proje risk yonetimi

8/2/2019 Proje Risk Yonetimi

1/7

1

PROJE RSK YNETM

Giri

Gnmzde bireylerin ve kurulularn ulaabilecekleri bilgi eit ve miktar srekli artmaktadr.Ancak, gelecek belirsizliklerle dolu olduu iin, irketlerin, yaptklar ilerin doas gerei, srprizlerile karlamalar her zaman iin mmkndr.Elbette srprizlerin hepsi olumsuz deildir. Bunlarn bazlar bizim lehimize de olabilir. Btnabamz, olaylar lehimize evirebilecek yollar bulmaktr. Biraz daha teknik bir dil ile ifade edecekolursak; bilinmeyenler (belirsizlik) ya bizim lehimize (frsat) ya da aleyhimize (risk) olacak ekildegerekleebilir.Proje Risk Ynetiminde temel yaklam, projedeki belirsizliklerin olumsuz etkilerini (riskleri) en azaindirirken, olumlu etkilerini (frsatlar) artrmaya almak ve gelecekteki muhtemel olumsuz olaylarolduunda bunlara tepki vermek olarak deil, bu olaylar olmadan gerekli tedbirleri almak eklindegrlmelidir. Byle bir yaklamla nceden planlama yaplarak alternatif eylem planlar seebilir vbeklenen proje hedeflerine ulamak mmkn olabilir. Dolays ile Risk Ynetiminin amac; proje

risklerini belirlemek ve onlar ortadan kaldrmak ya da etkilerini azaltmak zere gerekli stratejilerigelitirmek, ayn zamanda frsatlar maksimize edecek admlar atmaktr. Yanl giden ilerinolumsuz sonularn ve olaslklarn azaltc planlamay yapmak ve giderilmeyen risklerle ilgilisorumluluklarn belirlenmesini salamak suretiyle projenin zamannda, istenen kalite ve tahsislibte snrlar dahilinde gerekletirilmesi olasl artrlm olur.

Bu sunumun amac, savunma projelerini yrten gerek kamu grevlileri gerekse yklenicifirmalarn proje yneticilerine stlendikleri projelerdeki baar olasln artrmak iin risk vebelirsizlik ynetimine nasl yaklalacana ilikin ip ular vermek, proje risk ve frsat tanmlarnatemel bir anlay getirmek ve riski gidermek iin sistematik yaklamlar sunmaktr.

Proje Risk Ynetimi Sreleri

Proje risk ynetimi; risk etkilerinin sistematik olarak tanmlad, deerlendirildii ve uyguntedbirlerin alnd bir sretir. Dier bir ifade, ile istenmeyen deiikliklere neden olmapotansiyekline haiz olaylar ya da alanlar tanmlamaya ve kontrol etmeye odaklanan sistematik biryntemdir. Bu sistematik yaklam drt ana sre ihtiva etmektedir: maruz kalnacak riskintqanmlanmas, tanmlanan riskin saysallatrlmas, dier bir deyimle deerlendirilmesi, riske tepkigelitirme ve tepkinin kontrol edilmesidir.

Proje Risk Ynetiminin Amac

Projenin temeli olan kapsam, kalite, zaman ve maliyet unsurlarn etkilemesi muhtemel olaylarbelirlemek,

Her bir muhtemel olayn etkisini lmek, Bu muhtemel olaylardan kontrol edilemeyenlerin ynetimi iin bir esas oluturmak, Kontrol edilebilenleri ise kendi lehimize deitirmeye almaktr.

Proje Risk Ynetiminin lkeleri

Her proje iin risk mevcuttur. Riskin uygun ekilde ynetilememesi devaml kriz yaratr. Neyaplacana, ne zaman yaplacana ve yeterli ilemlerin yaplp yaplmadna kararverilememesi durumlarnda risk uygun ynetilememektedir.


2/7

2

Risk tanmlamas sresi; projenin baarlmas sonunda ortaya konacak olan rn ya da hizmetinincelenmesi ile balar, riskin kaynaklar, risk olaylar ve bunlarn belirtilerinin belirlenmesi ilesonulanr.

Riskin saysallatrlmas sreci; sosyal paydalar ve bunlarn risk hogr seviyeleri, riskkaynaklar ve olas riskler, maliyet ve faaliyet sre tahminlerinin incelenmesi ile balar,karlamayacak ve ihmal edilebilecek frsatlar ve bir nlem alnmas gereken ve kabullenebilecektehditlerin belirlenmesi ile sona erer.

Riske tepki gelitirme sreci; frsat ve tehditlerin incelemesi ile balar, risk ynetim plan ve ihtiyatplanlarnn oluturulmas, yedeklerin belirlenmesi ve szlemeye dayal anlamalarnbelirlenmesiyle son bulur.

Riske tepkinin kontrol sreci; risk ynetim plan gerekleen risk olaylar ve ortaya kabilecekyeni risk belirtileri ile balar, dzeltici ilemler ve risk plannn gncelletirilmesi ile sona erer.

Riskin tanmlanmas ve saysallatrlmas genelde birlikte mtalaa edildiinde bu iki sre birlikte

riskin analiz edilmesi ve deerlendirilmesi ad

ile de an

lmaktad

r. Yine ayn

ekilde riske tepkigelitirme ve risk kontrol sreleri risk ynetimi ad ile anlr. Bu kapsamda olmak zere, geneldekartrlan bir hususa da aklk getirmek yararl olacaktr. yle ki; Projenin Kapsam veKalitesinde olas deiiklikleri karlamak iin ayrlan fona Muhtemel Olaylar Yedei (ContigencyReserve) denir. Projenin Maliyet ya da zaman izelgesinde olabilecek deiiklikleri karlamak iinayrlan zel fona ise Muhtemel Olaylar Karl (Contigency Allowance) ad verilir.

Riskin Tanmlanmas (Belirlenmesi)

Risk nedir? Geni anlamda riske iki farkl yaklam sz konusudur: Bunlardan birinci yaklamdarisk, belirsizlik anlamna gelir. Bu durumda risk, hem olumlu hem de olumsuz sonular ierir. kinciyaklamda ise risk tehdit/tehlike anlamna gelir. Bu durumda yalnzca olumusus sonular ierir.

Risk, proje hedeflerini olumsuz etkileyen belirsiz olaylarn ylml etkisi olarak da tanmlanabilir.

Riskin tanmlanmas; risk kaynaklarnn ve projeyi etkilemesi beklenen risk olaylarnnbelirlenmesidir. Bir kez yaplan bir ilem olmayp, proje boyunca dzenli olarak gerekletirilmelidir.Neden ve sonular ve etki ve tepkileri tehis ederek gerekletirilebilir. Bu sreci srdrmenin eniyi yolu, uygun kiileri bir takm halinde bir araya getirmektir. Riskin tanmlanmasndayararlanlabilecek yntemler kontrol listeleri, ak emalar ve uzman ahslar ile grmelerolabilir.

Proje ynetiminin dokuz alannn -kapsam, kalite, zaman, maliyet, tedarik, insan kaynaklar, iletiimve ynetim entegrasyonu- her biri ile ilgili ayr tipte risklere maruz kalnabilir. rnein; kapsamda

mteri beklentileri, kalitede artnamelerden sapmalar, zamanda teslimatlardaki gecikmeler,maliyette maliyet hedeflerinden sapmalar, tedarikte alnan mal ve hizmetlerin performanslar, insankaynaklarnda yeterli beceriye sahip personelin mevcudiyeti, iletiimde bilgi al veriindekisorunlar gibi. Maruz kalnan bu riskleri u ekilde snflandrmak mmkndr:

D kaynakl, ngrlemeyen, kontrol edilemeyen, D kaynakl, ngrlebilen, kontrol edilemeyen, ten kaynaklanan, teknik olmayan, genellikle kontrol edilebilen, Teknik, genellikle kontrol edilebilen, Hukuksal, genellikle kontrol edilemeyen.

Risk bahsine devam etmeden nce biraz da belirsizlik yelpazesi kavram

na deinmek yerindeolacaktr. Belirsizlik yelpazesi tam bilginin olduu kesinlikle bilinmeyenin bilinmedii, dierbirdeyimle hibir bilginin olmad, tam belirsizlik arasnda uzanmaktadr.Proje risk ynetimi bu iki u


3/7

3

arasnda ksmi bilginin olduu alan iin geerlidir. nk, tam bilginin olduu alanda da birtahminde bulunmak mmkn deildir. Baz belirsizlik rneklerini yle sralayabiliriz:

Projenin kimin iin olduunu anlamamak. Proje sponsoru olarak sorumlu bir st yneticinin atanmamas.

Proje hedeflerinin doru tan

mlanamamas

. Projeye destek vermesine ihtiya duyulan personelin ykmllklerinin salanamamas. Maliyetlerinin doru tahmin edilememesi. Nihai kullanclarn ihtiyalarnn tam olarak belirlenememesi. Proje iin iyi bir alma ortamnn salanamamas. Projenin sosyal paydalarnn szlemeler ya da anlamalar ile birbirlerine balanamamas.

Risk etkilerine gre yle tasnif edebiliriz:

Kapsam Riskleri: Kapsam Deiiklii ya da Dzeltme ihtiyac gsteren riskler, Kalite Riskleri:stenen performans seviyesine ulaamama riskleri, Zaman izelgesi Riskleri: Grevleri zamannda tamamlayamama ya da etkinliklerin yanl

ilikilendirilmesi riskleri, Maliyet Riskleri: Projeyi tahsisli bte snrlar ierisinde tamamlayamama riskleri.

Maruz kalnan riskin derecelerine gre de yle bir snflandrma yaplabilir:

Kabul Edilemez Risk:irket stratejisini ve/veya insan hayatn tehlikeye atan ve/veya ciddimali kayplar douran risk.

Kritik Risk: irket stratejisini olumsuz etkileyen ve/veya ciddi malzeme hasarna ve insanyaralanmasna ve/veya nemli mali kayplara neden olan risk.

nemli Risk:letme sorunlarna neden olan, bteletirilebilen risk. nemsiz Risk: Ciddi bir sorun yaratmayan risk.

Risklerin uygun birekilde ynetilmesi ihtiyac, bu amala sorumlu birine gerek duyulmas, riskleringrmezlikten gelinmesi ihtimali ve risk ynetiminin irketin netim usulleri (know-how) arasna dahiledilmesi nedenleriyle riskin snflandrlmasna ihtiya duyulmaktadr. Bu amala, riski kategorilereayrmak uygun bir zm olabilir. Risk kategorileri yle zetlenebilir:

Kategori 1: Tahminlerin doruluk derecelerinden kaynaklanan riskKategori 2: Tahminleri etkileyen, ancak planlarn deitirilmesini gerektirmeyen risklerKategori 3: Orijinal plann deitirilmesini gerektiren riskler.

Kategori 1 ve 2 durumunda deterministik modeller ile riskin maliyeti hesaplanr. Kategori 3te isekarar aac yada a modelleri kullanlr.

Riskin tanmlanmas srasnda analiz edilmesi gereken ilk husus teknik riskin incelenmesidir. Eerteknik risk yksek ise alnmsa gereken nlemler yansda grlmektedir. kinci olarak incelenmesigereken risk eidi maliyet riskleri ve daha sonra ise zaman izelgesi riskleridir.

Risk Ne Zaman Alnr?

Risk sadece, beklenen yararn baarszln maliyetini ve kazanma ansnn da kaybetmeolasln at durumlarda alnmaldr. Risk alan u sorularn gerek cevabn aramaldr:

Risk niin alnmaldr? Ne kazanlacak? Ne kaybedilebilir? Baar (ve kaybetme) ans nedir? stenen sonu elde edilemez ise ne yaplabilir?


4/7

4

Beklenen mkafat maruz kalnacak riske deer mi?

Proje Yneticisi olarak u durumlarda riskin alnmamas tavsiye edilebilir:

Kurum/kurulu birkayba tahamml edemez ise.

Maruz kal

nan riskin sonucu ok yksek ise. Durum (ya da proje) alnacak riske demez ise. Proje ile salanacak bir avantaj yok ise. Yarma drst olmayacaksa. Salanacak yararlar belirlenmemise. Kabul edilebilir seenek says ok ise (Belirsizlik de artar.) Alnacak risk projenin hedeflerinden bir ya da birkan baaramyorsa. Varsaymlarn beklenen deeri negatif ise (ya da kk bir deiiklik negatif yapyorsa.) Eldeki deerler dank, bir patern oluturmuyorsa. Sonucu hesaplamak iin yeteri veri yoksa. Sonucun tatminkar olmamas halinde uygulanacak bir ihtimal plan yok ise.

Riskin Saysallatrlmas

Riskin saysallatrlmas esas olarak hangi risk olaylarnn bir tepkiye deer olduunu belirlemeyeyarar.Riskin saysallatrlmas eitli etkenler nedeniyle g bir itir. Bu nedenler sunlardr:

Umulmayan ekilde birbirini etkileyen frsatlar ve tehlikeler mevcut olabilir. Tek bir olayn birden fazla etkisi olabilir. Projenin sosyal paydalardan biri iin frsat olan bir risk olay bir dieri iin tehlike olabilir. Matematiksel teknikler, hassasiyet ve gvenilirlik konusunda yanl izlenim yaratabilir.

Risk Analiz Kurallar

Kural 1: Bir risk sadece bir tek risk snfna ait olmal ve etkisi sadece bir birim ile llmelidir.Kural 2: Bir riskin bir ya da daha ok nedeni olabilir. Bir riks bir ya da daha ok ba ka riske nedenolabilir.Kural 3: Dorudan mali etkisi olmayan her risk, mali etkisi olan dorudan ya da dolayl bir ya dadaha ok riske dnebilir. rnein bir program riski; kontrat riski (ceza deme), frsat riski (eldeedilecek yararn gecikmesi), kaynak riski (ilave insan gcne ihtiya) ve mali risk (ilave nakit k)dourabilir.Kural 4: Mali etkisi olan iki risk tamamen ayr maliyetleri temsil ederler.

Riskin saysallatrlmas yntemlerinden biri Beklenen Parasal Deeri (BPD)dir. Bu tek bir olay iin

yle ifade edilebilir:

BPD = Risk Olay Olasl x Risk Olay DeeriRisk Olay Deeri = Maddi Deerler x Maddi Olmayan Deerler

Bir kararn Beklenen Parasal Deeri, bu kararlardan kaynaklanan sonularn beklenen deerlerinintoplamdr.

Riskin saysallatrlmas yntemlerinden bir dieri ise Benzetimdir. Benzetim, bilindii zere, birsistemin davrannn analiz edilmesini salayan bir gsterim yada modellemedir. En yaygnolanMonte Carlo Analizidir. Proje Zaman izelgesi benzetiminde kullanlr. Zaman izelgesi benzetimi;deiik zaman izelgesi seenekleri, farkl proje stratejileri ve farkl yollarn kullanlmasnnkararlatrlmasnda kullanlr. Benzetim modeli ayrca CPM/PERT ynteminin stesindengelemedii-rnein yollarn yaklamas-durumunda kullanlr.


5/7

5

Riske Tepki Gelitirme

Riske tepki gelitirme; muhtemel frsatlardan yararlanmak iin atlacak admlar ve muhtemeltehditlere kar alnacak nlemleri ieren bir sretir. Frsatlara tepki vermek genellikle iyilemeolarak adlandrlrken, tehditlere tepkiler drt balk altnda snflandrlr: kanma, aktarma,etkilerini azaltma ve gsleme / kabullenme.

Kanmada riski douran nedenler ortadan kaldrlr. Projenin, bir szleme ile, maruz kalnabilecekrisklerin stesinden gelebilecek yklenicilere verilmesidir. Bu durumda maruz kalnabilecek yanrisk, yklenicinin baarl olmamas halidir. Burada risk ile szleme tipleri arasndaki ilikidenbahsetmek yerinde olacaktr. Bilindii zere szleme tipleri fiyat esasl ve maliyet esasl olmakzere ikiye ayrlr. Fiyat esasl szleme tiplerinden en yaygn olarak kullanlan Sabit Fiyatszlemelerinde riskin tamam ykleniciye aittir. Bunun tam zdd olan maliyet esasl szlmetiplerinde ise risk tedarikinin zerinde bulunmaktadr.

Aktarmada risk stesinden gelebileceklere aktarlr. Riskin paylalmas da denilen aktarma,

projede zellikle teknik riski yksek olan k

s

mlar

n bu ii yapma kabiliyeti ve kapasitesi olan altyklenicilere devredilmesidir. Bu durumda da lat yklenicinin baarl olmama riski mevcuttur.

Azaltma riskin kabul edilebilir bir seviyeye indirilmesidir. Risk ynetim planna gre ilem yaplr.Tm bu tedbirlere ramen halen karlanamayan riskler varsa bunlar da risk ynetim planndabelitilen yollarla ynetilir.

Risk Ynetim htiyac

Risk ynetiminde karlalan nemli zorluklaryle zetleyebiliriz:

Risk bilgilerinin st ynetim ile paylalmas.

Bilinmeyenin tahmin edilmeye allmas. Risk snflarnn farklekillerde stesinden gelinebilmesi. Riskin proje planna bal olmas. Riskin aktarlmas yada paylalmasndaki zorluklar. Bilgisayar kullanm.

Risk ynetim ihtiyacn etkileyen iki nemli unsur: projenin karmakl ve hacimce bykl ileii yapacak firma / tekilat asndan iin yeniliidir. Proje ne kadar karmak ve hacimce byk iseve i bunu yapacak firma iin ne kadar yeni ise risk ynetim ihtiyac o derece yksek olacaktr.

Riskin Bteletirilmesi

Bir projede maruz kalnan riskin ana maliyet unsurlarunlardr:

Proje maliyeti: Malzeme, iilik ve genel maliyetler (overhead) Risk Maliyeti: Sigorta vs. maliyeti Yksek Olaslkl Riskler in Yedek: Gerekleme olasl %50nin zerinde olan olaylar

karlamak iin ayrlan fon. Tahmin Hatalar Karl: Tahminlerdeki ar iyimserlikleri karlamak iin ayrlan fon. Belirsizlik Karl: Belirsiz olaylarn kapsanmas amacyla ayrlan fon. Hedef Kar: irketin belirledii kar.

Projeden projeye deimekle beraber, genelde bir imalat projesinde yksek olaslkl riskler, olas

tahmin hatalar belirsizlikler iin proje btesinin yaklak %10nu mertebesinde bir karlk ayrmakuygun bir yaklam olacaktr. Bir emniyet unsuru olarak ayrlan bu rezerv miktar hakknda proje


6/7

6

alanlarnn haberdar olmas halinde her skk durumda bu fona mracaat edilecei gereinigzden uzak tutmamak gerekir. Bu nedenle, rezerv miktarnn proje ynetiminde hengi seviyeyekadar bilinmesi, projenin bte snrlar ierisinde tamamlanma gayretleri asndan son derecenemlidir.

Riskin Kontrol

Riskin Kontrol projenin ak ierisinde risk olaylarna tepki vermek amacyla, risk ynetimplannn yrrle konmasdr. Risk sorumlular riskleri inceler ve gerekli lmleri yaparlar.llemeyen bir eyin kontrol de yaplamaz. Projede llmesi gereken hususlar; zamanizelgesi, maliyet ve mteri tatmini (Kalite) dir. Deiiklikler olduka risk tanmlama,saysallatrma ve tepki verme evirimi tekrarlanr. En kapsaml almalarn dahi maruzkalnabilecek tm riskleri ortaya koyamayacan kabul etmek gerekir. Risk kontrol ilegerektiinde dzeltici ilemler balatlr ve risk plan gncelletirilir. rnek bir risk plan format ektesunulmutur.

Osman KARADA, PMPPYD Kurucu ye

Kaynaklar

1. Project Management Body of Knowledge, PMI, 19962. Risk Management in Military Acquisition Projects, David A. Yosua3. Itroducing RISKMAN Methodology-The European projects Risk Management Methodology,

19944. Project Management, A System Approach to Planning Scheduling and Controlling, Harold

Kerzner.


7/7

7

Risk Ynetim Plan-rnek Format

Giri

1. Genel2. Uygulanacak Dokmanlar / Tanmlar3. Ynetim / Tekilat / Sorumluluklar4. Zaman izelgesi / Kilometretalar / Gzden Geirmeler

Risk Belirleme ve Deerlendirme

1. nceleme / Aratrma2. Risk Hesaplamalar3. Risk Deerlendirme4. Risk Aac

Risk Analiz ve Azaltma1. Risk Azaltma Yntemleri2. Risk analiz Yntemleri3. Risk Azaltma Plan

Ekler

1. nceleme / Aratrma Formu2. Rapor Format3. Deerlendirme Tablolar / Grafikler4. Plan Format ve erii

proje risk yonetimi

Documents