proceso: direccionamiento estratÉgico

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PROCEDIMIENTO:

MEDICIÓN DE LA GESTIÓN

CÓDIGO: DE-P05

VERSIÓN: 05

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

LÍDER DEL PROCESO: Director(a) General.

1.1.PROCEDIMIENTO: MEDICIÓN DE LA GESTIÓN

1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Consolidar, medir y analizar la gestión de la entidad por medio de mecanismos de medición de la gestión determinados

por cada uno de los procesos asociados, haciendo seguimiento mensual del resultado de la información para evaluar de forma independiente la gestión del IDT, con el

fin de propender por el mejoramiento continuo y el fortalecimiento de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.

1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la definición, consolidación y publicación de los mecanismos de medición de la gestión y finaliza con la toma

de acciones correctivas para buscar el cumplimiento de las actividades programadas en cumplimiento de la misión del IDT.

2. GLOSARIO:

Asignado a Seguimiento: Persona asignada de Planeación y Sistemas encargada de consolidar la información de los indicadores de la entidad.

Comité del Sistema Integrado de Gestión: Del cual hacen parte los líderes de proceso de la entidad. Este comité asume las responsabilidades del Comité de

Calidad, MECI, PIGA.

Plan Operativo Anual (POA): El Plan de Acción es una herramienta de gestión que le permite a la entidad, bajo su propia autonomía y responsabilidad, orientar

sus procesos, instrumentos y recursos disponibles hacia el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo sobre las que tiene responsabilidad.

Equipo de trabajo: Personal subordinado al Líder de Proceso.

Planeación: La etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del plan anual de adquisiciones y la fecha en la cual decide continuar o no con el

proceso de contratación. Durante esta etapa, la Entidad Estatal elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes

Gestión de Indicadores: Consiste en definir, caracterizar, medir, analizar y hacer seguimiento a los indicadores de la Entidad.

Indicador: Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas

en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

Indicador de Efectividad (impacto): Mide la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía o las partes interesadas.

Indicador de Eficacia: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas.

Indicador de Eficiencia: Establece la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran

los recursos, para la obtención de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos.

Líder de Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización.

SEGPLAN: Sistema de información de seguimiento al Plan de Desarrollo.

PREDIS: Sistema de Presupuesto Distrital.


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: DE-P05

VERSIÓN: 05

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

3. CONDICIONES GENERALES

1. Es necesario determinar los diferentes mecanismos de medición de la gestión que permitan medir la gestión de la institución para un periodo determinado

teniendo en cuenta que cumplan los criterios de Eficacia, eficiencia e Impacto, estos mecanismos permiten la medición de la gestión por medio del siguiente

esquema:

Eficacia: Por medio del cumplimiento de las actividades de los POA

Eficiencia: Índice de eficiencia presupuestal

Impacto: Por medio del reporte de información del Observatorio del IDT

2. Los mecanismos de medición de la gestión deben ser definidos por los responsables de cada uno de los procesos, y remitidos mediante correo electrónico

del Líder del Proceso al Asesor(a) de Planeación y Sistemas validando que la información sea veraz, correcta y completa

3. El responsable del proceso es quién avala y remite la información a planeación y sistemas.

4. Las solicitudes de modificaciones de mecanismos de medición de la gestión deben ser remitidas por el líder del proceso al Asesor(a) de Planeación y Sistemas

justificando con claridad la necesidad de la modificación y llevando trazabilidad de los cambios.

4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos

del IDT

Asesor(a) de Planeación y Sistemas.

Proceso de Direccionamiento Estratégico.

Asesor(a) de Comunicaciones.

Proceso Evaluación Institucional.

Plan Estratégico de la Entidad / Fichas EBI-D de los Proyectos de

Inversión / Anteproyecto de Presupuesto de la Vigencia / Plan

Anual de Adquisiciones (PAA) de

la vigencia / Plan Operativo Anual

(POA)

Indicadores estructurados/ Reportes de novedades y alertas a los líderes de

proceso / Solicitudes de Modificaciones

de indicadores / Planes de acción para el mejoramiento / Socializaciones

realizadas

Mejora Continua.

Asesor(a) de Planeación y Sistemas.

Proceso de Direccionamiento Estratégico.

Asesor(a) de Comunicaciones.

Proceso Evaluación Institucional.

Todas las dependencias.

MEDICIÓN DE LA

GESTIÓN POR

MEDIO DE

INDICADORES


PROCEDIMIENTO:


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4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento

:Procedimiento principal

:Procedimiento o instancia relacionada

:Proceso relacionado

:Insumo o producto

5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:


PROCEDIMIENTO:


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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.


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6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1 A partir de los documentos de planeación proporcionados por el proceso de Direccionamiento Estratégico, se establecen con el conjunto de mecanismos de medición

de la gestión por cada uno de los procesos de la entidad teniendo en cuenta que cumplan los criterios de Eficacia, eficiencia e Impacto.

2 Con las versiones preliminares de mecanismos de medición de la gestión, se consolida y ajusta la información allí consignada, para estructurar el documento final

y solicitar la publicación del mismo.

3 En cumplimiento a la Ley 1474 de 2011, se publica en la web del IDT listado de mecanismos de medición de la gestión en la versión de programación final.

4

Los líderes de proceso en colaboración con sus equipos de trabajo realizan el seguimiento, consolidación y reporte de los mecanismos de medición de la gestión

en el formato CS-F02 Hoja de Vida Indicador y lo remiten al Asesor(a) de Planeación y Sistemas el mes siguiente a la información reportada, validando que la

información es veraz, correcta y completa.

5 Con la información provista por cada proceso mediante el formato CS-F02 Hoja de Vida Indicador, se analiza, consolida y estructura reporte de avance de los

mecanismos de medición de la gestión sobre el Plan Distrital de Desarrollo (PDD) y la gestión del IDT.

6

Se realiza el seguimiento a la medición de la gestión, tomando como base las mediciones y reportes en los mecanismos de medición de la gestión trimestralmente.

A partir del análisis se generan alertas a los líderes de proceso respecto al cumplimiento, así como en la coherencia, consistencia y estandarización de la información

reportada.

7 Los líderes de proceso considerando el avance reportado y consolidado en los mecanismos de medición de la gestión y las dificultades presentadas en los reportes

y alertas generados por la Oficina de Planeación, estructuran planes que permitan mejorar la gestión de sus procesos.

8 Los líderes de proceso teniendo en cuenta la revisión de resultados de los mecanismos de medición de la gestión y su pertinencia pueden solicitar por medio de

un correo electrónico a Planeación y Sistemas las modificaciones a los mecanismos correspondientes.

9

El(la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas valida la pertinencia de las modificaciones solicitadas por los líderes de proceso, brindando la asesoría sobre las

modificaciones propuestas.

No. 9.1: Autoevaluación de la gestión (Auditoría interna).

No. 9.2: Acciones preventivas y correctivas. Desarrollar los planes de mejoramiento de auditorías.

No. 9.3: Con la participación de los líderes de procesos divulgarán las modificaciones y actualizaciones que sufran los formatos"


PROCEDIMIENTO:


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Versión: 06

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7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Los Líderes de Proceso son los responsables de la definición, construcción, medición y análisis de los mecanismos de medición de la gestión de acuerdo a los

parámetros definidos en el formato CS-F01 “Despliegue de objetivos”.

El Asignado a Seguimiento de Planeación y Sistemas es responsable de consolidar la información proveniente de los mecanismos de medición de la gestión y

registrarla en los sistemas oficiales de seguimiento (SEGPLAN y PREDIS).

El Asesor de Control Interno es responsable de verificar que las mediciones y análisis de los mecanismos de medición de la gestión se lleven a cabo oportunamente

y que si no se cumplen las metas se documenten y gestionen las acciones pertinentes de acuerdo al procedimiento ME-P01 “Acciones”.

Aunque los procesos pueden definir mecanismos de medición de la gestión al interior de sus actividades, los mecanismos de medición de la gestión de la entidad

corresponden a los incluidos en el formato CS-F01 “Despliegue de Objetivos”.

Aunque existan asignados en cada dependencia para el desarrollo de las actividades, los Líderes de cada Proceso, Jefes de los asignados, son los responsables de

la ejecución del presente documento.


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VERSIÓN: 05

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Versión: 06

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8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME

ACTIVIDAD PRODUCTO Y/O

SERVICIO

CRITERIO DE

ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO

3. En cumplimiento a la Ley

1474 de 2011, se publica en

la web del IDT listado de

indicadores en la versión de

programación final.

Incumplimiento de la ley

1474 de 2011 y del Decreto

1510 de 2013.

Cumplimiento:

Publicación de los

indicadores aprobados en la

página Web

www.bogotaturismo.gov.co

Ministerio de rendición de

cuentas, antes del 25 de

Enero de cada vigencia.

Si no está publicado el 25 de

Enero de la vigencia, es

necesario hacer seguimiento

sobre las actividades

precedentes para su

publicación, garantizando el

cumplimiento de la norma a

más tardar el 31 de Enero.

Correo del Asesor de

Planeación y Sistemas al

Asesor de Comunicaciones

solicitando la publicación de

acuerdo a la corrección

planteada por el producto no

conforme.

9. El (la) Asesor(a) de

Planeación y Sistemas valida

la pertinencia de las

modificaciones solicitadas

por los líderes de proceso,

brindando la asesoría sobre

las modificaciones

propuestas.

9.2: Acciones preventivas y

correctivas.

Las modificaciones de los

mecanismos de medición de

la gestión son evidencias de

acciones tomadas frente al

desempeño de la gestión.

En consecuencia un

incumplimiento sobre los


la gestión puede ser causal de

incumplimiento de metas y

deficiencias en la gestión del

IDT y deban ser necesarias

acciones preventivas o

correctivas por parte de

algún proceso.

Cumplimiento:

Correo del proceso que

requiere modificaciones al

Asesor de Planeación y

Sistemas justificando la

necesidad de dicha solicitud

y planteando una nueva

estrategia para el

cumplimiento de las metas,

lo que se consignara en una

nueva versión del


la gestión de referencia o la

estructuración de acciones

preventivas o correctivas que

permitan el cumplimiento.

Aplicación de las estrategias

planteadas para hacer frente

a las deficiencias en la

gestión según los


la gestión.

Seguimientos trimestrales en

los mecanismos de medición

de la gestión con publicación

trimestral en intranet y la

página Web del IDT.

http://www.bogotaturismo.gov.co/


PROCEDIMIENTO:


CÓDIGO: DE-P05

VERSIÓN: 05

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

DE-P02 Procedimiento Para la Gestión del Plan de Adquisiciones

DE-F03 Formato Plan Operativo Anual (POA)

DE-F04 Formato Tablero Control de los POA

Fichas EBI-D

Caracterización Proceso de Seguimiento a la Gestión y a la Inversión.

10. NORMATIVA ASOCIADA

Ver Normograma.

11. RECURSOS

Mobiliario Oficina.

Página Web del Instituto Distrital de Turismo.

Sistema Integrado de Gestión -SIG-.

SI CAPITAL - módulos CORDIS Y SISCO.

PREDIS – SDH.

SEGPLAN.

Talento Humano asociado al procedimiento.


PROCEDIMIENTO:


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VERSIÓN: 05

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Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

12. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

05

06-01-2016

Eduardo Navarro

Contratista Planeación y Sistemas

Luis Alejandro Reyes


Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se

actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.

Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.


PROCEDIMIENTO:


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Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

CONTROL DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Juan Carlos Tarapuez


Leonardo Moreno


Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez


Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección – SIG

Líder del proceso

Ing. Eduardo Navarro Téllez.


Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección – SIG

06-01-2016

proceso: direccionamiento estratÉgico

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