UNIVERSIDAD DE LAS AMÉRICAS

Curso

Gerencia de Proyectos

CAPÍTULO 4

PROCESOS DE LA GERENCIA DE

PROYECTOS

Big Picture

Procesos (1/3)

La aplicación de conocimientos de Gerencia de Proyectos requiere de un marco de procesos adecuados

Proceso: conjunto de actividades y acciones que se desarrollan para crear un entregable.

Cada proceso se caracteriza por unas entradas, técnicas y herramientas que se usan y las salidas o resultados.

Para aplicar cada proceso el Director de Proyecto debe considerar las condiciones del entorno (determinan limitaciones y factores obligatorios).

Procesos (2/3)

Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debe:– Aplicar de manera apropiada los procesos (identificar

entradas y salidas, para cada caso)

– Usar un enfoque para cumplir los requisitos del proyecto y del producto.

– Comunicarse adecuadamente con los interesados.

– Equilibrar las demandas de tiempo, costos, calidad y riesgos para producir un producto de calidad (esto último no negociable)

Procesos (3/2)

Orientaciones de procesos:

– Procesos de gestión de proyectos: relacionados con el flujo del ciclo de vida del proyecto y la aplicación de las áreas de conocimiento (ref. PMI)

– Procesos orientados al producto: relacionados con especificar y crear el producto del proyecto. (varían según el campo de aplicación). Ejm: En Desarrollo del Software vienen definidos en ISO 12207+15504.

El alcance del proyecto no puede ser definido sin un entendimiento básico de cómo crear un producto específico.

Grupos de Procesos

Interacciones entre los Procesos

Interacciones en el Tiempo

Grupo del Proceso de Iniciación

Autorización formal para comenzar un nuevo proyecto (o

nueva fase)

Se realizan por fuera del ámbito de control del proyecto (pe.

PMO)

Procesos de Iniciación

Se inicia con una “idea” (qué queremos?, es posible?)

A veces el inicio es informal (ref. pequeños proyectos)

Se ensaya una descripción del alcance inicial (requerimientos de alto nivel)

Se determinan los recursos dispuestos a invertir

Se identifica un cronograma

Se elige al Director del Proyecto y se lo empodera

Se documenta restricciones y asunciones iniciales

Se involucran a los sponsors, cliente y otros interesados para tener un entendimiento común.

Se identifican alternativas

Se crea el genérico denominado Acta de Constitución del Proyecto

Procesos de Iniciación

Ref: Acta de Constitución

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Procesos de Planificación

Detalles:

Establece el alcance (hasta dónde)

Define objetivos y requisitos (qué)

Crea programación (cuándo, quién, en que orden, dependencias)

Crea equipo de proyecto (quién)

Se establecen responsabilidades (audit)

Es iterativo según las necesidades (coherencia)

Crea diseños (cómo)

Se describen riesgos (qué pasa si …)

Se define la estrategia de comunicación

Se estiman costos (cuánto)

Se definen los mecanismos de seguimiento

Cambios en el ciclo de vida del proyecto provocan la necesidad de reiterar uno o más de los procesos de planificación.

Procesos de Planificación

Algunas buenas prácticas

Análisis iterativo (proyectos complejos)

Formalidad en los entregables (escribir y aprobarlos)

Precisión y detalle

Formular elementos realistas (experiencia)

Involucrar a los equipos de proyecto y a otros interesados

Algunos Errores

Trabajar sin un plan es la esencia del planteamiento

desordenado

“No tengo tiempo para planificar”

“No sabemos adónde nos dirigimos, pero vamos a llegar muy

rápidos”

No implicar en el proceso de planificación a los ejecutores del

plan

Olvidar que las personas no producen 8h al día, 20 días al mes,

12 meses al año (vacaciones, formación, bajas, falta formación,

asignación a otras actividades, …..)

Creer que vamos a gestionar los recursos externos como si

fueran internos (disponibilidad usuarios, otros proveedores, ….)

Inexistencia de la Gestión de Cambios, sobre todo por el impacto

en la planificación en la fase de ejecución del proyecto

Procesos de Ejecución

Ejecutar lo planificado

Preparar al equipo (roles, inducción, formación)

Coordinar personas y recursos

Aseguramiento de la calidad

Una variación genera una re-planificación.

Un alto porcentaje del presupuesto se consume en este

grupo de procesos.

Procesos de Seguimiento y Control

Proceso sistemático: seguimiento, revisión y orquestación del

progreso y desempeño del proyecto

Identificar los posibles cambios-problemas oportunamente y

adoptar las acciones del caso.

Comparación respecto al baseline

Control de cambios (solo los aprobados)

Proporciona al equipo del proyecto una idea acerca de la

salud del proyecto y resalta cualquier área que necesite

atención adicional.

La intensidad del seguimiento y control debe ser la apropiada

Procesos de Cierre

Finalización formal de las actividades (proyecto o de una fase

de un proyecto).

Entregar el producto terminado a terceros o cerrar un

proyecto cancelado

Obtiene la aceptación del clientes/sponsor.

Documenta las lecciones aprendidas.

Aplican los cambios organizacionales o en procesos.

Archiva toda la información relevante.

Cierre de contratos

El cierre también debe hacerse en proyectos cancelados.

Información del Proyecto

Durante el ciclo del vida del proyecto existe una cantidad

apreciable de datos, información y reportes del proyecto

Datos: % completado, número de hitos cumplidos, Número de

no conformidades, fecha de inicio – fin, etc

Información (análisis de datos en contexto): estado de los

entregables, estado de análisis de cambios solicitados.

Reportes: conjunto integrado de información y datos

Rol de las Áreas de Conocimiento

PMBOK identifica 10

Las áreas de conocimiento son conceptos, términos y

actividades

Proyecto fuera de Control ?

Leer artículo específico

Discutir ….presentar resultados de análisis

Autoevaluación: Efectividad de un Gerente de

Proyecto

Algunas buenas prácticas para los grupos de

procesos

Sea flexible con la rigurosidad de aplicación de los

conocimientos y de los procesos

Los temas más importantes siempre deben estar escritos

Involucre a la gente que sea importante para el proyecto