwa anggota tim memahami pekerjaan yang harus dilakukan.

Schedule aktivitas adalah komponen terpisah dari schedule proyek tetapi bukan komponen WBS

16


WBS


.1. Activity list


.3. Milestone list


.2. Activity Atributes Adalah mengindikasikan beberapa attribute yang terkait dengan setiap schedule aktivitas.

Termasuk meng-identifikasi aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas yang mendahului, aktivitas yang mengikutinya, hubungan secara logik, jeda waktu didepan dan dibelakang, persyaratan sumberdaya, penetapan tanggal, batasan, asumsi asumsi, penanggung jawab, lokasi proyek, jenis schedule aktivitas dan lain lain.

Digunakan untuk pengembangan schedule proyek dan memilih, memerintah, menyingkat perencanaan schedule aktivitas diberbagai cara untuk tujuan kecepatan dan ketepatan

17

perencanaan schedule aktivitas diberbagai cara untuk tujuan kecepatan dan ketepatan laporan sesuai modelnya.


.1. Activity list


.3. Milestone list


.3. Milestone ListDaftar schedule milestone yang mengidentifikasikan semua milestone dan apakah milestone wajib (diperlukan oleh kontrak) atau pilihan ( berdasarkan informasi proyek lama).

Daftar milestone adalah komponen project management plan (4.3) dan milestone digunakan pada schedule model.

Milestone adalah Peristiwa yang diperlukan untuk bagian dari urutan aktivitas, untuk memastikan bahwa kebutuhan dalam memenuhi milstone(s) terpenuhi dengan tidak memiliki durasi (nol)

18

EVENT JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG

Contract Award

Specification Review

Design Review

Value Engineering

Site Preparation

Quality Planning

DATA DATE

MILESTONE LIST & CHART


(nol)

.4. Requested ChangesProses activity definition dapat menimbulkan permintaan perubahan (4.4.3.2) yang akan berdampak pada project scope statement dan WBS.

Permintaan perubahan diproses untuk meriview dan mendisposisi melaui proses Integrated Change Control.


.1. Activity list


.3. Milestone list


19

Integrated Change Control.



Inputs : .1. Project scope statement.2. Activity list.3. Activity atributes.4. Milestone list.5. Approved change request

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING INPUTS

Melibatkan identifikasi dan dokumentasi hubungan antar-aktivitas secara logic.

Aktivitas harus dihubungkan dengan teliti untuk mendukung pengembangan berikutnya/yang akan datang dari suatu jadwal yang realistis.

Peruntutan dapat dilakukan dengan bantuan dari suatu komputer.

20

.2. Activity list 6.1.3.1 p. 129

.3. Activity atributes 6.1.3.2 p. 130

.4. Milestone list 6.1.3.2 p. 130

.5. Approved change requests 4.4.1.4 p. 130


Project scope statement (5.2.3.1) berisi deskripsi product scope, yang mana termasuk karakteristik produk, yang sering berdampak pada waktu meng urutkan aktivitas.

Product scope biasanya di review untuk memastikan keakuratanya.

1. Precedence diagramming method (PDM)

Tools & Techniques1. Precedence diagramming method (PDM)2. Arrow diagramming method (ADM)3. Schedule network tamplates4. Dependency determination5. Applying leads and lags

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING TOOLS & TECHNIQUES

Precedence diagramming method (PDM)

Metode yang menggunakan kotak atau rectangel sebagai Node dan sebagai aktivitas kemudian dihubungkannya dengan anak panah yang menunjukkan ketergantungan.

21


Activity +ame

Duration

ES EF

LS LF

Activity +ame

Duration

ES EF

LS LF

Activity +ame

Duration

ES EF

LS LF

Activity +ame

Duration

ES EF

LS LF

Activity +ame

Duration

ES EF

LS LF

AON : Activity On Node


2. Arrow diagramming method (ADM)Tools & Techniques

1. Precedence diagramming method (PDM)2. Arrow diagramming method (ADM)3. Schedule network tamplates4. Dependency determination5. Applying leads and lags


Metode yang menggunakan Anak panah sebagai aktivitas dan menghubungkannya dengan panah yang menunjukkan ketergantungan.

Meskipun kurang lazim dibanding dengan PDM akan tetapi teorinya masih digunakan dalam mengajarkan schedule network di beberapa aplikasi areas.

ADM hanya menggunakan jenis ketergantungan finish to start dan dapat dipakai untuk “Dummy” atau yang disebut aktivitas dummy, yang biasanya digambarkan dengan garis strip.

22

Arrow diagramming method (ADM)

Start

Finish

A

B

E

DF

C

AOA : Activity On Arrow


strip.

Pada kegiatan dummy tidak menggambarkan schedule aktivitas, maka tidak ada isinya dan nilainya durasi Zero.


3. Schedule network tamplates


Project schedule network diagram template bisa digunakan untuk mempercepat persiapan network dari aktivitas schedule proyek.

Bisa termasuk seluruh proyek atau hanya bagian tertentu.

23


Bisa termasuk seluruh proyek atau hanya bagian tertentu.

Bagian Schedule diagram network proyek sering digunakan sebagai sub network atau fragment network.

Contohnya: lantai pada high rise office building.

4. Dependency determinationAda tiga jenis ketergantungan yang digunakan untuk menggambarkan urutan kegiatan :


�Mandatory dependenciesKetergantungan Wajib yang tidak bisa dipisahkan dari wujud pekerjaan yang telah dilakukan. Ketergantungan wajib adalah juga dinamakan Hard Logic.

Discretionary dependencies


24

�Discretionary dependenciesKetergantungan tidak wajib, biasanya ditentukan oleh tim proyek. Mempunyai kepedulian ( dan secara penuh di-dokumentasikan), Pada umumnya digambarkan berdasar pada pengetahuan : Best practise, dan yang tidak umum, dan biasanya dinamakan Prefered logic, Preferential logic, atau shoft logic.


� External dependenciesKetergantungan eksternal yang melibatkan suatu hubungan antar aktivitas proyek dan yang bukan aktivitas proyek.


5. Applying leads and lags


Tim manajemen proyek menetapkan ketergantungan (6.2.2.4) mungkin memerlukan lead atau lag dalam mengakuratkan hubungan secara logic.

25


Yang terkait dengan asumsi selalu didokumentasikan.

Lead membolehkan percepatan kegiatan yang mengikutinya (-lag).

Sedangkan Lag diarahkan pada perlambatan kegiatan yang mengikutinya. (+lag)

Activity Relationships TypesActivity Relationships Types

Activity A Activity BFinish To Start

Activity A

Activity B

Start To Start

Activity A

Finish To Finish

Activity A

Activity B

Start To Start

With LagSS + 5

Activity AFinish To Finish

26

Activity B

Finish To Finish

Activity A

Activity B

Start To Finish

Activity A Activity BFinish To Start

With Lag

FS + 7

Activity B

Finish To Finish

With LagFF + 3

Activity A

Activity B

Start To Finish

SF - 2With Lead = - Lag

Outputs1. Project schedule

network diagrams2. Activity list

(updates)3. Activity atributes

(updates)4. Requested changes

1. Project schedule network diagrams

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING OUTPUTS

Activity +ame

Duration

ES EF

LS LF

Activity +ame

Duration

ES EF

LS LF

Activity +ame

ES EF

Activity +ame

ES EF

Activity +ame

Duration

ES EF

LS LF


Bisa dibuat dengan menual atau dengan Project

27


Duration

LS LF

Duration

LS LF

AO+ : Activity On +ode

Arrow diagramming method (ADM)

Start

Finish

A

B

E

DF

C

AOA : Activity On Arrow

Management software

Outputs

1. Project schedule

network diagrams

2. Activity list

(updates)

3. Activity atributes

(updates)


Jika permintaan perubahan disetujui (4.4.1.4) dari proses activity sequencing, maka Activity List (6.1.3.1) di update termasuk persetujuan perubahannya.

Activity attributes (6.1.3.2) di update meliputi penjelasan hubungan secara logic dan yang terkait dengan lead dan lag.

Jika permintaan perubahan disetujui (4.4.1.4) hasil dari

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING OUTPUTS

2. Activity list (updates)


28

Jika permintaan perubahan disetujui (4.4.1.4) hasil dari proses activity sequencing akan berdampak pada activity list, maka yang terkait dalam activity attribute di updates meliputi persetujuan perubahan.

Persiapan menghubungkan secara logic proyek, lead dan lag yang mungkin mengungkapkan kejadian, bisa timbul permintaan perubahan (4.4.3.2) terhadap daftar kegiatan atau activity attributes



Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Resource availability.6. Project management plan

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING INPUTSEstimasi Sumberdaya (Tenaga kerja, Peralatan, material) dan Quantity, kapan dan berapa jumlah yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan. Dikoordinasikan dengan proses Cost Estimating (7.1)

.1. Enterprise Environmental Factors

.2. Organizational Process Assets

Suatu proses yang berguna untuk mengetahui ketersediaan infrastructure sumberdaya. Termasuk (4.1.1.3)

29

.2. Organizational Process Assets

.3. Activity List

.4. Activity Attributes


(4.1.1.4) memberikan kebijakan kepada organisasi terkait dengan Staffing, dan sewa atau beli apa yang dibutuhkan termasuk alat. Jika tersedia, informasi proyek lama yang hampir mirip yang terkait dengan jenis kebutuhan sumberdaya yang dubutuhkan direview.

(6.1.3.1) mengidentifikasikan schedule kegiatan untuk sumberdaya yang dilakukan estimasi.

(6.1.3.2) dikembangkan sepanjang proses activity definition, memberikan data sebagai masukan utama untuk mengestimasi sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap shedule kegiatan yang ada di daftar kegiatan.

Inputs : .1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Resource availability.6. Project management plan

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING INPUTS

.5. Resource Availability

Informasi sumberdaya yang berpotensi ketersediaanya seperti (Tenaga kerja, peralatan, dan material) 9.2.3.2 dan 12.4.3.4 yang digunakan untuk meng estimasi jenis sumberdaya.

Pengetahuan ini termasuk menyesuaikan berbagai letak geograpis dimana sumber awal dan kapan keberadaanya.

30

.6. Project Management plan


keberadaanya.

Schedule Management plan adalah bagian komponen dari Project Management Plan. (4.3) dipakai dalam activity resources estimating.

Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Alternative analysis.3. Published estimating data.4. Project management sofware.5. Bottom-up estimating

.1. Expert judgment


6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES

Sering diperlukan untuk menilai sumberdaya yang terkait sebagai masukan pada proses ini. Individu atau kelompok orang dengan spesialisasi pengetahuan dalam perencanaan sumberdaya dan estimating dapat disiapkan sebagai tenaga ahli.

31


.3. Published estimating data


Banyak schedule activities mempunyai beberapa alternatif metode dalam memenuhi persyaratan proyek. Termasuk dalam menggunakan berbagai tingkat kemampuan/keandalan sumberdaya, berbagai ukuran atau jenis mesin peralatan, berbagai peralatan (manual atau automatis), dan keputusan untuk membeli atau membuat terkait dengan sumberdaya (12.1.3.3)

Beberapa perusahaan secara rutin mengeluarkan kepada publik suatu informasi terbaru dari harga satuan produksi dan satuan biaya sumberdaya untuk tenaga kerja, material dan peralatan di berbagai letak geograpis suatu negara.

Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Alternative analysis.3. Published estimating data.4. Project management sofware.5. Bottom-up estimating


6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES

Memiliki kemampuan untuk membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, dan mengelola penyatuan sumberdaya, pengembangan estimasi sumberdaya.

Tergantung kerumitan dari perangkat lunaknya, resource breakdown structures, ketersediaan sumberdaya dan satuan sumberdaya yang bisa digambarkan seperti juga berbagai resource calendars.

32

.5. Bottom-up estimating


Ketika suatu schedule activity tidak bisa diestimate dengan tingkat yang masuk akal, pekerjaan pada schedule activity dibagi lebih rinci. Sumberdaya yang diperlukan pada tingkat paling bawah diestimate dan estimasi tersebut kemudian dikumpulkan kedalam total quantity disetiap schedule activity resources (dari bawah keatas).

Diantara schedule activity mungkin tidak atau belum memiliki ketergantungan yang bisa berdampak pada penerapan dan penggunaan sumberdaya. Jika ada ketergantungan, pola penggunaan sumberdaya tercermin dalam persyaratan estimasi schedule activity dan didokumentasikan.

seperti juga berbagai resource calendars.

PMBOK© Guide page 136

Outputs.1. Activity resource

requirements.2. Activity atributes

(updates).3. Resource breakdown

structure.4. Resource calendars

(updates).5. Requested changes


6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING OUTPUTS

Persyaratan ini kemudian bisa dikumpulkan untuk menetapkan estimasi

Keluaran dari activity resource requirement adalah suatu identifikasi dan uraian jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap schedule activity didalam paket pekerjaan.

33


Persyaratan ini kemudian bisa dikumpulkan untuk menetapkan estimasi sumberdaya pada paket pekerjaan.

Jumlah rincian dan tingkat ketegasan dari persyaratan sumberdaya bisa berubah sesuai dengan pengetrapannya.

Dokumen persyaratan sumberdaya setiap schedule activity termasuk dasar estimasi setiap sumberdaya sepanjang asumsi dapat dipakai dalam menetapkan jenis sumberdaya yang diterapkan, kemampuannya, dan jumlah yang dipakai.

Proses schedule development (6.5) menetapkan kapan sumberdaya diperlukan.









Jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang diperlukan untuk setiap schedule activity itu dikumpulkan kedalam activity attribute.

Jika permintaan perubahan disetujui (4.6.3.1) hasil dari proses Activity Resources Estimating, maka activity list(6.2.3.2) dan activity atrribute (6.2.3.3) diupdate

34

.3. Resource breakdown structure


(6.2.3.2) dan activity atrribute (6.2.3.3) diupdate termasuk perubahan yang telah disetujui.

Adalah struktur secara hirarki dari sumberdaya yang teridentifikasi berdasarkan kategori dan jenisnya.







.4. Resource calendars (updates)


Kalendar/penanggalan sumberdaya gabungan untuk dokumen proyek secara harian dan hari tidak bekerja ditetapkan tanggalnya, baik material atau personel yang aktif maupun yang idle.

Project resource calendar biasanya mengidentifikasikan sumberdaya khusus yang digunakan pada hari libur dan

35



periode ketersediaanya.Juga mengidentifikasi jumlah/kuantitas dari masing masing ketersediannya sumberdaya selama periode ketersediaan.

Proses Activity resources Estimating bisa menghasilkan permintaan perubahan (4.4.3.2) untuk menambah atau mengurangi schedule activity yang telah direncanakan sesuai daftar aktifitas.

Permintaan perubahan diproses untuk mereview dan mendisposisikan melalui proses Integrated Change Control (4.6)

Inputs : .1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Project scope statement.4. Activity list.5. Activity atributes.6. Activity resource requirements.7. Resource calendars.8. Project management plan

. Risk register


6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS

Proses mengestimasi jumlah durasi schedule activitas menggunakan informasi jadwal aktivitas sesuai scope of work, jenis & jumlah sumberdaya, penanggalan ketersediaan sumberdaya dan kemudian pengembangan jangka waktu/durasi sebagai masukan terhadap jadwal/ schedule.

Masukan untuk perkiraan dari jangka waktu proyek secara khas didapat dari seseorang atau group didalam tim proyek yang telah familiar/ahli terhadap sifat dari kegiatan khusus tersebut.

36

terhadap sifat dari kegiatan khusus tersebut.

Proses mengestimasi jumlah durasi schedule aktivitas membutuhkan estimasi productivity , jumlah sumberdaya yang digunakan untuk menyelesaikannya, dan jumlah waktu pelaksanaan yang ditetapkan. Dan semua asumsi untuk menunjang estimasi jangka waktu/durasi di dokumentasikan pada setiap estimasi durasi aktivitas.

Mengestimasi jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan schedule aktivitas dapat menggunakan pertimbangan waktu yang lalu sebagai persyaratan pada jenis pekerjaan khusus.


Estimasi jangka waktu/durasi bisa di diasumsikan semakin lebih akurat dan kualitasnya lebih baik.


. Risk register




(6.4.1.1 p. 140)Banyak organisasi/perusahaan yang dilibatkan dalam proyek mungkin memelihara hasil estimasi durasi pada database dan referensi data yang lalu. Jenis informasi yang dipakai sebagai referensi juga tersedia secara komersial dan bermaksud diperlukan untuk penyesuaian.

37

.2. Organizational process assets (6.4.1.2 p. 140)


Historical Information (4.1.1.4) tentang durasi diberbagai kategori aktivitas sering tersedia pada perusahaan/ organisasi untuk dikembangkan. Biasanya sebagai database perusahaan.


. Risk register



.3. Project scope statement (6.4.1.3 p. 140)

Constraints dan assumption dari project scope statement (5.2.3.1) dapat disesuaikan ketika meng estimate schedule activity duration.

Contoh Asumsi : Sesuatu asumsi yang akan memperpanjang periode pelaporan proyek bisa mengakibatkan schedule activity duration maksimum.

38


duration maksimum.

.4. Activity list (6.4.1.4 p. 140)

.5. Activity atributes (6.4.1.5 p. 140)

Contoh Constraint : Submittal dokumen, reviews, non deliverable schedule activities, durasi yang dibatasi kontrak, dan kebijakan perusahaan

Seperti dijelaskan pada halaman 6.1.3.1 p. 129

Seperti dijelaskan pada halaman 6.1.3.2 p. 130

.7. Resource calendars (6.4.1.7 p. 141)


. Risk register



.6. Activity resource requirements (6.4.1.6 p. 140)

Activity resource requirement yang diestimasi (6.3.3.1) akan berdampak pada durasi dari scheduleaktivitas, sepanjang penempatan sumberdaya pada schedule aktivitas, dan ketersediaan sumberdaya mempengaruhi jangka waktu/durasi aktivitas.

39

.7. Resource calendars (6.4.1.7 p. 141)


Gabungan dari resource calendar (6.3) dikembangkan sebagai bagian dari proses activity resource estimating, termasuk ketersediaan, kemampuan dan keahlian sumberdaya manusia (9.2). Jenis, kuantitas, ketersediaan dan kemampuan ketika diaplikasikan pada sumberdaya peralatan dan material (12.4) yang akan mempengaruhi jangka waktu juga disesuaikan.


. Risk register




. Risk register (11.2 – 11.6)Daftar risiko proyek yang informasinya dapat digunakan oleh tim proyek dalam mempertimbangkan estimasi jangka waktu/ durasi. Dan biasanya memberikan rating dan dampak yang ter identifikasi tinggi.

40


yang ter identifikasi tinggi.

. Activity cost estimates (7.1)

Activity cost estimate, jika sudah selesai dapat dikembangkan secara cukup rinci untuk memberikan kuantitas sumberdaya yang diestimasi pada setiap schedule activity didalam project activity list.

Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Analogous estimating.3. Parametric estimating.4. Three-point estimates.5. Reserve analysis

.1. Expert judgment (6.4.2.1 p. 141)

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES

Activity duration sulit di estimate sebab banyak factor yang mempengaruhinya, seperti tingkat dan productifity sumberdaya.Expert judgment, seperti informasi terdahulu bila memungkinkan dapat digunakan sebagai acuan.

Secara individu dari anggota tim proyek bisa memberikan informasi estimasi jangka waktu/durasi atau memberikan rekomendasi pengalaman proyek

41

.2. Analogous estimating (6.4.2.2 p. 141)


Analogous duration estimating artinya menggunakan durasi yang ada pada proyek sebelumnya, karena schedule activity yang mirip bisa digunakan untuk mengestimasi durasi pada schedule aktivitas yang akan datang. Biasanya sering dipakai ketika informasi kurang rinci. Dan Analogous Estimating menggunakan historical information (4.1.1.4) dan Expert Judgment.

jangka waktu/durasi atau memberikan rekomendasi pengalaman proyek terdahulu. Jika keahlian ini tidak didapat maka estimasi jangka waktu akan tidak ada kepastian dan berisko.


.3. Parametric estimating (6.4.2.3 p. 142)


Sebagai dasar untuk mengestimasi jangka waktu bisa ditetapkan secara kuantitatif yaitu dengan mengalikan kuantitas pekerjaan yang akan dikerjakan dengan productivity rate.

42


Contoh : productivity rate bisa diestimasikan pada project design dengan jumlah lembar gambar yang diselesaikan dikalikan berapa jam Drafter per lembar gambar. Atau hasil pemasangan kabel dalam meter dikalikan jam kerja orang per meter.



.4. Three-point Estimates

Akurasi dari activity duration estimate dapat ditingkatkan dengan penyesuaian banyaknya risiko dalam estimasi yang sebenarnya. Dengan cara Three-point Estimate dapat digunakan sebagai dasar dalam menetapkan tiga jenis estimasi yaitu :

Most likely. Durasi dari schedule activity diberikan sumberdaya hampir sesuai dengan penempatan, productivitynya, harapan ketersediaan untuk

43


dengan penempatan, productivitynya, harapan ketersediaan untuk schedule activity cukup realistik, ketergantungan pada para pihak dan biasanya sudah ada di database perusahaannya.

Optimistic. Activity duration berdasarkan best-case scenario apa yang telah dijelaskan pada most likely estimate.

Pissimistic. Activity duration berdasarkan pada worst-case scenario dari apa yang telah dijelaskan pada most likely estimate.

PERT Duration CalculationPERT Duration CalculationFor a singgle Activity (TreeFor a singgle Activity (Tree--Point Estimates)Point Estimates)

Most Likely

(Used in original CPM calculation)

PERT Weighted Average =

Higher

TE

44

Optimistic + 4 X Most Likely + Pessimistic

6

Optimistic Pessimistic

Beta Distribution

LongerShorter

Lower

Probability of Occurrence

Possible Durations

Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR, Project Management, p. 344

Activity Duration CalculationActivity Duration Calculation

ActivityID

ActivityDescription Time Estimated

ExpectedTime Variance Std.Dev Successor

a m b (TE) σσσσ2222 σσσσ

A0 Start 0 0 0 0 0 0 Kegiatan A

A1 Kegiatan A 7 7 13 8 1 1 Kegiatan B, C

A2 Kegiatan B 4 5 6 5 0.1 0.3Kegiatan

D,E,F

A3 Kegiatan C 9 11 13 11 0.4 0.7 Kegiatan H

45

A4 Kegiatan D 1 2 3 2 0.1 0.3 Kegiatan G

A5 Kegiatan E 7 10 13 10 1 1 Kegiatan G,H

A6 Kegiatan F 5 6 13 7 1.8 1.3 Kegiatan H

A7 Kegiatan G 2 3 4 3 0.1 0.3 Kegiatan I

A8 Kegiatan H 6 9 12 9 1 1 Kegiatan I

A9 Kegiatan I 3 5 7 4 0.1 0.3 Finish

A10 Finish 0 0 0 0 0 0

TE =a + 4m + b

6

=σσσσ2222 ((b – a)/6)2

σσσσ = √ σ2

a = most optimistic time

m = most likely time / waktu hampir

bisa dipastikan

b = most pessimistic time

Duration =Man-hours

Amount of worker

Probability Completion Time

• Completion Time for the probability 25 % (appendix E table) Z = -0.68

• Z = D – TE / √σ√σ√σ√σ2CP ⇒⇒⇒⇒ - 0.68 = D – 36 / √ 3.2

• D (Desire Project completion time ) = - 0.68 X 1.8 + 36 = 34.7 hari = 35 hari.

46

hari = 35 hari.

• Completion Time for the probability 50 % (appendix E table) Z = 0

• D (Desire Project completion time ) = 36 hari

• Completion Time for the probability 75% (appendix E table) Z = 0.70

• D (Desire Project completion time ) = 0.70 X 1.8 + 36 = 37 hari

Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Analogous estimating.3. Parametric estimating.4. Three-point estimates.5. Reserve analysis.5. Reserve Analysis


Tim proyek bisa memilih untuk menyatukan waktu tambahan yang dikenal sebagai cadangan ketidaktentuan, cadangan waktu atau penunjang kedalam semua schedule proyek sebagai risiko schedule.

47


semua schedule proyek sebagai risiko schedule.

Bisa berbentuk prosentase dari estimated activity duration, jumlah waktu yang sudah pasti, atau yang dikembangkan dengan quantitative schedule risk analysis (11.4.2.2).

Bisa digunakan sebagian atau secara lengkap, atau nantinya dapat dikurangi atau tidak digunakan akibat dari ketersediaan informasi yang menjadi pasti.

Contingency reserve di dokumentasikan sepanjang terkait dengan asumsi dan data lain.

Outputs.1. Activity duration estimates.2. Activity atributes (updates)

.1. Activity duration estimatesAdalah penilaian secara kuantitatif dari jumlah jangka waktu yang hampir mendekati benar, yang akan dipakai untuk menyelesaikan schedule activity. Termasuk beberapa indikasi jangkauan (range) dari hasil yang memungkinkan.

Contoh :

2 Minggu ± 2 hari mengindikasikan bahwa schedule activity akan memakan waktu menimum 8 hari dan tidak lebih dari 12 hari (diasumsikan bekerja 5 hari dalam seminggu) ……di Indonesia umumnya menggunakan hari

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING OUTPUTS

48

seminggu) ……di Indonesia umumnya menggunakan hari kalender ( bekerja 7 hari dalam seminggu).

Contoh :15 % probability dari melebihi 3 minggu mengindikaskan suatu probability tinggi yaitu 85%, maka schedule activity akan memakan waktu 3 minggu atau kurang.

.2. Activity atributes (updates)Activity Attributes (6.1.3.2) diupdate termasuk durasi setiap schedule activity, asumsi yang dibuat dalam pengembangan activity duration estimates dan contingency reserves.


Inputs : .1. Organizational process assets2. Project scope statement.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Project schedule network

diagrams.6. Activity resource requirements7. Resource calendars.8. Activity duration estimates.9. Project management plan

. Risk register

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS

Proses berulang didalam menentukan tanggal start dan finish dari suatu aktivitas/kegiatan proyek. Jika tanggal start dan finish tidaklah realistis, maka proyek tidak mungkin akan selesai sesuai jadwal yang diharapkan.

Didalam Schedule development, duration estimatesdan resource estimates selalu direview dan direvisi untuk menciptakan approved project scheduleyang berguna untuk mengendalikan progress.

Schedule development dilakukan terus menerus

49

Schedule development dilakukan terus menerus selama proyek berjalan sebagai kemajuan pekerjaan, perubahan project management plan,dan mengantisipasi terjadinya risiko atau munculnya risiko baru.



Mungkin memiliki beberapa item aset yang dapat dipakai dalam schedule development, seperti project calendar ( suatu kalendar hari kerja atau shift yang menetapkan tanggal schedule activity dikerjakan, dan hari tidak kerja yang mana schedule activities are idle)



. Risk register


2. Project scope statementProject Scope Statement (5.2.3.1) terdiri dari asumsi dan constraint yang bisa berdampak pada pengembangan project schedule. Assumptions : adalah faktor yang terkait dengan schedule, di dokumentasikan, dipakai untuk tujuan pengembangan schedule, disesuaikan menjadi lebih benar, nyata atau pasti.Constraint :adalah faktor yang akan membatasi pilihan dari project management team pada waktu melakukan schedule

50


Ada 2 kategori time constraint untuk disesuaikan pada waktu pengembangan schedule : 1). “Start No Ealier than” dan “Finish No Later Than”

Date constraint termasuk harus sesuai dengan tanggal ditetapkan pada kontrak, suatu market window pada technology project, batasan suaca pada kegiatan diluar, pemenuhan pemerintah yang diamanatkan dengan penyelesaian sengketa dengan penengahan kembali, pengiriman material dari para pihak tidak sesuai project schedule.

2). Project Sponsor, Project customer, atau stakeholder lain sering mendikte atas

peristiwa kunci atau major milestone yang berdampak pada penyelesaian sesuai

tanggal yang ditetapkan.

management team pada waktu melakukan schedule network analysis.

Project Finish ConstraintProject Finish Constraint

ET8ET2 ET3 ET4 ET6ET5 ET7ET1

Project Start Date

(a)

Projected Lateness

Negative Slack

Expected

Completion

Required Completion Date

51

ET2ET1 ET3 ET4 ET6ET5

ET1 ET2 ET3 ET4 ET5 ET6 ET7 ET8

ET8ET7(b)

(c)

Expected

Completion

Expected

Completion

Contingency

Positive Slack



. Risk register


.3. Activity list


Seperti sudah dijelaskan didalam (6.1.3.1 p. 129)


52


.5. Project schedule network diagrams






. Risk register


7. Resource calendars




53



Terdiri dari : Schedule Management Plan, Cost Management Plan, Project Scope Management Plan, dan Risk Management Plan.Perencanaan ini memandu pengembangan schedule, seperti komponen yang secara angsung mendukung proses schedule Development. Salah satunya adalah Daftar Risiko

. Risk register (11.1 – 11.5)Mengidentifikasikan risiko proyek dan berhubungan dengan risk responseplan yang diperlukan untuk menunjang proses schedule Development.

Tools & Techniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags10. Schedule model

.1. Schedule network analysis

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES

Adalah suatu cara /teknik yang menghasilkan project schedule.Dengan membuat schedule model dan berbagai teknik analysis, seperti CPM, CCM, What if-analysis, Resource leveling untuk menghitung early dan late start dan finish dates. Kemudian start dan finish date dischedulekan untuk porsi schedule activity yang belum selesai .

54

.2. Critical Path Methode

porsi schedule activity yang belum selesai .

Beberapa network paths mungkin memiliki penyimpangan alur atau pemusatan alur yang bisa diidentifikasi dan dipakai dalam schedule compression analysis atau analysis lain.


CONTOH CPMCONTOH CPMCalculation Early dates, Late dates and Total Float Identify Critical Path.

Activity B

Activity D

Duration= 8

Activity E

Duration=2

Activity G

SS + 5

55

Activity A

Duration= 5

Duration=10

Activity C

Duration=15

Activity FDuration=5

Activity G

Duration=5

FF + 2

CONTOH CPMCONTOH CPMCalculation Early dates

Activity D

Duration= 8

Activity E

Duration=2

Activity G

SS + 5

Foreward Pass

6 15

11 18 19 20

23 27

56

Activity A

Duration= 5

Activity B

Duration=10

Activity C

Duration=15

Activity F

Duration=5

Activity G

Duration=5

FF + 2

51

6 20

21 25

ES = Early Start = EF pred terbesar + 1EF = Early Finish = ES + OD – 1

CONTOH CPMCONTOH CPMCalculation Early dates, Late dates

Activity D

Duration= 8

Activity E

Duration=2

Activity G

SS + 5

Backward Pass

6 15

11 18 19 20

23 2721 2213 20

57

Activity A

Duration= 5

Activity B

Duration=10

Activity C

Duration=15

Activity F

Duration=5

Activity G

Duration=5

FF + 2

51

6 20

21 25 2723

21 25

6 20

1 5

8 20

LF = Late Finish = ES suc – 1LS = Late Start = LF – OD + 1

CONTOH CPMCONTOH CPMCalculation Early dates, Late dates, Total Float

Activity B

Activity D

Duration= 8

Activity E

Duration=2

Activity G

Duration=5

SS + 5

5

Backward Pass

1

6 15

11 18 19 20

23 2721 2213 20

Foreward Pass

2222

58

Activity A

Duration= 5

Duration=10

Activity C

Duration=15

Activity F

Duration=5

Duration=5

FF + 2

6 20

21 25 2723

21 25

6 20

1 5

8 20 00

0 0

52

00

00

Critical Path

TF

TF = Total Float = ES suc – EF pred – 1 = Zero = Critical= LS – ES; LF – EF

FF = Free Float = LF – OD – ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start of any immediately following activitiesFloat = Float or slack is a measure of scheduling flexibility.


.3. Schedule compression


All Activity Crash

Minimum Cost Total Crash

Program Cost ( $ / IDR )

Compression (With Crashing)Compression (With Crashing)

Tools : Duration Compression

59

Normal Operation

Program completion Time, Weeks

Program Cost ( $ / IDR )

0

Increase cost


Crashing :Doing anything to reduce the schedule completion of the project .

The rule in implementing Crashing are :a. Crash on Critical Pathb. Crash Critical Activities

whose have cheapest cost



Start

Design Detail Check Purchase Material

Start Mfg

Design DetailPurchase Material

Compression (With Fast Tracking)Compression (With Fast Tracking)

60

Material

CheckCompression


2. Fast Tracking

Activities that schedule sequence are scheduled to be done with some overlap.

Hints : a. Leads, b. Logic relationship.

FormulasES = Early Start = EF pred terbesar + 1EF = Early Finish = ES + OD – 1LF = Late Finish = ES suc – 1LS = Late Start = LF – OD + 1TF = Total Float = ES suc – EF pred – 1 = Zero = Critical

= LS – ES; LF – EFFF = Free Float = LF – OD – ES ; FF is defined as the amount of time an activity can

be delayed without delayingthe early start of any immediately following activities.Float= Float or slack is a measure of scheduling flexibility.OD = Original DurationPred = Predecessor (yang mendahului)Suc = Successor (yang mengikuti)

Primavera Inc, summarized by Pito.S

61

Suc = Successor (yang mengikuti)

Bwpas = LF(1) akhir = EF akhirLF(2) = LS suc terbesar – 1

Bwpas = LF(1) require = EF akhirLF(2) = LS suc terbesar – 1

CPM (Critical Path Method) : Determine the group of activities that cannot be delayed without delaying the completion date for the entire project.

In order to find :1. Early Dates: By forward Pass Calculation2. Late Dates : By Backward Pass Calculation 3. Total Float : By substract early dates from late dates4. Total float is belong to entire string of activities Not to an individual activity


.4. What if-scenario analysis


Analysis dengan pertanyaan. What if the situation represented by scenario “X” happens?

Suatu network analysis dilakukan menggunakan schedule model untuk menghitung scenario yang berbeda. Seperti keterlembatan pengiriman komponen, perpanjangan waktu pelaksanaan, atau memperkenalkan faktor luar, seperti serangan atau

62

memperkenalkan faktor luar, seperti serangan atau perubahan dalam proses perijinan.


Hasil dari What-if scenario analysis bisa dipakai untuk menilai kelayakan project schedule pada kondisi kurang baik, dan dalam menyiapkan contingency dan response plan untuk mengalahkan atau meringankan dampak dari situasi yang tidak bisa diprediksi.

Caranya adalah dengan Monte Carlo Analysis (11.4.2.2),


.5. Resource leveling


b

a

activity

4

6

2

Workers

8

a

c

b

c

b

c

a

b

c1

3

2

4

Sebelum Resource

63

1 2 3 4 5

c

activity

Days

1 2 3 4 5

b

a

c

activity

Days

1 2 3 4 5Days

b

1 2 3 4 5

4

6

2

Workers

Days

8

c

a b

Resource Leveling

Setelah Resource Leveling

Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR, Project Management, p. 401


.6. Critical chain method


Teknik lain dari schedule network analysis bahwa dengan memodifikasi project schedule ke account sumberdaya yang memiliki keterbatasan.Pendekatan dengan probabilistik.

Setelah CPM diidentifikasi, ketersediaan sumberdaya dimasukkan dan hasil schedule dengan keterbatasan sumberdaya ditetapkan. Dan hasilnya sering merubah Critical path.

64


Critical chain method fokus pada pengelolaan durasi aktivitas yang telah dibatasi dan diterapkannya sumberdaya untuk perencanaan schedule activities.

Untuk membantu pengembangan schedule. Seperti Cost estimating by time period (7.1.2.5) dan simulasi schedue dalam quantitative risk analysis(11.4.2.2).Produk ini secara automatis bisa menghitung secara matematik Forward passdan backward pass critical path analysis and resource leveling, bisa di print atau outputnya dari pengembangan schedule bisa di display.



.8. Applying calendars


Project Calendars (4.1.1.4) dan Resource Calendars(6.3.3.4) mengidentifikasi periode ketika pekerjaan diijinkan.

Project calendars berdampak pada semua aktivitas.Resource calendars berdampak pada suatu sumberdaya khusus atau kategori dari sumberdaya.

65


Resource calendars mencerminkan bagaimana beberapa sumberdaya yang bekerja hanya pada jam kerja, sementara pekerjaan lainnya three full shifts, atau anggota tim proyek mungkin tidak ada, seperti sedang cuti, atau mengikuti trainning program, atau perjanjian kontrak dengan labor terbatas pekerja yang sudah pasti terhadap kepastian hari hari pada seminggu.


9. Adjusting leads and lags


Selama penggunaan lead dan lag tidak tepat bisa membuat distorsi terhadap project schedule.Lead dan Lag dirubah sepanjang schedule network analysis untuk mengembangkan suatu schedule proyek yang sehat.

66

10. Schedule model

Schedule data dan informasi dipumpulkan kedalam schedule model untuk proyek.

Schedule model tool dan data pendukung schedule model digunakan bersama sama dengan manual methods atau project management software untuk melakukan schedule network analysis yang menghasilkan schedule proyek.


Activity Float Activity Float (Basic Knowledge)

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

510

25

21

L = 79

X

12

67

X

L = 7

L = 7

X

SPAi

SPA5

SPLi

SPL5

SPAj

SPA9

SPLj

SPL9

Independence Float

Free Float

Total Float

Outputs.1. Project schedule.2. Schedule model data.3. Schedule baseline.4. Resource requirement

(updates).5. Activity attributes (updates).6. Project calendars (updates).7. Requested changes.8. Project management plan

(updates). Schedule management plan (updates)

.1. Project schedule

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT OUTPUTS

Project schedule meliputi minimum merencanakan start date dan finish date pada setiap schedule activity. Jika resource planning ditempatkan pada paling awal, maka project schedule akan tinggal mengkonfirmasikan penempatan sumberdaya, dan penetapan schedule start dan finish date.

Target project schedule juga dikembangkan dengan menggambarkan target start date dan target finish date

68

plan (updates)


menggambarkan target start date dan target finish datepada setiap schedule activity.

Biasanya berbentuk summary schedule atau master schedule atau milestone schedule atau dibuat secara rinci. Dan bentuknya seperti berikut:

CONTOH PERT CHARTCONTOH PERT CHARTProgram Evaluation and Riview TechniqueNetwork Diagram

69

CONTOH ARROW DIAGRAMCONTOH ARROW DIAGRAM

I 36

5

8 1320

3

3223

23

23 G

E

D

BA

2

70

123

I

736

6

813

38 13

8420

32 36

32

23

23

23

HF

E

C

BA

58 10

11

7 9

40

Red color : Identified CPM (Critical Path Method)

CONTOH BAR CHARTCONTOH BAR CHART

71

Bar Chart = Gantt Charts

Show tasks relative to time (activity start and end dates), expected duration, usually not show dependencies.

Relatively easy to read start/finish date and view progress

Most proper for the Management

CONTOH MILESTONE CHART

EVE+T JA+ FEB MAR APR MAY JU+ JUL AUG

Contract Award

Specification Review

Design Review

DATA

DATESCHEDULE DEVELOPMENT

72

Design Review

Value Engineering

Site Preparation

Quality Planning




.2. Schedule model data


Data penunjang untuk project schedule meliputi minimum schedule milestone, schedule activity, activity attributes dan dokumentasi dari semua aassumptions and constraint yang teridentifikasi. Jumlah tambahan data tergantung dari pengetrapannya.

Informasi yang sering diberikan sebagai penunjang secara rinci meliputi tetapi tidak terbatas pada :

73

plan (updates)


Persyaratan sumberdaya dengan jangka waktu, sering terlihat pada format yang disebut Histogram.

Alternatif schedule, seperti best-case atau worst-case, bukan perataan sumberdaya, sumberdaya yang diratakan, tanpa atau dengan imposed dates.

Schedule contingency reserves. Contohnya : Proyek perencanaan elektronik , schedule model data mungkin

termasuk seperti item Human resource histograms, cash flow projections, dan order and delivery schedule.




.3. Schedule Baseline



Schedule Baseline adalah versi khusus dari project schedule yang dikembangkan dari schedule network analysis of schedule model.

Hal ini dapat diterima dan disetujui oleh tim manajemen proyek sebagai schedule baseline dengan baseline start dates dan baseline finish dates.

74

plan (updates)




Resource leveling/ perataan sumberdaya bisa berdampak yang berarti terhadap preliminary estimate dari jenis dan kuantitas sumberdaya yang diperlukan. Jika resource- leveling analysis merubah persyaratan sumberdaya proyek maka resource requirement diupdates.

Activity attribute (6.2.3.3) diupdate meliputi persyaratan sumberdaya yang direvisi dan yang terkait dengan persetujuan perubahan (4.4.1.4) yang ditimbulkan oleh proses Schedule Development.


(updates).5. Activity atributes (updates).6. Project calendars (updates).7. Requested changes.8. Project management plan


.6. Project calendars (updates)



Adalah calendar hari kerja atau shift yang menentukan tanggalnya dimana schedule activities dikerjakan. Juga menentukan hari tidak bekerja yang mana pada tanggal tersebut idle, seperti hari hari libur, akhir pekan atau non-shift hours.Calendar/ penanggalan setiap proyek mungkin dipakai dengan unit calendar yang berbeda sebagai dasar untuk scheduling the project.

75

plan (updates).7. Requested changes

8. Project management plan (updates)

Proses schedule development bisa menciptakan permintaan perubahan (4.4.3.2) yang diproses untuk meriview dan disposition melalui proses Integrated Change Control (4.6)

Project Management Plan (4.3) diupdate untuk mencerminkan adanya persetujuan perubahan didalam bagaimana project schedule akan dikelola.

. Schedule management plan (updates)Jika permintaan perubahan disetujui (4.4.1.4) hasil dari proses Project Time Management, maka schedule management plan (chapter 6 introductory material) suatu komponen dari Project Management Plan(4.3) mungkin perlu diupdate meliputi persetujuan perubahannya.


Inputs : .1. Schedule management plan .2. Schedule baseline.3. Performance reports.4. Approved changes request

6. 6. SCHEDULE CONTROL INPUTS

Perhatian dengan :

� Progress schedule.

� Faktor yang mempengaruhi timbulnya perubahanschedule.

� Adanya perubahan pada schedule proyek

� Mengelola perubahan yang terjadi saat ini.

.1. Schedule management plan .3. Performance reports

(4.3) berisi Schedule management plan(Chapter 6 ) bagaimana project schedule

(10.3.3.1) menyediakan informasi pada kinerja schedule, kesesuaian

76

.2. Schedule baseline .4. Approved changes requests

(6.5.3.1) project schedule mengontrol approved project schedule. (6.5.3.3) schedule baseline komponen project management plan (4.3).Menyediakan dasar pengukuran dan laporan kinerja schedule sebagai bagian dari kinerja pengukuran baseline.

(Chapter 6 ) bagaimana project scheduleakan dikelola dan dikendalikan

pada kinerja schedule, kesesuaian terhadap rencana,

Hanya approved change request(4.4.1.4) yang telah diproses sebelumnya melalui proses Integrated Change Control (4.6) digunakan untuk mengupdateproject schedule baseline.


Tools & Techniques.1. Progress reporting.2. Schedule change control system.3. Performance measurement.4. Project management software.5. Variance analysis.6. Schedule comparison bar chart

.1. Progress reporting


6. 6. SCHEDULE CONTROL TOOLS & TECHNIQUES

Progress reporting dan status schedule saat ini meliputi informasi seperti actual start dan finish dates, dan sisa durasi terhadap schedule aktivitas yang belum selesai.

Pengukuran progres menggunakan Earned Value.

Tamplate bisa dengan paper base atau electronic

77


Schedule change control system menggambarkan prosedur yang mana schedule proyek bisa dirubah.

Meliputi paper work, tracking system, tingkat kebutuhan persetujuan untuk otorisasi perubahan.

Schedule change control system adalah dioperasikan sebagai bagian dari proses Integrated Change Control (4.6)



.3. Performance measurement


Performance measurement techniques, menghasilkan Schedule Varian (SV) (7.3.2.2) dan Schedule Performance Index (SPI) (7.3.2.2) yang mana digunakan untuk menilai kepentingan perbedaan schedule proyek yang terjadi.

Bagian yang terpenting dari pengendalian schedule adalah untuk memutuskan jika perbedaan schedule memerlukan tindakan perbaikan.

78



Project Management Software untuk scheduling menyediakan kemampuan untuk membandingkan tanggal aktual terhadap tanggal rencana.

Dan memperkirakan dampak perubahan schedule proyek yang berpotensi, yang mana membuatnya alat tersebut berguna untuk mengendalikan schedule.


.5. Variance analysis


Dengan schedule variance analysis selama proses monitoring adalah fungsi kunci dari pengendalian schedule.

Membandingkan target schedule dates dengan aktual/perkiraan start dan finish dates memberikan informasi penting untuk mendeteksi adanya deviasi, dan untuk melakukan tindakan koreksi bila terjadi keterlambatan.

79

.6. Schedule comparison bar chart


keterlambatan.

Untuk memberikan fasilitas schedule progress, cocok membandingkan bar chart, yang di tunjukkan dengan dua bar untuk setiap schedule aktivitas.

Bar yang satu menunjukkan status saat ini, dan yang lain menunjukkan schedule baseline yang telah disetujui.

Secara grapis akan terlihat mana yang telah diprogress dan rencana atau mana yang terjadi keterlambatan.

Variance AnalysisVariance Analysis

Variance report

ForecastingDelay ?No

80

Corective Action

Yes

Corrective ActionCorrective Action

Determine Corrective Action To be

Any delay

Propose Alternatives

81

Action To be Taken

Replanning

Issued Notice of Corrective Action to the

Parties Involved

Outputs.1. Schedule model data (updates).2. Schedule baseline (updates).3. Performance measurements.4. Request changes.5. Recommended corrective actions.6. Organizational process assets

(updates).7. Activity list (updates).8. Activity atributes (updates).9. Project management plan (updates)

.1. Schedule model data (updates)

.2. Schedule baseline (updates)

6. 6. SCHEDULE CONTROL OUTPUTS

Revisi perubahan schedule stat date and finish date dalam approved schedule baseline.

Stakeholder terkait memberikan catatan yang berarti didalam mengupdate informasi pada project schedule model .

82

.3. Performance measurements

.4. Request changes

Perhitungan (SV) dan (SPI) mempunyai nilai terhadap komponen.WBS. Yang didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada stakeholder.

Schedule variance analysis, review progress report, hasil pengukuran kinerja, modifikasi project schedule model dapat menghasilkan Requested changes. (4.4.3.2) terhadap project schedule baseline.

date dalam approved schedule baseline.



(updates).7. Activity list (updates).8. Activity atributes (updates).9. Project management plan

(updates).6. Organizational process assets

.5. Recommended corrective actions


83

.6. Organizational process assets (updates)

.7. Activity list (updates)

Seperti yang sudah dijelaskan pada (6.1.3.2)

Dokumentasi pembelajaran dari penyebab adanya Varian, alasan dipilihnya tindak lanjut koreksi, dan jenis lain pembelajaran dari pengendalian schedule didokumentasikan didalam organizational process assets (4.1.1.4) sehingga menjadikan bagian dari historical database untuk proyek dan penyelenggaraan organisasi.



(updates).7. Activity list (updates).8. Activity atributes (updates).9. Project management plan

(updates)




Seperti yang sudah dijelaskan pada (6.1.3.2)

Schedule Management Plan (6. intro material) suatu komponen dari project management plan(4.3) diupdated untuk mencerminkan segala

84

(4.3) diupdated untuk mencerminkan segala persetujuan perubahan yang dihasilkan dari proses pengendalian schedule dan bagaimana project schedule akan dikelola.


Schedule Control FlowSchedule Control Flow

Progress Monitoring

Schedule Assessment

85

Variance Analysis

Corective Action

Replanning

Forecasting

Schedule AssessmentSchedule Assessment

Update Progress

Impact Completion

Date

Review Critical & Next Critical

Activities

Variance Analysis

86

Progress Activities

Prepare Report

Schedule

Variance report

Progress MonitoringProgress Monitoring

Progress Progress Progress Progress

87

Agregate Progress

ApprovedSchedule

Assessment

YesNo

How to Improve ProgressHow to Improve Progress

� Tingkatkan Productivity

� Tingkatkan/tambah Manpower

� Kerja Overtime

88

� Kerja Overtime

� Kurangi Scope of Work bila memungkinkan

� Subcontracting sebagian dari pekerjaan

� Fast-Tracking

Earned Value Analysis

JutaIDR%

2000 100

1800 90

1600 80

1400 70

1200 60

1000 50

Planned Value (PV)

(BCWS)

Actual Cost (AC)

(ACWP)

Cost

Projected Budget Completed

Projected Time Completed

Schedule Overrun

Cost Overrun

89

1000 50

800 40

600 30

400 20

200 10

0 0 3 6 12 25 35 52 75 85 95 98 99 100 %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Month

Cost

Data Date

Schedule Overrun

Work Performed (EV)

(BCWP)

PROJECT TIME MANAGEMENT

90

Thank you

project time management.pdf

Documents

activity sequencing6

activity resource estimating6

activity atributes updates4

activity list updates3

activity definition1

activity sequencing1

activity definition

activity duration estimating6