PRESENTACINDEFINICIN.. 4ESTRUCTURA DEL PROGRAMA. 5ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL PROGRAMA................................6ACERCA DE LOS FRANELGRAFOS.....7RECOMENDACIONES.....8SOBRE EL TIEMPO EN LOS PROGRAMAS.... 11TIPS.. 13VENTAJAS Y DESVENTAJAS..... 15CONCLUSIONES... 17

Es un material didctico que sirve de gua para la realizacin de un evento y dar lugar la ejecucin ordenada y contina de las actividades, as como permite la organizacin de las actividades previas a la ejecucin haciendo uso de la creatividad e innovacin para que los temas atraigan al pblico. Es un material de informacin de actividades planificadas dando a conocer los lugares, horarios das e incluso el mes y ao con fines de invitacin y motivacin de participacin a quienes hagan previo reviso de este material fsico.

En el programa o agenda del evento deben destacarse dos ideas fundamentales:

El contenido: Que incluye los aspectos tcnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunin (qu tipos de eventos utilizar, duraciones, cantidad de oradores por actividad, intercalar debates con conferencias, etc.)

El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada temtica, y que sea seleccionado por personas capacitadas que tengan experiencia y conocimiento sobre lo que quieren ofrecer a los potenciales asistentes.

La estructura de un programa est dada por los siguientes elementos:

1. PORTADA: Es la primera plana del programa el cual contiene las imgenes referentes al evento que se va a organizar. Se escribe al inicio de ella en la parte central la institucin organizadora y el lugar donde se van a ejecutar las actividades programadas.

Elementos a considerar en la portada:

Ttulo: el cual es la definicin de la actividad ya sea de carcter educativo, religioso, social y cultural.

Ciudad: definir en la parte inferior la ciudad donde se est realizando el evento descrito a travs de la programacin.

Ao: Tambin se debe especificar el ao que se est realizando el evento.

Colores: es decir la matiz de colores elegidos que pueden manifestar los colores caractersticos de la institucin o evento, es muy importante que en la portada se vea la combinacin para incentivar la lectura del programa el cual va a ser participe.

2. PRESENTACION: Se ubica al reverso de la portada dando a conocer de manera breve y precisa la finalidad del evento a realizar y la importancia as como la especificacin al final de ella del grupo organizador.

3. CUERPO: Est conformada por las actividades que se desarrollaran indicando fechas, da, mes, hora as como el enunciado en forma de un subttulo de la actividad en general que contiene otras ms en relacin a ella: Ejemplo: en un evento religioso (Sbado 20 de Octubre: MISA DE FIESTA PATRONAL EN HONOR AL SEOR DE LOS MILAGROS). De este enunciado se describen indicando fecha y hora las actividades a desarrollar

4. CIERRE: Dentro de ella se considera el agradecimiento a las organizaciones o Instituciones que permitieron el desarrollo del evento, considerados tambin como auspiciadores. Se da a conocer las ltimas actividades a realizar ejemplo: una ceremonia de clausura en la cual se hace entrega de los certificados, recordatorios entre otros dependiendo del tipo de actividades que se hallan desarrollado, as como de actividades artsticas que den cierre al evento, y la cual simbolice la culminacin de todo lo programado.

TIPO DE LETRA:

Se recomienda utilizar letra de imprenta as como considerar el contraste de la letra con el color del fondo para una mejor visualizacin por parte del lector y mayor luminosidad de ella, adems se tiene que tomar en cuenta que algunas se colocarn en maysculas y otras en minsculas segn el orden de la importancia de las actividades a desarrollar.

TAMAO DE LETRA:

Se debe tomar en cuenta que el ttulo en la portada debe ser mayor de los dems enunciados descritos en el programa y dependiendo de lo que se quiera dar a conocer recalcando su importancia respecto a las dems actividades se toma en cuenta el tamao de la letra.

IMGENES:

Son utilizadas tanto en la portada como en el cuerpo de la estructura del programa para connotar las actividades que se realizaran, considerando que estas estn en relacin a ellas y as centrar la atencin del lector, motivando su participacin.

FECHA:

Son aquellas que se especifican en el interior del cuerpo de la estructura del programa, y estas van acompaadas de la actividad en general que se realizara, as como la especificacin de las otras actividades a desarrollar el mismo da, pero en diferentes horarios.

ACTIVIDAD:

Es la descripcin de la ejecucin y desarrollo de la actividad programada en un horario y fecha especfica pudiendo ser variada segn el evento a realizar, ejemplo: si es un evento acadmico se determina lo que se realizara y se nombra el ponente.

PARA EL DISEO Y CONTENIDOS PARA EL PROGRAMA FINAL

Al momento de armarlo debes tener en cuenta los diferentes temas, tratando de que sean innovadores y brinden un valor agregado a lo que ya conoce el pblico al que apuntas, generando expectativas y ganas de participar. Adems de pensar en los temas, los asistentes pueden motivarse a asistir por l o los oradores que seleccionaste, por este motivo, elige personas que, adems de conocer la temtica, puedan presentarla de una manera dinmica y acorde al tipo de actividad que se desarrolle en ese momento.

Al disear el programa final, debes tener en cuenta en dar toda la informacin para que, quien lo lea, pueda (y quiera) llegar a la charla. Por eso debes incluir:

El horario

El tipo de actividad

El nombre de la charla: trate de darle un nombre atractivo y que genere cierta intriga para conocer ms acerca de qu se trata

El nombre y apellido del orador: Si van a participar invitados de diferentes pases, se acostumbra a agregar entre parntesis el pas de donde vienen.

El nombre del saln: y el piso, si el evento se desarrolla en distintos niveles.

PARA LAS ACTIVIDADES CONSIDERADAS EN EL PROGRAMA:

Dentro de un evento, vamos a encontrar actividades propiamente relacionadas con la temtica, otras protocolares o sociales, y tambin las comerciales, ya que tambin la organizacin de un evento implica hacer negocios vinculados a los temas que se tratan.

Es importante tener en cuenta, armar una agenda interesante no slo en los temas que se tratan, sino tambin donde las actividades sean variadas: desde conferencias o simposios con espacios para preguntas y respuestas, incorporando otras en las que el pblico pueda participar ms activamente y se facilite el debate e intercambio entre participantes (como los talleres o mesas redondas).

Cuando elegimos actividades en salones simultneos (mismo da y horario), tenemos que preparar un programa con actividades paralelas que no compitan entre s, para que los asistentes, al elegir, puedan hacerlo sin la necesidad de sentir que se estn perdindose informacin e intercambios valiosos.

En caso de tener diversos oradores con temticas similares, es mejor agruparlos en un bloque (uno a continuacin de otro) dentro del mismo auditorio.

En relacin a las actividades protocolares, es muy importante que un evento, aunque dure una maana cuente con un inicio y un cierre, en el que los organizadores, o un representante, den la bienvenida y al finalizar puedan comunicar algunas conclusiones generales del evento a los participantes. A esto, se pueden sumar almuerzos, cenas, cocktails, fiestas o cualquier actividad que los organizadores consideren que puedan fomentar las relaciones humanas.

PARA LOS RECESOS:A la hora de organizar un evento y de programar las actividades que irn sucediendo durante sus jornadas, es importante que tambin planifiques los momentos de descanso, que variarn en tiempo y horarios de acuerdo a la duracin total del encuentro.

Los recesos pueden tener una duracin de entre 15 y 30 minutos, si se realizan a media maana y en la tarde y entre 1 y 2 horas para el almuerzo. Al momento de planear esos recesos, es importante definir dnde podrn ubicarse y desplazarse los asistentes.

Estos descansos adems, sirven para dividir los distintos bloques de actividades. Si realizas actividades paralelas en diferentes salones, te recomendamos programar los recesos en el mismo horario, ya que casi siempre los participantes eligen asistir a charlas en diferentes salones, y horarios de comienzo diferentes entorpeceran en la eleccin de qu actividades asistir.PARA LA SELECCIN DE LOS ORADORES

Esta actividad, que muchas veces es una de las primeras acciones y decisiones que vamos a tomar, est ligada directamente la temtica y contenidos del evento. Es uno de los motivos principales por lo cual ste se lleva a cabo. Como consecuencia, nos planteamos sobre los posibles participantes activos de la reunin.

En algunos casos, puede ocurrirnos que el evento se est organizando con la motivacin de la presencia de un determinado orador, ya sea porque se encuentra en la ciudad donde se realizar el evento, porque es una persona con mucha convocatoria, o por ser un especialista en su temtica.-

El tiempo que necesitemos para organizar un evento va a depender de la cantidad de asistentes prevista, del despliegue, el alcance y de los recursos econmicos con los que contemos.

Es importante tener en cuenta que un evento NO se puede organizar de un da para el otro sin una planificacin y sin dejar un tiempo para la promocin y difusin, generando el posterior inters de potenciales asistentes.

DEBEMOS CONSIDERAR LO SIGUIENTE EN EL TIEMPO:

Fechas lmite para la seleccin de la sede y la fecha del evento: Establecer esta fecha lmite o deadline tendra que ser uno de los primeros objetivos a cumplir. Si comenzamos a planificar con un ao de anticipacin, lo ideal es tener resuelto con diez meses de anterioridad. Si el evento que ests organizando es un curso, con dos meses previos al inicio es suficiente. Tener previsto fecha y lugar nos va a servir para poder invitar a los oradores y otros participantes, para difundir el evento y para negociar con patrocinadores y proveedores.

Fecha lmite para el cierre del programa final: Es necesario solicitar al momento de invitar a los posibles oradores una fecha lmite de respuesta para participar (que puede variar desde 48 hs. a 15 das desde la fecha de envo), ya que de esta forma podremos hacer un seguimiento, evaluar posibles motivos y ver variantes en caso de no obtener respuesta.

Poniendo una fecha lmite para el cierre del programa, nos damos tiempo tambin para poder imprimirlo o pasarlo al formato que vamos a entregarlo a los asistentes. Dependiendo de su tamao, el diseo, la edicin e impresin, puede tardar hasta dos meses aproximadamente.

Fechas lmite para envo de invitaciones: Este punto es importante, ya que, cuanto ms acertado sea el tiempo con el que enviemos la invitacin, aumentarn las posibilidades de tener respuestas positivas. En caso de invitar a alguna actividad social dentro del evento que estamos organizando, si es necesario que confirmen asistencia, por ejemplo para una cena, invitar entre 15 y 7 das previos es lo correcto, siempre que solicitemos respuesta dentro de las 48 hs siguientes o que con ese plazo nos encarguemos de contactar a cada uno para confirmar.

Fechas lmite para la recepcin de resmenes de los oradores (currculum y breve desarrollo de los temas): Toda esta informacin es importante para incorporar en diversos lugares como el programa final y la web o el blog del evento. Adems, nos sirve para chequear que los oradores estn preparando sus charlas y tienen en cuenta nuestro evento.

Fechas lmite para envo de material de promocin y difusin: Sea para publicarlo en un sitio o realizar un envo personalizado, digital o por correo postal los tiempos aproximados varan segn el alcance del evento. Por ejemplo para un evento internacional se debe comenzar a enviar entre 24 y 12 meses previos a la fecha del evento, para uno regional, entre 12 y 6 meses y para uno nacional, desde los 10 hasta con 2 meses de anticipacin.

El organizador o coordinador general del evento es quien debe tener la visin general de todo lo que suceder en cada espacio y quien le entregue a cada uno de los responsables una copia, slo con lo que le toca hacer en cada momento, por este motivo es muy importante que previo al evento te tomes el tiempo para desarrollar lo que suceder durante el evento, ya que en esta etapa el organizador se encargar de:

Coordinar las distintas actividades

Controlar que las cosas prefijadas funcionen

Adaptar los cambios e imprevistos que puedan surgir Como sucede con un diario o una revista, si vamos a mandar a imprimir previamente el programa debemos prever un tiempo previo de cierre que sera el tiempo de diseo, edicin e impresin que necesitan los responsables de estas tareas y la imprenta para realizar su trabajo El tiempo con el que se realice cada uno de los pasos, va a depender de cunto falta hasta el da del evento. Dependiendo del alcance, esto puede variar entre dos aos y tres meses, por lo que es muy importante planificar cada paso y establecer fechas lmite del trabajo interno para ir resolviendo cada uno de ellos.

Es importante tener bien en claro cules son los inicios de las distintas actividades ya que son momentos clave. Lo ideal en un evento es respetar al mximo los horarios preestablecidos, tanto de comienzo, de finalizacin, como los coffee breaks, ya que muestran que tu evento es mucho ms prolijo. A veces sucede que el evento dura muchos das y con una alta participacin de oradores que participarn en actividades paralelas. Esto nos lleva a que el tamao del programa final sea muy extenso y por ende muy pesado. Si el presupuesto nos lo permite, una solucin es entregar con la acreditacin junto al programa largo uno ms pequeo, que puede llamarse Programa de Bolsillo, que puede ser una hoja A4 A3 doble faz doblada y que incluya la informacin bsica ms necesaria para que los participantes puedan manejarse a lo largo del evento incluyendo cronogramas y planos. Adems, siempre suma una breve referencia curricular de los invitados (no ms de 4 5 renglones), para que, en caso que alguien no conozca al orador, pueda conocer sus trabajos. Es importante que adems de figurar los tiempos dentro del auditorio (con espacio para preguntas o debates), los tiempos de descanso y de networking para los asistentes.

Nos permite ejecutar las actividades de manera ordenada.

Otorga conocimiento a los invitados de los ponentes, de las actividades, los horarios, dando opciones para su participacin segn del tiempo disponible con el que cuenten.

Ayuda evitar imprevistos.

Permite la difusin y comunicacin de un evento.

Permite el desarrollo del evento de manera eficiente y en los tiempos adecuados.

Si no se difunde a tiempo puede que no se cuente con la cantidad prevista de invitados, es decir el pblico espectador.

Si no se sigue una correcta estructura en consideracin de las fechas en hora y lugar el programa se torna confuso

Demanda de una previa planificacin, en el acuerdo de los lugares, recursos, cantidad de ponentes, los temas a tratar, las invitaciones.

Una vez impreso el programa no se pueden realizar correcciones.

Necesita gran tiempo de inversin antes de su elaboracin para constatar las actividades, que se van a realizar y sern consideradas en el programa.

Demanda gasto econmico en el material y la imprenta.

El organizador o coordinador general del evento es quien debe tener la visin general de todo lo que suceder en cada espacio y quien le entregue a cada uno de los responsables una copia, slo con lo que le toca hacer en cada momento, por este motivo es muy importante que previo al evento te tomes el tiempo para desarrollar lo que suceder durante el evento, ya que en esta etapa el organizador se encargar de:

-Coordinar las distintas actividades

-Controlar que las cosas prefijadas funcionen

-Adaptar los cambios e imprevistos que puedan surgir

Como sucede con un diario o una revista, si vamos a mandar a imprimir previamente el programa debemos prever un tiempo previo de cierre que sera el tiempo de diseo, edicin e impresin que necesitan los responsables de estas tareas y la imprenta para realizar su trabajo

El tiempo con el que se realice cada uno de los pasos, va a depender de cunto falta hasta el da del evento. Dependiendo del alcance, esto puede variar entre dos aos y tres meses, por lo que es muy importante planificar cada paso y establecer fechas lmite del trabajo interno para ir resolviendo cada uno de ellos.

Es importante tener bien en claro cules son los inicios de las distintas actividades ya que son momentos clave. Lo ideal en un evento es respetar al mximo los horarios preestablecidos, tanto de comienzo, de finalizacin, como los coffee breaks, ya que muestran que tu evento es mucho ms prolijo. A veces sucede que el evento dura muchos das y con una alta participacin de oradores que participarn en actividades paralelas. Esto nos lleva a que el tamao del programa final sea muy extenso y por ende muy pesado. Si el presupuesto nos lo permite, una solucin es entregar con la acreditacin junto al programa largo uno ms pequeo, que puede llamarse Programa de Bolsillo, que puede ser una hoja A4 A3 doble faz doblada y que incluya la informacin bsica ms necesaria para que los participantes puedan manejarse a lo largo del evento incluyendo cronogramas y planos.

Adems, siempre suma una breve referencia curricular de los invitados (no ms de 4 5 renglones), para que, en caso que alguien no conozca al orador, pueda conocer sus trabajos.

Es importante que adems de figurar los tiempos dentro del auditorio (con espacio para preguntas o debates), los tiempos de descanso y de networking para los asistentes.

La alumnas de VII ciclo de la Facultad de Ciencias de la Escuela de Trabajo Social tenemos el agrado de presentar el informe fsico del tema de Materiales Didcticos trabajado en este caso El Programa en el cual se ha considerado como contenido terico, la estructura, lo elementos recomendaciones entre otros, el cual es importante tener conocimiento de su elaboracin para el quehacer profesional de Trabajo Social en sus funciones de promocin haciendo participes de eventos sociales, culturales y con fines de generar el dialogo y comunicacin eficiente entre los usuarios en torno a los problemas que los rodea.

Esperando haber cumplido con sus expectativas damos pase a la respectiva revisin del trabajo.

Las alumnas.

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