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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DIRECCIÓN NACIONAL DE BOMBEROS COLOMBIA

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Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)




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Versión: 0.3

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Marzo de 2017

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) DIRECCIÓN NACIÓNAL DE BOMBEROS COLOMBIA

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTIÓN DOCUMENTAL

FECHA DE VIGENCIA: 2017 – 2018

INSTANCIA DE APROBACIÓN: COMITÉ DIRECTIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL

DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD ARCHIVISTA INSTITUCIONAL: GESTIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN: GESTIÓN DOCUMENTAL



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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. INTRODUCCIÓN

La Dirección Nacional de Bomberos Colombia, dando cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 y al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, relacionados con la elaboración del Programa de Gestión Documental – PGD, diseña esta segunda versión de PGD, la cual busca continuar con el fortalecimiento del Proceso de Gestión Documental en la Entidad. Este documento reúne la reglamentación con la cual cuenta la Entidad para regular la producción, trámite y administración de documentos en soporte papel. Como parte de las actividades que planea la Entidad para fortalecer su política de Gestión Documental, se encuentra incluir allí todos los documentos electrónicos, con el fin de crear un Programa de Gestión Documental integral, y más acorde con las nuevas realidades en materia de producción documental. En concordancia con todo lo anteriormente descrito, el Programa de Gestión Documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, se establece como una herramienta de información en el que se definen los procedimientos técnicos aplicados a los documentos, desde su producción, hasta su organización en las Procesos correspondientes, con el fin de que las actividades relacionadas con la Gestión Documental, se desarrollen de manera estandarizada.

1.2. MARCO LEGAL

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento



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original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Artículos 6 al 13.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios”.

Ley 1273 de 2009. “de la protección de la información y de los datos”.

Ley 1581 de 2012. “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

Ley 1712 de 2014: “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. Artículos 4º y 14º el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular el uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la administración pública.



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Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, el cual en el literal D) del artículo 3º ubica el proceso de Gestión Documental dentro de la política de Eficiencia Administrativa.

Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.”

Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado”.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo AGN 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

Acuerdo AGN 003 de 2013. “Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo AGN 004 de 2013. “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD”.

Acuerdo AGN 005 de 2013. “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Directiva Presidencial 04 de 2012. “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública”.

Directiva presidencial 01 de 2016. “Plan de austeridad 2016”.

Ley 043 de 1913 Provee la conservación de ciertos Documentos Oficiales.

1.3. MISIÓN DE LA DNBC



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La Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Bomberos Colombia es la Entidad Nacional que dirige, coordina, regula y acompaña la actividad de los Cuerpos de Bomberos Oficiales, Voluntarios y Aeronáuticos del País para la debida implementación de políticas y normatividad tendiente a garantizar la prestación eficiente del servicio público esencial de gestión integral de riesgo contra incendio, los preparativos y atención de rescates en todas sus modalidades y la atención de incidentes con materiales peligrosos, brindando su máximo desempeño a toda la comunidad acorde a su vocación de servicio, sensibilidad social, entrega y disciplina.

1.4. VISIÓN DE LA DNBC

La Dirección Nacional de Bomberos Colombia en el 2019, habrá logrado fortalecer y posicionar institucionalmente la actividad Bomberil, a través de estrategias que garanticen la prestación del servicio público esencial de la gestión integral del riesgo contra incendios, los preparativos y atención de rescates en todas sus modalidades y la atención de incidentes con materiales peligrosos.

1.5. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA DNBC

Según lo establece el decreto 351 de 2013, la planta de personal de la DNBC está compuesta por 29 cargos. La estructura organizacional se muestra en el siguiente diagrama:



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Estructura Orgánica de la DNBC 2017

1.6. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

1.7. TIPOS DE INFORMACIÓN:

TIPOS DE DOCUMENTOS

FÍSICOS

ELECTRÓNICOS

Documentos de archivo X X

Archivos institucionales X X

Sistemas de información corporativos

X



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Sistemas de administración de documentos

X

Sistemas de mensajería electrónica

X

Página web X

Sistemas de bases de datos X

Discos Duros, Servidores, discos o medios portables

X

1.8. ALCANCE DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

El Programa de Gestión Documental – PGD debe realizarse bajo el enfoque del modelo integrado de Planeación y gestión además deben ser coherentes con las líneas y directrices trazadas en el plan nacional de desarrollo 2014 - 2018, plan estratégico sectorial y plan estratégico institucional, y desde luego en el plan de acción 2017 de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia.

Es así como en el plan nacional de desarrollo, el PGD se ubica dentro de la estrategia transversal de Buen gobierno, cuyo objetivo se centra en la Eficiencia y eficacia administrativa, mediante la modernización de los archivos públicos.

En el plan estratégico sectorial de la Entidad, el objetivo dentro del cual se enmarca el PGD hace referencia a fortalecer la gestión institucional para el buen gobierno, mediante la elaboración e implementación de Programas de Gestión Documental PGD en las entidades del sector atendiendo las directrices del Archivo General de la Nación.

Dentro del Plan estratégico institucional, la gestión documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia se identifica como un proceso interno, cuyo objetivo institucional es el de mejorar la capacidad estratégica, técnica, tecnológica y operativa de la DNBC para liderar de manera eficiente los Bomberos de Colombia. Lo anterior, toda vez que el objetivo de la Gestión Documental, es servir de apoyo para la eficiencia en la gestión de los procesos misionales de la Entidad, e implica administrar los recursos de información en forma tal, que garanticen una oportuna toma de decisiones al interior de la Entidad.

En el Plan de Acción Institucional de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, se establece como meta para el 2017 el elaborar e implementar en un 100% el Programa de Gestión Documental, el cual incluye Siete (7) actividades dentro del Proceso de Gestión Documental.

Actualización y Ejecución e Implementación del PGD de acuerdo con la

normatividad vigente y diagnóstico de Gestión Documental.

Consulta y Prestamo de Documentos.



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Organización de Archivos.

Transferencia Documental.

Recepción, Radicación, Distribución, Envio y Devolución de comunicaciones

Oficiales.

Digitalizaciòn de Documentos.

Capacitar en temas referentes a procedimientos Gestiòn Documental a los

funcionarios y contratistas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia por parte

del lider de este Proceso .

1.9. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente instrumento está dirigido a:

Usuarios Internos: Funcionarios y Contratistas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia.

Usuarios externos: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, Instituciones que integran los Bomberos de Colombia, unidades bomberiles, veedurías ciudadanas, entes de control, entidades del nivel nacional y territorial, operadores judiciales, de control político, los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental y ciudadanía en general.

1.10. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

1.10.1. Normativos: El Programa de Gestión Documental se encuentra articulado con

las disposiciones legales relacionadas en el punto 1.2. del presente documento.

1.10.2. Económicos: Se requiere que la administración de la DNBC, asigne un

presupuesto Anual para la contratación de más recursos humanos con la

idoneidad y el conocimiento técnico en el desarrollo y efectiva aplicación del

Programa de Gestión Documental – PGD ,entre lo cual se tiene contemplado

recurso economico para el tramite de mensajeria y equipo de trabajo.

1.10.3. Administrativos: El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión y

Control, es la instancia competente para aprobar el Programa de Gestión

Documental y definir políticas para la racionalización y mejoramiento de la

producción documental.



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Este Comité está integrado por:

a. El Director Nacional o su delegado, quien lo presidirá.

b. Asesor del despacho del Director Nacional.

c. Asesor de Control, Interno (Con voz sin voto).

d. Subdirector Administrativo y Financiero.

e. Subdirector Estratégico y de Coordinación Bomberil.

f. Profesional Especializado encargado de las funciones de planeación o quien

haga sus veces, quien ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

1.10.4. Tecnológicos: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia cuenta con el

Sistema de Gestión Documental Orfeo, el cual se encarga de llevar registro de

la trazabilidad de los documentos que ingresan a la entidad radicados y para su

posterior tramite de respuesta evidenciando el documento de salida digitalizado

y su fecha tramite . Por lo tanto, se requiere soporte y mantenimiento tecnológico

de la herramienta.

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

2.1. PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

La Gestión Documental en la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, será regulada por los siguientes principios:

2.1.1. Planeación: La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal,

funcional y archivístico que determine la utilidad de éstos como evidencia, con

miras a facilitar su gestión.

2.1.2. Eficiencia: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia producirá los

documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una

función o un proceso.

2.1.3. Economía: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia evaluará en forma

permanente los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando

ahorros en los diferentes procediminetos de la función archivística.

2.1.4. Control y seguimiento: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia debe

asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce

o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida, es

decir desde su producción o recepción hasta su disposición final.



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2.1.5. Oportunidad: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia debe implementar

mecanismos que garanticen que los documentos estén disponibles para su

consulta cuando se requieran y normalice qué personas son las autorizadas para

utilizarlos y consultarlos.

2.1.6. Transparencia: Los documentos son evidencia de las actuaciones de la

administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los funcionarios y

contratistas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia.

2.1.7. Disponibilidad: Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran

independientemente del medio de creación y soporte donde se conservan.

2.1.8. Agrupación: Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o

categorías (series, subseries y asuntos, por expedientes) manteniendo las

relación secuencial dentro de un mismo trámite, según las Tablas de Retención

Documental, Tablas de Valoración Documental y el Cuadro de Clasificación

Documental

2.1.9. Vínculo archivístico: Los documentos resultantes de un mismo trámite deben

mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de

clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y

contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.

2.1.10. Protección del medio ambiente: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia

debe evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio

no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la

duración del papel como medio de registro de información. De esta manera, la

gestión documental debe contribuir a mejorar los índices de eficiencia de la

política de Cero Papel, implementada en la Entidad.

2.1.11. Autoevaluación: El Programa de Gestión Documental y sus elementos deben

ser evaluados periódicamente, con el fin de garantizar su actualización y mejora

continua.

2.1.12. Coordinación y acceso: Todos los procesos de la Dirección Nacional de

Bomberos Colombia, deberán actuar en forma coordinada en torno al acceso y

manejo de la información que custodian para evitar la duplicidad de acciones

frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.



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2.1.13. Cultura archivística: El responsable del Proceso de Gestión Documental ,

colaborará en la sensibilización del personal a su cargo y de los funcionarios y

contratistas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia ,respecto a la

importancia y valor de los archivos de la Entidad, mediante capacitaciones

programas en el Cronograma de Capacitaciones de la Entidad.

2.1.14. Modernización: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia en colaboración

del Proceso de Gestión Tecnologias y Información, propiciarán el fortalecimiento

de la función archivística de la Entidad, a través de la aplicación de las más

modernas prácticas de Gestión Documental, mediante el apoyo de las

tecnologías de la información y las comunicaciones, con el uso de software ,

dispositivos de almacenamiento y plataformas especializados para este fin.

2.1.15. Interoperabilidad: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia debe

garantizar la transferencia y utilización de la información de manera uniforme y

eficiente entre las entidades que conforman el sector Administrativo y los

sistemas de información comunes a las entidades que lo conforman ; así como

los computadores, redes, medios de comunicación, software y otros

componentes de tecnología de la información de interactuar e intercambiar datos

de acuerdo con un método establecido, con el fin de obtener los resultados

esperados.

2.1.16. Orientación al ciudadano: A través de la Oficina de Atención al usuario, se

recepcionan todas las PQRSD y se brinda una orientación a los usuarios que

requieran información o una guía de acceso a los servicios de la Dirección

Nacional de Bomberos Colombia.

2.1.17. Neutralidad tecnológica: La Dirección Nacional de Bomberos Colombia deberá

garantizar la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta

recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales

competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente

prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones , ademas garantizar la libre y leal

competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental

sostenible.

2.1.18. Protección de la información y los datos: La Dirección Nacional de Bomberos

Colombia debe garantizar la protección de la información y los datos personales

en los distintos procesos de la Entidad en materia de Gestión Documental.



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2.2. LINEAMENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En los procesos de Gestión Documental se encuentran enmarcadas una serie de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por la entidad en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su disposición final, lo anterior con el objetivo de facilitar su trámite, utilización y conservación. El Sistema de Gestión Documental Orfeo, debe estar articulado con la normatividad que para tales fines se encuentra vigente, será registrado y normalizado a través de circulares y resoluciones que la Entidad considere pertinentes. Los lineamientos de los procesos de Gestión Documental son: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración.

Diagrama Procesos de Gestión Documental



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2.2.1 PLANEACIÓN

2.2.1.1. Diagnóstico:

El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan a corto, mediano y largo plazo y contar con un miembro coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en la Dirección Nacional de Bomberos Colombia las cuales son aprobadas por el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión y Control.

2.2.1.2. Requisitos Técnicos:

Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: instructivos, guías, manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de correspondencia. Para ello, se verificará el cumplimiento de las siguientes condiciones:

Centralización de la recepción y envío de los documentos. Referente a este aspecto, ya se cuenta con la Ventanilla Única de Radicación, la cual fue incorporada a partir de la implementación del Sistema de Gestión Documental Orfeo y él envió de las comunicaciones oficiales de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia centralizadas a través de la Oficina de Gestión Documental, para un mayor control y trazabilidad de los envíos, en apoyo de la empresa de mensajería asignada.

Definición de procesos y procedimientos de Gestión Documental, los cuales ya se encuentran definidos.

Aprobación a través del Comité Directivo de Sistema Integrado de Gestión y Control, y de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD), se encuentran en espera de presentación al comité y posteriormente solicitar la respectiva convalidación por parte del Archivo General de la Nación.



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2.2.1.3. Requisitos administrativos:

Hacen relación a la necesidad de integrar el Programa de Gestión Documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la Entidad, así como con los sistemas de información, aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la Entidad, en atención a las siguientes consideraciones:

La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la Alta Dirección. En el Plan de Acción 2017, la implementación del PGD, también se encuentra establecido en el Plan Estratégico Institucional.

Definir el sistema de gestión de archivos de la entidad, el cual se encuentra establecido a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo.

Articular con la Alta Dirección y los Procesos competentes la gestión de recursos necesarios para la realización de las actividades propias de la Gestión Documental. Para el 2017 se asignó presupuesto para la contratación de un apoyo con conocimiento en gestión documental para a realizar actividades programadas en el Plan de Acción 2017.

Se cuenta con un cronograma de capacitaciones para la formación que permita a los funcionarios y contratistas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la Gestión Documental.

Para la vigencia 2017 se tienen establecidas cuatro (4) capacitaciones para los funcionario y contratistas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia por parte de la persona asignada del Proceso Gestión Documental.

Las instalaciones de los archivos y de la ventanilla única de Radicación, deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de sus funciones, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de la producción documental de la entidad, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. Actualmente, se realizó un cambio de lugar del almacenamiento de la información, sin embargo a pesar de que ahora se encuentra ubicado en un espacio más amplio, se requiere estantería o archivadores rodantes como método adecuado para la Conservación Documental con base en la norma, Acuerdo 037 DE 2002, por lo que se sugiere unidades de almacenamiento para los archivos de gestión de los proceso de la

Dirección Nacional de Bomberos Colombia.

2.2.2. PRODUCCIÓN Es la generación de documentos de la Entidad en cumplimiento de sus funciones, es así como comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada Entidad o Proceso.



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Con base en lo anterior, la oficina de Planeación Estratégica estableció la Guía lineamientos de elaboración, modificación y/o eliminación de documentos, la cual aplica para la elaboración, modificación y/o eliminación documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, conforme a las necesidades de la entidad y los requerimientos de las normas técnicas de Gestión de la Calidad aplicables.

2.2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE. En esta etapa se puede desprender las siguientes actividades: 2.2.3.1. Recepción y radicación: La Recepción es el conjunto de operaciones de verificación y control, que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. La radicación es la asignación de un número único de radicación (N.U.R), el cual es

consecutivo de los documentos ingresados a la Dirección Nacional de Bomberos Colombia en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo, para lo cual se requiere la impresión de sello o sticker de radicación y su posterior registro de Planillas Control de Ingreso de la Correspondencia Oficial. La recepción y radicación de la correspondencia está a cargo del Proceso de Gestión Documental – La Ventanilla Única de Radicación, quién para desarrollar esta actividad, observará los procedimientos establecidos para tal fin. Posteriormente de revisar la correspondencia y verificar que cumple con los soportes requeridos que la identifiquen, se procederá a ingresar la información al Sistema de Gestión Documental Orfeo, se generará la correspondiente radicación, registrando como mínimo los siguientes datos:

Nombre de la persona y/o entidad remitente

Cédula, NIT y/o número de oficio

Dirección del remitente y/o correo electrónico

Nombre de la persona y/o entidad destinataria

Nombre y código del área u oficina competente

Nombre del funcionario responsable de trámite

Folios

Anexos si los hay.

Asunto Una vez la correspondencia es registrada, el aplicativo de Gestión Documental Orfeo asigna automáticamente un número consecutivo de radicación (Número Único de Radicación / N.U.R), creado por el sistema, dejando prueba de la fecha y hora de recibo o envío.



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2.2.3.2. Distribución documental: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Independientemente del origen de los documentos, la distribución de las comunicaciones recibidas se debe ajustar rigurosamente a las instrucciones y requisitos contenidos en el procedimiento establecido por Gestión Documental. En la Dirección Nacional de Bomberos Colombia se ha establecido dos recorridos diarios de Lunes a Viernes en horario laboral a las 10:00 am y 4:00 pm, para distribución de estos documentos de entrada, sujeto a cambio de acuerdo a la necesidad del servicio. La distribución de las Comunicaciones Oficiales y demás documentos con destino externo que envía la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, tanto urbano como a nivel nacional se hace mediante una empresa especializada en distribución de correos en la tarde. 2.2.3.3 Trámite Documental: Se define como el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada proceso genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de los procesos. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta, teniendo en cuenta

la ley 1755 de 2015 para las peticiones de los usuarios. Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación

del asunto.

2.2.4. ORGANIZACIÓN: Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. Es así como la organización y el seguimiento a los archivos la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, se hará conforme a los principios establecidos en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Todos los archivos de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia deben ser ordenados conforme a lo establecido en la Tabla de Retención Documental de cada proceso.



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La actualización de las Tablas de Retención Documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia es un proceso administrativo y técnico, cuya responsabilidad está a cargo del funcionario o contratista encargado de las funciones de Gestión Documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia. Para la clasificación, ordenación y descripción documental se requiere tener en cuenta:

Identificación de unidades administrativas y funcionales.

Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.

Conformación de series y subseries documentales.

Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo.

Control en el tratamiento y organización de los documentos.

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

Conformación y apertura de expedientes.

Determinación de los sistemas de ordenación.

Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.

Foliación.

Análisis de información y extracción de contenidos.

Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.

Actualización permanente de instrumentos.

Teniendo en cuenta lo señalado, para la organización de los Archivos de Gestión en las oficinas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia se requieren los siguientes elementos:

Carpeta yute tamaño oficio con una capacidad para almacenar 200 folios máximo para la conservación de los documentos que corresponden a una serie documental. No se organizarán carpetas con una capacidad superior a la anteriormente mencionada.

Planillas de control, el formato – “Planilla de Consulta y Prestamo de Documentos”

Rótulos para la identificación de las Unidades de Conservación:

- Rótulo de Carpeta se colocara en la parte inferior derecha de la carpeta. - Rótulo de Caja se colocarán en la tapa principal de la caja (puerta de caja ) .

Estantería: las carpetas que conforman el archivo de gestión deben ubicarse en una estantería adecuada que facilite la manipulación de las mismas y asignar el espacio físico necesario para su conservación.



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El acceso al área de archivo debe ser restringido, únicamente al funcionario responsable por la custodia de los documentos.

Organización de las carpetas: La organización de los archivos de gestión debe realizarse según lo establecido en el Procedimiento “Organización de archivos”. Al respecto se debe tener en cuenta lo siguiente:

Los archivos de oficinas se organizarán por series y subseries documentales, establecidos en la Tabla de Retención Documental de cada proceso, es decir, agrupando todos los documentos que tratan o tienen relación con un mismo asunto o tema, en completo orden cronológico, alfabético, numérico, o según sea el caso.

Por ningún motivo deben abrirse carpetas identificadas como “Varios”, “Correspondencia enviada”, “Correspondencia recibida”, “Memorados internos o externos”. etc.

Cuando un documento incluya anexos, éstos se ordenarán cronológicamente, conservando el orden original, revisando si existen duplicados, los cuales se eliminarán, solo se dejará un solo documento de cada asunto, siempre respetando el orden cronológico.

Los borradores, incluyendo manuscritos, una vez oficializado el documento respectivo con la firma del funcionario responsable, serán eliminados por el encargado del Trámite. Por ningún motivo se almacenará este tipo de documentos en los Archivos de Gestión.

No se podrá archivar documentos duplicados o borradores, o aquellos innecesarios que ya perdieron su valor de consulta.

Los documentos se archivarán previamente verificando que su trámite ha concluido.

No se utilizará papel ecológico para elaborar las comunicaciones oficiales ,ya que con el tiempo, la información pierde nitidez.

De la misma manera, cuando se utiliza papel químico (papel térmico) para la impresión de los faxes, se recomienda reproducirlos o fotocopiarlos sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. Este papel contiene demasiada acidez y la luz, el calor y la manipulación borran los caracteres impresos en él. Además, transmite acidez a los documentos y los pone amarillos.

Las carpetas serán organizadas en estricto orden cronológico de tal manera que al abrir la carpeta, se encuentra el primer documento que generó el trámite y el último, será el que tiene la fecha más reciente.



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Marcación de las Carpetas: Las carpetas se abrirán y organizarán de acuerdo con las series y subseries documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental. Las carpetas se identificarán con un rótulo de 11 cm x 8,5 cm. que debe contener como mínimo la siguiente información:

Código de la oficina o proceso: Es el mismo código de correspondencia, seguido del código de la serie, seguido del código de la susbserie si existe.

Área: En este campo se coloca el nombre de la oficina que genera los documentos.

Serie Documental: La que corresponda según la Tabla de Retención Documental del área.

Subserie: La que corresponda, más la información que se requiera para identificar la carpeta.

Fechas extremas: La fecha del primero y del último documento archivado.

Número de folios: Las hojas se numeran de una en una, empezando de manera ascendente, es decir que cuando se abra la carpeta el primer documento que debe aparecer, por ejemplo, es el que se creó el 2 de enero del año respectivo y el último, el que se generó el 31 de diciembre y así sucesivamente. La foliación se debe hacer con lápiz negro 2H, en la parte superior derecha según la orientación de la hoja, hasta 200 Folios.

Clasificación documental: La clasificación documental es una labor intelectual mediante la cual se identifican los asuntos que manejan las áreas, inherentes a las funciones y actividades que desarrollan de acuerdo con la estructura orgánica y funcional. Con la clasificación documental se identifican y se establecen las series y subseries que componen cada agrupación documental. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo organismo o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos relacionados en torno al trámite que los genera. En este orden, las series y subseries documentales son el conjunto de unidades o tipologías documentales de los asuntos que conforman la carpeta o el expediente, éstos se identifican



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por su contenido y características homogéneas, producidos en acciones administrativas semejantes. Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documental que materializan los trámites administrativos adelantados por las áreas encargadas para resolverlos. En los Archivos de Gestión, se identifican fácilmente los asuntos que tramitan las oficinas ya que están señalados tanto en los procedimientos como en la resolución de funciones establecidas a cada oficina o proceso.

Ordenación documental: La ordenación física de la documentación se llevará a cabo en forma ascendente, según el orden cronológico o numérico, y se organizará de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia. Tal ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series se hará en el orden previamente mencionado, teniendo en cuenta:

Las relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipo documentales

Conformación y apertura de expedientes

Determinación de los sistemas de ordenación

Organización de las series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.

Foliación

Consulta: De conformidad con el Art. 27 de la ley 594 de 2000 todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de los archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución o a la ley. Para el cumplimiento de este propósito, se deben seguir las indicaciones del procedimiento “Consulta y prestamo de documentos”. 2.2.5. TRANSFERENCIAS La transferencia de Archivos de Gestión deberá efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental y el Cronograma de Transferencias Documental ya establecido, y se deben considerar las siguientes instrucciones:

Las oficinas o procesos productores deben realizar las transferencias al Archivo Central según el procedimiento “Transferencia de archivos” establecido para tal fin.



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Deben trasladarse solamente las series que determine la tabla de retención documental del área, el Archivo Central no recibirá series o subseries (carpetas o expedientes) que no estén registrados en la respectiva tabla.

Los encargados de preparar la documentación para remitirla al Archivo Central, deben revisar la tabla de retención de su área para constatar que las carpetas o expedientes correspondan a las series previamente enumeradas. En ningún caso dicho trabajo se encomendará a personas que no conozcan la documentación.

La documentación se remitirá desprovista de gomas elásticas, grapas, clips metálicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para la correcta conservación de los documentos.

Las carpetas, tapas de Yute, que se encuentren muy deterioradas, deben ser sustituidas por otras nuevas.

La documentación debe remitirse al Archivo Central guardada en cajas de cartón para archivo ,referencia caja (X-200) ,las cuales serán suministradas en el Almacén . Estas cajas serán llenadas dependiendo la cantidad de folios de cada carpeta la norma sugiere 200 folios y se debe evitar dejar cajas semivacías.

Las cajas debe ser rotuladas y numeradas de forma continua de modo que su número coincida con el Inventarior Docuemental establecido en la Entidad.

2.2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Se define como la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto por la Tabla de Retención Documental. Según lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, cada serie o subserie documental de conservación permanente, se ha valorado previamente para garantizar su conservación y preservación. Se requiere la ayuda de soportes tecnológicos de almacenamiento de imágenes digitalizadas de los documentos oficiales para su posterior consulta ,este aplicando los criterios archivísticos establecidos a las series documentales por conservar. 2.2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO La preservación debe aplicarse a todos aquellos documentos que tienen un valor para la investigación, la ciencia y la cultura, poseen valores secundarios, los que obedecen a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento.



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Estos valores sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir pueden ser testimoniales, informativos o históricos. Estos documentos de valor permanente constituyen el Patrimonio Documental de la Entidad que los creó y los utiliza. Su contenido informa sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia, así mismo, son patrimonio documental del Estado. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para los documentos, sistemas de almacenamiento de información en distintos soportes que permitan su recuperación con el paso del tiempo. La conservación y la preservación de documentos requieren de espacios y unidades de conservación apropiadas. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Diagnóstico Documental Sensibilización y toma de conciencia Prevención y atención de desastres Monitores y Control de condiciones ambientales Apoyo administrativo y financiero a la producción documental y al manejo

de las comunicaciones oficiales Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/encuadernación

(Determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Aseguramiento de la Información en diferentes medios y soportes. Intervención de primeros auxilios para documentos Inspección y mantenimiento de instalaciones Control de Plagas Limpieza de áreas y documentos

2.2.8. VALORACIÓN Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

Para la valoración de los documentos, se deben clasificar las agrupaciones documentales en:

Sus valores primarios: Administrativo, técnico, legal, fiscal y contable. Los cuales se agrupan en los Archivos de Gestión y Archivo Central.

Sus valores secundarios: Cultural, científico e histórico. Los cuales se agrupan en el Archivo Histórico.



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Lo anterior con el fin de establecer la permanencia de los diferentes documentos en las diferentes etapas del archivo (gestión, central, o histórico), y determinar su disposición final (eliminación o conservación temporal o definitiva). Dentro de la Tabla de Retención Documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia , el diligenciamiento de la columna Disposición final, implica que a cada serie o subserie se le aplica previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías para la digitalización, y eliminación en el caso que se halla agotado sus valores administrativos, legales, fiscales, contables, etc. no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

- PGD

El Programa de Gestión Documental se implementará de acuerdo a las fases establecidas en el Plan Estratégico de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia y en el Plan de Acción Institucional de 2017, el cual contempla como meta la de “elaborar e implementar el Programa de Gestión Documental” e incluye actividades relacionadas con la ejecución del mismo durante la vigencia, mediante el desarrollo de 7 actividades:

Actualizar e Implementar el PGD

Recepción , Radicación, Distribución, Devolución y envio de

Comunicaciones Oficiales.


Digitalización de Documentos.

Capacitar en temas referentes a Procedimientos de Gestiòn Documental a

los Funcionarios y Contratistas de la Dirección Nacional de Bomberos

Colombia.Por parte del lider del Proceso De Gestiòn Documental

Organización de Archivos

Consulta y Prestamo de Documentos

3.1. ALINEADO CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

Como se señaló anteriormente el Programa de Gestión Documental se encuentra inscrito en el Plan Estratégico de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, alineado con el Plan de Acción Institucional 2017, se realiza un seguimiento trimestral que se reporta al Proceso de Planeación estratégica.



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3.2. METAS

3.2.1. Metas en el corto plazo:

a. Elaboración y aprobación de las Tablas de Valoración Documental por parte del

Comité de Sistema Integrado de Gestión y Control de la Dirección Nacional de

Bomberos Colombia.

b. Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del

Comité de Sistema Integrado de Gestión y Control de la Dirección Nacional de

Bomberos Colombia.

c. Organización del Archivo Central.

d. Realizar cuatro capacitaciones sobre Procedimientos de Gestión Documental para

los funcionarios y contratistas de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, por

parte del lider Encargado Proceso de Gestión Documental.

3.2.2. Metas en el mediano plazo:

a. Elaboración y aprobación del Plan Institucional de Archivos – PINAR

b. Entrega de comunicaciones oficiales a tiempo para su tramite

3.2.3. Metas en el largo plazo:

a. Traslados documentales de Archivos de Gestión al Archivo Central , de acuerdo a

lo establecido .

b. Covalidación de Tablas de Retención Documental por parte del Archivo General de

la Nación.

c. Covalidación de Tablas de Valoración Documental por parte del Archivo General de

la Nación

d. Digitalización de todos los documentos de la Dirección Naconal de Bomberos

Colombia.

e. Implemetacion de herramientas tecnologicas como “firma digital” para envio de

comunicaciones oficiles ,asi contribuir con Sitema Ambiental ,en su Plan Cero Papel.

3.3. RESPONSABILIDADES Y RECURSOS

3.3.1. RESPONSABILIDADES

El Comité de Sistema Integrado de Gestión y Control de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia: A Garantizar la disposición de recursos necesarios, de forma oportuna para la implementación, seguimiento y evaluación del Programa de Gestión Documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia.



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Subdirección Administrativa y Financiera: Definir, divulgar, y dar cumplimiento a los lineamientos establecidos para la implementación, seguimiento y evaluación del Programa de Gestión Documental de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia. Funcionarios y Contratistas DNBC: Conocer, implementar y acoger las directrices y actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental – PGD de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia.

3.3.2. ASIGNACIÓN DE RECURSOS

La asignación de recursos estará sujeta al presupuesto de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, para la implementación, seguimiento y evaluación del Programa de Gestión Documental. Para la vigencia 2017, teniendo en cuenta la limitada asignación de recursos para funcionamiento, se asignaron recursos para el contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión documental y servicio de mensajería postal para cumplir con las funciones del Proceso.

3.3.3. ARTICULACIÓN CON OTROS PROGRAMAS Y SISTEMAS DE LA ENTIDAD

En general, el Programa de Gestión Documental se encuentra articulado con todos los 18 procesos con los que cuenta la Dirección Nacional de Bomberos Colombia, lo anterior, por cuanto el proceso Gestión Documental, debe tener registro y control de los documentos que recibe y envía la Entidad, en aras de conservar la memoria institucional y velar por la seguridad de la información.

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS:

4.1. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN: El Plan Institucional de

Capacitación de la Dirección Nacional de Bomberos Colombia ,que en la

actualidad se encuentra actualizado en Gestión de Talento Humano, el cual

incluirá capacitaciones de procedimientos de Gestión Documental.

4.2. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL: La Dirección Nacional de

Bomberos Colombia, cuenta con un programa de auditoría y control el cual

incluye auditorías al proceso de Gestión Documental. Las fechas de auditoría se

encuentran relacionadas en el cronograma que para tal fin a establecido la

Oficina de Evaluación y Control .



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5. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO –

MECI:

El objetivo general del Modelo Estándar de Control Interno MECI es el de proporcionar una estructura que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno en las organizaciones obligadas por la Ley 87 de 1993, a través de un modelo que determine los parámetros de control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública. Teniendo en cuenta lo anterior, el propósito del Modelo Estándar de Control Interno MECI es Proporcionar una serie de pautas o directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la administración pública, facilitando el desarrollo del Sistema de Control Interno. Dentro de la estructura del MECI, gestión documental se establece dentro del eje transversal de información y comunicación, por cuanto busca contar con parámetros de control para vincular a la entidad con su entorno y facilitar la ejecución de sus operaciones internas, además de mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio del cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de los usuarios.

En la actualidad, el Sistema de Gestión de Calidad – NTCGP1000 se encuentra en elaboración.

6. INDICADOR

Nombre % Implementación del Programa de Gestión Documental.

Objetivo del

Proceso

Contribuir de una manera adecuada y eficiente a que los

procedimientos de Gestión Documental sean acordes con

la necesidad de la Dirección Nacional de Bomberos

Colombia ,en pro del bienestar y el buen funcionamiento

de la misma.

Proceso Gestión Documental.

Responsable Subdirector Administrativo y Financiero.

Unidad de

medida

% de ejecución de las actividades del PGD

Fórmula Número de actividades realizadas/Número de actividades programadas



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ANEXOS

1. Diagnóstico Gestión documental

2. Cronograma de implementación del PGD

3. Mapa de procesos de la DNBC

4. Presupuesto Anual para la implementación del PGD



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GLOSARIO (Acuerdo No.027 de 2006 Archivo General de la Nación):

A

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.



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Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

C Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.



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Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

D Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.



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Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.



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Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

E Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Unidad producto del empaste se llama “legajo”. Encuadernación: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.



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Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

F

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.



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G

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

I Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas. Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas. Índice temático: Listado de temas o descriptores. Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

L Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.



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M

Manuscrito: Documento elaborado a mano. Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

N Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

O Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

P Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.



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Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

R Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.



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Vigente Desde:

Marzo de 2017

S Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivístico Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

T Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

U

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos. os, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,

V Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

20/04/2017

Actualización establecida en el Plan de Acción Institucional 2017.

0.3



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

ANEXO No. 1 DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DIRECCIÒN NACIONAL DE BOMBEROS COLOMBIA

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - GESTION DOCUMENTAL

DIAGNÓSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN – SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ITEMS ACTIVIDADES DIAGNOSTICO RECOMENDACIONES

ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA DE LAS

CARPETAS

1.- Organización cronológica de las

carpetas

Se Cumple

Los documentos son organizados de

acuerdo a su producción

2.- Identificación de las Carpetas: utilización del formato establecido

por la DNBC para identificar las carpetas.

No cumple

No se implementan los formatos

3.-Foliación

No cumple

4.-Revisión de la ubicación de las

cajas en la estantería

No cumple

5.- Identificación de las cajas:

utilización del formato establecido por la DNBC para identificar las

cajas.

No cumple

6.- Verificar el diligenciamiento del

Inventario Documental.

No cumple

7.- Verificar que no existan documentos almacenados en sitios

que no corresponda, como : encima de los escritorios y debajo de

ellos, o grupos de documentos colocados en estantería sin seguir un

orden establecido, etc.

No cumple

ACUERDO 037 DE 2002 ,Por el

cual se establecen las especificaciones técnicas y los

requisitos para la contratación de los servicios de

depósito, custodia, organización, reprografía y

conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos

13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General

de Archivos 594 de 2000.



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

MOBILIARIO Y ESPACIOS FÍSICOS

1.- Revisar las instalaciones físicas del archivo : espacio y estantería

No cumple

ACUERDO 037 DE 2002 ,Por el

cual se establecen las especificaciones técnicas y los

requisitos para la contratación de los servicios de





2.- Verificar que el número de estantes sea proporcional al volumen

de la documentación

No cumple

ACUERDO 037 DE 2002 ,Por el cual se establecen las

especificaciones técnicas y los requisitos para la

contratación de los servicios de depósito, custodia, organización,

reprografía y conservación de documentos de

archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus

Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

3.- Constatar que la estantería esté segura, es decir, que se encuentre

anclada al piso o a otros estantes en la parte superior

Se Cumple ACUERDO 037 DE 2002 ,Por el cual se establecen las


contratación de los servicios de depósito, custodia, organización,

reprografía y conservación de documentos de

archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus

Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

4.-Verificar que los estantes se

encuentren en buen estado

Se Cumple

Tiene archivadores de escritorio

5.- Revisar que las cajas se

encuentren organizadas en la estantería como lo establece la

norma

No cumple


6.- Comprobar que la estantería se encuentre identificada como lo

establece la norma

No cumple No tiene estantería adecuada para ser identificada.

7.- Revisar que la estantería se

utilice única y exclusivamente , al archivo de documentos

No cumple

Se encuentra papelería en algunos

cajones del archivador



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS

ARCHIVOS

1.- La estantería es abierta

o cerrada

Se Cumple

Los archivadores son cerrados

2.- El espacio asignado al

almacenamiento de las carpetas de archivo es abierto o cerrado

Se Cumple

Estos se encuentran dentro de la

oficina

3.- Verificar las medidas de

seguridad para evitar el acceso al archivo de funcionarios no

autorizados

Se Cumple

Es restringido el acceso a la

información

4.- Existencia de extintores Se Cumple

5.- Estado de las lámparas y dirección de la luz

Se Cumple

La Iluminación es adecuada

6.- Limpieza del lugar y de las carpetas de archivo

Se Cumple

7.- Ventilación del lugar

8.- Áreas de Trabajo y áreas de almacenamiento

No se cumple

RESPONSABILIDAD

SOBRE LA ADMINISTRACION Y

MANEJO DEL ARCHIVO

1.- Nombre del responsable de la administración y manejo del archivo

de gestión

2.- Experiencia en el manejo de archivos (en años)

UTILIZACION DE FORMATOS DEL

PROCESO GESTION DOCUMENTAL

PUBLICADOS EN EL SIG

1.- Inventario Documental Formato

no se utilizan Se recomienda la utilización de las herramientas de gestión

documental.

2.- Rótulo de Carpeta Formato no se utilizan

3.- Rótulo de Caja no se utilizan

4.- Consulta y Préstamo de Documentos

no se utilizan

5.- Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia.

No se tiene conocimiento



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017



DIAGNÓSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN – SUBDIRECCIÓN ESTRATEGICA Y DE COORDINACIÓN BOMBERIL.



CARPETAS

1.- Organización cronológica de las carpetas

Se Cumple

2.- Identificación de las Carpetas: utilización del formato establecido por la

DNBC para identificar las carpetas.

No cumple No se implementan los los formatos

3.-Foliación No cumple

4.-Revisión de la ubicación de las cajas en la estantería

No cumple

5.- Identificación de las cajas: utilización del formato establecido por la DNBC para

identificar las cajas.

No cumple


Inventario Documental

No cumple

7.- Verificar que no existan documentos

almacenados en sitios que no corresponda, como : encima de los

escritorios y debajo de ellos, o grupos de documentos colocados en estantería sin

seguir un orden establecido, etc.

No cumple



No cumple

Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48

del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia),

se establecen las condiciones para los locales destinados como sedes de archivos,

estantería, mobiliario, contenedores y para la

conservación preventiva de documentos.

2.- Verificar que el número de estantes sea proporcional al volumen de la

documentación

No cumple La documentación se traslada al archivo Central ya que no cuentan con espacio físico

adecuado.



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

3.- Constatar que la estantería esté

segura, es decir, que se encuentre anclada al piso o a otros estantes en la parte

superior

Se Cumple

Tiene archivadores de

escritorio

4.-Verificar que los estantes se encuentren en buen estado

Se Cumple Tiene archivadores de escritorio

5.- Revisar que las cajas se encuentren organizadas en la estantería como lo

establece la norma

No cumple


6.- Comprobar que la estantería se encuentre identificada como lo establece la

norma

No cumple

No tiene estantería adecuada para ser identificada.

7.- Revisar que la estantería se utilice única y exclusivamente , al archivo de

documentos

No cumple

Se encuentra papelería en algunos cajones del archivador

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS ARCHIVOS

1.- La estantería es abierta o cerrada Se Cumple Los archivadores son cerrados

2.- El espacio asignado al almacenamiento de las carpetas de archivo es abierto o

cerrado

Se Cumple Estos se encuentran dentro de la oficina

3.- Verificar las medidas de seguridad para evitar el acceso al archivo de funcionarios

no autorizados

Se Cumple

Es restringido el acceso a la información



Se Cumple La Iluminación es adecuada


Se Cumple


ACUERDO 037 DE 2002 ,Por el cual se establecen las


contratación de los servicios de depósito, custodia,

organización, reprografía y conservación de documentos

de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus

Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de

2000.


Se Cumple Las áreas de almacenamiento no es adecuado



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

RESPONSABILIDAD


MANEJO DEL ARCHIVO

1.- Nombre del responsable de la administración y manejo del archivo de

gestión




PUBLICADOS EN EL SIG

1.- Inventario Documental Formato no se utilizan



4.- Consulta y Préstamo de Documentos no se utilizan





DIAGNÓSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN – DIRECCIÒN GENERAL



CARPETAS

1.- Organización cronológica de las carpetas

Se Cumple Los documentos son organizados de acuerdo a su producción

Cronológicamente

2.- Identificación de las Carpetas: utilización del formato establecido por

la DNBC para identificar las carpetas.

No cumple

No se implementan los formatos

3.-Foliación No cumple

4.-Revisión de la ubicación de las cajas en la estantería

No cumple

5.- Identificación de las cajas: utilización del formato establecido por

la DNBC para identificar las cajas.

No cumple


Inventario Documental

No cumple

7.- Verificar que no existan

documentos almacenados en sitios que no corresponda, como : encima de los escritorios y debajo de ellos, o grupos de documentos colocados en

estantería sin seguir un orden establecido, etc.

No cumple



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017



No cumple

Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48 del 2000,

Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley

General de Archivos para Colombia), se establecen las condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería, mobiliario,

contenedores y para la conservación preventiva de documentos.

2.- Verificar que el número de estantes sea proporcional al volumen

de la documentación

No cumple

La documentación se traslada al archivo Central ya que no cuentan

con espacio físico adecuado.

3.- Constatar que la estantería esté segura, es decir, que se encuentre

anclada al piso o a otros estantes en la parte superior

Se Cumple


4.-Verificar que los estantes se encuentren en buen estado

Se Cumple Tiene archivadores de escritorio

5.- Revisar que las cajas se encuentren organizadas en la

estantería como lo establece la norma

No cumple Tiene archivadores de escritorio

6.- Comprobar que la estantería se encuentre identificada como lo

establece la norma

No cumple No tiene estantería adecuada para ser identificada.

7.- Revisar que la estantería se utilice única y exclusivamente , al

archivo de documentos

No cumple Se encuentra papelería en algunos cajones del archivador

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS ARCHIVOS

1.- La estantería es abierta o cerrada Se Cumple Los archivadores son cerrados

2.- El espacio asignado al almacenamiento de las carpetas de

archivo es abierto o cerrado

Se Cumple Estos se encuentran dentro de la oficina

3.- Verificar las medidas de seguridad para evitar el acceso al archivo de

funcionarios no autorizados

Se Cumple Es restringido el acceso a la información



Se Cumple La Iluminación es adecuada




Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017


ACUERDO 037 DE 2002 ,Por el cual se establecen las especificaciones

técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de






Se cumple Se recomienda un mejor almacenamiento de la información

RESPONSABILIDAD


MANEJO DEL ARCHIVO

1.- Nombre del responsable de la administración y manejo del archivo

de gestión




1.- Inventario Documental Formato no se utilizan Se recomienda la utilización de las herramientas de gestión documental.



4.- Consulta y Préstamo de Documentos

no se utilizan





Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

ANEXO No. 2

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

ACTIVIDAD

E N ERO

FEBRERO

MAR Z O

ABR I L

MAY O

JUN I O

JUL I O

AGO S T O

SEP T I E M BRE

OCT U B R E

NOV I E M B R E

DIC I EMBRE

Actualización e implementación.

X

Consulta y Prestamo de Documentos.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Organización de Archivos.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Recepción, Radicación, Distribución, Devolución y

Envio de Comunicaciones Oficiales.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


X

X

X

X

X

X

Digitalizaciòn De Documentos .

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Capacitar en Temas Referentes a Procedimientos

Gestiòn Documental a Los Funcionarios Y

Contratistas de la DNBC, por parte del Lider del

Proceso De Gestiòn Documental.

X

X

X

X



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

ANEXO No. 3

MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

ANEXO No. 4

PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN

DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

DESCRIPCIÓN

FECHA INICIO

DURACIÓN CONTRATO

MODALIDAD

DE SELECCIÓN

FUENTE DE

LOS RECURSOS

VALOR TOTAL

ESTIMADO

PRESTAR SUS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN

EN EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE LA

DIRECCIÓN NACIONAL DE BOMBEROS.

Enero de

2017

6 meses

Contratación Directa

Recursos Nación

$ 15.440.036

DESCRIPCIÓN

FECHA INICIO

DURACIÓN CONTRATO

MODALIDAD

DE SELECCIÓN

FUENTE DE

LOS RECURSOS

VALOR TOTAL

ESTIMADO

PRESTAR SUS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN

EN EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE LA

DIRECCIÓN NACIONAL DE BOMBEROS.

Enero de

2017

6 meses


Recursos Nación

$ 7.772.680



Código:

Versión: 0.3

Vigente Desde:

Marzo de 2017

DESCRIPCIÓN

FECHA INICIO

DURACIÓN CONTRATO

MODALIDAD

DE SELECCIÓN

FUENTE DE

LOS RECURSOS

VALOR TOTAL

ESTIMADO

PRESTAR EL SERVICIO DE DISTRIBUCIÓN NACIONAL,

EL CUAL INCLUYE LA RECEPCIÓN, CURSO Y

ENTREGA DE PAQUETERÍA.

(ELITE LOGISTICA Y RENDIMIENTOS S.A.S)

Marzo de

2017

9 meses


Recursos Nación

$ 2.161.440

DESCRIPCIÓN

FECHA INICIO

DURACIÓN CONTRATO

MODALIDAD

DE SELECCIÓN

FUENTE DE

LOS RECURSOS

VALOR TOTAL

ESTIMADO

PRESTAR EL SERVICIO DE DISTRIBUCIÓN NACIONAL,

EL CUAL INCLUYE LA RECEPCIÓN, CURSO Y

ENTREGA DE CORRESPONDENCIA .(SERVIENTREGA S.A)

Marzo de

2017

9 meses


Recursos Nación

$ 20.521.992

Fuente: Plan Anual de Adquisiciones de la DNBC 2017

programa de gestiÓn documental (pgd)...

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