proje yönetimi ve İş analizi: İki dinamik

Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin

1

www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com


Proje yönetimi ve iş analizi şirketlerin daha

stratejik olmasını sağlayan iki farklı disiplindir


2


İçindekiler

Önzsöz …………………………………………………………………………………………. 3

Tecrübe Aktarımı ………………………………………………………………………… 4

İş ve Projeler ……………………………………………………………………………….. 5

Proje Yönetimi ve İş Analizi: Dinamik İkili ………………………………….. 6

PMBOK ve BABOK Kılavuzlarının Entegre Edilmesi …………………….. 7

Sonuç …………………………………………………………………………………………… 10


3


Önsöz

Proje yönetimi ve iş analizi şirketlerin daha stratejik olmasını sağlayan iki farklı disiplindir.

Proje yönetimi, projenin kapsam, bütçe ve zaman kısıtları içerisinde ihtiyaçlarını karşılamaya

odaklanmıştır. İş analizi ise paydaşların ihtiyaçlarını anlama ve ihtiyaçların giderilmesi için çözümün

özelliklerini tanımlanmasına yardımcı olur. Bu iki disiplinin entegrasyonu, hem proje çıktılarının

gerçekleştirilmesi hem de iş değeri yaratılması konusunda, kuruluşlar için üstün performans elde

edilmesini sağlar.

PMBOK® ve BABOK® üzerinden gidilerek proje yönetimi ve iş analizinin bir döngü içerisinde

nasıl entegre edileceği keşfedilmek isteniyor. Son zamanlarda İtalya’da bazı şirketler bu iki disiplini

entegre etmiş gözüküyor, onlar iş analizi ve proje yönetimi konusunda uzmanlaşmış profesyonelleri

‘Proje İş Yöneticileri’ olarak isimlendiriyorlar. Ayrıca bazı proje yönetim ofisleri de artık iş analizi

konusunda kendilerini geliştirme ihtiyacı hissediyor.


4


Tecrübe Aktarımı

Linkedin’de Bir Proje Yöneticisinin Tecrübelerinden Alıntı:

Birkaç yıl önce yeni bir ürün hattı oluşturulması için bir projeye başlanacaktı, sorumluluk bana

verildi. Bu iş organizasyona gücü de zayıflığı da beraberinde getirdi. Projenin onaylanmasından sonra

PMBOK kılavuzu prensipleri çerçevesinde ‘Proje Beratı’ hazırladım ve ‘Proje Yönetim Planı’

geliştirdim. Bu proje için planlama sürecinin kusursuz olduğunu ve diğer benzer projelere göre

planlamanın gerekenden daha az çaba gerektirdiğini fark ettim. Kesinlikle business case hazırlığı bu

süreci kolaylaştırdı. Birkaç yıl sonra IIBA’ya geçtim ve BABOK’u keşfetttim. Bu yönergelerin benim

proje yönetim becerilerimi geliştireceğini anlamam çok uzun sürmedi. Bu disiplini keşfetmemle CBAP

(İş Analizi Uzmanlık Sertifikası) almaya karar verdim.

Profesyonellerin Buluşma Noktası! theBASolutions ve Proje Eğitim Merkezi Linkedin Sayfasına

Gitmek İçin Tıklayın.

https://www.linkedin.com/company/thebasolutions?trk=biz-companies-cym

https://www.linkedin.com/company/pem-proje-e-itim-merkezi---rep-id-3812?trk=biz-companies-cym


5


İş ve Projeler

PMI’ın sloganı;

“Başarılı İş sonuçları için proje yönetimi kaçınılmazdır.”

Bu ifade iş ve proje yönetimi arasındaki bağlantıyı vurgular. BABOK kılavuzuna göre her proje bir iş

ihtiyacını karşılamak için başlatılır.

“İş analizi ve gereksinim yönetimi, problemlerin olası çözümlerinin tanımlanması konusunda

rehberlik edecektir.” (BABOK® Guide, Version 2.0, p. 85)

İş ihtiyacını tanımlayarak, sistemde ve örgütsel yeteneklerde neden değişiklik yapılması

gerektiği ortaya konulmuş olacaktır( BABOK® Guide, Version 2.0, p. 81). Bu konsepti özetlemek

gerekirse, iş ihtiyacı ile örgütsel değişiklik için bir istek ortaya çıkar ve bu değişiklik iş için yarar arz

etmelidir. Organizasyonlar bir projenin öncesinde, uygulanırken ve sonrasında iş değeri sunmak için

proje yönetimi ve iş analizi yeteneklerini geliştirmelidirler. İş analizi, proje ihtiyaçlarının anlaşılması ve

iş değerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

Burada bahsetmemiz gereken başka ilginç bir nokta var. Bu iki disiplinin birlikte kullanımı ile

(Proje Yönetimi ve İş Analizi) kuruluşlar üstün proje yönetimi yetenekleri elde etme yolunda vize

almış olurlar. Yükselmek isteyen firmalar, katılım proje yönetimi konusunda gelişime ihtiyaç duyarlar

bu yüzden de iş analizi ve proje yönetimini entegre etmeleri gerekir.


6


İş Analizi, proje öncesinde (BABOK® Guide "Kurumsal Analiz" Bilgi Alanı), sırasında ve proje

sonrasında (BABOK® Kılavuzu "İhtiyaçlar Analizi" ve "Çözüm Değerlendirme ve Doğrulama"

aracılığıyla Bilgi Alanları), iş ihtiyaçlarını anlamayı amaçlamaktadır.

Proje Yönetimi ve İş Analizi: Dinamik İkili

Bu iki disiplinin önemini tekrar vurgulamak gerekirse: Proje Yönetimi, İş analizi ve bunların

entegre uygulamaları projelerin düzgün yürütülmesini ve iş değerinin teslim edilmesini sağlar. İş

analizi proje yönetimine iş ihtiyaçlarının ve çözüm bileşenlerinin anlaşılması hususunda netlik sağlar.

Bunun yanı sıra paydaşların proje boyunca sürekli olarak katılımını sağlar.(İş analistleri iş ve proje

paydaşları arasında köprüdür.)

IIBA® göre gereksinim toplama sadece bir proje yönetim süreci değildir. Uygun planlama ve

gereksinimlerin belirlenmesi yoluyla iş ihtiyacını karşılamak için İş Analizi, Proje Yönetimine değer

kazandırıyor.

İŞ ve PROJELER- “Dinamik İkili”

Kapsam tanımı, İletişim, Risk Yönetimi gibi ortak konularda bu iki disiplinin entegre

uygulaması büyük kolaylık sağlar. Bu konu PMI® ve IIBA tarafından yürütülen ortak bir araştırma

projesi olarak ele alınmıştır. Elizabeth Larson tarafından yürütülen araştırmanın başlığı "Başarı için

Ortaklık: IIBA / PMI Ortak İşbirliği ".Bu araştırmaya IIBA web sitesinden ulaşabilirsiniz.(IIBA üyeleri için

ücretsiz)


7


Proje yöneticileri takımı yönetir ve işin teslimi ile ilgilenir, iş analistleri ise iş ihtiyacına yönelik

çözümü belirler ve hedefleri projeye göre düzenler. Proje başarısı için ikisinin de gerekliliği eşit

miktardadır. İş analizi ve proje yönetiminin entegre edilmesi, kurumun özelliklerine ve ihtiyaçlarına

uygun olarak geniş bir senaryo şeklinde standartlaştırılmalıdır.

Daha öncede belirttiğimiz gibi bu yazı iş analizi ve proje yönetiminin rolünü anlatmak öteye

geçip bu iki disiplinin entegrasyonunun, işe nasıl değer katacağına odaklanacaktır.

PMBOK® ve BABOK® Kılavuzlarının Entegre Edilmesi

Daha önce de söylediğimiz gibi, Proje Yönetimi ve İş Analizi disiplinlerinin

entegrasyonu, proje performanslarını artırabilir ve proje yönetiminde daha yüksek olgunluk

seviyesine taşır.

http://www.projeegitimmerkezi.com/pmi-d-57-projektor-dergimiz-yayinda


8


İş analizi proje yönetimine nasıl daha yüksek bir olgunluk sağlar?

Bu kavramı açıklığa kavuşturmak için BABOK® kılavuzundan başlamak uygun olacaktır.

Böylece bu standartların, PMBOK® Kılavuzu'nda açıklanan süreçleri nasıl pekiştirdiğini göstereceğim.

İşte bazı anlayışlar;

PMBOK ® Başlatma, Planlama, İzleme ve Kontrol Süreç Gruplarının BABOK® "Sonuç

çıkarma" Bilgi Alanı tarafından geliştirilmesi

PMBOK® Proje Yönetimini şöyle tanımlar "proje ihtiyaçlarını karşılamak için proje

faaliyetlerinde bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanması." (PMBOK® Kılavuz, Dördüncü Baskı, s. 6)

BABOK® Kılavuzu proje gereksinimlerinin paydaşların ihtiyaçlarından doğduğunu belirtir. Öncelikli

olarak bu ihtiyaçlar anlaşılmalı sonra da gereksinime çevrilmelidir.

Paydaş ihtiyacının anlaşılması, bir ortaya çıkarma sürecidir.(BABOK® Rehberi, Versiyon 2.0, p

53)

Paydaş ihtiyaçlarının belirlenmesi iş analizinin en önemli ve hassas parçasıdır. Bu yüzden

profesyonel yollarla yapılmalıdır. BABOK® (Versiyon 2.0) dört adımda bu işlemi açıklar: İhtiyaç

belirlenmesi için hazırlık yapın, Tespit etme faaliyetlerini yürütün, Sonuçları belgeleyin ve son olarak

da sonuçları onaylayın. Profesyonel bir destek olmadan iş ihtiyaçlarının iyi bir şekilde belirlenmesi

neredeyse imkansız. İyi bir ihtiyaç tespiti işlemi doğrudan PMBOK® içerisinde de yer alan Gereksinim

toplama, Kapsam tanımlama ve Kalite planı süreçlerini etkiler. Dolaylı olarak da Bütünleşmiş

Değişiklik Kontrolü sürecine yarar sağlar.

http://www.thebasolutions.com


9


BABOK® Kılavuzu, "Şirket Analizi, İhtiyaç Analizi, Çözüm Değerlendirmesi ve Doğrulama" gibi

alanlarıyla PMBOK® ‘Başlatma Planlama, İzleme ve Süreç Grupları ve Kontrol’ bilgi alanını geliştirir.

PMBOK® iş ihtiyaçlarının belirlenmesinin tekrarlanan, yukarıdan aşağıya bir süreç olduğunu

gösterir. Proje beratında genellikle ‘yüksek düzey’ gereksinimler listelenir.

‘Projenin neden başlatıldığını, başarıya ulaşmak için gerekli olan hedefleri ve başarı ölçütü

olarak kullanılacak metrikleri açıklar.’ (BABOK® Rehberi, Versiyon 2.0, s. 5)

Gereksinimlerin toplamı, paydaş ihtiyaçları üzerine odaklanmıştır. Paydaşların ihtiyaçları ve

bu paydaşların çözüm ile nasıl etkileşim içerisinde olacağı belirlenir. Paydaş gereksinimleri, iş

ihtiyaçları ve çözüm arasında köprü görevi görür.

Kapsam sürecinin belirlenmesinde, çözüm kapsamı proje kapsamına dönüştürülür. İş faydaları

üreten projeler elde etmek için "İş - Paydaş - Çözüm - Geçiş" düzeni içerisinde gereksinimler takip

edilmelidir; İş sonuçları geliştirilmek isteniyorsa her projenin başlangıç noktası iş ihtiyaçları olmalı. İş

ve Paydaş Gereksinimleri için "yüksek seviyeli" bir dil kullanılabilir, ancak Çözüm ve Geçiş Koşulları

için dil kesin, titiz ve açık olmalıdır. Belirsiz, tutarsız, eksik çözüm gereksinimleri projede problemler

oluşmasına yol açar.

BABOK® Kılavuzundaki “Gereksinim Analizi, Gereksinim Yönetimi ve İletişim" Bilgi Alanları

PMBOK® Kılavuzunda İletişim bilgi alanını geliştirir.

Paydaş ve çözüm gereksinimleri, paydaşlar ve paydaş grupları tarafından kullanılması için

gereksinimlerin iletilmesi üzerine modellenmiş ve belirtilmiştir. “Gereksinim Analizi, Gereksinim

Yönetimi ve İletişim" Bilgi Alanları doğrudan Paydaş Beklenti sürecinin her şeyden önce de Proje

İletişim Yönetimi süreçlerini destekler.


10


SONUÇ

İyi iş sonuçları elde etmek için proje yönetimi ve iş analizi entegre edilmelidir. BABOK®

kılavuzunda İş Analizi şöyle anlatılmaktadır; Bir örgütün yapısını, politikalarını ve faaliyetlerini

anlamak ve belirlenen hedeflere ulaşmak için organizasyona çözümler önermek için paydaşlar

arasında bir irtibat sağlanması amacıyla kullanılır." Bu iki disiplin, Proje Yönetimi ve İş Analizi

entegrasyonu sayesinde, kuruluşlar hem proje çıktılarının gerçekleştirilmesi açısından hem de iş

değeri yaratma açısından üstün proje performansları elde edebilirler.


11


İş Analizi ve Gereksinim Yönetimi Alanında IIBA (International Institute of Business

Analysis) tarafından akredite edilmiş EEP (Endorsed Education Provider) ünvanına sahip

TheBASolutions Kasım Ayı Fırsatları İle Sizleri Bekliyor.

PDU Yenilemenin Vakti Geldiyse Doğru Adres PEM! Hem Sertifikanız Yenilensin hem

de IIBA metodolojisi ile Global İş Analizi Sertifikası Kazanın!

Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın

Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın