PROCESO ADMINISTRATIVO: ETAPA ORGANIZACION

INDICEINTRODUCCIONiOBJETIVOS11.GENERALIDADES DE LA EMPRESA21.1NOMBRE COMERCIAL DE LA EMPRESA21.2LOGO DE LA EMPRESA21.3BREVE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD O GIRO DE LA EMPRESA21.4CLASIFICAR LA EMPRESA SEGN SU TAMAO22.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA33.MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DE PUESTOS44.DESCRIPCION DE FUNCIONES54.1CARGO: GERENTE REGIONAL54.2CARGO: GERENTE DE ZONA64.3CARGO: JEFE DE FINANZAS74.4CARGO: JEFE DE MERCADEO84.5CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS94.6CARGO: JEFE DE AUDITORIA Y RIESGOS104.7CARGO: JEFE DE IT11

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INTRODUCCION

Con el presente trabajo, se da a conocer como est Organizada una empresa, funciones, tareas y competencias que son imprescindibles incorporarlas en las descripciones y perfiles de los puestos. Este manual es un recurso importante para el desarrollo de carrera de los colaboradores. As mismo, es de gran importancia para los responsables de las reas porque permite visualizar el panorama de las tareas y requisitos mnimos de los puestos, que ayudara al seguimiento, retroalimentacin de desempeo, ascensos u otros, para el colaborador.

Al tener todo descrito de una manera clara, sirve para que el colaborador de la empresa tenga todo claro con respecto a su posicin, y a las posiciones que quiz desee aplicar en un futuro. Esto abre la visin de todos y es trabajar ordenadamente para obtener un buen funcionamiento y resultados.

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OBJETIVOS

a. Facilitar el conocimiento de las labores, responsabilidades y dems caractersticas de los cargos, por parte de las personas que los ocupen, y a sus supervisores.

b. Servir de apoyo a un mejor ejercicio de las funciones de direccin, supervisin y disciplina del personal.

c. Contribuir al desarrollo de un eficiente sistema de evaluacin, retencin, promocin de colaboradores.

d. Contribuir al desarrollo del sistema de registro, control, estadstica e informacin de gestin de recursos humanos.

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1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 NOMBRE COMERCIAL DE LA EMPRESA

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1.2 LOGO DE LA EMPRESA

1.3 BREVE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD O GIRO DE LA EMPRESAGiro de la Empresa: La empresa se dedica a:

1.4 CLASIFICAR LA EMPRESA SEGN SU TAMAO La empresa de acuerdo a su estructura, es una empresa con fines de lucro, formal y descentralizada, y segn su tamao es Mediana, porque cuenta con 110 empleados.

2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

2.1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

2.2 CADENA DE MANDO

Este tiene estructurado lnea-staffa. GERENTE REGIONALEs la Mxima autoridad de la Empresa, el rinde cuenta al DIRECTOR.

b. GERENTES ZONALESSon los segundos mandos en ausencia del Gerente Regional, ellos supervisan y desarrollan el crecimiento del pas; reportan directamente al Gerente Regional.

c. JEFES DE DEPARTAMENTOSon los terceros en la lnea de mando, y ellos deben reportarle al Gerente Regional. Cada uno tiene a su cargo, 3 o 5 personas, que se encargan de sus propias funciones para sacar adelante su departamento y los resultados.

d. COORDINADORES, AUXILIARES, AUDITORES, ASISTENTESSon los ltimos en la lnea, y ellos le reportan a cada Jefe de Departamento que le corresponde.3. MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DE PUESTOSASPECTOS GENERALES DEL MANUAL3.1 DEFINICION Y TERMINOSa. CARGO: Es un conjunto de labores, deberes y responsabilidades asignados a una unidad de trabajo especfica e impersonal dentro de la empresa, atribuidos por una autoridad, y que requiere el empleo de una persona durante una jornada de trabajo completa o parcial.b. CLASE DE CARGO: Es el conjunto de cargos sustancialmente similares por su complejidad y dificultad de desempeo, deberes y responsabilidades, cuyo ejercicio exige idnticos requisitos de idoneidad, y a los cuales corresponde un mismo salario.c. ESPECIFICACION DE CLASE DE CARGOEs la descripcin por escrito, de manera clara y concisa, de las Tareas Tpicas, deberes y responsabilidades asignados a una clase de cargo, as como la consignacin de los requisitos y condiciones que se exigen para su adecuado desempeo.

3.2 DISTRIBUCION DEL MANUALRecibirn una copia del Manual completo: El Gerente Regional Gerentes de Zona a cargo de la Operacin Nacional El Encargado del Departamento de Recursos HumanosCada empleado recibir una copia de la especificacin de clase en la cual queda comprendido su cargo.3.3 PUESTA EN VIGENCIAEl Manual entra en vigencia a partir de la aprobacin del mismo por parte del Gerente Regional, Jefe de Recursos Humanos quien tiene la responsabilidad de ejecutar el mismo.

3.4 EDICIN, PUBLICACIN Y ACTUALIZACINEl Manual de Descripcin de Puestos debe ser revisado peridicamente cada vez que ocurran cambios en la organizacin, en estrecha coordinacin con el Jefe de Recursos Humanos y el Ministerio de Trabajo. 4. DESCRIPCION DE FUNCIONES4.1 CARGO: GERENTE REGIONALDESCRIPCIN DEL CARGO: Planificar, organizar, coordinar y dirigir los procesos diarios que se realizan, proponiendo normas para el adecuado funcionamiento del departamento y funciones a su cargo.FUNCIONES ESPECFICAS: Apoyar en las actividades de supervisin Distribuir las funciones del personal operativo. Supervisar el personal a su cargo. Dirigir y evaluar las actividades del procedimiento. SISTEMAS DE GESTIN Conocer y cumplir las actividades de verificacin. Cumplir con las normas y procedimientos estipulados en los manuales. Cumplir y asegurarse que el personal a cargo cumpla las acciones correctivas del proces. Realizar monitorios y/o verificacin Registrar informacin veraz y completa Ejercer sus funciones y tareas bajo las normas y reglamento internos.

CRITERIO E INICIATIVA (TOMA DE DECISIONES)Capacidad de decisin frente a actividades y situaciones de planeacin operativa y sistemas de gestin al cual est vinculado.PERFIL DEL CARGO Edad requerida: 33 Aos en adelante. Sexo: indiferente Educacin: Lic. Administracin de Empresa, Marketing o Afines. Maestra en negocios. Experiencia: 5 aos4.2 CARGO: GERENTES ZONALES Se considera importante en las reas de negocio, proceso de desarrollo, comercializacin de oro y colocacin de prstamos, por tanto, es fundamental para la Compaa. Tiene una misin clave: ser el mensajero del mercado en la organizacin. Identifica una oportunidad en el mercado, la evala para asegurar que ser rentable y la articula al resto de la organizacin con el objetivo de desarrollar y proporcionar un producto de xito. Es responsable del ciclo de vida de promociones, desde la definicin hasta el seguimiento, y con visin a futuro. Estas razones le convierten en un elemento imprescindible para una Compaa profundamente orientada al cliente y al mercado. Es un rol complejo que requiere una alta cualificacin en competencias estratgicas, tcnicas y comerciales.

SISTEMAS DE GESTION Guiar las acciones de la fuerza de trabajo, equipos, y la informacin de la organizacin de manera prctica y coordinada y que asegure la satisfaccin del cliente y bajos costos. Actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los procesos y servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organizacin que influyen en satisfaccin del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organizacin.

CRITERIO E INICIATIVA (TOMA DE DECISIONES)Brindar soporte y asesora al Gerente Regional en todas las funciones relacionadas con el mercadeo, lo cual implica involucrarse en temas relacionados con ventas, coordinacin y difusin de las estrategias de las agencias a su cargo, ejercer liderazgo con el equipo de ventas y participar en las decisiones claves de la Unidad de Negocios.

PERFIL DEL CARGOEducacin: Profesional, Graduado de Administracin de Empresa o Marketing. Maestria en Negocios de Preferencia.Experiencia: 3 a 5 aos de experiencia en posiciones similares Idiomas: Ingls y Espaol (Bilinge).Manejo de paquete office (Power Point, Excel, Word). Competencias:Tcnicas de comunicacin efectiva, planeacin estratgica, conocimiento y anlisis del mercado y entorno, anlisis financiero, presentaciones, creatividad, solucin de problemas, toma de decisiones oportunas, enfoque a resultados, Coaching y liderazgo.Edad requerida: 33 aos en adelante.Sexo: indiferente.

FUNCIONES ESPECFICASPreparar planes Establecer metas y objetivosHacer PronsticosDeterminar el tamao y la estructura de la fuerza de ventasReclutamiento, seleccin y capacitacin de equipos.Compensacin y motivacin.Habilidad para cerrar la ventaTener los presupuestos de ventasCalcular la demandaCapacitacin de los vendedoresMotivacin Habilidad para retro-alimentar a la empresa de lo que sucede en el mercado.Determina y controla las condiciones para la contratacin de servicios.Supervisa la ejecucin de los de los estudios y avala los resultados obtenidos.Define y evala mtodos y procedimientos para la recoleccin de informacin estadstica, as como estudios cualitativos, cuantitativos y de segmentacin.Establece y supervisa la ejecucin de los lineamientos para el desarrollo de las investigaciones internas de mercado.Evala el impacto de las actividades realizadas en su rea.

4.3 CARGO: JEFE DE FINANZAS

SISTEMAS DE GESTION Guiar las acciones de la fuerza de trabajo, equipos, y la informacin de la organizacin de manera prctica y coordinada y que asegure la satisfaccin del cliente y bajos costos para la calidad. Actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organizacin que influyen en satisfaccin del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organizacin.

CRITERIO E INICIATIVA (TOMA DE DECISIONES) Todas las tareas ejecutadas por este cargo se hallan sujetas a polticas y reglamentos de la empresa. Realizar tareas normales de su rea y de la empresa en general, de acuerdo a reglamentos y disposiciones vigentes. En ausencia temporal del titular, lo reemplazar los auxiliares del departamento si fuera definitiva se solicitara seleccin interna y/o externa.PERFIL DEL CARGO Experiencia: mnimo tres aos en puestos similares. Grado de responsabilidad directa en: informacin confidencial, valores equipos/productos/instalaciones. Complejidad y direccin: Gerenciar el departamento. Relaciones funcionales: tiene contactos interdepartamentales, y frecuentes contactos externos. Condiciones fsicas y/o riesgos de trabajo y/o estrs: bajas posibilidades de riesgo. Edad requerida: 25 aos en adelante. Sexo: indiferente.4.4 CARGO: JEFE DE MERCADEO

En este departamento se lleva a cabo la estrategia de marketing, cumpliendo con las metas establecidas, su responsabilidad es establecer y supervisar los objetivos de mercadotecnia del producto de la empresa, la posicin en el mercado y utilidades. Coordinar todas las actividades as como colabora para su realizacin, as como de llvate los bocetos ala parte digital.

SISTEMAS DE GESTIONActividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organizacin que influyen en satisfaccin del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organizacin.

CRITERIO E INICIATIVA (TOMA DE DECISIONES) Todas las tareas ejecutadas por este cargo se hallan sujetas a polticas y reglamentos de la empresa. Realizar tareas normales de su rea y de la empresa en general, de acuerdo a reglamentos y disposiciones vigentes.PERFIL DEL CARGO Experiencia: mnimo tres aos en puestos similares. Grado de responsabilidad directa en: informacin confidencial, valores equipos/productos/instalaciones. Complejidad y direccin: Gerenciar el departamento. Relaciones funcionales: tiene contactos interdepartamentales, y frecuentes contactos externos. Condiciones fsicas y/o riesgos de trabajo y/o estrs: bajas posibilidades de riesgo. Edad requerida: 25 aos en adelante. Sexo: indiferente.4.5 CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOSSELECCIN Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL.Reclutamiento: Es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organizacin.La tarea de seleccin es: la de escoger entre los candidatos que se han reclutado, aquel que tenga mayores posibilidades de ajustarse al cargo vacante. Reclutar solo A PLAYER.

FUNCIONES:Su funcin es estimular o buscar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna persona. Medir el desempeo del individuo en el cargo y de su potencial de desarrollo.

Predice requisitos futuros de personal y capacidades que respalden el plan estratgico. Desarrolla programas para ser un lugar atractivo en el que trabajar. Pone anuncios, dirige entrevistas y chequea referencias Escoge entre los candidatos que se han reclutado, aquel que tenga mayores posibilidades de ajustarse al cargo vacante.

CAPACITACIN Y DESARROLLOEs el rea que se encarga de capacitar en un corto plazo a los ocupantes de los puestos de la empresa, as como tambin se encarga de suministrar a sus empleados los programas que enriquecen su desempeo laboral; obteniendo de esta manera mayor productividad de la empresa.

Funcin:Su funcin es que por medio a estos programas se lleve la calidad de los procesos de productividad de la empresa, aumentar el conocimiento y la pericia de un empleado para el desarrollo de determinado cargo o trabajo. Capacita al personal Verifica que este tenga las herramientas necesarias para trabajar Suministra a sus empleados los programas que enriquecen su desempeo laboral. Catlogo de cursos, instituciones, precios y temarios.

DESARROLLO ORGANIZACIONALSu funcin es mejorar la eficacia de la empresa a largo plazo mediante intervenciones constructivas en los procesos y en la estructura de las organizaciones.

4.6 CARGO: JEFE DE AUDITORIA FUNCION:Bajo supervisin peridica, dirige, coordina y supervisa las labores de vigilancia de la institucin.

FUNCIONES: Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo. Velar por el cumplimiento de los diferentes turnos establecidos. Supervisar la custodia y seguridad de las puertas, ventanas y dems vas de acceso a la institucin. Recibir informe sobre el movimiento de personas que visitan la institucin. Confeccionar horarios de trabajo para los diferentes turnos de los vigilantes. Reportar al superior inmediato cualquier anomala observada en el rea bajo supervisin. Presentar informe de las labores realizadas. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo. Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

4.7 CARGO: JEFE DE SISTEMASNATURALEZA DEL TRABAJO:Bajo supervisin peridica realiza labores relacionadas con la elaboracin, desarrollo, codificacin y prueba de programas para el procesamiento electrnico de datos.

TAREAS: Elaborar, desarrollar y codificar los programas necesarios para los sistemas de informacin en las reas requeridas. Documentar, preparar e instalar operacionalmente los programas, segn requerimientos. Realizar ensayos o pruebas a los programas para verificar la funcionalidad de los mismos. Implementar a los programas informticos los cambios que sean requeridos en funcin de: modificaciones en los procesos, en las polticas administrativas y a cambios solicitados por los usuarios. Disear formatos de entrada y salida de programas. Revisar y mantener actualizados los programas utilizados. Participar en la elaboracin de especificaciones tcnicas y en los procesos de evaluacin de propuestas de los sistemas de informacin que vaya a adquirir la institucin. Elaborar y disear programas, sistemas y registros para el procesamiento de datos. Elaborar manual de usuario para mejor uso de las aplicaciones, as mismo llevar registro y control de los mismos. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.REQUISITOS MNIMOS EXIGIDOS:Licenciatura en Informtica, Computacin y Procesamiento de Datos, Ingeniera de Sistemas ttulo de tcnico en programacin de institucin de formacin tecnolgica reconocida, ms dos (2) aos de experiencia en labores similares.CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS: Amplios conocimientos de Programacin de Computadoras. Amplios conocimientos de ingls tcnico. Conocimientos de anlisis y diseo de sistemas. Conocimientos sobre normalizacin de base de datos.

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