proceso de compras y abastecimiento fondo mivivienda - versión 1
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Trabajo del Modulo 2: Gestión de Compras y Aprovisionamiento.TRANSCRIPT
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN: SUPPLY CHAIN MANAGMENT
MODULO II: LA GESTIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO
PROCESO DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO
FONDO MIVIVIENDA S.A.
Docente: Ing. Percy Marín Lira
Integrantes:
Cristian Serrano Caviedes (Coordinador)
Salvador Díaz Castillo
Steve Saavedra Farfán
Elmer Huayhua Alminagorda
Octubre, 2013
INDICE I. ANTECEDENTES
1. LA EMPRESA
1.2. CLIENTES
1.3. PRODUCTOS
II. PROCESO DE COMPRAS
2.1. ORGANIZACIÓN
2.1.1 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
2.1.2. ORGANIZACIÓN INTERNA DEL DEPARTAMENTO DE
LOGÍSTICA
2.1.3. FUNCIONES DEL PERSONAL DE CONTRATACIONES
2.3. ARTICULOS Y PROVEEDORES
2.3.1. ARTICULOS Y PROVEEDORES
2.3.2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
2.3.3. REGISTRO DE ARTÍCULOS Y PROVEEDORES
2.4. PLANIFICACIÓN E INDICADORES
2.4.1. PROPUESTA DE INDICADORES - GENERALES
2.4.2. PROPUESTA DE INDICADORES - FERIAS DE VIVIENDA POPULAR
2.4.3 SIMULACIÓN DE APLICACIÓN DE INDICADORES – FERIA DE
VIVIENDA POPULAR
III. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.1. CONCLUSIONES
3.2. RECOMENDACIONES
IV. ANEXOS
I. ANTECEDENTES
1. LA EMPRESA
El Fondo Hipotecario de Promoción de la Vivienda - Fondo MIVIVIENDA, se creó en
1998 mediante Ley 26912. Cuenta con una sede principal ubicada en Av. Paseo de la
Republica N° 3121 San Isidro, Lima y once oficinas a nivel nacional: Arequipa, Piura, Ica,
Chincha, Pisco, Cuzco, Tarapoto, Huancayo, Trujillo, Huánuco y Chiclayo.
Fondo MIVIVIENDA S.A. (FMV) es una empresa estatal de derecho privado que se rige
por la Ley No 28579, y se encuentra dentro del ámbito del Fondo Nacional de
Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado (FONAFE), adscrita al Ministerio
de Vivienda de Construcción y Saneamiento (MVCS).
Con respecto al giro del negocio, por el tipo de operaciones que realiza, el FMV está
considerado como un Banco de Segundo Piso. Esto quiere decir, que sus recursos de
crédito no son desembolsados directamente a sus clientes, si no que se apoya en las
entidades financieras (banco, cajas, entre otros), que actúan como intermediarios, para el
desembolso de estos recursos.
De esta manera, la empresa tiene por objeto dedicarse a I) la promoción y financiamiento
de la adquisición, mejoramiento y construcción de viviendas, especialmente las de interés
social, es decir, de las clases C, D y E, II) a la realización de actividades relacionadas con el
fomento del flujo de capitales hacia el mercado de financiamiento para vivienda, III) a
la participación en el mercado primario y secundario de créditos hipotecarios, así como a
IV) contribuir al desarrollo del mercado de capitales.
Mediante Decreto Legislativo Nº 1037 publicado el 25 de junio del 2008, se estableció que
en el ejercicio de su objeto social y a efectos de incrementar la oferta de viviendas de
interés social, el Fondo MIVIVIENDA S.A. podrá promover la oferta de financiamiento
para las inversiones en habilitación urbana, pudiendo a su vez financiar las mismas.
MISIÓN: “Facilitar el acceso a la vivienda, principalmente, de las familias con menores
ingresos a través de la gestión concertada entre el Estado y el sector inmobiliario y
financiero”.
VISIÓN: “Ser el referente en la solución de necesidades de vivienda, desarrollando el
mercado inmobiliaria y financiero”.
Además posee las siguientes funciones:
Promover créditos hipotecarios
Facilitar información de mercado
Administrar subsidios habitacionales
Administrar garantías y/o cobertura de créditos hipotecarios
Promover la producción de viviendas a promotores y/o constructores particulares
Facultad de convocar concursos públicos para la venta de terrenos del Estado.
1.2. CLIENTES
A continuación, se detallan las características demográficas y socioeconómicas de los
hogares que comprenden la demanda efectiva de los productos del FMV, así como las
características de la vivienda, a fin de brindar información relevante tanto para las políticas
de vivienda que se vienen implementando, como para los agentes involucrados en estos
mercados (financiero y construcción).
Asimismo, se muestran las características de los hogares demandantes efectivos,
permitiendo obtener así una información más precisa.
CARACTERÍSTICAS DEMOGRÁFICAS
El responsable de financiar la compra de la vivienda mediante las distintas alternativas que
ofrece el Fondo MIVIVIENDA es mayoritariamente el Jefe del Hogar. De acuerdo a las
estadísticas1, 83% son hombres y 17% mujeres.
En muchos hogares el jefe de familia y el cónyuge son los responsables de la manutención
del hogar, por ello es importante resaltar las características de estos. La edad promedio del
jefe de hogar es de 37 años, y de su cónyuge es de 33 años.
El rango de edad del jefe de hogar predominante se encuentra entre los 31 y 40 años (35%),
pero existe una proporción significativa de jefes de hogares cuyas edades oscilan entre los
21 y 30 años (27,7%). Solo un 10,5% de jefes de familia tiene más de 51 años.
1 http://www.mivivienda.com.pe/NR/rdonlyres/E2B2CDDF-EB2D-44C1-90B8-
13AB3510E09C/800/CreditoMIVIVIENDAPerfilDelCliente.pdf
Educación del jefe de hogar y su cónyuge, en la actualidad, miles de hogares adquieren una
vivienda a través de créditos hipotecarios, asimismo, el solicitar un tipo de crédito requiere
de una evaluación de muchos factores (tipo de programa habitacional, tasas, plazos,
condiciones, etc.), por parte de las familias, para luego tomar la decisión de cuál será la
mejor alternativa al solicitar un crédito hipotecario.
Por ello, se puede considerar que el nivel educativo juega un rol importante en esta toma de
decisión, ya que usualmente los jefes de hogar y cónyuges con mayor nivel educativo
asumen las obligaciones que conlleva un crédito hipotecario de una manera menos adversa.
Además, se debe resaltar que el nivel educativo se encuentra directamente relacionado con
el NSE, es decir, con el nivel de ingresos de cada hogar, el cual muestra la capacidad de
pago de cada familia que les permita cubrir las cuotas de dicho crédito.
CARACTERÍSTICAS DEL HOGAR
El ingreso neto familiar en su mayoría, no excede los S/. 2 000 (86,4%), hay que resalta que
un significativo 21,9% de hogares afirman que sus ingresos familiares mensuales
percibidos son menores de S/. 500.
CARACTERÍSTICAS ECONÓMICAS
La capacidad de pago de cada hogar es una característica muy importante en la adquisición
de una vivienda, ya que muestra a que vivienda se puede acceder, dependiendo del valor, y
si está en la capacidad de asumir las obligaciones de un crédito hipotecario. En el siguiente
cuadro se muestra la capacidad de pago de cada NSE, se observa que los ingresos van
descendiendo a manera que vamos descendiendo de estrato, al igual que los gastos.
La condición laboral del Jefe de hogar es principalmente trabajador dependiente.
Con un ingreso promedio mensual en S/. 3.528
Con relación al valor promedio de la vivienda adquirido este asciende a US$ 26,479 a nivel
nacional, siendo la cuota inicial alrededor del 23%.
Finalmente, de acuerdo a las caracteristicas señaladas podemos encontrar la siguiente
relación entre los sectores socioeconomicos y los productos ofrecidos por el Fondo
MIVIVIENDA:
SISTEMA DE FINANCIAMIENTO SEGÚN NIVEL SOCIOECONÓMICO (NSE)
A B C D
NUEVO CRÉDITO MIVIVIENDA
X X
HO PROPIO X X
CONSIDERACIONES ADICIONALES
VIVIENDA ANTERIOR VS VIVIENDA ACTUAL
1.3. PRODUCTOS
Los programas (productos) han sido diseñados para que más peruanos puedan acceder a
una vivienda digna con la participación activa del promotor inmobiliario y constructor que
apuestan por el sector inmobiliario como unidad de negocio.
Las Familias recibirán un apoyo como premio a su esfuerzo y ahorro para adquirir una
vivienda. Esto permite que el promotor, constructor y/o Entidad Técnica pueda desarrollar
el proyecto de vivienda que estará al alcance de todos los peruanos a nivel nacional.
El Fondo MIVIVIENDA cuenta con los siguientes programas y productos:
1.3.1 NUEVO CRÉDITO MIVIVIENDA (NVCMV) – Producto Principal
El Nuevo Crédito MIVIVIENDA es un préstamo hipotecario que permite financiar la
compra o construcción de una vivienda.
El beneficio principal del Nuevo Crédito MIVIVIENDA es el Premio al Buen Pagador, un
descuento de S/.12, 500 ó S/.5, 000 como premio a la puntualidad en el pago de las cuotas
mensuales.
Los tipos de vivienda que financia este programa son:
Bien terminado o Bien futuro (en proyecto o en construcción) con garantía
hipotecaria.
Viviendas de primera venta
Valor de viviendas desde 14 UIT (S/. 51,800.00) hasta 70 UIT (S/.259, 000).
Viviendas en cualquier localidad del país
Casas y/o departamentos.
Construcción en sitio propio y/o mejoramiento de vivienda.
El Crédito MIVIVIENDA financia la compra de viviendas con las siguientes
características:
VALOR DE VIVIENDA VALOR DEL
PBP
CUOTA INICIAL
Desde 14 UIT hasta 50 UIT S/. 12,500
Máximo el 30% del Valor de la
Vivienda Mayor a 50 UIT hasta 70
UIT
S/. 5,000
REQUISITOS
Tener un ingreso neto individual o conyugal. Desde S/1.500 mensual (Lima) y S/1.100
mensuales (Provincias).En el caso de no poder sustentarlos puede calificar por medio
de los planes de ahorro futuro Hipotecario.
Ser mayor de edad y tener hasta 69 años de edad al solicitar el crédito. Al finalizar el
crédito, el cliente debe ser menor a 80 años.
El cliente, conyugue o hijos menores de edad no deben ser propietarios de otra
vivienda en cualquier localidad del país.
El cliente o cónyuge no debe haber sido beneficiario de los programas de fondo mi
vivienda, techo propio o FONAVI.
Simulación de compra de vivienda con el Nuevo Crédito MIVIVIENDA
Valor de la Vivienda S/. 120,000 S/. 182,500 S/. 200,000 S/. 259,000
S/. 12,000 S/. 18,250 S/. 20,000 S/. 25,900
Préstamo S/. 108,000 S/. 164,250 S/. 180,000 S/. 233,100
Premio al Buen Pagador (PBP) S/. 12,500.00 S/. 12,500.00 S/. 5,000.00 S/. 5,000.00
Plazo (meses) 240 240 240 240
Tasa 10% 10% 10% 10%
Cuota con el Nuevo Crédito
MIVIVIENDA - PBPS/. 894.49 S/. 1,421.35 S/. 1,639.12 S/. 2,136.47
Cuota con el Crédito Hipotecario
NormalS/. 1,011.57 S/. 1,538.43 S/. 1,685.95 S/. 2,183.31
Ahorro con el PBP S/. 117.08 S/. 117.08 S/. 46.83 S/. 46.83
Cuota Inicial
10%
1.3.2. MICONSTRUCCION
Es un crédito hipotecario que permite al propietario de un terreno la posibilidad de
construir, ampliar o mejorar su vivienda, con las siguientes características:
Es otorgado en nuevos soles, tasa fija y el plazo de financiamiento es hasta 12 años,
eligiendo el que más se acomode a las necesidades y posibilidades de pago del interesado,
con la opción de realizar prepagos sin penalidad.
Las ventajas del crédito MICONSTRUCCION para el promotor son:
Pre financia la construcción del bien a construir
Permite el acceso al crédito a mayor número de personas por la flexibilidad del
mismo.
Existe una gran cantidad de clientes potenciales sobre todo aquellos que han sido
beneficiados con el producto Techo Propio y/o Crédito MIVIVIENDA, quienes
necesitan ampliar, remodelar y/o mejorar sus viviendas.
Mejora imagen de confianza para el público objetivo.
Promueve formalización a los constructores.
Promueve bancarización
El crédito MICONSTRUCCION puede ser utilizado en:
Viviendas y/o terrenos en cualquier localidad del país a nombre del cliente libre de
cargas y/o gravámenes.
Requisitos exigidos por la IFI a los constructores
Proyecto aprobado por el Municipio
Viabilidad financiera
Carta Fianza y/o garantía
1.3.3 TECHO PROPIO
El Programa Techo Propio (PTP) es un programa del Ministerio de Vivienda Construcción
y Saneamiento (MVCS) orientado a facilitar el financiamiento de vivienda a las familias
peruanas con menores recursos.
Su objetivo es permitir el acceso a una Vivienda de Interés Social (VIS) que cuente con
servicios de electricidad, agua potable y desagüe, así como con las condiciones adecuadas
de habitabilidad.
Uno de los principales atributos del programa es el Bono Familiar Habitacional (BFM) un
subsidio otorgado por el estado a las familias beneficiarias del proyecto como un
complemento al ahorro del que disponen para acceder a la vivienda.
Los beneficios del constructor o promotor al participar en el programa TECHO PROPIO
son:
Liquidez para la ejecución del proyecto: El constructor puede contar, con el 100%
de la inversión total del proyecto antes de iniciar las obras ya que puede disponer de
los desembolsos del Bono Familiar Habitacional (BFH), así como de los Ahorros y
Créditos Complementarios de los Grupos Familiares Beneficiarios (GFB).
Proyectos con economía de escala: El constructor puede desarrollar megaproyectos
inmobiliarios o grandes proyectos con el consecuente beneficio en costos.
Proyectos con riesgo comercial mínimo: Demanda efectiva insatisfecha a lo largo
de todo el territorio nacional. El Déficit habitacional nacional bordea los 2 millones
de viviendas.
Las modalidades de aplicación del Programa TECHO PROPIO son:
Adquisición de Vivienda Nueva
Construcción en Sitio Propio
Mejoramiento de Vivienda
SPOT PUBLICITARIO “TODOS TENEMOS CASA” http://www.youtube.com/watch?v=ODCUBHG6D74
II. PROCESO DE COMPRAS
2.1. ORGANIZACIÓN
2.1.1 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
El FMV está conformado por cuatro unidades principales: 1) La Junta General de
Accionistas, 2) El Directorio, 3) La Presidencia del Directorio y la 4) Gerencia General.
Bajo la dirección de la Gerencia General, se encuentran tres tipos de dependencias:
Órganos de Asesoría (Gerencia Legal y Oficina de Planeamiento), Órganos de Apoyo
(Gerencia de Administración, Oficina de Tecnología y Oficina de Prensa) y Órganos de
Línea (Gerencia de Proyectos Inmobiliarios, Gerencia de Finanzas, Gerencia Comercial y
Gerencia de Operaciones). Dentro de estás, destacan cuatro:
ÓRGANOS DE LÍNEA:
GERENCIA DE PROYECTOS INMOBILIARIOS Y SOCIALES: Tiene como finalidad
proponer y monitorear las políticas para optimizar los programas de vivienda en los que
participa la Institución y realizar la evaluación técnica de los proyectos inmobiliarios
promovidos
GERENCIA DE FINANZAS: tiene como finalidad planificar y gestionar el adecuado
aprovisionamiento de recursos financieros requeridos para la operatividad y rentabilización
del Fondo MIVIVIENDA S.A. Así mimo, se encarga de evaluación financiera de
productos crediticios y el seguimiento y control de los resultados.
GERENCIA DE COMERCIAL: tiene como finalidad Supervisar las actividades de
promoción, marketing y difusión a nivel nacional de los productos y servicios a los
diferentes grupos de interés: clientes demandantes, generadores de oferta inmobiliaria,
canales de atención, gobiernos regionales y/o locales y proveedores de insumos del sector
construcción, entre otros.
ÓRGANO DE APOYO:
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN: tiene como finalidad administrar los recursos
humanos, servicios logísticos, el proceso contable y presupuestal y la liquidación de
operaciones Back Office requeridos en la gestión institucional.
Para el desarrollo de sus funciones la Gerencia de Administración cuenta con los siguientes
Departamentos:
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Departamento de Contabilidad
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Presupuesto y Control de Gestión
Departamento de Liquidación de Operaciones Back Office
Organigrama del Fondo MIVIVIENDA:
Directorio
Presidente: Luis Ángel Piazzon Gallo
Directores: Daniel Eduardo Hiromoto Osaki
Lydia Aurora Arbaiza Fermini
Hernando Wilson Jara Facundo
Juan Cristóbal Castellano Tataje
Administración
Gerente General: Gerardo Freiberg Puente
Gerente de Administración: Cecilia Sobrino Ampuero
Gerente Legal: Mauricio Gustín De Olarte
Gerente Comercial: Gustavo González de Otoya La Torre
Gerente de Finanzas: Guisela Melgarejo Fernández
Gerencia de Operaciones: Eduardo Mendoza Arana
Gerente de Negocios Inmobiliarios: Rodolfo Santa María Razetto
Jefe de la Oficina de Riesgos: Carlos Zapata Paulini
Jefe de la Oficina de TI: Carlos Osorio Delgado
Jefe del Órgano de Control Institucional: Juan Lorenzo Quispe Quispe
2.1.2. ORGANIZACIÓN INTERNA DEL DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Bajo la dirección de la Gerencia de Administración (como una de sus cinco dependencias),
se encuentra el Departamento de Logística. Como responsable directo de las actividades del
Departamento, el Jefe de Logística ejerce las funciones de máxima autoridad.
El Departamento de Logística es el área responsable de dirigir, ejecutar y supervisar el
proceso de abastecimiento de bienes y servicios, así como gestionar la atención de los
servicios generales y mantenimiento de la infraestructura y administrar los procesos de
trámite documentario, archivo central y control de bienes patrimoniales de la Institución.
El horario de Atención del Departamento es de lunes a viernes de 9:00 am a 6:00 pm.
ÁREAS INTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA:
ÁREA DE CONTRATACIONES (COMPRAS)
El Área de Contrataciones es la encargada de realizar todo el Proceso de Contrataciones de
los distintos bienes, servicios u obras que requiera la entidad. Para ello, se llevan a cabo 3
actividades importantes:
i) Planificación y Actos Preparatorios (Programación),
ii) Proceso de Selección (Contrataciones) y
iii) Ejecución Contractual (Seguimiento).
Estas actividades tienen como responsables directos a dos coordinadores. Un Coordinador
encargado de Programación y Seguimiento, y otro encargado de Contrataciones.
Los coordinadores (2) son profesionales altamente calificados que deberán acreditar
estudios de post grado y especialización en la materia, así como contar con experiencia en
logística del sector público.
Los analistas (5) son los funcionarios encargados de dar soporte a los especialistas en los
Procesos de Contratación. Es importante señalar que aquellos que dan soporte al Proceso de
Selección (2) forman parte del Comité Especial que es el órgano encargado de otorgar la
Buena Pro, es decir, el responsable de la elección del proveedor.
ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL
El Área de Control Patrimonial se encarga de la custodia de inmuebles, maquinarias y
equipos de la entidad. El responsable directo de todas estas actividades es el Coordinador
de Control Patrimonial el cual es un profesional altamente calificado con estudios de post
grado y especialización en la materia, así como experiencia en el sector público.
Los asistentes (2) son los funcionarios encargados de brindar soporte al Coordinador.
Adicionalmente, tiene bajo su cargo el apoyo de un auxiliar (1)
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA
El Área de Tramite Documentario está encargada de administrar la documentación oficial y
asegurar la oportuna distribución, así como organizar el Sistema de archivo Central. El
responsable directo es el Especialista en Administración Documentaria, el cual es un
profesional calificado y con especialización en la materia, así como experiencia en el sector
publico.
Cuenta con (2) dos auxiliares encargados de brindar apoyo en archivo y trámite
(envió/recepción) de la documentación de la entidad.
2.1.3. FUNCIONES DEL PERSONAL DE CONTRATACIONES
A) ANALISTA DE CONTRATACIONES
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
FONDO MIVIVIENDA S.A. Página 45 de 152
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
UNIDAD ORGANICA GERENCIA ADMINISTRACIÓN –
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
NÚMERO CAP 078-079
CARGO CONTRACTUAL ANALISTA DE CONTRATACIONES
CLASIFICACIÓN NUMERICA TÉCNICO
CLASIFICACIÓN REMUNERATIVA AS
II. FUNCIÓN BÁSICA
Ejecutar los procesos de contratación de bienes y servicios que requieren las áreas internas del Fondo
MIVIVIENDA S.A.
III. FUNCIÓNES ESPECÍFICA
a) Verificar y proyectar los documentos de las etapas previas a la convocatoria, que deben contener los
expedientes de contratación y proyectar los que corresponda al Departamento de Logística.
b) Proyectar Bases para la convocatoria de los procesos de adjudicación de menor cuantía y exoneraciones.
c) Proyectar los documentos y ejecutar las acciones que conlleven a la convocatoria, adjudicación y
consentimiento de los procesos de menor cuantía, exoneraciones y contrataciones directas no enmarcadas
dentro de la norma de contrataciones.
d) Cotizar y ejecutar las contrataciones directas no enmarcadas en la norma de contracciones.
e) Formar parte de los Comités Especiales, en representación del Departamento de Logística.
f) Brindar apoyo administrativo a los miembros de los comités especiales
g) Proyectar la evaluación de la propuesta técnica y económica de los procesos de adjudicación de menor
cuantía y exoneraciones.
h) Ejecutar las acciones operativas que conlleven a la suscripción de contratos y adendas derivadas de las
contrataciones, prestaciones complementarias o adicionales.
i) Publicar los actos y/o documentos de los procesos de contrataciones que se le deleguen exigidos por la
norma.
j) Emitir y enviar las órdenes de compra y servicios.
k) Enviar los resultados y la información de las contrataciones ejecutadas a los usuarios solicitantes del bien
o servicio.
l) Mantener actualizados, ordenados y foliados los archivos de los expedientes de contrataciones, que se
deleguen.
m) ejecutar la compra de bienes y servicios que realiza el Departamento de Logística por caja chica y/o
entrega a rendir.
n) apoyar en la elaboración de informes, reportes y otros documentos de gestión relacionados con la
ejecución de los procesos de contrataciones.
o) Registrar la data respectiva en los sistemas y reportes de procesos, contratos u otros documentos y/o
archivos correlativos que genera y administra el Departamento de Logística relacionados con las
contrataciones. IV. LÍNEA DE AUTORIDAD
Depende de: Coordinador de Contrataciones
Ejerce mando – Supervisión sobre No ejerce supervisión
V. REQUISITOS MÍNIMOS DEL PUESTO
Formación, Experiencia, Conocimientos y
Competencias
Formación: Bachiller
Experiencia: Tres (03) años de experiencia general.
Un (01) año de experiencia en temas relacionados.
Conocimientos: Certificación por el OSCE
2.2. DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS
DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESOS
Es la representación gráfica de las operaciones e inspecciones de una actividad o evento,
teniendo en cuenta el ingreso de información y el proceso de la misma.
En él se indican las operaciones y sus resultados, finalizando con el logro del objetivo
trazado según el plan de trabajo.
Área Usuaria emite los Términos de Referencia
Departamento de Logística los recibe y empieza a elaborar el EE.MM donde se
incluirá el valor referencial.
Los proveedores envían cotizaciones.
El comité especial elabora las Bases (criterios de evaluación)
El Comité especial publica en el SEACE la convocatoria del Proceso de
Selección
Una vez seleccionado el proveedor, el comité da la buena pro
El departamento legal hace el contrato para la firma de los contratistas o el
mismo departamento de logística puede hacer la O/C para el caso de compras
directas, ya sin contrato
El área usuaria emite la conformidad una vez que se entrego el bien o servicio
En caso de penalidades, el área usuaria comunica a logística y logística emite
nota de debito.
Tesorería paga como máximo en una plazo de 10 días luego de emitida la
conformidad
PLAZOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES (APROXIMACIÓN)
2.3. ARTICULOS Y PROVEEDORES
2.3.1. ARTICULOS Y PROVEEDORES
El Fondo MIVIVIENDA S.A., como se ha indicado en la introducción, es un Banco de
Segundo Piso, el cual tiene como función principal promover y financiar la adquisición de
viviendas. Existe la confusión usual de que el FMV se encarga de la construcción y venta
de viviendas, lo cual es falso. En este sentido, por el tipo de actividad que realiza, en su
calidad de entidad financiera, clasifica como una empresa de servicios.
La función del Departamento de Logística, como órgano de apoyo, consiste en dar soporte
a los Órganos de Línea que “se orientan hacia el exterior de la organización, que es donde
se sitúan los objetivos”2. De esta manera, los departamentos principales para cumplir los
objetivos de la empresa son: la Gerencia de Proyectos Inmobiliarios (GPI), Gerencia de
Finanzas (GF) y Gerencia Comercial (GC). Para el caso de la primera, se orienta a la
elaboración de los “productos”: NVCMV, TP y MC y el análisis de los proyectos
inmobiliarios; la segundo, canalizar los recursos financieros; y, finalmente, Comercial, se
encarga de promover la adquisición de viviendas mediante los productos del FMV.
Con relación los órganos de línea, el Departamento de Logística se encarga de realizar las
contrataciones de las fuentes de información (suscripciones a medios físicos y virtuales)
necesarias para que la Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Finanzas puedan desarrollar
su actividad y la contratación de medios publicitarios (televisión, radio, diarios y
realización de eventos) para la Gerencia Comercial, encargada de promover el uso de los
productos de la empresa. Así mismo, Logística se encarga de realizar contrataciones de uso
común para todas las áreas tales como la contratación de servicios de outsourcing de
limpieza, vigilancia, fotocopiado, mensajería, entre otros y la compra y alquiler de
inmuebles y equipos de oficina.
Para el año 2013, el presupuesto asignado para las contrataciones del Fondo MIVIVIENDA
S.A. proveniente, principalmente, de Recursos Propios (recientemente mediante la
colocación de bonos en el exterior) ascendió a S/. 18,063, 299.82 soles:
ITEM ENTIDAD UBICACIÓN ÚLTIMA
VERSION
NRO DE
PROCESOS
VALOR PROCESOS
EN SOLES
VALOR PROCESOS
EN DOLARES
1 FONDO MIVIVIENDA S.A. LIMA / LIMA / SAN ISIDRO 5 72 18,063,299.82 782,675.00
Para el caso de estudio, el análisis se centrara en la Contratación de los Servicios requeridos
para Instalación de las Ferias de Vivienda Popular (realizadas a nivel nacional) solicitado
por la Gerencia Comercial para promover la adquisición de viviendas mediante el uso de
los productos del FMV S.A, en particular, el Nuevo Crédito MIVIVIENDA.
2 SciCielo Cuba (2007) http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352007001000010
Las contrataciones para el año 2013, conforme a la 5ta Versión del Plan Anual de
Contrataciones – PAC, ascendieron a 72 procesos. Algunos de ellos, se detallan a
continuación:
12
ADQUISICI¢N DE
MATERIAL
PROMOCIONAL
Objeto : BIENES
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
ADP 9 S/. 258,800.00 A099 01/10/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
16
SERVICIO DE
CONSULTOR¡A:
ESTUDIO DE IMPACTO
DE LA PUBLICIDAD EN
LOS PROGRAMAS DEL
FMV POST CAMPA¤A
RELANZAMIENTO Y
MANTENIMIENTO
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
ADS 1 S/. 200,000.00 A099 01/05/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
22
ESTUDIOS DE
DEMANDA EN LAS
PRINCIPALES CIUDADES
DEL INTERIOR
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
CP-2-2013-FMV
CP 1 S/. 432,000.00 A099 01/04/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
29
SERVICIO BLOOMBERG
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
EXO-1-2013-FMV
ADP 1 US$ 80,000.00 A099 01/04/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
46
OUTSOURCING DE
IMPRESI¢N
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
CP 1 S/. 771,600.00 A099 01/04/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
48
SOFTWARE DE GESTI¢N
DE ACTIVOS Y PASIVOS
FINANCIEROS
Objeto : BIENES
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
LP-2-2013-FMV
LP 1 S/. 1,500,000.00 A099 01/05/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
60
CONTRATACION DEL
SERVICIO DE
CONSULTORIA PARA LA
CLASIFICACION DE
RIESGOS DE LA
ENTIDAD:EMPRESA 1 Y
2
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
ADS-9-2013-FMV
ADS 1 S/. 190,000.00 A099 01/06/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
70
SERVICIO DE
VERIFICACION DE
DATOS
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
AMC 1 S/. 35,000.00 A099 01/10/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
76
ARRENDAIMIENTO DE
LOCAL PARA ALMACEN
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
ADS 1 US$ 18,000.00 A099 01/09/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
84
SERVICIO DE
TRASLADO DE QUIPO
INFLABLE PARA LAS
FERIAS DE VIVIENDA
POPULAR
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
ADS-8-2013-FMV
ADS 1 S/. 91,100.00 A099 01/06/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
85
SERVICIO DE
PROMOTORES PARA LA
ATENCI¢N DE FERIAS
DE VIVIENDA POPULAR
Objeto : SERVICIOS
Lugar de ejecución :
LIMA / LIMA / SAN
ISIDRO
ADS-7-2013-FMV
ADS 1 S/. 70,000.00 A099 01/06/2013 -RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS/RECURSOS PROPIOS
CLASIFICACIÓN
Los objetos de las contrataciones se clasifican de acuerdo a dos criterios 1) el Monto y 2)
Objeto de Contratación, es decir, si es un bien, servicio u obra. De esta forma, existen 5
tipos de Contrataciones: Menor Cuantía (AMC), Adjudicación Directa Selectiva (ADS),
Adjudicación Directa Publica (ADP), Concurso Público (CP) y Licitación Pública (LP).
Debido a que la entidad, como se ha señalado, no realiza obras las contrataciones las hace
únicamente para la obtención de bienes y servicios. A continuación, mediante un cuadro
de doble entrada, es posible ver, claramente, la clasificación por monto y objeto de la
contratación:
En términos, generales, FMV realiza muy pocas compras “periódicas” (que se requieren de
manera constante), las cuales son solo para bienes considerados por lo general como
economato como el caso de computadores, útiles de oficina. A pesar de ello, es necesario
señalar la compra de material impreso y otros medios publicitarios como uno de los pocos
elementos que la empresa, además de los señalados, sí compra de manera “periódica” y,
posteriormente, va reponiendo conforme el consumo. La Gerencia Comercial es el única
área que solicita este tipo de compras a Logística.
Retomando el tema de las Ferias de Vivienda Popular, este tipo de actividad también se
realizan de manera periódica y de manera anual, no obstante, existe un cierto nivel de
variabilidad en la localidad que se realiza. En general, no hay gran dispersión entre una y
otra localidad en determinada ciudad. No obstante, el FMV para tales eventos ha optado por
el alquiler de los servicios o bienes requeridos. La razón para optar por dicha forma de
contratación podría radicar en que los costos de distribución y almacenamiento, excederían
a los de los alquileres de dichos bienes y servicios, sin embargo, este es un supuesto del
presente informe.
Con relación a los proveedores, está establecido dentro del procedimiento de
Contrataciones del Estado la pluralidad al momento de realizar las compras. Se anula todo
posibilidad de generar un vínculo permanente con el proveedor, optando la eficiencia en
costos, en lugar de la sinergia. De manera ilustrativa, si al cabo de determinado proceso, se
presenta una propuesta con un menor costo para el FMV, es altamente probable que el
cambio de proveedor se realice, basándose en este criterio. De esta manera, existe una alta
variedad de proveedores (contratistas) que se vinculan al FMV, no siendo fácilmente
identificables, pasando desde pequeñas hasta grandes empresas.
PROCESO DE SELECCIÓN BIENES SERVICIO OBRAS
LICITACIÓN PÚBLICA
>= a 400,000 >= a 1,800,000
CONCURSO PÚBLICO
>= a 400,000
ADJUDICACIÓN
DIRECTA
PÚBLICA
< de 400,000
> de 200,000
< de 400,000
> de 200,000
< de 1,800,000
> de 900,000
SELECTIVA
<= a 200,000
>= a 40,000
<= a 200,000
>= a 40,000
<= a 900,000
>= a 180,000
MENOR CUANTÍA
< de 40,000
> de 11,100
< de 40,000
> de 11,100
< de 180,000
> de 11,100
2.3.3. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
ETAPA DE SELECCIÓN
En todos los procesos de selección, las Bases deben definir un método de calificación y
evaluación de propuestas. La calificación de las propuestas queda sujeta exclusivamente al
cumplimiento de los requisitos de admisión establecidos en las Bases.
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
La calificación y evaluación de las propuestas es integral, realizándose en dos (2) etapas. La
primera es la técnica, cuya finalidad es calificar y evaluar la propuesta técnica, y la segunda
es la económica, cuyo objeto es calificar y evaluar el monto de la propuesta.
Las propuestas técnicas se evalúan asignándoles puntajes de acuerdo a los factores y
criterios que se establezcan en las Bases del proceso, así como a la documentación que se
haya presentado para acreditarlos.
Los siguientes son los criterios utilizados en la evaluación de las propuestas técnicas:
Con relación a la evaluación de la propuesta económica, el único factor de evaluación de la
será el monto total indicado en la misma o, en su defecto, el monto total de cada ítem.
BIENES
SERVICIOS
SERVICIOS EN
CONSULTORÍA
1. Plazo de Entrega 1. Experiencia del postor
(monto facturado)
1. Experiencia del postor en
la actividad y especialidad
2. Garantía del postor o
fabricante
2. Cumplimiento de la
Prestación (sin penalidad)
2. Personal Propuesto
(Experiencia y
calificaciones)
3. Disponibilidad de
servicios y repuestos
3. Personal Propuesto
(Experiencia)
3. Mejoras a las
características, sin costo
adicional
4. Capacitación del personal
de la Entidad
4. Mejoras a las
características, sin costo
adicional
4. Otros como Plan de
Trabajo, metodología, etc.
5. Mejoras a las
características, sin costo
adicional
5. Otros como equipamiento
e infraestructura
5. Cumplimiento de la
Prestación (sin penalidad)
6. Experiencia del postor
(monto facturado)
7. Cumplimiento de la
Prestación (sin penalidad)
PROCEDIMIENTO GENERAL DE CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
1. El Comité Especial verifica que las ofertas cumplan con los requisitos de admisión de las
propuestas establecidos en las Bases.
Sólo una vez admitidas las propuestas, el Comité Especial aplicará los factores de
evaluación previstos en las Bases y asignará los puntajes.
2. Las propuestas que en la evaluación técnica alcancen el puntaje mínimo fijado en las
Bases, accederán a la evaluación económica. Las propuestas técnicas que no alcancen dicho
puntaje serán descalificadas en esta etapa. La escala suma en total 100 puntos, siendo este
el máximo puntaje. El puntaje mínimo para acceder a la evaluación económica es 60
puntos, salvo en consultoría donde es 80.
3. La evaluación económica consiste en asignar el puntaje máximo establecido a la
propuesta económica de menor monto. El puntaje máximo es 100 puntos. Al resto de
propuestas, se les asigna un puntaje inversamente proporcional, de acuerdo al siguiente
calculo:
DETERMINACIÓN DEL PUNTAJE TOTAL
Es el promedio ponderado de la evaluación técnica y económica de cada postor se obtiene
mediante la siguiente fórmula:
PTPi = c1PTi + c2PEi
Donde:
PTPi = Puntaje total del postor i
PTi = Puntaje por evaluación técnica del postor i
PEi = Puntaje por evaluación económica del postor i
c1 = Coeficiente de ponderación para la evaluación técnica
c2 = Coeficiente de ponderación para la evaluación económica
Pi = Om x PMPE
Oi
Donde:
i = Propuesta
Pi = Puntaje de la Propuesta i
Oi = Propuesta Económica i
Om = Propuesta económica de monto más bajo
PMPE = Puntaje máximo de la propuesta económica
Los Coeficiente de Ponderación deberán cumplir las siguientes condiciones:
a) La suma de ambos coeficientes deberá ser igual a la unidad (1.00)
b) Los valores que se aplicaran en cada caso deben estar comprendidos de los
siguientes márgenes:
b.1) Para el caso de contratación de bienes, servicios y obras
0.60 < c1 < 0.70
0.30 < c2 < 0.40
b.2.) Solo en el caso de servicios de consultoría
0.70 < c1 < 0.80
0.20 < c2 < 0.30
DESARROLLO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
El proceso de selección culmina con el otorgamiento de la Buena Pro al contratista. En los
párrafos precedentes, se ha señalado los criterios para la selección del proveedor, no
obstante, durante el proceso existen también etapas intermedias tales como la absolución de
consultas y observaciones, previas a la etapa de calificación de la propuesta. El proceso
culmina con el otorgamiento de la Buena Pro por parte del Comité Especial, para la
posterior firma del Contrato o entrega de Orden de Compra o Servicio, según el monto de
la contratación
2.3.4. REGISTRO DE PROVEEDORES Y ARTÍCULOS
A) REGISTRO DE PROVEEDORES
REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES - RNP
Para ser Postor en Procesos de Selección, el primer paso consiste en que el participante este
inscrito en el Registro Nacional de Proveedores, denominado RNP.
Se señala que estar inscrito en el RNP es solo el primer paso, pues es un requisito inicial
que se hace vía electrónica mediante la página web del Registro. A través de él, el FMV, así
como otras entidades, obtienen información de todos los proveedores habilitados para
contratar con el Estado.
SISTEMA ELECTRONICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO – SEACE
El segundo paso es el proceso de selección que se hace vía el SEACE. Este es un sistema
de software basado en el uso de internet, compuesto por procedimientos, para llevar a cabo
el proceso, con el objetivo de brindar transparencia y generar ahorros en las contrataciones.
A través de él, El Departamento de Logística del FMV publica los procesos de selección
una vez aprobados los expedientes de contratación. El flujo empieza con el ingreso de las
Bases y, finalmente, termina con el acta de otorgamiento de la Buena Pro que también es
ingresada en el Portal. La centralización de la información brinda facilidades tanto al
proveedor como a la empresa durante las fases proceso.
Una vez seleccionado el proveedor se le otorga la condición de Contratista:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA – SIGA
El SIGA es un sistema informático (ERP) utilizado por todas las entidades del Estado que
contribuye al ordenamiento y simplificación de los procesos administrativos. Este se
diferencia de sistemas más avanzados debido a que es de uso interno para la organización,
no existe cruce de información con los proveedores (como el SAP) ni otras entidades del
Estado (como en el SEACE).
Proveedor Postor Contratista
Con la firma del contrato, la entidad emite la Orden de Compra u Orden de Servicio
mediante el SIGA - Módulo de Abastecimiento. Es en este momento, en que se realiza el
Registro de Proveedores en la Base del Fondo MIVIVIENDA. En la orden de Compra se
ingresan:
Nombre del Contratista, Número de RUC, Dirección, Teléfonos, Numero de la Orden de
Compra o Servicio, Número de Proceso, Número de Contrato, Importe de la Contratación
Cantidades del Bien y/o Servicio, Fecha de Inicio y Fin de Contrato, Plazo de Entrega,
Usuario del Bien y/o Servicio, Numero de Entregas Parciales, Pagos realizados y
pendientes, Monto de las Penalidades, Descripción (Glosa) etc.
Culminada la prestación del servicio o entrega del bien, quedan registrados todos los datos
e incidencias en las que incurrió el contratista:
El criterio clasificador de las contrataciones en el sistema es por Número de Proceso. No
obstante a ello, el SIGA puede realizar búsquedas a través de los datos del proveedor,
numero de la Orden de Compra (O/C) u Orden de Servicio (O/S) descripción del bien o
servicio, por fecha entre otros criterios.
Con la entrega del bien o servicio, el área usuaria modifica el estado de la orden en el
sistema, quedando registrada la conformidad o la observación en la entrega. En caso de
haber inconformidad, el Departamento de Logística realiza las gestiones con el proveedor
para que realice la entrega y de no estar justificada la modificación de las condiciones
establecidas se genera una Nota de Débito y se ingresa en el sistema. Hubiera o no
incidencia, el sistema lleva el registro de los acontecimientos, finalmente, tesorería procede
a realizar el pago total o con el cobro de las penalidades si correspondan.
Con el registro del pago, el sistema da por concluido el proceso de contratación. A pesar de
ello, no es posible dar de baja a los contratistas o a los procesos en los que se les otorgo la
buena pro. Esto debido a que como entidad pública, el FMV debe regirse bajo el principio
de transparencia y en caso de auditoría debe haber siempre un sustento de las
contrataciones. Es por ello, que el sistema no da de baja a los contratistas ni a los procesos
de larga data, si no que quedan almacenados en el histórico. El Departamento de Logística
utiliza estos registros como fuente para futuros procesos.
B) REGISTRO DE ARTICULOS
De la misma manera que para el caso del ingreso de proveedores y procesos, el SIGA -
Abastecimiento tiene habilitada la opción de registrar el ingreso de bienes y la toma de
inventarios (mediante el SIGA-Contabilidad). No obstante a ello, el registro de ingresos,
codificación y toma de inventarios no son llevadas por el Área de Contrataciones, si no por
el Área de Control Patrimonial, quien a su vez tiene comunicación con el área usuaria para
informar de desabastecimientos y con contabilidad sobre los ingresos y salidas de
mercadería.
De manera similar que en el caso de los proveedores, los códigos ingresados en el sistema
para los bienes adquiridos no se les da de baja, si no que se mantienen en el sistema para
cumplir con el principio de transparencia. Pese a que podría darse el caso de una duplicidad
de artículos registrados, el Área de Control Patrimonial ha elaborado diferentes códigos que
se basan en el tipo de mercadería comprada, el uso, frecuencia entre otros criterios
manejados por dicha unidad.
A continuación, se presenta una orden de compra pormenorizada con información del
proveedor y el proceso en el que participó, así como la asignación de código para los bienes
consumidos por la entidad. En este caso, se presenta al Proveedor COSAPI DATA S.A. que
participo en el proceso LP 002-2012 por la adquisición de:
Computadoras B900020075
Monitores B900020101
MODELO DE ORDEN DE COMPRA
2.4. PLANIFICACIÓN E INDICADORES
El Fondo MIVIVIENDA en términos de costo beneficio solo se realiza seguimiento con
“indicadores” a los procesos con contratos de un año o superior. Este es el caso de
concursos públicos de mediano a largo plazo, son servicios como limpieza, seguridad,
arrendamiento, Outsourcing de fotocopiado, suscripciones para la oficinas principal y
regionales.
Los contratos de breve duración por ejemplo compra de bien o consultorías no se les hace
seguimiento, el área usuaria es la única que se encarga de hacer el control. Asi mismo, para
estos casos tampoco hay seguimiento de proveedores, debido a que la idea es que la entidad
pueda contar con la mayor cantidad de proveedores posibles, es decir, no establece
relaciones de fidelidad, debido a que queda supeditada al principio de pluralidad y
eficiencia. No está presente el concepto de SCM de generar vínculos cercanos con los
proveedores.
Para el caso de las ferias, se encarga el área usuaria.
2.4.1. PROPUESTA DE INDICADORES - GENERALES
Indicador de eficacia - Aprobación de pruebas:
Estos datos se toman del Procedimiento General de Calificaciones y Evaluación del FMV.
Cuando se acepten las propuestas se cuantifica la cantidad de proveedores que salieron
aprobadas.
Nivel de
Aprobación
de Pruebas.
=
(Total Proveedores
que
aprobaron pruebas)
NAP
= 90 prove
= 0.75
( Total de
Proveedores
evaluados )
120 prove
En Direc
ción
Contr
atista
Mont
o
Cont
rato
S/.
Inicio
de
Contr
ato
Fin de
Contr
ato
N°
de
O/S
Cuot
a
Men
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Mont
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Ejecu
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Última
Actuali
zación
Super
visor
Vigil
ante
Titul
ar
Desca
nsero
Cantid
ad
Punt
o
Vigenc
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Pólizas
Nomb
re
Teléf
ono
Nomb
re
Venci
miento
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carnet
Discam
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de
carnet
Discam
ec
Responsa
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Civil
Deshone
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Accid
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Tara
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Alvar
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335-
Tarap
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Servici
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Múltip
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S.R.L
47,04
0.00
17/10/
2012
16/10/
2014
2013
01-
0000
72
1,96
0.00 OCR
25/01/2
013
Eber
Gática
Aréval
o
9420
-
3652
3
Abdón
Torres
Mozo
mbite
24/07/2
014
Wilm
erto
Perez
Díaz
28/11/2
014
1
12/h
oras
de
L/ D
sin
arma VIGENT
E
VIGEN
TE
VIGE
NTE
Este Indicador mide el grado en el cual los proveedores tuvieron resultados satisfactorios en
la evaluación. Esto indica que el 75% de los proveedores evaluados tuvieron la aceptación
del FMV para atender a los servicios que le competen para los Concursos Públicos.
2.4.2. PROPUESTA DE INDICADORES - FERIAS DE VIVIENDA POPULAR
La necesidad de poder medir el desempeño de los proveedores en el antes, durante y
después de la realización de la feria es una parte fundamental para poder identificar
aquellos factores clave dentro de la organización logística de
Indicadores de Venta
Se muestra el cronograma de Ferias de Vivienda por mes a nivel Nacional, de ella se
pueden evaluar la gestión que dio frente a los resultados obtenidos analizando la Eficacia
del cumplimiento de cada vendedor y del grupo en general que participo en la feria
indicada.
Nivel de servicio de proveedores (NSP)
Este tipo de indicador nos mide el cumplimiento de servicio de proveedores en lo que
respecta a la entrega de los servicios. Con respecto a las ferias, vendría a ser la fecha
programada contra la fecha de realización del armado de la feria de los proveedores.
Cumplimiento de cantidad de proveedores (CCP)
Nos muestra e indica el índice sobre el servicio en el armado de la feria con respecto al
número de toldos armados, numero de alfombras, numero de promotores en la feria, etc.;
comparando la cantidad real prometida por el proveedor contra la cantidad realizada.
NO conformidades (NOC)
Nos manifiesta la cantidad de no conformidades al momento de la finalización de la feria.
Con este tipo de indicador nos da un respaldo para una próxima contratación de proveedor
y así tener un historial con su ranking, especificando y dando hinca pie en el no de no
conformidades.
N° de quejas (NQ)
Describe de la misma forma que el de la no conformidades pero ahora con respecto a la
calidad del servicio de proveedores para con los clientes en la realización de la feria.
Participación de proveedores en el concurso público (PPCP)
Este tipo de indicador se resalta con gran importancia debido a las variadas y constantes
ferias, en lo que precisa la participación de los proveedores de servicios (toldos,
promotores, alfombras, etc.) para las ferias. Y así de esta forma creamos una base de datos
de proveedores en la cual nos podremos apoyar en un futuro para futuras previas.
Procesamiento de pedido (PP)
Este indicador muestra el tiempo en el que demora en que el proveedor responde a los
requerimientos de FONDO MIVIVIENDA en lo que respecta al aprovisionamiento de los
servicios para la realización de la misma.
Ciclo total de servicio (CCT)
Es el tiempo transcurrido desde el momento en que la feria comienza hasta el momento de
su finalizacion, incluyendo el pago de proveedor.
% de infraestructura sin fallas (%ISF)
Muestra el porcentaje de fallas en los servicios que brindan los proveedores. Este indicador
puede estar reflejado en la cantidad de productos dañados (toldos, micrófonos, mesas, etc.)
comparándolo con el total.
Disponibilidad de proveedores (DP)
Gracias a este indicador podemos verificar la disponibilidad de proveedores, para así poder
tener planes de contingencia al momento de escoger o llevar a concurso público la elección
de proveedores.
2.4.3 SIMULACIÓN DE APLICACIÓN DE INDICADORES – FERIA DE
VIVIENDA POPULAR
CRONOGRAMA DE FERIAS DE VIVIENDA POPULAR
Hito Localidad Oficina Tipo de
Feria
Fecha
Mes Inicio Fin
Feria 29 Tarapoto Tarapoto Mediana Julio 28 30
Feria 30 Cuzco Cuzco Mediana Julio 28 30
Feria 31 Ate Lima Grande Julio 05 07
Feria 32 Celendín Chiclayo Pequeña Julio 05 07
Feria 33 Puno Arequipa Mediana Julio 05 07
Feria 34 Huancavelica Huancayo Mediana Julio 05 07
Feria 35 Chimbote Trujillo Pequeña Julio 12 14
Feria 36 Cañete Lima Pequeña Julio 12 14
Feria 37 Tumbes Piura Mediana Julio 12 14
Feria 38 Pucallpa Tarapoto Mediana Julio 12 14
Feria 39 Pisco Ica Mediana Julio 19 21
Feria 40 Sullana Piura Mediana Julio 19 21
Feria 41 Trujillo Trujillo Grande Julio 19 21
Feria 42 Huanta Ica Pequeña Julio 19 21
Indicador de Eficiencia: Del cuadro se observa que se efectuaron 14 ferias en el mes de
Julio del 2013, siendo los resultados obtenidos en números de ventas de 224 ventas en el
producto de Nuevo Crédito Mi Vivienda.
Eficacia
(NMIV)-
Julio/13
=
ventas realizadas por
año x 100
Efc
= 224
= 16
Campañas realizadas
por año
14
En la feria programada para el mes de Julio del 2013, se obtuvo un 16% de cumplimiento
para las ventas esperadas en dicho mes.
Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada feria en el año.
Resultado
(Feria en
Tumbes)
=
Total de ventas
Realizadas por
semana
R
= 40 ventas
En la feria de Tumbes para el mes de Julio del 2013 se obtuvieron 40 ventas efectuadas del
producto Nuevo Crédito Mi Vivienda.
Productividad: Mide las ventas realizadas por hora vendedor.
En la Feria del mes de Julio realizada en Tumbes, Pedro uno de los vendedores de FMV,
efectuó 20 ventas en total, dentro de la semana que duro la feria trabajando 30 horas.
Productividad
(Pedro: Feria
Tumbes Julio
/13)
=
Total de ventas realizadas
por semanas
=
Ventas
Vendedor x Horas Trabajadas
por semana
Hora
vendedor
Prod
(Pedro)
= 20
= 0.7
30
III. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
3.1. CONCLUSIONES
Uno de los aspectos más relevantes respecto a la Logística del Estado es el alto nivel de
minuciosidad para establecer los procedimientos de los compras (o contrataciones como se
les llaman). En general, las oficinas de compras, tanto del sector privado como público, se
caracteriza por poseer un alto nivel de burocratización con relación al flujo de
documentación que intervienen en el proceso. En el Estado, se justifica su aplicación en
tanto garantiza la Transparencia, aunque en muchos de los casos eleva los costos de
adquisición.
Una característica de las contrataciones del Fondo MIVIVIENDA radica en el hecho de
tener un bajo nivel de “compras” en tanto signifique adquisición de bienes de manera
permanente. En la mayoría de los casos, opta por el alquiler u outsourcing de muchas de sus
actividades. Ello le permite mayor flexibilidad ante el cambio, sin embargo, esta
inestabilidad también genera mayores costos en el objetivo de conseguir la mayor
rentabilidad de sus recursos. De manera representativa, incluso actividades regulares como
Las Ferias de Vivienda Popular, que hemos tratado en la sección de indicadores y el
análisis de artículos, demuestra que si bien la este tipo de eventos se realiza todos los años,
el FMV prefiere realizar alquileres de toldos, cableado, sonido en lugar de adquirirlos
permanentemente (asumiendo que el costo de almacenamiento es superior a la
distribución). Si bien el FMV no es una empresa cuyo objetivo es realizar eventos si es una
actividad regular que se presenta de manera anual.
Volviendo a las características generales de las Contrataciones del Estado, existe otra
particularidad y está en el hecho de que las contrataciones no pasan por un proceso de
negociación con los proveedores, si no que los montos son establecidos unilateralmente por
la empresa pública o entidad. Aparentemente, el objetivo de dicha medida es determinar un
precio de referencia mínimo, a fin de hacer las compras lo más eficiente posible. A pesar de
ello, se pueden considerar el siguiente supuesto: Debido a que los proveedores habilitados
para contratar se inscriben, previamente, en el RNP se asume el conocimiento (al menos
básico) de los procesos en los que participan, en tal sentido, siendo los únicos habilitados
para contratar en procesos al solicitárseles una cotización referencial para determinar el
“valor mínimo” pueden establecer cantidades mayores a las que venderían a clientes
privados, a fin de tener un rango de precio sobre el cual ofrecer su propuesta. Si bien esta
contemplado dentro del procedimiento el uso de promedio y el registro histórico existe
cuando menos el riesgo (al no poder negociar) de incurrir en errores en la determinación del
valor referencial.
En el tema de indicadores, existe discrecionalidad para que la entidad los aplique dentro de
sus procesos. Es facultad de la entidad implementarlos dentro de sus actividades. Para el
caso del FMV, como se ha señalado, no existe indicadores que midan los procesos de
contratación. Si bien se ha señalado que los contratos de mediano y largo plazo (en
particular aquellos que tienen de duración de 1 a 2 años) poseen instrumentos de
seguimiento de las condiciones, no miden la efectividad o la evolución de las
contrataciones. Son utilizados, básicamente, para el cálculo de penalidades. Siendo este el
escenario, la situación para procesos menores es aun más dramática y si bien los cobros de
penalidad incurridos por cada proveedor se almacenan en el sistema, determinar las
causales es un proceso engorroso. De esta manera, si hubiera la posibilidad de contratar,
nuevamente a contratistas que hubieran incumplido con las condiciones establecidas habría
la posibilidad de que fuera contratado, nuevamente, manteniendo el circulo vicioso. La
única estabilidad, está en la permanencia de sus funcionarios. En caso de cambios de
personal, la posibilidad aumentaría.
A pesar de lo señalado, es importante destacar el valor que genera el uso de instrumentos
tecnológicos como el SEACE en las contrataciones del Estado. En general, como se ha
señalado tiene dos funciones básicas garantizar la transparencia de los procesos y generar
ahorros. El primero de ellos, se consigue mediante la publicación de la información de
manera pública y, en el caso del segundo, se logra a través de la plataforma que ya no
requiere que la comunicación se realice de manera física, sino que incluso puede darse en
tiempo real, a fin de cumplir con los plazos. Algunas actividades, no obstante, con el fin de
garantizar transparencia, es necesario realizarse de manera presencial como la apertura de
sobres, evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro.
3.2. RECOMENDACIONES
Que se debe elaborar estrategias que le permitan al FMV reducir el número de días de
preparación y coordinación del abastecimiento de los proveedores para realizar las
ferias, pues al aumentar este representa un incremento de costos para la empresa.
Seguir con su plan de inversiones y expansión ya que ha dado buenos resultados al
incrementar sus ventas y el valor de la compañía de FMV.
Se deberá estimular y hacer el reconociendo respectivo al funcionario o funcionarios
que han contribuido al crecimiento de FMV, para que así se incentive el sentido de
partencia y seguir obteniendo buenos resultados en los indicadores financieros y de
ventas del producto Estrella (Nuevo Crédito Mi Vivienda) pues no se debe perder de
vista la importancia del talento humano para alcanzar el éxito.
Se debe presentar un plan de Procedimiento de Distribución Estándar para todos los
proveedores que tengan la aprobación para brindarnos los distintos servicios.
El programa de Fondo MiVivienda, no presenta una explicación gráfica de las
actividades que realizan y los pasos al detalle por etapas. De tal forma que, al no tener
una guía o referencia gráfica, los usuarios al realizar las tareas, cometen errores o
presentan demoras por no tener un flujo definido de las actividades y sus operaciones
en orden.
Por tal motivo se recomienda elaborar el manual con la explicación y guía gráfica de
las actividades y sus procesos desarrollados en orden por etapas, donde se establece la
entidad, las áreas responsables, las tareas o pasos a seguir, las entidades externas
responsables para el desarrollo de las actividades y los tiempos límite establecido
para el cumplimiento del objetivo.
IV. ANEXOS
