.."'. PROCESO DE INTERVENCiÓN Fecha de Revisión 17/11/2013

SUBPROCESO DE CONCILIACiÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO EN MATERIA Fecha Aprobación 20/11/2013CIVIL Y COMERCIAL

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR AUDIENCIA DE CONCILIACiÓN Versión 1PROOJRADURlAlaBlLlIEli lIlCIlI PRO-IN-CO-002 Página 1 de 3

1. INFORMACiÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO Realizar Audiencia de Conciliación de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.ALCANCE Desde la preparación de la Audiencia de Conciliación hasta la realización de la misma.

NORMATIVIDADConstitución Polltica (Articulo 116). Ley 446/98, Decreto-Ley 262/00. Ley 640/01. Ley 1285/09. Ley 1395/10.

RELACIONADALey 1564/12, Ley 1579/12. Decreto 30/02. Decreto 1829/2013, Decreto 4530/08. Resoluciones 17100 y 312/11PGN. Resoluciones 1342104 y 2620/09 Min Interior. Norma NTC 5906.

Conciliación: Es un mecanismo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sr

DEFINICIONES CLAVEmismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado Conciliador.Usuario: Persona, natural ylo jurfdica, que acude al Centro de Conciliación en busca del servicio deconciliación.

2. INFORMACiÓN ESPECiFICA DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Documentos y Puntos deNo. Actividad Descripción (s)

Registros ControlRelacionadosVerificar, previa a la hora de inicio de la Audiencia,

1Revisar las condiciones debidas su realización, tales como Conciliadorcondiciones disponibilidad de la sala, equipos y demás

elementos requeridos.Constatar al inicio de la Audiencia, la asistencia de Firma del

2 Verificar asistencia todos y cada uno de los citados, para lo cual Conciliador • Acta Conciliadorrequerirá su identificaci6n.Dar por finalizado el trámite por parte del Centro deConciliaci6n y disponer el archivo de ladocumentaci6n segun los modelos dispuestos para

Tramitar tal fin, en caso de que llegada la hora de la Firma del3 desistimiento Audiencia, el Convocante o su Apoderado Conciliador • Acta Conciliadorlegalmente constituido, por escrito, desistan de

realizar la conciliaci6n o manifiesten la existencia deun contrato de transacci6n que dé por terminado eltrámite conciliatorio.Expedir, si alguna de las partes citadas o ninguna nocomparece a la Audiencia de Conciliación a la quefue citada y no justifica su inasistencia dentro de lostres (3) dlas siguientes, la Constancia de que trata el Conciliador o Firma del

Elaborar Numeral 2 del Articulo 2 de la Ley 640/2001, Director o • Constancia Conciliador o4 Constancia de conforme al modelo dispuesto para tal fin. y Subdirector del Inasistencia Director o

Inasistencia entregarla junto con el expediente al Director del Centro Subdirector delCentro para que, dentro de los tres(3) dlas Centrosiguientes, se haga la correspondiente anotación enel Libro de Control de Constancias y archivar elexpediente.Iniciar la Audiencia de Conciliación, una vezverificada la asistencia de todas las partes citadasen debida forma, aplicando para ello el Protocolo deAudiencia dispuesto para tal fin por el Centro, paralo cual hará claridad respecto a la finalidad de laconciliaci6n, las ventajas y beneficios, laconfidencialidad, el respeto mutuo, el alcance delacuerdo conciliatorio y la procedencia de audiencias • Acta deseparadas, entre otros aspectos. Dará el uso de la Conciliación Firmas de lospalabra a las partes, se escuchan las propuestas o • Acta de Fijación intervinientes y

Celebrar Audiencia se formulan propuestas de arreglo. Conciliador Nueva Fecha del Conciliador en5 de Conciliación (cuando aplique) los respectivos

Suspender la Audiencia cuando las partes asl lo • Constancia de No documentossoliciten para presentar propuestas de arreglo y Acuerdo (cuando generadosdejar, de acuerdo al modelo dispuesto para tal fin, aplique)las anotaciones correspondientes y la nueva fecha.

Elaborar el Acta de Acuerdo, conforme al ArtIculo 1de la Ley 640 de 2001, en caso de que las partesconcilien su conflicto durante la Audiencia, en elformato dispuesto al efecto, consignando de formaclara y expresa los acuerdos logrados, con

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2. INFORMACiÓN ESPECiFICA DEL PROCEDIMIENTO

No. Actividad Descripción

indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar decumplimiento de las obligaciones pactadas, suexigibilidad, la advertencia de que ésta presta méritoejecutivo y la plena identificación y firma, tanto de laspartes y sus apoderados como del Conciliador.

Expedir, en caso de No Acuerdo. la respectivaConstancia de manera inmediata. de conformidadcon el modelo dispuesto para tal fin y junto con elexpediente entregarla en un plazo de tres (3) dfas ala Secretaria del Centro de Conciliación para sucorrespondiente anotación en el Libro de Control deConstancias y posterior archivo. El Centro deConciliación hara las anotaciones pertinentes en lostres (3) dlas siguientes.

Responsable(s)

Documentos yRegistros

Relacionados

Puntos deControl

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Enviar ladocumentación

Registrar en Librosde Control

Elaborar, en caso de Conciliación Parcial, tanto lacorrespondiente Acta de Conciliación, determinandolo Conciliado como la Constancia de lo NoConciliado, de acuerdo a los respectivos modelosdispuestos al efecto, procediendo de igual forma conlos tramites requeridos para el registro y anotacionesobligadas de cada documento en los Libros deControl correspondientes.

Tramitar, ante la Secretarfa del Centro deConciliación, en cumplimiento del articulo 14 de laLey 640 de 2001, en un plazo no mayor a dos (2)dlas de celebrada la Audiencia de Conciliación, elregistro de las Actas de Conciliación que realice,haciendo entrega formal y material del expedienteque contiene los antecedentes del tramiteconciliatorio, un original del Ada para que repose enel Centro, y cuantas copias como partes haya.

Verificar que el Acta de Conciliación cumple con losrequisitos formales que ordena el Articulo 1 de laLey 640 de 2001. y que se consigne la informaciónen todas y cada una de los campos o columnas delLibro Radicador de Actas de Conciliación deconformidad con el procedimiento, requisitos ycontenido mlnimo de dicho libro establecidos en losArticulos Primero al Sexto del Decreto 30 de 2002,para lo cual cuenta con tres (3) dlas.

Hacer constar, dentro del término antes sei'lalado,en las copias de las Actas, si se trata de las primerascopias que prestan mérito ejecutivo y entregarlas atodas las partes. En ningún caso se entregaran a laspersonas interesadas los originales de las Actas deConciliación.

Dejar constancia, una vez registrada el Acta, tantoen los originales como en sus copias, sobre lossiguientes datos: Nombre y código del Centro deConciliación, código del Conciliador, fecha y numerodel Registro y Libro en el que se hizo el registro,

Hacer, de la misma forma, las correspondientesanotaciones de las Constancias que expida elConciliador(a), recibidas en los plazos establecidospor la ley, en el Libro de Control de Constancias, deconformidad con el contenido y los requisitosminimos de dicho Libro establecidos en los ArtIculas

Conciliador

Director (a)del Centro deConciliación

Firma de recibido• Planitta de registro de la Secretaria

. . Numeración• Libro Radlcador de consecutiva de

Actas de.C.onciliación ~~~:~~~~nes e~

• Libro de ~ontrol de los respectivosConstanCIas libros

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2. INFORMACiÓN ESPECiFICA DEL PROCEDIMIENTO

No. Actividad Descripción Responsable(s)

Documentos yRegistros

Relacionados

Puntos deControl

Descripción del Cambio

Creación del procedimiento de conformidad con la Norma NTC 5906. --Aprobó: MARCÚRVELO

Fecha: 20/11/2013-

7 al 10 del Decreto 30 de 2002, según corresponda.3. CONTROL DE CAMBIOS

VersiónFecha20/11/2013

Elaboró: GLADYS VIRGINIA GUEVARA Revisó: NÉSTOR ENRIQUE VALDIVIEPUENTES ACEVEDO

Cargo: Procuradora DelAsuntos Civiles

Fecha: 20/11/2013

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