procesos en la gerencia de proyectos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

CURSO GESTION DE PROYECTOS CURSO GESTION DE PROYECTOS PARA UNIVERSITARIOSPARA UNIVERSITARIOS

Procesos de DirecciProcesos de Direcci óón de Proyectos para un n de Proyectos para un proyectoproyecto

Ethel Abigail Bazán Asencios, PMPLima, Marzo 2008


1. Procesos de Dirección de Procesos

2. Grupos de procesos de dirección de proyectos� Procesos de Iniciación� Procesos de planificación� Procesos de Ejecución� Procesos de Seguimiento y Control� Procesos de Cierre

3. Interacción entre procesos4. Correspondencia de los

procesos de dirección de proyectos

Agenda


• ProcesosConjunto de actividades lógicas, relacionadas y

secuenciales que toman una entrada de un proveedor, le añaden valor y producen una salida a un cliente.

Procesos de Dirección de ProyectosConceptos

01

Entrada Salida

La Dirección de Proyectos se logra mediante la ejecución de Procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, que reciben entradas y generan salidas.


• Dirección de Proyectos“Es el arte de tomar decisiones rápidamente, manejando tres variables: Tiempo, Costo y Calidad”

Nick Jenkins


01

• Por qué es importante?• Situación altamente competitiva. Hacer las cosas bien a la primera

• Necesidad de hacer más con menos

• Necesidad de construir las cosas, rápido, a menor costo y mejor

• Necesidad de crear “nuevas cosas”


Los procesos en el desarrollo de Proyectos por lo general se dividen en dos categorías.

Procesos cuyo fin es integrar las actividades para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto.

Comunes a la mayoría de proyectos.

Procesos orientados al producto que especifican y

crean el resultado del proyecto.

Varían según el Área de aplicación.


01


• Los Procesos de la Dirección de Proyectos interactúan entre si siguiendo el ciclo básico de gestión.


01

EvaluaciónEvaluaciEvaluaci óónn

DiseñoDiseDise ññoo

ImplementaciónImplementaciImplementaci óónn

Gestión y Soporte

GestiGesti óón y n y SoporteSoporte

Plan – Do – Check – ActPDCA / Ciclo de Deming


Los Procesos de la Dirección de Proyectos se agrupan en cinco Grupos.

Grupos de procesos de direcciónde proyectos02

Procesos deSeguimiento y Control

Procesosde Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Iniciación

Procesosde Cierre



(Las flechas indicanflujo de información)



Iniciación : Define y autoriza un proyecto o una fase

Planificación: define y refina los objetivos y las acciones para lograrlos.

Ejecución: Integra a personas y recursos para ejecutar el plan del proyecto.

Seguimiento y Control: Mide y supervisa el avance para identificar variaciones y poder tomar aciones correctivas.

Cierre: Formaliza la aceptación del resultado y termina el proyecto o fase.


El Grupo de Procesos de Iniciación define y formaliza la aprobación del Proyecto. Establece un límite inicial del proyecto con la Organización.

Iniciación

• Enunciado del Trabajo• Contrato• Cultura de la Organización• Sistema de Gestión• Reserva de RRHH• Políticas, procedimientos,

normas• Procesos definidos• Información histórica• Lecciones Aprendidas

• Acta de Constitución del Proyecto

• Enunciado de alcance



El Grupo de Procesos de Planificación permite pIanificar y gestionar con éxito el proyecto. Desarrolla el Plan de Gestión del Proyecto.

Planificación

• Acta de Constitución del Proyecto

• Enunciado de Alcance Preliminar

• Cultura de la Organización• Sistema de Gestión• Reserva de RRHH• Políticas, procedimientos,

normas• Procesos definidos• Información histórica• Lecciones Aprendidas

• Plan de Gestión del Proyecto:• Plan de Gestión de Alcance, • Cronograma, Costes, Calidad,

Mejoras, Personal, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones

• Hitos,• Calendarios de recursos• Linea base del cronograma• Linea base de costes• Linea base de calidad• Registro de riesgos,



El Grupo de Procesos de Ejecución requiere la ejecución del Plan de Gestión del Proyecto para cumplir con el trabajo definido en el enunciado del alcance.

Ejecución

• Plan de Gestión del Proyecto

• Acciones correctivas, preventivas aprobadas

• Solicitudes de cambio aprobadas

• Reparaciones de defectos aprobadas y validadas

• Procedimiento de cierre

• Productos entregables.• Cambios solicitados• Solicitudes de cambio

implantadas• Acciones correctivas,

preventivas implantadas

• Reparaciones de defectos implantadas

• Información sobre el rendimiento del Trabajo



El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control permite observar la ejecución, identificar posibles problemas y realizar las acciones necesarias para controlar el proyecto.

Seguimiento y Control


• Enunciado del Alcance• Información del rendimiento

del trabajo• Cambios solicitados• Acciones correctivas,

preventivas recomendadas• Productos entregables• Métricas de calidad• Listas de control de calidad

• Solicitudes de cambio aprobadas o rechazadas

• Acciones correctivas o preventivas aprobadas.

• Reparaciones de defectos aprobadas

• Actualizaciones al Plan de Gestión del proyecto.

• Acciones correctivas o preventivas recomendadas

• Informes de rendimiento• Productos entregables

aprobados



El Grupo de Procesos de Cierre se. requiere para finalizar formalmente las actividades de un Proyecto o fase, entregar el producto o cerrar el proyecto cancelado

Cierre


• Enunciado del Alcance• Contrato• Activos (archivos) de la

organización.• Productos entregables• Información del

rendimiento del trabajo

• Procedimiento de cierre de proyecto y contrato

• Producto final• Actualización de Activos

de procesos• Contratos completados

(proveedores)



Los grupos de procesos interactúan en un proyecto y se superponen en el tiempo (no confundir Fases y Procesos).

Interacciones entre procesos03

INICIO FINALIZACIÓN

Nivel de interacciónentre losproyectos

Grupo de Procesode iniciación

Grupo de Procesode planificación

Grupo de Procesode Ejecución

Grupo de Procesode Seguimiento y

control

Grupo de Procesode Cierre


Correspondencia de los procesos04Refleja la correspondencia de los 44 procesos de dirección de proyectos en los cinco grupos de procesos y lasnueve áreas de conocimiento.

Procesos de Iniciación

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Seguimiento y Control

Procesosde Cierre

Gestión de Integración

- Acta de constitución- Enunciado del

alcance

- Plan de Gestión - Dirigir u gestionar la ejecución del proyecto

- Supervisar y controlar el trabajo

- Control integrado de cambios

- Cierre de proyecto

Gestión del Alcance

- Planifiación del alcance- Definición del alcance- Crear EDT

- Verificación del alcance- Control del alcance

Gestión del Tiempo

- Definición de actividades- Secuencia de actividades- Estimación de recursos- Estimación de la duración de

actividades- Desarrollo del cronograma

- Control de cronograma

Gestión de Costos

- Estimación de costos- Preparación de presupuesto

- Control de costos

Gestión de Calidad

- Planificación de calidad - Realizar aseguramiento de calidad

- Control de calidad

Gestión de RRHH - Planificación de RRHH - Adquirir equipo de proyecto- Desarrollar equipo de

proyecto

- Gestión equipo de proyecto

Gesstión de Comunicaciones

- Planificación de comunicaciones - Distribución de la información

- Informar el rendimiento- Gestión de los interesados

Gestión de Riesgos

- Planifiación de gestión de riesgos- Análisis cualitativo de riesgos- Análisis cuantitativo de riesgos- Planificación de respuesta al riesgo

- Seguimiento y control de riesgos

Getión de Adquisiciones

- Planificar compras y adquisiciones- Planificar la contratación

- Solicitar respuesta de proveedores

- Selección de proveedores

- Administración de contrato - Cierre de contrato

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