¿Cómo mejorar la productividad individual y la Competitividad

organizacional?

Lic. Ricardo Juan Maruyama Okumurar_maruyama@hotmail.com945-890108

“X Convención de Secretarias con Visión de Futuro:

Nuevas competencias para las asistentes de Gerencia en Tiempos de Consolidación Económica”

¿Cuál es la FUNCIÓN de la secretaria moderna?

ASISTENTE DE GERENCIA

¿Cuál son las FUNCIONES de la

Asistente de Gerencia?

Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial, lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya tenía una exitosa carrera en la organización.

De verdad era ella quien hacía la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una "secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre nuestra oficina principal en Estados Unidos, proveedores y clientes locales.

Como yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mi alrededor eran "asistentes". 

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. 

Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas. 

La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a pagarles salarios más altos. 

Estos cambios en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean escuchadas.

Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen vigentes. 

Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo. Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. 

Entre paréntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus "secretarias" para que atendieran labores que corresponderían a las amas de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado, hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes" en el competitivo mundo actual.

La "asistente administrativa" requerida por la empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que confronta a diario la empresa de nuestros días.

En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que la empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las Universidades que están convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie, hijo mío, para que no tenga que trabajar como yo". 

El éxito en cualquier empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa. 

ASISTENTE DE GERENCIAUNIDAD OPERATIVA AdministraciónRELACION DE DEPENDENCIA: Gerente generalHORARIO DE TRABAJO: 08h30 – 16h30 (y horas adicionalescuando es necesario).COORDINA ACTIVIDADES CON: Administradores de locales, Jefes deServicio, Jefes de Alimentos y Bebidas, Contadores.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES• Elaboración de cheques para los diferentes locales en base a la información

proporcionada por los administradores de local o a los pagos que se tengan que realizar desde la oficina de administración general.

• Elabora los cheques de pago de las diferentes obligaciones tributarias que tenga la organización en cada uno de los países en donde existan locales de la empresa. Esta información la recibe del departamento financiero. Busca la autorización del gerente, y se manda a hacer el pago respectivo. Dos días antes del plazo de la presentación y pago de los impuestos.

• Ingreso de los empleados a la seguridad social según las normas de cada país.• Pagos del Seguridad Social mensual y otros pagos que se tengan que hacer de

acuerdo a las normas establecidas en cada uno de los países. Hacer estos pagos dos días antes del plazo establecido por la ley.

• Revisión de reportes de ventas diarios, verificación de estos reportes con los depósitos bancarios hechos por dichas ventas.

• Ingreso Detalle de facturas• Revisión de reporte compras semanal (compras que se hacen en una plaza o

mercado, generalmente corresponde a verduras y frutas).• De cada local: revisión de inventarios, roles de pago, caja chica.• Pasar el reporte al Jefe Financiero.• Organización y archivo de documentos (Ver documento “Archivo de Carpetas”).• Asistencia Contabilidad• Actualización diaria de bancos• Manejo de caja chica de administración general.• Mantener al día al gerente general respecto a los reportes que se haga.• Tener respaldos de la información que genere a la administración general.• Ayuda a organizar la agenda del Gerente General y de otras personas que

realizan funciones en la administración general.• Estar pendiente de cumpleaños, aniversarios, etc. Informará de estos detalles al

gerente general y al jefe de área de la persona a festejar.• Controla la recepción de los reportes que el equipo administrativo de cada local

debe enviar a la administración general.• Chequear que los permisos de funcionamiento de cada local estén al corriente.• Revisa los contratos del personal administrativo.• Cotizaciones con proveedores• Soporte a administradores de locales

Productividad Individual

¿Qué es productividad?

Productividad puede definirse

como la relación entre la cantidad de

bienes y servicios

producidos y la cantidad de

recursos utilizados.

40 PPTOS

4 asistentes=10 40 PPTOS

2 asistentes=20

PRODUCTIVIDAD

A

PRODUCTIVIDAD

B

¿Cuál usted elejiria?

¿Por qué?

En la organización la productividad sirve para evaluar el rendimiento de las áreas, las máquinas, los equipos de

trabajo y los empleados.

¿Para que sirve la

Productividad?

Productividad en términos de empleados es sinónimo de

rendimiento.

“Hacer que las cosas sucedan sin errores

y con el menor uso de recursos (tiempo,

materiales y dinero)”.

¿Cómo se logra obtener rendimiento?

Asistente De

Gerencia

ConocimientosCientíficos y

Técnicos

Cualidades Humanas y

ÉticasImagen Social Habilidades

Sociales

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

¿Cómo debe aprender y mejorar la organización?

InnovaciónAprendizaje

ContinuoValores

Perspectiva Temas Estratégicos Objetivos estratégicos

FINANCIERA

Crecimiento financiero Rentabilidad del capital empleado

Utilización de activos existentes

Rentabilidad

Líder del sector en costos

Crecimiento rentable

CLIENTEEncantar al consumidorRelaciones ganar-ganar con el concesionario

Satisfacer continuamente al consumidor elegido como objetivo

Construir relaciones ganar-ganar con el concesionario

INTERNA

Construir la franquicia

Seguro y fiable

Proveedor competitivo

Calidad

Buen vecino

Productos y servicios innovadores

Los mejores equipos de franquicias

Resultados refinería

Gestión de inventario

Líder del sector en costos

Entrega según especificaciones y a tiempo

Mejorar entorno, salud y seguridad

APRENDIZAJE Y

CRECIMIENTO

Personal motivado y preparado Clima para la acción

Competencias y habilidades fundamentales

Acceso a la información estratégica

¿Qué es el liderazgo?

“Es la capacidad de Influir en las personas

para que ejecuten lo que deben hacer”.

¿Cómo se lidera?•Motivando•Comunicándose•Trabajando en equipo

•Cultura – dando el ejemplo.

¿Qué se espera de los lideres?

“Los lideres consiguen que la gente haga lo que no ha hecho antes, provocando que la organización tenga

mas éxito…”

¿Qué se espera de los lideres?

“…establecen una cultura enfocada en los clientes…”

¿Qué se espera de los lideres?

“Predicar con el ejemplo”

Coaching

•COACHING: “Proceso de acompañamiento

individual destinado a impulsar el desarrollo de las capacidades

profesionales y personales con el fin de mejorar el rendimiento de

una persona o de un grupo”.

Elementos clave:

El coach:“Es aquel que dinamiza y

acompaña en la capacidad de aprendizaje y perfeccionamiento a la persona tutelada”. El coachee:

“Es la persona o las personas a las que se les aplica esta práctica”.

Tipos de coach:

1- Coach externo o consultor coach.

2- Coach interno. 3- Directivo coach

Principios en los que se apoya :

1. Se centra en las posibilidades del futuro, no en los errores del pasado ni en el rendimiento actual.

2. Para obtener lo mejor de las personas, el coach debe creer en su en su potencial.

3. El coaching funciona en base a una relación de confianza y confidencialidad .

4. Cada persona, no aprende del coach, sino de si mismo estimulado por el coach. Goethe: “Lo mejor que puedes hacer por los

demás no es enseñarles tus riquezas sino hacerles ver la suya propia”.

Modalidades de coaching:

COACHING PERSONALIZADO (sesiones de desarrollo directivo).

Situaciones en las que es recomendable: Integrar a una persona que viene de otra empresa. Ayudar a una persona a evolucionar después de un cambio técnico u

organizativo, para la adquisición de nuevos conocimientos técnicos. Ayudar a la persona a prescindir de su puesto y equipos anteriores. Resolver problemas técnicos, organizativos o relacionales de la

persona.

COACHING GRUPAL (dinamización de equipos). Situaciones en las que es recomendable:

Facilitar cambios técnicos, de organización o de función. Volver a movilizar a un equipo después de una crisis o un cambio

estratégico fuerte. Desarrollar la autonomía del equipo.

▫En general, el coaching está destinado principalmente a: 1. Todas las personas con responsabilidad

dentro de una empresa. 2. Todas las personas consideradas

“clave”, no sólo desde el punto de vista objetivo, sino también desde el punto de vista subjetivo.

EVALUACIÓN 360º GRADOS

Evaluación en la que se valoran conductas, habilidades y competencias, permitiendo encontrar los elementos que ayuden a incrementar o mejorar el desempeño.

La puesta en práctica de este sistema va a exigir un esfuerzo superior en información, formación y concienciación.

Es muy utilizada para fomentar la comunicación dentro de la compañía.

Este sistema pretende proporcionar a los directores una percepción acertada sobre el liderazgo que ejercen.

Objetivo :

Conocer la opinión de todos aquellos que participan de

una u otra manera en la empresa, sobre los métodos

de trabajo y las actitudes de los gerentes.

FUENTES DE FEEDBACK

Competitividad Organizacional

Competitividad

“Supone ocupar una posición en el mercado al igual que otras compañías. En su significado básico, equivale a estar en

competencia. Esto es bueno pero no suficiente, porque ser competitivo no

significa ser exitoso”.Pablo Montalbetti Solari, director de desarrollo de la escuela de empresas de la UPC.

Revista Comercio & Producción Mayo 2002, pag. 28

Competitividad

“Si coloco en el mercado mi producto a un precio más bajo pero con la misma

calidad que mi competidor pues simplemente le gano. Nuestras empresas

tienen buenos productos pero no son competitivas”,

afirma el director de Centrum – Católica, Fernando Dálessio.Revista Comercio & Producción Mayo 2002, pag. 32

Competitividad

“Es la posición relativa que ocupa alguien, se trata de la capacidad que tiene cada

empresa de alcanzar y sostener ventajas comparativas, frente a su similar”

Revista Comercio & Producción Mayo 2002, pag. 34

Competitividad“El tema de la competitividad no es un

asunto exclusivo del sector empresarial, sino que involucra a todos

los agentes económico: gobierno, empresas, trabajadores e instituciones representativas de la sociedad civil”.

Ing. Samuel Gleiser, Presidente de la camara de comercio de lima – Revista punto de equilibrio pag 22 Universidad Pacifico. febrero marzo 2002

CompetitividadExisten 3 aspectos esenciales donde la empresa moderna, y principalmente la industria, debe poner énfasis:

1. La actualización tecnológica permanente de acorde con un mundo de veloces avances científicos y tecnológicos.

2. La potenciación de sus capital humano para hacer frente a dichos cambios.

3. La búsqueda continua del desarrollo de nuevos productos y mercados.

Sr. Manuel Yzaga, Presidente de la sociedad nacional de industrias– Revista punto de equilibrio pag 22 Universidad Pacifico. febrero marzo 2002

•El país o países donde se localiza;• la industria en la cual esta

ubicada y;•sus propios recursos, capacidades

y estrategias.

FACTORES QUE DETERMINAN LA COMPETITIVIDAD Y EL ÉXITO DE UNA COMPAÑIA

 Ambiente: mercado. 

ENTORNO EMPRESARIAL

Empresa

 

Fuerzas competitivas en el Sector

Riesgo de ingreso de competidores potenciales

Rivalidad entre competidores (Competitividad)

Poder de negociación de compradores

Poder de negociación de proveedores

Amenazas de productos sustitutos

 

BARRERAS DE INGRESO

BARRERAS DE SALIDA

Relación entre competitividad, éxito y riesgo

COMPETENCIA ÉXITO RIESGOALTOMEDIOBAJO

• Cuando la competencia es ALTA las probabilidades de éxito es BAJA y el riesgo es ALTO.

X

X

X

Cadena de Valor

PERSPECTIVA FINANCIERA

¿Cómo nos ven nuestros accionistas?

CrecimientoRentabilidad

PERSPECTIVA DEL CLIENTE

¿Cómo deben vernos nuestros clientes?

Precio - ServicioValor Agregado

Calidad

PERSPECTIVADEL PROCESO INTERNO

¿En que procesos debemos ser excelentes?

Tiempo de CicloCostos

Productividad

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

¿Cómo debe aprender y mejorar la organización?

InnovaciónAprendizaje

ContinuoValores

VISIÓN y ESTRATEGIA

EXTERNA

INTERNA

COMPETITIVIDAD ORGANIZACIONAL

Ventajas competitivas

Eficiencia:

Calidad:

Innovación:

Capacidad de satisfacción al cliente:

CONCLUSIONES

Las organizaciones competitivas y exitosas fundamentan su éxito desarrollando al Talento Humano e incrementando su productividad. Es decir facilitando el

aprendizaje de las personas en la organización.

La asistente de gerencia no esta exento de esta estrategia empresarial competitiva.

Es el nuevo reto de la Secretarias Profesionales Modernas.

GRACIASGRACIASGRACIAS