MINISTRSTVO ZA VISOKO ŠOLSTVO, MINISTRSTVO ZA VISOKO ŠOLSTVO, ZNANOST IN TEHNOLOGIJOZNANOST IN TEHNOLOGIJO

Služba za usklajevanje razvojne politike Služba za usklajevanje razvojne politike in strukturne skladein strukturne sklade

Delavnicao izvajanju pogodb o sofinanciranju RR projektov

v okviru centrov odličnosti za ukrep 1.1 spodbujanje razvoja inovacijskega okolja

Ljubljana, 24. April 2006

Program delaProgram dela

    predstavitev principov delovanja Evropskega sklada za regionalni razvoj v povezavi z izvajanjem projektov , ki se sofinancirajo s sredstvi strukturnih skladov

dr. Darja Piciga, sekretarka, vodja SURPSS

    predstavitev Navodil za izvajanje RR projektov Centrov odličnosti dr. Darko Lubi, sekretar, odgovorna oseba KU za ukrep 1.1

  predstavitev dosedanjih izkušenj pri preverjanju uveljavljanja upravičenih stroškov z vidika vloge in nalog kontrolne osebe

Zdenka Bokal, sekretarka, kontrolorka in Manca Kosec, svetovalka II, kontrolorka.         izmenjava mnenj – vprašanja in odgovori Skrbniki pogodb: Vanda Rode, Dušan Flere in Barbara Benčič ter kontrolni osebi

Zdenka Bokal in Manca Kosec

DRŽAVNI SEKRETARDr. JANEZ MOŽINA

SLUŽBA ZA NOTRANJO REVIZIJO

Barbara Žigon

SLUŽBA ZA USKLAJEVANJ

ERAZVOJNE

POLITIKE INSTRUKTURNE

SKLADE Dr. DARJA

PICIGA(vodja službe)

MINISTERDr. Jure Zupan

UKREP 1.1Dr.Darko Lubi, Barbara Benčič,

Dušan Flere, Vanda Rode

UKREP 1.4Damir Devčič

FINANČNI DELAVECDušan Flere

SEKRETARIAT

MG – Kontrolna enotamag. Vesko Andrić

(kontrola na mestu samem)

• FINANČNA SLUŽBA (Simon Ošo, vodja)KONTROLE PO 4. ČLENU (Zdenka Bokal, Manca Kosec)

•SLUŽBA ZA UPRAVNO-PRAVNE ZADEVE (Janja Žlogar Piano, vodja)

KU – SURPSS Dr. DARJA PICIGA

(vodja aktivnosti centrov odličnosti)Dr. DARKO LUBI

(odgovorna oseba KU za ukrep 1.1)

Osnovni dokumentiOsnovni dokumenti

Enotni programski dokumentEnotni programski dokument (EPD) RS 2004-2006 (EPD) RS 2004-2006:: osnova za osnova za izvajanje aktivnosti v okviru strukturnih skladov za obdobje 2004-2006izvajanje aktivnosti v okviru strukturnih skladov za obdobje 2004-2006: : Služba Vlade RS za strukturno politiko in regionalni razvoj Služba Vlade RS za strukturno politiko in regionalni razvoj

www.gov.si/svrpwww.gov.si/svrp Programsko dopolniloProgramsko dopolnilo (PD) (PD):: podrobn podrobnejeeje opredeljuje ukrepe iz EPD opredeljuje ukrepe iz EPD. .

www.gov.si/svrpwww.gov.si/svrp

Izvedbena struktura ukrepov prve prednostne naloge EPD 2004 – Izvedbena struktura ukrepov prve prednostne naloge EPD 2004 – 20062006 (ISU): (ISU): Ministrstvo za gospodarstvo Ministrstvo za gospodarstvo www.mg-rs.si/ www.mg-rs.si/

Javni razpis – ESRR – ukrep 1.1; Razpisna dokumentacijaJavni razpis – ESRR – ukrep 1.1; Razpisna dokumentacijawww.mg-rs.si/www.mg-rs.si/

Navodila za izvajanje RR projektov centrov odličnosti: Navodila za izvajanje RR projektov centrov odličnosti: Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo, SURPSS

CENTRI ODLIČNOSTICENTRI ODLIČNOSTI

KOT NOV INSTRUMENT POLITIKE RRKOT NOV INSTRUMENT POLITIKE RR

Visoko kakovostna multidisciplinarna skupina raziskovalcev iz akademske sfere in poslovnega sektorja, ki zagotavlja kritično maso znanja in ustrezno raziskovalno infrastrukturo za preboj centra odličnosti v vrh svetovne znanosti oziroma vključitev v mednarodno mrežo odličnosti.

Dr. Darja Piciga, sekretarka,Dr. Darja Piciga, sekretarka,vodja SURPSSvodja SURPSS

Principi delovanja ESRRPrincipi delovanja ESRRv povezavi z izvajanjem RR projektov za ukrep 1.1 v povezavi z izvajanjem RR projektov za ukrep 1.1

SPODBUJANJE RAZVOJA INOVACIJSKEGA OKOLJASPODBUJANJE RAZVOJA INOVACIJSKEGA OKOLJAStrategija gospodarskega razvoja Slovenije 2001-2006 (SGRS) Strategija gospodarskega razvoja Slovenije 2001-2006 (SGRS)

Državni razvojni program 2001-2006 (DRP) Državni razvojni program 2001-2006 (DRP) EPD, PDEPD, PD

Cilji EPDCilji EPD1. Povprečna letna rast BDP po višji stopnji kot v skupini EU-15, s čimer se bo postopno zmanjšal zaostanek v BDP na prebivalca za povprečjem EU.

2. Rast zaposlenosti: gospodarska rast se mora odražati tudi v ustvarjanju novih delovnih mest in ohranjanju obstoječih.

3. Uravnotežen regionalni razvoj.

Horizontalne strategije: - (enake možnosti), - trajnostni razvoj - informacijska družba.

Cilji ukrepa 1.1: Spodbujanje razvoja Cilji ukrepa 1.1: Spodbujanje razvoja inovacijskega okoljainovacijskega okolja

SPLOŠNI CILJ: spodbujanje razvoja inovacijskega okolja, razvojne infrastrukture in pogojev za oblike povezovanja podjetij in institucij znanja, ki bodo pospešile in povečale učinkovitost prenosa znanja v produkte, storitve in procese ter okrepile prepoznavnost Slovenije kot razvojnega partnerja na prepoznanih področjih.

Specifični cilji ukrepa so:- izboljšanje prenosa znanja med institucijami znanja in podjetji, - pospeševanje nastajanja in razvoja novih dinamičnih, tehnološko usmerjenih podjetij ter- povečanje naložb v aplikativne in industrijske raziskave in razvoj.

Kazalniki in ciljne vrednosti programskega obdobja 2004-2006 ukrepa 1.1 – za centre odličnosti: • št. raziskovalnih ur v ekvivalentu polnega delovnega časa v projektih: 78 FTE raziskovalnih ur, • št. ustvarjenih novih neto delovnih mest,• št.industrijskih partnerjev,• št. inovacij in patentov.

Dr. Darko LubiDr. Darko Lubi, sekretar, , sekretar, dgovorna oseba KU za ukrep 1.1dgovorna oseba KU za ukrep 1.1

Poudarki iz navodil za izvajanje RR projektov centrov Poudarki iz navodil za izvajanje RR projektov centrov odličnostiodličnosti

1.0 NAMEN NAVODIL

2.0 STATUS NAVODIL

3.0 VSEBINA

3.1 Dolžnosti KP in sofinancerja

3.2 Upravičeni in neupravičeni stroški

3.3 Priprava zahtevka za plačilo s prilogama

NAVODILA ZA IZVAJANJE NAVODILA ZA IZVAJANJE RAZISKOVALNO – RAZVOJNIH PROJEKTOV RAZISKOVALNO – RAZVOJNIH PROJEKTOV

CENTROV ODLIČNOSTI CENTROV ODLIČNOSTI (ukrep 1.1, instrument 1.1.1, aktivnost 3a)(ukrep 1.1, instrument 1.1.1, aktivnost 3a)

1.0 NAMEN NAVODIL1.0 NAMEN NAVODIL  V navodilih (»priročniku«) smo: povzeli temeljna pravila pri izvajanju projektov, sofinanciranih iz ESRR

(2. in 3. poglavje); natančneje razložili postopke, ki jih je treba pravilno in kakovostno

izvesti, da se prepreči dvom v upravičenost in smotrnost porabe javnih denarnih sredstev (4. – 6. poglavje).

Navodila so pripravljena ob upoštevanju: določil evropskih in slovenskih normativnih idr. aktov s področja SP (t. j.

uredb evropskega sveta, parlamenta ali komisije ter uredb VRS); usmeritev »nadrejenih« organov (SVLR kot OU in PT, MF kot PO); JR za pridobitev sredstev ESRR in pripadajoče RD; sklenjenih pogodb o sofinanciranju RRP in aneksov k tem pogodbam; védenj in izkušenj, pridobljenih v MVZT in na strani KP.

2.0 STATUS NAVODIL2.0 STATUS NAVODIL

Čeprav navodila niso splošni pravni akt kot predpis uprave, ki ga izda minister, so OBVEZUJOČA, ker:

povzemajo določila evropskih in slovenskih normativnih aktov s področja SP;

so sestavni del pogodbe o sofinanciranju posameznega RRP.

3.0 VSEBINA NAVODIL3.0 VSEBINA NAVODIL

3.1 Dolžnosti končnega prejemnika (KP) sredstev in dolžnosti sofinancerja (MVZT) MVZT je dolžno izplačati dogovorjena sredstva:v roku, ki je določen v PPIPRS (in sicer po prejemu popolnega ZZPl!), inv okviru razpoložljivih proračunskih sredstev.

3.2 Upravičeni in neupravičeni stroški3.2 Upravičeni in neupravičeni stroški3.2.1 Upravičeni stroški3.2.1 Upravičeni stroški

Skladno s PD k EPD in RD za aktivnost/investicijo 3a so upravičeni stroški stroški opravljenih raziskovalnih ur na RRP, izraženi v ekvivalentu polne zaposlitve (t. i. FTE).

Skladno z Uredbo o normativih in standardih za določanje sredstev za izvajanje nacionalnega R & R programa se za RRP uporablja povprečna cena FTE za cenovno kategorijo raziskovalnega projekta D.

Cena FTE vključuje: plačo raziskovalcev, vključenih v projekte davke in prispevke delodajalca stroške blaga in storitev amortizacijo posredne (režijske) stroške.  Poraba po posameznih stroškovnih elementih lahko odstopa do +/- 15 % (32.

člen uredbe) oz. na podlagi posebne vloge KP je lahko odstopanje tudi večje (34. člen uredbe).

  MVZT sofinancira največ 75 % izkazanih upravičenih stroškov za JZ oz. 50 %

izkazanih upravičenih stroškov za podjetja.

3.2.2 Neupravičeni stroški3.2.2 Neupravičeni stroški

a) RD za projekt kot celoto: stroški priprave RD; odvetniški honorarji, notarski stroški, stroški za tehnično ali finančno strokovno svetovanje, računovodski stroški; stroški bančnih garancij ali drugih finančnih institucij; denarne kazni; penali in stroški sodnih postopkov. 

b) Uredba EK št. 448/2004: stroški, nastali izven obdobja upravičenosti; negativne obresti; stroški finančnih transakcij; devizne provizije; drugi, povsem finančni izdatki; globe, denarne kazni in pravdni stroški;

3.3 Priprava zahtevka za plačilo s prilogama3.3 Priprava zahtevka za plačilo s prilogama

Izpolnjeni obrazec »Zahtevek za plačilo raziskovalno-razvojnega projekta centra odličnosti« (ZZPl) je podlaga za izplačilo sredstev KP.

KP pripravi ZZPl praviloma dvakrat letno. Zadnji ZZPl mora poslati v roku, ki je določen v pogodbi o sofinanciranju RRP oz. v aneksu k tej pogodbi.

ZZPl je treba priložiti:

a) poročilo o izvajanju RRP;

b) zbirni obrazec z dokazili (o nastalih stroških, o plačilu stroškov ter druga predpisana dokazila).

Če iz predloženih dokazil ni jasno razvidna upravičenost stroška ali dokumentacija izkazuje neskladnost, lahko MVZT zahteva dodatna dokazila ali popravke predloženih dokazil.

ZZPl s prilogama je treba oddati skrbniku pogodbe na MVZT v tiskani in elektronski obliki (po E-pošti).

Skladno s pogodbo o sofinanciranju projekta je KP dolžan poročati o izvajanju RRP Skladno s pogodbo o sofinanciranju projekta je KP dolžan poročati o izvajanju RRP praviloma dvakrat letno. To stori tako, da ZZPl priloži izpolnjen obrazec »Poročilo o izvajanju praviloma dvakrat letno. To stori tako, da ZZPl priloži izpolnjen obrazec »Poročilo o izvajanju RRP centra odličnosti.« RRP centra odličnosti.«

Med sedmimi deli navedenega obrazca sta z vsebinskega vidika pomembna zlasti: poročilo o doseženih fizičnih ciljih projekta (preglednica 4), vsebinsko poročilo o izvajanju projekta, ki predstavlja utemeljitev za stroške, nastale v določenem obdobju (preglednica 6). Oba dela poročila sta pomembna podlaga za redno poročanje MVZT o uresničevanju EPD.

Zbirni obrazec z dokazili je dokument (obrazec), s pomočjo katerega se opravljajo vsi pregledi upravičenosti stroškov. Zato mora biti izpolnjen tako, da so iz njega razvidni vsi pomembni podatki, ne da bi bilo treba hkrati gledati priložena dokazila. Zbirni obrazec se (v prirejeni obliki) pošlje MF ob predložitvi zahtevka za povračilo sredstev iz Evropske unije.

POROČILO O IZVAJANJU RR - PROJEKTAPOROČILO O IZVAJANJU RR - PROJEKTA

Prejemnik mora podatke zbirati tako, da bo lahko: izpolnil poročila o izvajanju RR projekta; ob finančni in vsebinski kontroli izvedbe projekta upravičil porabo

sredstev; z dokumentacijo nedvoumno dokazal upravičenost vseh nastalih

stroškov.

Kontrolne osebeKontrolne osebeZdenka Bokal, sekretarkaZdenka Bokal, sekretarka

Manca Kosec, svetovalka II.Manca Kosec, svetovalka II.

VLOGA IN NALOGE KONTROLNE OSEBE

Izvajanje 4. Člena Uredbe EK 438/2001

UREDBA ES UREDBA ES št. 438/2001št. 438/2001Vloga obveznih kontrol je določena z 4., 9. in 10. členomVloga obveznih kontrol je določena z 4., 9. in 10. členom

SISTEMI UPRAVLJANJA IN NADZORA

Člen 4Sistemi upravljanja in nadzora vključujejo postopke za preverjanje zagotavljanja

sofinanciranih izdelkov in storitev ter resničnost navedenih izdatkov, pa tudi zagotavljanje upoštevanja pogojev, določenih v ustrezni odločbi Komisije po členu 28 Uredbe (ES) št. 1260/1999 ter z veljavnimi nacionalnimi predpisi in predpisi Skupnosti, ki se nanašajo zlasti na upravičenost izdatkov za pomoč iz Strukturnih skladov v okviru zadevne pomoči, javna naročila, državne pomoči (vključno s pravili o združevanju pomoči), varstvo okolja in enakost med moškimi in ženskami.

Postopki določajo, da se preverjanja posameznih aktivnosti zabeležijo na kraju samem. V evidencah se navedejo opravljeno delo, rezultati preverjanj in ukrepi, sprejeti v zvezi z ugotovljenimi nepravilnostmi. Kadar fizična ali upravna preverjanja niso temeljita, ampak so bila opravljena na vzorcu aktivnosti, je treba v evidencah predstaviti izbrane aktivnosti in opisati metodo vzorčenja.

POTRJEVANJE IZDATKOV

Člen 91. Potrdila poročil o vmesnih in končnih izdatkih, na katera se nanaša člen 32(3) in (4) Uredbe (ES) št. 1260/1999, v obliki, ki je

predpisana v Prilogi II, izdela oseba ali služba plačilnega organa, ki deluje neodvisno od vsake druge službe, ki odobri zahtevke.

2. Preden plačilni organ potrdi posamezno poročilo o izdatkih, se prepriča, da so izpolnjeni naslednji pogoji:(a) da so organ upravljanja in posredniška telesa izpolnili določbe Uredbe (ES) št. 1260/1999, zlasti člena 38(1)(c) in (e) ter člena

32(3) in (4), ter spoštovali pogoje odločbe Komisije po členu 28 uredbe; (b) poročilo o izdatkih vsebuje samo izdatke,(i) ki so dejansko nastali v obdobju upravičenosti, določenem v odločbi, in ustrezajo izdatkom, ki so jih plačali končni upravičenci

v smislu točk 1.2, 1.3 in 2 pravila št. 1 Priloge k Uredbi (ES) št. 1685/2000 , ter so podprti s prejetimi računi ali računovodskimi listinami enake dokazne vrednosti;

(ii) ki se nanašajo na aktivnosti, izbrane za sofinanciranje v okviru zadevne pomoči v skladu z merili in postopki za izbor, in za katere so za celotno obdobje nastajanja izdatkov veljali predpisi Skupnosti, in

(iii) ki se nanašajo na ukrepe, za katere je Komisija, če je bilo to relevantno, uradno odobrila vse državne pomoči.3. Da bi se pred predložitvijo poročila o izdatkih Komisiji vsak trenutek lahko ugotovilo, ali sta sistem nadzora in revizijska sled

zadostna, skrbi organ upravljanja, in sicer tako da obvešča plačilni organ o postopkih, ki ga on in posredniško telo uporabljajo za:

(a) preverjanje zagotavljanja dobave sofinanciranih izdelkov in izvedbe storitev ter resničnosti navedenih izdatkov; (b) zagotavljanje skladnosti z veljavnimi predpisi;in(c) ohranjanje revizijske sledi.4. Če sta organ upravljanja in plačilni organ isti organ ali pripadata istemu organu, ta organ zagotovi izvajanje postopkov, ki nudijo

standarde nadzora, enakovredne tistim iz odstavkov 2 in 3.

PREGLEDI VZORCA AKTIVNOSTI

Člen 101. Države članice na podlagi ustreznega vzorca organizirajo preglede aktivnosti, da bi zlasti:(a) preverile uspešnost vzpostavljenih sistemov upravljanja in nadzora; (b) selektivno na podlagi analize tveganj proučile izjave o izdatkih, izdelane na različnih ravneh.

2. Pregledi, ki se opravijo pred zaključkom vsake pomoči, se nanašajo na najmanj 5 % skupnih upravičenih izdatkov in temeljijo na reprezentativnem vzorcu odobrenih aktivnosti, pri čemer se upoštevajo določbe odstavka 3. Države članice skrbijo, da so pregledi enakomerno razporejeni čez celotno zadevno obdobje. Zagotovijo tudi ustrezno ločitev nalog med takimi pregledi in postopki izvajanja ali plačilnimi postopki v zvezi z aktivnostmi.

3. Pri izbiri vzorca aktivnosti, ki jih je treba pregledati, se upoštevajo:(a) potreba po pregledovanju aktivnosti, ki so različne glede na vrsto in velikost; (b) dejavniki tveganja, ugotovljene pri nacionalnih pregledih ali pregledih Skupnosti; (c) koncentracija aktivnosti pri določenih posredniških telesih ali končnih upravičencih, tako da so najpomembnejša posredniška telesa in najpomembnejši končni upravičenci pregledani najmanj enkrat pred zaključkom vsake pomoči.

FTEFTEUredba o normativih in standardih za določanje Uredba o normativih in standardih za določanje

sredstev za izvajanje nacionalnega RR programasredstev za izvajanje nacionalnega RR programa

Plača Davki in prispevki Materialni stroški in storitve Amortizacija

29. a člen: posredni (režijski) stroški

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Zap.št.dok. priimek in ime mesec št. vseh uršt. ur na projektu

bruto plača

dejanska cena ure

upravičeni stroški

za plačilo iz sredstev strukturne politike opomba

Obrazec STROŠKI PLAČ IN DRUGIH PRISPEVKOV ZAPOSLENIM Obrazec STROŠKI PLAČ IN DRUGIH PRISPEVKOV ZAPOSLENIM TER PRISPEVKOV DELODAJALCA Z DAVKOM NA IZPLAČANE TER PRISPEVKOV DELODAJALCA Z DAVKOM NA IZPLAČANE

PLAČEPLAČE

1 zaporedna številka dokumenta, ki je enaka številki dokumenta v zbirnem obrazcu2 priimek in ime identičen tistemu na plačni listi3 mesec za katerega se plača izplačuje4 število vseh delovnih ur v mesecu, tudi prazniki, dopusti in bolniške5 število ur v mesecu na projektu (delovne ure, dovoljeno je pripisati tudi sorazmeren del ur dopusta, praznikov in bolniške).6 celotna bruto plača z računovodske listine (plačne liste)7 6(+lahko še prevoz in prehrana)/48 delež bruto plače(+lahko še prevoza in prehrane), ki odpade na projekt (potrebno obrazložiti s formulo, ustrezati mora številu opravljenih ur na projektu ali zneskom vpisanim na stroškovnih mestih projekta)9 delež upravičenih stroškov v SIT financiranih s strani ministrstva in EU

tabela 1: stroški plač

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Zap.št.dok. priimek in ime mesec

osnova zaprispevke indavek

prispevkv %

davek v %

prispevki +davek v

SITupravičenistroški

za plačilo iz sredstevstrukturne politike opomba

tabela 2: stroški prispevkov in davkov

1 zaporedna številka dokumenta, ki je enaka številki dokumenta v zbirnem obrazcu2 priimek in ime identičen tistemu na plačni listi3 mesec za katerega se prispevki plačujejo4 osnova (npr. bruto plača) na katero se računajo prispevki in davek5 16,10%6 davek na plače v % glede na davčno lestvico (ki se nanaša na celotno plačo, ne le na upravičeni del)7 16,10% + davek v % v SIT od osnove8 delež prispevkov in davka, ki odpade na projekt (potrebno obrazložiti s formulo, ustrezati mora številu opravljenih ur na projektu ali zneskom vpisanim na stroškovnih mestih projekta)9 delež upravičenih stroškov v SIT financiranih s strani ministrstva in EU

1 2 3 4 5

priimek in ime mesecupravičeni stroški plače, prispevkov in davka cena ure FTE št. ur FTE

         

skupaj        

tabela 3: št. FTE ur

1 priimek in ime identičen tistemu na plačni listi2 mesec za katerega se plača in prispevki ter davek plačujejo3 seštevek upravičenih stroškov z obrazca plač in z obrazca prispevkov4 cena ure FTE (samo za plače in prispevke) po Uredbi o normativih in standardih za določanje sredstev za izvajanje nacionalnega raziskovalnega in razvojnega programa (raziskovalni projekti: za leto 2006 znaša FTE za plače, davke in prispevke 4.457,27 SIT) http://www.arrs.gov.si/sl/progproj/cena/cena-06.asp5 stolpec 3/stolpec 4