CONTROL

CONCEPTO

Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

1.- RELACION CON LO PLANEADO: el control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.2.- MEDICION: para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.3.-DETECTAR DESVIACIONES: una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. 4.- ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS: el objeto del control es prever y corregir los errores.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

1.- establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.2.-se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos.3.- determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4.- localiza a los sectores responsables de la administracion, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

IMPORTANCIA

5.- proporciona informacion acerca de la situacion de la ejecucion de las planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacion.6.- reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.7.- su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

EQUILIBRIO DE LOS OBJETIVOS DE LA OPORTUNIDAD DE LAS DESVIACIONES COSTEABILIDAD DE EXCEPCION DE LA FUNCION CONTROLADA

PRINCIPIOS

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

EQUILIBRIO

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos establecidos.

DE LOS OBJETIVOS

El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir debe aplicarse antes de que se afectue el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas.

DE LA OPORTUNIDAD

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

DE LAS DESVIACIONES

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que se presente en tiempo y dinero, en relacion con las ventajas reales que este reporte.

COSTEABILIDAD

El control debe justificarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.

DE EXCEPCION

Este principio es básico, ya que señala a la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

DE LA FUNCION CONTROLADA

ETAPAS DEL CONTROL

ESTABLECIMIENTOS DE

ESTÁNDARES

a)Estándares de cantidad.

b)Estándares de calidad.

c)Estándares de tiempo.

d)Estándares de costos.

MEDICION DE RESULTADOS

Es una entidad bien definida. Sin la medición, el funcionario se ve obligado a imaginar o emplear métodos empíricos.

La medición requiere una unidad de medida y en la administración los más comunes son las unidad de trabajo, de costo de energía disipado.

CONCEPTO DE MEDICION

CLASIFICACION DE LAS MEDIDAS

l) Los concernientes a un programa completo o realización total.

2) Los que atañen a la producción por unidad de trabajo directo empleado.

Los primeros son de alcance más amplio, abarcan el progreso género del negocio y conciernen principalmente a las más altas jerarquías, para tales casos la medición es por objetivos.

El uso de objetivos para la medición del desempeño requiere mucha profundidad de pensamiento, deliberación y delegación e interés de la autoridad necesaria para alcanzar los resultados y un periodo razonable para alcanzar objetivos.

También para los niveles superiores e intermedios pueden emplearse los centros.

1)Centros de utilidad:

Miden los resultados en términos de utilidad generosos y logrados por un funcionario que tiene toda la responsabilidad género de la administración de una unidad orgánica específica como una subsidiario o una división.

2) Centros de costos:

Es semejante pero aquí se mide el desempeño del gerente por la cantidad específica del trabajo logrado, tal como las unidades producidas o vendidas a un costo estipulado.

El trabajo que es sumamente repetitivo, que requiere poco criterio que se mueve con un ritmo más o menos constante y que es completamente objetivo, puede generalmente ser medido con bastante exactitud.

El trabajo de naturaleza creativa que se realiza en forma irregular y que varia considerablemente en su presentación es difícil de medir.

El problema de medir se enfrenta a actividades de resultados tangibles e intangibles.

Tangibles: Unidades producidas, tarjetas activadas y muestras distribuidas.

intangibles: Formación y mejoramiento de funcionarios, el fenómeno de lo bueno, disposición y mejoramiento de los trabajadores, efectivamente de las comunicaciones.

3). Medición del funcionamiento:

a) Las mediciones sustituyen al criterio. No sélo es necesario medir, sino también evaluar lo que se ha medido.

b) Distribuir razonablemente las mediciones entre las varios actividades clave. Abstenerse de hacer todas las mediciones en el mismo nivel de organización.

c) Seleccionar medidas para evaluar tanto los actividades actuales como las futuras.

Las mediciones que se aplican o un grupo. La unidad no necesariamente debe ser un empleado individual.

l) Medir el funcionamiento. 2) Compararlo con el estándar. 3) Corregir la desviación. 4) Medición del funcionamiento de ventas.

COMPARACIÓN Y CORRECCIÓN

COMPARACIÓN.

En efecto, se evalúa el desempeño. Donde hay una diferencia entre el rendimiento y el estándar, es con frecuencia requiere de un juicio para evaluar su importancia.

Para establecer una variación absoluta rígida o incluso un rango por lo que es satisfactorio es insuficiente.

Relativamente pequeñas desviaciones de la norma están aprobadas para la realización de algunas actividades.

Mientras que en otros casos una desviación leve puede ser grave.

Los gerentes que realizan el trabajo de control por lo tanto, deben analizar, evaluar y juzgar los resultados a lo mejor de su capacidad.

En este sentido, es especialmente útil la detección de desviaciones de la norma.

También, deben obtenerse sugerencias de aquellos que realizan el trabajo o los cierre, indicando qué medidas de control podrían adoptarse.

Los datos de tendencia para el sujeto son útiles. Además, la indicación de controlable a diferencia de

los elementos no controlables, debería incluirse. En la mayoría de los casos, este paso de comparar el

rendimiento con las normas de control debe hacerse tan cerca del punto de funcionamiento como sea posible.

Este gasto control de esfuerzos y ayuda en la localización de áreas correlacionados; por lo general resulta en pérdidas mínimas.

CORRECCIÓN

El segundo y último paso del proceso de control es corrección de las desviaciones.

Se puede ver como el paso que asegura que las operaciones se ajustan y se realizan esfuerzos para lograr los resultados previstos inicialmente.

Siempre que las diferencias significativas son descubiertas, son imprescindibles acciones enérgicas e inmediatas.

Control eficaz no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o expectativas excesivas.

La acción correctiva se pone en efecto por aquellos que tienen autoridad sobre el desempeño real.

Como se indicó anteriormente, puede implicar la modificación de los planes como por ejemplo, un cambio en un procedimiento o método o una nueva forma de comprobar la exactitud de las piezas que se fabrican.

En algunos casos, una modificación de la organización puede ser en orden, mientras que en otros casos podría ser suficiente un cambio en la motivación.

Restablecimiento del objetivo en la mente del empleado o una revisión de una política y su aplicación puede que sea necesario.

Acción correctiva es preferible a la acción correctiva; es decir, este paso del proceso de control implica más de indagando a problemas y corregirlo.

Es básica en el proceso de control ya que otra vez de ella, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo, al correr el tiempo de la calidad de la información depende en grado y rapidez con que se retroalimente el sistema

RETROALIMENTACIÓN

TECNICAS DE CONTROL

DEFINICIÓN

Comprende todos aquellos medios a través del administrador, se llega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todos y cada una de las actividades de la organización

Contabilidad Auditoría Reportes Archivos Gráficas y Diagramas ( procedimiento de GANTT y hombres, máquinas) Método cuantitativo Control Interno

CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE CONTROL