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Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 1/38

1. Prozessmanagemento Zieleo Funktion und Alternativeno Arbeitsgang-Analyseo Liegezeiten-Analyse

2. Wertanalyseo Von der IST-Lösung zur IST-Funktiono Von der IST-Funktion zur SOLL-Funktiono Suche nach besseren Lösungen für die SOLL-

Funktionen3. Kreativitätstechniken 4. Arbeitsgruppen Wertanalyse

Prozessmanagement mit Wertanalyse


1.1 Prozessmanagement

Ziele:

• Kurze Durchlaufzeiten• Geringe Kosten, besonders

Personalkosten• Gleichmäßige Auslastung• Einhalten der gewählten

Qualitätsstandards



• Bestimmungsgrößen:o Bearbeitungszeit: Objekt erschaffen oder

verändern, z.B. Titelaufnahmeo Transferzeit: Daten übertrageno Kontroll-, Abstimmungszeito Transportzeit: Ortsveränderung des

Arbeitsobjektso Liegezeit: Arbeitsobjekt warteto Rüstzeit: Vorbereitung der Bearbeitung



• Jede konkrete Bestimmungsgröße (z.B. Titelaufnahme) wird auf folgende Fragen untersucht:o Welche Funktion? z.B. Metadaten erfasseno Gibt es alternative Lösungen für diese

Funktion? z.B. Übernahme von Fremddateno Welche lösungsbedingenden Vorgaben

erfordern die Alternativen? z.B. geeigneter Lieferant , EDV-System, Haushaltsmittel…

• Hierzu: Anwendung der Wertanalyse!


1.4 Funktion und Alternativen


1.5 Arbeitsgang-Analyse

• Arbeitsgang-Analyse richtet den Blick auf: o Reihenfolge der Arbeitsschritte, o Erforderliche Kapazitäten, o Träger = Wer führt den Arbeitschritt aus?o Standort = Wo wird der Arbeitsschritt

ausgeführt?o Sachmittel = Welche Betriebsmittel (z.B.

integriertes EDV-System) und Materialien (Etiketten) werden benötigt?


1.6 Arbeitsgang-Analyse

• Jeder Arbeitsschritt wird auf Optimierungspotenziale untersucht, z.B.:o Standorte: Wegfall von Transporten durch

bessere Anordnungo Liegezeiten und Kapazitäten: Wegfall

durch ausreichende Kapazitäteno Liegezeiten und Träger: Wegfall durch

Zentralisation auf wenige Träger (integrierter Geschäftsgang)


1.7 Zergliederung der Arbeitsschritte


1.8.1 LiegezeitenanalyseUB Magdeburg – Combi-Projekt 1998

• Vorausgegangen: Verfügbarkeitsstudie mit dem Ergebniso Unzufriedene Kunden wegen langer

Prozessdauer• Zeitdauer vom Eingang der

Literaturanforderung aus den Fakultäten bis Lieferung o Kein Problem


1.8.2 LiegezeitenanalyseLaufzettel


1.8.3 LiegezeitenanalyseDurchführung und Auswertung

• 1.10.-31.12. 13.000 Zettel eingelegt• Auswertung bis 31.3., Stichprobe: 3 x 150 Zettel gezogen• Ergebnis (in Tagen):

UB Hauptbibliothek

MZB FB-GSE

Erwerbung 6,9 12,8 2,8 5,1Fachreferat 55,9 33,6 0,7 133,2Katalog 10,0 10,2 9,1 10,8Freihandstandort

(2,88 nur HB)

2,9 - -

Buchbearbeitung

5,6 4,7 5,5 6,2

Einstellen 4,2 7,7 3,1 1,8Summe 83,4 71,8 21,2 157,2


1.8.4 LiegezeitenanalyseMaßnahmen

• Verstärkung der Fachreferate• Optimierte Logistik der Literaturablage

(Normal, Eilt, Problemfälle, Dauerleihen)• Allegro-Katalog parallel zu PICA wurde

eingestellt• Mehr Fremddatennutzung• Verzicht auf eigene Freihandsystematik.

Aufstellung nach Klassifikation• Technische Buchbearbeitung statt als

nebenher-Aufgabe der Magaziner: eigener Arbeitsbereich


2.1 Wertanalyse

• EN 1325-1, früher DIN 69 910• Ziele: Kostenreduktion,

Nutzensteigerung• Ansatz:

o Von der vorhandenen Lösung (z.B. Auspacken der Lieferung)

o zur Funktion (Lieferung zugänglich machen)o und zur SOLL-Funktiono und weiter zu alternativen Lösungen (durch

den Lieferanten machen lassen)


2.2 Wertanalyse

• Im Rahmen der Wertanalyse werden eingesetzt:o Projektmanagement zur Durchführung eines

Wertanalyse-Projekts und zur Implementierung des Projekt-Ergebnisses

o Nutzwertanalyse, Kreativitätstechniken, Pflichtenheft

• Ursprüngliches Anwendungsgebiet: Optimierung materieller Produkte, heute auch: Dienstleistungen, Prozesse…


2.3 Ablauf der Wertanalyse

1. Grundschritt: Projekt vorbereiten (Ziel festlegen, Ablauf planen…)

2. Grundschritt: Objektsituation analysieren (Funktionen ermitteln…)

3. SOLL-Zustand beschreiben (bzgl. Funktionen!)

4. Lösungsideen entwickeln5. Lösungen festlegen6. Lösungen verwirklichen


2.3.1 Ablauf der WertanalyseGrundschritt 1

1. Grundschritt: Projekt vorbereiten 1. Teilschritt: Objekt auswählen2. Teilschritt: Grobziel mit Bedingungen,

Untersuchungsrahmen abgrenzen3. Projektorganisation festlegen4. Einzelziele aus Grobzielen herleiten, z.B.

• Vergleich mit Best-Practice-Beispielen• Vergleich mit Kosten für Fremdleistung• Nutzerbefragung: Anforderungen?• Vergleich mit Normen, Regelwerken

5. Projektablauf planen



2. Objektsituation analysieren 1. Objekt- und Umfeldinformationen

beschaffen2. Kosteninformationen beschaffen3. Funktionen ermitteln4. Lösungsbedingende Vorgaben ermitteln5. Kosten den Funktionen zuordnen


2.3.2 Objekt-, Umfeldinfo beschaffen

(Teilschritt 2.1)• Ablaufdiagramm des vorhandenen

Geschäftsgangs:o für jede Station: Liegezeiten, Bearbeitungszeiten,

Mengen• Für jede Station Ermittlung der erforderlichen

o Rüstzeiteno Sachmittel (EDV-Module, Materialien,

Normdateien…)o Räumeno Trägern (Qualifikationen)

• Klassifizierung der Vorgänge nach:o Bearbeitung, Transport, Transfero Liegezeito Phase (Planung / Ausführung)o Rang (Entscheidung / Ausführung)


2.3.2 Funktionen ermitteln(Teilschritt 2.3)

Schrittweise ins Detail mit Funktionsbaum:

Zur Formulierung: Substantiv + Verb


2.3.2 Lösungsbedingende Vorgaben

(Teilschritt 2.4)Beispiele für lösungsbedingende Vorgaben:

• Neuzugänge verfügbar machen: Unverzichtbar, da Bibliothekszweck

• Neuzugänge auswählen: Das Erwerbungsprofil muss umgesetzt werden

• Neuzugänge erschließen: Konsequenzen von Lösungsalternativen für den vorhandenen Bestand?

• Titeldaten erfassen: nach RAK gemäß Verbund-Standard



3. SOLL-Zustand beschreiben1. Informationen aus Grundschritt 2 auswerten2. SOLL-Funktionen festlegen3. Lösungsbedingende Vorgaben festlegen, z.B.:

• Inventarisierung ist vorgeschrieben• Anforderungen aufgrund Verbundteilnahme

4. Kostenziele den SOLL-Zielen zuordnen, z.B.: • „Neuzugang recherchierbar machen“ darf

nicht mehr als xy kosten• „Neuzugang beschaffen“ darf nicht mehr

als… (Kosten für Auswahl, Bestellung, Inventarisierung)


2.3.3 SOLL-Funktionen festlegen(Teilschritt 3.2)

• SOLL-Funktionen = im Sinn der Zweckbestimmung (Gesamtfunktion) erforderlich (ggf. incl. Gestaltungsfunktionen, nicht nur Gebrauchsfunktionen beachten)

• Prinzipiell gilt NEIN für alle Funktionen außer Gesamtfunktion. Nur bei zwingenden Argumenten wird eine Funktion zum SOLL

• Nur solche IST-Funktionen werden zu SOLL-Funktionen, o die nicht unnötig für den Zweck sind undo für die keine bessere (kostengünstigere, dem Ziel

besser entsprechende…) Funktions-Alternative zu finden ist

• Beispiel für eine Funktionsalternative:Titeldaten erfassen / Titeldaten überspielen lassen



4. Lösungsideen entwickeln1. Vorhandene Ideen sammeln2. Neue Ideen entwickeln3. Bewertungskriterien festlegen4. Lösungsideen bewerten


2.3.4 Lösungsideen entwickeln(Teilschritt 4.1)

Ausgehend von den SOLL-Funktionen werden alle denkbaren Lösungen gesucht, die die betreffende Funktion auf der untersten Ebene des Funktionsbaums realisieren:

4.1 Vorhandene Ideen sammeln• Lösungen in anderen Bibliotheken studieren• Anderes Lösungsprinzip möglich, z.B. stark

klebende Etiketten ohne Überfoliierung?• Vorteile durch raumorganisatorische

Veränderungen?• Vorteile durch Veränderungen der

Losmengen, z.B. häufigerer Transport je kleinerer Mengen



Weiter mit 4.1 Vorhandene Ideen sammeln

• Vorteile durch andere Gestaltung, z.B. Verbuchungsetikett außen/innen?

• Wird eine Funktion von mehreren Elemente erfüllt, von denen eines entfallen kann, z.B. Verlagsname aus ISBN generieren?

• Zufügen weiterer Funktionsträger, z.B. RFID-Chips mit Info über Standort und letzte Ausleihe

• Kann Funktion von einem anderen Element übernommen werden, z.B. Eigentumskennzeichnung auf dem Barcode-Etikett



Weiter mit 4.1 Vorhandene Ideen sammeln

• Kann dieses Element weitere Funktionen übernehmen, o z.B. automatische Generierung von Schlagwörtern

aus dem Titel?o z.B. Titeldatensatz für Bestellung und Katalog

• Vorteile durch Verkleinern oder Vergrößern des Funktionsträgers?

• Günstige Zusatzfunktionen möglich?



4.2 Neue Ideen entwickeln: • Brainstorming• Gruppenarbeit• Synektik = verfremdende Analogien durch

freie Assoziationen, z.B.:Problem: Zeitliche Koordination dezentraler

EntscheidungenAssoziation: Chorgesang – RhythmusLösungsidee: Festlegung periodischer Termine

• Kreativitätstechniken



4.3 Bewertungskriterien festlegen: • Ideen aus Teilschritt 4.1 und 4.2 grob

klassifizieren:o nicht lohnenswerto weiterverfolgen

• Mindestens 3 Lösungsideen je Funktion weiterverfolgen

• Kriterien:o erwartete Frist für die Ausarbeitung der Ideeo erwartete Probleme bei der Durchführungo erwartete Zielkonformität



5. Lösungen festlegen1. Ideen aus Grundschritt 4 zu Lösungen

verdichten und darstellen2. Lösungsansätze bewerten3. Lösungen ausarbeiten = individuelle

Detailarbeit mit Zeitziel4. Lösungen bewerten (funktional,

kundengerecht)5. Entscheidungsvorlage erstellen6. Entscheidung herbeiführen



6. Lösungen verwirklichen1. Realisierung im Detail planen2. Realisierung einleiten3. Realisierung überwachen4. Projekt abschließen


2.4 WiederholungGrundidee der Wertanalyse

• Von der IST-Lösung zur IST-Funktion• IST-Funktionen kritisch prüfen• SOLL-Funktionen festlegen• Lösungen für die SOLL-Funktionen

entwickeln und prüfen


3.1 Kreativitätstechniken3.1.1 Morphologischer Kasten

• Von der Verrichtung zur Funktion• Binnen 15 Minuten alternative Lösungen eintragen• Alternativen erörtern: an sich, Verträglichkeit mit

anderen Lösungen


3.1 Kreativitätstechniken3.1.2 Methode 635

• Arbeitsgruppen zu je 6 Teilnehmern• Darlegung des zu lösenden Problems• Jedes Mitglied notiert 3 Lösungen• und reicht das Blatt seinem Partner zur

Rechten• Jeder ergänzt die Ideen um weiterführende

Gedanken oder neue Ideen• 5 Durchläufe• Auswertung durch eine andere

Arbeitsgruppe: auf jedem Blatt jede Zeile• Die auswertende Arbeitsgruppe präsentier

die überzeugendsten Ideen in einem Ideenpool


3.1 Kreativitätstechniken3.1.3 SIL-Methode

Systematische Integration von Lösungsansätzen• Teilnehmer notieren je 1 Lösungsidee• Ein Teilnehmer präsentiert seine Idee• Erörterung in der Gruppe: Besonders gut daran ist…• Zweiter Teilnehmer präsentiert, Gruppe erörtert• Gruppe erfindet eine integrierte LösungBeispiel: Transportwege minimieren


4 Arbeitsgruppen Wertanalyse4.1 IST-Funktionen ermitteln

• Skizzieren Sie den den IST-Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek

• Formulieren Sie die Funktionen und halten Sie sie in einem Funktionsbaum fest

• Ermitteln Sie die lösungsbedingenden Vorgaben!


• Skizzieren Sie den den IST-Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek

• Führen Sie eine Arbeitsgang-Analyse mit starker Zergliederung der Verrichtungen durcho Reihenfolge, Kapazitäten, Träger, Standorte,

Sachmittel• Erörtern Sie für jeden Arbeitsschritt

Optimierungspotenzialeo Standorte, Liegezeiten, Kapazitäten, Träger

4 Arbeitsgruppen Wertanalyse4.2 Alternative Aufgabe


4 Arbeitsgruppen Wertanalyse4.3 SOLL-Funktionen festlegen

• Legen Sie die SOLL-Funktionen für den Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek fest

• Halten Sie sie in einem SOLL-Funktionsbaum fest

• Formulieren die lösungsbedingenden Vorgaben

• SOLL-Funktionen = zwingend für den Zweck (ggf. incl. Gestaltungsfunktion)

• Grundsatz für jede Funktion außer der Gesamtfunktion: nicht zwingend

• Funktionsalternativen prüfen


4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.4 Lösungsideen

• Gehen Sie von einem SOLL-Funktionsbaum aus

• Sammeln Sie vorhandene Lösungsideen (Teilschritt 4.1)

• Halten Sie sich dafür Folien 24-26 vor Augen• Entwickeln Sie neue Lösungsideen für die

Funktionen (Teilschritt 4.2)• Setzen Sie mindestens eine

Kreativitätstechnik ein• Bewerten Sie die Lösungsideen (Teilschritt

4.4)• Wenn die Zeit reicht: Entwickeln Sie einige

Lösungsideen zu Lösungsansätzen weiter (Teilschritt 5.1)

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