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Proyecto para la aprobacion de la materia final del CENT N°18

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Project - ecommerce Portillo

Proyecto e-commerce

Implementacin PortilloCENT N 18

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Project - ecommerce Portillo

Introduccin y Entrevistas

Proyecto e-commerce Implementacin Portillo CENT N 18

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Project - ecommerce Portillo

Project Ecommerce Portillo. Descripcin de proyecto: Fuimos contactados por el Sr. Alberto Portillo quien nos comento sobre su intencin de ampliar su negocio y crear una nueva unidad de negocios de venta por internet. Nuestra empresa webactions.com.ar cuenta con un sistema genrico de ecommerce propio, pensado para ser modificado fcilmente y poder adaptarse a las necesidades de cada cliente. El Sr. Portillo ya era cliente nuestro ya que posee una empresa de acondicionamiento de aire: http://www.porclima.com.ar En diciembre de 2003 se comenz con la tarea del relevamiento y entrevistas.

Diciembre 2003 Entrevista inicial : Qu podemos hacer por usted? El Sr. Portillo nos comento sobre su intencin de poder comercializar productos de librera por internet, hacer pedidos, ver precios y mostrar fotos de los productos. Qu tipo de servicio quiere brindar por internet? El Cliente quera ofrecer a sus clientes la posibilidad de poder conectarse a una pagina de internet en donde pudiesen ver los artculos que el comercializa, y adems poder hacer pedidos. Cmo quiere facturar los pedidos, la compra se cierra por internet, piensa incluir algn tipo de pago con tarjeta de crdito? No, la idea es cerrar la venta por telfono, el cliente no quiere cerrar la venta por internet, esto fue a raz de la explicacin que dimos al respecto, para poder vender por internet y cobrar con tarjeta de crdito, es necesario contratar un servicio como por ejemplo VeriSign esta empresa se encarga de toda la validacin de la compra y se hace todo a travs de ellos, pero exigen un porcentaje de la venta a modo de comisin. Esta modalidad no fue conveniente para el usuario y decidi cerrar la venta en forma telefonica. Necesita actualizar los precios de los productos por su cuenta o dar de alta productos, modificarlos o eliminarlos? El cliente nos explico que es muy comn variaciones en los precios, se le ofreci un manager para administrar los artculos pero llegamos a un acuerdo por el cual

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las modificaciones estaran a nuestro cargo con un plazo de 48 horas y un costo mensual.

Cuenta con computadoras en su empresa? El cliente cuenta con 2 PC AMD K6 como los requerimientos del software es tener solo un browser como por ejemplo el internet explorer, esas computadoras cumplen con lo necesario. En el futuro si se hace alguna aplicacin que baje los datos de los pedidos a una computadora local, se rever el tema y se dar la consultora necesaria. Cul es el presupuesto con el que cuenta la empresa? El cliente nos manifest que estaba dispuesto a pagar mil pesos por el ecommerce. Qu cantidad de gente prev usted que pueda llegar a visitar el ecommece? El cliente nos comento que no tenia previsto mucho trafico para el sitio y que no crea que mucha gente valla a conectarse al mismo tiempo. Lo que nos dejo claro es q mas all de la cantidad de gente que visite el emcommerce, el necesitaba modernizar la manera en que los pedidos llegaban, quera brindar a la gente una manera mas practica y simple de poder hacer los pedidos. Es por esto que pens en esta opcion de internet. Tiene intenciones de manejar el stock de los productos que va a comercializar por medio del mismo sistema? El cliente nos manifest que por el momento solo quera que el sistema fuera capaz de permitirle a la gente hacer pedidos y q debera contar con algn mecanismo para que el pueda deshabilitar los productos en el caso con no contar con stock para el mismo, que si en el futuro el sistema evolucionara y agregaramos mas mdulos como stock y facturacin. Cul es tiempo del cual disponemos para desarrollar el sistema? El Cliente nos Explico que no tenia intenciones de implementar el sistema inmediatamente pero que le gustara que el sistema este implementado y funcionando para marzo del 2004. Nos explico que es la poca en donde hacen balance y quera empezar desde ah en mas con el nuevo sistema para poder medir resultados de manera mas efectiva. Nos explico que en realidad tenia intenciones de generar algn tipo de informe desde adentro del sistema el cual le Informara sobre la cantidad de pedidos hechos, la cantidad de pedidos aceptados, cantidad de pedidos facturados.

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En ese momento entendimos que de alguna manera deba haber algn tipo de interfase con su sistema de gestin contable. En el peor de los casos el cliente tenda que ingresar los detalles de la facturacin, fecha, importe y numero en algn modulo de nuestro sistema.

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Segunda entrevista Si bien tenamos informacin como para ir empezando a planificar el sistema, coordinamos una entrevista mas con el Sr. Portillo en donde investigamos un poco sobre la estructura formal de la empresa y sobre la actividad que esta desarrolla. Nuestra estrategia consisti en analizar las distintas tareas que realizaban los diferentes departamentos para poder tener entrevistas individuales con los jefes de cada sector de la empresa. En realidad nos apresuramos bastante para tener esta segunda entrevista ya que se acercaban las fiestas y sabamos por seguro que perderamos 15 das y para el plazo que de tiempo impuesto por el cliente estbamos un poco ajustados. Fue entonces que a mediados de Diciembre nos reunimos y hablamos con el Sr. Portillo sobre los siguientes temas: Mediados de Diciembre 2003 Por que no nos cuenta un poco sobre la estructura de la empresa? EL Cliente nos explico sobre la estructura de la siguiente manera:

Jorge Portillo Presidente

Manuel Campos Gerencia Comercial

Damin H. Harispe Gerencia Financiera

Ventas Diego Olivares M. Luciana Pastor

Facturacion Diego Olivares

Operaciones J. Carlos Romero

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El Seor Portillo nos paso a explicar en esta reunin sobre la estructura de su empresa y un detalle de las funciones de cada departamento. El sentido de informarnos sobre esto fue para tener informacin detallada a la hora de relevar el circuito de informacin sobre que departamento realiza tal o cual tarea. Como podemos ver segn el organigrama la estructura es claramente jerrquica y las lneas de mando estn bien definidas. Jorge Portillo Presidente: La Funcin del Sr. Portillo es el gerenciamiento y la toma de decisiones, por el pasan prcticamente todo el trfico de informacin de la empresa, tiene la ultima palabra a la hora de tomar decisiones. Es tambin la persona encargada de realizar las compras Y de definir cuales van a ser lo productos a comercializarse. A el responden directamente la gerencia de Finanzas y la gerencia comercial. Manuel Campos Gerencia Comercial: El Seor campos se desempea dentro de la empresa como gerente comercial. Es su funcin la comercializacin de los productos y captar nuevos clientes, tambien es su funcin la fidelizacin de los clientes. Esta persona es quien controla al departamento de ventas. Con el Sr. Campos vamos a coordinar los datos necesarios para poder efectuar los pedidos para lo cual vamos a tener una entrevista individual al respecto. En la Entrevista vamos a definir los siguientes puntos: Datos necesarios de los clientes 1. Datos de los clientes 2. Posibles listados 3. Si es o no necesario que el cliente cuente con sus datos dentro del sistema. 4. La incorporacin de los datos es a cargo del cliente o de un operario del sistema. Datos necesarios para el armado del pedido para pasarlo a operaciones 1. Codificacin de los artculos 2. Datos de los artculos 3. Definicin de pro forma para operaciones. La pro forma es un documento que el departamento de ventas va a pasar al departamento de operaciones para poder llevar a cabo el embalaje y despacho del mismo. 4. Definiciones para el sistema de Stock

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Diego Olivares Ventas: Si bien son dos las personas en el departamento de ventas. Vamos a realizar el relevamiento con el Sr. Olivares que es una persona con mas antigedad dentro de la empresa y adems tiene a cargo a la otra persona de su mismo departamento. El Sr. Olivares cumple con las tareas operativas del sector de ventas esto es, todo lo que hace al proceso de ventas desde tomar el pedido hasta, pasar la orden a operaciones para luego pasar la informacin necesaria para la facturacin. Tambien en este caso vamos a coordinar con el Sr. Olivares una entrevista individua en la cual vamos a definir los siguientes puntos: Datos Necesarios para facturar 1. Datos de facturacin 2. Listados posibles Datos Necesarios para facturar 1. Datos necesarios para pasar a operaciones para que realicen el embalaje. 2. Listados posibles.

Juan Carlos Romero Operaciones: EL Sr. Romero coordina el departamento de operaciones. El recibe la orden con un detalles de los productos incluidos en el pedido. Se verifica la existencia en stock y despus de que facturacin da el okay el pedido es embalado y enviado. En algunos casos los pedidos son retirados por los clientes desde el local, toda esta informacin es provista por ventas. Enumeramos los pasos ya que no consideramos necesaria otra entrevista ya que no haba mucha informacin para relevar. Procesos: Operaciones recibe una pro forma del departamento de Ventas con un numero de identificacin este es la referencia del pedido dentro de toda la empresa. Primero verifica el stock o la disponibilidad del pedido. Da el ok de disponibilidad a ventas. Ventas da el ok para el embalaje, tambin es posible que cancele el pedido o que lo suspenda hasta nuevo aviso, de ser as una vez que se vuelve a solicitar se verifica el stock de nuevo.

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Damin H