• Progres des ateliers• Equipes organisateurs• Points urgents

1

Reunion WC2010 du 22.9.10

– Organisation & authorisation Lennart– Inscription Wolfgang– Depart et arrivee Martin Oppliger, CORDOBA– Tracage Christophe et Sami– Arena Layout Brigitte, Berni, Jean-Bernard– Cartes Jan– Service Resultats Jan– Logistique Maarit -> Wolfgang– Centre de Course Jean-Bernard et Berni– Information Pierre– SCOOL Elisabeth et Daniel– Finances Tony

2

Progres ateliers

Authorisations St Cergue

– Service manifestation JBZ• Ok recu 17.9

– SFFN JBZ• Ok en principe

– en attante de la carte finale BP -> JBZ -> SFFN BP

3

Authorisations Geneve– Fondation de Parking MB

• Lettre de demande done – Ajustement layout arena hors parking ok for everything tel: 21.9 – Reservation place vehicules organisateurs + elite OC to decide how

many cards at 11 chf/day shall be ordered (Sunday 1hour is 1 chf) MB– Demande partenariat done - not interested – demande buvette placée sur Parking ok selon layout 21.9. – Briefing for OK members – no mass gathering on the parking roof any location – Fixer emplacements, mesures tentes vs place a faire BW

– TPG MB• Lettre - discussion

– Detour pour bus 9h00 – 15h00 – price 855 Ht… – Reduction inscription 5 CHF pour porteur ABO TPG contre publicité CO sur

moniteur dans bus et dans leur magazin gratuit - ok– Forme et Contenu de la publicité DONE – Magazin: article MB/LB– Moniteur: spot en boucle a faire MB/LB 4

Authorisations Geneve

– Guichet Unique: demande ok, reponse en attante – Permis ville:

• Police circulation ok en principe

• Service encendie et secours appelles d‘urgence DONE• Service logistique et manifest. location materiel en cours /BW• Service securité de l‘espace potelets et chaines en cours/BW• Service Genie Civile agraphes en cours/BW• Service espaces verts parcs, arbres, fleurs ok• Dechets – nettoyage reglementations ok• Securité civile gaz, instincteurs, etc DONE• Service santé concept sanitaire en cours/BW• Service voirie – a contacter nettoyage rues a faire/BW• Service commerce (buvette) 3.8. ok recu – frais: 50 CHF a payer

5

Inscription• go2ol

– Inscriptions ouvert a.p.d. 1 aout ok WH• Transport Nyon/St Cergue a preciser au directives ok WH• Repas a St Cergue - 12 CHF/precsions sur web ok JBZ

• Autres inscriptions– categories ouvertes sur place SATUS

– sCOOL (samedi et dimanche):• Eleves ->WC2010 ->resultservice ->numero dossarda faire EG + PC + DL

– Instructions: parcours, accompagnement, etc ok EG -> PC

• Puces de location par resultservice ok

• Dossards (couleurs et series differents)• sCOOL à St Cergue et à Geneve a faire BG• Nat à Geneve a faire BG

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depart, arrivée - CORDOBA• St Cergue

• Authorizations zone de depart + parking worldcup a faire JBZ– Commune + riverins

• Toilettes au depart WC + Nat (2 + 2) commandé ok JBZ• Boissons au depart a faire JBZ• Organisation: voir document MO ok MO

– Categorie ouvert: boites depart, efface, controle ok MO/DL– Categorie sCOOL: avec Nat ok MO/DL

• Geneve• Visite CORDOBA sur place – Quand? a faire MO/BG

– Informer JPL + BW

• Organisation: voir document MO ok MO

7

Cartes• St Cergue– Version finale ok? US– Mise-en-page (controle JI) a faire BP -> imprimerie– Impression

• Nombre places vacantes a faire JI• sCOOL - > CERN sur pretex? Nombre a faire JI

• Geneve vieille ville– Version finale ok? BI– Mise-en-page: (controle JI) a faire BP -> imprimerie– Impression

• Nombre places vacantes a faire JI• sCOOL + ouverts - > CERN sur pretex? Nombre a faire JI

• Warm-up Nat ok BI– Impression

• CERN - Sur papier normale + couper + distribuer a faire JI

8

Cartes• Les Evaux (1:2500 + 1:7500)

– Version finale ok? BI– mise-en-page ok? BI– impression

• cartes, parcours a faire TH/EG?

9

Tracage St Cergue– Categories

• 43 categories: 39 normales + 4 ouvertes

– Groupment des categories• 33 parcours: 29 normales + 4 parcours ouvertes; • categories/postes/distances pour web ok CV/SV

– Tracage• Controle prebalisage ok UA + SV

– Arena layout• 1er version ok JBZ/BG

• Materiel– Tentes, barrieres, podium, etc. a faire JBZ– Worldcup equipment a faire BG

• Construction a faire PO 10

Tracage Geneve– Groupment des categories

• 33 parcours: 28 normales + 5 parcours ouvertes • categories/distances pour web ok SV

– Tracage• Controle ok HJS + CV

• support pour balise– Proto + nombre blocks , fixations, transport a faire SV/BW/JPL

– Arena • Electricité a faire PC

• Materiel– Ville: Tentes, barrieres, podium, etc. a faire BW– Worldcup equipment a faire BG

• Construction a faire PO 11

Service Resultats

• Service des resultats• Diametre pied de balise DL• Listes de depart – sequance a faire WH/EG/TD/DL

– 27.9 fin d’inscriptions– 29.9 go2ol -> CERN (WH) -> Resultservice (DL) format??– 1.10 sCOOL (DS) -> Resultservice (DL)– 1.10 Resultservice (DL) -> CERN (WH) + TD’s (UA +HJS)– 2.10 CERN + TD’s OK -> Resultservice (DL) -> Publication swissorienteering

12

Logistique• Nyon - St. Cergue

• 5 à 6000 CHF mise a disposition– Bus supplementaires 1500 CHF– Retour 3500 CHF

• Instructions pour web + directives ok WH

• Signalisation definir ou et comment a faire WH– Plan logistique pour directives ok WH

• Logement & parkings (Geneve)• Propositions pour web ok LJ

• Blocage de rues a Genève• commissaires a faire WH/BW

– Equiper et instruire

LogistiqueNyon – St Cergue

FROM TO HOW TIMENyon St Cergue train 31 minSt Cergue Course Center walking 10 minin Center getting ready 60 minCourse Center O-start walking 20 min

TOTAL: Nyon – pret au depart: ~ 2 h

LogistiqueNyon – St Cergue

O-START HOME START NYON-TRAIN CAP. BUS

11h - 12h Genève 8:36 8h56 100 12h - 13h Bern 8:04 9h56 100 13h - 14h Zürich 8:04 10h56 200 11h00 2*6013h - 14h Basel 8:03 14h - 15h Luzern 9:00 11h56 200 12h00 2*60

14h - 15h Chur 7:09

RETOUR St Cergue15h32, 16h32 2*200 16h00 2*60?

• Devis bus (3 bus de 9h a 12h)– Bettex 3300 CHF (1100 CHF par bus)– Dupraz 2100 CHF (700 CHF par bus)

• Precisions (Contrat ) avec Dupraz a faire WH 15

Centre de course – St Cergue• Batiment

– Detailles a suivre• Signalisation, rideaux, etc. a faire JBZ

• Infirmerie– 2 paramedicales de Nyon + HE ok JBZ

• Materiel?

– Arrangem. avec clinique de Gen./HE ok JBZ/HE

• Cantine– services offertes

• Precisions pour web + directives ok JBZ• Plateaux pour lasagne, transport ok JBZ• Nombre de portions, achats, etc. A faire JBZ

– Chef ok? CB?16

Centre de course – Geneve• Batiments– College + Condemine

• l’utilisation precise a fixer action BW

• Infirmerie– Samaritins a trouver action BW

• Garderie– au rue Ferdinand Hodler? a faire BW

• Cantine– Services offertes

• Precisions pour web + directives ok JBZ– Chef ok? CB?– Camion frigo de location ok JBZ– Program aperitif pour authorities + VIP a faire MB

17

Information• Site web

– complements et corrections• Terrain: StCergue text , Geneve photos a faire PC• sCOOL: inscriptions, program sCOOL cup ok PC• Distances Geneve a faire PC

• Directives ok• Flyers, affiches, annonces

– Flyer sCOOL• distribution ok DS• Rappelle d’inscription a faire DS

– Flyer generale (version francais) ok DH• Distribution a faire tous

18

Information• Information pour riverins

– Flyer pour boite au lettre• Proposition Flyer a faire BW/MB• Distribution

– Offre: 2665 ex pour 231 CHF ok EG– commande a faire EG/BG

• Press et media action MB/LB

– Journaux• Info press avant et pendant

– Concours TDG – idea + doc to prepare MB/LB

• Conf. de presse – quand

– TV/radio• sCOOL TDS, sCOOL cup, NAT/worldcup

– TPG– Office de tourisme

19

sCOOL• samedi et dimanche (NAT)

– Info eleves (email + flyer) ok DS -> maitre EPS– Rappelle d’insription a faire DS– Inscription

• Web info ok EG/DS -> PC• Listes d’inscription a faire DS -> DL• Nom/dossard /heure depart a faire voir Service Resultats

– Course• Dossard (self serv) –> SI-card -> payment DS• Depart avec NAT -> aide CORDOBA

• sCOOL cup vendredi 8.10– Proposition de program EG -> PC->web ok EG– Carte les Evaux a terminer ok BI/DS/EG

• sCOOL etapes 2011 action EG/DS 20

Finances• Estimations manquant

– Centre de Course • St Cergue

– 2000CHF negotiable contre aide avec parcours fixe action JBZ

• Geneve– Prix location college Calvin – gratuit ok action BW – Prix location ecole Contemine – gratuit ok action BW– Prix location materiel voirie; tentes, etc 4000CHF action BW– Prix electricité, l‘eau, etc ? action PC

– Frais fonctionaires Cordoba (20 p.)• transport + logement PFS• Repas 2*midi Migros + BG• Repas soir CORDOBA CERN• Recompense CORDOBA - somme a fixer CERN/PFS

21

Finances• Precisions - ajustements

– Cartes• Meilleurs partage WC – NAT reduir le nombres de cartes en

reserve pour Geneve action LJ + BG

– Service resultats• 1er estimation ok - a preciser en attante de reponse de

D.Leibundgut action JI/LJ

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Finances• Subventions

– Sport-Toto Geneve: reponse mi septembre– WC2010: garantie de deficite demandé

» budget + formulaire fin juin ok BW, LJ, TC» Precision budget a faire TC, LJ (email TC)

– sCOOL: subvention demandé» Budget + formulaire debut juin ok EG, LJ, TC

– CO CERN: subvention demandé» Budget + formulaire debut juin ok LJ, TC

– Sport-Toto Vaud (via club Lausanne) pas possible BG

– Gönnerclub njet LJ

– Ass. de Personnel CERN ok LJ• Garantie de deficite 5000 CHF

– Sponsors a faire MB23

L’equipe des balises: St Cergue

TraceurC.Vuitton

ControlleurS.Vaehaenen

TraceurU.Steiner

ControlleurB.Peissard

PoseursB.BargeE.RaisonsJ.KoivuniemiC.WilliamsT.Cass

WC2010National

PoseursB.PeissardU.SteinerJ.WälchliK.Nilsson

Pose, test, surveillance, recuperationAvec tel portable, numero infirmerie + chef course10 Poseurs (Nat + WC): 10 zones à ~ 10 balises;

Participation confirmé

TraceurS.Vaehaenen

ControlleurC.Vuitton

TraceurS.Vaehaenen

ControlleurB.Imhof

PoseursB.BargeE.RaisonsJ.KoivuniemiC.WilliamsT.Cass

WC2010National

Surveillants Points crit.20p OLG Zimmerberg

Surveillants Postes80 p

Pose, test, surveillance, recuperationAvec tel portable, numero infirmerie + chef course10 Poseurs: 10 zones à ~ 10 balisesSurveillants Nat: 1 par balise = 80pSurveillants WC: 2 par balise = 80pSurveillants points critique: 20p

L’equipe des balises: Genève

PoseursB.PeissardB.ImhofJ.WälchliK.Svensson

L’equipe des Resultats: St Cergue + Geneve

Service resultatsD.Leibundgut

InformatiqueSportidentresultats

ResultatsJ.Iven

ResultatsD.Leibundgut

AssistanceAffichage: O.WilliamsAffichage:K.HaiderResultats: A.HaiderResultats: C.WehrleResultats: C.Haider

WC2010National

L’equipe de depart et arrivée:

CORDOBA9 personnes

SATUS3 personnes

WCNational

CORDOBA7 personnes

CORDOBA4 personnes

National + WC

St Cergue

Depart

Arrivée

CORDOBA9 (7) personnes

SATUS3 personnes (Nat)

National/WC

CORDOBA4 personnes

National/WC

Genève

Depart

Arrivée

L’equipe de Logistique:St Cergue et Geneve

W.HeinzeB.OppligerE.SzunyogE.GeneuxA.RydD.Chatzifotiadou

St Cergue

• Avant arrivé: Mis en place pannaux d’indications route (hors centre course) + Balisage parking + train au centre course, centre course au depart: 6p• Pendant a St Cergue: Gestion buses, routes et parkings: 6p• Pendant a Geneve: commissaires circulation: 16p: 12 periferie + 4 volants

Geneve

L’equipe du Centre de course

Service MedicaleSamedi dimanchemedecin wc medecin wc2 ambu. Nyon H.Ericsson

?

AcceuilC.FalgaC.VuittonD.AlfonsoD.SandozJ-P.Lauchli+ 1p SATUS

GarderieH.RennerB.FalgaM.VuittonS.WehrleG.Vuitton

St Cergue: J-B ZossoGeneve: B.Wehrle

Arena – constructionsP.Charrue

P.Oehy

L’equipe du Centre de course

Service VIP - PresseSamedi dimancheM.Baumgartner M.BaumgartnerL.Babel L.BabelK. Di Nenna ?

St Cergue: J-B ZossoGeneve: B.Wehrle

POOL pour cantine, commisaires, surveillantes,

L’equipe sCOOL:Les Evaux

?

WC

E.Geneux cup 8.10D.SandozT.Hodel U.WolfensbergerM.Baumgartner

Preparation avant course

• Control des cartes imprimees – quand?• Instructions

– Organisateurs • Reunion – quand? Documents/cartes a distribuer• Reperage par poseurs

– Benevols• document a preparer et envoyer • Briefing sur place

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Jour de la course

• St Cergue – Balises

• Vendredi Controle SI-course sur table• Samedi pose – test run – ok -> 10h30

– Depart• Etc.

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URGENT• Carte Geneve - corrections BI• Cartes finale – layout BP• Cuisine – buvette JBZ/LJ• Logistique WH• Location materiel BW/JBZ• Authorisations

– Riverins Geneve JBZ/BW– Ville de Geneve BW/MB/BG/LJ

• Equipes d’organisateurs LJ• Plan detaille du deroulement JBZ/BW/LJ

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Next meeting 29.9 2010at 18h30 in 160-R-009

Telephone conference will be organized

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