produktivitäts- steigerung durch die automatisierung von workflows · 2020-02-01 · sie erwarten...

Leitfaden zur Maximierung der Produktivität durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows

Produktivitäts- steigerung durch die Automatisierung von Workflows

02 Ricoh – Einführung zur Automatisierung von Workflows

Unternehmen nutzen mehr und mehr die Vorteile der digitalen Technologie, um ihre Produktivität zu steigern und einen schnelleren Zugang zu neuen Märkten zu ermöglichen. Von Kontakten, Reklamationen und Schriftverkehr bis hin zu Berichten, Bestellungen, Rechnungen und Servicetickets sind Dokumente das Herzstück vieler Geschäftsprozesse. Die Anforderungen des Wettbewerbs in der neuen Arbeitswelt erfordern jedoch, dass Organisationen den Zugang zu Informationen jederzeit und überall erleichtern, wenn sie langfristig erfolgreich sein wollen. Unternehmen können mit ineffizienten veralteten Prozessen zur Verwaltung, Weiterleitung und Genehmigung von Papierdokumenten einfach nicht das erforderliche Arbeitstempo erreichen.

Die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse

innerhalb einer Organisation ist ein grundlegender

Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation,

den alle Unternehmen gehen sollten. Damit wird

die Grundlage für die Informationsmobilität im

gesamten Unternehmen geschaffen, die zu mehr

Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz führt

und eine effektive Zusammenarbeit unterstützt. Viele

kleine und mittelgroße Unternehmen versenden

ihre Dokumente wie Rechnungen, Hypotheken- und

Darlehensanträge oder Verträge innerhalb ihrer

Organisation noch immer manuell. Die Vergangenheit

hat gezeigt, dass dieser Ansatz unweigerlich zu

Dokumentenverlusten, unvollständigen Daten,

Engpässen und Zahlungsausfällen führt. Viele

Unternehmen haben jedoch Bedenken bei der

Einführung einer technologischen Lösung zur

Automatisierung und Verbesserung dieser manuellen

Prozesse.

Häufig geht es um Kosten, Kompatibilitätsprobleme

und die Akzeptanz bei Mitarbeiterinnen und

Mitarbeitern. Die Alternative wird jedoch immer

bedrohlicher. 2017 haben Untersuchungen im

Auftrag von Ricoh Europe ergeben, dass 59 %

der Angestellten denken, dass sich eine bessere

Technologie am positivsten auf ihren Arbeitstag

auswirken würde. Diese Angestellten sind begeistert

von der Aussicht auf mehr Geschwindigkeit und

Flexibilität durch neue Technologien: schnellerer

Zugriff auf Daten (44 %), Reduzierung von

sich wiederholenden Aufgaben (41 %) und

Automatisierung von Verwaltungsaufgaben (36 %).

Zusätzlich zu den Kosten für die Produktivität durch

langsamere Verarbeitung, verpasste Termine und

verlorene Dateien stellen manuelle Prozesse mit dem

Inkrafttreten der DSGVO ein Sicherheitsrisiko dar.

Der unsachgemäße Umgang mit Daten kann im

Rahmen dieser neuen Verordnung zu Geldbußen von

bis zu € 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten

Jahresumsatzes eines Unternehmens führen.

Zur Einführung von einheitlichen und optimierten

elektronischen Dokumentenverwaltungsprozessen

innerhalb eines Büros oder in mehreren

Niederlassungen gehören typischerweise die

Indexierung und Archivierung von Datensätzen. Mit

diesem Schritt können Unternehmen sicherstellen,

dass sie die Vorschriften einhalten und jederzeit

nachprüfbar sind. So reduziert sich auch die Zeit,

welche die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für

administrative Aufgaben aufwenden müssen,

wodurch sie sich komplexeren, höherwertigen

Aufgaben im Unternehmen widmen können. 80 %

der Angestellten sehen die Steigerung der Effizienz

von Geschäftsprozessen als einen sehr wichtigen

Faktor bei der Digitalisierung, dicht gefolgt von der

Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und

der Senkung der Betriebskosten.

€ 20 Mio.Unsachgemäßer Umgang mit Daten kann zu Geldbußen von bis zu € 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens führen


Die effiziente und schlanke Verwaltung physischer

Dokumente ist eine wesentliche Aufgabe für

Unternehmen jeder Größe. Große Unternehmen

haben bei der Durchsetzung von digitalen

Veränderungen eine breite Unterstützung und können

Berater einsetzen, um ihre Investitionen zu verwalten

und einen maximalen Nutzen zu erzielen. Kleinere

Unternehmen hingegen haben den entscheidenden

Vorteil einer erhöhten Agilität und Flexibilität. Dadurch

können sie neue technologische Innovationen

einfacher nutzen und schneller auf Marktchancen

reagieren. Einige der wichtigsten Trends, die heute

die Geschäftsentwicklung vorantreiben, sind die

Anforderungen der Kunden, insbesondere im Hinblick

auf eine stärkere Personalisierung.

Sie erwarten immer mehr, dass das Unternehmen, bei

dem sie Kunde sind, schnell und individuell mit ihnen

interagiert. Automatisierte Workflows unterstützen

Unternehmen bei der individuellen Betreuung ihrer

Kunden. Unsere Marktuntersuchung hat ergeben,

dass 64 % der Verbraucher glauben, dass Marken

mehr tun sollten, um die Kommunikation auf

ihre individuellen Anforderungen abzustimmen.

Workflow-Tools stellen sicher, dass dem Personal

die richtigen Informationen automatisch zur

Verfügung stehen. Dadurch wird die Kommunikation

und Interaktion mit dem Kunden bequemer und

die Kundenbindung und Folgegeschäfte werden

gefördert.

Obwohl Technologien eine große Rolle spielen

werden, sind sie nur so effektiv wie ihre Integration in

bestehende Arbeitswelten und Kulturen. Laut unseren

Untersuchungen fördern Führungskräfte aktiv eine

Atmosphäre der Flexibilität in ihrem Unternehmen.

Die Stärkung dieser Kultur ist ein wichtiger Schritt,

damit Unternehmen schnell auf Kundenbedürfnisse

und Marktveränderungen reagieren können. Jedes

erfolgreiche Programm zu Automatisierung von

Workflows muss durch ein effektives Change-

Management und Schulungen unterstützt werden,

um die Akzeptanz neuer Technologien bei den

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu fördern.

Kleine und mittelständische Unternehmen sollten

ihre Agilität und Flexibilität nutzen und diese immer

ausgefeilteren Tools einsetzen, um die Leistung und

das Datenmanagement zu verbessern. Wir zeigen

Ihnen einige strategische Vorteile und Ergebnisse

der Einführung digitaler Speicherlösungen und

automatisierter Dokumenten-Workflows.

64 %der Verbraucher glauben, dass Marken mehr tun sollten, um die Kommunikation auf ihre individuellen Anforderungen abzustimmen.


Strategische Vorteile durch automatisierte Dokumenten-Workflows

Reduzierung von Ineffizienzen und menschlichen Fehlern

Manuelle Arbeitsabläufe führen fast immer zu

Ineffizienzen und Fehlern. Dokumente werden

an den falschen Empfänger gesendet, E-Mails

und Dateien gehen verloren oder Informationen

sind nicht mehr auffindbar. Die Automatisierung

von Workflows verhindert oder minimiert die

Möglichkeit von Fehlern, beschleunigt die

Weiterleitung von Dokumenten und hilft den

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ein Dokument

optimal zu nutzen, wenn es am Ziel ankommt. Die

Services von Ricoh zum Scannen und Archivieren

sind darauf ausgelegt, den Mitarbeiterinnen

und Mitarbeitern das Arbeiten zu erleichtern,

indem sie von Aufgaben des Dokumenten- und

Informationsmanagements entlastet werden. Sie sind

anpassbar, benutzerfreundlich und mobil, wodurch

die Zusammenarbeit unterstützt und die Produktivität

enorm gesteigert wird.

Optimierung von Prozessen zur Verbesserung des Kundenservice

Bei vielen Unternehmen sind Kundenkontakt

und Auftragsabwicklung, Support und

Reklamationsbearbeitung Punkte auf der

Tagesordnung. Ein automatisierter Workflow für

diese Prozesse kann die Geschwindigkeit und

Personalisierung, mit denen Unternehmen mit ihren

Kunden interagieren, deutlich verbessern. Durch

die automatische Erfassung und Verarbeitung von

Kommunikationspräferenzen können Einzelhändler

die Zufriedenheit verbessern, indem sie Informationen

und Neuigkeiten in einem Format und einer

Häufigkeit bereitstellen, die perfekt zum Kunden

passen. So ist zum Beispiel “Document Workflow

Management” eine einfach zu verwendende Lösung,

mit der Sie mit dem Kunden über seinen bevorzugten

Kanal kommunizieren können. Der Prozess bietet

volle Transparenz und Kontrolle und schafft ein

konsistentes Markenerlebnis für Ihre Kunden.

Optimierung von Prozessen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Genau wie Kosteneinsparungen und die Steigerung

der Produktivität durch die Digitalisierung spielt die

Technologie eine Schlüsselrolle bei der Rekrutierung

und Bindung von Spitzen- und Fachkräften. 62 %

der europäischen Angestellten stimmen darin

überein, dass die besten Unternehmen viel für neue

Technologien ausgeben. Die Angestellten von heute

erwarten, dass sie auf mehr Information schneller

als je zuvor über eine Vielzahl von Geräten und

Anwendungen Zugriff haben, wenn sie ihr Bestes

geben sollen. Auch die Arbeitgeber orientieren sich

weitgehend an dieser Denkweise; 70 % glauben, dass

produktivitätsfördernde Arbeitsplatztechnologie das

wichtigste Element für ein erfolgreiches Wachstum

ihres Unternehmens ist; und 64 % glauben, dass sich

Dokumentenmanagement-Technologien am positivsten

auf die Geschäftsabläufe auswirken werden.

Verbesserter Zugang zu Informationen für den Innendienst

Routineaktivitäten können optimiert und eine

Abfolge von Schritten innerhalb jedes automatischen

Prozesses kann konfiguriert werden, um Konsistenz,

Vollständigkeit und Effizienz zu gewährleisten. Diese

Vorteile des Back-Offices werden verstärkt, wenn sie sich

über mehrere Abteilungen und Geschäftsfunktionen

erstrecken. Einfach ausgedrückt: Wenn Mitarbeiter in

einem Unternehmen von einem schnelleren Zugriff auf

genauere oder detailliertere Informationen profitieren

können, steigt die Produktivität rasant an. Bei der Druck-

Output-Management-Lösung “Streamline NX” von

Ricoh zum Beispiel handelt es sich um eine ganzheitliche

Lösung. Diese Lösung reduziert Fehlablagen und

Dokumentenverluste, was die interne Kommunikation

beschleunigt und die Reaktionszeiten der Kunden

verbessert.


Geschäftskontinuität

In einer Wirtschaft, die immer in Bewegung ist, ist

Geschäftskontinuität für den langfristigen Erfolg

unerlässlich. Mit digitalisierten Workflows können

Kopien und Backups einfach erstellt und gespeichert

werden. Dadurch werden nicht nur die Lagerkosten,

sondern auch das Risiko eines unwiederbringlichen

Datenverlustes im Falle eines schwerwiegenden

Zwischenfalls reduziert. Durch die Verwendung

von digitalen Speicherlösungen zur Erstellung

von Datensicherungen und zur Erleichterung

des Mehrfachzugriffs können Unternehmen die

Verfügbarkeit von Informationen im gesamten

Unternehmen verbessern.

Einhaltung von Vorschriften

Mit zunehmender Verfügbarkeit steigt auch die

Verantwortung. Automatisierte Workflows bieten

Unternehmen nachweislich regelkonforme Systeme.

Prüffähige, transparente Systeme sind ein wesentlicher

Bestandteil der Datenschutzbestimmungen. Dies

gilt insbesondere für Branchen, die mit dem Schutz

sensibler, personenbezogener Daten betraut

sind. Vorschriften wie die DSGVO bestimmen,

dass Unternehmen für die Informationen, die sie

aufbewahren, zu jedem Zeitpunkt verantwortlich

sind. Die Erfassung aller relevanten Daten, wie z. B.

der Zeitpunkt des letzten Zugriffs, der Änderung, der

Freigabe oder des Ausdrucks einer Datei kann sich für

den Nachweis des Audit-Trails als ausschlaggebend

erweisen. Dies ist für viele Unternehmen mit

manuellen oder älteren Systemen einfach nicht

machbar. Die Installation eines automatisierten

Workflow-Systems erleichtert es internen und

externen Prüfern, die Datenschutzrichtlinien eines

Unternehmens zu auditieren.

Minimierung unstrukturierter Daten

Die Möglichkeit, papierbasierte und manuell

eingegebene Informationen in digitale Dokumente zu

überführen ist in modernen Unternehmen unerlässlich.

Im laufenden Betrieb sammeln Unternehmen eine

große Menge an unstrukturierten Daten. Bei der

manuellen Eingabe wird immer nur ein Bruchteil

dieser Daten erfasst. Abgesehen von der Gefahr

regulatorischer Sanktionen fehlt den Unternehmen

eine wichtige Einnahmequelle, indem sie diese Daten

durch das Netz rutschen lassen. Dabei sind Daten der

Kern des modernen Unternehmens und können jeden

Aspekt des Geschäftsbetriebs beeinflussen. Durch Investitionen in automatisierte Workflow-Prozesse können Unternehmen unstrukturierte, verlorene Daten in wertvolle Geschäftsinformationen wandeln. Dadurch kann die Produktivität gesteigert und die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen

verbessert werden.


Projektstudie:

Esaote gehört zu den weltweit führenden Anbietern von medizinischen Diagnosesystemen und

Informationstechnologie für das Gesundheitswesen mit Niederlassungen in der ganzen Welt. Im

Jahr 2016 bezog das Unternehmen seine neue High-Tech-Zentrale und nutzte die Gelegenheit,

seine Geschäftsprozesse zu optimieren. Ricoh unterstützte Esaote bei der Umgestaltung seiner

Druckumgebung. Zahlreiche Einzeldrucker, Kopierer und Scanner wurden durch eine Flotte aus

Multifunktionssystemen (MFPs) ersetzt. Mit Hilfe eines Ausweises zum Authentifizieren können die

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Ausdruck jederzeit an jedem MFP freigeben und abholen. Die

multifunktionale Technologie bot eine Plattform für weitere Verbesserungen. In Absprache mit Esaote

stellte Ricoh einige papierbasierte Dokumentenprozesse, einschließlich der Rechnungsfreigabe, auf eine

digitale Plattform um. Statt Rechnungen von Schreibtisch zu Schreibtisch weiterzureichen, werden sie

nun beim Empfang gescannt und in einem effizienten elektronischen Workflow verarbeitet. Der Nutzen

ist unermesslich. Die Angestellten von Esaote sind nun viel engagierter, die Produktivität ist gestiegen

und Esaote ist in der Lage, schneller auf Marktanforderungen zu reagieren.

Analysieren großer Datenmengen

Mit Tools zur Workflow-Automatisierung schaffen

Sie die äußerst nützliche Grundlage, mehr über

die Daten zu erfahren, die Sie als Unternehmen

besitzen. Unstrukturierte Daten können unglaublich

wertvoll sein, wenn sie gesammelt, analysiert und

effektiv eingesetzt werden können. Gleiches gilt für

alle Datenspeicher innerhalb eines Unternehmens,

in denen Informationen anderweitig genutzt

werden können. Durch die Digitalisierung

und Automatisierung der Datenerfassung

und -verarbeitung werden diese Speicher zu

intelligenten Daten-Knotenpunkten. Mit Hilfe

dieser Informationen können Geschäftseinheiten

fundierte Vorhersagen über Aktivitäten treffen,

intelligente Prozesse oder Protokolle entwerfen

und viele andere Möglichkeiten zur Schaffung

von Wettbewerbsvorteilen nutzen. Mit einem

transparenten Workflow-Automatisierungssystem

wird es viel einfacher, ineffiziente Abläufe von

Workflows zu erkennen, bei denen Probleme

auftreten. Effizienzsteigerungen und Einsparungen

können in Abteilungen erzielt werden, bei denen

man nie daran denken würde, nachzuschauen. So

können beispielsweise Finanzabteilungen besonders

von der Prozessautomatisierung profitieren. Der

Rechnungsstellung Service von Ricoh bieten

maßgeschneiderte Rechnungsprozesse, um die

Bearbeitungskosten zu senken und die Zahlungsfristen

zu verkürzen. Diese Software erhöht die Transparenz

hinsichtlich Zahlungs- und Lieferantengewohnheiten

und gibt Unternehmen die Möglichkeit, diese Prozesse

im Hinblick auf Effizienz und Einsparungen zu

optimieren.

CSR und Umweltauswirkungen

Automatisierte Dokumenten-Management-

Services unterstützen Unternehmen dabei, die

Energieeffizienz, die Ressourcennutzung und

das menschliche Wohlbefinden im Einklang mit

den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens

zu verbessern. Durch die Digitalisierung haben

Organisationen die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise

umweltfreundlich zu gestalten. Moderne

Unternehmen produzieren eine erstaunliche Anzahl

von Dokumenten. Diese Dokumente verbrauchen

durch das Ausdrucken Energie. Die Digitalisierung

und Automatisierung von Arbeitsabläufen minimieren

diese Umweltbelastung auf natürliche Weise und

tragen direkt zu den Nachhaltigkeitszielen bei.


Wo setzen Sie am besten mit der Automatisierung von Workflows an?Die Workflow-Automatisierung beschäftigt sich mit der Optimierung Ihrer Informationsflüsse – also der Erfassung,

Verarbeitung sowie Transformation und Verwendung Ihrer Daten. Die Workflow Services von Ricoh beginnen mit der Auswertung, wie Informationen in Ihrem Unternehmen fließen. Dabei werden Sie bei der Neugestaltung, Implementierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, welche die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens

widerspiegeln, unterstützt.

Neue Anwendungen und Technologien sind nur dann effektiv, wenn Sie in Ihre Arbeitsumgebung integriert werden.

Unsere Services schaffen die bestmögliche Kombination aus Geschäftsanwendungen, innovativen Technologien

und Prozessen. Letztendlich geht es darum, Kosten, Zeitaufwand und Risiken zu reduzieren und gleichzeitig den

Kundenservice und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Dokumenten-eingabe

Dokumenten-verarbeitung

Dokumenten-ausgabe

Geschwindigkeit

Genauigkeit

Informationen& Dokumente

Fehler & Verzögerungen

Multifunktions-systeme

Leistung fürWorkflow-Systeme

Automatisierung von sich wieder-holendenAufgaben

Scannen,Klassifizierung,Identifizierung,Extraktion & Validierung

Weiterleiten vonDokumenten

Keine manuelleInteraktion

Informations-zugriff

Abteilungenprofitieren

www.ricoh.de

In dieser Broschüre genannte Fakten und Zahlen beziehen sich auf spezifische geschäftliche Szenarien. Individuelle

Bedingungen führen eventuell zu abweichenden Ergebnissen. Alle Firmen-, Marken-, Produkt- und Servicenamen sind das

Eigentum von und eingetragene Marken Ihrer jeweiligen Eigentümer. Copyright © 2019 Ricoh Europe PLC. Alle Rechte

vorbehalten. Diese Broschüre, deren Inhalt und/oder Layout dürfen ohne vorherige schriftliche Erlaubnis von Ricoh Europe PLC

nicht verändert und/oder angepasst, teilweise oder vollständig kopiert und/oder in andere Dokumente eingefügt werden.

Ricoh bietet Services zur Automatisierung von Workflows, mit denen Sie Ihre Arbeitsweise, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch in Ihrem gesamten Unternehmen optimieren können. Von der zentralen Infrastruktur bis hin zu den Tools, die Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen, verbinden die Services von Ricoh Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, in der richtigen Form, egal wo sie sich befinden. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von Workflow-Lösungen profitieren und Informationen effektiv nutzen kann.

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Kontaktieren Sie uns:

www.ricoh.de +49 511 6742 0 [email protected]

produktivitäts- steigerung durch die automatisierung von workflows · 2020-02-01 · sie erwarten...

Documents