Procurement @ Microsoft

Real value. Real results.Real value. Real results.

20042004• Globalización y Globalización y unificación de la estrategia de Comprasunificación de la estrategia de Compras• Lineamientos de manejo de ProveedoresLineamientos de manejo de Proveedores• Estandarización ContratosEstandarización Contratos

20052005• Lanzamiento de Lanzamiento de políticaspolíticas

• AprovisionamienAprovisionamiento Estratégicoto Estratégico

2007-2007-20092009

• AprovisionamientAprovisionamiento por categorias o por categorias (Mercadeo, (Mercadeo, Servicios Servicios profesionales, profesionales, Infraestructura, Infraestructura, Beneficios, Beneficios, Travel) Travel)

20112011• 100% Centralización100% Centralización• Manejo de categorias Manejo de categorias

globalesglobales• Programas mejoramiento Programas mejoramiento

continuo de proveedorescontinuo de proveedores• GEOCOVERAGEGEOCOVERAGE

MCA

CO/VE

BRASIL

ARG/CH/UR

MEXICO

Corporate Level

Regional Level

Sub-RegionalLevel

Local Level

Regional Procurement

Lead

Local Language Resource

Business

MarketingCategory Specialist

Prof. Serv.Category Specialist

Tech/TravelCategory Specialist

RH y Beneficios

TecnologíaInfraestructuraServicios

ProfesionalesMercadeoTravel

Activos FijosOutsourcing FacilitiesServicios Admin.LimpiezaSeguridadMantenimientoRenta, Bienes RaícesManejo de ProyectosSuministros CafeteríaTelecomunicacionesEnvíos y LogísticaPlataforma de Impresión

Consultoría y AsesoriaDesarrolloOutsourcing de PersonalCall CenterTeleventasTelemercadeoServicios Especializados

Autos CorporativosBonos (Comida, Gasolina)Entrenamiento EmpleadosBúsqueda de Talento (HH)Administración NóminaSeguros (vida, salud)Salud y Pensiones

HardwareRedesData CenterHelpdesk

TrasladosHotelesTransporte AéreoAgencias de ViajeAlquiler VehículosTarjetas de Crédito

MediosEventosImpresiónPublicidadPromocionalesRelaciones PúblicasMercadeo DigitalOutsourcing de PersonalIncentivos

Proveedores Preferentes/Contrato Global o RegionalEstrategia Local definida (máx 2 años)

RH y Beneficios

TecnologíaInfraestructura Servicios Profesionales

MercadeoTravel

Servicios Admin.• Plataforma de impresión• Equipos AV• Suministros Of.• Papeleria• Equipos Teléfonicos

Limpieza• De instalaciones

(alfombras, sillas, páneles, luces, muebles)

Mantenimiento• General (Muebles,

instalaciones, pintura, cielo raso, puertas hidraulicas, plomeria)

• Equipos CríticosTelecomunicaciones

• Telefonía Celular• Equipos Celulares• Telefonía Fija• Tarjeta de Llamadas

Internacionales• Mtto Planta Telefónica

Envíos y Logística• Servicios Aduanales• Envíos nacionales

Servicios Legales• Derecho Laboral• Derecho Tributario• Derecho ComercialServicios Especializados• Contables• Financieros

Entrenamiento Empleados• Motivación• ProductividadAutos• Reposición de flota• Mantenimiento

Hardware• Equipos de Computo• Renta de equipos• Periféricos• Suministros • Consumibles

Traslados• Empleados• Transporte de • autos corporativos

Publicidad• Desarrollo de

Artes para áreas operativas

• Correo DirectoMercadeo Digital

• MSN• EDD

Volumen Anual de Compra

Procedimiento Documentación

<US$25K Compras Transaccionales y no estratégicas. Sustentación

SOW (Documento de alcance del servicio +

OC)

>US$25k y <US$50k

Requieren Fair Value (Evaluación de Mercado)

SOW, Análisis Competitivo, NDA y

Oferta Mercantil/Contrato

>US$50k y <US$100k

Puede requerir o no RFP, dependiendo de la criticidad del la compra y el riesgo. Requiere Fair Value (Evaluación de Mercado) mínimo.

SOW y/o RFP, Análisis Competitivo, NDA,

Contrato.

>US$100k Criterios de Evaluación, RFP y Concurso Licitatorio.

RFP, Criterios de Evaluación, SLA’s,

NDA, Contrato Master

Administración Contractual

RequisiciónLicitación (RFI, RFP,

RFQ)/ Subasta & Abastecimiento

Vendor Management

Solo precio

• Compras Transaccionales

• Diversificadas

• Alta competencia

• No estratégicas

Parámetros cualitativos

Sole Source

• Ponderación Cualitativa y Cuantitiva

• Especialización

• Proveedores designados y certificados

• DIFERENCIALES

Promocionales

HW

Suministros

• Agencias de Medios

• Bienes Raíces

• Mantenimiento de HW

• Partners de Servicio

• Coomarketing

Otros

• Descuentos por volumen (Costo de oportunidad)

• Variables no cuantificables

• Agencias de Eventos

• Outsourcing de Personal

• Hoteles

Ejemplos

Características

Proveedores Preferentes

Dependen de la necesidad específica, pero pueden ser, entre otros:

RFI: • Experiencia en el mercado (Certificaciones Comerciales)• Evaluación Financiera• Evaluación Comercial• CapacidadRFP:• Experiencia en la industria de la tecnología• Niveles de Servicio• Soporte y/o alianzas regionales• Balance Costo/Beneficio• Estrategias de Optimización de recursos a mediano y largo plazo

• Valores Agregados

Cubrir una necesidad insatisfechaCubrir una necesidad insatisfechaTener un diferencial con respecto al mercadoTener un diferencial con respecto al mercado que genere que genere valor agregadovalor agregadoConocer el mercado tecnológicoConocer el mercado tecnológicoConcientización de la necesidad de estrategias conjuntas de Concientización de la necesidad de estrategias conjuntas de ahorro para hacer frente a la crisis económicaahorro para hacer frente a la crisis económicaEstar dispuesto a ser un socio de negociosEstar dispuesto a ser un socio de negociosTrabajar en optimización de recursos y estructurasTrabajar en optimización de recursos y estructurasTrabajar con ética y responsabilidad. Adherencia a Políticas:Trabajar con ética y responsabilidad. Adherencia a Políticas:

Código de Ética del proveedorCódigo de Ética del proveedorAntipirateríaAntipirateríaVendor Privacy AssuranceVendor Privacy AssuranceAcuerdo de ConfidencialidadAcuerdo de Confidencialidad

Buscando la especialización, la construcción de relaciones a largo Buscando la especialización, la construcción de relaciones a largo plazo, consolidar volumen, tener un control sobre el gasto, plazo, consolidar volumen, tener un control sobre el gasto, incrementar el número de proveedores preferenciales, es incrementar el número de proveedores preferenciales, es necesario generar controles para el manejo de la base de datos de necesario generar controles para el manejo de la base de datos de proveedores (VMF). Por este motivo, MS inscribe a sus proveedores (VMF). Por este motivo, MS inscribe a sus proveedores con base en necesidades puntuales y concretas. proveedores con base en necesidades puntuales y concretas.

1. Solicitud (NVJ)

2. Revisión Formato

3. Aprobación

SS

NN

Usuario

VMF

Compras

SS

NN

4. Solicitud de Documentos y NVA

Proveedor5. Preparación y envío de

Documentos para inscripción: Cámara de Comercio Declaración de Renta NIT y RUT NVA Fotocopia Repr. Legal

6. Inscripción

Año fiscal: Julio 1 a Junio 31Año fiscal: Julio 1 a Junio 31Forma de pago estándar: 30 días a partir de Forma de pago estándar: 30 días a partir de radicación de facturaradicación de facturaPolítica restringida de anticiposPolítica restringida de anticiposSin OC no hay compromiso de compraSin OC no hay compromiso de compraSe debe presentar tantas facturas como OC se Se debe presentar tantas facturas como OC se hayan generado (1:1)hayan generado (1:1)Radicación de facturas: De Lunes a Jueves de Radicación de facturas: De Lunes a Jueves de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.8:00 a.m. a 12:00 p.m.Fecha límite para entrega de facturas: Entre 12 y Fecha límite para entrega de facturas: Entre 12 y 15 de cada mes.15 de cada mes.

Línea de atención a clientes y socios: 01800 Línea de atención a clientes y socios: 01800 0931234 o (571)0931234 o (571)Central de llamadas Bogotá: (571) 3264700Central de llamadas Bogotá: (571) 3264700Website Colombia: Website Colombia: www.microsoft.com.co Correo general Compras Microsoft: Correo general Compras Microsoft: andproc@microsoft.comGerente Compras Colombia & Venezuela: Ana Gerente Compras Colombia & Venezuela: Ana María PortoMaría Porto

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