proje yÖnetİmİ & duygusal zeka

1

PROJE YÖNETİMİ &

DUYGUSAL ZEKA

Ekim, 2006

3

650Mono-Label

Shops

112Ülke

5.500Satış noktası

18Showroom

4

• HUGO BOSS ürünlerinin yıllık perakende değeri 3.5 milyar EUR

• Dünya çapında 112 ülkede 4000 müşterisi olan ve 5500 satış ağına sahip

• Erkek üst giyim segment’inde pazar lideri

• Bayan giyimde hızlı büyüme trendi

• Dünya genelinde gruba ait 24 şirkete ve 15 ülkede kendine ait showroomlara sahip

5

Ürün: Yenilikçi / Duygusal Kaliteli Erkek / Bayan Giyimini Yönlendiren

Fiyat: Rekabetçi Satın Alınabilir Paranın Hakkını Veren

Lokasyon: İş Merkezleri Spor Aktiviteleri Metropoller

Tanıtım: Yenilikçi / Proaktif Genç Sportif / Klas

6

Dünya Genelinde 7.000 Çalışan

Yıllık Model/Stil Sayısı 300.000

Yıllık Parça Üretimi 26 Milyon adet

Yıllık Dokuma Kumaş Sarfiyatı 17 Milyon metre

Üretici Sayısı 200 adet

7

HUGO BOSS İzmir

32.000 gömlek/hafta 13.000 ceket/hafta

14.000 pantolon/hafta 4.000 bayan giyim/hafta

6.000 spor giyim/hafta

Hugo Boss Grubunun Endüstriyel Know How Merkezi

8

0

250

500

750

1000

1250

1500

1750

2000

2250

2500

2750

3000

3250

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005MY

BY

Beyaz Yaka 410

Mavi Yaka 2520

TOPLAM 2005

YILLAR BAZINDA ÇALIŞAN SAYISI

9

PROJE YÖNETİMİ

10

PROJE YÖNETİMİNİN 3 AŞAMASI

Faz Önemli Noktalar Temel Sorular

Tasarla Proje ve organizasyonel statejiler, hedef tanımlama, modelleme & planlama, kaynak analizi

Ne yapılmalı?Neden yapılmalı?Nasıl yapılmalı?Projenin her bir adımına kimler katılmalı?Proje Ekibi dışında kimlere danışılmalı?Başlangıç ve bitiş tarihleri?

Yap Organizasyon, kontrol, liderlik, karar verme ve problem çözme teknikleri

Projenin günü gününe yönetilmesi nasıl sağlanmalı?

Geliştir Sürecin ve çıktılarının değerlendirilmesi, gerekli değişikliklerin yapılması

“Proje Yönetim Süreci” sürekli olarak nasıl geliştirilebilir?

Kaynak: Project Management, Ralph Keeling, 2000

11

PROJE YÖNETİMİNİN 3 AŞAMASI

Zaman

Akt

ivite

Düz

eyle

ri

Tas

arla

Yap

Gel

işti

rKaynak: Project Management, Ralph Keeling, 2000

12

PROJE YÖNETİMİNDE “7S”

Element Tanım

Strategy (Strateji) Projenin şirket / bölüm stratejilerine etkisi

Projenin başarıya ulaşması için gerekli organizasyon düzenlemeleri

İş yapma metotlarının tasarımı, gözden geçirilmesi ve kontrolü

Proje ekibinin seçimi, atanması, yönetimi

Proje lideri ve ekibinin sahip olması gereken yönetsel ve teknik beceriler

Structure (Yapı)

Systems (Sistemler)

Staff (Çalışanlar)

Skills (Beceriler)

Style/culture (Kültür)

Stakeholders (Paydaşlar) Proje çıktılarından etkilenen birey ve gruplar

Proje takımı ve organizasyondaki davranış kalıpları


13

PROJE PİRAMİDİ

Grup misyonunun ve amacının belirlenmesi

Grup içi rollerin dağılımı

Grup çalışma kurallarının tanımlanması

Grup içi ve gruplar arası ilişkilerin düzenlenmesi

“…Bir araya gelmek sadece bir başlangıçtır. Bir arada kalmak ya da tutmak büyük bir ilerlemedir. Birlikte çalışmak ise gerçek bir başarıdır…”

Henry Ford

HEDEFLER

ROLLER

PROSEDÜRLER

KİŞİLERARASI İLİŞKİLER

14

PROJE TAKIM ROLLERİPROJE TAKIM ROLLERİ

Roller ve tanımları / takıma katkı noktası

Kabul edilebilir zayıf noktaları

Yaratıcı: Hayal gücü kuvvetli ve zor problemlerin üstesinden gelir.

Detayları göz ardı eder. Etkili iletişim kurmak zihnini meşgul eder

Araştırmacı: Dışa dönük, istekli ve iletişim yönü kuvvetlidir. Fırsatları görür, ilişkilerini geliştirir.

Fazla iyimser, hevesi söndükten sonra ilgisi azalır.

Koordinatör: Mantıklı, özgüveni yüksek, yönlendirme yeteneği yüksektir. Hedefleri net tanımlar, karar verme ortamları sağlar ve delege eder.

Kolay etkilenebilir, kişisel işlerini delege etme eğilimindedir.

Şekillendirici: Meydan okuyan, dinamik ve baskı altında gelişir . Engelleri aşma konusunda cesurdur.

Provoke eder. Duyguları incitir.


15

PROJE TAKIM ROLLERİPROJE TAKIM ROLLERİ

Roller ve tanımları / takıma katkı noktası

Kabul edilebilir zayıf noktaları

Gözlemci: Farkındalığı yüksek, stratejik ve sezgileri güçlüdür.Tüm olanakları görür ve duruma uygun karar verir.

Diğerlerine ilham vermekten yoksundur, daima eleştirir.

Takım üyesi: Yardımsever, iyi huylu,zeki ve diplomatiktir. İyi dinler, yapıcıdır ve anlaşmazlık çıkmasını engelleyerek ortamı sakinleştirir.

Zor durumları sonuca bağlayamaz. Çabuk etkilenir.

Uygulayıcı: Disiplinli, güvenilir, tutucu ve verimlidir. Fikirleri uygulamaya geçirir.

Yeni olanaklara cevap vermede ağır kalabilir.

İş bitirici: Özenli, vicdanlı ve tedirgindir.

Kaygı duymaya aşırı eğilimli, delegasyona karşı isteksizdir.

Uzman: Adanmış ve inisiyatif sahibidir. Nadiren bilgi ve becerilerini takıma sunar.

Sınırlı bir cephede katkı yapar. Aşırı teknik detaylara eğilimlidir. “Büyük Resmi” gözemez.


16

Projeler Yürütülürken Kuruluşların En Çok Karşılaştıkları Sorunlar

Zaman planlamasında sapmalar

Proje kontrol ve izleme aşamasında aksaklıklar

Proje hedeflerinin net olmaması kaynaklı sorunlar

Yönetimden desteğinin yetersiz olması

Yönetimin projeleri doğru hizalayamamasından kaynaklı sorunlar

Fizibilite ve değerlendirme aşamasında sorunlar

Ekip çalışmalarında sorunlar

Proje Liderliğinden kaynaklanan sorunlar

Proje grubunun oluşturulmasında sorunlar

Proje iletişim yönetimindeki tıkanıklıklar

17

PROJE YÖNETİMİ –

DUYGUSAL ZEKA İLİŞKİSİ

18

BEYİN DUYGULARI NASIL TETİKLER?

Görsel Kortex

Duygusal Uyarıcı

Amygdala, kortikal merkezler mevcut durumu kavramadan önce duygusal reaksiyonları

tetikleyebilir.

Thalamus

Amygdala

Kaynak: Emotional Intelligence and Six Sigma, A.Milivojevich, Quality Progress

19

DUYGUSAL ZEKA

I. Duyguların Bilincinde Olma

Duygularımızın kendimize, diğer insanlara ve iş performansımıza etkisini anlama

II. Duygusal Özdenetim

Duygularımızın esiri olmamak için “pause” düğmesine basma

III. İçsel Motivasyon

Kaygı ve negatif duygularımızı pozitif duygulara ve eylemlere dönüştürme

IV. Empati

Kendimizi başka çalışanların ayakkabıları içinde düşünme

V. İlişki Yönetimi

Kendi duygularımızın ve diğer insanların duygularının bilincinde olarak etkileşim yaratma

Kaynak: Duygusal Zeka, Daniel Goleman, 1996

20

DUYGUSAL ZEKA – PROJE YÖNETİMİ

I. ETKİLİ KARAR VERME

II. ÇATIŞMA YÖNETİMİ

III. ZOR EKİP ÜYELERİYLE BAŞ EDEBİLME

21

ETKİLİ KARAR VERME YAKLAŞIMININ SEÇİMİ

Çok çabuk karar alınması gerekli ise

Karar verecek olan, konu ile ilgili tam deneyimli ise

Başkaları tarafından kararın kabulü ihtiyacı pek yok ise

Tek Taraflı

Diğerlerine danışabilmek için yeterli zaman varsa

Konu ile ilgili yetkinliği olan kişilere danışılır

Diğer takım üyelerine de danışmak onların kabulü açısından önemlidir.

Danışmacı

Herkesin görüşünü almaya yeterli vakit varsa

Takımda doğru kararları vermek için yetkin üyeler varsa

Tüm takımın kararı kabullenmesinin önemli olduğu durumlarda

Grup

22

TAKIM İÇİ ÇATIŞMA YÖNETİMİ

23

UZLAŞMA

ÖDÜN VERME

KAÇINMA REKABET

İŞBİRLİĞİ

Düşük Yüksek

Yüksek

Baş

kası

na

İlg

i

Kendisine İlgi

TAKIM İÇİ ÇATIŞMA YÖNETİMİ

24

ZOR İNSANI DEĞİL, ONA OLAN YAKLAŞIMINIZI DEĞİŞTİRİN…

ZOR EKİP ÜYELERİYLE BAŞ EDEBİLME

25

Deneyimlerinden faydalanın

Görüş ve yorumlarını kısaca özetle ve devam et

Katkı yapan bir rol ve sorumluluklar ver

Deneyim sonuçları konusunda farklı düşünen üyelere söz ver

Kıdemli

sürekli olarak “ben hep buradayım, daha önce de bunu yaptım” diyen kişi(ler)

Olumsuz Yön: değişime kapalı olma Olumlu Yön: konularla ilgili deneyime sahip olma

Ortak hedeflere odaklan

Hedeflerin nasıl destekleneceğine yönlendir

Pratik fikirler yaratmasını iste

Ortaya attığı fikirlerin, diğer üyelerce geliştirilmesini sağla

İdealist:

her şey mükemmel olmalı

Olumsuz Yön: pratik olmaması Olumlu Yön: vizyona sahip olma


26


Gündeme odaklan

Durumu özetle ve devam et

Yaptığı davranışların takım üzerindeki olumsuz etkisini kişiye anlat

Kişiyi takımdan at

Arıza Tipler

Sürekli olarak her konuda kavga çıkaran kişi(ler)

Olumsuz Yön: çatışma yaratarak, takımı yolundan saptırma Olumlu Yön: şeytanın avukatını oynama

Deneyiminden faydalan

Takım üzerindeki etkisi hakkında geribildirim ver

Araya gir

Göz temasından kaçın

Avare Tipler

sürekli olarak konuşan ve konulara teğet geçen kişi(ler)

Olumsuz Yön: zamanı boşa harcar, takımın odağını saptırır Olumlu Yön: Takım tansiyonunu hafifletir

27

Yardımını iste

“Eğer başka türlü yaparsak, ne olur?” diye sor

Açık uçlu sorular sor

Beyin fırtınası yaparak farklı fikirler yarat

Kanun Adamı

her şey kuralına uygun yapılmalı diyen kişi(ler)

Olumsuz Yön: katı olması Olumlu Yön: prosedürlerin uygulanmasını sağlaması

Onun fikrini sor

Açık uçlu sorular sor

Tartışma için zaman koy ve alternatif

fikirlerini cesaretlendir

Arabulucular

takım çatışmalarını çözmeye çalışan kişi(ler)

Olumsuz Yön: üretken çatışma fırsatını önleme, kendi fikirlerini çok ender paylaşma Olumlu Yön: takım çatışmalarını yönetme


28

Davranışların etkisini kişiyle paylaş

Durumu yeniden tanımla ve takım hedeflerine odaklanmasını sağla

Diğer takım üyelerinin de katkı koymalarına fırsat tanı

Takım halinde yapılan katkıları tanı/takdir et

Güç Pazarlamacısı

sürekli olarak yönetimi elinde tutmaya veya gücü kendinde toplamaya çalışan kişi(ler)

Olumsuz Yön: kendi reklamlarına odaklanmaların takımın bütünlüğüne zarar vermesi Olumlu Yön: başarıyı arzulaması

Baskın takım üyelerini kontrol et

Tüm takım üyelerinden fikirlerini yazmasını iste

Açık uçlu sorularla katılımını cesaretlendir

Tüm ekip üyelerinin katkı sağlaması için sorular sor

Sessiz Tipler

nadiren katkı yapan kişi(ler)

Olumsuz Yön: takımın kişiden fayda görememesi, takım kararlarını uygulamadaki isteğinin belirsiz olması Olumlu Yön: takımın prosedürlerine uyması


29

Olası motivatörleri belirle

Öneri için destek iste

Onaylamanın etkisini ihmal etme!

Ölçülebilir bir göreve atama yap!

İlgisiz Üyeler

takım çalışmalarına ilgi göstermeyen kişi(ler)

Olumsuz Yön: takım içinde “negatif enerji” yaratması Olumlu Yön: gerçeklik kontrolü olabilmesi

Çatışma yönetimi yaklaşımlarını kullan

Ortak takım hedeflerini vurgula

Öfkenin kök nedenlerini adresle

“Hedef” takım üyelerini koru

Kızgın Boğa

öfke ve düşmanca davranışlar sergileyen kişi(ler)

Olumsuz Yön: takımın yolundan sapması, kişisel saldırıların takımı bölmesi ve üyeleri sinirlendirmesi Olumlu Yön: çatışmaların üretken olabilmesi


30

“Hiç Zamanım Yok” Tipi

takım çalışmaları için asla zamanı olmayan, “gitmem lazım” diyen kişi(ler)

Olumsuz Yön: acele kararların alınmasını ve üyelerin çalışmanın bir parçası haline getirecek faaliyetlerin engellenmesine neden olması Olumlu Yön: takımın gündemine bağlı kalmasını sağlaması

Potansiyel katkı konusunda gerçekçi ol

Özel görevler için müzakere yap

Çekirdek ekip üyesi yerine konuk üye haline getir

Kişi ile öncelikleri hakkında anlaşma yap

Bilge Adam

takım çalışmalarının çok ötesinde önemli işler yaptığını düşünen kişi(ler)

Olumsuz Yön: takım çalışmalarına ket vurması; iş yükünün yönetilememesi Olumlu Yön: takımın gücünü ve prestijini arttırması


Zaman konusunda müzakere yap

Toplantıları zamanında başlat ve bitir

Mutlaka ekipte zaman tutucu olsun

Üyelerin yöneticisi ile gerekiyorsa zaman koyması konusunda anlaşma yollarını ara

31

ANLAŞMA MODELİ: Takım Toplantılarındaki Yıkıcı Davranışlar için


1. Görmezden gel veya çatışmadan sakın

2. Göz teması kur

3. Ayağa kalk

4. Çatışma yaşanan kişiye doğru yürü

5. Çatışma yaşanan kişiye doğru yürü ve göz teması kur

6. Kişiyi tartışma ortamına katılmaya yönlendir

7. Davranışlarının takım için yıkıcı olduğunu ima et ve olumlu yöne

yönlendir

8. Aralarda bireysel olarak konuş

9. Toplantıda bireysel olarak konuş ve takım üyelerini de konuşmaya

dahil et

32

HUGO BOSS İYİLEŞTİRME

YÖNETİMİ

HBIM

33

HBIMHBIMHBIM

TKY

6 SIGMA

6

SIGM

A

LEAN

YALIN

TPM

TPM

35

Kayıpların

Yokedilmesi

Yetenek HavuzuÖğrenen

Organizasyon

36

GRUP DİNAMİKLERİ

37

HUGO BOSS İZMİR - UYGULAMA ÖRNEKLERİ

proje yÖnetİmİ & duygusal zeka

Documents