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UNIVERSIDAD LATINA DE COSTA RICA

ESCUELA DE ENFERMERÍA

LICENCIATURA

Administración Aplicada a los Servicios de Enfermería

Tema:

Proceso administrativo, etapa: Control.

Elaborado por:

Tatiana Brenes Rodríguez.

Paula Mejía Barrientos.

Alicia Osegueda López.

Mónica Rodríguez Retana.

Katherine Solano Quirós.

Fecha de entrega:

05-06-15.

II Cuatrimestre

6

PROCESO ADMINISTRATIVO, ETAPA: CONTROL 2015

Tabla de contenido

Introducción...........................................................................................................................3

Justificación...........................................................................................................................4

Objetivos...............................................................................................................................5

Objetivo general................................................................................................................5

Objetivos específicos.........................................................................................................5

Control...................................................................................................................................6

Sistemas de Control..........................................................................................................6

Métodos de Control...........................................................................................................8

Técnicas de control más empleadas...............................................................................10

Pasos del control.............................................................................................................13

Descripción del esquema de control...............................................................................13

Principios del control aplicados a los servicios de administración de enfermería..............14

Convergencias y divergencias............................................................................................17

Conclusión..........................................................................................................................19

Bibliografía..........................................................................................................................20

Anexos................................................................................................................................21

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Introducción

La administración en salud o administración sanitaria es la ciencia social y técnica

relacionada con la planificación, organización, dirección y control de las empresas

públicas y privadas del sector salud, medio ambiente, recursos naturales,

saneamiento básico urbano y rural, innovación tecnológica, mediante la

optimización de recursos financieros, tecnológicos y humanos. (Huete L, 2004)

El trabajo en equipo es el único que puede hacer a las organizaciones humanas

altamente competitivas y esto solo se logra mediante la aplicación de métodos y

técnicas propias de la administración.

El enfoque que este trabajo de investigación le dará a las funciones

administrativas, será dirigido a la estructura, que dentro de ella están los recursos

materiales, equipo; considerando planeación, organización, dirección y control de

dichos recursos así como provisión de escenarios en donde pueda haber déficit

de estos.

Con la elaboración de este trabajo de investigación, daremos un enfoque a la

etapa de control, considerando los sistemas, los métodos, los pasos, los

principios, y las técnicas que comprenden esta etapa tan importante del control,

donde se evalúa si el proceso administrativo está cumpliendo con los objetivos

planteados.

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Justificación En el campo de la administración de servicios de enfermería, para desarrollar cada

una de las funciones administrativas, se requiere de una serie de acciones para

ser aplicadas correctamente; es por esto que él enfermero (a) necesita conoce en

detalle cada una de ellas para asegurar su aplicación armónica y sostenida para el

logro de los objetivos organizacionales.

Estas funciones administrativas son instrumentos que se pueden aplicar en el

campo laboral, que no solo implica la parte empírica, sino también la científica,

como la correcta utilización y el buen manejo del presupuesto, políticas que dirigen

en dirección correcta las acciones, cronogramas para hacer un buen

aprovechamiento del tiempo, recursos humanos así como los materiales.

La etapa de control nos permite evaluar el logro de los objetivos, prever desviación

en la ejecución de planes y programas, optimizar la utilización de recursos,

promover y sugerir alternativas administrativas, y establecer diagnósticos

continuos.

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Objetivos

Objetivo general

Analizar sobre las funciones administrativas dirigidas a la estructura de una

organización, por medio de la investigación en literatura y en centros de salud,

describiendo detalladamente la etapa de control, durante el II cuatrimestre del

2015 en el curso de Administración Aplicada a los Servicios de Enfermería.

Objetivos específicos

1) Conceptualizar el proceso administrativo aplicado a la administración de

los servicios de enfermería.

2) Describir la etapa de control y sus pasos.

3) Describir los instrumentos del control.

4) Analizar cuando las etapas del proceso administrativo funcionan como

actividades y cuando funcionan como proceso administrativo.

5) Identificar las convergencias y divergencias dos autores.

6) Identificar los principios de la etapa control.

7) Analizar la aplicabilidad en la administración de los servicios de enfermería.

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Control

Es la apreciación del resultado en cuanto al logro de objetos organizacionales. “Es

la apreciación del resultado de ejecutar los planes en relación con los objetivos

previamente establecidos, determinando las causas de las posibles desviaciones y

las medidas oportunas para su corrección”. (Pedrero M. d., 2005)

Propósitos del control Evaluar el logro de los objetivos.

Prever desviación en la ejecución de planes y programas.

Optimizar la utilización de recursos.

Promover y sugerir alternativas administrativas.

Establecer diagnósticos continuos.

Promover la creatividad e innovación.

Sistemas de Control

El control se define como la etapa final del proceso administrativo en el cual se

aprecia el resultado de la ejecución de los planes, comparando ese resultado con

los objetivos y estrategias planteados.

Lo anterior se hace posible aplicando los sistemas, métodos y medios de control.

Por lo que respecta a los sistemas, se consideran los siguientes:

La Supervisión.

La Evaluación.

Supervisión

Aun cuando la supervisión se considera más bien como parte de la dirección es un

sistema importante d control en las organizaciones.

La supervisión se concibe en concordancia con la teoría de las relaciones

humanas o del comportamiento, ya que la teoría clásica de la administración ubica

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la supervisión como forma de control por excelencia. Por ello, nuestro concepto de

supervisión combina con dos enfoques, pero enfatiza el humanista. La

supervisión es una dirección democrática, cuyo principal interés es el hombre y su

realización va en consonancia con los objetivos organizacionales.

Objetivo de la Supervisión:

Desarrollo dl personal subordinado, hacia el logro d la eficiencia.

Promover la calidad dl servicio para los usuarios.

Proteger y apoyar el logro de objetivos organizacionales.

Aplicar medidas correctivas en las desviaciones.

Principios de Supervisión:

Principio de la Planeación.

Principio de Liderazgo.

Principio de Enseñanza.

Principio de Comunicación.

La supervisión es función del personal altamente calificado, conocedor del trabajo

que se realiza, responsable de aplicar medidas disciplinarias sin detrimento del

logro d objetivos, capacitado en el liderazgo y manejo de conflictos y altamente

creativo.

Requisitos de los planes de Supervisión:

1. El plan de supervisión exige ser global.

2. Amplia difusión para asegurar la participación dl supervisado.

3. No rebasar los 6 meses planeados, puesto que por fundamentarse en

diagnósticos situacionales después d ese tiempo resultarían inoperantes.

4. Fundamentarse en documentos normativos para aspectos disciplinarios.

5. Establecer medidas disciplinarias y acciones correctivas.

6. Determinar acciones d reforzamiento.

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Evaluación

Se conceptúa la evaluación como un proceso sistemático d medición y

comparación d resultados en relación con los objetivos.

Se evalúan logros, objetivos, recursos, y necesidades. La evaluación es constante,

dinámica, objetiva, oportuna y permanente.

Tipos de Evaluación:

Directa: Se aplica por medio de la investigación en el campo especifico d

trabajo. Como métodos se utilizan las entrevistas, las reuniones, la

observación, el recorrido y la enseñanza, entre otros.

Indirecta: Se aplica por medio de la consulta de documentos, estadísticas y

el propio plan de la empresa.

El objetivo principal de la evaluación es el control de variables que pudiesen

alterar el plan y apoyar la toma de decisiones, proporcionar información confiable

sobre los avances o desviaciones y presentar con oportunidad los resultados de la

ejecución.

Métodos de Control

Para el control se aceptan como más adecuados dos métodos:

El Archivo.

La Auditoria.

Archivo:

Se define como el conjunto de documentos debidamente clasificados y

ordenados, que integran los datos históricos y la información esencial de una

organización social.

El archivo se clasifica según su destino y el sistema de acceso:

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Pasivo o En almacén.

Según el Destino

Activo o En ejercicio.

Público

Según el Sistema de Acceso Privado

Secreto

Definir el contenido del archivo es complejo, sistemático y metódico, pero, sin

duda, esencial para la vida de la organización.

Auditoría:

La auditoría es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un

trabajo.

Objetivo: Descubrir deficiencias e irregularidades y plantear soluciones.

Utilidad: Ayudar a la dirección a lograr un control continuo y constructivo.

Tipos de Auditoria:

Externa (Fiscal y Contable)

Interna (Administrativa, Contable y Profesional)

Las auditorías externas suelen hacerlas las empresas de contadores públicos. Se

intenta evaluar el estado financiero, comprobando la exactitud de los registros.

Las auditorías internas se ejecutan con personal de la organización, la

administración evalúa los controles administrativos, la estructura de la

organización, las políticas, los planes y la ejecución.

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Técnicas de control más empleadas

Informes

Son documentos escritos en los cuales se presentan datos y cifras en forma

ordenada y significativa, que son útiles para evaluar, volver a definir o tomar

decisiones.

Requisitos:

- Presentarse a tiempo, ser oportunos.

- Los datos y cifras deben corresponder a la realidad y ser precisos.

- Los aspectos informados serán detallados y completos, íntegros.

- Los datos y cifras deben ser comprobables.

- Los aspectos a informar deben ser importantes y congruentes.

- Presentar la información sistemática y organizada.

Objetivos:

- Construir la base para la toma de decisiones con información real, integra,

veraz y oportuna.

- La información proporciona datos significativos para actualizar los planes y

programas.

- Servir para coordinar esfuerzos a todos los niveles de autoridad.

- Sintetizar la información importante.

- Ahorrar tiempo en el análisis de la organización.

Clasificación: pueden clasificarse según el propósito, el diseño, el contenido, ect,

y los más comunes son:

Tipos de informes:

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- Cualitativos: consisten en presentar datos relevantes en forma narrativa con

inclusión o no de cifras o datos estadísticos. Se ordena y presenta la

información, procurando mostrar una visión integral del aspecto a informar.

- Cuantitativos: con datos numéricos organizados y presentados en forma

estadística, cuya función es mostrar en forma grafica y detallada de

aspectos específicos que requieren de acciones correctivas.

- De control: se realizan de forma rutinaria y previamente programada para

medir los avances a para comparar el logro de metes en espacio y tiempo

determinados.

- Provocados: especiales que se realizan cuando existen desviaciones en el

logro de objetivos o metas. Las fallas o deficiencias requieren ser

examinadas y, por lo mismo, se precisa de información especial.

- Solicitados: solo se incluye el hecho, actividad o función sobre el cual se

desea conocer a fondo.

Periodicidad: según el propósito del informe, este puede ser: diaria, semanal,

mensual, semestral o anual.

Estructura del informe:

1. Preliminares. Son los datos generales de presentación del informe que

incluyen la portada, referencias, directorios y el contenido.

2. Introducción. Puede presentarse en forma convencional o con una

justificación.

3. Informe cualitativo. Son los datos en forma narrativa que son señalados por

temas, capítulos, títulos y subtítulos.

4. Informe cuantitativo. Puede presentarse en sección separada o integrado al

texto del informe cualitativo.

5. Cuadros y gráficos.

6. Conclusiones o sugerencias.

7. Fuentes de información.

8. Anexos.

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No todos los informes se presentan de la misma forma que la mencionada, ya que

algunas organizaciones tienen especiales en los cuales solo se vacían los datos

para el informe.

Independientemente de la estructura mencionada, que puede servir de apoyo a

quienes inician a elaborar informes, es importantes adquirir habilidad al realizarlos.

Deben reflejar el aprovechamiento de los recursos, en relación con los logros

obtenidos, su redacción debe incluir conclusiones y sugerencias.

Generalmente, un buen informe se divide en dos pares: la parte cualitativa y la

parte cuantitativa. En la primera se describen los aspectos que se desean informar

y en la segunda se expresan con tablas o gráficos de avances. Los aspectos que

se deben incluir en un informe son:

- Preliminares. Se integran por la portada, el directorio, tabla de contenido,

introducción y listas de tablas o gráficos.

- Informe. Se inicia por la justificación, los objetivos, descripción de los

aspectos que se desea informar, los avances, los contratiempos, las

conclusiones y sugerencias.

- Sección técnica. Incluye tablas o figuras que ilustren los aspectos sobre los

que se está informando.

- Sección de referencias y apéndices. Bibliografías y anexos

correspondientes.

Tipos de informes:

o Provocado. Consiste en hacer la necesidad de entregar resultados.

o Solicitados. Aquel que se desprende de una solicitud que generalmente se

origina a nivel jerárquico superior.

o De rutina. Se realiza en forma fiada por un tiempo determinado.

- Observación: esta característica es indispensable. Para su ejercicio se

deberá fijar parámetros de medición que impida la subjetividad.

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- Datos estadísticos: permiten la medición y comparación en términos de

precisión.

- Control de cantidad: se relaciona con la mayor o menso demanda, en los

departamentos de enfermería se refiere a la cantidad de pacientes

atendidos.

- Control de calidad: se hace acorde al tipo de servicio que se brinda. En

enfermería se relaciona con la calidad de atención que se presta.

- Control de tiempo: en casi todos los organismos viene a ser de máxima

importancia como indicador de la programación de actividades y el máximo

aprovechamiento de los recursos.

- Control de inventarios: se aplica para medir las existencias previstas y los

suministros.

Pasos del control

Son establecer parámetros de medición, aplicar los sistemas de control y evaluar

los resultados. La evaluación permite compara los logros en relación con los

objetivos planteados en la planeación. Si detectamos errores, desviaciones u

objetivos sin lograr se aplican las medidas conducentes para enderezar el camino.

Cuando se termina la evaluación, se reinicia el ciclo.

Descripción del esquema de control

a) Establecimientos de parámetros de control. Es importante determinar guías

de medición objetivas, tanto cualitativas como cuantitativas.

b) Medición por sistemas. Implica la ejecución de la supervisión y la

evaluación respecto a los logros, alcances y progreso de la ejecución en los

planes de trabajo.

c) Comparación. Se realiza confrontando los alcances ya conocidos, a través

de la supervisión y la evaluación respecto a los objetivos preestablecidos,

detectando las causas de los posibles desviaciones y emprendiendo

medidas para su corrección.

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d) Mejoras y correcciones. De acuerdo con los resultados de la comparación

se mejoran los planes si es necesario o si se corrige la ejecución.

El control es la última de las funciones administrativas y la que cierra el ciclo

del proceso administrativo.

El control permite conocer los resultados de la ejecución en relación con el plan

inicial y establecer causas de las posibles desviaciones.

Actualmente, los parámetros para medir los avances se orientan a los

procesos, es indispensable establecer lo que se desea lograr, sobre todo en

aquellas actividades que con la administración tradicional no se controlan.

Las técnicas para medir los procesos se incluyen en la planeación y se aplican

cuando se ejecuta el plan. La estadística ofrece varias alternativas para medir.

Figura 4

Figura 4. Aspectos de control

Principios del control aplicados a los servicios de administración de enfermería

1. Principio del equilibrio. Consiste en verificar la congruencia entre los

resultados esperados y resultados obtenidos. El equilibrio se logra

cuando la autoridad delegada es proporcional al tipo de decisiones que

debe tomar a quien se delega.

Análisis: El o la supervisora del servicio verifica si los resultados

propuestos se llegaron a cumplir en un lapso de un tiempo establecido.

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Además, no se debe de inclinar por una persona u otra, sino ser neutral

en cuanto a las decisiones que toma, hay que conocer los pros y contra.

2. Principio normativo. Las funciones delegadas tienen que estar

contempladas en los documentos oficiales de la empresa. Al mismo

tiempo, los parámetros perfectamente determinados en los respectivos

planes o en manuales, o reglamentos.

Análisis: en cuanto a la administración de los servicios de enfermería

cada funcionario tiene un perfil y el cual está contemplado en la

institución. Además, cada servicio cumple con un manual de

procedimientos y reglamentos que cada funcionario debe de cumplir al

momento laborar para la institución correspondiente.

3. De la garantía del objetivo. La función del control es asegurar el éxito de

los planes a través de la detección oportuna de desviaciones.

Análisis: en la administración de los servicios de enfermería se cumple

en todos los servicios debido que en estos para poder tener un control

organizativo en los servicios se debe asegurar que los objetivos se

cumplen para que de esta forma trabajo de calidad.

4. De eficiencia. Los controles deben detectar desviaciones del plan,

causas y fallas oportunamente.

Análisis: todo servicio de enfermería conlleva la etapa de control porque

así se demuestra lo que está fallando y qué lo está causando para

solucionarlo y con ello lograr trabajo en equipo con calidad y eficiencia.

5. De economía. La detección de efectos indeseables en comparación con

el plan y que es realizada por el control, será con un mínimo de costos

para la organización.

Análisis: el control incluye lo que son el presupuesto, es decir, la

administración de los servicios de enfermería elabora un informe

cuantitativo el cual incluye toda la parte numérica para el control del

presupuesto.

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6. De la armonía de los planes. Los diferentes programas y planes de la

organización deben señalar con claridad los sistemas y técnicas de

control a utilizar, así como el progreso entre acciones.

Análisis: en el uso y manejo de control debe haber un control adecuado

para poder emplear los objetivos propuestos y así llegar a concluir con

los objetivos de la mejor manera.

7. De la jerarquía. Los controles deben reflejar la responsabilidad por la

acción para facilitar las correcciones.

Análisis: en el puesto de control debe de existir la jerarquía para saber el

rol de cada persona o de cada puesto para desempeñarse en las

funciones de la mejor manera.

8. Del control del punto crítico. La atención del control en punto crítico se

orienta a factores que pueden interferir con los planes y los objetivos.

Análisis: al encontrar el punto crítico es necesario saber cómo abordar

dicha situación ya que si no nos centramos con el punto del problema el

abordaje produce desviaciones que nos impiden concluirlo

satisfactoriamente.

9. De acción. Indica la necesidad de actuar en el momento preciso, lo que

hace el control efectivo.

Análisis: el administrador de los servicios de enfermería debe de actuar

en el momento justo que se necesita ya que postergarlo tomaría severas

consecuencias.

10.De excepción. Los resultados manifiestos de alteraciones al plan

implican un control por excepción.

Análisis: cuando un objetivo está alterado va a llevar un proceso

diferente en comparación cuando un objetivo se cumple, esto ocurre en

los servicios de enfermería ya que hay q elaborar un plan B para poder

dar una solución al objetivo alterado que se obtuvo.

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Convergencias y divergenciasCONVERGENCIAS DIVERGENCIAS

El proceso para medir el desempeño real

comparando con un parámetro y toma

acciones administrativas para corregir las

deviaciones o los parámetros adecuados.

El libro de la autora de Balderas no explica

lo que es la auditoría fiscal contable y

administrativa a diferencia de la autora

Rocio Ortega García del libro Administración

General que si explica ampliamente estos

tres tipos de auditorías.

Los pasos fundamentales del proceso de

control.

El libro de Balderas no explica los enfoques

del control burocrático (control de fomento al

avance o anterior de la acción controles,

directivos concurrentes y controles de

retroalimentación o posteriores a la acción)

El libro de Balderas une las técnicas del

control más empleadas son los informes

dentro de los tipos de informes están los

informes cuantitativos comparándolo con el

libro de Rocio Ortega ella explica los

controles presupuestales.

Balderas no explica en su libro los controles

financieros a diferencia de Rocio Ortega que

explica el ciclo de tesorería, ciclo de cuentas

y ventas por cobrar ciclo de compras y

cuentas por pagar, ciclo de sueldos y

prestaciones, ciclo de producción y ciclo de

informes financieras.

Que ambos autores en la auditoría externa

mencionan como el requerimiento de un

contador público para la revisión de un área

en específico.

El libro de Rocio Ortega describe el cómo

diseñar sistemas de control efectivos.

El libro de administración general no

menciona el método de control de archivo

solo se enfoca en el de auditoría.

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Ejemplo de cómo sería aplicado el esquema de control a las etapas del proceso administrativo

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Conclusió n

CONCLUSIONES

1. Describimos la etapa de control y sus pasos.

2. Describimos los instrumentos del control.

3. Analizamos cuando las etapas del proceso administrativo funcionan como actividades y cuando funcionan como proceso administrativo.

4. Identificamos las convergencias y divergencias dos autores.

5. Identificamos los principios de la etapa control.

6. Analizamos la aplicabilidad en la administración de los servicios de enfermería.

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Bibliografía

Pedrero, M. d. (2005). Administración de los servicios de enfermería, Sexta

Edición. México: Mc Graw Hill.

García, R. O. (2006). Administración general. D.F: Instituto de investigación de

tecnología educativa de la Universidad Tecnológica de México, S.C.

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Anexos

Entrevista

Las estudiantes de Licenciatura de Enfermería de la Universidad Latina del

segundo cuatrimestre de la materia de Administración Aplicada realizarán la

siguiente entrevista sobre la Aplicación del Proceso Administrativo de la etapa de

Control en el Hospital San Juan de Dios en el servicio de Medicinas, para

construir la aplicación en la administración de los servicios de enfermería.

1. ¿Cuál es el concepto de Control para este servicio?

2. ¿Cuáles son los propósitos del Control?

3. ¿Qué tipo de Sistemas de Control se rige en el servicio (supervisión,

evaluación ambos u otros)? Explicar cómo está compuesto.

4. ¿Qué tipos de métodos de control utilizan? (explicar cómo se forma y como

la emplean)

5. ¿Qué técnicas de control son las más utilizadas en su servicio? (Describir)

6. ¿Qué pasos utilizan en la elaboración del Control?

7. Mencione y explique los principios del Control con el que cuenta su servicio.

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1. ¿Cuál es el concepto de control para este servicio?

Primero las funciones de la supervisión es aplicar el proceso administrativo

en todas las etapas. Una de ellas es el control, en el control nosotros

hacemos una supervisión directa e indirecta. La indirecta es cuando

nosotros vamos al servicio y aplicamos todo lo que es nuestro conocimiento

científico para validar todos los procesos que se realizan en los servicios,

entonces así hablamos con las enfermeras y controlamos todos los

procesos, pero tomando en cuenta que la enfermera tiene que controlar

desde ella, desde su servicio y yo como supervisora veo toda el área. Y el

control aquí es muy importante porque valida la calidad de enfermería en

todo el área, podemos definir el control como la función que permite la

supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados

esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté

llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de

los límites de la estructura organizacional.

2. ¿Cuáles son los propósitos del control?

Brindar calidad con calidez al usuario y fortalecer la supervisión de

enfermería hospitalaria a través de lineamiento ya establecido,

estandarizado que permite el mejor aprovechamiento de los recursos.

3. ¿Qué tipo de Sistemas de Control se rige en el servicio (supervisión, evaluación ambos u otros)? Explicar cómo está compuesto

La supervisión directa e indirecta. En la directa es cuando observamos

todos los procesos en los servicios, llámese preclínica, baños en cama,

toma de vías periféricas, utilización de medidas de protección, calidad de

notas de enfermería, como hacen la ingesta y excreta, revisamos los

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medicamentos que se den en forma limpia y segura. Y la indirecta ya es

cuando es por medio de informes, de revisión de notas, ósea todo lo que

está en el expediente que corresponda a enfermería.

4. ¿Qué tipos de métodos de control utilizan (explicar cómo se forma y como la emplean)?

Utilizamos los métodos de archivo porque llevamos un control de registros,

informes, procedimientos y normas ejecutadas y los de auditoría, en ese

evaluamos los controles administrativos, la estructura de la organización,

las políticas, los planes y la ejecución de la práctica del profesional diverso,

conforme a un objetivo de calidad.

5. ¿Qué técnicas de control son las más utilizadas en su servicio? Describir.

Informes, hoja de cotejo, que se hacen según la programación anual que

tenemos, aplicamos todo el sistema operativo, de lo que se llama el PAO

(Plan Anual Operativo) y el proceso de gestión.

6. ¿Qué pasos utilizan en la elaboración del control?En realidad son pasos esquematizados, nosotros cuando hacemos la

supervisión directa tenemos un cronograma de actividades de la

supervisión, entonces cada supervisor en cada turno revisa si estos

procedimientos que se realizan en 24 horas se realizan bien, entonces lo

revisan en la mañana, en la tarde y en la noche, entonces lo que hacemos

es una supervisión general de todo el área, ya tenemos la programación por

día y por mes, y además de eso de acuerdo a las auditorias de calidad se

hacen planes de mejora para trabajarlos en cada servicio con el grupo de

enfermeras de 24 horas.

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7. Mencione y explique los principios del Control con el que cuenta su servicio.

Nosotros utilizamos todos los principios de control, se considera más bien

como parte de la dirección, es un sistema importante de control en las

organizaciones, desde el desarrollo del personal subordinado, hacia el logro

de la eficiencia, promovemos la calidad de servicio y protegemos y

apoyamos el logro de los objetivos organizacionales.

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proceso administrativo, etapa: control€¦ · web viewla etapa de control nos permite evaluar el...

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