Project Scope Management

Par Houle, J. (2005)

Table des matières

• La portée [Scope]• PMBOK

– Processus de la gestion de la portée – Plan de gestion de la portée [Scope Management Plan]

– Rapport de la portée [Scope statement]

– Work Breakdown Structure• Kerzner

– Phase de planification– Statement of Work (SOW)– Caractéristiques du projet [specifications]– Dates importantes [milestones]– Work Breakdown Structure

• Comparaison PMBOK vs Kerzner• PMBOK vs Kerzner

– Vérification de la portée– Contrôle de la portée– Management control– Configuration management

La portée [Scope]

• Portée du produit [Product scope]– Éléments et fonctions qui caractérisent un produit,

service ou résultat.

• Portée du projet [Project scope]– Travail qui doit être fait pour livrer un produit avec les

caractéristiques demandées.

• Gestion de la portée [Scope management]– S’assurer que le projet inclus tout le travail à faire et

seulement le travail à faire pour accomplir le projet. – Ce qui est et n’est pas dans le projet.

Source : PMBOK (2004)

Processus de la gestion de la portée

• Processus de planification– Planification de la portée (rédaction du plan de gestion de la

portée)– Définition de la portée (rédaction du rapport de portée)– Création des tâches [WBS] (rédaction du WBS)

• Pour Kerzner (2003) Phase de planification

• Processus de contrôle– Vérification de la portée– Contrôle de la portée

Source : PMBOK (2004) et Project Management, Harold Kerzner (2003)

Plan de gestion de la portée[Scope Management Plan]

• Contient comment on va…– …définir la portée du projet ?– …détailler la portée du projet ?– …définir et détailler le WBS ?– …vérifier la portée du projet ?– …contrôler la portée du projet ?

Source : PMBOK (2004)

Rapport de portée [scope statement]

• Objectifs• Description portée du produit• Exigences• Frontières• Livrables• Critères d’acceptation produit• Contraintes• Hypothèses• Organisation initiale

• Risques initiaux• Hypothèses• Organisation initiale• Risques initiaux• Dates importantes• Limites financement• Estimation coûts• Exigences de gestion

configuration• Caractéristiques• Approbations

Source : PMBOK (2004)

Statement of work (SOW) Project Charter

Preliminary project scope statement

Project management plan

Project scope management plan

Project scope statement Work breakdown structure (WBS)

Initiating PlanningProject initiator

Statement of work (SOW)

Project specifications

Milestone schedule

Work breakdown structure (WBS)

Preliminary planning Detail planning

Request for proposal (RFP)

Project Charter

Project Charter / Scope Statement + Management Plan

Feasibility

Feasibility study

Work planning authorization Master production schedule

Detailed schedule Program plan

Preliminary planning

Scope Planning

Scope Definition

Create WBS

PMBOK : Processus et documents

Source : PMBOK (2004)

Gestion de la portée vs La vie d’un projet

Source : University Dayton, School of engineering

Kerzner : Planification en générale

• Objectifs et comment les atteindre• Établir une ligne de conduite (prévoir)• Les exigences du projet sont les étapes importantes

[milestones]• Le gestionnaire de projet est la clé du succès d’une

planification réussie• Un des objectifs de la planification est de définir le travail à

faire• 50% des heures de travail et des dollars peuvent être

dépensés avant l’exécution.

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Composants de la phase de planification

• Objectifs (but, cible, norme de rendement)

• Programme (stratégie et actions)

• Horaire (début et fin des activités)

• Budget (dépenses prévues)

• Prévision (Projection dans le temps)

• Organisation (nombre et types de positions requis)

• Règle d’action (guide pour la prise de décision)

• Procédure (méthode pour la mise en œuvre d’une règle d’action)

• Standard (ce qui est adéquat)

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Une question de planification

• Objectifs– Est-ce que c’est où nous voulons être ?– Où voulons nous être ? Dans 1 an ? Dans 5 ans ?

• Prévision– Où sommes-nous capable d’aller ?– Qu’est-ce que ça prend pour nous y amener ?

• Plan d’action– Qu’est-ce qu’il faut faire ?– Pour quand ?– Comment on va le faire ?– Qui va le faire ?

• Surveillance et contrôle– Est-ce que nous sommes dans la bonne direction ? Si non,

pourquoi ?– Qu’est-ce qu’il faut faire pour y être ?– Est-ce qu’on peut le faire ?

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Kerzner : Preliminary planning

• Pour Kerzner le [Project Scope Management] est réalisé principalement dans la phase préliminaire de planification.

• Il y a 4 documents à produire :– Statement of Work (SOW)– Caractéristiques du projet [Specifications]– Dates importantes [Milestone schedule]– Work breakdown structure (WBS)

• Ces 4 documents serviront à faire le RFP.

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Statement of work (SOW)

Project specifications

Milestone schedule

Work breakdown structure (WBS)

Preliminary planning Detail planning

Request for proposal (RFP)

Project Charter

Project Charter / Scope Statement + Management Plan

Feasibility

Feasibility study

Work planning authorization Master production schedule

Detailed schedule Program plan

Preliminary planning

Kerzner : Phases et documents

Statement of Work (SOW)

• Contient une description du travail requis pour le projet

• Il peut jouer un rôle de soumission

• Il doit être clair et contenir une bonne définition de tous les exigences

• Il permet d’éviter le « scope creep »

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Scope Creep

• C’est l’expansion d’un projet au-delà des objectifs originaux.

• Très très fréquent !

• Sources– Demandes de perfectionnement des membres du projet– Tâches oubliés– Perfectionnement inclus sans préavis– Changement du marché

Source : http://builder.com.com/5100-6315-1045554.html

Caractéristiques du projet

• C’est une partie du rapport de travail [SOW].

• Contient par exemple:– Estimation besoins heure-homme– Estimation besoins équipement– Estimation besoins matériaux

• C’est ce qui permettrais de mettre un prix sur une proposition de projet.

• On indique où on peut trouver ces documents.

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Dates importantes

• Contient :– Date de début du projet– Date de fin du projet– Dates des étapes importantes– Livrables et rapports

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Work Breakdown Structure (WBS)

• Un WBS est une division orientée produit du matériel, des services et des données nécessaires à la production du produit finit.

• Structuré de la même façon que le travail sera réalisé.

• Il tient compte des coûts du projet, de l’ordonnancement [scheduling], de la gestion de la configuration [configuration management], du financement et de paramètres techniques.

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Work Breakdown Structure (WBS)

• Structure commune:1. Total program

2. Project

3. Task

4. Subtask

5. Work package

6. Level of effort

Niveaux de gestion

Niveaux techniques

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Work Breakdown Structure (WBS)

• Exemple de WBS (3 premiers niveaux)

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

WBS : Élément le plus important !

• Sommaire du projet total• Aide à la planification• Aide à établir les coûts et budgets• Permet de suivre le temps, les coûts et la performance

[tracking]• Lie les objectifs aux ressources de la compagnie• Permet d’établir les horaires• Aide au contrôle• Permet d’établir les responsabilités pour chaque élément

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Statement of work (SOW) Project Charter

Preliminary project scope statement

Project management plan

Project scope management plan

Project scope statement Work breakdown structure (WBS)

Initiating PlanningProject initiator

Statement of work (SOW)

Project specifications

Milestone schedule

Work breakdown structure (WBS)

Preliminary planning Detail planning

Request for proposal (RFP)

Project Charter

Project Charter / Scope Statement + Management Plan

Feasibility

Feasibility study

Work planning authorization Master production schedule

Detailed schedule Program plan

Preliminary planning

Source : PMBOK (2004) et Project Management, Harold Kerzner (2003)

PMBOK vs Kerzner

Scope Verification Scope Control

Management Control Configuration Management

PMBOK

KERZNER

Source : PMBOK (2004) et Project Management, Harold Kerzner (2003)

Management control

• Chaque membre du projet est responsable d’identifier les problèmes qui requièrent des corrections

• Le gestionnaire de projet a l’ultime responsabilité d’identifier les impacts des corrections

• Des règles d’actions et procédures sont disponibles pour assister le gestionnaire

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Configuration Management

• Technique de contrôle pour la revue et l’approbation formelle des changements.

• Un comité devrait inclure:– Représentant du client– L’entrepreneur– Initiateur du changement

• Discussions du comité– Coût du changement ?– Le changement améliore la qualité ?– Le coût vs amélioration justifiable ?– Changement nécessaire ?– Impact sur les dates des livrables ?

Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Contrôle du « scope creep »

• Comprendre la vision du projet• Comprendre les priorités• Définir les livrables• Séparer les livrables en travaux (WBS)• Séparer le projet en dates importantes

(milestones)• Déterminer les chemins critiques• Établir un control des changements• S’attendre à avoir du « scope creep  »

Source : http://builder.com.com/5100-6315-1045555.html

Source : Georgia State University, Change Management Strategy (2004)

THE END