PRODUCTIVITÉ DES PROCESSUS PAIE & RHLes 10 facteurs clés pour gagner du temps et de l’argent

W W W . N I B E L I S . C O M

LA GESTION DE VOTRE PAIE EST-ELLE PERFORMANTE ?

Gagner en productivité est aujourd’hui un enjeu majeur pour toutes les entreprises engagées dans l’optimisation de leurs processus et dans la modernisation de leur système d’information.

COMMENT ?Les entreprises sont exposées à l’accélération des réformes et des évolutions légales avec des con séquences directes sur les paramétrages de leur réglementaire de paie.

Ces modifications fréquentes et complexes requièrent une expertise que les entreprises maîtrisent mal, mobilisent des ressources non disponibles et des investissements non budgétés (mises à jour logiciel, paramétrages, formations...).

Le succès grandissant du modèle Cloud libère les entreprises de la gestion des infrastructures in-formatiques pour leur permettre de se concentrer sur l’amélioration de leur processus métier.

QUELLE MÉTHODE ?Fort de ses 1 400 clients, Nibelis a mené une étude à grande échelle pour mesurer précisément les bé-néfices de productivité obtenus auprès d’un panel d’une centaine d’entreprises de tailles et d’activités diverses.

Dans cette brochure, le leader français du SIRH en Cloud, se livre à un exercice inédit : il détaille toutes les étapes du processus de paie et identi-fie, pour chacun d’entre eux, les sources d’écono-mies et de pro ductivité à portée de clic. À travers l’exemple d’une société modèle, représentative de ses clients, Nibelis démontre de façon détaillée et chiffrée tout l’intérêt de confier à un prestataire expert la tâche à la fois cruciale, minutieuse, chro-nophage et incontournable de production de la Paie.

QUELS RÉSULTATS CHIFFRÉS ?À une époque exigeante où chaque entreprise, quelle que soit sa taille, s’interroge sur les moyens de gagner en productivité, Nibelis dévoile des gisements de productivité souvent inexploités pour produire la Paie au sein des Directions des Ressources Humaines.

Découvrez ainsi comment une entreprise, gérant auparavant la Paie en interne sur un logiciel du marché, réalise avec la Solution Cloud et les services Nibelis une économie s’élevant à plus de 1 % de sa masse salariale. Pour une société de 150 salariés totalisant une masse salariale annuelle de 8 millions d’euros, cela représente une écono-mie annuelle de 70 000 € et un gain de 5 jours par mois.

À travers les témoignages de nos clients, nous vous invitons à découvrir comment :

La DRH du 1er réseau de franchises Alain Afflelou (750 salariés, 800 magasins en France) a gagné 10 jours par mois et réalisé 20 % d’économie sur le coût complet de la fonction Paie,

Le DAF de Tractebel Engineering France (400 salariés dans l’industrie, filiale de GDF Suez) a pu doubler l’effectif de son entreprise sans modifier son organisation RH,

La DRH de la société Acrelec (450 salariés dans l’in-dustrie) a divisé par 2 le temps consacré à la Paie.

Nos équipes d’experts se tiennent à votre disposi-tion pour vous aider à mener une étude similaire au sein de votre entreprise.

TOUS NOS CLIENTS ONT GAGNÉ EN PRODUCTIVITÉ, POURQUOI PAS VOUS ?

2 www.nibelis.com

Nibelis, c’est une autre façon d’envisager la relation à la Paie, comme en témoigne l’un de nos clients, Vanessa Mauree, DRH du Groupe Alain Afflelou :

Je recherchais avant tout un prestataire « expert en paie » pour permettre à mon équipe de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée comme l’étude et l’analyse des

indicateurs RH. Les DRH doivent s’orienter davantage sur la mission de « contrôleur de gestion so-ciale » afin d’être plus efficaces. Nous avons par ailleurs réalisé 20 % d’économie sur le coût complet de la fonction paie et gagné 10 jours par mois par l’automatisation des reportings.

3W W W . N I B E L I S . C O M

LA SOLUTION CLOUD & L’EXPERTISE NIBELISDES GAINS DE TEMPS ET D’ARGENT TANGIBLES

OUTILS COLLABORATIFSGAIN DE 5 000 €

SAISIE ET CONTRÔLEGAIN DE 1 JOUR

ORGANISATION INTERNEGAIN DE 20 000 €

AUTOMATISMESGAIN DE 0,5 JOUR

CONFORMITÉ & FIABILITÉGAIN DE 30 000 €

DÉCLARATIONSGAIN DE 1 JOUR

PRESTATIONS ANNEXESGAIN DE 10 000 €

GESTION DU PERSONNELGAIN DE 2 JOURS

MAINTENANCE INFORMATIQUEGAIN DE 5 000 €

VEILLE LÉGALEGAIN DE 0,5 JOUR

5 JOURS PAR MOIS

GAINS DE TEMPS

1% DE LA MASSE SALARIALE

GAINS FINANCIERS

Étude Nibelis 2016 réalisée sur un panel de 100 clients

4

Outre le facteur temps, le gain financier sur les coûts directs et les coûts cachés est le second outil de mesure de la productivité d’une entreprise. Les coûts directs d’une licence et de la maintenance d’un logiciel de paie sont les plus visibles. Loin de représenter les seuls coûts réels associés à la gestion de la Paie, beaucoup de frais indirects sont noyés dans les charges de l’entreprise et pèsent pourtant consi-dérablement sur ses finances.

Pour mesurer les économies possibles, prenons l’exemple d’une entreprise modèle s’interrogeant sur l’opportunité de recruter un gestionnaire de paie ou d’externaliser la mission. Comment cette société peut-elle concrètement réaliser des économies ?

5 CENTRES DE COÛTS MAJEURS

SUR LESQUELS NIBELIS VOUS PERMET DE

GAGNER DE L’ARGENT

GAINS FINANCIERS

5W W W . N I B E L I S . C O M

CONFORMITÉ & FIABILITÉDU PLAN DE PAIE

La Paie est une fonction complexe. Selon le ministère du travail, 40 % des bulletins de salaire comportent des erreurs. Les sources de ces erreurs peuvent être classées en 3 grandes catégories :1 les compteurs, 2 les éléments du brut, 3 les taxes et allègement Fillon.

Quatre exemples illustrent ces coûts cachés : Compteurs faux en faveur du salarié : on constate en général 5 % d’écart. Lorsque l’on fait le solde de tout compte, l’écart (entre 2 à 4 jours) sera payé en trop sur l’indemnité congés payés,

Erreur dans l’assiette de calcul du brut des congés payés : la prime d’ancienneté est souvent entrée à tort dans le calcul. Notre entreprise modèle a de cette façon économisé 18 000 € par an en rectifiant le calcul de son brut CP, Versement de la taxe transport : au sein de notre en-treprise modèle, une taxe transport était versée à tort pour ses vingt commerciaux. Lors de l’audit avant la mise en place de la Solution Nibelis, l’erreur a été identifiée et une démarche auprès de l’URSSAF a été engagée afin de récupérer le trop versé depuis 3 ans, soit 40 000 €, Calcul de l’allègement Fillon : cette réduction sur les cotisations sociales URSSAF sur les bas salaires demande à être correctement calculée pour ne pas avoir à payer de pénalités en cas de trop perçu ou de subir un manque à gagner dans le cas contraire.

CAMILLE ANTON Responsable Ressources Humaines

THIERRY PATIN Directeur Administratif et Financier

Les mises à jour de rubriques, les modifications de va-leurs, de plafonds ou de taux (plafonds de la Sécurité sociale, valeur du SMIC, base de la GMP…), les évolutions sur des règles de calcul (loi Fillon, base CSG, CICE…) ou de cotisations sont effectuées en temps réel dans la Solution, nous permettant de produire des paies justes, conformes et dans les temps.

Aujourd’hui comme il y a 8 ans, un seul collaborateur gère la paie. Si le passage du seuil des 200 salariés nécessite souvent l’embauche d’un gestionnaire supplémentaire, la productivité apportée par Nibelis a permis d’absorber cette croissance sans devoir doubler le poste paie. Le budget alloué est resté proportionnellement stable, sur un excellent ratio.

ORGANISATION INTERNEDU SERVICE DE PAIE

En confiant à Nibelis ses tâches administratives, notre entreprise modèle réalise un important gain de temps. Elle peut ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la gestion des talents et la gestion de la formation.

Le service de gestion de la Paie gagne en performance et se concentre sur son métier. Pour une entreprise de 150 salariés, la production de la Paie repose sur une personne : l’entreprise est dépendante de sa présence.

Le risque de rupture de compétences est élevé. En réponse à cette situation, notre entreprise modèle a dû s’organiser en faisant appel à de l’intérim pour pallier un congé maternité. Le coût de cet emploi a représenté 20 000 €.

220 salariés

400 salariés

30 000 €/ANGAIN FINANCIER

20 000 €/ANGAIN FINANCIER

6

OUTILSCOLLABORATIFS

De nombreux processus RH impactent le service de paie mais également les managers et les salariés. Les outils collaboratifs permettent de gagner en fiabilité et en efficaci-té. Nibelis propose une gamme complète d’applications RH pour répondre à l’ensemble de ces enjeux : absences, présence, notes de frais, portail salarié, portail manager…

Par exemple, notre application Absences permet de fiabi-liser les compteurs et le calcul des indemnités de congés, de gagner du temps par le biais de processus fluides et dématérialisés.Dans le cas de notre entreprise modèle, le calcul des indem-nités de congés en cas de départ était surévalué de 5 000 € par an.

MARINA DAUVISIS Responsable Ressources Humaines

Auparavant, je devais extraire les données d’un logiciel interne. Les données étaient souvent fausses, ce qui m’obligeait à contrôler manuellement, une par une, les demandes de congés de mes salariés. Grâce à l’appli-cation Absences de Nibelis, je bascule automatiquement les congés en paie sans avoir à les ressaisir, en cliquant sur un bouton. Cela ne prend que quelques secondes.

INFRASTRUCTUREINFORMATIQUE

Avec la Solution Cloud de Nibelis, les services de gestion de la Paie s’affranchissent du coût de l’infrastructure informatique qui leur incombait et comprenait :

L’acquisition du logiciel, La maintenance annuelle,

Les mises à jour lors d’évolutions majeures, Les serveurs, back-up, sauvegardes, ligne internet sécurisée, etc.

Notre entreprise modèle consacrait 5 000 € à cette mainte-nance technique.

5 000 €/ANGAIN FINANCIER

5 000 €/ANGAIN FINANCIER

65 salariés

7W W W . N I B E L I S . C O M

PRESTATIONSANNEXES

Des prestations annexes sont généralement factu-rées par des intégrateurs, des prescripteurs, des juristes ou des experts comptables. Ces prestations, souvent oné-reuses, impactent le coût global de la Paie :

Les mises à jour du plan de paie : 1 à 2 jours (800 €/jour), Les coûts de formation : a minima 1 à 2 jours de formation par an,

Le conseil dans les évolutions légales (cabinet spécialisé, cabinet d’audit, expert-comptable), Le support en droit social : chaque mois le Service RH est confronté à au moins une question délicate sur laquelle un expert va intervenir.

Notre entreprise modèle consacrait 10 000 € à ces presta-tions annexes.

ALINE EKOBO Responsable Comptable

Je trouve certaines fonctionnalités remarquables, même si elles ne sont utilisées qu’occasionnellement. Par exemple, nous pouvons facilement communiquer à l’organisme chargé de la gestion de l’intéressement un fichier spécifique concer-nant tous les salariés, et générer en un clic la production des courriers liés à la participation avec les informations attendues. Nibelis nous permet d’effectuer cette gestion de manière autonome, avec un réel gain de temps et d’argent.

10 000 €/ANGAIN FINANCIER

260 salariés

8

Dans un contexte économique et social exigeant, où les fonctions RH sont exposées à de nombreux challenges et à un élargis-sement du périmètre de leur mission, gagner du temps est devenu un enjeu prépondérant.

La vocation de Nibelis consiste à décharger les collaborateurs des tâches administra-tives de plus en plus complexes, récurrentes et chronophages, afin qu’ils puissent allouer davantage de temps à des missions à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des talents.

LES GAINS DE TEMPS OFFERTS PAR NIBELIS

TOUT AU LONG DU CYCLE DE PAIE

GAINS DE TEMPS

9W W W . N I B E L I S . C O M

VEILLE LÉGALE, PARAMÉTRAGE ET MISE À JOUR DU RÉGLEMENTAIRE

Dans un environnement juridique en perpétuelle évolu-tion, une veille légale rigoureuse est indispensable pour toute entreprise afin de réduire au maximum les risques liés à l’oubli ou à la mauvaise interprétation des nombreuses réglementations.

Le département juridique de Nibelis prend en charge cette mission : il assure l’intégralité de la veille, depuis la com-préhension des textes, leur bonne interprétation, le suivi de la jurisprudence jusqu’au contrôle du paramétrage de ces évolutions au sein de la Solution Nibelis.

Au cours des trois dernières années, des réformes majeures ont été mises en place comme la réduction des taux des al-locations familiales, la modification du calcul de la réduction Fillon, la simplification du bulletin de salaire, la mise en place du versement santé et l’harmonisation des seuils d’effectifs.

De plus, tout au long de l’année, des nouveautés ponctuelles s’ajoutent aux grandes évolutions et demandent une prise en compte immédiate :

Nouveaux taux (taux AT, taux de transport, etc), Nouvelles cotisations (par exemple la cotisation pénibilité « de base »), Mise à jour du plafond de la Sécurité sociale, Mise à jour et paramétrage du plan de paie.

Au-delà de ces obligations légales et réglementaires, la fonc-tion paie doit également prendre en compte les évolutions liées à la croissance de l’entreprise.

Ainsi, le dépassement d’un seuil d’effectif impliquera une mise à jour des paramétrages de la Paie et déclenchera de nou-velles cotisations et taxes.

DENIS VANZETTO Directeur Administratif et Financier

Grâce à Nibelis, nous avons gagné en productivité. Nous sommes désormais libérés des très nombreuses contraintes liées aux évolutions réglementaires. J’ai pu recentrer les équipes sur leur cœur de métier, et arrê-ter de perdre du temps à vérifier le bon paramétrage d’une cotisation, d’un calcul ou d’une base.

0,5 JOUR/MOISGAIN DE TEMPS

0,5 JOUR/MOISGAIN DE TEMPSAUTOMATISMES DE CALCULS

& PRODUCTION DE JUSTIFICATIFS

Nibelis est organisée autour d’une base de données unique, avec des rubriques modélisées et communes à l’ensemble des clients. Les gains de temps offerts aux 1 400 clients de Nibelis résultent des automatismes de calculs, des états de contrôles de ces calculs et de leur traçabilité.

Prenons l’exemple du solde de tout compte. Pour les CDI, Nibelis génère le solde de tout compte en 30 minutes au lieu de 2 heures en moyenne. Dans les entreprises où le nombre de CDD est très important, l’application génère en masse les documents de fin de contrat : bulletins de paie, attestations.

Nibelis intègre également une traçabilité de tous les calculs et génère systématiquement un rapport détaillé, ce qui réduit le temps consacré à l’explication et à la justification des calculs auprès des salariés, mais également, par exemple, lors de contrôles URSSAF.

200 salariés

10

PRODUCTIONDES DÉCLARATIONS

La génération des déclaratifs et des états post-paie est une tâche récurrente pour le gestionnaire de paie. Un temps important est nécessaire à la production et à la transmis-sion de ces déclaratifs nombreux et variés. Même si la généralisation de la DSN doit à terme simplifier cette tâche, la production des déclaratifs reste pour l’heure une préoc-cupation au quotidien.

Avec la Solution Nibelis, le gain de temps est considérable : la génération des déclaratifs et des états de contrôle, ainsi que leur télétransmission sont automatiques. De même, le gestionnaire de paie peut produire en quelques minutes les tableaux de bord à destination de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction Financière.

VÉRONIQUE BIORET Directrice Administrative et Financière

Les données sociales sont disponibles instantanément, où que je sois ! Avec Nibelis, je trouve immédiatement les éléments dont j’ai besoin et je gagne beaucoup de temps. C’est un réel plaisir de se connecter à une Solution aussi conviviale et simple d’utilisation.

GESTIONDU PERSONNEL

La gestion du personnel nécessite la prise en charge d’un ensemble de tâches chronophages et récurrentes de saisie, d’import, d’édition des bulletins et attestations, de production d’états et de reportings.

Nibelis optimise la gestion administrative du personnel, en offrant :

Des bulletins modèles préétablis selon le statut du sa-larié et appliquant automatiquement les cotisations dues, La dématérialisation des attestations de type DUE et des bulletins de paie,

L’automatisation d’alertes pour les visites médicales, les fins de périodes d’essai, les fins de contrat CDD… La production des attestations tout au long de la vie du salarié : maladie, congé maternité, etc., via la DSN événementielle, L’historique des salariés sans limite de temps, même après qu’ils ont quitté l’entreprise : suivi des carrières, réalisation rétroactive de bulletins prud’homaux…

En terme d’analyse, la Solution fournit des tableaux de sui-vi sur les absences, les primes, les heures supplémentaires et permet de produire en temps réel des états, tels que le registre du personnel, le bilan social ou la BDES.

100 salariés

1 JOUR/MOISGAIN DE TEMPS

2 JOURS/MOISGAIN DE TEMPS

11W W W . N I B E L I S . C O M

SAISIE ET CONTRÔLEDES VARIABLES DE PAIE

Le processus de paie suit un cycle mensuel qui consiste à prendre en compte chaque mois pour l’ensemble des salariés tous les éléments variables de paie : les primes, les absences, les heures supplémentaires.

Avec Nibelis, le calcul des bulletins de paie peut être effectué à tout moment et autant de fois que nécessaire. Ainsi, 100 % des événements du mois sont pris en compte sur le mois en cours pour un cycle de paie raccourci. Aucun report ni régularisation !

Explications : La Solution Nibelis permet de combiner plusieurs mo-

des de saisie et d’import des variables, tels que la saisie par salarié, la saisie par rubrique (primes, absences…), par lot (par exemple : prévoir et anticiper l’affectation de primes pour un département sur une période à venir), l’import dynamique de tableurs,

La Solution intègre des contrôles automatiques afin de pouvoir alerter le gestionnaire de paie sur des incohé-rences et lui faire gagner un temps précieux dans l’identi-fication des sources d’erreurs, Grâce à l’interface entre l’application congés et la Paie, le processus est continu et dématérialisé entre la demande du salarié, sa validation et son intégration en paie. Le calcul des rubriques d’absences et des indem-nités afférentes est automatique, De la même façon, l ’ interface avec l ’ensemble des systèmes de gestion des temps (pointages et absences) permet de déverser automatiquement dans la Paie l’ensemble des variables de temps, sans aucune ressaisie.

SARAH EBÈNE Responsable Ressources Humaines

J’utilise Nibelis pour la saisie des éléments variables, primes et tickets restaurant, gestion des absences et des congés payés, réalisation des soldes de tout compte et des états déclaratifs. C’est une solution de gestion performante qui s’avère vraiment simple d’utilisation, même pour des novices en paie comme moi.

450 salariés

1 JOUR/MOISGAIN DE TEMPS

UNE SUITE SIRH MODULAIRE ADAPTÉE À VOS BESOINSVéritables compléments à la Solution Paie, les différentes applications proposées par Nibelis constituent un SIRH perfor-mant et fonctionnel couvrant tous les domaines de la gestion du personnel et des Ressources Humaines.

Ces applications relient salariés, managers et gestionnaires de paie au travers de systèmes de workflows collaboratifs.

Elles sont regroupées en quatre grandes familles : Talents • Planning RH • Pilotage • Portail RH

AbsencesPrésenceActivité

Rapports LégauxSimulation BudgétaireDécisionnel

Gestion ManagerDonnées Personnelles

Notes de Frais

FormationCompétences & ÉvaluationsRecrutement

ADMINISTRATION DU PERSONNEL

PAIE / DÉCLARATIFS

PAIE

TALE

NTS

PLAN

NING RH

PILO

TAGE

PORT

AIL RH

COFFRE-FORTÉLECTRONIQUE

SIGNATUREÉLECTRONIQUE

SIÈGE SOCIAL116, rue Jules Guesde - 92 300 Levallois-Perret

Tel. 01 46 17 07 77

W W W . N I B E L I S . C O M

Suivez-nous sur :

AGENCE NORD 6, rue Jean Roisin 59 000 LilleTel. 03 28 38 41 41

AGENCE RHÔNE-ALPES 40, avenue Pompidou 69 003 LyonTel. 04 72 68 69 40

AGENCE SUD-EST 22, rue Guillibert de la Lauzière Parc du Golf - Bât 22 13 290 Aix-en-ProvenceTel. 04 42 66 79 79

AGENCE OUEST 2, place Delorme 44 000 NantesTel. 02 53 44 94 80

AGENCE SUD-OUEST298, Allée du Lac 31 670 LabègeTel. 05 34 40 11 84