produção de shows e eventos músicais

7/27/2019 Produo de Shows e Eventos Msicais

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O PASSO-A-PASSOPARA PLANEJARSUA PRODUO

O GUIA RPIDO PARA

PRODUO DE SHOWSE EVENTOS MUSICAIS


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O GUIA RPIDO PARA PRODUO DE SHOWS E EVENTOS MUSICAIS

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Criao e Conceituaodo evento

Desmontagem

Produo - O evento emsi

Pr-produo

Concluso

Comercializao

Ps-evento

1.1 - Definio do Pblico-alvo2.1 - Definio das atraes3.1 - Data4.1 - Lugar5.1 - Cronograma6.1 - Legalizao (Alvar)

5.1 - Limpeza5.2 - Entrega do espao5.3 - Dispensa da equipe

4.1 - Check-in (controle deentrada)4.2 - Superviso emonitoramento

3.1 - Contratao deservios profissionais3.2 - Segurana3.3 - Som, Luz e Palco3.4 - Passagem de som3.5 - Camarins e serviosadicionais

2.1- Comercializao depatrocnios2.2 - Precificao2.3 - Divulgao2.4 - Comercializao deingressos

6.1 - Avaliao do evento6.2 - Documentao6.3 - Fechamento doBorder

O GUIA RPIDO PARAPRODUO DE SHOWSE EVENTOS MUSICAIS


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No importa o porte do seu show ouevento musical, o que te trar sucesso um planejamento certeiro que irgarantir uma boa avaliao por parte dopblico, dos patrocinadores e de quemtrabalhou com voc nesta empreitada.Produzir um evento bacana, agradvel,divertido e com tima visibilidade umaao que pode ser feita sem sofrimentosse voc e sua equipe forem cautelosos eatentos aos itens que apresentaremos

neste guia.Ns da Sympla queremos tornar a tarefade criar um evento algo descomplicadoe prtico. Somos uma empresa quefacilita a produo de eventos para quemquer realiz-los, no importa qual sejao tipo, a localizao, oramento e nvelde experincia. A plataforma Sympla ideal para qualquer evento: voc vende,distribui e administra ingressos de umamaneira bem fcil.

E pensando em simplificar o seutrabalho para alm da venda deingressos, formulamos um guia! Quetal comearmos com a produo deshows e eventos musicais? So oseventos preferidos de quem gostade descontrao, reunir os amigos eapreciar um timo som, sem contarque podem englobar os mais diversospblicos.Est cheio de gente procurando um

evento incrvel para se divertir no final desemana e, acredite, poderia ser o seu! Seorganize e parta para se informar antesde colocar a mo na massa. A seguir vocencontra itens essenciais e dicas paracriar, produzir e fechar qualquer tipode show ou evento musical. E durante otrabalho, jamais fique em dvida, corra econfira o O Guia Rpido Para Produo DeShows e Eventos Musicais da Sympla!


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do eventoQUER REALIZAR UM EVENTO MUSICAL OU UM SHOW, CERTO? ENTO, INFORME-SE AQUI

SOBRE O PASSO-A-PASSO NECESSRIO PARA PLANEJAR SUA PRODUO. VAMOS L?

1.1 - Definio do pblico-alvo

Antes de qualquer coisa, dena para quem seu eventoser direcionado. simples: sabendo quem seupblico voc saber a melhor forma de planejar todoo resto. Isso inclui o tipo de ambiente, as atraes,como fazer a divulgao, o horrio e dias adequados...Tudo!

Conhea seu pblico, fale a lngua dele e vocj estar a meio caminho de ter um evento bem-sucedido. Para tanto, dena a natureza do eventomusical (uma festa, um show, uma inaugurao, por

1 - Criao e Conceituao

exemplo), e a idade, sexo, faixa de renda, gostos e preferncias das pessoas que voc pretendeter como participantes. Adequao a palavra chave aqui. Seja coerente com tema e pblico.No adianta, por exemplo, promover um show de um cover do Roberto Carlos esperando ocomparecimento dos universitrios.

1.2 - Definio das atraesSabendo de antemo quem seu pblico-alvo, voc consegue planejar as atraes queinteressaro tal grupo. uma festa para jovens entre 20 e 30 anos que gostam de rock? Beleza!Contrate uma banda local ou um DJ e certique-se de que o repertrio est de acordo comas preferncias do pblico. O importante aqui oferecer entretenimento adequado: msica,decorao, artistas performticos. Tudo deve se comunicar com o pblico-alvo.

Analise esta situao como exemplo: voc est organizando um show cuja temtica a
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proteo ao meio ambiente. Ento voc precisa ter em mente que o espaodeve comunicar(o tempo todo) atitudes ecologicamente corretas. Voc pode at realizar uma distribuiode cortesiaspara o show em troca da entrega de determinadas peas para reciclagem, porexemplo. Alm disso, distribua lixeiras de coleta seletiva pelo espao, evite uso de materialdescartvel (conhecidamente nocivo ao meio ambiente) e procure usar material reciclvel.Pode parecer detalhe bobo, mas essas so informaes importantes. Quem comparece percebeesses detalhes e a partir deles julga se o evento bom ou ruim. Portanto, tenha ateno!

1.3 - Data

A denio da data do evento crucial para se ter sucesso. Verique eventos prximos quepossam competir com o seu, alm da existncia de feriados e datas comemorativas. Caso vocorganize um show de um artista estrangeiro, por exemplo, e espere que seja de repercussonacional, escolher uma data prxima a feriados pode contribuir para a adeso do pblico queprecise se deslocar de outras cidades para comparecer.

1.4 - Lugar

A escolha do espao item relacionado denio do pblico. Saiba quem vai e voc deveconhecer onde eles preferem estar. No adianta querer inovar nesse quesito se as pessoaspara quem o evento se destina no so exveis. O pblico est na faixa etria dos 50 aos 70
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anos? Em sua maioria, eles tm carro e fazem questo de transporte privativo? Ento,nada de eventos em locais sem estacionamento e sem conforto, por exemplo.

Essa a hora de se preocupar com acessibilidade tambm. Certique-se de que, noimporta quem integre seu pblico, o espao seja inteiramente acessvel a pessoascom diculdades de locomoo (isso inclui rampas, acessos facilitados e banheirosadaptados). Eis uma preocupao muito importante quando se trata de eventos. Sevoc planeja algo e se certica de que qualquer pessoa possa conseguir se deslocarcom segurana e conforto, voc j ganha reconhecimento por se preocupar com aincluso de todos.

O sistema de venda de ingressos onlinevai te ajudar nessa etapa. Por meio dele, vocidentica a quantidade de pessoas que pretendem comparecer. Com a informao,voc consegue renar a escolha do local destinado ao evento. Diferentemente dasprodues que realizam vendas em pontos fsicos ou apenas no dia e local do show,

voc j sai na frente tendo em vista que pode se planejar melhor para comportar seupblico, evitar prejuzos, pois caso haja baixa adeso, voc pode redimensionar oevento e cortar alguns gastos.

#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para o seu evento

1.5 - Cronograma

Lembra que denir o pblico essencial? Ento, quando o tema a realizaode eventos, estabelecer um cronograma (e segui-lo) est praticamente no mesmopatamar de prioridade. Uma vez denido o pblico, as atraes, a data e o local,

planeje o cronograma do evento.

Trata-se de um show com vrias bandas? Dena qual ser a principal e quais sero asbandas de abertura, estabelea a ordem e o tempo de apresentao de cada uma einforme ao pblico sobre esses detalhes. Nada mais chato do que comprar ingressopara assistir a uma banda especca que tocar em um festival, ser informado de queela entrar no palco s 18h, chegar ao evento com antecedncia e perceber que aatrao musical s vai dar as caras bem mais tarde.

Um longo atraso um desrespeito com o pblico. importante honrar a pessoa quese organizou, se planejou (e criou expectativas) segundo o cronograma informado

pela produo. Pequenos atrasos so compreensveis. Grandes so imperdoveis.Mas, caso acontea, desculpe-se com o pblico e explique a natureza do ocorrido. E,no prximo evento que for organizar, desdobre-se para o cronograma sair conformeo planejado.

#DicaSympla: baixe aquiuma planilha gratuita de cronograma para o seu evento

1.6 - Legalizao (alvar)

Ao realizar um evento, necessrio obter um alvar de autorizao (tambmchamado de alvar eventual) da autoridade local. Os documentos exigidos variamde acordo com a legislao estadual e municipal, ento importante informar-se
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2 -ComercializaoO SUCESSO DE UM EVENTO DEPENDE, EM PRIMEIRA INSTNCIA, DA PRESENA DOPBLICO. PARA SE CERTIFICAR DE QUE SEU SHOW NO SER UM FIASCO, ATENTE-SEA QUESTES COMO: BONS PATROCINADORES, PREOS COMPATVEIS COM O EVENTO,DIVULGAO ADEQUADA E COMERCIALIZAO EFICIENTE DE INGRESSOS. VEJA ABAIXOCOMO PROCEDER COM RELAO A CADA UM DESSES ITENS.

2.1 - Comercializao de Patrocnios

A parceria com empresas patrocinadoras para seu evento, alm de ser essencial, uma formainteressante de barateamento de custos e, consequentemente, aumento dos lucros. A partir dospatrocnios possvel executar tudo o que foi planejado, por isso eles so to importantes! Essaao deve ser anterior precicao, divulgao e venda de ingressos porque o patrocnio quefornece o investimento necessrio para a realizao do evento.

Para atrair boas parcerias preciso uma estratgia inteligente de comercializao de patrocnios,que considere o perl das marcas e empresas visadas. O primeiro passo elaborar uma lista de

possveis empresas parceiras. Para isso, considere a identidade de cada empresa para saber se

sobre as peculiaridades de sua regio. O perodo deliberao da autorizao tambm varia. Recomenda-se requerer o alvar cerca de trs a quatro semanas

antes da realizao do evento.Em linhas gerais, deve-se preencher um formulrioe apresentar alvar do corpo de bombeiros local,um memorial descritivo (contento informaessobre o evento, como pblico, faixa etria - em casode menores de idade), contrato e certicado daempresa de segurana, pagamento da taxa do ECAD(o Escritrio Central da Arrecadao e Distribuio)referente aos direitos autorais, alm de contrato delocao e laudo tcnico de segurana.

A lista tende a ser maior, dependendo da localidade.O importante nunca ignorar o imperativo de seobter um alvar. Depois de denido o escopo dafesta (e possivelmente antes de iniciar a divulgao)garanta que a autorizao ser expedida semgrandes problemas. Adeque-se s exigncias, realizeum evento dentro das especicaes legais, eviteproblemas com as autoridades e realize um eventoseguro, acima de tudo.

#DicaSympla: Como conseguir um alvar para o seu

evento
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interessante para ambas as partes estarem juntas em um projeto cultural como o que estsendo produzido. Se a empresa visada tem uma imagem condizente com a proposta do seuevento, ela possivelmente tem potencial para ser uma patrocinadora.

Com a lista das empresas em mos, elabore um projeto claro, com cotas de patrocniodenidas e demonstre nele as vantagens desta parceria para a empresa em questo. Lembre-se de que patrocinadores querem ter seus nomes vinculados a eventos de sucesso empblico e organizao. Assim, importante transmitir credibilidade e propor formas criativasde divulgao da empresa que vo alm da logomarca nas peas grcas do seu evento. Aempresa pode, por exemplo, distribuir lanternas personalizadas para o pblico e garantir, almde sua divulgao em massa, um efeito divertido durante a apresentao com a interao dopblico.

Organize-se e invista na captao de patrocinadores! Essa parceria pode render bons frutospara todas as partes.

#DicaSympla: Como vender patrocnio para eventos

2.2- Precificao

Quanto custar o ingresso do evento? Chegar a um preo que atenda a todos os interessesenvolvidos, os seus e do pblico, extremamente importante na organizao de um show ouevento musical. Para isso, alguns aspectos devem ser considerados, entre eles o custo total doempreendimento, a mdia dos preos de mercado e o lucro pretendido.

Para precicar corretamente a entrada de um evento fundamental saber exatamentequais foram os custos dele e faa um oramentodetalhado. Isso inclui toda a mo-de-obranecessria, infraestrutura, equipamentos, fornecedores, cach artstico, comisses diversas,cortesias, divulgao, licenase taxas necessrias. Somente a partir da possvel saber qual omontante para cobrir todas as despesas e no gerar prejuzo. O lucro ser, obviamente, o quevier alm deste valor.
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Alm disso, preciso conhecer o pblico-alvo do evento para saber o valor real dele. Ouseja, saiba quanto seu pblico est disposto a pagar pelo evento para chegar a um preo deingressos vendvel. Para isso, considere o valor de mercado deste tipo de show ou eventomusical. Levar em conta o preo dos ingressos de outros eventos do mesmo porte uma boaestratgia para saber o valor real do evento pretendido.

Pode ser que mdia de preos do mercado seja maior que o valor a que voc chegou,considerando somente os custos e o lucro pretendido. A hora de adequar o seu preo e, quemsabe, turbinar os lucros. Lembre-se que o preo do seu evento tambm passa uma mensagem,e um preo muito abaixo do mercado pode gerar desconana com relao qualidade. Damesma forma, um preo muito acima do praticado pode afastar o pblico pretendido.

#DicaSympla: voc pode oferecer preos diferentes atravs da venda em lotes. Esta estratgiafaz com que os interessados garantam o quanto antes a entrada e mostra o quo concorridoseu evento est. Mas no se esquea de calcular o lucro pretendido para depois precicar ovalor dos ingressos.

2.3- Divulgao

Denir uma estratgia de divulgao prtica e ecaz um dos passos mais importantes para osucesso de um show ou evento musical. Uma boa divulgao tem o poder de atrair o pblicocerto para seu evento. Para isso, invista em um formato de marketing voltado ao pblicopretendido e dena a identidade do seu evento. Sim, ele tem uma identidade e com certeza opblico ser, ou no, cativado por ela.

muito importante analisar tambm a viabilidade de cada forma de divulgao. Se limitar aosmeios tradicionais de comunicao, como a televiso, o rdio e a publicidade impressa podeser um grande erro. Nos dias de hoje, o sucesso de um show ou evento musical quase sempre
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est vinculado a uma boa estratgia de divulgao online. Considere a utilizao de e-mailmarketing, links patrocinados como Google Adwords, hostsite e divulgao nas redes sociais.

Investir em um site na internet uma maneira prtica e inteligente de divulgao. importanteque seu site seja claro e funcional, que possibilite a integrao com as vrias redes sociais,que permita a interatividade com seu pblico e, claro, que disponibilize a compra de ingressosonline. A integrao do site com as redes sociais uma maneira ecaz de ampliar o alcancedo seu evento j que o prprio pblico compartilha entre si, atravs da rede, sua pgina comtodas as informaes do show. Algumas plataformas, como a Sympla, oferecem esses serviosde forma bastante prtica e eciente, alm de fornecer ferramentas teis para a administraodo seu evento e mensurao do alcance da sua pgina.

#DicaSympla: Como alavancar o seu evento atravs das redes sociais

Aps denir os meios de divulgao preocupe-se com a mensagem. fundamental divulgartodas as informaes de interesse do pblico. Com certeza seu pblico precisa saber qual a banda, msicos ou artistas, data e horrio, onde ser o evento (um mapa de acesso sempre interessante), preo dos ingressos e como adquiri-los, alm de informaes referentes infraestrutura do local, se ele dispe de estacionamento, se tm restaurantes e lanchonetes,se possui acesso para pessoas com necessidades especiais, se um show ou evento comlugares demarcados (cadeiras, mesas, camarotes). Some a isso informaes que motivemseu pblico-alvo a comparecer. Criar uma temtica para o show ou evento pode ser uma boaestratgia.

2.4- Comercializao de IngressosCrie um plano de comercializao de ingressos com antecedncia. Considere o perl do seupblico e estabelea os canais de vendas. Mais uma vez, no se limite s formas tradicionais devenda fsica. Cada vez mais as pessoas buscam maneiras mais prticas e cmodas de adquirirseus ingressos e ainternetest no topo dessa lista de opes.

O acesso aos ingressos atravs do site do evento uma tima maneira de facilitar a comprapelos interessados. Alm disso, com essa forma de comercializao os produtores ganham umcanal de comunicao direta com seu pblico graas aos dados cadastrados na hora da compra.A posse desses dados permite o envio de e-mails com informaes adicionais relacionadas aoevento e, at mesmo, comunicados de imprevistos. Tambm possvel usar as redes sociaispara a comercializao dos ingressos. Algumas delas, como o Facebook, j permitem o linkentre a fanpage do evento e o site de vendas de ingressos.

Considere tambm uma estratgia de comercializao online com suporte para multitelas.Pesquisas apontam que, no Brasil, 5,4% de todo e-commerce feito por smartphones etablets. Garanta que o pblico consiga comprar seu ingresso tanto pelo computador, quantopelo celular ou tablet.
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DEDICAO, PACINCIA E DISCIPLINA SO VIRTUDES INDISPENSVEIS PARA QUEMQUER PRODUZIR UM EVENTO MUSICAL OU UM SHOW QUE ATENDA S EXPECTATIVASDOS PARTICIPANTES. PARA QUE TUDO SAIA COMO O ESPERADO E NENHUM IMPREVISTOOCORRA ANTES, DURANTE OU DEPOIS, INDEPENDENTEMENTE DO PORTE DO EVENTO, FUNDAMENTAL UMA PR-PRODUO DETALHADA PARA AGRADAR AOS PROFISSIONAISENVOLVIDOS, ARTISTAS CONVIDADOS E FREQUENTADORES.

PARA EVITAR CONTRATEMPOS E PROBLEMAS MAIORES, NECESSRIO MUITO JOGO DE

CINTURA E UM PLANEJAMENTO CUIDADOSO COM O MXIMO DE ANTECEDNCIA POSSVEL.COORDENAR UMA EQUIPE, COM RESPONSABILIDADES BEM DEFINIDAS EM DIVERSAS REASE CONTROLAR OS RECURSOS FINANCEIROS DISPONVEIS PARA ATIVAR O PLANO DE AESTAMBM SO FATORES DETERMINANTES PARA A OBTENO DE SUCESSO.

3 - Pr-produo

3.1 - Contratao de servios profissionais

So muitos os servios prossionais a serem contratados para que tudo saia dentro dosconformes: divulgao, segurana, iluminao, som, decorao, limpeza, servio de bar,entre outros, que podem variar de acordo com o tipo, tamanho e o ambiente do show.

A prestao de servios, bem como o fornecimento de produtos e materiais, pode ser feitapor uma nica empresa especializada em festas ou eventos ou por vrias, cada uma em seuramo. Para que isso ocorra sem dores de cabea, tudo precisa ser muito bem especicadono contrato a ser feito entre as partes. E para que tudo saia como o planejado, todas essasatividades precisam estar em perfeita sintonia.

#DicaSympla: Como encontrar bonsfornecedores para o seu evento

3.2 - Segurana

Para garantir o melhor andamentopossvel do evento a ser criado, o itemsegurana primordial. Em um primeiromomento, necessrio mensurar otamanho do espao que sediar oevento e a quantidade de presentespara depois identicar a necessidadede recursos para esta rea. Uma visita aolocal certamente ser bem proveitosa.
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Antes de contratar este tipo de servio, preciso conhecer referncias prossionais e terrecomendaes positivas da empresa ou equipe que far este trabalho. Alm disso, terexperincia com situaes adversas, como brigas, furtos e tumultos, crucial para o bomdesempenho nesta funo. Na maioria dos casos, prefervel trocar um brucutu de cara feiapor um prossional bem treinado, experiente e apto a lidar sob presso e prestar primeirossocorros, por exemplo.

#DicaSympla: Como contratar uma equipe de segurana ecaz para o seu evento

Uma brigada de bombeiros e uma enfermaria tambm so itens essenciais, uma vez queadversidades podem ocorrer em qualquer lugar. Para isso, alm de prossionais capacitados,tambm preciso disponibilizar um espao adequado e equipamentos apropriados, e casopreciso, sanar problemas. Sadas de incndio e rotas de fugas so igualmente importantes edevem ser bem sinalizadas.

Entretanto, nada disso ter importncia se o seu evento for realizado em um local sem alvar,

sem a infraestrutura ideal para determinado porte de ocasio, sem sinalizao (placas queindicam banheiro, sada de emergncia, proibido fumar, etc) ou ainda em um lugar com maisconvidados do que realmente tem capacidade. Qualquer um desses problemas colocar a vidade pessoas em risco e prejudicar o trabalho do time de segurana.

3.3 - Som, Luz e Palco

O clima do ambiente em que ser realizado seu evento depende muito da iluminao e dosom utilizados. Se luzes, cores e efeitos forem empregados de forma correta e adequada,deixam a ambientao do local muito mais agradvel e alegre, mas para isso precisam deprossionais competentes e com experincia nesse tipo de evento. Esses itens tambm

precisam ser corretamente planejados, uma vez que o modelo de palco a ser montado e o tipode equipamento utilizado fazem parte do show que ser realizado.

Para criar uma atmosfera bacana, cheia de efeitos e com uma trilha sonora que agrade atodos, preciso dispor dos equipamentos certos e necessrios para esse m. Em caso deapresentaes artsticas, voc deve contar com o mapa de palco, pois toda a estrutura deve ser
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CHEGOU A HORA DE VER OS RESULTADOS DE TANTO PLANEJAMENTO, TRABALHO EDEDICAO. O MOMENTO MAIS IMPORTANTE, ONDE VOC COLOCAR EM PRTICATUDO O QUE FOI FEITO AT AGORA. ALGUNS ITENS NECESSITAM DE ATENO ESPECIAL,PARA GARANTIR A SATISFAO DO PBLICO E ATINGIR OS OBJETIVOS TRAADOS PELAPRODUO. VAMOS ANALIS-LOS:

4 - Produo -O evento emsi

planejada e montada de acordo com as exigncias tcnicas do artista contratado e capacidadedo espao, para evitar perda de rea til. Tambm indispensvel ter em mos uma input list,orientando sobre os canais de entrada para a instalao dos instrumentos e o rider tcnico,listagem dos equipamentos sonoros e de iluminao.

Mas para que tudo isso d certo, preciso conhecer o local do eventopara vericar as condiesda parte eltrica, onde colocar o palco e todos os aparatos eletrnicos de iluminao e som,pois sero necessrias tomadas, transformadores, interruptores e conectores de cabos e ao.

3.4 - Passagem de som

Antes do incio do evento, todos os equipamentos devem ser testados pela equipe tcnica epelos artistas que faro parte do show para conrmarem se est tudo em ordem. Djs tambmdevem testar suas cabines e vericar as conexes de seus equipamentos com o que oferecidopelo local do evento.

A passagem de som tambm deve ser feita para garantir que tudo ocorra como planejado. Almdisso, os sons graves e agudos devem ser regulados para evitar distores e interferncias, oque muito desagradvel.

3.5 - Camarins e servios adicionais

O conforto dos artistasnos camarins e a estrutura do backstage para os eventos que envolvamapresentaes tambm so etapas a serem providenciadas. Esses ambientes devem serisolados do grande pblico e precisam contar com banheiros, servio de alimentao e disporde espao para relaxamento sofs, mesas e cadeiras climatizados com ar-condicionadopara agradar toda a equipe.

Outros servios como o de alimentao caso o evento oferea -, cafeteria, chapelaria, wi-com boa velocidade, e equipes tcnicas de planto para algum tipo de contratempo so degrande importncia para delizar o pblico.

Selecionar previamente fs para encontrarem com seus dolos para tirar fotos e conversar,conhecer os camarins, observar com funciona todo o aparato do backstage e oferecer brindesaps um grande show so formas de encantar e cativar admiradores de todas as idades.
http://ttp//www.sympla.com.br/glossario/i/input-listhttp://www.sympla.com.br/glossario/r/rider-tecnicohttp://blog.sympla.com.br/como-escolher-corretamente-o-local-para-seu-evento/http://blog.sympla.com.br/como-escolher-corretamente-o-local-para-seu-evento/http://blog.sympla.com.br/vai-fazer-um-evento-e-precisa-contratar-artistas-saiba-como-fazer/http://blog.sympla.com.br/vai-fazer-um-evento-e-precisa-contratar-artistas-saiba-como-fazer/http://blog.sympla.com.br/como-escolher-corretamente-o-local-para-seu-evento/http://www.sympla.com.br/glossario/r/rider-tecnicohttp://ttp//www.sympla.com.br/glossario/i/input-list


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4.1- Check-in (controle de entrada)

Voc j deve ter ouvido que A primeira impresso a que ca, no mesmo? Podemos aplic-la tambm para os eventos: o controle de entrada pode ser fundamental para a satisfao dosparticipantes. Independentemente da dimenso do seu evento, saber receb-los faz toda adiferena.

de extrema importncia trabalhar com prossionais na recepo. Eles so o primeiro contatodas pessoas com o seu evento e sero responsveis pela recepo, conferncia e recolhimentode convites, vericao de documentos de identicao e direcionamento para os locaiscorretos. Alm disso, a equipe de recepo que ir controlar a entrada de pessoas autorizadase evitar a presena dos famosos penetras. A funo dessa equipe ir variar conforme o tipode evento e as caractersticas do pblico. Caso voc possua ingressos para serem vendidosno local, preciso organizar um espao adequado, com estrutura para receber pagamentos eoferecer informaes ao pblico.

A equipe de seguranatambm deve estar a postos no local de entrada, a m de garantir atranquilidade e dar suporte ao trabalho da recepo e da venda de ingressos. importantepossuir uma equipe experiente, que saiba lidar com diferentes pblicos, evitando situaesdesconfortveis. Para eventos que exijam revista, interessante trabalhar com detector demetais, o que torna esse momento menos constrangedor para quem comparece, alm deagilizar a entrada e minimizar as las. Uma tima dica sempre iniciar a entrada do evento nohorrio marcado, isso evita que as pessoas que chegaram pontualmente quem aguardandodo lado de fora e acabem insatisfeitas.

Antes do incio da apresentao principal, importante manter o pblico animado e entretido.Nesse momento, de chegada do pblico, voc pode contar com DJs, tocando msicas

compatveis com a temtica do evento e ainda oferecer uma apresentao secundria. importante garantir tambm que o servio de bar tenham incio juntamente com a chegadados participantes.

#DicaSympla: descomplique o processo de entrada atravs do check-in via app da Sympla.
http://blog.sympla.com.br/dicas-para-contratar-uma-equipe-de-seguranca-eficaz-para-seu-evento/http://vimeo.com/78106009http://vimeo.com/78106009http://vimeo.com/78106009http://blog.sympla.com.br/dicas-para-contratar-uma-equipe-de-seguranca-eficaz-para-seu-evento/


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aos principais itens a serem supervisionados e monitorados:

- Chegada das atraes: Acompanhar a chegada dos msicos, djs, bandas bem comodos equipamentos. Verique se esto no prazo correto ou h atrasos que inuenciem nocronograma. E esteja atento ao cronogramacomo um todo para que nada fuja do seu controle.Coordene o evento para que as atraes iniciem no horrio programado, assim como a entradae o encerramento. Em caso de atrasos, voc pode prolongar apresentaes ou trocar a ordemdelas.

- Servio de Bar: Verique sempre o andamento do servio, se h las excessivas nos caixas

e no local de entrega de alimentos e bebidas, isso indica a necessidade de mais pessoas naequipe ou a ocorrncia de algum problema. Conra sempre a quantidade de bebidas e comidadisponveis para a venda, para evitar que algo acabe antes do prazo estipulado para o eventoe gere desconforto entre o pblico. Dependendo da quantidade de pessoas e local do show,esteja atento s embalagens das bebidas, evite utilizar garrafas de vidro e latas de alumnio,utilize copo descartvel, isso evita possveis incidentes com estes materiais.

- Limpeza: preciso estar atento limpeza dos banheiros. Tenha uma equipe especca paraesta rea, que costuma sujar com maior facilidade. A quantidade de banheiros disponveisprecisa ser compatvel com o pblico esperado, evitando las excessivas. A equipe de limpezatambm deve car atenta rea de realizao do evento. Em locais fechados, o piso pode carescorregadio devido a bebidas derramadas. importante manter os espaos limpos e secospara evitar acidentes.

Certique-se de que o nmero de lixeiras suciente para o ambiente, e que elas estejamdistribudas por todo o local. Durante o evento, nem sempre fcil manter os locais limpos,mas faa com que a equipe consiga, pelo menos, levar garrafas de vidro e objetos que possamcausar acidentes para locais mais distantes de onde o pblico circula. A maior parte da limpeza,ca para o ps-evento.

4.2- Superviso e Monitoramento

Supervisionar e monitorar o eventotambm so atividades que merecemateno, importante contar com umaequipe direcionada a estas funes. Antesdo incio do evento, repasse o check-listpara garantir que nada foi esquecido e quetodos os servios j esto em execuo.Tenha sempre em mos uma relao detelefones de todos os responsveis porqualquer coisa que envolva seu eventomusical, a m de tornar rpida a soluo

de qualquer eventualidade. Fique atento
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5.1 - Limpeza

De acordo com o nmero de convidados, voc deve calcular o nmero de auxiliares paramanter tudo em ordem. A mdia de 1 agente de limpeza para cada 40 pessoas. Os cuidadoscom a limpeza e boa apresentao do evento devem ser constantes. Dessa forma, no haver

DENTRO DO SEU PLANEJAMENTO, VOC COLOCOU TODOS OS ITENS NECESSRIOS PARA QUE O SEU

PBLICO FICASSE SATISFEITO EM TODOS OS SENTIDOS. E A LIMPEZA, ENTREGA DO ESPAO E DISPENSADA EQUIPE FAZ PARTE DELE, NO MESMO?VAMOS DAR DICAS IMPORTANTES PARA OS PASSOS FINAIS, PARA QUE O SEU EVENTO SEJA MARCANTE ELIVRE DE PROBLEMAS EM TODOS OS DETALHES.

5 - Desmontagem

- Registro de imagens e imprensa: Acompanhe os servios de fotograa e lmagem am de garantir que o principal (aquilo que o produtor considera relevante) seja registrado.Acompanhe tambm o servio de imprensa, direcionando-o para as pessoas com as quais

devem ser realizadas as entrevistas.- Camarim: Verique se os artistasque iro se apresentar esto sendo bem recebidos nocamarim. necessrio manter uma equipe de segurana, para impedir o acesso de pessoasno autorizadas ao local.

Estes so os principais itens que devem ser monitorados durante o seu evento, certique-sesempre de que tudo esteja conforme o planejado. Ao menor sinal de desvio, procure a soluoimediata para o imprevisto, no deixe de lado qualquer acontecimento que possa tornar opblico insatisfeito. Um pequeno incidente pode se transformar em um grande problemase no for tratado com a devida importncia. Com as dicas apresentadas neste captulo eum bom planejamento anterior, seu evento ter uma repercusso positiva garantida entre osconvidados, imprensa e demais envolvidos.
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desconforto ou incmodo por parte de nenhum dos participantes. Normalmente, os agentesde limpeza so orientados pela empresa terceirizada ou organizadores do evento sobre oslocais que devero estar em ordem o tempo todo. A limpeza geral ser realizada no m, mas

para a equipe potencializar e dar praticidade a esse trabalho, necessrio cuidado durantetodo o evento.

Os banheiros so locais que merecem ateno frequente. Dependendo do nmero debanheiros do local, interessante que pelo menos dois prossionais quem responsveispor permanecer ali durante o evento, evitando assim o mau uso, auxiliando as pessoas emcasos de dvidas ou nas solicitaes de limpeza dos espaos privativos dessa rea. Outrocuidado importante manter as lixeiras dos banheiros individuais o mximo de tempo vazias,retirando regularmente o excedente. A lixeira que vai receber as toalhas de papel para secaras mos tambm tende a encher rapidamente, o que merece retirada frequente do lixo. E nose esquea de pedir para que as pias se mantenham secas.

Geralmente, os banheiros de eventos, pelo grande uxo de uso, podem entupir ou faltar gua.Certique-se sobre esses detalhes com o dono do espao e caso j tenha conhecimento deincidentes como esse, providencie caminho pipa ou contato com a empresa que abastece acidade do evento, para manter o uxo de gua contnuo naquela regio.

Na maioria dos eventos, os banheiros femininos e masculinos cam separados. essencial quehaja prossionais de limpeza em ambos. Um cuidado deve ter sua ateno: para que no hajaconstrangimento, selecione agentes mulheres para o banheiro feminino e agentes homenspara o banheiro masculino. Isso vai deixar as pessoas mais vontade quando forem ao toalete.

Outros pontos do evento vo precisar de cuidados, porm no h como prever os locais onde

mais se acumularo copos, garrafas e demais tipos de lixo. Mas o ideal orientar os agentesde limpeza para monitorar os cantos do espao e manter as lixeiras do local sempre vazias,esvaziando assim que estiverem perto de encher, para que no haja transbordamento de lixoe ele acabe se espalhando com facilidade por todo o espao.

As lixeiras, por sua vez, devem estar bem distribudas pelo local do evento, em lugaresestratgicos para que o pblico do show possa sempre encontrar uma perto de si para nojogar lixo no cho. Se houver possibilidade, sinalize cada uma delas.

Tomando esse cuidados, a limpeza geral ca mais fcil. Os agentes podero separar com maisagilidade o lixo produzido, bem como limpar o espao.


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5.2 - Entrega do espao

As pessoas aproveitaram muito o show que voc produziu, se divertiram bea e sobrou aqueleespao tomado de copos e bebida derramada por todo o cho. Nesse momento, a equipe

de limpeza entra em ao para deixar tudo como antes. Provavelmente, o lixo ser recolhidoprimeiro para dar incio limpeza pesada do ambiente. Todos os espaos devem ser limpose organizados como estavam antes. Se havia cadeiras, elas devem ser posicionadas comoestavam anteriormente, assim como mesas e itens de decorao retirados para montagem doseu evento musical.

J no momento em que estiver desmontando o palco e a estrutura do evento, certique-sede que sero seguidos os passos para a parte nal caminha corretamente. A equipe de som,na maioria das vezes, possui prossionais que montam e desmontam todos os aparelhos einstrumentos da banda. Caso no haja esses prossionais, todas as capas dos equipamentosdevem ser trazidas para o palco e atravs de um check-list, voc deve orientar para guard-los

em ordem e lev-los para o local que sero transportados. Esse check-list deve bater com oinicial, quando foi feita a montagem do palco. Dessas forma, voc evita dor de cabea com osmsicos ou com a empresa na qual locou os equipamentos.

sua obrigao entregar o espao nas mesmas condies que o alugou. Portanto, vale a penafazer uma vistoria antes para identicar possveis estragos j existentes. Em caso de banheirosque no funcionam, paredes e cho danicados ou demais problemas, faa um laudo porescrito e exija o reconhecimento do locatrio. Dessa forma, voc evita grandes preocupaesao nal do seu evento. Se o espao no estiver nas mesmas condies que o encontrou, vocdeve arcar com os problemas.

5.3 - Dispensa da equipe

Tudo em ordem? Espao limpo e organizado como quando voc chegou ao local? Depois deconferir cada parte, como palco, rea central e laterais, banheiros, bar, recepo, camarim,
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COM O EVENTO PLANEJADO COM O MXIMO DECUIDADO, HORA DE PENSAR NO FECHAMENTO.CERTOS PROCEDIMENTOS SO ESSENCIAIS PARAGARANTIR A SENSAO DE DEVER CUMPRIDO E OSEU DESCANSO. PAGAMENTOS REALIZADOS OU AREALIZAR, FECHAMENTO DE BORDER E AVALIAODO EVENTO SO ALGUNS DELES. PARA AJUD-LOA FAZER UM BALANO DO SEU EVENTO MUSICAL,DEFINIMOS OS PONTOS ESSENCIAIS PARA QUE ASTAREFAS NO DUREM ALM DO PS-SHOW.

6.1 - Avaliao do evento

Embora na sua percepo o evento tenha sido um sucesso, no cone apenas nisso paramensurar os resultados. Os espectadores buscaram informaes antes da data, atravs da

internet. Durante e aps ele ocorrer, compartilharam, zeram check-in, twittaram, tiraram fotospara o Instagram e at j publicaram vdeos. Essas informaes esto na web ao seu dispor,portanto use a internet para alm da comercializao: use tambm para obter um feedback dopblico medir o quo comentado foi o seu evento musical.

Existem muitas ferramentas gratuitas para anlise de termos, seja para o Twitter, Facebookou Google. Inclusive as prprias redes sociais oferecem ferramentas de anlises para posts,twittes e palavras. Pesquise termos relacionados ao evento e, a partir deles, mensure no GoogleAnalytic o quanto foram pesquisados no perodo pr, durante e posterior ao evento.

6 - Ps-evento

bastidores e demais espaos utilizados pelo seu evento, faa uma ltima checagem de acordocom os itens do check-listinicial. Caso haja alguma divergncia, convoque sua equipe para ajudara solucion-la.

Depois de tudo organizado e nalizado, rena a equipe, agradea a cada um pelo trabalho prestado,enfatize que eles foram parte fundamental para o sucesso do evento, delize-os. Exponha o quefoi bem feito e o que voc no gostou, apontando como isto poderia ser melhorado. Diga queconta com cada um deles e que para voc todos j fazem parte da equipe no prximo show. Oimportante que eles saibam que o trabalho deles foi aprovado e sairo de l com a sensao dedever cumprido, satisfeitos por ter a sua dedicao e desempenho reconhecidos. E voc ter umaequipe que, trabalha do seu jeito e estar sua disposio para o prximo evento. Valorize essetipo de mo de obra, j que o mercado est precrio nesse nicho.
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Alm das palavras-chave, pesquise em sites de busca os termos sugeridos para estas palavrase a quantidade de resultados apresentados. No entanto, mensurar usando apenas os nmerosmostrados nestes resultados no a melhor estratgia. Fique atento pois este tipo demensurao vlida para analisar a percepo do pblico, mas voc pode encontrar nmerosque nem sempre so relacionados especicamente ao seu evento.

Dependendo do oramento do evento (baixe aqui uma planilha) possvel realocar uma verbaespecca para contratar uma assessoria de imprensa. Se voc conseguiu fazer isso, timo!Procure se informar sobre quanto em mdia espontnea o evento obteve. A mdia espontnea basicamente o espao em que o evento apareceu nos meios de comunicao que pode sercomprado, como um espao publicitrio.

Fazer uma pesquisa com os espectadores a maneira mais convel de mensurar a satisfaoreal do evento. No a dispense. O grande inconveniente da pesquisa, no entanto, ser massivae chata. Isso diminui o nmero de respostas e, por consequncia, a qualidade. Corra disso. Eantes de formular uma pergunta, seja objetivo. Hoje existem ferramentas como a Typeform,

GUIARPIDO

PARAPRODUODE SHOWSE EVENTOSMUSICAIS
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solues online em formulrios de pesquisa que, alm de serem gratuitas para at 20 questes(procure ser sucinto, com poucas perguntas) permitem que saia do tradicional azul-piscinados formulrios Google e customize com a marca do evento. Com esse tipo de ferramentatambm possvel criar formulrios especcos para os fornecedores, os vips e outros pblicosinteressados.

Tendo tais dados em mos, possvel criar um relatrio mostrando o impacto que o seuevento teve, tanto em mdia, quanto em compartilhamento. Essas informaes sobre quantaspessoas foram atingidas, direta ou indiretamente, so timas para buscar patrocnios maiorese melhores. Mas, mais do que isso, importante ouvir o que a pesquisa diz, por mais duras quetenham sido as crticas.

6.2- Documentao do evento

Junto do evento viro uma srie de contratos, exigncias e papeladas. Organiz-las e guard-las algo primordial para o fechamento. Uma boa dica virtualizar toda a documentao do

evento. Divida o que relacionado a pagamentos em duas pastas, separando o que foi pago doque ainda no foi. Esta organizao, ainda que genrica, lhe ajudar a ter um panorama maiorsobre servios contratados, facilitando as prximas aes a serem realizadas.

Sejam eventos gratuitos ou pagos, uma forma de contrato bastante comum para servios comobebida e alimentao, cenrio e outros, o chamado 50/50. Basicamente, 50% do valor doservio pago antes do evento e os outros 50% agendados para 15, 30 ou 60 dias aps otrmino. claro que as caractersticas do contrato dependero da exibilidade do fornecedor eda sua negociao. Procure deixar recados lembrando das datas de pagamento. Estar atento sdatas de pagamento evita aquela deselegante ligao do fornecedor lembrando da expiraodo prazo de pagamento.

Agora, tratando das contas pagas, mantenha todas as notas de pagamentos virtualizadas eem locais fsicos especcos para que no semisture com as contas que ainda sero pagas.Na hora de fechar o border do evento, t-lasem mos de forma que voc entenda o que cada uma, ser mais fcil para nalizar todosos custos.

Alguns imprevistos podem acontecer duranteo seu evento, alm das perdas e extraviosde materiais que podem acarretar taxas.Verique com o local do evento se houveramgastos no calculados na proposta inicial.Alguns locais cobram taxa extra para este tipode imprevisto ou para servios solicitados deltima hora.

Alm de taxas de servios existem os e juros.Pagar aps o vencimento do boleto gera umincmodo para voc e para o fornecedor, seos descontos da receita no foram feitos de
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forma organizada, ou se por algum motivo voc no teve acesso ao dinheiro, converse com oseu fornecedor. Negocie. possvel gerar um novo boleto com uma nova data de vencimento,diminuindo as taxas de juros.

Abuse das anotaes, deixe recados para voc mesmo ao arquivar os documentos. Essaorganizao documental lhe ajudar na hora de colocar essas informaes no border.

6.3 - Fechamento do border

O border um compilado de todos os lucros e custos que voc teve ao longo do evento. muito importante o produzir com o mximo de informaes possveis, discriminando todasas movimentaes, como as vendas de cada um dos tipos de ingressos, cortesias, produtosvendidos. Ele ser parte primordial para a anlise da rentabilidade do evento e servir para oplanejamento de eventos futuros.

Para construir um border, utilize uma planilha ampla (baixe aqui uma planilha de border),que some os valores individuais e, posteriormente, o total. Vamos explicar um pouco maisalguns itens essenciais para o fechamento desta ferramenta:

- Ingressos: grande parte dos gerenciadores de ingresso onlinej do a informao sobre o tipode ingresso vendido, assim como o seu montante. Coloque no border cada um dos tipos deingressos, com os dados de quantos foram disponibilizados e quantos foram vendidos de cadaum dos tipos. Se quiser aprofundar, pode ainda colocar a quantidade vendida por cada umadas formas de pagamento e as vendas por ponto de venda. Alguns organizadores esquecem decolocar as cortesias na hora dessa contagem. Elas tiveram um custo e, portanto, precisam sercontabilizadas. Tenha um controle rgido sobre quantos ingressos sero cortesias. O EscritrioCentral de Arrecadao e Distribuio (ECAD), sugere que esse nmero no ultrapasse os10% de todos os ingressos colocados venda. Controlando de forma rgida, voc no terproblemas em fechar positivamente as receitas geradas pelo seu evento musical. Contudo,

desconte sempre o valor simblico deste ingressos.

- Pblico: muito importante voc ter o controle de quantos ingressos foram vendidos, masquantas destas pessoas realmente foram ao evento? Coloque estes dados de quantas pessoasrealmente zeram o check-in, ou seja, quantas das que pagaram realmente foram festa. Estesdados ajudaro a traar um panorama tambm da quantidade mdia de produtos consumidos.

- Produtos vendidos: muito importante discriminar a quantidade de produtos vendidos dentrodo evento, pois esta arrecadao tambm parte da receita. Voc pode colocar, por exemplo,a quantidade de cerveja disponibilizada e quantas foram vendidas. Pode fazer o mesmo comrefrigerante, gua, enm, tudo que achar necessrio.
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Se quiser e for o perl do seu evento, voc pode ainda coletar dados mais aprofundados, como:

- Cachs: este um item que tambm exige ateno e organizao. Para seu maior controle,crie uma aba na planilha que seja especco para os tipos de cachs e como eles foramacertados. Um problema comum aos cachs , em alguns casos, a falta de nota scal paraorganizar legalmente os pagamentos. Para que no haja problema com a scalizao, optesempre por prossionais que emitam notas. Porm, se no houver nota scal, outro documento importante para comprovar o pagamento, como um recibo simples.

- Impostos: uma taxa a ser paga o ECAD, imposto arrecadado pelos direitos autorais doartista, que tende a ser a maior do evento e deve ser paga ainda na sua organizao. Para noter surpresas desagradveis, sempre procure com antecedncia a prefeitura e os orgos descalizao. Isso evitar multas no ps-evento. Ter uma consultoria jurdica o ajudar no casodesses imprevistos ao fechar o border.

Caso os resultados estimados no forem de encontro com o real ou as receitas em caixa,

primeiramente, mantenha a calma. Revise quantas vezes forem necessrias para que tenhasegurana em relao aos nmeros do seu evento. Procure pensar em cada mnimo item quefoi comprado ou contratado e que possa ter passado despercebido por voc. guas compradasde ltima hora, por exemplo, sem que voc tenha se lembrado de pedir a nota scal so umcusto pequeno, mas que se recorrentes durante o evento, tendem a se tornar um impedimentopara o fechamento positivo do border. Muitas vezes pequenos valores neste ou em outrositens somam quantias razoveis no fechamento.

Por m, no tenha receio de pedir ajuda. Organizar um evento, de qualquer tamanho eespcie um trabalho bastante minucioso e que exige dedicao. natural no sabermostodos os procedimentos e no h mal nenhum nisso. Procure ajuda na internet, com empresas

especializadas e mantenha-se sempre informado.

Com o border fechado, voc ter um documento precioso em mos que o ajudar a ter umaviso completa da rentabilidade do evento e ainda poder traar estratgias e planos de aopara eventos futuros.


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7-ConclusoProduzir um show ou evento musical muito mais do que apenas conseguir um espaoeuma atrao. Como voc viu nos captulos anteriores, um produtor deve cuidar do pblico,da divulgao, das vendas, dos funcionrios, das atraes, do ps-evento... Mesmo quepossam parecer muitos encargos, voc no pode falhar em nenhum desses itens.

O segredo do sucesso o prossionalismo. Organize seu evento se empenhando em cada

detalhe e foque nisso para ter um evento que vai funcionar em todos os sentidos: paravoc, patrocinadores, pblico e demais envolvidos. Lembre-se que somente atravs deum trabalho bem feito voc ser reconhecido na sua rea e contar com a credibilidade dopblico e de quem mais participou da realizao do seu show ou evento musical.

Depois, saiba usar as ferramentas certas que iro te dar suporte para a divulgao, vendase fechamento. Alm de utilizar as redes sociais para encontrar e engajar o pblico-alvo,conte com a Sympla para vender e monitorar os ingressos.
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produção de shows e eventos músicais

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