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Allegato “A”
Progetto GESTIONE OPERATIVA
Project Manager: Ing. Guarracino Antonio
Team Leader: Dr. Andrea Bassetti, Dr. Maurizio Grifoni , Dr.ssa Lucilla Di Renzo, Dr.ssa
Francesca Ciraolo, Dr.ssa Elisabetta Cocchi, Dr.ssa Elena Carucci, Dr.ssa Silvia Guarducci,
Dr.ssa Eluisa Lo Presti, Dr.ssa Elettra Pellegrino, Dr.ssa Sara Melani, Dr. Giacomo Corsini
Il presente documento è stato realizzato in collaborazione con i referenti dei Dipartimenti interessati
GESTIONE OPERATIVA - Funzionigramma
La complessità produttiva delle strutture sanitarie è tale che è necessario individuare nuovi ruoli e
funzioni ai quali affidare la programmazione della capacità produttiva per realizzare un equilibrio
ottimale fra la domanda e l'offerta in un determinato arco temporale. E’ ampiamente dimostrato che
il non governo dei flussi del paziente in ospedale determina un effetto negativo a cascata su tutte le
aree di attività, in modo visibile sul boarding in Pronto Soccorso, ma in misura altrettanto
importante sui tempi di attesa, sulla degenza media e su altri indicatori di attività, anche di natura
economico-gestionale, oltre che sulla sicurezza dei pazienti.
L’Azienda Sanitaria Toscana Centro, per le motivazioni sopra citate e nel recepire la DGRT n. 476
del 02/05/2018, attiva una nuova funzione aziendale denominata GESTIONE OPERATIVA,
collocandola nello Staff della Direzione Generale.
La Gestione Operativa (di seguito richiamata come GO) è una funzione strategica-tecnico-
organizzativa che richiede un approccio multi professionale e competenze specifiche. Necessita di
un nucleo centrale con una visione tattica complessiva di livello aziendale (Team di GO Aziendale)
ritenendo, comunque, indispensabile assicurare una stretta sinergia con la Direzione Sanitaria e le
Direzioni Mediche ed Infermieristiche di Presidio alle quali è demandata la responsabilità
complessiva della produzione ospedaliera, al fine di garantire l’unitarietà funzionale della stessa e
realizzare le migliori condizioni per lo svolgimento dei processi clinico - assistenziali. In ambito
ospedaliero la funzione di GO deve essere dunque assicurata mediante sue articolazioni in ogni
presidio (Team GO Locale) con modalità anche diversificate in relazione alla complessità
organizzativa dello Stabilimento/Struttura.
La GO assicura il supporto alla programmazione delle seguenti attività di erogazione di servizi
sanitari:
Produzione chirurgica
Ricoveri
Attività ambulatoriali
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Principali attività del TEAM GO
Assicura la pianificazione dinamica degli asset condivisi (sale operatorie, posti letto,
ambulatori, servizi di supporto), sia in regime istituzionale che in libera professione, mediante
l’applicazione di tecniche e strumenti di operations management.
Programma le attività e supervisiona la predisposizione degli schemi di attribuzione delle risorse
infrastrutturali e la loro negoziazione con gli utilizzatori rendendo disponibili le risorse
necessarie nei tempi, nei luoghi e nelle modalità adeguate.
Persegue l’ottimizzazione dell’utilizzo delle piattaforme produttive mediante il monitoraggio
costante dell’efficienza operativa e l’analisi degli scostamenti per l’individuazione e
l’applicazione delle necessarie misure correttive.
La gestione degli asset attiene alla corretta identificazione, dimensionamento ed assegnazione di
tutte le risorse necessarie al rispetto della programmazione. Per ciascuno dei macro asset, la GO
opera in sinergia con la Direzione Sanitaria di Presidio, i Dipartimenti Aziendali e con i Servizi
interessati per assicurare la disponibilità delle risorse funzionali necessarie.
TEAM GO aziendale:
Assicura la programmazione di livello tattico - strategico della produzione chirurgica, delle
dotazioni di posti letto e degli spazi ambulatoriali, utilizzando strumenti ed approcci previsti dalla
DRT 476/2018. E’ costituito da un piccolo nucleo di professionisti con competenze avanzate di
logistica e schedulazione.
Componenti:
Responsabile GO: con competrnza e conoscenza specifica di processi sanitari e dei flussi correlati.
Medico di Direzione Sanitaria Aziendale: con competenze specifiche nella gestione di processi.
Referente Infermieristico: con competenze specifiche di gestione dei flussi del paziente,
proiezione aziendale dei nuclei di bed management e bed facilitator locali.
Operations Manager (figure tecniche, ingegneri gestionali, amministrativi…): con competenze
avanzate di scheduling, programmazione e elaborazione dati.
Interfacce esterne al team:
Responsabili e Nuclei di Bed Management - Team GO Locali*
Referenti Dipartimenti direttamente e/o indirettamente interessati*
Referente Rete Ospedaliera*
Referente Staff Direzione Generale*
*da coinvolgere a seconda dell’ambito
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Matrice delle responsabilità Team GO aziendale
Attività
Resp
onsabile
GO
Azie
nd
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Medic
o D
irezio
ne
Sanita
ria
Azie
nd
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Refe
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Direzio
ne
Gen
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Coordina la realizzazione delle azioni strategiche, organizzative, di gestione delle aree produttive e logistiche necessarie alla produzione chirurgica aziendale
R
C
C
C
C E
C
C
I
Contribuisce con la direzione aziendale ed i dipartimenti coinvolti alla definizione del piano strategico della produzione chirurgica
R
C
C C C E C C I
Detta le linee programmatiche aziendali relative alla redazione ed aggiornamento del Piano Principale di Produzione (PPP) e del Piano Aggregato di Produzione (PAP) nei vari Stabilimenti Ospedalieri in una logica di gestione efficiente delle risorse
R
C
C
C E
C
I
I
C
Monitoraggio costante dell'attuazione del PPP e del PAP nei vari Stabilimenti e definizione delle azioni correttive necessarie in caso di scostamento
R
C
C
C E
C E
C
I
I
Si occupa dell’implementazione e dell’aggiornamento della Procedura aziendale di Change Policy e Recall
R C E C C C I I I
Si occupa dell’implementazione e dell’aggiornamento del Regolamento aziendale del Blocco Operatorio
R C E C C C I I I
Assicura il monitoraggio del processo e dell’assolvimento dei debiti informativi, correlati agli asset gestiti, previsti dalle
R
C
C
C E
C
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I
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Attività
Resp
onsabile
GO
Azie
nd
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Medic
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Sanita
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Azie
nd
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GO
Locali
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ressati
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Rete
Ospe
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Sta
ff
Direzio
ne
Gen
era
le
Regione
Suggerisce nuove strategie aziendali di allocazione delle risorse attraverso un’analisi predittiva della domanda, al fine di massimizzare l’efficienza produttiva
E
C
C
C
C
C
C
R
Detta le linee aziendali per la costruzione e la revisione del documento di Programmazione “Livellata” delle Dimissioni (PLD)
R C
C
C E C E C C I
Implementa il Piano Aziendale di Gestione della Domanda guidando le decisioni da assumere per equilibrare offerta e domanda di posti letto
R C C C E C C I I
Implementa e aggiorna il PGSA (Piano Aziendale per la Gestione del Sovraffollamento in Pronto Soccorso) assicurandone il monitoraggio costante
C C C C C E C R I
Detta le linee aziendali per la definizione degli strumenti del piano di cura e di dimissione di tutti i pazienti ricoverati
R C C C C E C C I
R = Responsabile – C = Collabora – I = informato – E = Esegue
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TEAM GO locale:
Proiezione locale del Team GO aziendale. Traduce le linee di indirizzo aziendali, assicurando la
programmazione di livello tattico - operativo della produzione chirurgica, delle dotazioni di posti
letto e degli spazi ambulatoriali nello stabilimento di competenza.
Componenti:
Responsabile GO Locale: Team Leader o suo delegato. Assicura il coordinamento complessivo
delle attività della GO Locale
Nucleo Bed Management: composto da figure dedicate con profilo sanitario e competenze di
logistica del paziente con il compito di garantire su 7 giorni settimanali il coordinamento della
gestione della risorsa posti letto e l'allineamento tra la disponibilità di posti letto, gli accessi in
ospedale dal Pronto Soccorso ed i ricoveri programmati
Referente DSPO: eventuale referente della Direzione Sanitaria di Presidio
Referente DIPO: eventuale referente della Direzione Infermieristica di Presidio
Operations Manager di riferimento*
Interfacce esterne
Referente Bed Facilitator (Inf di percorso)*
Referente DEA*
Referente Blocco Operatorio*
Referente Anestesista*
Referente "Servizi"*
Referente per UO*
Referente centrale di pre-H*
* da coinvolgere a seconda dell'ambito
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Matrice delle responsabilità Team GO Locale
Attività
Resp
onsabile
GO
Locale
Nucle
o B
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Man
ag
em
en
t
Refe
rente
DS
PO
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Refe
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Refe
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-H
Sulla base delle linee strategiche indicate dal Team di GO aziendale, coordina la realizzazione delle azioni tattiche -operative, organizzative, di gestione delle aree produttive e logistiche necessarie alla produzione chirurgica locale
R
C
C
C
C
I
I
E
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I
I
I
Contribuisce con la direzione aziendale ed i dipartimenti coinvolti alla definizione del piano strategico della produzione chirurgica
RE
C
C C C I I I I I I I
Redazione ed aggiornamento del PPP e del PAP in una logica di gestione efficiente delle risorse (umane, strutturali e tecnologiche) impegnate, anche avvalendosi di tecniche e strumenti di ottimizzazione, traducendo a livello locale le direttive strategiche del Team GO aziendale
R
C
C
C
CE
I
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C
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C
I
Monitoraggio costante dell'attuazione del PPP e del PAP e definizione delle azioni correttive necessarie in caso di scostamento
R
C
C
C
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I
I
C
I
I
I
Elaborazione della nota operatoria settimanale
I I I I I I I I
RE
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Valutazione e validazione della nota operatoria settimanale
E C C C I I I C R I C C
Assicura il monitoraggio dell'andamento dei tempi di attesa chirurgici
C
I
C
I
RE
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I
I
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C
C
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Attività
Resp
onsabile
GO
Locale
Nucle
o B
ed
Man
ag
em
en
t
Refe
rente
DS
PO
Refe
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DIP
O
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cen
trale
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pre
-H
Approva le riallocazioni di sedute (cambio) tra specialistiche o unità eroganti all'interno del PAP o della Nota operatoria settimanale, in base alla procedura di Change Policy aziendale
R
C
R
C
C
I
I
CE
C
I
C
I
Supervisiona la costruzione e la revisione del documento di Programmazione “Livellata” delle Dimissioni (PLD)
R C
C
C E I I I I I I I
Definizione e implementazione dello strumento della gestione risorsa posto letto
C RE C C C C I I I I I I
Assicura il monitoraggio degli indicatori di afflusso al fine di attivare le azioni necessarie nei casi di afflusso superiore all’ordinario o in situazioni di sovraffollamento (PGSA)
R CE C C C I C I I I I I
Definizione degli strumenti del piano di cura e di dimissione di tutti i pazienti ricoverati nell'area di degenza e monitoraggio dell’andamento.
C C C RE C I I I I I I I
R = Responsabile – C = Collabora – I = informato – E = Esegue
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Interfacce professionali del Team GO
Interfaccia
Professionale
Motivo
(indicare l'ambito decisionale per cui si attiva l’interfaccia)
Direttore Sanitario
Aziendale
Maxi emergenza
Maxi afflusso
Direttore Dipartimento
chirurgico
Allocazione attività chirurgica nei Presidi Ospedalieri
Definizione Obiettivi budget
Costruzione e messa in atto delle strategie Aziendali per gestione delle liste
di attesa
Definizione delle risorse in termini di personale (chirurghi) e tecnologiche
specifiche
Corretta tenuta delle liste di attesa
Valutazione note operatorie ed eventuale rimodulazione attività programmata
Agende cup per prestazioni specialistiche e chir ambulatoriale
Livellamento dimissioni giornaliere
Definizione delle attività libero professionali
Direttore Dipartimento
Medico
Definizione Obiettivi budget
Definizione delle modalità di gestione dei ricoveri medici elezione
Definizione delle risorse in termini di personale (medico) e tecnologie
specifiche
Agende cup per prestazioni specialistiche e ambulatoriali
Programmazione delle strategie per il livellamento delle dimissioni
giornaliere
Direttore Dipartimento
Infermieristico e
Ostetrico
Definizione Obiettivi budget
Definizione delle risorse in termine di personale (infermieri, ostetriche,
operatori socio sanitari) e tecnologie specifiche
Direttore dei servizi
Definizione delle risorse aggiuntive
Definizione delle attività libero professionali
Programmazione attività/presenza in sala dei TSRM
Direttori di U.O. Attribuzione del corretto livello di priorità per gli interventi
Appropriatezza dell’intervento/ricovero
Scelta del setting assistenziale
Collaborazione alla costruzione della nota operatoria
Definizione della pianificazione mensile degli interventi e del case mix
Regolamentazione dell’apertura dei calendari cup per prestazioni
specialistiche e ambulatoriali
Rimodulazione delle risorse professionali
Livellamento delle dimissioni
Assicurano il percorso assistenziale dall’ingresso alla post dimissione
Si interfacciano con il nucleo di bed management
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Direttore SOC/SOS
Assistenza
Infermieristica e
Ostetrica
Definizione delle risorse in termini di personale (infermieri, ostetriche,
operatori socio sanitari) e delle tecnologie specifiche
Definizione delle strategie sulla programmazione chirurgica
Definizione dell’assetto organizzativo sulle linee assistenziali (personale,
procedure…)
DIPO Attivazione delle risorse umane e tecnologiche in base alla variabilità delle
esigenze di contesto
Attivazione risorse in caso di sovraffollamento
Operation manager Monitoraggio delle attività chirurgiche
Stila la programmazione chirurgica e lo modifica se è necessaria la
rimodulazione dell’attività chirurgiche
Monitoraggio delle dimissioni
Monitoraggio degli accessi al DEA
Assegnazione posti letto (in struttura) per il PS
Direttore Sanitario
Stabilimento
Ospedaliero
Valutazione note operatorie ed eventuale rimodulazione attività programmata
Monitoraggio e controllo liste attesa
Attivazione letti buffer per sovraffollamento
Valutazione delle risorse (personale e posti letto) nell’area medica
Controllo, sorveglianza e manutenzione requisiti strutturali
Attivazione risorse aggiuntive in termini di personale medico
Sorveglianza aspetti igienico sanitari
Attivazione trasporti esterni
Referente Anestesista Corretto utilizzo delle sale operatorie
Ridefinizione dell’attività chirurgica, anche aggiuntiva
Gestione della preospedalizzazione
Gestione della subintensiva, rianimazione, Recovery, PACU
Coordinatore Blocco
Operatorio
Programmazione chirurgica
Valutazione note operatorie
Nucleo bed management Gestione posti letto
Raccolta informazioni sui pazienti in pronto soccorso e gestione dei flussi
Relazione con i P.O. per richiesta ricoveri
Iperaffluso
Gestione criticità alla dimissione
Referente DEA Iperafflusso
Maxiemergenza
Chiamata in orari e giorni in cui non è attivo il nucleo bed management
SAPO Programmazione settimanale
Monitoraggio e controllo liste di attesa
Per intervenire nella variazione delle sedute operatorie
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Attività principali del Nucleo di Bed Management
Cura la realizzazione in modo integrato delle azioni necessarie alla gestione ottimale dei
ricoveri
Si rapporta in maniera coordinata e programmata con i Bed Facilitator
Redige ed aggiorna il Piano delle dimissioni livellate coordinando le attività necessarie
Gestisce il CRUSCOTTO dei posti letto e attua le azioni correttive necessarie a rendere
disponibili i posti letto, in base al PIANO DI GESTIONE DELLA DOMANDA
Assicura il monitoraggio costante dell'attuazione delle dimissioni complessive previste dal PLD
e attua le azioni correttive necessarie in caso di scostamento, in base al PIANO DI GESTIONE
DELLA DOMANDA
Supporta le azioni per il riassorbimento dei pazienti ricoverati tra i diversi setting di degenza, il
trasferimento verso altri ospedali e l'invio alle strutture di continuità ospedale territorio
Si rapporta stabilmente con la Direzione Sanitaria di Presidio fornendo i necessari feed-back
rispetto all'andamento dell'utilizzo dei posti letto
Componenti:
Responsabile del nucleo di bed management: si individua come responsabile o uno dei
componenti del nucleo di bed management o altra figura individuata dalla DIPO
Funzione di Bed management: figure sanitarie dedicate totalmente o parzialmente alla funzione
di gestione posti letto
Matrice delle responsabilità Nucleo Bed Management
Attività Responsabile Nucleo
Pool professionisti Funzione BM
Cura la realizzazione in modo integrato delle azioni necessarie
alla gestione ottimale dei ricoveri
Si rapportando in maniera coordinata e programmata con i Bed
Facilitator
C RE
Redige ed aggiorna il Piano delle dimissioni livellate coordinando
le attività necessarie R CE
Gestisce il CRUSCOTTO dei posti letto e attua le azioni correttive
necessarie a rendere disponibili i posti letto, in base al PIANO DI
GESTIONE DELLA DOMANDA R CE
Assicura il monitoraggio dell’attuazione delle dimissioni
complessive e attua le azioni correttive necessarie in caso di
scostamento
R CE
Supporta le azioni per il riassorbimento dei pazienti ricoverati tra i
diversi setting di degenza, il trasferimento verso altri ospedali e
l'invio alle strutture di continuità ospedale territorio C RE
R = Responsabile – C = Collabora – I = informato – E = Esegue
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Interfacce professionali del Nucleo Bed Management
Interfaccia
Professionale
Razionale
(indicare l'ambito decisionale per cui si attiva l’interfaccia)
Direttore Sanitario
Stabilimento Ospedaliero
Sovraffollamento
Relazione con i Presidi per richiesta ricovero
Trasferimenti
Gestione delle urgenze differibili
Aggiornamento situazione posti letto
Casi sociali e CDC
Direttori UO Gestione dei trasferimenti
Casi sociali e CDC
Sollecita le dimissioni
Valuta e concorda ricoveri programmati
Valutazione del setting appropriato
Infermieri Coordinatori Gestione posti letti programmati
Valutazione posti letto per gestione flusso da PS
Bed facilitator Valutazione posti letto per gestione flusso da PS
Si raccorda per il PPOP
Comunica per i servizi di trasporto interno ed esterno
Comunica per ACOT e CDC
Attivazione assistente sociale
Relazione con familiari e caregiver
Valutazione e monitoraggio criticità principali sulle dimissioni
DIPO Valutazione e attivazione risorse
Coordinatore Blocco
operatorio
Trasferimento pazienti dalla PACU/Recovery e definizione setting
Condivisione programmazione settimanale
Referente Anestesista Trasferimenti dalla subintensiva/intensiva
Definizione setting appropriato per paziente postchirurgico
Condivisione programmazione settimanale
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Attività principali dei BED FACILITATOR
Assicura, all'interno dell'area di degenza, l'aggiornamento ed il monitoraggio costante dei Piani
di cura e di dimissione e attua le azioni correttive necessarie in caso di scostamento, in base al
PIANO DI GESTIONE DELLA DOMANDA
Si raccorda costantemente con il Nucleo di Bed management secondo modalità codificate a
livello di stabilimento ospedaliero
Componenti:
Infermieri di percorso in numero proporzionale alla strutturazione dei setting di degenza
Interfacce professionali del Bed Facilitator
Interfaccia Professionale Motivo
(indicare l'ambito decisionale per cui si attiva l’interfaccia)
Infermieri coordinatore Condivisione criticità organizzative sul percorso del paziente
Nucleo bed management Valutazione posti letto per gestione flusso da PS
Raccordo per il PPOP
Comunica per i servizi di trasporto interno ed esterno
Comunica per ACOT e CDC
Attivazione assistente sociale
Relazione con familiari e caregiver
Valutazione e monitoraggio criticità principali sulle dimissioni
Infermiere di cellula Condivisione criticità organizzative sul percorso del paziente
Medico tutor Condivisione criticità organizzative sul percorso del paziente
Servizi (trasporti, tecnici di
radiologia, fisioterapia Acot…)
Risoluzione delle criticità organizzative sul percorso del paziente
Condivisione percorso del paziente/valutazione setting alla
dimissione/coinvolgimento per le indicazioni durante il ricovero e in
dimissione